Plantillas Project

Management
Mejora tu gestin
de proyectos con
la seleccin ms
completa

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Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

NDICE
Plantillas Project Management. Mejora tu gestin
de proyectos con la seleccin ms completa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1. Planificacin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Ejecucin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Finalizacin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4. Conseguir las mejores plantillas de project management. . . . . . . . . 9

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ms completa
La labor del Director de Proyecto es bastante compleja de por
s y, por eso, en muchas ocasiones merece la pena contar con
el apoyo de una plantilla que
recuerde los puntos clave a tratar de cada rea, facilite el seguimiento y ayude a establecer
prioridades.
El ciclo de vida del proyecto al
completo puede beneficiarse
de una gestin complementada por el uso de plantillas para
el project management. Su incorporacin a los mtodos de
trabajo del Jefe de Proyecto minimiza la aparicin de errores
y ayuda a aprovechar oportunidades, adems de agilizar la
complecin de tareas rutinarias
que, de otra forma, restaran un
tiempo precioso que es mejor
dedicar a cuestiones de mayor
relevancia.
Es importante destacar que no
hay plantillas buenas y universales para cualquier proyecto.
Es necesario que cada organizacin o project manager elabore sus propias plantillas y las
adapte a cada proyecto, entorno y situacin.

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1. Planificacin de proyecto
Junto con la iniciacin, la etapa de planificacin de un proyecto es una de las que mayor impacto causan en los
resultados finales. Para aumentar las posibilidades de xito puede resultar interesante apoyarse en las siguientes siete plantillas que ayudan a mejorar la gestin:

Plan de proyecto: la plantilla elegida deber permitir identificar la estructura de desglose del trabajo,
esfuerzo y recursos necesarios para el proyecto.
Plan de recursos: esta herramienta se emplear para programar los recursos necesarios para completar el proyecto, ayudando a determinar cundo y para qu actividades se necesitan personas, equipos
y materiales.
Plan financiero: la identificacin de la inversin financiera requerida para un proyecto puede ser un
reto. Mediante el uso de este tipo de plantilla de planificacin de proyectos, se busca enumerar todos
los gastos previstos incluyendo mano de obra, equipos, materiales, administracin y otros. Una herramienta indispensable para poder programar los gastos e identificar el coste total del proyecto por
actividad.
Plan de calidad: es difcil medir la calidad pero siempre se puede lograr una mejora si s cuenta con una
plantilla que permita llevar a cabo una buena planificacin en este rea, determinando objetivos de
calidad, normas de calidad y criterios de evaluacin.
Plan de riesgos: la identificacin de los riesgos potenciales temprana dentro de un proyecto es fundamental para lograr el xito. La plantilla de la planificacin de riesgos del proyecto se usa para describir
en profundidad cmo identificar y cuantificar los riesgos, tras haber evaluado la probabilidad, impacto
y prioridad de cada uno de ellos. Las ms completas dejan espacio para recoger tambin las acciones
preventivas y contingentes necesarias para reducir la probabilidad de que ocurra el riesgo.
Plan de comunicaciones: los errores en la comunicacin son una de las razones ms comunes para
el fracaso de proyectos. Para evitarlos y comunicarse correctamente, es necesario entregar el mensaje
idneo a la audiencia adecuada y en el momento preciso. Una plantilla de project management debe
enumerar las partes interesadas a efectos de comunicacin, identificar sus necesidades de informacin y crear una programacin completa para la entrega de informacin del proyecto a cada uno en el
momento oportuno.
Plan de abastecimiento: una plantilla en este mbito busca enumerar los requisitos han que han de
quedar sujetos proveedores y productos externos, el motivo de la contratacin de sus servicios /productos y los detalles ms significativos del plan de adquisicin.

