Planeacin de requerimientos

de materiales. Planeacin y control de la

produccin zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFED

Introduccin zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el ciclo
Contable. Esto dificulta al contador el fcil clculo del costo de las mercancas vendidas y el costo de las
Mercancas disponibles. Existen varios mtodos que ayudan al contador a determinar el costo del
inventario. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma*de medir la utilidad neta del
perodo
Econmico y el que sea ms conveniente a los efectos fiscales. Existen dos buenos sistemas para calcular
los inventarios, el sistema peridico y el sistema permanente. En el Sistema peridico, cada vez que se
hace una venta slo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningn asiento para acreditar la
cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercanca que ha sido vendida. Por lo tanto, el
inventario slo puede determinarse a travs de un conteo o verificacin fsica de la mercanca existente al
cierre del perodo econmico. Cuando los inventarios de mercancas se determinan slo mediante el
chequeo fsico a intervalos especficos, se dice que es un inventario peridico. Este sistema de inventario es
el ms apropiado para las empresas que venden gran variedad de artculos con alto volumen de ventas, y
un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreteras, zapateras, perfumeras, etc.
El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del peridico, utiliza registros para reflejar
Continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un nmero relativamente pequeo de
Productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computacin, vehculos, equipos de
Oficina y del hogar, etc., son los ms inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.

Los m otivos del MRP

(Material Requerimientos Planning) es el sistema de planeacin de compras y manufactura ms utilizado
En la actualidad. Lo ms probable es que su empresa lo utilice para generar sus rdenes de compra o sus
rdenes de trabajo. Posiblemente sus proveedores lo utilizan para planear la fabricacin de sus pedidos.
Todos los casos. Como toda tendencia en manufactura, sus promotores aseguran que es el mejor sistema y
que Le traer ventajas enormes de operacin y eficiencia si su empresa lo adopta. El objetivo de este
artculo es Presentar una breve y objetiva descripcin de lo que s hace y lo que no hace el MRP. Como
veremos ms Adelante, el MRP hace una contribucin muy valiosa a los sistemas de control de produccin.
Sin embargo. Tiene serias fallas implcitas en su lgica que lo hacen no deseable para algunos ambientes
de manufactura. Si Le preguntamos a los usuarios y especialistas en sistemas sobre cul es la principal
aportacin de MRP la Respuesta, sin temor a equivocarme, sera la simplicidad de su algoritmo y la
estructura lgica que facilita su Administracin. Sin embargo, aunque esa s es su principal ventaja, no es
su principal aportacin a los sistemas de Manufactura. El concepto detrs del M R P es su gran aportacin:
Separar la demanda dependiente de la Independiente, es decir, planear la produccin de la demanda
dependiente slo en la medida en que sta se Ligue con la satisfaccin de la demanda independiente.
Dentro de este juego de palabras el MRP reconoce que Existe demanda independiente (se origina fuera
del sistema y no se puede controlar su variabilidad) y Dependiente (demanda de los componentes que
ensamblan los productos finales) y, sobre todo, enfatiza en la Relacin entre a m b a s para tratar de reducir
los inventarios propios de sistemas como el punto de reorden. As, el MRP es un sistema denominado
push, ya que su mecnica bsica define programas de produccin (o Compras) que deben ser empujados
en la lnea de produccin (o al proveedor) en base a la demanda de Productos terminados.

Funcionalidades bsicas del MRP

Como se mencion anteriormente, la lgica del M R P es simple, aunque su complejidad est en La cantidad
de artculos a administrar y los niveles de explosin de materiales con que se cuente. El M R P Trabaja en
base a dos parmetros bsicos del control de produccin: tiempos y Cantidades. El sistema debe de ser
capaz de calcular las cantidades a fabricar de productos terminados, de los Componentes necesarios y de
las materias primas a comprar para poder satisfacer la demanda independiente. A d e m s , al hacer esto

debe considerar cundo deben iniciar los procesos para cada articulo con el fin de Entregar la cantidad
fecha comprometida. Para obtener programas de produccin y Compras en trminos de
completa en lazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
tiempos y cantidades,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
el MRP realiza c i n c o f u n c i o n e s bsicas:
.
2.
3.
4.
5.

