Administracin Por El Uso De La

Computadora
El papel de La Computadora en la Administracin.
Muchos ejecutivos solo asocian las Tecnologas de Informacin con los programas
contables o el e-mail, cuando las Tecnologas de Informacin abarcan una gran gama
de herramientas indispensables hoy en da. Los rpidos avances de las Tecnologas
de Informacin han tenido un gran impacto, no solo sobre la Tecnologa en general,
sino sobre todos los aspectos operativos de una organizacin. Las Tecnologas de
Informacin comprenden todas las tecnologas basadas en computadora y
comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y
transmitir informacin a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas.
Dichas Tecnologas de Informacin permiten a la empresa mejorar su manejo e
integracin de las necesidades de procesamiento de informacin en todas las reas
funcionales de sta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es
en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas,
tomando decisiones y resolviendo problemas.
Las Tecnologas de Informacin reducen ese tiempo y por ende sus costos; esto hace
que los administradores y trabajadores mejoren su productividad, al desperdiciar
menos el tiempo en la bsqueda de soluciones a sus problemas. Tres tipos de
Tecnologas de Informacin son especialmente tiles: los sistemas de tele-conferencia,
los sistemas de transferencia y recuperacin de informacin, as como los sistemas de
procesamiento personal de informacin.
Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la comunicacin reduciendo la
necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando as tiempo y dinero. Ms del
76 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones
porque el contacto cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin
embargo, una cantidad considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y
acomodo de los administradores en las juntas mencionadas. La tele-conferencia - el
uso de una lnea de televisin y sistemas de video- provee un til medio para atender
juntas de una manera "virtual", especialmente en esta era de competencia global.
Hoy en da, el incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o
redes de comunicaciones entre empresas, est acelerando el flujo de informacin en
las empresas y negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperacin de
informacin estn basados en el uso de redes y computadoras personales unidas
unas con otras y todas conectadas a una computadora central que permite a los

usuarios compartir archivos e informacin digital de todo tipo.

El tercer tipo de Tecnologa de Informacin, son los sistemas de procesamiento de
informacin personal, como los que proveen las computadoras personales, porttiles y
los comunicadores personales, los cuales tambin proveen el eficiente uso de los
tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han
desarrollado comunicadores personales, los cuales son un una pequea computadora
de mano que acta como grabadora, fax, agenda y navegadores de Internet y correo
electrnico. Actualmente las computadoras personales se pueden conectar a redes de
computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a travs de todos los
departamentos de la organizacin. Las computadoras personales dan la organizacin
un gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy
difcil para los ejecutivos) y promueven la descentralizacin de la autoridad hacia
empleados de niveles bajos.
Puede concluirse que un caso de implementacin de Tecnologas de Informacin muy
reconocido mundialmente, en 1992, McDonals autoriz a Compuadd Corporation a
vender a todas sus 880 franquicias un nuevo tipo de terminal de punto de venta, la
cual cuenta con una touch-screen y teclado con "pieles" (skins) que reemplazan a los
teclados con letras pre-impresas. Estas terminales nuevas permitieron la introduccin
de nuevos productos sin necesidad de cambiar el teclado, y podan ser programadas
para mostrar solo los productos que estaban disponibles en una hora dada del da
junto con sus precios. Este tipo de computadoras personalizadas reducen los errores
de operacin y hacen mucho ms fcil de programar los procesos de venta de los
productos de sta empresa.
Las computadoras pueden considerarse como un recurso ms en el seno de la
empresa, la cuestin a resolver es si la disponibilidad de estos recursos pueden
proporcionar a la empresa una ventaja competitiva que pueda mantenerse a lo largo
del tiempo y no evaluar exclusivamente las posibilidades materiales de esta tecnologa
sino que tambin habr que tener en cuenta los intangibles derivados de su aplicacin
en el mbito empresarial.
Sin embargo no basta con la adquisicin de la tecnologa ms moderna para lograr el
xito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y Natalia E. (Agosto
-1995): "Uso de las computadoras en la micro, pequea y mediana empresa: Mito y
Realidad" Rev. Soluciones Avanzadas. No.24. la Habana, Cuba) consiste en que se
invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas para incrementar la
productividad de una organizacin, sin que esta inversin produzca los beneficios que
se esperan.
6.3.- La Gestin de la Informacin como estrategia Competitiva en la empresa.

