UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
COORDINACIN DE PASANTIA
SEDE: PUERTO ORDAZ

ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR EL

INVENTARIO DE LA EMPRESA CHICKENS QUEEN, C.A., UBICADA EN
PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLVAR.

TUTOR ACADEMICO:

AUTOR:

Lcda. Mara Cequea

T.S.U Daniel Meja

CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
COORDINACIN DE PASANTIA
SEDE: PUERTO ORDAZ

ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR EL

INVENTARIO DE LA EMPRESA CHICKENS QUEEN, C.A., UBICADA EN
PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLVAR.

TUTOR ACADEMICO:

AUTOR:

Lcda. Mara Cequea

T.S.U Daniel Meja

CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
COORDINACIN DE PASANTIA

ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR EL

INVENTARIO DE LA EMPRESA CHICKENS QUEEN, C.A., UBICADA EN
PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLVAR.

Trabajo presentado con los fines de cumplir con los requisitos que establece la
institucin para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Publica.

______________________

_____________________

Lcda. Mara Cequea

Lcdo. Victor Guada

Tutor Acadmico

Tutor Industrial

CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
COORDINACIN DE PASANTIA

APROBACIN
Quienes suscriben, miembro del jurado evaluador del informe Anlisis del Sistema
de Control Interno para optimizar el inventario de la Empresa ChickenS
Queen, C.A., ubicada en puerto ordaz, estado Bolvar., presentado por el
Tecnlogo Daniel Mejas C.I.: 17.883.016, para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura Pblica ha considerado que el mismo cumple con los requisitos exigidos
por los reglamentos respectivos, por lo que se da su aprobacin al mismo.

______________________

_____________________

Lcda. Mara Cequea

Lcdo. Victor Guada

Tutor Acadmico

Tutor Industrial

__________________________
Jurado

INDICE GENERAL
Pg.
APROBACIN.

III

RESUMEN ...
INTRODUCCIN ...

VI
1

CAPITULO I EL PROBLEMA .
1.1 Planteamiento del Problema
1.2 Objetivo General ..
1.3 Objetivos Especficos ..

3
3
6
6

CAPITULO II MARCO TERICO ..

2.1 Resea de la Empresa ..
2.2 Antecedentes de la Investigacin .
2.3 Bases Tericas .

7
7
11
14

CAPITULO III MARCO METODOLGICO

3.1 Proyecto Factible .
3.2 Descripcin del Problema a Resolver ..
3.3 rea de Objeto de Estudio ...
3.4 Tipos de Investigacin .
3.5 Procedimiento de Recoleccin de Datos .

32
32
34
35
35
37

CAPITULO IV RESULTADOS .
Diagnostico de la situacin actual de la empresa Chickens Queen C.A...
Deficiencias encontradas en el proceso de control de inventario de la empresa
Chickens Queen C.A .
Propuesta para el control de inventario de la empresa Chickens Queen C.A ..

41
41

CONCLUSIONES ...
RECOMENDACIONES .
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ...

50
52
53

46
47

INDICE DE CUADROS
Pg.
Cuadro N 1 Hoja de clculo de control de Inventario ...
Cuadro N 1.1 Hoja de clculo de inventario ...............................................
Cuadro N 2 Modelo conceptual de procesos manuales .
Cuadro N 3 Matriz de deficiencias....

42
43
44
47

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
COORDINACIN DE PASANTIA

ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR EL

INVENTARIO DE LA EMPRESA CHICKENS QUEEN, C.A., DEDICADA A
LA COMPRA Y VENTA DE COMIDA

AUTOR: Daniel Mejas.

TUTOR: Lic. Mara Cequea.

Resumen
La investigacin se llev a cabo en la empresa Chickens Queen C.A., cuyo
objetivo se basa en el control interno para optimizar el inventario, con el fin de
detectar todas las fallas existentes. La metodologa que se utiliz fue la
investigacin descriptiva y aplicada, un diseo de campo, las tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos utilizados fueron la entrevista no
estructurada, observacin directa y la revisin documental. Concluyndose que
para el control de inventarios y optimizacin del mismo se debe realizar bajo un
sistema automatizado debido a que en forma manual ocasiona informacin lenta y
poco confiable. No se muestra un control de rotacin de inventario ya que no se
lleva reportes de ventas, los cuales son de gran importancia ya que las mismas
revelan en cualquier momento el producto o los productos que ms se venden.
Esto debido a que el sistema no indica cul de los productos se encuentra en un
nivel bajo de inventario, generando la orden de compra correspondiente para su
pronto reabastecimiento.
VI

INTRODUCCIN

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se

ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en
las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en
el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de
tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para
darle una mejor visin sobre su gestin.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para
proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos
contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia.
Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o
en

la

prestacin

de

servicios;

empaques

envases

los

inventarios en trnsito por eso es importante que una organizacin mantenga

controles internos en sus inventarios.

La metodologa utilizada para el desarrollo de la investigacin fue aplicada,

descriptiva y de campo, utilizando como tcnicas de recoleccin de datos: la
observacin directa, entrevistas no estructuradas al personal de Chickens Queen,

C.A., y la documentacin bibliogrfica. La presente investigacin est estructurada

por 4 captulos los cuales se clasifican de la siguiente manera:

CAPITULO I:

Planteamiento del problema.

Objetivo General y Especficos.

CAPITULO II:

Marco terico.

Aspectos generales de la empresa.

Bases tericas.

CAPITULO III:

Marco metodolgico.

rea de objeto de estudio.

Procedimientos de recoleccin de datos.

CAPITULO IV:

Resultado.

Conclusiones.

Recomendaciones.

CAPITULO I
EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

A travs del tiempo ha sido notable la evolucin que han tenido las empresas y su
manera de permanecer estables en el mercado; el avance tecnolgico, el crecimiento
de la poblacin y las necesidades de nuevos productos y servicios ha sido el empuje
hacia la transformacin de la estructuracin y funcionamiento de aquellas
organizaciones que hoy en da se mantienen en pie y preparndose para afrontar
cualquier reto en un futuro.

La clave del xito de algunas empresas ha sido su capacidad para competir en un

mercado globalizado, los lideres sern aquellos capaces de aprovechar al mximo
sus ventajas comparativas y ampliar sus objetivos de produccin y rendimiento, con
la mira puesta en obtener los mejores mrgenes.

ChickenS Queen, C.A., es una empresa pequea dedicada a la compra y venta de

comida rpida ubicada el Centro Comercial Plaza Atlntico, Nivel Feria. La principal
problemtica que se observa es que la misma no mantiene un control en sus
inventarios necesarios para el crecimiento de la empresa y a su vez no puede obtener
una ventaja ante sus competidores. Asimismo el sistema para llevar a cabo el control
de dichos inventarios es un sistema obsoleto que se realiza de manera manual.
Adems de esto existen fallas en el registro y control de mercanca lo que conlleva
no contar con informacin sobre la mercanca que realmente entra en el depsito
como la que sale.

Una ruptura de inventario, es decir que no est disponible un producto en dicha

empresa, cualesquiera que sea el sistema de inventario empleado, tiene un costo que
3

es deseable evitar. Por lo tanto, es necesario un adecuado balance entre la necesidad

de inventarios y el costo de mantenerlos.

Con el anlisis y control de inventario realizado en la empresa ChickenS Queen,

C.A., se buscara evitar que se agote la existencia de algn producto y esto ocasione
caos para el rea donde se est necesitando, como tambin se evitara que cualquier
mercanca fuera hurtada y no se note su ausencia.

Es por esto que en la presente investigacin se presentan algunas interrogantes:

Existen fallas en el control de inventario que posee ChickenS Queen, C.A,

actualmente?

Qu beneficio traera consigo la implementacin de un sistema automatizado para el

control de ventas?

Es importante que se llegue a la solucin de la situacin problema para que

ChickenS Queen C.A., pueda llevar un control en sus inventarios, as ayudara a la
empresa mencionada mantener un equilibrio total en las mercancas que entran y
salen. Unas de las principales alternativas a tomar en cuenta para dicha solucin sera
implementar un sistema automatizado para mejorar el control de inventarios,
permitindole as tener un mejor registro de sus operaciones.

Justificacin de la Investigacin

Esta investigacin constituye un aporte para la empresa, debido a que le permite

conocer sus fortalezas y debilidades en el posicionamiento ante sus posibles
competidores.