Clculo de requerimientos netos

Definicin de t a m a o de lote
D e s f a s e en el tiempo
Explosin de materiales
Iteracin

A continuacin s e d e s c r i b e brevemente en qu c o n s i s t e c a d a funcin:

zyxwvutsrq

1. Clculo de requerimientos netos: El M R P considera los requerimientos brutos, obtenidos el Plan

Maestro De Produccin (MPS por sus siglas en ingls) para los productos terminados, y los requerimientos
obtenidos de Una corrida previa de MRP para los componentes. A ellos les esta el inventario disponible y
cualquier trabajo en Proceso actualmente en piso. As, el resultado es lo que realmente el sistema requiere
producir y/o comprar Para satisfacer la demanda en el tiempo requerido. Un elemento muy comn utilizado
al momento de obtener L o s requerimientos netos: es el considerar un inventario de seguridad para
protegerse contra la variabilidad en la Demanda independiente, la cual no es controlable. Aunque puede
parecer simple, las implicaciones son Grandes, pues se est fabricando algo que realmente no se sabe si
se va a utilizar o no. En s, lo que se fiace Es engaar al sistema con una demanda adicional inexistente
para mantener dicho inventario de seguridad. Aunque esto suena lgico y est incluido en cualquier sistema
MRP, rompe con el fundamento de la Metodologa al involucrar Elementos estadsticos y de inventarios en
un sistema que pretende ser libre de ellos.
2. Definicin de t a m a o de lote: El objetivo de esta funcin es agrupar los requerimientos netos en lotes
Econmicamente eficientes para la planta o el proveedor. Algunas de las reglas y algoritmos que se utilizan
para
'
Definir lotes s o n :
a. /.ofe p o r / o f e : cada requerimiento neto es un lote.
b. Periodo de orden fijo (fixed arder period-FOP):
agrupa los requerimientos de un periodo fijo
(Hay que definir dicho periodo).
c. Cantidad fija: utiliza EOQ o alguna variacin del modelo para calcular un lote ptimo y ajusfar los
Requerimientos netos a dicho lote.
d. Otros: Algunos mtodos son el Wagner-Whitin sin embargo no es nuestro objetivo explicarlos.
3. D e s f a s e en el tiempo: Consiste en desfasar los requerimientos partiendo de su fecha de entrega,
utilizando
leadtimes
fijos para determinar su fecha de inicio. Como veremos ms adelante, este es uno de los
problemas
de fondo del MRP y que pone en duda la universalidad profesada por sus precursores.
4. Explosin de materiales: Es la parte estructural del MRP que ejecuta su concepto fundamental: ligar la
Demanda dependiente con la independiente. Esto lo hace por medio de la lista de materiales de cada
producto
Terminado, por medio de la cual todos los componentes de un artculo se relacionan en un orden lgico de
Ensamble para formar un producto terminado. As, cada requerimiento neto de un artculo de alto nivel
genera
Requerimientos brutos para componentes de ms bajo nivel.
5. Iteracin: Consiste en repetir los cuatro primeros pasos para cada nivel de la lista de materiales hasta
Obtener los requerimientos de cada articulo y componente. Al ejecutar el algoritmo, es decir, las cinco
Funcionalidades descritas, el M R P genera tres tipos de documentos de salida o outputs:
rdenes p l a n e a d a s : Son las rdenes de trabajo o de compras obtenidas a partir de los clculos del MRP.
Normalmente, una orden incluir componentes de varios pedidos o requerimientos, correspondientes a
varios clientes.

Noticias de c a m b i o :zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Indican cambios en las especificaciones de trabajos existentes, ya sea en cantidad o
tiempo.

