PROCEDIMIENTO DE EDICIN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E
INFORMTICA - DRAI

CDIGO:
P-3419-602
VERSIN:
01

ELABOR
Jorge Valencia

APROB
Martha Zapata R.

REVIS
Mnica Agudelo B.
Diony Arredondo H.

FECHA
Septiembre 2005

FECHA
Mayo 2006

FECHA
Abril 2006

1. DEFINICIN
Este procedimiento establece los pasos a seguir en la edicin, revisin y
aprobacin de documentos; lo mismo que la actualizacin y el retiro de los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), con el fin de que los
documentos cumplan en todo momento con los parmetros establecidos, estn
siempre vigentes, y sirvan de gua para la ejecucin optima, eficiente y eficaz de
los procedimientos del SGC.
2. CONTENIDO
PASO
01

DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Lder de proceso

DESCRIPCIN
Elaboracin de procedimientos, documentos
e instructivos:

PROCESO
Direccionamiento

Elabora y documenta los procedimientos e

instructivos del proceso a su cargo, de acuerdo
con la NORMA FUNDAMENTAL explicada en la
Gua para la elaboracin de documentos D3419-601 y enva, va correo electrnico, los
documentos resultantes al Representante de la
Direccin.
Revisa los procedimientos, formatos, guas e
instructivos en relacin con su funcionalidad,
viabilidad y pertinencia: discute y actualiza los
posibles cambios con el lder de cada proceso, y
con el Jefe del DRAI cuando sea necesario.

UBICACIN

02

DRAI/
Representante de la
Direccin
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

Pgina 1 de 11

Enva por correo electrnico, los documentos al

Responsable del control de los documentos
(secretaria DRAI), para ser ajustados a la norma
fundamental.

PASO
03

DEPENDENCIA/OFICIO
DESCRIPCIN
Revisa y ajusta los documentos a la NORMA
DRAI/
Responsable del control de FUNDAMENTAL.
los documentos (Secretaria
Enva por correo electrnico los documentos
del DRAI)
ajustados al Representante de la Direccin.
PROCESO
Direccionamiento

04

UBICACIN
DRAI/
Representante de la
Direccin

Hace una revisin final de los documentos y los

enva al Jefe del DRAI para que los apruebe.

PROCESO
Direccionamiento

05

UBICACIN
DRAI/
Jefe del DRAI
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

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Analiza, revisa y aprueba los procedimientos,

formatos, guas e instructivos.

Enva los documentos al responsable del

control de los documentos (secretaria DRAI)
para impresin firmas y archivo.

PASO
06

DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/

Responsable del control de

los documentos (Secretaria
del DRAI)

PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

07

DRAI/
Lder del Proceso
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

Pgina 3 de 11

DESCRIPCIN
Imprime tres copias que son firmadas por el
Lder del proceso, el representante del
Sistema de Gestin de la Calidad y el Jefe
del DRAI.
Archiva los documentos as:
- Una copia en la carpeta del Sistema de
Gestin de la Calidad que permanece en la
secretara del Departamento.
- Una copia en la carpeta del Sistema de
Gestin de la Calidad que conserva el
representante de la Direccin.
- Y la otra copia en la carpeta del proceso
correspondiente ubicada en el escritorio del
Lder del proceso.
Actualiza el listado maestro de documentos o
de registros de acuerdo al tipo de documento
(procedimiento, instructivo, gua o formato)
as:
Actualiza el Listado Maestro de Documentos
F-3419-605, formato digital almacenado en el
PC de la secretaria para procedimientos,
guas o instructivos.
Actualiza el Listado Maestro de Registros F3419-606, formato digital almacenado en el
PC de la secretaria, para formatos.
Enva
por
correo
electrnico,
los
procedimientos o instructivos al lder del
proceso Gestin de Sistemas de Informacin,
quien se encarga de su publicacin en la
pgina Web del DRAI.
Enva los documentos al Representante de la
Direccin para que actualice el respaldo
digital del sistema.
Modificacin a un procedimiento, gua,
instructivo o formato:
En caso de requerirse alguna modificacin a un
procedimiento, gua, instructivo o formato, el lder
del proceso:
Realiza las modificaciones necesarias al
documento.
Actualiza el captulo (Nota de Cambio) y las
respectivas fechas de elaboracin y
aprobacin.
Enva el documento, va correo electrnico,
al Representante de la Direccin para que
analice los cambios propuestos.

PASO
08

DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Representante de la
Direccin

DESCRIPCIN
Revisa los cambios en relacin
funcionalidad, viabilidad y pertinencia:

con

su

Discute los cambios con el Lder de proceso,

y con el Jefe del DRAI cuando sea necesario,
y los enva, va correo electrnico, al Jefe del
DRAI para su aprobacin.

DRAI/
Jefe del DRAI

PROCESO
Direccionamiento

Aprueba los cambios.