La base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y salen;
de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
permitir a la empresa ChickenS Queen C.A., mantener el control oportunamente,
as como tambin conocer al final del periodo un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin.

Delimitacin del Problema

La presente investigacin se llevo a cabo en la empresa ChickenS Queen C.A.,

ubicado en el Centro Comercial Plaza Atlntico, Nivel Feria, Puerto Ordaz Estado
Bolvar. Con la finalidad de llevar un anlisis y control de Inventarios diario de
manera organizada y eficiente de dichas actividades que en ella se realicen para
proponer un sistema automatizado para la misma. El mismo se desarrollar en un
lapso de 24 semanas comprendiendo un periodo estipulado desde el 01 de Noviembre
hasta el 18 de abril de 2011.

Alcance de la Investigacin

Esta investigacin se realiz en el Departamento de Contabilidad en la empresa

ChickenS Queen C.A., y se ejecuto con el fin de realizar un anlisis y control diario
de las mercancas que entran y salen para mantener un control oportuno para as
contar con un estado econmico confiable de dichas actividades.

1.2 Objetivo General

Analizar el sistema de control interno para optimizar el inventario llevado a cabo en

la empresa ChickenS Queen C.A., ubicada en Puerto Ordaz Estado Bolvar.

1.2.1 Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual del proceso que se lleva a cabo para el control
de inventario de la Empresa ChickenS Queen C.A., ubicada en Puerto Ordaz
Estado Bolvar.

Determinar las deficiencias encontradas en el proceso de control de inventario

para la entrada y salida de mercanca de la empresa ChickenS Queen C.A.
Proponer mejoras en el proceso para llevar a cabo el control de inventario en
la Empresa ChickenS Queen C.A.

CAPITULO II
MARCO TERICO

2.1 Resea de la Empresa

La empresa ChickenS Queen, C.A., se fund en Caracas, un 26 de septiembre de

2007, por Jos Martnez y Victor Pineda. Los cofundadores, quienes tenan una gran
experiencia en el negocio de restaurantes antes de lanzarse a crear una empresa
colectiva, crean en el sencillo concepto de ofrecer al cliente comida de calidad
servida rpidamente, a precios razonables, y en un medio limpio y atractivo.

Desde el primer da, Martnez y Pineda, establecieron la tradicin de crear productos

innovadores con la administracin efectiva de restaurantes. Muchas de sus decisiones
han probado ser casi visionarias.

En el ao 2009, ChickenS Queen, C.A., inici sus operaciones en la Ciudad de

Puerto Ordaz ubicada en el Centro Comercial Plaza Atlntico, Nivel Feria.

En la actualidad, ChickenS Queen, C.A., se concentra en lo bsico, con un enfoque

especializado en los productos clave, la organizacin y la satisfaccin al cliente. Los
diseos para ahorrar espacio, la ltima tecnologa y las posibilidades para adquirir la
propiedad de un restaurante, motivan el crecimiento de su popularidad el cual se
apoya en el impulso de la organizacin ChickenS Queen, C.A., para engrandecer el
poder de su marca.

Misin

Nuestra misin consiste en mantener la calidad de nuestros productos y mejorar

continuamente nuestros servicios, superar las expectativas y necesidades de nuestros
clientes, permitindonos prosperar como negocio y crecer como corporacin.
Compartiendo nuestro xito y placer de consumir nuestros productos a lo largo y
ancho del mundo, proporcionan un retorno y utilidad razonable a los clientes, socios
de nuestra empresa.

Visin

Nuestra visin est unida a nuestros sueos. Ser identificados y reconocidos por la
calidad de nuestros productos y servicios en todo el mundo. Que nuestra empresa
ChickenS Queen, C.A., sinnimo de excelencia, solidaridad, honestidad y
profesionalismo con logros econmicos y sociales que impriman en todos nuestros
relaciones mejoras en su calidad de vida.

Valores

Enfocados en el Cliente: el cliente es nuestra razn de ser, escuchamos y

respondemos a su voz.

Creemos en las personas: son nuestros recursos ms valiosos. Creemos en

ella, en su desarrollo continuo y confiamos en sus acciones.

Excelencia: estamos orgullosos de formar parte de esta compaa y sentimos

pasin por la excelencia.

 Energa positiva: hacemos nuestro trabajo con pasin somos entusiastas,

positivos y actuamos con sentido de urgencia.

Integridad: somos honestos, hacemos lo que decimos consistentemente.

Reconocimiento: reconocemos el trabajo bien hecho y nos divertimos

celebrando nuestros logros.

Enseando y brindando coaching: ante todo, gente capacitada. Nos

retroalimentamos como equipo, contribuyendo a que las personas aprendan,
crezcan y avancen.

Trabajo en equipo: trabajando juntos somos ms. Mantenemos una

comunicacin abierta. Apoyamos ideas compartidas.

Descripcin analtica de las Polticas Sociales, Econmicas y Tecnolgicas

aplicadas en la Empresa.

Una poltica es una gua general para la toma de decisiones. Establece los lmites de
las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no
permiten. De este modo canaliza el pensamiento de los miembros de la organizacin,
para que sea compatible con los objetivos de las mismas. Una vez establecidas, cada
vez que haya que tomar una decisin no ser necesario comenzar desde el principio
otra vez.

Las polticas reflejan la personalidad de la empresa. El tono y el lenguaje utilizados

para los enunciados sern percibidos como una poltica de la actitud de la
administracin

hacia

los

empleados.

Las

polticas

deben

ser

estudiadas

cuidadosamente antes de su adopcin, para que sean efectivas es necesario que estn
respaldadas por un buen sistema de comunicacin.

Estructura Organizacional de CHICKENS QUEEN, C.A.

Teniendo en cuenta los tipos de estructura organizacional que existen, la empresa

cuenta con una estructura, descentralizada, ya que la autoridad y toma de decisiones
se distribuye en la cadena de mando hasta donde sea posible, con el fin de organizar
el trabajo de una manera coherente y progresiva que permita llevar a cabo el proceso
de forma eficaz y efectiva con el fin de aumentar los beneficios obtenidos para la
empresa.

Esta organizacin es un establecimiento de comidas rpidas, que en su organigrama

cuenta con una gerencia administrativa que se encarga del manejo de los centros de
apoyo que son el staff que requiere el proceso de produccin; y los centros de
produccin estn comandados por la Gerencia Operativa que se encarga de su
efectivo control y funcionamiento. Estas Gerencias estn controladas por la Gerencia
general que se encarga de establecer estrategias que permitan a la compaa alcanzar
sus metas y objetivos proyectados a travs del tiempo.

Descripcin del rea de Pasanta

El departamento de Contabilidad realiza funciones relativas al proceso contable y

financiero de las operaciones de todas las actividades que en dicha empresa se
realizan, asegurando la elaboracin de Estados Financieros acordes con la realidad
del mismo, igualmente suministra los elementos necesarios para la toma de
decisiones para la inversin ms segura y productiva de los recursos financieros y
est conformada por:

10

 Gerente de Contabilidad.

Tiene por funcin coordinar el proceso contable de las operaciones de la empresa,

asegurando la elaboracin de estados financieros.

Contador.

Su funcin es planificar y ejecutar todos los procesos contables generados por el

sistema contable, as como, brindar accesoria a los usuarios del mismo y participar en
la implementacin de mdulos contables.

Analista Contable.

Su funcin es ejecutar las actividades de revisin, anlisis, registro y cuadre del

movimiento diario de la empresa y las operaciones generadas por la misma.

2.2 Antecedentes de la investigacin

Se refiere a aquellos trabajos de investigacin que anteceden al actual, es decir,

trabajos donde se hayan manejado las mismas variables o se hayan propuesto
objetivos similares. Segn Tamayo y Tamayo (1993), seala que: es necesario
porque no existe campo del conocimiento completamente nuevo o inexplorado; nos
permite obtener conclusiones valiosas y ano redescubrir lo conocido. Cada uno de
estos trabajos debe ser analizados cuidadosamente para extraer una informacin
concreta pero consistente. (Pg. 96). Despus de indagar en diferentes bibliotecas e
institutos universitarios sobre temas de investigacin se logro encontrar algunos que
guardan estrecha relacin con el control de inventarios, pudindose recolectar

11

investigaciones relacionadas sobre el tema a investigar entre ellos se destacan lo

siguiente:

Gonzales, J (2001), realiz una investigacin titulada "Implantacin de un Nuevo

Sistema de Control de Inventarios para la empresa Friorca", presentado en la
Universidad Nacional Experimental de Guayana, para optar al ttulo de Licenciado en
contador pblico. En su investigacin llego a las siguientes conclusiones:

La empresa debe estudiar y realizar el Sistema de Control de Inventario de la

empresa y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias
para garantizar el acuerdo abastecimiento.