Noticias de excepcin: Indican cuando hay requerimientos que no se pueden cumplir, pues necesitaban
haberse iniciado a procesar en el pasado. El planeador de produccin debe tomar decisiones sobre estos
Requerimientos con el objetivo de expeditarlos o negociar las fechas compromiso con el cliente. Lo descrito
en esta seccin es un breve resumen de lo que s hace el M R P . A u n q u e puede haber funcionalidades
adicionales, el concepto bsico y la lgica del sistema se basan en estas cinco funcionalidades y los tres zyxwvutsrqpon
outputs descritos. A continuacin se describe lo que no hace el MRP, es decir, sus principales problemas. zyxwvutsrqponmlkj

Los problemas del MRP

Las deficiencias del M R P pueden crear la toma de decisiones errnea de manera sistemtica, creando un
ambiente de produccin con altos inventarios fuera de control y un backlog extenso, ocasionando entregas
tarde y conflictos en el control de piso. Ahora bien, esto no necesariamente sucede en todos los ambientes
ni en todos los sistemas de manufactura, sino slo en aqullos en los que se presentan las circunstancias
que no Considera el M R P . Por lo tanto, es necesario conocer y entender en qu consisten los problemas y
cmo se pueden identificar. El modelo bsico sobre el cual est definido el algoritmo del MRP es el de una
lnea de ensamble con leadtimes fijos. Este gran supuesto conlleva tres grandes problemas:
1. C a p a c i d a d infinita: los leadtimes fijos considerados no se ven afectados por la carga actual de la lnea
de Produccin, por lo que el M R P asume que no hay restriccin de capacidad. En otras palabras, el MRP
considera que se cuenta con una capacidad infinita de produccin. En la actualidad existen mdulos que
trabajan en conjunto con el MRP para tratar de atacar este A m b o s mdulos buscan identificar problemas de
capacidad y ofrecer alternativas de solucin (retrasar o expeditar). Sin embargo, ambos procesos se corren
una vez que los pedidos han sido capturados y que el back Log existe, es decir, no eliminan el problema
desde su raz y por lo tanto no ofrecen una solucin sistemtica.
2. L a r g o s leadtimes p l a n e a d o s : El supuesto de leadtimes fijos, adems de asumir capacidad finita, asume
Tambin leadtimes constantes. Sin embargo, en la mayora de los sistemas de manufactura esto no es
cierto. Al contrario, los leadtimes son variables y presentan un comportamiento estocstico que en muchas
ocasiones se puede caracterizar por medio de una variable aleatoria, es decir, se le puede estimar una
media, una varianza y una distribucin de probabilidad. Sin embargo, el MRP no est diseado, por obvias
razones de cmputo, para trabajar con variables aleatorias, sino con nmeros fijos. Como consecuencia, los
planeadores normalmente asignan leadtimes ms largos para "cubrirse" contra cualquier retraso. Esta
decisin ocasiona incremento en los niveles de inventario, pues una de las reglas bsicas de manufactura
es que a mayor leadtime, mayor inventario de seguridad. A d e m s , al incrementar el leadtime se incrementa
el inventario en proceso y se saturan los centros productivos, por lo que la capacidad de responder
rpidamente a la demanda se pierde (en otras palabras, se inducen tiempos de ciclo mayores).
3. N e r v i o s i s m o en el s i s t e m a : Dada la estructura del algoritmo del M R P , es fcil inducir cambios drsticos
con
Variaciones muy pequeas en los requerimientos brutos. Por ejemplo, dada una corrida factible del M R P , si
se
Modifica levemente la d e m a n d a , puede obtenerse un plan no factible. Este problema comnmente se
resuelve utilizando periodos congelados de planeacin.
Conclusiones
A lo largo de este artculo se ha tratado de describir de manera objetiva las funcionalidades del M R P y sus
Problemas de fondo. Por lo tanto, al evaluar si el M R P es lo mejor para la planeacin y control de su
sistema de
Manufactura, considere lo siguiente:
El p r o c e s o de produccin s e a s e m e j a a una lnea de e n s a m b l e ? En la medida que cada componente
provenga de un proceso de produccin con considerable variabilidad, el modelo del M R P no ser el m s
recomendable.