Divulga los cambios a todos los interesados
en el Equipo de trabajo por proceso
respectivo.
Divulga los registros modificados que se
diligencian y mantienen de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento para el
Control de los registros.
Enva los documentos al Responsable del
control de los documentos (Secretaria DRAI)
para su impresin, archivo y publicacin.
Procede a la impresin, archivo y publicacin
de los documentos de acuerdo con el paso 6.

PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN
09

UBICACIN

10

DRAI/

Responsable del control de

los documentos (Secretaria
del DRAI)
PROCESO
Direccionamiento

11

UBICACIN
DRAI/
Servidor pblico que
detecte la necesidad
.
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

12

DRAI/
Representante de la
Direccin
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN

Pgina 4 de 11

Cambio en un documento de referencia:

Cuando se presente un cambio en un documento
de referencia y ste afecte el normal desarrollo
de un procedimiento, el servidor pblico que
detecta el cambio en el documento de referencia,
muestra las modificaciones requeridas por el
documento al Representante de la Direccin.
Enva toda la informacin sobre la modificacin
que sufri la documentacin al Representante de
la Direccin, para su revisin.
El Representante de la Direccin solicita, va
correo electrnico, al lder de proceso que
analice los cambios del documento de
referencia, actualice el procedimiento en caso
necesario y divulgue los cambios a todos los
interesados (todos aquellos que participan en el
proceso).

PASO
13

DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Lder del Proceso
PROCESO
Direccionamiento

14

DESCRIPCIN
Analiza y actualiza la documentacin y enva
toda la informacin sobre la modificacin que
sufri la documentacin al Responsable del
control de documentos, para su revisin,
impresin y publicacin.

UBICACIN
Procede a la impresin, archivo y publicacin de
DRAI/
Responsable del control de los documentos de acuerdo con el paso 6.
los documentos (Secretaria
del DRAI)
PROCESO
Direccionamiento
UBICACIN
DRAI/
Representante de la
Direccin
o servidor pblico que
detecte la necesidad.

15

PROCESO
Direccionamiento

16

Retiro de Documentos:
Cuando se detecta la necesidad de retirar un
documento del SGC (Procedimiento, gua,
instructivo, formato u otro), se procede as:

Se debe justificar ante el Comit de Calidad

la necesidad del retiro del documento.
Si el Comit de Calidad aprueba el retiro del
UBICACIN
documento, el comit notifica mediante
correo electrnico por medio escrito la
decisin de retiro al Lder del proceso al cual
pertenece el documento y al Responsable
del control de documentos.
Se va al paso 16 del procedimiento.
Si el Comit de calidad no aprueba el retiro
del documento, ste notifica al responsable
del documento de la decisin tomada y el
documento debe seguir vigente.
Una vez recibe la notificacin del retiro de
DRAI/
Responsable del control de documentos, procede as:
documentos
Se recoge y se destruyen todas las copias
(Secretaria DRAI)
controladas del documento.
Se archiva una copia digital en la carpeta de
PROCESO
documentos obsoletos ubicada en el PC de
Direccionamiento
la secretara del DRAI.
Se actualiza el Listado maestro de
UBICACIN
Documentos F-3419-605 y el Listado
maestro de registros F-3419-606, formatos
digitales almacenado en el PC de la
secretaria.

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PASO
17

DEPENDENCIA/OFICIO
DRAI/
Representante de la
Direccin
o servidor pblico que
detecte la necesidad
PROCESO
Direccionamiento

DESCRIPCIN
Copia controlada de documentos:
Se detecta la necesidad de contar con copia
controlada de un documento del SGC (Manual,
Procedimiento, instructivo, u otro), procede as:

UBICACIN
18

DRAI/
Responsable del Control
de Documentos
(Secretaria DRAI)
PROCESO
Direccionamiento

Se Justifica ante el Jefe del DRAI la

necesidad de la copia controlada del
documento y el formato que usar para ello
con el fin de que se de su aprobacin.

Si se aprueba el uso de copia controlada del

documento del SGC, notifica mediante correo
electrnico la decisin al Representante para el
SGC y procede as:

UBICACIN

Suministra todas las copias controladas

requeridas, en el formato especificado
(Impreso o en medio magntico).
Actualiza el formato Listado de Distribucin
de Documentos F-3419-607 almacenado en
el PC de la secretaria.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No aplica.