Con un sistema de control de inventarios diseados especialmente paras las

necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las polticas de
produccin y venta as como en las proyecciones funcionales, ya que permite
garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima
para la produccin con el mnimo posible de inversin esttica en los
inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la
produccin.

Con creacin de un nuevo sistema que pueda ser utilizado por cualquier
empleado de la misma, busca que la empresa pueda tener un mayor control en
la mercanca que entra y sale con la finalidad de cumplir con sus propsitos
fundamentales y poder estar a la altura de sus competidores.
Arias, J (2007), es su trabajo de investigacin titulado: Programa para el control de
entrada y salida de materiales Escolares y Limpieza del Colegio Internacional
Monagas, Maturn Estado Monagas" para optar al ttulo de Licenciado en

12

Administracin de empresa en la Universidad de Oriente, llego a las siguientes

conclusiones:

La empresa debe contar con un programa computarizado de inventario que

lleve a cabo todos los registros del material de limpieza de la institucin de
manera segura para poder preservar ms tiempo los materiales de limpieza en
el depsito sin perder el control de lo que all se encuentra ya que ciertos
extravos de mercanca acarreaban grandes prdidas al colegio.

El estudio realizado indica un control permanente en el control de inventarios

sobre toda la mercanca que entra y sale, permitindole as a la misma poder
cumplir con su misin.

En la presente investigacin muestra el mtodo por el cual se realiza el control

de inventario, desde el primer momento que se realiza el requerimiento de
mercanca hasta sus existencias.

Toda la informacin reflejada en proceso nos permite tener una visin ms

clara y precisa con respecto al control de inventario que se desarrollan en el
Colegio Internacional Monagas, Maturn Estado Monagas.

Para el ao (2007), la bachiller Eudy Tovar, present el Informe de pasanta de

Grado Titulado Anlisis del Control en los Inventarios de la empresa La Fuente
C.A para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana, lleg a las siguientes conclusiones:

La empresa no cuenta con un Instructivo de Trabajo para realizar el proceso,

control y registro de inventarios, ocasionando que el personal desconozca
como se debe de cumplir con tal procedimiento.

13

No se lleva un control de seguimiento continuo a toda la mercanca que entra

y sale ya que muchas veces estos inventarios no son regularizadas
oportunamente.

La empresa no cuenta con un personal calificado para llevar a cabos dichos

procedimiento ocasionando as informacin lenta y desconfiable al momento
de registrar sus inventarios.

Los trabajos anteriormente citados tienen una estrecha relacin con esta investigacin
que se est realizando, debido a que se muestra con claridad la importancia de
elaborar correctamente los inventarios de una empresa y que por medio de estas se
pueden establecer o determinar la mercanca real existente y de esta manera
proporcionar una informacin confiable a la administracin, ahorrndole tiempo y
evitando posibles riesgos a la hora de tomar decisiones.

2.3 Bases Tericas

En toda investigacin es necesario apoyarla mediante referencias bibliogrficas. En el

caso de la investigacin desarrollada se tratara todo lo relacionado con el control
interno de los inventarios y de igual manera los pasos y mtodos para registrar y
llevar a cabo los inventarios.

Cuando se refiere a pasos y mtodos el investigador debe trazarse un camino a seguir

y por ende deber utilizar la mejor herramienta para que la investigacin sea ms
eficaz. Segn Acua (2002), afirma: Todo proyecto de investigacin debe contener
una seccin dedicada a los elementos bsicos que conforman la estructura terica de
la misma (Pg. 107).

14

 Control

Robbins A, (1996), define al control como el proceso de verificar las actividades

para asegurarse de que se estn llevando a cabo como se planearon y as corregir
cualquier desviacin importante. (P. 87).

Segn el autor Fulmer (1996), el control en las organizaciones es la habilidad para

hacer que los eventos se realicen conforme a lo planeado. Es obvio que un buen
control se apoya en los cimientos de una planeacin solida. (P.183).
Segn el autor L. Koheler, E (2005), define al control como el proceso por medio del
cual las actividades de una organizacin quedan ajustadas a un plan preconcebido de
accin y el plan se ajusta a las actividades de la organizacin. (P. 122).

El concepto de control comprende los elementos que se detallan a continuacin:

a) La finalidad bsica, la necesidad, la directriz o estatuto y la autoridad y

capacidad para su ejercicio.

b) Un entendimiento comn de propsitos y consecuencias de las metas que se

persiguen.

c) Un plan de organizacin y accin.

d) Las unidades de la organizacin.

e) La evidencia de la asuncin de responsabilidad.

f) La identificacin de las actividades.

15

g) Las polticas que rigen la operacin y el control interno.

h) Los estndares de realizacin.

Sistema de Control

Dittmer (2003), comenta que un sistema de control es la suma de todas las tcnicas
de control y el medio por el que son implementadas. Un sistema son las cajas
registradoras en las cales se introducen los nmeros en porcin de las ventas e
imprime un reporte para la gerencia al final del da. (P. 81).

Por otro lado Kotschevar y Tanke (1991), afirma que es una responsabilidad de la
gerencia establecer sistema de control. Un buen diseo de control permite tener una
mayor interaccin con los empleados y clientes. (P. 131).

Al escoger el sistema de control adecuado a las necesidades del negocio permite que
la administracin sea ms sencilla.
Control Interno

Segn Geller, (1991), el control interno es la forma de administrar previniendo

fraudes en el negocio. Es mucho ms que las funciones que realiza el gerente general,
porque se relaciona con todos los aspectos que tienen que ver con las operaciones del
negocio. Fomenta la eficiencia operacional y adopta regla para proteger los intereses
del establecimiento. (P. 201).

Los principios generales para tener un control interno segn Geller son:

16

1. Mantener la divisin de tareas.

Un solo individuo no debe tener el control total de las transacciones, sino que se
deben de dividir los deberes, por ejemplo una persona se encarga de la caja y otra de
la contabilidad, as es ms difcil que una persona cometa fraude, ya que va a ver otra
que se va a dar cuenta de inmediato cuando se revisen las cuentas.

2. Fijar responsabilidades a alguien en particular.

Es mejor darle la responsabilidad de un puesto en particular a una persona para que

as el gerente pueda darse cuenta de donde viene el problema y resolverlo ms rpido.
Como es el caso de un cajero, el tiene que tener el control de su caja ya que si varias
personas tienen contacto con esta en caso de que hubiera un problema no se podra
detectar rpido.

3. Limitar al nmero de empleados con acceso a la caja o almacn.

Hay que tener controlado el nmero de personas que estn en contacto con la caja o
con el almacn, para que no haya mucho riesgo en que se pueda llegar a perder algo.
Debido a que no se tiene un control y as varias personas tienen accesos a estos
lugares es muy probable a que los empleados puedan cometer un fraude el cual no
sera difcil de detectar.

4. Mantener el dinero en bancos y el mnimo en provisiones 8inventarios

mnimos).

Se hace para evitar prdidas en el almacn y en la caja, otra ventaja es que se

eliminan costos, porque al tener el inventario necesario en el almacn no se tienen
productos que generen espacio y al mismo tiempo costos.
17

5. Realizar el control interno preventivo y no correctivo.

Hay que tener un control preventivo, porque si se tiene un control en el cual se
detecta el problema cuando ya se generen gastos, se pierde dinero. Por el contrario si
se detecta antes de realizarlo no se pierda y por consiguiente no hay nada que
detectar.

6. Realizar auditoras sorpresas por empleados independientes.

Realizar inspecciones sorpresas al personal para verificar que todo este correcto y que
los empleados no estn cometiendo algn fraude. Por eso las auditorias son hechas
por personal que no trabaja en el rea donde se hace la inspeccin.

7. Tener empleados de confianza para el acceso al dinero, archivos o

almacn.