 C m o s e comporta la d e m a n d a de los artculos a a d m i n i s t r a r ?zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPO

El M R P , dados los problemas
descritos, se aplica mejor a artculos con alto movimiento, alta frecuencia y baja variabilidad. Sin embargo,
esta no es un condicin suficiente, sino ms bien una condicin necesaria para que el MRP funcione
adecuadamente.
C m o s e comportan los leadtimes de los p r o c e s o s productivos y de los p r o v e e d o r e s ? Esta es una
pregunta que muy pocas empresas pueden contestar. Es raro encontrar un gerente de logstica, produccin
o abastecimientos que lleve un control estricto de los leadtimes de produccin y de sus proveedores. Esto
es desconcertante, pues como hemos visto, un leadtime controlado tiene implicaciones importantes en los
inventarios y en la rapidez del sistema para reaccionar. As que comience hoy a medir los leadtimes y
verifique qu tan constantes y fijos son. Probablemente se llevar una sorpresa y entender por qu su
MRP no ha estado funcionando como esperab^.
La c a p a c i d a d instalada e s suficiente para atender la d e m a n d a ? El MRP trabajar de manera adecuada
y sin problemas siempre y cuando la capacidad instalada en su proceso restriccin sea considerablemente
mayor a la demanda que atiende. De lo contrario, se rompe el supuesto bsico de capacidad infinita y los
planes provenientes de un MRP difcilmente sern factibles en la realidad. As que si su empresa est por
implementar el MRP o ha operado con l por un tiempo y no ha tenido los resultados esperados, evale una
vez ms si es lo que su sistema de manufactura necesita para cumplir con las necesidades actuales del
mercado. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ADMINISTRA CIN DE MA TERIALES

INTRODUCCIN A L A ADMINISTRACIN DE M A T E R I A L E S .
T e m a 1) Definicin de Administracin de Materiales
Podemos definir a la Administracin de Materiales como un conjunto de tcnicas que nos permite
controlar el flujo de materiales en la organizacin desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los
productos terminados a los clientes.
2) Materiales o Inventarios
Cuando nos referimos a "materiales" estamos hablando de los siguientes
Productos:
1) Aquellos que la organizacin adquiere para ser procesados o transformados en el proceso productivo, es
decir las materias primas.
2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y
3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la planta de
produccin o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente (productos en
proceso). De igual forma en el rubro de "materiales" se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el
mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones as como al conjunto de suministros que se utilizan
para realizar los trabajos de orden administrativo. En este curso utilizaremos como sinnimo d materiales
el termino inventarios. Normalmente l o s m a t e r i a l e s o i n v e n t a r i o s estn separados fsicamente en
diversos almacenes, a saber: Almacn de Materia Prima, Almacn de Productos Terminados, y Almacn de
Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a los "materiales" anteriormente. En algunas empresas
existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados segn las necesidades de la
organizacin.
E x i s t e n d o s tipos e s p e c i a l e s de inventarios que s o n :
1) Los inventarios de distribucin, son productos terminados que la organizacin mantiene en almacenes
especiales, fuera de su planta de produccin, para facilitar su colocacin en el consumidor final.
2) Inventarios en consignacin, que son cantidades de productos terminados, que estn en poder de un
tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa duea del
inventario la cantidad que vende del producto.
Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de los
productos que la e m p r e s a p o s e e en d i v e r s a s o c a s i o n e s .