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2. Ejecucin de proyecto
Es en la fase de ejecucin del proyecto
donde la gestin ha de emplearse a fondo
para controlar el progreso de las actividades, verificar la calidad de los entregables,
asegurar la buena comunicacin entre las
partes y monitorizar todos los trabajos que
se estn llevando a cabo, para evitar que
excedan en plazo o presupuesto.
Incluso el mejor project manager sera incapaz de llevar a cabo esta labor sin la ayuda de buenas plantillas que le guen en su
labor, facilitando una actuacin sistemtica y en la que no queda lugar para errores.
Las que resultan indispensables para la
mayora de Directores de Proyecto son:

Incluso el mejor project manager sera incapaz de llevar a cabo esta labor sin la ayuda de buenas plantillas
que le guen en su labor, facilitando una actuacin sistemtica y en la que no queda lugar para errores. Las
que resultan indispensables para la mayora de Directores de Proyecto son:
Gestin del tiempo: para entregar un proyecto con xito, es fundamental supervisar y controlar el tiempo empleado por el personal. Una buena plantilla de project management ha de permitir medir el tiempo real dedicado al proyecto e identificar cualquier desalineacin potencial de las tareas de forma temprana.
Formulario de parte de horas trabajadas: la forma ms fcil de medir el tiempo es solicitando al personal de
los distintos equipos que complete un parte de horas. Este formulario permite a los participantes en el proyecto
registrar sus horas de trabajo, actividades y tareas realizadas y el porcentaje de cada tarea completada. Sin completar partes de horas, sera difcil de medir con precisin el progreso real de un proyecto.
Registro de horas trabajadas: esta plantilla de gestin facilita el registro del tiempo dedicado por todo el personal en todo el proyecto. Se calcula el tiempo total empleado y, partiendo de ese dato, se puede conocer el estado
actual del proyecto.
Formulario de gestin de costes: para asegurar que el proyecto se entrega dentro del presupuesto, es necesario
tener un riguroso proceso para la gestin de costes. Esta plantilla ayuda a supervisar y controlar los gastos del
proyecto evitando que se produzcan gastos excesivos o consumos demasiado rpidos del presupuesto, por lo que
contribuye al ahorro de forma sencilla.
Formulario de gastos: para controlar los costos se puede acordar con la plantilla la cumplimentacin de formularios de gastos cuando sea oportuno. En un formulario de este tipo se han de enumerar todos los detalles de los
gastos, que debern ser aprobados por el Jefe de Proyecto. Mediante el uso de esta herramienta predefinida se
mejora la capacidad de control sobre las asignaciones presupuestarias.

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Registro de gastos: con esta plantilla se busca dejar constancia de las partidas de gastos dentro de un proyecto.
Al enumerar cada gasto, un director de proyecto puede calcular el coste total del proyecto hasta la fecha, adquiriendo una perspectiva real y muy prctica de la situacin financiera general del proyecto.
Formulario de gestin de la calidad: para asegurar que los entregables cumplen con los requisitos del cliente, es
necesario implementar un proceso de gestin de la calidad riguroso. En este proceso debern quedar definidos
los controles de calidad y tcnicas de control de calidad requeridos para evaluar el nivel de calidad, as como el
proceso de entrega dentro del proyecto. Para optimizar sus resultados debe complementarse con una plantilla
donde se recojan los principales datos.
Formulario de revisin de calidad: trabajar con esta plantilla ayuda a medir el nivel de calidad de los resultados
y procesos del proyecto alcanzado, que se coteja con los objetivos de calidad establecidos en la fase de iniciacin.
Cualquier desviacin de calidad se identifica fcilmente, siendo ms sencilla y efectiva la aplicacin de acciones de
mejora.
Registro de entregables: sirve para dejar constancia del progreso de cada prestacin del proyecto. El propsito del
registro es identificar el estado actual de cada entregable para determinar si cumple con los objetivos de calidad
establecidos y por lo tanto est listo para obtener el visto bueno del cliente. Mantener el registro actualizado mediante una plantilla de project management es una parte fundamental de la vigilancia y el control del proyecto.
Formulario de gestin del cambio: para controlar el alcance del proyecto y evitar el fracaso asociado a la incorporacin de variaciones, es necesario llevar a cabo un estricto proceso que asegure que los cambios en el alcance
del proyecto, entregables, plazos o recursos se definen formalmente, y son evaluados y aprobados antes de su
implementacin. Una plantilla es la mejor herramienta de apoyo para esta labor y, adems, se ha demostrado
que es el instrumento ms eficaz a la hora de compartir la informacin crtica que las partes han de conocer a
este respecto.
Formulario de solicitud de cambio: este formulario se utiliza para que el personal del proyecto pueda solicitar
formalmente un cambio en el proyecto por iniciativa propia. Esta plantilla al menos debe permitir describir la
naturaleza de la solicitud de cambio y el impacto en el proyecto en caso de que la propuesta sea aprobada y se
llegue a implementar el cambio.