Tener empleados de confianza en las reas en donde pueda haber perdidas si no se

tiene el personal correcto que busca proteger los intereses del negocio, y estos
tambin verifican si hay un empleado deshonesto que est haciendo que el
establecimiento tenga perdidas.

8. Dar vacaciones obligatorias y hacer rotacin de empelados.

Se le dan vacaciones al empleado y as otra persona pueda ocupar ese puesto, de esta
manera se pueden encontrar perspectivas nuevas, cubrir partes dbiles por la otra
persona y evitar fraudes. Con la rotacin el empleado puede experimentar el
desempeo de otras actividades dentro del establecimiento, pero tambin se puede
ocasionar problemas debido a que no todas las habilidades de las personas se adaptan
a todos los puestos.

18

9. Programar frecuentemente auditoras externas.

Es importante tener auditoras externas para as verificar las debilidades y corregirlas.
Tambin es importante para inspeccionar que las cuentas estn hechas correctamente
y as evitar fraudes.

Para el autor Waren, C (2001), define al control interno como lineamientos, polticas
y procedimientos que protegen a los activos contra el mal uso, garantizan que la
informacin de la empresa sea exacta y aseguran que se respeten las leyes y
reglamentos de vigor. (P. 179).

Segn el autor L. Koheler, E (2005), el control interno son:

Metodologa general de acuerdo con la cual se lleva a cabo la

administracin; dentro de una organizacin dada; asimismo,
cualquiera de los numerosos medio para supervisar y dirigir la
operacin u operaciones en general de una empresa. (P. 199).
Objetivos del Control

1. Proteger

los recursos de la organizacin,

buscando

su adecuada

administracin ante posibles riesgos que lo afecte.

2. Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economa en todas sus operaciones

promoviendo y facilitando la ejecucin de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misin empresarial.

3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn

dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

4. Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional.

19

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros.

6. Definir y aplicar medidas para prevenir los riegos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que pueda afectar el logro
de sus objetivos.

7. Garantizar que el control disponga de sus propios mecanismos de verificacin

y evaluacin

8. Velar porque la entidad disponga de procesos de plantacin y mecanismos

adecuados para el diseo y desarrollo organizacional.
Importancia del Control

1. El control ayuda al esfuerzo para regular el desempeo, planeado y verificar

la compresin de las polticas, y la consistencia de estas.

2. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

3. Su aplicacin incide directamente a la realizacin de la administracin y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recorridos de
la empresa.
Control de Compras.

El proceso de compras es la habilidad de obtener la correcta calidad de los productos

con la cantidad adecuada en el momento correcto, con el proveedor adecuado y con el
precio correcto.
20

Para tener un buen control en el departamento de compras es muy importante la

divisin de deberes, esto requiere que la persona encargada de hacer las compras no
sea la misma que la que recibe, almacena o reporte los productos. Una de las ms
importantes responsabilidades de la gerencia con respecto a la compra es la de
establecer estndares para tener un control.

Segn los autores Kotschevar y Tanke (1991) puntualizan lo siguiente:

Si cualquier punto de estandarizacin es modificada o eliminada

se pierde el control y se tendr que estabilizar, por lo cual se
perder mucho tiempo en tratar de componer el error. Este
sistema de control deber ser sustentado por documentos escritos
que estarn especificados para evitar errores. (P. 181).
Control de proveedores.

Ramos (1994), comenta que es conveniente que el establecimiento disponga de un

manual de proveedores autorizados, en el cual se pueda ver la lista de productos,
precios, condiciones de pago, domicilio y telfono.

Esto se hace para tener un control sobre el gerente de compras para que as este tenga
que comprar todos los productos que se utilizaran en el negocio con los proveedores
que han sido autorizados por el gerente. Con este se evitara que el encargado de
compras pueda hacer fraude comprando productos con otros proveedores o
cambiando los productos.
Control de Recepcin.

Segn los autores Kotschevar y Tanke (1991), sealan:

21

Que la recepcin es en la que se verifica que la calidad y cantidad

de los productos sea la misma que la que se establece en la orden
de compra. Es recomendable establecer itinerarios con los
proveedores para que as se est pendiente de la hora y el da en la
que cierto proveedor va a enviar los productos. La mercanca
que entra debe ser inspeccionada dos veces. La factura debe
coincidir con la orden de compra, los productos que se reciben
deben ser exactamente lo que se encuentran en esta. Si se
encuentran una discrepancia en la recepcin se hace un memo de
crdito en el cual se especifica la falta de productos, este memo es
firmado por el repartidor y el recepcionista. Una vez verificado la
entrega el recepcionista firma el recibo. (P. 185).
Control de Almacn

Un buen diseo de almacn permite tener todos los productos en buen estado y con
las condiciones adecuadas. Comenta Ramos (1994), que en el almacn se tiene que
estar al pendiente de los productos que se encuentran ah y de todos los movimientos
que se hagan dentro del almacn, ya que tienen que estar registradas todas las
entradas y las salidas para verificar el proceso y revisar que siempre se cuente con las
provisiones necesarias para el buen funcionamiento del establecimiento.
Control de Inventario.

Kotschevar y Tanke (1991), seala que: el inventario es un componente en el

control del producto. El inventario es la contabilidad del producto que se tiene a la
mano a cualquier momento. El buen control del inventario permite conocer la
cantidad de producto que se est utilizando por lo tanto da informacin sobre las
ventas que se estn teniendo. (P. 189).

22

 Control salida de almacn.

Kotschevar y Tanke (1991), comenta que el control de salidas de almacn es el

procedimiento que envuelve los movimientos de los productos del almacn al rea
especfica. Es importante que cualquier movimiento se haga bajo una orden de
requisicin para tener el control de las salidas, esto permitir conocer el costo del
producto que se utiliza cada da. (P. 190).
Inventarios

Segn las Normas Internacionales de la Contabilidad (2003), seala:

El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa

destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta,
tales como materia prima, produccin en proceso, artculos
terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque,
envase de mercanca o los materiales parea su mantenimiento que
se consumen en el ciclo normal de sus operaciones. (NIC 2).
Inventarios son activos:

a) Posedos para ser vendidos en el curso normal de sus operaciones.

b) En el proceso de produccin de cara a tal venta.

c) En la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
produccin, o en el suministro de servicios.

Desde el punto de vista de costos y finanzas, el inventario es dinero, un activo o

efectivo en forma material. Pero desde el punto de vista operacional, son artculos

23

terminados, materia prima, trabajos en proceso o materiales utilizados en los

productos.

De acuerdo a Narasimhan (1996), un inventario consiste en las existencias de

productos fsicos que se conservan en un lugar y momento determinado. Cada
artculo diferente del inventario se denomina unidad de almacenamiento de
existencias y el mismo tiene un nmero determinado de unidades en existencia. La
razn principal por la que se debe tener un inventario es para reducir la falta de
suministros de productos a los clientes.

Existen diversos tipos de inventario, segn su naturaleza:

Materias primas.
Materiales en proceso.
Productos acabados.
Componentes.
Suministro.

Y segn su funcin:

Inventario de ciclo: es la porcin del inventario total que vara en forma

directamente proporcional al tamao de lote.

Inventario de seguridad: es una proteccin contra la incertidumbre de la

demanda, del tiempo de entrega y del suministro.
Inventarios estacionales: es el que se genera por una produccin mayor a la
demanda debido a que algunos productos presentan ms demanda en algunos
meses.
24

 Inventarios de transito: es el inventario que se mueve de un lugar a otro.

Los inventarios sirven para cinco propsitos principales:

1. Permite desarrollar y alcanzar economas a escala.

2. Balance del suministro y la demanda.
3. Proporciona proteccin de la incertidumbre.
4. Acta como amortiguador en interfaces criticas en la cadena de
abastecimiento. (P.191).
Tipo de Polticas en la administracin de inventarios

Estas polticas se basan principalmente en dos preguntas:

Cunto pedir?
Cundo pedir?

Existen tres polticas bsicas que responden a las preguntas anteriores las cuales son:

Cantidad fija periodo variable ( o de los almacenes):

Cada vez que el nivel de inventario desciende hasta un valor denominado punto de
reorden (PR), se hace un pedido. El tamao lote de este pedido es constante (Q). A
esta poltica se le llama tambin a los dos almacenes, lo cual se refiere a dos grupos
separados de artculos en inventario. El primer almacn constituye la cantidad por
encima del punto de reorden, y el segundo es la cantidad que est por debajo de este.
Algunos autores tambin lo llaman sistema Q.