Este curso esta enfocado hacia la "Administracin de Inventarios", ya que no contempla algunos temas
como por ejemplo, la Distribucin Fsica que deben estudiarse en la "Administracin de Materiales". zyxwvutsrqponmlkjihg
Notas:
1) En la practica y en muchas publicaciones en espaol, un termino que se utiliza para referirse a los
inventarios es "Stock", a pesar de su origen ingles.
2) Dos trminos equivalentes para el vocablo "producto(s)" que utilizaremos en este curso sern: 'tem(s)" y
"rengln(es)"
3) Problemtica de los Inventarios.
Segn su naturaleza o tipo, las empresas poseern en diversas proporciones los tipos de inventario antes
sealados. Por ejemplo, una empresa f a b r i c a n t e de cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su
inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones en su almacn de
repuestos. O empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 tems en su almacn de materia
prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacn de productos terminados. Una empresa
dedicada tan solo a la distribucin puede poseer miles de tems en su almacn de distribucin y miles de
renglones en su almacn de repuestos y suministros. Es evidente que la tenencia de estos inventarios
acarrea costos a la organizacin ( c o s t o s de tenencia) v e a m o s :
a) Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacn).
El almacn genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc.
b) El manejo de los materiales se efecta con equipos especializados tales como: carretillas, montacargas,
gras, etc.
c) Es necesario contar con personal que se dedique nicamente a las labores inherentes del almacn:
despacho y traslado de los productos, recepcin de proveedores, etc.
d) Las organizaciones normalmente toman plizas de seguros para asegurar las mercancas
incendio, robo, terremotos, etc.

contra

e) Existen perdidas por productos que se daan, hurtos y obsolescencia.

f) En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la empresa deja
de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener
ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses. Por otra parte, la carencia de
inventarios, en un momento determinado puede tener como c o n s e c u e n c i a c o s t o s d e r i v a d o s de:
a) Prdida de ventas por inexistencia de productos terminados.
b) Prdida de clientes e imagen en el mercado por la razn anterior.
c) Prdidas ocasionadas por paradas de produccin motivada a carencia de materias primas.
d) Prdidas de lotes de produccin por carencia de otro tem necesario para su fabricacin.
e) Perdidas de produccin en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto los
excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los costos
de tenencia
mencionados previamente y las deficiencias de inventario, tambin conocidas como stock-out, atentan
contra un objetivo bsico de la organizacin como lo es la maximizacin de las ganancias y puede
convertirse en un grave problema financiero para la empresa
4) Objetivos de la Administracin de Inventarios.
Dada la problemtica que se presento anteriormente la Administracin de Inventarios tiene como meta
conciliar o equilibrar los siguientes -potencialmente en conflicto- objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de c o m p r a y produccin.
Minimizar la inversin en inventarios.

T e m a 2 FILOSOFA P A R A L A A D M I N I S T R A C I N D E I N V E N T A R I O S .
1) Introduccin. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Anteriormente sealbamos que la Administracin de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los
siguientes objetivos:
a) Maximizar el servicio al cliente.
b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin.
c) Minimizar la inversin en inventarios.
Tambin sealbamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en conflicto. Un ejemplo de este
conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente: Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es
decir satisfacer todos sus^
Requerimientos de productos, es incrementar el tamao de los inventarios de productos terminados. Aqu
puede observarse que se consigue el objetivo " a "
Pero no s e s a t i s f a c e el objetivo " c " . No obstante existen m a n e r a s , p r o b a d a s en la industria, de
equilibrar
D i c h o s objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofa siguiente.
2) Filosofa para la Administracin de Inventarios.
Como filosofa de trabajo para la administracin de inventarios tendremos: L o s inventarios s o n activos
muy c o s t o s o s que pueden s e r r e e m p l a z a d o s c o n un activo m e n o s c o s t o s o llamado informacin.
Para h a c e r esto la informacin debe s e r
exacta, confiable, c o n s i s t e n t e y debe estar disponible a
3) Cul e s el significado prctico de esta Filosofa? Reemplazar " i n v e n t a r i o s " c o n "informacin"
significa efectuar un uso intensivo, pero adecuado de los sistemas de informacin para resolver la
problemtica que confrontan las organizaciones en 'el manejo de los inventarios. Se trata,
fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros
referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los productos, de manera tal de obtener informacin que
permita, entre otras cosas:
a) Comprar los tems slo cuando se requieran.
b) Adquirir solo las c a n t i d a d e s de productos n e c e s a r i a s .
Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clsicas de la administracin de inventarios
como lo son: Cunto c o m p r a r ? y C u n d o c o m p r a r ?
De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a los tems en inventario
tambin podemos:
a) Efectuar pronsticos acertados de ventas y por ende producir solo las cantidades necesarias y en la
oportunidad que estas se requieran.
b) Clasificar los productos segn su importancia.
c) Evaluar permanentemente a los proveedores. Todo lo anteriormente sealado es posible ya que los
sistemas de informacin
Integrados, que en la actualidad utilizan la mayora de las organizaciones, cuentan con la capacidad de
efectuar el procesamiento de los datos, relativos a los productos, y as mediante la aplicacin de modelos
matemticos, bien sea Propios de la administracin de inventarios o de modelos genricos, proveer la
informacin para la toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos que se plantearon en la
introduccin de este documento. Como ejemplos de los modelos matemticos que estn disponibles para
ser utilizados en los sistemas de informacin, podramos sealar:
a) Un modelo de pronsticos utilizando el mtodo de los mnimos cuadrados
(Modelo matemtico general)

