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ANLISE DA APLICAO DA
METODOLOGIA DO 5S EM UMA
ORGANIZAO PBLICA PREFEITURA MUNICIPAL DE
ITAJUB-MG
Vinicius Reno de Paula (UNIFEI)
viniciusrp1702@yahoo.com.br
Ricardo Antonio Lopes Maioli (UNIFEI)
maiolilopes@hotmail.com
Joao Batista Turrioni (UNIFEI)
turrioni@unifei.edu.br
1. Introduo
Um constante aumento da competitividade e produtividade vem sendo observado,
ultimamente, nos diversos setores coorporativos e econmicos existentes. Um dos principais
fatores para este quadro o avano dos estudos relacionados rea da Qualidade, desde
meados do sculo XX, e a aderncia das diversas organizaes a muitos de seus princpios e
normas, ao longo desse tempo.
Certamente uma das maiores evolues na rea da Qualidade, ocorreu no Japo, aps a
Segunda Guerra Mundial. Segundo Carvalho et al (2008), a denominada Gesto da Qualidade
Total comeou a ser cunhada quando especialistas como W. Edwards Deming e Joseph M.
Juran participaram do programa de reconstruo do pas, aps este ter sido derrotado na
guerra. Aliados a JUSE (sigla em ingls para Unio dos Cientistas e Engenheiros Japoneses),
Deming e Juran difundiram os conceitos e tcnicas da qualidade entre as empresas japonesas,
que os receberam com muito entusiasmo. Uma das estratgias do governo japons, inclusive,
foi a criao do Prmio Deming, que premiava as organizaes que adotassem um
determinado modelo genrico de excelncia em gesto. O nome do prmio em homenagem
ao professor americano, devido a sua grande contribuio ao pas.
Uma das ferramentas que surgiu, tambm no Japo, nesse perodo posterior Segunda Guerra
Mundial, a metodologia do 5S, baseada em cinco palavras japonesas, ou sensos,
relacionados utilizao, ordenao, limpeza, sade e autodisciplina. Essa ferramenta
considerada como uma base slida para a implantao de outros mtodos, pois foi criada com
o objetivo de melhorar o ambiente de trabalho, contribuindo para o aumento da produtividade.
Verificando os resultados obtidos pelos japoneses, outros pases tambm adotaram programas
de incentivo adoo de modelos de gesto, voltados para a Qualidade e foco em resultados.
Dessa forma foram criados, o Prmio Malcolm Baldridge (1987), o Prmio Europeu da
Qualidade, e mais tarde o Prmio Nacional da Qualidade, no Brasil. No mundo corporativo,
com a globalizao, surgiram as certificaes ISO 9000, sendo que, de acordo com Carvalho
et al (2008), at dezembro de 2004, cerca de 670399 empresas no mundo certificadas no
modelo ISO 9001:2000 - Sistema de Gesto da Qualidade.
No Brasil, da mesma forma que em outros pases, verificou-se uma cosidervel transformao
no setor privado, ao longo das dcadas de 1990 e 2000, com a implantao de modelos de
qualidade. J no setor pblico verificou-se uma grande resistncia na adoo de tecnologias
de gesto. Este problema repercute na difcil melhoria da produtividade e da eficincia da
maquina estatal, que causa impacto significativo na competitividade global do pas, fator
primordial para a manuteno de uma base econmica solida. (PAULA et al, 2010)
Dessa forma, em 2005, foi criado o Programa Nacional de Gesto Pblica e
Desburocratizao (GESPBLICA), afim de incentivar a adoo de modelos de excelncia
pelos rgos pblicos do pas.
Baseado no modelo de excelncia do Programa GESPBLICA, no ano de 2009 foi uniciado
um projeto na Prefeitura Municipal de Itajub, em parceria com a Universidade Federal de
Itajub, para a implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade na organizao, com a
finalidade de melhorar a eficincia e a qualidade dos servios prestados pela instituio.
Sendo assim, este trabalho tem como principal objetivo apresentar um breve estudo sobre a
metodologia dos 5S e tambm uma anlise geral sobre a aplicao dessa metodologia, como
parte do Projeto de Implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade, na Prefeitura
dos recursos, reutilizao dos recursos e compartilhamento dos mesmos (RIBEIRO, 2006).
Refere-se tambm prtica de verificar todas as ferramentas, materiais, e documentos na rea
de trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que est sendo realizado.
Tudo o mais guardado ou descartado.