25

Cantidad variable periodo constante:

Los pedidos se realizan peridicamente transcurrido un periodo de revisin (r). El

tamao del lote (Q), es la diferencia entre el nivel mximo de inventario y el nivel
disponible.

Nivel mximo y mnimo de inventario:

Se hace un pedido cada vez que el inventario alcanza niveles inferiores al inventario
mnimo establecido. El tamao del lote es la diferencia entre el inventario mximo y
el mnimo que debe existir.
Importancia de los inventarios

Segn el autor Gerardo G, (2004), la importancia del inventario radica

principalmente en que es la principal fuente de ingresos de cualquier compaa.
Mantiene una estrecha relacin con las compras y pagos, por lo tanto, al ser afectada
cualquier cuenta, se refleja en la cuenta de inventarios.

Los inventarios de igual manera son importantes dentro de los Estados Financieros.
Por el lado del Balance General sobre todo en empresas dedicadas a la
comercializacin representan por lo general el principal activo y si lo analizamos
desde el punto del Estado de Resultados representan va el costo de ventas la
principal deduccin, entonces dado dichos antecedentes no se debera de controlar
con toda precisin tanto sus existencias como su valor, y aquellos esfuerzos por
lograrlo deba ser los primeros en las listas de los presupuestos de inversin y
operacin de las empresas.

26

 Objetivos de los inventarios

1. Analizar los sistemas de registro contable as como su presentacin en los

Estados Financieros. Lo cual nos permite estudiar los distintos mtodos para
evaluar el inventario final y determinar el costo de la mercanca vendida.

2. Presentar los mtodos bajos los cuales puede ser estimado el valor de
inventario, as como cuando se ve afectado por la inflacin.
3. Mantener un adecuado abastecimiento de existencia de mercaderas para la
venta, pues de ellos depende las actividades primaria para las que se
constituyo la organizacin; es decir las operaciones de compra y venta, que
concluirn en utilidades y proporcionaran flujos de efectivos con lo que
reiniciara el ciclo financiero a corto plazo.
Caractersticas de los Inventarios

1. Representa una parte importante de los activos de las empresas comerciales e

industriales.

2. Significa parte de los activos circulantes de las empresas y por consiguiente el

capital de trabajo.
3. Es necesario para establecer los resultados de operacin y la situacin
financiera de las empresas.
4. En las empresas industriales un inventario adecuado de materia prima permite
que dicho producto se realice sin interrupciones.

27

 Planificacin de las polticas de inventario

En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin

relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario
diferente y a menudo incongruente:

1. Ventas: se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.

2. Produccin: se necesitan elevados inventarios de materias primas para

garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin.
3. Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos
de compras en general.
4. Financiacin: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de
inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener
inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, etc.).
Propsitos de las polticas de inventarios

1. Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.

2. A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible
de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel

28

inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a

las demandas de ventas y produccin.
Sistemas de inventario

Gerardo G, (2004), seala que una empresa decide el momento en que debe
registrarse la adquisicin y el consumo del inventario. Dicho momento puede ser
cuando se realiza cada transaccin o al final del periodo. La decisin debe basarse
principalmente en el tipo de empresa de que se trate. Para ello existen dos sistemas
de registros. Dichos sistemas son:

a) Inventario perpetuo:

El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la

cantidad de mercancas en existencias y del costo de la mercanca vendida. Cuando
se compra mercanca, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende disminuyen
y se registra el costo de la mercanca vendida. As en todo momento se conoce la
cantidad y valor de las mercancas en existencia y el costo de las ventas del periodo.

b) Inventario peridico:

Cuando se aplica el sistema de inventario peridico, no se mantiene un saldo

actualizado de las mercancas n existencia. Siempre que se compran mercancas para
revenderse, se hace un cargo a la cuenta de compras; por su parte, las cuentas
devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras, fletes sobre
compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y
cargos de fletes en que se incurren por transportar mercancas. Por lo tanto es
necesario realizar un conteo fsico para determinar la existencia de mercancas al
finalizar el periodo. (P. 397).

29

 Clasificacin de los inventarios

A) Inventarios de materias primas.

B) Empaques y envases.

C) Produccin en procesos.

D) Productos terminados.

E) Otros (mercadera en trnsito, artculos para la reventa).

Control de Inventarios

Segn Kooler (2005), seala lo siguiente:

El control de inventarios es control de mercancas, materiales,

artculos en proceso, productos terminados y suministros en
existencia, de acuerdo con los mtodos contables y fsicos. Un
control contable se efecta por medio de un libro mayor auxiliar
de existencia o almacenes, de registro mecnicos de existencias o
de una cuenta en el mayor, en la cual las cantidades o importes (o
ambos), de mercancas recibidas durante un periodo contable se
suman a los saldos correspondientes del principio del periodo y las
cantidades de las mercancas vendidas o de las que se ha dispuesto
en cualquier otra forma, se deducen a un costo calculado en la
identificacin de cualquier de los mtodos promedios conocidos.
Los controles fsicos consisten en varios planes de compra,
almacenaje, maniobra, salidas, vigilancia y toma de inventarios.
El control del mayor auxiliar de existencia se hace ms efectivo
mediante el control fsico sobre la base de una revisin continua
de las mercancas en existencias. (P. 196).

30

El fin primordial del control de los inventarios es mantener una inversin mnima en
inventarios, que sea compatible con las metas de produccin en una operacin fluida
e uniforme.

La base de la importancia `para un buen control de inventarios, es la documentacin

de toda las operaciones relacionadas con los mismos, existen documentos y formatos
establecidos por la ley y otros para los intereses de administracin y gerencia.

Un control de inventario pobre propicia el robo de los inventarios y evita que el

negocio se percate de los robos sufridos e incluso cuanto se pierde en este concepto.
Tratamiento contable de los Inventarios.

Segn las nomas Internacionales de Contabilidad (NIC 2005), El costo de los

inventarios debe comprender todos los costos derivados de la adquisicin y
conversin de los mismos, as como otros costos en los que se ha incurrido para
darles su ubicacin y su condicin.

El costo de adquisicin de los inventarios comprende el precio y compra, incluyendo

aranceles de importacin y otros impuestos, los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, los
materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas
similares de deducirn al terminar el costo de adquisicin.

El costo de conversin de los inventarios comprende aquellos costos directamente

relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa.
Tambin comprende una porcin, calculada en forma sistemtica, de los costos
indirectos, variables o fijos en los que se ha incurrido para transformar las materiales
primas en productos terminados (Prrafo del 7 al 10).
31

CAPITULO III
MARCO METODOLGICO

La metodologa sirve de gua para el desarrollo de un trabajo de investigacin. La

misma indica los mtodos, tcnicas, instrumentos y procedimientos que deban
emplearse, a dems de los tipos de investigacin que fueron necesarios para el logro
de los objetivos trazados en la misma. Esto a su vez tiene como objeto primordial de
la metodologa dar las pautas o normas que deben ser empleadas y que van a servir de
mucha ayuda para la indagacin, desarrollo y solucin de un problema.

Segn Canales (1988), establece: es la instancia referida a los mtodos, las diversas
reglas, registros y tcnicas y protocolos con los cuales una teora y su mtodo
calculan la magnitud de lo real. (Pg. 134).

3.1 Proyecto Factible.

El desarrollo de la investigacin est ubicado bajo la modalidad de proyecto factible,

basado en una investigacin orientada a la solucin de un problema existente en la
empresa chickens queen, C.A.