Generalmente se piensa que las Tecnologas de Informacin solo se usan en la etapa

de produccin, y vienen a la mente los grandes sistemas de manufactura, o los
sistemas automatizados de produccin continua, sin embargo, actualmente las
Tecnologas de Informacin de estn presentes en todas las actividades de la
empresa, es decir, en las etapas de entrada, conversin y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologas de informacin deben contener todas las
habilidades, procedimientos y tcnicas que permitan a las organizaciones manejar
eficientemente las relaciones existentes con los grupos de inters (Clientes,
proveedores, gobierno, sindicatos y pblico en general) y el entorno en el que se
desenvuelven.
En la funcin de Recursos Humanos, por ejemplo, existen tcnicas especializadas,
como entrevistas o test psicolgicos que permiten reclutar al personal con el mejor
perfil para satisfacer las necesidades de la empresa. En el manejo de Recursos,
existen tcnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los estndares de
Intercambio Electrnico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener
recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas, gracias a
las Tecnologas de Informacin puede verificar la informacin electrnica de un banco
X, en el pas, los modernos portales bancarios en Internet, etc.
En la etapa de conversin, las Tecnologas de Informacin en combinacin con la
maquinaria, tcnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor
tecnologa permite a la organizacin aadir valor a las entradas para disminuir el
consumo as como el desperdicio de recursos.
En la etapa de salida, las Tecnologas de Informacin permiten a la empresa ofrecer y
distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organizacin deber
poseer tcnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, as como para el
marketing, venta y distribucin (como los estndares de Intercambio Electrnico de
Datos, por ejemplo, ver Fig.1 ED1) y para el manejo de servicios de post venta los
clientes.
Las Tecnologas de Informacin en los procesos de entrada, conversin y salida dan a
la organizacin una importante ventaja competitiva. Por qu Microsoft es la ms
grande compaa de software? Por qu Toyota es la manufacturera automotriz ms
eficiente? Por qu McDonald's es la ms eficiente compaa de comida rpida? En el
caso nacional, puede notarse como ETECSA, cada vez se hace ms importante y
notoria en la medida que crecen sus servicios a travs de las Tecnologas de la
Informacin, como por es el caso de aquellos servicios que actualmente brinda a los
usuarios que carecen de telfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de
decepcionar los recados de esos clientes, para despus trasmitrselos, haciendo

