Mse-In-01 Acta Reunión Tecnica 03 03 10

MINISTERIO DE TRANSPORTE
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

SECRETARIA GENERAL TCNICA
PROCESO DE SUPERVISION, EJECUCION Y

SEGUIMIENTO A PROYECTOS
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PUBLICA
INSTRUCTIVO PARA ACTA DE REUNIN TCNICA
INICIAL- FORMATOS: MSE-FR 01; MSE-FR-01-1;
MSE-FR -02; MSE-FR-03 Y MSE-FR-04
1
CDIGO
MSE-IN-01
VERSIN
PGINA
DE
OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer el procedimiento para el inicio de las obras, la entrega de documentos (MSE-FR-01 y MSE-FR01-1), y el desarrollo de la Reunin Tcnica inicial (MSE-FR02 y MSE-FR-03), as como la elaboracin del
documento mediante el cual se aprueban los estudios y/o diseos (MSE-FR-04), que ser de estricto
cumplimiento. Los resultados y compromisos de la reunin tcnica deben consignarse en Acta, la cual,
deber ser diligenciada por el interventor; de conformidad con el formato MSE-FR-03, de tal forma que para
su trmite no se presenten ambigedades, y ser requisito obligatorio para la autorizacin del pago del
primer mes de la interventora.
2
GENERALIDADES
2.1 ENTREGA DE DOCUMENTACIN AL INTERVENTOR

2.1.1
Para informacin
Antes del inicio del contrato de interventora el Gestor Tcnico de Proyecto realizar la entrega al Director de
Interventora copia de los siguientes documentos, dejando constancia de ello en el formato MSE-FR-01:
1. Propuesta ganadora, adendas y aclaraciones. El Interventor deber consultar en la pagina WEB del
SECOP o utilizando el enlace de la pagina WEB del INVIAS lo concerniente a los pliegos de
condiciones, Matrix de Riesgos, anexos tcnicos y estudios previos que han servido de base para la
suscripcin del contrato de obra.
2. Resolucin de adjudicacin del contrato.
3. Contrato de obra.
4. Resolucin de la autoridad ambiental competente (en los casos en que aplique), as como copia de las
resoluciones, providencias y requerimientos de las autoridades ambientales.
5. Copia de Registros Presupuestales.
6. Oficio de aprobacin de las garantas con sus anexos.
7. Como documentos de consulta estarn en la pg. Web de INVAS el Manual de interventora y
resolucin de gestores tcnicos y dems documentos que le permitan al interventor cumplir sus
especificaciones generales de construccion, obligaciones en los trminos exigidos por INVIAS, as como
la normatividad vigente
REVISADO POR:
ELABORADO POR:
EQUIPO DE TRABAJO TECNICO - INVIAS
1 de Junio de 2010
JOSE GABRIEL GACHANCIPA

CORREA
Secretario General Tcnico
10 de Junio de 2010
APROBADO POR:
ENRIQUE MARTINEZ ARCINIEGAS
Director General
15 Junio de 2010

CDIGO
MSE-IN-01
VERSIN

INSTRUCTIVO PARA ACTA DE REUNIN TCNICA INICIAL PGINA
FORMATOS: MSE-FR 01; MSE-FR-01-1;
DE
8. Para consulta INVIAS pondr a disposicin del Interventor los estudios, diseos y planos
correspondientes al proyecto que existen en planta central o direccion territorial.
2.1.2
Para Revisin y Aprobacin
El Contratista realizar la entrega a la Interventora en un trmino no mayor a tres (3) das hbiles
siguientes a la orden de iniciacin del contrato de interventora para su revisin y aprobacin los
siguientes documentos adjunto constancia Formato MSE-FR-01-1:
1. Hojas de vida del personal
2. Relacin de equipo ofrecido
3. Anlisis de precios unitarios (en medio fsico y magntico)
4. Programa de obra (en medio fsico y magntico)
5. Programa de Inversiones (en medio fsico y magntico)
6. Flujo de caja
7. Programa de generacin de empleo
8. Instalaciones provisionales
9. Plan de calidad (en medio fsico y magntico)
10. Otros exigidos en el pliego de condiciones
El Interventor, revisar los documentos presentados por el contratista de obra, efectuar los
requerimientos necesarios y en un trmino no mayor de diez (10) das calendario emitir su
concepto favorable, una vez se cumpla con lo exigido en el pliego de condiciones, y mediante oficio
dirigido a la Unidad Ejecutora comunicara su aprobacin; en caso contrario, solicitar las sanciones
pertinentes al contratista con copia al Gestor Tecnico de Proyecto. El incumplimiento por el
Interventor del plazo establecido acarrear las sanciones dispuestas en las resoluciones vigentes de
aplicacin de multas.
El Acta de entrega de los citados documentos deber ser diligenciada por el interventor; de conformidad con
el formato MSE-FR-01-1, de tal forma que para su trmite no se presenten ambigedades, y ser requisito
obligatorio para la autorizacin del pago del primer mes de la interventora.
Por su parte, el Gestor Tcnico de Proyecto y el Gestor Tcnico contrato debern contar con el Contrato
para el respectivo control a la Interventora, entre otros con los siguientes documentos tcnicos incluidos en
la propuesta:
1. Personal profesional propuesto