Segn el manual de Trabajos de grado de Especializacin y maestra y Tesis

Doctorales de La Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2001):

El proyecto factible consiste en la investigacin, elaboracin y

desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulacin
de polticas, programas, tecnologas, mtodos y procesos. El
proyecto debe tener apoyo en una investigacin tipo documental,
de campo o un diseo que incluya ambas modalidades. El
proyecto factible comprende las siguientes etapas generales:

32

diagnstico, planteamiento y fundamentacin terica de la

propuesta; procedimiento metodolgico, actividades y recursos
necesarios para su ejecucin, anlisis y conclusiones sobre la
viabilidad y realizacin del Proyecto; y en caso de su desarrollo, la
ejecucin de la propuesta y la evaluacin tanto del proceso como
de sus resultados (P. 7).
Las fases a realizar para abordar el trabajo de investigacin fueron:
Diagnostico de la situacin actual:

En la investigacin se analiza cada una de las tareas realizadas por la unidad

involucrada en el procedimiento del anlisis y control de inventarios, con la finalidad
de identificar debilidades en el desarrollo del mismo, adems, se identificaran los
formatos que se utilizan en el procedimiento.
Determinacin de las necesidades:

Se convers con los empleados de la empresa ChickenS Queen, C.A., en varias

oportunidades para reunir detalles relacionados con el procedimiento utilizado
actualmente por la misma y as ver posibles soluciones que ellos puedan proponer y
sus ideas para cambiar el procedimiento. La investigacin se basa en la observacin y
realizacin en condiciones reales de las actividades de trabajo y algunas ocasiones
muestras de cmo se utiliza el sistema con el fin de comprender el procedimiento en
su totalidad.
Formulacin de la propuesta:

Se propuso un anlisis detallado con las fallas presentadas as como de igual manera
un sistema automatizado que permita dar seguimiento a los inventarios en aquellas
mercancas que tengan mayor probabilidad de ser obsoleta y en aquellas que puedan
33

generar perdidas para que as se cumpliera con los requerimientos de informacin de

personal.

3.2 Descripcin del Problema

El presente proyecto de investigacin consiste en realizar un anlisis y control para

evaluar los inventarios y determinar cules son las fallas y errores que presenta
actualmente la empresa ChickenS Queen, C.A., con el propsito de implementar
controles interno y un nuevo sistema automatizado siguiendo una serie de
requerimientos para elaborar el control de los inventarios con que cuenta la empresa,
debido a que actualmente el sistema utilizado para el anlisis y control de inventarios
se encuentra de forma manual, lo cual conlleva a un proceso tedioso y desorganizado
al momento de guardar la informacin causando as que el personal no pueda tener un
control de aquellas mercancas que entra y sale de la empresa por lo que se hace
difcil darle un seguimiento y/o regularizadas.

Un control interno como un nuevo sistema automatizado permitir a que pueda

llevarse un mejor control de los inventarios, con la finalidad de saber el nmero real
de materiales, mercancas con que cuenta la empresa en un periodo determinado as
como ofrecer informacin confiable de las operaciones que le permitan reflejar mayor
razonabilidad en la presentacin de sus estados financieros y evitando as manejos de
informacin lento y problemtico.

Por otra parte, al implementar nuevos sistema de control interno y un sistema

automatizado traer una serie de beneficios para el control de los inventarios, se
estar dando informacin precisa y de confiabilidad ayudando as a las tomas de
decisiones estructurando un flujo de informacin econmica de modo de ofrecer una
imagen completa de las cuentas de inventarios y eliminar la acumulacin de

34

documentos y evitar as la prdida de tiempo para el personal responsable de cumplir

con tal actividad.

3.3 rea de Objeto de Estudio

El presente proyecto de investigacin ser desarrollado en la empresa ChickenS

Queen, C.A., ubicada en el Centro Comercial Plaza Atlntico, Nivel Feria Puerto
Ordaz, Edo. Bolvar.

3.4 Tipo de Investigacin

Modalidad Seleccionada segn el propsito es una Investigacin

Aplicada.

La investigacin realizada en la empresa ChickenS Queen, C.A., es de tipo aplicada,

la misma es porque busca el conocer para hacer, para actuar, le preocupa a la
aplicacin inmediata sobre una realidad circunstancial.

Segn, Salazar, Venazi y Rodrguez. Gua de estudio de la UNA (1997), definen a la

investigacin aplicada cundo de busca conocimientos con fines de aplicacin
inmediata a la realidad, para modificarla. Su propsito es presentar soluciones a
problemas prcticos para mejora la sociedad.

Segn, Fnol de Nava (1993), una investigacin es aplicada cuando se planifica con
fines prcticos, se trata del estudio y aplicacin de la investigacin y su resultado
hacia problemas concretos.

35

La universidad nacional abierta (1982), establece que una investigacin aplicada es

la que se realiza con la intencin de buscar conocimientos con fines de aplicacin
inmediata a la realidad (P. 32).

Con la elaboracin de un anlisis del control de inventario y la propuesta de un

sistema para llevar a cabo el registro de los inventarios, se busca solucionar el
problema al implementar una herramienta que permita realizar con eficiencia las
funciones de la empresa.

Segn el nivel de Conocimiento es una Investigacin Descriptiva

La investigacin realizada es descriptiva, ya que en l se describen de manera

detallada todas las caractersticas particulares que se presentan en el anlisis y control
de los inventarios de la empresa ChickenS Queen, C.A., esto permite tener una
visin general de lo que sucede y as obtener resultados concretos, de igual manera se
describen todos los pasos que se deben seguir para la elaboracin de la misma.

Segn Hernndez, Fernndez y Baptista (1998), es descriptiva ya que el propsito es

describir, situaciones y eventos. Esto es decir como es y se manifiesta determinado
fenmeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes
de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a
anlisis. (Dankhe, 1986), miden o evalan diversos aspectos dimensiones o
componentes del fenmeno o fenmenos a investigar.

Segn Salazar, Vinazi y Rodrguez, (1997), gua de estudio de la UNA. Sostiene

Imn (1971 P., 102), tiene como objeto central la medicin precisa de una o ms
variables dependientes, en una poblacin definida o en una muestra de una poblacin.

36

Al respecto Aria (1999), seala La investigacin descriptiva consiste en la

caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura
o comportamiento. (P. 29).

Segn la Estrategia empleada es de Campo

El diseo de investigacin es de campo, puesto que los datos fueron obtenidos

directamente de la empresa ChickenS Queen, C.A., donde se realizan diariamente el
anlisis, control y registro de los inventarios, haciendo posible las revisiones y
modificaciones en caso de ser necesarios permitiendo as un mayor logro de los
objetivos especficos que se pretenden alcanzar.

Segn Sampieri (1999), dice: En el diseo de campo los datos son recogidos
directamente de la realidad, por el investigador o a travs de tcnicas especificas de
trabajo de campo. (P. 68).

Segn, Salazar, Vinazi y Rodrguez. Gua de estudio de la UNA (1997), es cuando se

realiza con base en datos primarios o de primera mano, recogidos por la investigacin
y por quienes la efectan sin intervencin de ninguna naturaleza. En la investigacin
a efectuar los datos s obtendrn directamente del lugar de trabajo.

3.5 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Observacin Directa:

Con esta tcnica se puede observar directamente el estado actual de los inventarios de
la empresa ChickenS Queen, C.A., todos los pasos que se siguen para la elaboracin

37

del mismo, tambin existe un contacto directo con los analistas y las actividades que
desempean cada uno de ellos.

Segn Tamayo y Tamayo (2001), afirma: La observacin directa es aquella en el

cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin.
(P. 156).

Entrevista No Estructurada:

En esta investigacin se realiza una entrevista no estructurada, puesto que se puede

interactuar diariamente con el personal de la empresa ChickenS Queen, C.A., ya que
se necesitaba de informacin confiable con respecto de cmo elaborar el control de
los inventarios y las posibles causas que puedan ocasionar si no se realizan
correctamente.

Por tal motivo Sabino (2002), indica Es aquella que existe un margen ms o menos
de libertad para formular preguntas y las respuestas, no se guan por un cuestionario o
modelo rgido, sino que describen con cierto grado de espontaneidad, mayor o menor
segn el tipo concreto de entrevista.

Revisin Documental:

Esta tcnica permite realizar el anlisis de datos obtenidos de diferentes fuentes de

informacin tales como: Libros, folletos entrevista, pginas Web, entre otros
documentos que pudieron facilitar la realizacin del presente trabajo. Al respecto
Sabino (2000), establece:

38

La revisin documental depende fundamentalmente de la

informacin que se recoge o consulta en documentos,
entendindose este trmino, en sentido amplio, como todo
aquel material de ndole permanente, es decir, al que se
puede acudir como fuente o referencia en cualquier
momento o lugar sin que altere su naturaleza o sentido, para
que aporte informacin o rinda cuenta de una realidad o
acontecimiento. (P. 100).