b) El calculo de el lote econmico de compras, que es un modelo utilizado especficamente en la

administracin de inventarios (el cual estudiaremos posteriormente) Por ultimo podemos mencionar que por
medio del uso de los sistemas de
Informacin es posible, en cualquier momento dado, poseer la informacin actualizada sobre: zyxwvutsrqponmlkjihgfedcb

T r a n s a c c i o n e s de Inventario
V e a m o s a l g u n o s e j e m p l o s para el c a s o de cualquier tem del almacn de materia prima
a) Que cantidades de producto se poseen y donde estn ubicados (Existencia)
b) Cuales tems y en que cantidad estn pedidos a los proveedores y en que fechas arribaran a la empresa.
(Pedido)
c) Cuales y que cantidades de productos sern utilizados y para que sern utilizados (Comprometido)
d) Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros clientes. (Vendido)
Tema 3 T R A N S A C C I O N E S Y R E G I S T R O S D E INVENTARIOS
1) Introduccin.
En la clase anterior hablamos de reemplazar "inventarios" con "informacin", decamos que se trata de
instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc.
de los productos, de manera tal de obtener informacin que permita, entre otras cosas;
a) Comprar los Items cuando se requieran.
b) Adquirir slo las c a n t i d a d e s de productos n e c e s a r i a s . En la presente clase estudiaremos con detalle las
transacciones y registros de inventarios, con la finalidad de entender el impacto que ellos tienen en la
consecucin de una adecuada respuesta a los objetivos arriba planteados.
2) T r a n s a c c i o n e s de Inventarios.
Podemos definir las t r a n s a c c i o n e s de inventarios como aquellas operaciones o movimientos que
incrementan o disminuyen la existencia de un producto en almacn. La figura 1 presenta algunas de estas
transacciones
Figura 1. Transacciones de Inventario
EXISTENCIA COMPRAS DEVOLUCIONES A J U S T E S VENTAS APRODUCCIN COMPROMETIDO
TRANSFERENCIAS
V e a m o s algunos ejemplos para el caso de cualquier tem del almacn de materia prima.
f) En un momento dado existe en almacn una cantidad QO del producto.
g) Ocurre un envo o salida del tem hacia el rea de produccin de q
Unidades (con el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir que ahora estn en almacn
Q1=Q0-qa