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DE
2. Programa de distribucin del personal

3. Listado de equipo completo de laboratorio
4. Plan de control de calidad
5. Discriminacin de los costos de la propuesta y
6. Otros recursos ofrecidos
Le corresponde al interventor estar actualizado y documentado sobre las normas, especificaciones tcnicas,
manuales, leyes, decretos, resoluciones y demas disposiciones legales vigentes sobre la materia y cualquier
cambio que se realice al interior de la entidad para efecto de trmites aplicables a la contratacin que se
celebre con el Instituto Nacional de Vas.
Los Gestores Ambientales, Prediales y Sociales de la Subdireccin del Medio Ambiente y Gestin Social,
debern precisar aspectos relacionados con la gestin de permisos contenidos en los pliegos de
condiciones, as como los dems aspectos contenidos en las resoluciones, providencias y requerimientos
sobre la materia.
El interventor y el contratista de obra, debern contar con la participacin del personal profesional aprobado
por el Instituto, cualquier cambio en el mismo, deber ser justificado y previamente aprobado por la
Unidad Ejecutora. Las hojas de vida debidamente soportadas de los nuevos profesionales, deben
acreditar una experiencia igual o superior a la exigida en los pliegos de condiciones. En cuanto a
los profesionales del contratista se debe contar para su aprobacin con el concepto favorable de la
interventoria.
2.2 ORDEN DE INICIACIN
1. Contrato de interventora: Una vez cumplidos los requisitos para la ejecucin del contrato de
Interventora, la Unidad Ejecutora proceder a impartir la respectiva orden de iniciacin del contrato, segn
formato MSE-FR-02, y el Contratista en el termino fijado en el Programa de Inversin entregar la
documentacin a que se refiere el formato MSE-FR-01-1, con el fin de proceder a su revisin y concepto
favorable por parte de la interventora.
2. Contrato de Obra: Una vez cumplidos los requisitos para la ejecucin del contrato de Obra, la Unidad
Ejecutora proceder a impartir la respectiva orden de iniciacin del contrato, segn formato MSE-FR-02.
2.3 REUNIN TCNICA Y VISITA AL PROYECTO
Una vez impartida la orden de iniciacin de los contratos de obra e interventora y mximo dentro de
los tres (3) das hbiles siguientes se deber realizar una reunin tcnica en la Direccin Territorial