Poblacin y Muestra:

Dentro de la investigacin la poblacin constituye el eje de aplicacin del estudio, por

qu se obtiene los datos relativos a la investigacin desarrollada de acuerdo a
Hamdan (1994), la poblacin est representada por el conjunto de unidades fsicas
(personas u objetos), a los cuales se les mide una o ms caractersticas, es decir, la
poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades que la
conforman poseen una caracterstica comn, que se estudia y da origen a los datos de
la investigacin.

La Poblacin de esta investigacin est conformada por 4 personas que labora en la

empresa ChickenS Queen, C.A., la cual se encarga de realizar todos los procesos
contables que se llevan a cabo en el Departamento mencionado.

La muestra representa una porcin del universo o poblacin objeto de estudio a la

cual se le aplicaron las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, con la
finalidad de recabar la informacin necesaria. Tamayo y Tamayo (2000), define la
muestra como Parte representativa de la poblacin que se investiga. (P. 218).

Para la presente investigacin, no se aplicaran criterios mustrales , es decir, no se

consider necesario la captacin de una muestra que represente la totalidad de la
poblacin, debido a que dicho universo est conformado por un grupo reducido de

39

individuos que suman un total de 4 personas, siendo as, una poblacin pequea y
finita.

Al respecto Balestrini, A. Mirian (1.998) expresa que con excepcin de los casos de
los universos pequeos, es importante seleccionar sistemticamente en una muestra,
cada unidad representativa de la poblacin (P.123). En el caso de las poblaciones
reducidas y finitas, existe una excepcin que la aparta de la necesidad e importancia
de realizar la seleccin de una muestra representativa de la poblacin.

Dada las caractersticas de la poblacin en la presente investigacin, se tomara como

unidades de indagacin y estudio a todos los individuos que la integran, los cuales
cuentan con las caractersticas necesarias para el buen resultado de la aplicacin de
los instrumentos de recoleccin, estos permitirn obtener informacin clara y til,
que servir de apoyo para el desarrollo de la presente investigacin.

Tcnicas de Anlisis de datos

De los datos recolectados se har un anlisis, con el propsito de cumplir los

objetivos

planteados en el estudio y de all se obtendrn los resultados de la

investigacin.

Entre las tcnicas de anlisis de datos que se aplicar en la presente investigacin,

se menciona el anlisis cualitativo. Segn Sabino (2000) lo conceptualiz como
aquel que se realiza mediante el procesamiento de la informacin hecha en forma
verbal de un modo general (P. 175).
Este tipo de anlisis facilita la clasificacin y anlisis de la informacin que se
obtenga en el desarrollo de la investigacin.

40

CAPITULO IV
RESULTADOS

En ste captulo se presenta el desarrollo de cada uno de los objetivos especficos

planteados en el informe de pasanta, los cuales permitieron elaborar un anlisis del
sistema de control interno para optimizar el inventario de la empresa ChickenS
Queen, C.A., dedicada a la compra y venta de comida; por tal motivo ser necesario
comparar de forma detallada el proceso de registro de inventario con la hoja de
clculo en Excel.

Las actividades que se realizan en la empresa ChickenS Queen, C.A., son ejecutadas
de distintas formas y sistematizadas a travs del programa tal como Excel y formatos
diseados para la realizacin de tales actividades.

1. Diagnstico de la situacin actual del proceso que se lleva a cabo para el

control de inventario de la Empresa CHICKENS QUEEN C.A.

Actualmente en la empresa ChickenS Queen C.A., realiza su control de inventario de

manera manual. El sistema utilizado consiste trabajar con una hoja Excel. Esta hoja
permite el manejo de frmulas predeterminadas o creadas por el usuario segn sean
sus necesidades. La informacin se maneja mediante posiciones especficas llamadas
celdas, las cuales estn formadas por filas y columnas que generan posiciones nicas
con las que interactan las frmulas que la ubican por su nombre, el cual corresponde
a una posicin de fila y columna, por ejemplo la columna A fila 1 forma la celda
A1. Este proceso es muy til para hacer clculos muy elaborados, no as para llevar
un control de inventarios ya que no es totalmente seguro, inclusive, por un mal
ingreso de datos a la computadora se pueden tener datos no reales o malos resultados
lo que podra ocasionar una inversin incorrecta.

41

El modo de operar del sistema es dndole ingreso al inventario mediante el uso de

hojas en Excel. El ingreso es manual, la hoja que sirve de gua para ingresar las
mercaderas a inventario es la factura del distribuidor a quien se hizo la compra del
producto, y se da el egreso a travs de la factura generada al cliente final o
comprador. Esta forma de hacerlo no permite llevar un control a base de cdigos de
barra, solamente se puede utilizar para hacer listados de precios de productos, no as
para controlar las existencias.

La hoja de clculo con la que la empresa trabaja actualmente la podemos detallarla en

el siguiente formato (Ver Cuadro N 1 Hoja de clculo).

Cuadro N 1 Hoja de Clculo

CHICKENS QUEEN C.A.
HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO
FECHA: 05 de Diciembre 2010
Articulo

Ref.

Cantidad

Costo Unit.

Costo Total

Pollos

8801

250

20

5000

Paquetes de papas

1501

20

50

1000

Cajas de refrescos

3300

50

96

4800
10800

FUENTE: CHICKENS QUEEN C.A.

AO: 2010

42

Cuadro N1.1: Hoja de clculo de inventario

CHICKENS QUEEN C.A.
HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO

Inventario del ______ de _______________ de 2010

Departamento _________________________________________
Seccin: _____________________________________________
Contado por ________ Precio Por ________Revisado Por ______
Anotado por _______________ Calculado Por _______________
Saldo

Operacin

Fecha

Cantidad

Precio

Valor de la
operacin

Unidades Bolvares

FUENTE: CHICKENS QUEEN C.A.

AO: 2010
As es como la empresa lleva el control de sus ingresos y egresos de inventario: se
descargan las ventas diarias de forma manual y, as mismo, se cargan los ingresos de
inventario por las compras efectuadas.

Las hojas de clculo facilitan operaciones que pueden realizarse en cada celda de la
matriz por medio de frmulas que se ingresan. Ellas efectan las operaciones que el
supervisor determine. Dichas frmulas pueden ser creadas por el mismo o pueden
existir en el men de frmulas de Excel, segn sea el caso.

Las hojas de clculo son la herramienta principal en la empresa, dado que con ellas se
lleva a cabo el control de otras cuentas, como el inventario de mercadera defectuosa,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar y rdenes de trabajo, as como el control de
servicios que la empresa tiene a disposicin de sus clientes, entre otros.

43

El actual procedimiento utilizado para inventario es la hoja de Excel, se ingresan los

datos de cada factura de compra, en donde se detalla el nombre del producto, la
cantidad existente y su precio. Por otro lado, se hacen chequeos o evaluaciones
peridicas en las que se confirma si las cantidades establecidas en las hojas de clculo
concuerdan con las existencias, cosa que raramente ocurre.

Las salidas de inventario se dan a causa de la factura de una venta, las cuales son
realizadas en forma manual en la hoja de Excel, la cual calcula automticamente el
saldo en existencia que tiene el inventario, quedando registrada la operacin de
compra o venta. A continuacin, se detalla este proceso en el siguiente diagrama:

Cuadro N 2 Modelo conceptual de procesos manuales

Fuente: CHICKENS QUEEN C.A.

Ao: 2011

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Para administrar adecuadamente los stocks, el gestor de inventarios cuenta con una
serie de medida de control que refleja la situacin del activo circulante y, en su caso,
los recursos puestos a su disposicin para esta gestin.

La medida de existencias es la cuantificacin del activo circulante que se dispone en

cada momento o en determinados momentos caractersticos de la actividad de la
empresa: estas pueden ser existencias semanales (las presentes en un da determinado
y fijo de la semana), mensuales (generalmente el ltimo da de cada mes) y anuales o
del ejercicio contable. Las existencias se miden en unidades fsicas (lo que se
denomina como "volumen" de los stocks.

La medicin de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de

materiales, se utiliza la hoja de Excel como material de apoyo. Las entradas y salidas
pueden medirse pedido a pedido, o en trminos peridicos: entradas o salidas diarias,
semanales, mensuales o anuales.