h) Ingresan al almacn q
Unidades del producto, motivado a la recepcin de una orden de compras. Entonces ahorazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZ
hay: Q2=Q1+q
bunidades.
i) S e realiza el envo de qc unidades al proveedor, las cuales son devueltas ya que resultaron defectuosas.
Ahora en almacn permanecen Q3=Q2-qc unidades.
j) Se reciben q
Unidades del producto por una transferencia realizada desde otro almacn de la empresa. Esto quiere decir
que la existencia en almacn es de Q
4=:Q3+q d unidades. Como puede observarse, la realizacin de las diversas transacciones afecta el nivel de
existencia del producto, haciendo que esta aumente o disminuye segn sea clase de operacin que se
efecte. Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de organizacin, se genera en
su sistema de informacin un documento (fsico o Electrnico) en cada oportunidad que se realiza una
transaccin de inventario, de forma tal de dejarla registrada o documentada. Estos documentos son parte
de lo que denominaremos registros de inventarios.
2) R e g i s t r o s de Inventarios. Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos
documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones. Tambin debemos incluir
en esta categora a los documentos fsicos o electrnicos que reflejan las c a n t i d a d e s de productos que
la e m p r e s a tiene disponible, comprometido, ordenado o en p r o c e s o . En un sistema de informacin los
ltimos parmetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo maestro de
inventario. En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la informacin crtica sobre
un producto determinado. Algunos de los datos o parmetros que tpicos de este archivo maestro son:
a) Cdigo del producto.
b) Descripcin del producto.
c) Unidad de medida del producto.
d) Cantidad en existencia.
e) Cantidad comprometida.
*
f) Poltica de notificacin. (*)
g) Tamao del lote (*)
h) Nivel de reorden (*)
i) Proveedor habitual,
j) Stock de reserva. (*)
k) Clasificacin A B C , (*)
I) Cantidad ordenada, entre otros datos
Nota: (*) Estos parmetros sern estudiados posteriormente.
3) T r a n s a c c i o n e s y R e g i s t r o s : E l problema de la c o n c o r d a n c i a .
Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transaccin de inventario genera un
documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro que contiene un parmetro fundamental como
lo es la cantidad en existencia de un producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento fsico
del Producto conlleva la realizacin de un movimiento lgico en el s i s t e m a . Es necesario que todos los
movimientos fsicos activen dichos movimientos lgicos en el sistema y ms aun que estos reflejen
cabalmente lo ocurrido en el movimiento fsico o transaccin. Si esto no ocurre entonces los parmetros
crticos del sistema, y especialmente el Valor de la existencia, no reflejarn la realidad fsica del producto.
Esto trae c o m o consecuencia que la informacin para la toma de decisiones este errada y por ende las
decisiones que se realicen sobre el producto. En otras palabras es necesario que exista una c o n c o r d a n c i a
total entre la transaccin fsica y el registro que esta genere. Veamos dos casos que ilustren lo
anteriormente planteado. S u p o n g a m o s el caso de un tem de materia prima, del cual el archivo maestro de
Inventario (registro) seale que su existencia es de 1500 unidades. Supongamos tambin que:
1) Cada vez que se compra el producto se compran 500 unidades (Lote de compras)
2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor, una orden de compra cuando el nivel de la existencia del
producto es igual
Caso 1
Digamos que en el almacn se recibe un pedido del producto, es decir la recepcin de una orden de
compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepcin efectiva de las 500 unidades, e s decir la