posible la existencia de un telfono virtual que recoge las llamadas de dichos usuarios,
adems de otros servicios que hoy por hoy la poblacin cubana agradece. Cada una
de estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administracin y uso de
Tecnologas de Informacin para administrar el entorno organizacional y crear valor
para toda la organizacin.
La aplicacin de las TICs ayudan a reducir gastos burocrticos a partir de ajustar la
necesidad de muchas jerarquas, ya que los administradores se basan en las ellas
para coordinar y controlar las actividades de la empresa. Un ejemplo de esto es
Puntex del Ministerio de la Industria Ligera, la cual, incrementando la sofisticacin de
sus Tecnologas de Informacin, ha podido recortar el nmero de niveles jerrquicos
de toda la organizacin de 9 a solo 5 niveles.
Los autores del libro Virtual Corporation, William Davidow y Michel Malone han
expresado como las TICs pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una
empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy
importante de competitividad. La esencia de su argumento es que estas tecnologas
permiten a las organizaciones crear "productos virtuales", productos que pueden ser
personalizados de acuerdo con las necesidades especficas de algn cliente en
particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compaa Levis la cual en
sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban cada una de
las diferentes caractersticas del pantaln que solicitaba el cliente, la solicitud se
enviaba electrnicamente a las fbricas en Tenesse y de all se enviaban por correo al
cliente, el cual solo pagaba un costo adicional de $10 dlares por todo este servicio.
6.4.- La Informacin y las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs).
Tomando en cuenta lo planteado anteriormente, sobre los Sistema de Informacin de
la Administracin en los cuales se conjuga la combinacin de los recursos humanos y
materiales a travs de la informacin; no todos los recursos materiales no todas las
personas en la empresa forman parte del Sistema de Informacin. La combinacin de
los mismos debe estar ordenada a la realizacin de tareas para cumplir el fin propio
dentro del Sistema de Informacin. Por ejemplo, cuando a las personas que forman el
equipo de venta en la empresa le facilitamos una computadora porttil para su trabajo
a la hora de llevar el control de clientes, y adems pueden hacer clculos que faciliten
sus operaciones, etc., todava no hablaramos del Sistema de Informacin de la
empresa. Hay que dar un paso ms.
La combinacin tanto de las personas como de los materiales ha de estar estructurado
para cumplir una funcin dentro de la gestin de empresa en el subsistema de
informacin. Siguiendo con el ejemplo anterior: al equipo al equipo de venta le piden

que conecten sus porttiles a travs de la red de informtica y vuelquen sus

operaciones comerciales, que recogen los departamentos de compra, y adems
faciliten sobre los clientes, grado de satisfaccin, quejas, etc. Ahora s estamos
hablando del sistema de informacin de la empresa. Condicin sino que no debe
existir una intencionalidad de generar informacin til para la marcha de empresa.
Un ltimo aspecto es que la informacin debe perseguir contribuir de forma eficaz a la
gestin de la empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga "informacin" no
til almacenada o circulando, entonces hablamos de "datos" o "informacin residual",
que es segregada por el sistema de informacin.
La definicin proporciona los objetivos del sistema de informacin. En la medida de las
posibilidades de la empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa,
debe trata de optimizar los mecanismos de informacin. Primero una empresa debe
perseguir simplificar sus procesos de informacin en orden a la eficacia. Por ejemplo,
si la empresa puede sustituir la correspondencia escrita en papel por correo
electrnico (siempre y cuando se estudien los costos, la seguridad, etc.), deber
implementar el correo electrnico. Segundo no solo transformar los datos en
informacin, sino elaborar la mejor informacin. Implementar el sistema exige rigor y
conocimiento, no puede ser un asunto que quede a la improvisacin o al transcurrir de
la gestin de la empresa. Y tercero, constituir una herramienta de gestin de
importante valor. Ha de exceder la mera tcnica para tomar decisiones,
transformndose en una forma de dirigir con alto rendimiento. Por ejemplo, no es lo
mismo el uso que hace el sistema de informacin la alta direccin, los mandos
intermedios o el ncleo de operaciones. Mientras que la primera se mueve en el
mbito de la estrategia, los segundos son una combinacin ms tcnica y menos
abstracta que la primera y los miembros del tercero son ms operativos y mecanicistas
que el resto. Por consiguiente, el sistema de informacin se adapta a cualquier nivel
de la estructura de la organizacin, adems de intervenir, segn el caso, en las fases
del proceso administracin (planificar, organizar, dirigir y controlar).
2.7.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LA COMPUTADORAS
Cualquiera puede presentar lesiones ya sea por estar sentado demasiado tiempo, y
ms si se est sentado frente a una computadora. No solo le doler el cuerpo al
usuario sino que adems puede adquirir lesiones de mueca por teclear durante
periodo prolongados o la vista puede cansarse por mirar fijamente el monitor. Debido a
estos problemas y la publicidad que se ha difundido la mayora de las personas
reconoce la importancia de del mobiliario de computadora diseado en forma
ergonmica y de las tcnicas apropiadas para el uso de la computadora como se