La tasa de rotacin es otra magnitud fundamental que se debe tomar en cuenta para el
control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias.

El proceso de inventarios que actualmente presenta la empresa es lento; no existe

material de apoyo, tal es el caso de la inexistencia de las rdenes de compra para los
ingresos, as como de los envos para las salidas del mismo. No se cuenta con una
codificacin de los diferentes productos, lo cual genera descontrol, pues no se sabe
con exactitud si al momento de efectuar una venta se ha vendido un producto de un
proveedor u otro, lo cual contribuye a la generacin de prdidas para la empresa.

La empresa utiliza de igual forma el mtodo PEPS para el control de sus inventarios.

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Para controlar y valorar los inventarios la empresa utiliza el mtodo PEPS (Primeras
en entrar Primeras en salir), en donde dichos inventarios, parten de la suposicin de
que las primeras unidades que se compran son las que primero se venden y, en
consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo de las
primeras compras; es decir, los precios ms bajos; mientras que el monto de los
inventarios quedar sobrevaluado ya que tiene precios de las ltimas compras, lo que
afecta en gran medida los resultados de la empresa, debido a que se produce una
mayor utilidad.

La empresa al valuar los inventarios segn el mtodo PEPS, pretende establecer una
poltica ptima para administrar dichos inventarios, ya que primero se vendern las
mercancas que entraron en primer lugar, lo que propicia que al finalizar el ejercicio
las existencias del inventario final queden valuadas a los ltimos costos de
adquisicin, mostrndose as los inventarios en el balance general, a costos actuales.

2. Deficiencias encontradas en el proceso de control de inventario para la

entrada y salida de mercanca de la empresa ChickenS Queen C.A.

El control actual est lleno de fallas, debido a que no se cuenta con los adecuados
niveles de registro de las operaciones o transacciones comerciales, ya que algunos
pedidos no estn debidamente autorizados ni aprobados; tampoco existe una
separacin de funciones entre quienes hacen los pedidos y quienes los reciben y los
contabilizan. Adems, los artculos pedidos no se controlan de la forma debida, lo
cual ocasiona que se les d un mal uso; ni existen requisiciones que amparen las
salidas del inventario, pues no se cuenta con el personal suficiente para controlar la
actividad en la empresa. No se cuenta con un sistema que proporcione la informacin
necesaria para llevar a cabo los procesos de control y optimizacin de inventarios de
la empresa.

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A continuacin se refleja una matriz de las deficiencias encontradas en la empresa

ChickenS Queen C.A. (Ver Cuadro N 3)

Cuadro N 3: Matriz de deficiencias.

MATRIZ DE DEFICIENCIAS
ACTIVIDAD

FORMA EN QUE SE

RESULTADO

HACE

OPTIMIZACION

Informacin lenta y Manualmente por lentitud

deficiente

retrasos

del sistema
de

utilizadas

Sistema de inventarios

medio de Excel

Tiempo de respuesta lento

Tipos

RECURSOS DE

Computador y lector
de cdigos

formas No

cuenta Descontrol

en actualmente

Hojas de control de
ingreso y egreso

inventario
Calidad

de Lento

Retrasos

informacin

Entre 2 a 3 minutos
para realizar una venta

recopilada

Fuente: CHICKENS QUEEN C.A.

Ao: 2011

3. Proponer mejoras en el proceso para llevar a cabo el control de

inventario en la Empresa CHICKENS QUEEN C.A.

Es necesario un cambio radical, desde el ingreso de la mercadera a la bodega hasta la

entrega del producto al cliente. Dicho proceso es muy importante. Involucra una serie
de pasos que, en un orden especfico y con las herramientas y el material de apoyo

47

adecuado, pueden efectuarse de la manera ms fcil y rpida, disminuyendo el riesgo

de perder informacin y de incurrir en reprocesos, gastos innecesarios y costos de
operacin elevados. Los clientes siempre buscan rapidez y buen servicio en el mbito
de la comida rpida, lo cual se consigue con la mejora de la tecnologa y los procesos.
Contar con un estricto control de inventarios ayuda a evitar que existan robos y
extravos en el manejo de la mercadera, as como a determinar los faltantes que
pudieran existir. Es, por ello, importante la sistematizacin de los inventarios en la
empresa ChickenS Queen C.A.

El control de inventarios debe involucrar sistemas de abastecimiento que permitan

tener la mercadera adecuada en stock; es decir, los productos que cuentan con mayor
movimiento o demanda deben estar siempre disponibles para los clientes, de lo
contrario se incurrira en costos de escasez.

Los inventarios representan el motor de la empresa, son la razn de ser de la misma,

lo cual obliga a cumplir con ciertas caractersticas que demuestren su capacidad y
veracidad.

Para ello es necesario realizar ciertos controles que permitan surtir a los clientes
eficientemente y satisfacer la demanda de los distintos productos que se
comercialicen, logrando con un mnimo costo de mantenimiento, una alta rotacin de
inventarios y un abastecimiento de los distintos pedidos grandes o pequeos,
manteniendo un stock suficiente para no incurrir en costos de escasez por la falta de
los artculos que tienen una mayor demanda.

Todos los controles deben encaminarse a optimizar el inventario, de tal forma que
permanezca perpetuamente, es decir que en cualquier momento se puedan conocer las
existencias con las que se cuenta as como toda la informacin relacionada con los
artculos que la empresa comercializa, tal como costos, colores y tamaos, entre
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otros. Esta informacin debe ser real y debe contar con todos los medios necesarios
para protegerla de malos usos y prdidas que perjudican grandemente a la
organizacin.

El control electrnico que se propone es con la ayuda de computadoras y sistemas

automatizados, lo cual controlar ms fcilmente los ingresos y egresos de inventario.

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CONCLUSIONES

El inventario de mercancas forma parte muy importante del activo de muchas

empresas, por lo general, es el activo con mayor valor en sus balances generales; y los
gastos por dicho inventario, denominados costo de mercancas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados, por lo que es sumamente
fundamental efectuar un control estricto de los mismos, y sin margen de errores, para
salvaguardar la economa de la empresa y protegerla de posibles prdidas.

Despus de haber revisado el procedimiento del sistema de control interno para

optimizar el inventario de la empresa CHICKENS QUEEN C.A., se lleg a las
siguientes conclusiones:

1) En la empresa la optimizacin de inventarios no se realizan a travs de medios

electrnicos lo cual ocasionan deficiencia en las transacciones comerciales de
la empresa ChickenS Queen C.A.

2) La empresa no separa estrictamente las obligaciones que ejecutan los

empleados, lo que puede originar irregularidades en la misma, trayendo
consigo numerosas prdidas en mercancas y en dinero.
3) Los controles de inventarios de la empresa no se realizan de manera
automatizado lo que causa informacin lenta y prdida de tiempo tanto para el
personal encargado de caja como el personal encargado de realizar los
inventarios.
4) No se muestra un control de rotacin de inventario ya que no se lleva reportes
de ventas, los cuales son de gran importancia ya que las mismas revelan en
cualquier momento el producto o los productos que ms se venden. Esto

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debido a que el sistema no indica cul de los productos se encuentra en un

nivel bajo de inventario, generando la orden de compra correspondiente para
su pronto reabastecimiento.

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RECOMENDACIONES

Una vez hechas las conclusiones y de acuerdo a las dificultades que se presentan en la
empresa CHICKENS QUEEN C.A., para la optimizacin de sus inventarios se le
recomienda a la misma las siguientes recomendaciones:

1) Se debe emplear sistemas automatizados para llevar a cabo el proceso de

control de inventarios en la empresa.

2) La empresa debe separar estrictamente las funciones de los empleados, y

permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no est a cargo de
los registros contables.

3) Establecer un plan que contenga todos los pasos necesarios para la

sistematizacin del inventario, es decir que gue a los trabajadores y delimite
sus funciones y responsabilidades para no provocar desorden y que esto a su
vez ocasione descontento entre los empleados y haga caer en moras
innecesarias y prdidas de tiempo y dinero.
4) La empresa, antes de elegir cualquier mtodo de sistematizacin de
inventarios, debe analizar detalladamente: su situacin actual, cunto desea y
puede invertir, cules son sus necesidades especficas y finalmente los
resultados que espera alcanzar.

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