4. REGISTROS
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIAR

CDIGO
FORMATO

NOMBRE

D-3419-601

Gua para la
elaboracin de
documentos

Representante de
la Direccin

Listado
maestro de
documentos
Listado
maestro de
registros
Listado de
distribucin de
documentos

Responsable del
control de
documentos
Responsable del
control de
documentos
Responsable del
control de
documentos

F-3419-605

F-3419-606

F-3419-607

LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo fsico/
Archivo Digital
PC de la
secretaria
Archivo Digital
PC de la
secretaria
Archivo Digital
PC de la
secretaria
Archivo Digital,
PC de la
secretaria

5. NOTA DE CAMBIO
No aplica para la primera versin

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CLASIFICACIN

TIEMPO DE
ARCHIVO

DISPOSICIN

No aplica

Indefinido

No aplica

Cdigo

Indefinido

No aplica

Cdigo

Indefinido

No aplica

Por cdigo y orden

de copia

Indefinido

No aplica

6. ANEXOS
Anexo 1:
Anexo 1.1:

Anexo 1.2:
Anexo 1.3:
Anexo 1.4:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Anexo 5:

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Flujogramas.
Flujograma Elaboracin y Aprobacin de Procedimientos e
Instructivos para el SGC.
Cambios en los documentos de referencia
Retiro de Documentos del SGC
Copias Controladas
Documento Gua para la elaboracin de documentos, D-3419-601
Formato Listado maestro de documentos, F-3419-605
Formato Listado maestro de registros, F-3419-606
Listado de distribucin de documentos, F-3419-607

Anexo 1. Flujogramas
Anexo 1.1: Flujograma del procedimiento para el Control de Documentos - Elaboracin y
Aprobacin de Procedimientos, formatos e Instructivos para el SGC.

INICIO
representante de la direccin para
analiza los cambios y los enva al
jefe DRAI para su aprobacin

Se elaboran y documentan todos los procedimientos

formatos e instructivos para el SGC del DRAI de
acuerdo con la Norma Fundamental D-3419-601

El jefe DRAI aprueba los cambios

Divulga a todos los interesados la
modificacin del documento en el
comit de calidad respectivo
Enva al responsable del control de
documentos para impresin, archivo y
publicacin.

El representante de la direccin revisa los documentos

Actualiza los listados maestros de documentos y
registros y enva al responsable del control de
documentos

El jefe del DRAI revisa y aprueba los

procedimientos e instructivos del SGC y enva al
responsable del control de documentos para
impresin, firmas, y archivo

Se procede a su revisin, impresin y

publicacin Segn paso

A
responsable del control de documentos imprime,
hace firmar y archiva los documentos
actualiza los formatos F-3419-605 y F-3419- 606
Enva los documentos al responsable de publicarlos
en la pgina Web del DRAI, y al representante de la
direccin para respaldo
F-3419-605

A
FIN

F-3419-606
Hay que hacer
cambios?

NO
FIN

SI
El lder del proceso hace la modificacin del
documento.
Actualiza el captulo de Nota de Cambio del
documento y las fechas de elaboracin y
aprobacin.
Enva la representante de la direccin para
analice los cambios

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Anexo 1.2: Flujograma del procedimiento para el Control de Documentos - Cambios en los
documentos de referencia
INICIO

Se presenta un cambio
en un documento de
referencia.

Quien detecte la necesidad,

muestra
los
cambios
al
representante del SGC.

al representante del SGC

solicita al lder del proceso que
analice y aplique los cambios.

El lder del proceso revisa los cambios y

los divulga a los interesados.

Enva toda la informacin sobre la

modificacin
que
sufri
el
documento al Responsable del
control de documentos, para su
revisin y publicacin.

FIN

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Anexo 1.3: Flujograma del procedimiento para el Control de Documentos - Retiro de

Documentos del SGC

INICIO
Se detecta la necesidad de retirar un
documento del SGC (Procedimiento,
instructivo, formato, u otro).

Se debe justificar ante el Comit de

Calidad la necesidad del retiro del
documento.

Se aprob el
retiro?

NO

El comit notifica al responsable del

documento de la decisin tomada y el
documento debe seguir vigente.

SI
Se recoge y destruyen todas las copias controladas del
documento . Se archiva una copia digital en la carpeta de
documentos obsoletos ubicada en el PC de la

secretara del DRAI

Se actualiza los listados maestros de Documentos y

de registros F-3419-605 F-3419-606, formatos digitales
almacenado en el PC de la secretaria.
F-3419-605
F-3419-606

FIN

Anexo 1.4: Flujograma del procedimiento para el Control de Documentos - Copias Controladas
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INICIO

Se detecta la necesidad de contar

con copia controlada de un
documento del SGC (Manual,
Procedimiento, instructivo, u otro).

Se Justifica ante el Jefe del DRAI

la necesidad de la copia
controlada del documento y el
formato que usar para ello con el
fin que se de su aprobacin.

Se aprob la
copia
controlada?

NO
Fin

SI
Notifica la decisin al
representante del SGC.

Suministra todas las

copias
controladas
requeridas.

Aplica el sello de
Copia Controlada.
F-3419-607

Registra
cada
copia
controlada en el Listado de
distribucin de documentos .

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