mencionan algunas de las siguientes prevenciones (Peter Norton libro introduccin a la

computacin 3a edicin Mc Graw Hill Pgs.446-448.) que se recomiendan:
Eleccin de la silla correcta.
Es muy importante tener en cuenta que tipo de mobiliario se debe usar, todo para
asegurar el bienestar y la mayor confortabilidad para el usuario, adems de evitar la
fatiga y la tensin.
Prevencin de lesiones por esfuerzo repetitivo.
Existe un grupo de padecimientos causado por el uso continuo del cuerpo en una
forma de trabajar para la que no est diseado y se llaman "lesiones por esfuerzo
repetitivo" y empezaron a aparecer entre persona que pasaban el mayor tiempo
tecleando datos en las computadoras. Una de las lesiones que se puede hacer
mencin el "sndrome de tnel carpiano, una lesin de mueca u mano causada por
teclear durante periodos prolongados. En el sndrome carpiano, el tnel se deforma
debido a que el usuario ha pasado el mayor tiempo con los dedos rgidos o tensos y
como consecuencia puede apretar los nervios que pasan a travs de l, causando
entumecimientos, dolor o incapacidad para usar las manos, por lo que, de acuerdo a la
Administracin de Seguridad y Salud Ocupacional (Occupational Safety and Health
Administration: OSHA) en el ao de 1993 las compaas estadounidenses pagaron 20
mil millones en demandas como compensacin a los trabajadores a causa de lesiones
por esfuerzo repetitivo. La solucin ms idnea para evitar estos males es un continuo
descanso durante un periodo extenso de trabajo en la computadora, adems de
levantarse, caminar y cambiar de posicin con frecuencia, por lo menos 5 minutos.
Proteccin de los ojos.
Uno de los problemas ms comunes es el relacionado con el de la visin, debido a
mirar la pantalla fijamente durante periodos muy extensos. Para evitar estos
problemas he aqu unas recomendaciones:
Evitar mirar fijamente la pantalla por periodos prolongados.
Recuerde parpadear.
Coloque su monitor entre 60 y 75 cm. de distancia de sus ojos.
Trate de colocar su monitor de manera que ninguna luz brillante se refleje en l.
Busque un monitor que mantenga la imagen estable sin que parpadee o vibre.
Otro problema relacionado es el de los campos Electromagnticos los cuales se dicen
que estn relacionados con problemas de cncer aunque en la actualidad no hay
evidencia convincente que vincule los campos electromagnticos con el cncer.
Ventajas del uso de las computadoras.
Su uso facilita la comprensin de los conceptos as como el efecto que los cambios en
las variables involucradas tienen en el fenmeno que se estudia. Los cursos en que se

hace uso de las computadoras presentan ventajas sobre los cursos tradicionales, que
pueden enumerarse en la siguiente forma (tomado del portal
http://www.somece.org.mx/memorias/1999/docs/ponen16.doc) y los menciona en este
orden:
*Potencia la experiencia educativa de los alumnos.
*Los alumnos se vuelven ms productivos con menor esfuerzo.
*Pueden observarse en una forma prctica y directa las correlaciones que se dan entre
variables y 'jugar' con estas relaciones observando su efecto.
*Permite plantear diversas estrategias de solucin y llevarlas a cabo, comparando sus
resultados y ventajas comparativas.
*Facilita la creacin o uso de modelos matemticos que describan los fenmenos
estudiados an aquellos que sera difcil manejar 'a mano' o con el uso de simples
calculadoras.
*Tiene el beneficio adicional de conocer y manejar paquetes de cmputo que muy
probablemente sern semejantes a los que eventualmente usarn en cursos
posteriores o en su ejercicio profesional.
*Si se cuanta con facilidades grficas, caracterstica de la mayora de los paquetes de
cmputo actuales, la facilidad de observar no slo tablas de resultados numricos sino
una figura que presente grficamente la relacin entre variables, permite la
comprensin ms clara y profunda de lo que significan los resultados obtenidos.