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DE
respectiva, con los directores de obra e interventora, los ingenieros residentes de obra e
Interventora, el Director de la Territorial y el Gestor Tcnico del Contrato.
Previa a la reunin tcnica mencionada se efectuar una visita conjunta al sitio donde se realizaran los
trabajos con el fin de hacer una inspeccin y reconocimiento de las condiciones particulares del proyecto
para establecer: sus necesidades reales, realizndose dentro de lo posible un video debidamente
referenciado (fecha, Prs, etc) y/o fotografas que muestren los sitios a intervenir de acuerdo al alcance del
contrato, documentos que ser parte integral del acta, organizar y coordinar los aspectos administrativos,
tcnicos, financieros y legales, adems de definir el procedimiento de entrega y revisin de los estudios y
diseos, si aplica para el proyecto; de tal forma, que se propongan de ser necesario los ajustes a la
programacin de las actividades para la ejecucin del contrato, al igual, que fijar los compromisos que de
ella surjan. A esta reunin se podr citar al Gestor Ambiental u otras personas relacionadas con el proyecto y
se suscribir por parte de la Interventora la respectiva acta consignando los compromisos de las partes
segn Formato MSE-FR-03.
2.3.1 Compromisos del Contratista
Adems de las obligaciones contenidas en los documentos contractuales, debern quedar registrados en el
acta para efectos del control y seguimiento de la ejecucin del contrato de obra, los siguientes compromisos:
1
Estudios y diseos: Para aquellos contratos que incluyan al mismo tiempo las etapas de estudios y
diseo como de ejecucin de obra, se deber indicar muy claramente en el acta, el tiempo de su
ejecucin, as como fijar la forma y las fechas de entrega a la interventoria de los informes, volmenes
o planos, definiendo un cronograma con los tiempos y fechas de elaboracin, entrega, revisin y
aprobacin, respetando en todo caso, el plazo fijado en el pliego de condiciones o en el respectivo
contrato para el desarrollo de estas actividades o en su defecto, el plazo mximo previsto
contractualmente para la etapa de estudios y diseos.
Programa de obra: El Contratista presentara al interventor un proyecto del Programa de Obra (mtodo
Gantt , programa Project o similar, estableciendo la ruta crtica de ejecucin del proyecto) que ser
analizado en la reunin tcnica y se fijar el compromiso de hacer las modificaciones 1, si se requiere. El
contratista entregar al Interventor la informacin en medio magntico, para facilitar su seguimiento y
control. Debern revisarse conjuntamente todas y cada una de las actividades, su orden y secuencia
lgica de ejecucin y la interdependencia que exista entre ellas.
*Se analizarn actividades como adquisicin, produccin, traslado, montaje o fabricacin de materiales
o equipos que sean crticos para el desarrollo de los trabajos, perodo de construccin de las obras
provisionales, las condiciones climticas y topogrficas de la regin, y la obtencin de los permisos o
autorizaciones que se requieran, las acciones a realizar con la comunidad para adelantar el proyecto.

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DE
Programa de Inversiones: El Contratista presentara al interventor un proyecto del Programa de

Inversiones, que ser analizado en la reunin tcnica y se fijar el compromiso de hacer las
modificaciones, si se requieren, acorde con el programa de obra y flujo de caja, este se mantendr
ajustar de acuerdo con las condiciones reales del proyecto. Igualmente se establecer el plazo de
entrega del programa ajustado. (ver formato MSE-FR-09).
Nota: si la modificacin se hace dentro del primes mes de ejecucin del contrato, no se debe considerar
en esta etapa de ajuste al Programa de Inversiones como una reprogramacin.
Plan de inversin del Anticipo: Se analizar, ajustar y justificar en el acta, si se requiere la

modificacin al Plan de Inversin mensualizado del Anticipo, previamente aprobado por el Interventor
segn lo descrito en el instructivo MSE-IN-02.
Flujo de Caja: Se revisar el proyecto de flujo de caja con el fin de fijar el compromiso de hacer las
modificaciones, si se requieren, para la operatividad del proyecto, lo cual permitir a la Unidad Ejecutora
programar y controlar debidamente el Plan Anual de Caja (PAC).
6 Requisitos sociales: Se definirn los compromisos sociales de acuerdo al Plan de Gestin Social - PGS,
fecha de socializacin y divulgacin del proyecto, fecha y ubicacin del punto de Servicio de Atencin al
Usuario - SAU, fecha de cumplimiento de los acuerdos de consulta previa, si se requieren.
7 Requisitos ambientales: Se researn los compromisos relacionados con aspectos ambientales: fechas
probables de cumplimiento de los requisitos de la licencia ambiental o del Programa de Aplicacin de las
Guas Ambientales - PAGA (permisos cuando estos se requieran, de emisiones atmosfricas,
vertimientos, ocupacin de cauces, aprovechamiento forestal, ttulo minero, licencia ambiental de las
fuentes de materiales, sustraccin de reserva forestal, monitoreo, reforestacin, pago de servicios por
evaluacin por seguimiento de estudios, sealizacin ambiental, concesin de aguas, entre otros). As
mismo se precisara la fecha de entrega del formato MSE-FR-29 debidamente diligenciado por el
contratista. En cuanto al P.A.G.A si este an no est estructurado se revisar y se fijarn los
compromisos para hacer entrega dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones y/o en el contrato
de obra.
8
Equipos, plantas, etc. Se fijarn compromisos relacionados con transporte de equipos (fechas de puesta
en obra), instalacin, montaje de plantas, etc, procedimiento de verificacin del cumplimiento de
especificaciones del equipo propuesto mnimo y el adicional
9 Personal, Campamento, logstica, sealizacin temporal, vallas, etc. Se establecern compromisos

sobre todos los aspectos relacionados con este punto.
10 Otros: Se determinarn los compromisos que se requieran y que no estn contemplados en los
numerales anteriores.