transaccin,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
pero cuando se realiza el registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un
error humano, transcribe que se recibieron slo 50 unidades. Que suceder?
Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicar que hay en existencia 1550 unidades (1500+50)
del producto, cuando fsicamente en el almacn hay 2000 unidades (1500+500). Podemos observar,
entonces, que la empresa, y mas
Especficamente el gerente de inventario, tomar las prximas decisiones referentes al rengln,
considerando que hay en existencia 1550 unidades del producto (lo que le indica el sistema), cuando en
realidad se tienen 2000
Unidades, es decir habr 450 u n i d a d e s (2000-1550) que no s o n v i s i b l e s para los efectos de toma de
decisiones.
De aqu adelante, el valor de la existencia que seale el maestro de inventario nunca tendr concordancia
con la cantidad que fsicamente existe en el almacn. Veamos: Supongamos que se realizan tres
transacciones de salida: una de 200 unidades, otra de 300 unidades y otra de 400 unidades. Se realizan
tambin, correctamente, los distintos registros. Las cantidades en existencia que reflejara el maestro de
inventarios
Al efectuar los tres registros, el sistema reflejar que hay en existencia 650 unidades, cuando en realidad
existen 1100 unidades (650+450 no visible). Adicionalmente, al realizarse el ltimo registro, el sistema
alertar que el nivel de la existencia est por debajo del nivel de reorden (800 unidades) y por lo tanto se
proceder a colocar una orden de compra por 500 unidades (lote de compras).
C o m o p o d e m o s o b s e r v a r NO era n e c e s a r i o c o l o c a r e s t a orden de c o m p r a s y a que en realidad
existen 1100 u n i d a d e s ya que las rdenes de compra deben colocarse cuando la existencia del producto
es igual o menor a 800 unidades. Esto causa, por lo tanto, que se generan una serie de costos
innecesarios para la organizacin.
Caso 2
'
Suponga en el almacn se recibe un pedido del producto, es decir la recepcin de una orden de compra,
por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepcin efectiva de las 500 unidades, es decir la
transaccin, pero al efectuar el registro del ingreso en el sistema, el operador, por un descuido, realiza
tal registro dos veces. Es decir efecta un primer registro por 500 unidades y luego un segundo registro por
500 unidades ms. Que suceder? En este caso, el sistema, en el archivo maestro, indicar que hay una
existencia de 2500 unidades del producto (1500+500+500), cuando fsicamente en el almacn slo hay
2000 unidades (1500+500). El gerente de inventario, tomar las prximas decisiones referentes al rengln
considerando que hay en existencia 2500 unidades del producto (lo que le indica el sistema), cuando en
realidad posee 2000 unidades, es decir habr 500 u n i d a d e s (2500-2000) que a p a r e c e n adicionalmente
para los efectos de toma de d e c i s i o n e s .
De aqu adelante el valor de la existencia que seale el maestro de inventario nunca tendr concordancia
con la cantidad que fsicamente existe en el almacn. Veamos: S u p o n g a m o s que se realizan cuatro
transacciones de salida: una de 400 unidades, otra de 300 unidades, otra de 400 unidades y la ultima por
300. Se realizan tambin, correctamente, los distintos registros. La cantidad en existencia que reflejara el
maestro de inventarioszyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
{M\) ser: Al terminar de efectuar los cuatro registros, el sistema reflejara que hay
en existencia 1100, cuando en realidad slo existen 600 unidades (1100-500 unidades "adicionales"). Al
ocurrir el ltimo registro el sistema NO alertar que el nivel de la existencia est por debajo del nivel de
reorden (800 unidades) por lo tanto NO s e tomar Ninguna decisin sobre colocar una orden de compra.
Como podemos observar este es el caso contrario al analizado anteriormente, ya que E S n e c e s a r i o
colocar una orden de compra porque en el almacn en Realidad slo hay 600 u n i d a d e s y el punto (nivel)
de reorden es de 800 unidades. Esta situacin, es decir la presencia en los registros del sistema de
informacin de una cantidad de unidades que efectivamente no existen (500 unidades) Desencadenar
efectos indeseables en el rea de manufactura. El gerente o planificador de produccin tomar decisiones
de programar la fabricacin de lotes de productos, del cual este rengln sea componente, en el entendido
que existen 1100 unidades. As, por ejemplo, si un cliente efecta al departamento de ventas el pedido de
un Producto que requiere digamos de 1000 unidades del rengln en cuestin, el gerente de produccin
comunicar al departamento de ventas que si se puede cumplir con este pedido, quien a su vez informar al
cliente que puede contar con

la cantidad de producto solicitado,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

c u a n d o en realidad esto no e s posible. Por supuesto esto traer
como consecuencia que la organizacin, cuando detecte la deficiencia del tem, deba contactar al proveedor
del producto y colocar con carcter de urgencia una orden de compras, as como dar explicaciones al
cliente sobre el retardo para entregar su pedido (Si es que el cliente no cancela la orden) Lo dos casos
anteriormente sealados muestran de manera grfica slo algunos problemas que se presentan cuando
no existe concordancia entre las transacciones de inventario y sus registros. No obstante pueden inferirse la
naturaleza y efectos de los problemas que afrontar la organizacin cuando esta situacin se presenta
frecuentemente.

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