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Registro de cambio: el control de los cambios del proyecto es una tarea difcil. Para asegurarse de que los cambios
son supervisados hasta el final hay que trabajar en esta plantilla, identificando los cambios pendientes y midiendo el impacto real de cada cambio, una vez implementado.
Formulario de gestin de riesgos: esta plantilla permite identificar, cuantificar y gestionar los riesgos dentro del
proyecto. Adems, hay que buscar que disponga de la opcin de incluir medidas de mitigacin necesarias para
reducir la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo, as como los roles y responsabilidades designados para la
gestin del riesgo.
Formulario de descripcin de riesgos: para que el personal pueda plantear un riesgo del proyecto detectado
de forma autnoma es necesario utilizar un formulario de riesgos adecuado. Esta plantilla ha de prever que se
pueda describir el riesgo en detalle, calificar su probabilidad de ocurrencia y determinar el impacto potencial en
el proyecto.
Registro de riesgos: el proceso de seguimiento de los riesgos a menudo resulta laborioso y complicado, incluso
para los Directores de Proyecto ms experimentados. Una plantilla efectiva ha de hacer posible no slo registrar
los riesgos identificados, sino tambin el estado actual de las acciones preventivas y contingentes asignados.
Formulario de planteamiento de cuestiones: esta plantilla se utiliza para permitir que el personal del proyecto
pueda plantear cuestiones de una manera formal. Es importante que se defina una estructura clara donde se
identifique cada problema, sus efectos sobre el proyecto y las recomendaciones para resolverlo de inmediato.
Registro de cuestiones: el seguimiento de la resolucin de los problemas del proyecto es una parte fundamental
de la labor de los jefes de proyecto. Para llevarlo a cabo de manera eficiente es preciso recoger todas las cuestiones
planteadas en un registro. En l se debe hacer constar el nombre y cargo de la persona que plante la cuestin,
el impacto sobre el proyecto en el momento en
que se plante y el estado de las medidas adoptadas para resolverlo. Mediante el uso eficaz de
un registro de cuestiones se reduce sustancialmente el efecto de los problemas en el proyecto
y, adems, este tipo de herramienta provee una
buena base sobre la que trabajar a la hora de
elaborar las lecciones aprendidas tras el cierre.
Formulario de gestin de compras: mediante
esta plantilla se definen en detalle los procedimientos a seguir para realizar el pedido, la entrega y aprobacin de los bienes y servicios de
los proveedores. Adems, se describe cmo se
gestionar el desempeo del proveedor en funcin de las condiciones acordadas por contrato.
Registro de adquisiciones: el seguimiento de
las rdenes de compra es una de las tareas ms
arduas y que ms tiempo roban a un Project
Manager en su gestin. Para controlar el progreso de las rdenes de compra de una manera
libre de estrs, simplemente es necesario apoyarse en una plantilla sonde se registren todas
las rdenes de compra, haciendo constar todos
los detalles de cada pedido, en relacin a bienes
y proveedores, as como el estado de entrega y
pago.