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DE
2.3.2. Compromisos de la Interventora

Adems de las obligaciones contenidas en los documentos contractuales, debern quedar registrados en el
acta para efectos del control y seguimiento de la ejecucin del contrato de interventoria, los siguientes
compromisos:
1. Aprobacin de Estudios y Diseos: Cuando se requiera, la Interventora con base en el cronograma
de entrega establecido por el contratista de obra, aprobar los estudios y diseos dentro del plazo
contractualmente pactado o en su defecto dentro del plazo previsto para la etapa de estudios y diseos
en el contrato de obra. De ser necesario se aprobarn los estudios y diseos por etapas para que el
contratista pueda programar la iniciacin de los trabajos MSE-FR-04.
2. Programa de distribucin del personal: Se establecer entre Interventora y el Gestor Tcnico del
Contrato el compromiso de ajustar el programa de distribucin de recursos de la Interventora acorde
con el programa de obra y flujo de caja y la fecha de entrega para sometimiento a la aprobacin por
parte de la unidad ejecutora.
4.
Campamento, laboratorio, logstica, etc. Se establecern compromisos sobre todos los aspectos
relacionados con este punto.
5.
Revisin y aprobacin del P.A.G.A.: El interventor revisar y aprobar el P.A.G.A dentro de los 3
das calendarios siguientes a la presentacin del mismo por parte del contratista de acuerdo con las
directrices trazadas en el pliego de condiciones de la obra y de los gestores socio-ambientales
designados para el proyecto. En caso de encontrarle observaciones o inconsistencia, el contratista
deber ajustarlas y subsanarlas dentro del trmino previsto para su entrega a la Subdireccin del Medio
Ambiente y Gestin Social (SMA).
6.
Otros. Se determinarn los compromisos que se requieran y que no estn contemplados en los
numerales anteriores, especialmente acerca de los archivos que debe entregar el interventor al INVIAS
El documento original del Acta de reunin tcnica y documentos soportes (Programa de Inversiones,
Programa de Obra, Flujo de Caja, video, etc,) debern ser remitidos por el Interventor a la Unidad Ejecutora
correspondiente para su control y archivo, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la firma de la
misma.
2.4 APROBACION DE ESTUDIOS Y/O DISEOS

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DE
Para efectos de determinar la fecha de iniciacin real de los trabajos y la determinacin de la vigencia de la
garanta de calidad del servicio asociada a los estudios y diseos, contratista de obra e interventor debern
dejar constancia de recibo de la documentacin completa y la fecha a partir de la cual la Interventora
aprob los estudios y diseos, asimismo, dejar constancia de la fecha de entrega y aprobaciones parciales.
En el formato MSE-FR-04 el Interventor, de ser el caso, deber dejar constancia de que la Interventora
recibi, revis y aprob los documentos entregados por el contratista de obra, las especificaciones tcnicas,
calidad, normas y lo contemplado en el Pliego de Condiciones, relacionado con la aprobacin de los estudios
y/o diseos
La Interventora deber entregar el original de los documentos aprobados incluido el original del acta a la
Unidad Ejecutora que los enviar al archivo tcnico del INVIAS; una copia reposar en la obra en custodia
del Ingeniero Residente de Interventora, y otra copia ser entregada a la Direccin Territorial, dentro de los
cinco (5) das hbiles siguientes a su aprobacin.
Lo anterior, es aplicable tambin a los proyectos en los que se adelante la revisin o ajuste a los diseos
existentes.
2.5 DIARIO DE OBRA (BITCORA)
Este registro deber iniciarse el mismo da en que se lleve a cabo la reunin tcnica inicial, el cual
permanecer en la oficina de campo de la interventora, dejando constancia de ello en el primer folio con la
suscripcin por las partes intervinientes. La bitcora deber ser suscrita a diario por los residentes de obra e
interventora y el original deber ser entregado por la interventoria al momento del recibo definitivo de la
misma.

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Para Revisin y Aprobacin

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2. Programa de distribucin del personal

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Programa de Inversiones: El Contratista presentara al interventor un proyecto del Programa de

Plan de inversin del Anticipo: Se analizar, ajustar y justificar en el acta, si se requiere la

9 Personal, Campamento, logstica, sealizacin temporal, vallas, etc. Se establecern compromisos

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2.3.2. Compromisos de la Interventora

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