- Seiton (): O segundo senso definido como saber ordenar para facilitar o acesso e a
reposio. conhecido no Brasil como o senso da ordenao, ou segundo senso, e visa a
otimizao do espao e do tempo (RIBEIRO, 2006). Esse senso enfoca a necessidade de um
espao organizado, onde o termo organizao ou ordenao, neste sentido, refere-se
disposio das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho.
- Seiso (): O terceiro senso, o seiso, definido como saber usar sem sujar, atacando as
fontes de sujeira. Tem como objetivos a reduo da sujeira, a inspeo no momento da
limpeza e o ataque s fontes de sujeira visando obter a limpeza dentro do ambiente, a fim de
melhora-lo (RIBEIRO, 2006) O senso prioriza a necessidade de manter da forma mais limpa
possvel o espao de trabalho. A limpeza, nas empresas japonesas, uma atividade diria. O
foco deste procedimento lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho dirio, e no
apenas uma atividade ocasional quando os objetos esto muito desordenados.
- Seiketsu (): O quarto senso o seiketsu, tambm conhecido como senso de sade.
definido como manter e padronizar os trs primeiros S no dia-a-dia, alm de cuidar da
sade do corpo e da mente. Visa melhorar a condio das pessoas no programa atravs dos
trs sensos anteriores sem esquecer-se de seu bem-estar (RIBEIRO, 2006). Tambm pode ser
indicado como senso de normalizao ou padronizao.
- Shitsuke (): O quinto senso o shitsuke, definido como o senso de autodisciplina.
Considerado por muitos autores o senso mais importante de todos, ele busca desenvolver o
esprito de equipe dos trabalhadores, o comprometimento com as regras e o respeito para com
as normas e as leis (RIBEIRO, 2006). De acordo com Habu et al (1992), quando a disciplina
se consolida, pode se dizer que o 5S como um todo tambm se consolida. Este ltimo senso
refere-se manuteno e reviso dos padres. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido
estabelecidos, transformam-se numa nova forma de trabalho. Esse senso no permite a volta
s prticas anteriores. Segundo Campos et al (2005) esse o senso principal do 5S, pois ele
trabalha principalmente a parte social, ou seja, os valores dos envolvidos.
Os trs primeiros sensos so considerados por Ribeiro (2006) como mecnicos, pois as
pessoas utilizam os sentidos para pratic-los sendo, portanto, mais fceis de serem
compreendidos, ao invs dos ltimos dois sensos, sade e autodisciplina, que so de ordem
psicolgica e por isso mais difceis de serem assimilados.
Ribeiro (2006) tambm cita a dificuldade de implantao dos ltimos dois sensos, criando
empresas onde acredita-se que o 5S limita-se aos 3 primeiros sensos, distorcendo assim o
programa. Outras dificuldades de implantao podem ser citadas como, por exemplo, o no
entendimento pelas pessoas do que o 5S ou as pessoas que resistem ao programa, como no
caso do funcionalismo pblico, funcionrios com muito tempo de emprego.
O Programa 5S pode ser aplicado em organizaes privadas quanto organizaes pblicas.
3. Projeto de Implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade na Prefeitura
Municipal de Itajub - MG
3.1. Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao - GESPBLICA
Deming (1990) considera que as organizaes pblicas devem se destacar por servios bem
executados. Porm, na realidade, nem sempre esses servios prestados a sociedade so bem
executados e prestados com qualidade, geralmente com problemas relacionados burocracia, e
falta de eficincia do setor pblico.
Na tentativa de melhorar diversos aspectos referentes gesto das organizaes pblicas, o
Governo Federal Brasileiro, desde 1990, vem demonstrando esforos com a criao de
programas voltados para a melhoria da qualidade e da eficincia no setor pblico. Aps
alguns programas sem grande sucesso, foi criado, em fevereiro de 2005, o Programa Nacional
de Gesto Pblica e Desburocratizao GESPBLICA. O programa trata-se um referencial
para a gesto de instituies pblicas brasileiras com base na introduo de prticas de
impacto e eficincia no processo operacional, gerando benefcios para o cidado, a sociedade
e o Governo (PAULA et al, 2010). O programa visa orientar os diversos rgos pblicos para
a adoo de prticas de gesto que visam levar esses rgos a padres elevados de
desempenho, eficincia, eficcia e qualidade em gesto.