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Formulario de gestin de aceptacin: el proceso de obtener la aceptacin del cliente para cada entregable es
extremadamente importante para el xito del proyecto. Para asegurarse de que la aceptacin del cliente se gestiona formalmente hay que recoger los detalles del proceso a travs del que se determina cundo un entregable
est listo para su aceptacin, cul es el resultado de la prueba de nivel a su finalizacin complecin y en qu
condiciones se obtiene la aceptacin formal por parte del cliente.
Formulario de aceptacin: esta plantilla permite que el equipo del proyecto pueda demostrar, a travs de las
pruebas de aceptacin, que la entrega cumple con los criterios de aceptacin originalmente establecidos por el
cliente.
Registro de aceptacin: los proyectos a menudo resultan en la produccin de decenas (o cientos) de entregables
para un cliente. Para asegurarse de que se obtiene la aceptacin del cliente para cada prestacin, es necesario mantener un registro de aceptacin debidamente actualizado. Este registro permite que el Project Manager pueda supervisar las actividades de prueba de aceptacin para asegurarse de que cada entregable se acepta a tiempo.
Formulario de gestin de las comunicaciones: mantener una comunicacin clara y regular es fundamental
para el xito de cualquier proyecto. Al utilizar esta plantilla es posible asegurarse de que el personal siempre
identificar el contenido del mensaje, sus destinatarios, el momento y el formato antes de buscar la aprobacin
del Project Manager para lanzar las comunicaciones ms crticas dentro del proyecto.
Informe de estado del proyecto: este informe ayuda a documentar el estado de la programacin del proyecto,
gastos, entregables, riesgos, problemas y cambios para asegurar que todas las partes interesadas clave del proyecto se mantengan debidamente informadas durante todo el proyecto. Al tocar tantos temas diferentes se hace
necesario el uso de una plantilla que formalice los aspectos a incluir en cada caso y la forma de registrarlos.
Formulario de revisin de fase: al final de la fase de ejecucin, es necesario revisar el desempeo del proyecto.
Esta plantilla se suele utilizar como soporte para llevar a cabo la evaluacin de gastos, personal, entregables,
riesgos y problemas acontecidos durante el proyecto.

3. Finalizacin de proyecto
La ltima etapa del ciclo de vida de un proyecto es otro momento clave para su Director. Las plantillas project management ms utilizadas en esta fase son dos:
Informe de cierre de proyecto: el cierre de un proyecto no
es tan fcil como puede parecer. Hace falta asegurarse de
que los criterios aplicables a la finalizacin del proyecto
han sido plenamente satisfechos y de que no quedan temas pendientes de resolver. A continuacin, se debe identificar un plan de puesta a disposicin de los entregables del
proyecto y la documentacin, as como otro que se ocupe
de terminar los contratos con los proveedores. Por ltimo,
tambin es preciso iniciar un plan de comunicacin para
informar a todos las partes interesadas en el proyecto acerca de que ste ha llegado a su fin. Las plantillas son la herramienta ms til para formalizar los procedimientos y evitar
olvidos que pueden acarrear graves consecuencias para la
imagen de la empresa y la reputacin del Project Manager.

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Revisin post implementacin: tras el cierre de cualquier proyecto, siempre debe revisar su xito global mediante la realizacin de una revisin con carcter de evaluacin. Esta valoracin ayuda a determinar si el proyecto
entregado reporta los beneficios empresariales esperados, si se ha logrado cumplir con los requisitos del cliente
y si a fecha de finalizacin de proyecto se han respectado los lmites establecidos por su alcance y presupuesto.
Tambin sirve para confirmar si el proyecto se ajustaba a los procesos de gestin identificados. Se trata, por tanto,
de una plantilla muy completa, que multiplica la velocidad y la eficiencia con que esta revisin se puede llevar a
cabo y que, adems se puede exportar a otros proyectos.

4. Conseguir las mejores plantillas de project

management
Para beneficiarse de una gestin apoyada por todas o algunas de estas plantillas existen varias opciones:
Recurrir a las que se hallan disponibles en la propia organizacin, fruto del trabajo de Directores de Proyecto anteriores o resultado de iniciativas colaborativas a modo de lecciones aprendidas.
Elaborar las propias, teniendo en cuenta las premisas que se exponen en este documento acerca de los requisitos
de funcionalidad ms relevantes en cada caso.
Buscar plantillas por internet, bien de forma gratuita, ya sea en foros especializados en gestin de proyectos o en
la web del Project Management Institute (son gratis para miembros del PMI); bien de pago, en sitios dedicados a
la creacin de este tipo de formularios o de programas informticos que facilitan su confeccin.

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