Na viso de Fernandes (2009), ao criar o Gespblica, o governo brasileiro assume que
necessria a busca da excelncia para que os servios possam ser melhor produzidos se
entregues, levando, como consequencia, a um melhor patamar de percepo da satisfao do
cliente.
Segundo o artigo 2 do Decreto 5.378 (BRASIL, 2005), o GESPBLICA tem como objetivos
principais:
- I: Eliminar o dficit institucional, cisando ao integral atendimento das competncias
constitucionais do Poder Federal;
- II: Promover a governana, aumentando a capacidade de formulao, implementao e
avaliao das polticas pblicas;
- III: Promover a eficincia, por meio de melhor aproveitamento dos recursos, relativamente
aos resultados da ao pblica;
- IV: Assegurar a eficcia e efetividade da ao governamental, promovendo a adequao
entre meios, aes, impactos e resultados;
- V: Promover a gesto democrtica, participativa, transparente e tica.
No modelo do GESPBLICA, a gesto pblica para chegar a excelncia necessita de
princpios aliados a critrios como liderana, resultados, estratgias e planos, foco no cliente,
entre outros; e tambm alguns fundamentos. Os princpios so: legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficincia. A figura 1 abaixo relaciona estes princpios com alguns
dos fundamentos do programa.
Consiste tambm de uma pesquisa de abordagem qualitativa e mtodo pesquisa-ao, pois tem
como objetivos implantar aes que solucionem os problemas e produzir conhecimento. Para isso,
cumpri-se a coleta de dados, o feedback dos dados para os que esto envolvidos com o projeto, a
anlise dos dados, o planejamento e a tomada de aes, a avaliao e a realizao de nova coleta
de dados, com foco na melhoria contnua (SOUZA et al, 2010).
O trabalho realizado da forma com que a equipe de pesquisadores da Universidade Federal de
Itajub capacitada previamente e torna-se responsvel por realizar os treinamentos dos mtodos
da Qualidade em cada uma das secretarias da PMI, transmitindo para a grande maioria dos mais
de 1200 funcionrios o conhecimento necessrio para a aplicao das mesmas. Posteriormente ao
treinamento de cada mtodo realizado o acompanhamento e orientao para que se atinja o
resultado esperado. Concluindo esse procedimento, realiza-se uma auditoria, cujo objetivo
verificar a conformidade dos servios cumpridos.
Os pesquisadores tambm auxiliam no monitoramento das aes tomadas de acordo com os
problemas observados, a fim de adequar a Prefeitura Municipal de Itajub aos princpios
constitucionais e aos fundamentos da excelncia pelo GESPBLICA. Atravs de reunies
5. Resultados apresentados
Depois de realizados os procedimentos de treinamento do 5S, aplicao e auditoria em cada
uma das secretarias e departamentos da Prefeitura Municipal de Itajub, foi possvel observar
diversas mudanas no ambiente de trabalho, como j previsto anteriormente.
Essa anlise foi possvel devido aos relatrios gerados aps cada visita realizada, e s
fotografias tiradas antes e depois da aplicao em cada local de trabalho, comparando-se
visualmente as diferenas.
5.1. Resultados positivos e benefcios
Vrios benefcios foram verificados visualmente aps a aplicao, principalmente, dos trs
primeiros sensos. Um desses benefcios a ordenao do espao de atendimento ao cliente e
do ambiente de trabalho, melhorando assim a aparncia dessas reas, alm da melhor
utilizao do espao dos documentos e arquivos. Houve vrias mudanas no espao fsico,
inmeros bens e arquivos descartados e uma melhor distribuio de determinados recursos.
Dessa forma, essa reestruturao tornou mais fcil para que qualquer funcionrio possa
encontrar qualquer documento ou objeto necessrio em um menor tempo.
Essa racionalizao ocasionou um menor perodo de alguns processos, gerando resultados
mais rpidos em diversas operaes.
As principais mudanas observadas, no entanto, foram na parte comportamental dos
funcionrios. Aps a implantao do programa boa parte deles tornou-se mais solcita e
solidria, tanto dentro do ambiente de trabalho como na parte externa. Isso reflete na melhora
do atendimento ao publico em geral, considerada uma das maiores deficincias da maquina
estatal, alm de um ambiente de trabalho mais cordial, gerando uma considervel melhora
assim o humor e a satisfao das pessoas envolvidas.
A melhora deve-se principalmente aos dois ltimos sensos, sade e autodisciplina, que
envolveram a maioria dos funcionrios no programa 5S. Vrios desses funcionrios,
inclusive, aplicaram alguns conceitos do 5S em sua vida cotidiana, mostrando assim o
entendimento da importncia do programa e de seus benefcios.
Foi possvel observar tambm, atravs das auditorias realizadas nas secretarias, que ainda h
como tornar o ambiente de trabalho ainda mais organizado, com mais eficincia e qualidade,
para que oferea uma base slida para a aplicao dos outros mtodos.
5.2. Fatores limitantes
Muitos benefcios foram gerados, entretanto, houve uma considervel dificuldade em
determinados aspectos, durante o perodo de aplicao. Foram observados alguns fatores que
foram responsveis por limitar e atrapalhar a aplicao do 5S na instituio, principalmente
quanto ao tempo total da aplicao, na qual j era previsto um perodo maior por se tratar de
uma organizao pblica.
Na viso de Ribeiro (2006) a aplicao em reparties publicas tem sua maior dificuldade no
que diz respeito a dificuldade e tempo de reconhecimento e promoo dos trabalhadores desse
setor, alm de o processo decisrio ser significativamente mais lento.
Ribeiro (2006) considera ainda que, existem deficincias nas organizaes publicas e estatais
na sua poltica de recursos humanos, no que diz respeito morosidade do reconhecimento e
da promoo dos funcionrios pblicos. Tais deficincias se do por conta da resistncia a
mudanas de muitos dos funcionrios, na qual era observada devido falta de interesse e
comprometimento dos mesmos. Um dos grandes desafios foi alterar conceitos estabelecidos e
6. Consideraes finais
A Prefeitura um rgo onde as suas partes se relacionam e a atuao em um setor tem
repercusso nos outros. Dessa forma o andamento da aplicao em cada secretaria, era
repercutido em toda a organizao. A partir do momento em que foram observados os
primeiros resultados positivos obtidos, o andamento do aplicao do 5S tornou-se bem menos
burocrtica.
Observou-se que, na maioria das secretarias em que o 5S foi implantado, houve boa
receptividade por parte dos funcionrios, apesar dos diversos, apesar dos problemas
encontrados no incio da implantao. Tambm foi observado que houve esforo por ambas as
partes, tanto dos funcionrios como os alunos da UNIFEI, resultando assim em bons
resultados dentro da Prefeitura Municipal de Itajub, com melhoras significativas tanto na
parte fsica da prefeitura como no comportamento da maioria dos funcionrios.
Foi possvel concluir tambm que, apesar do benefcio de melhorar o ambiente de trabalho, a
grande melhoria que essa ferramenta pode gerar no que diz respeito ao comportamento e
atitude dos indivduos que praticam o 5S. No caso da aplicao na Prefeitura Municipal de
Itajub, a execuo do 5S como primeiro mdulo do projeto funcionou de forma satisfatria
para a seqncia do projeto, com a implantao de outros mtodos como, por exemplo, o
Mapeamento e Controle de Processos e Padronizao.
Porm, houve certas dificuldades na implantao do 5S, devido principalmente da falta de
comprometimento e entendimento de alguns funcionrios que se mostravam resistentes s
idias no somente do 5S, mas do projeto como um todo. Essa dificuldade foi encontrada
principalmente na implantao dos dois ltimos sensos, que no so mecnicos, devido ao no
entendimento de alguns de seus conceitos pelos funcionrios, pois so sensos que dependem
muito de cada indivduo em particular.
Vale ressaltar tambm que, aps aplicado o programa, imprescindvel que haja a mentalidade
dos funcionrios de buscar a melhoria contnua e que mantenham disciplinarmente a aplicao
dos cinco sensos no ambiente de trabalho.
Por fim, pode-se considerar plenamente satisfatria a aplicao do programa 5S na Prefeitura
Municipal de Itajub, se encaixando perfeitamente na funo de primeira fase do Projeto de
Implantao de um Sistema de Gesto da Qualidade, na mesma instituio, e confirmando a
premissa de ser uma tima base para a posterior aplicao de outras ferramentas da
Qualidade.
6. Agradecimentos
Os autores agradecem o apoio da Fundao de Amparo a Pesquisa de Minas Gerais FAPEMIG,
atravs do Projeto Universal de nmero APQ 02481 09, visto que o mesmo possibilitou
recursos, incluindo bolsas de iniciao cientfica, para a conduo deste projeto. Agradecimentos
tambm Prefeitura Municipal de Itajub-MG, e Universadade Federal de Itajub.
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