CONFIGURANDO TU EMAIL CORPORATIVO

El correo electrnico es la herramienta de comunicacin corporativa ms importante

en la actualidad y por eso buscamos que nuestras cuentas de correo nunca jams nos
dejen mal:
o

que los correos siempre lleguen a su destino,

que lleguen rpido,

que podamos revisarlos desde cualquier lugar,

que podamos enviar archivos grandes,

que podamos controlarlo y configurarlo a nuestras necesidades,

o
o

que nos ofrezca una gran cantidad de herramientas para suplir las necesidades
tanto de comunicacin como de compartir informacin,
etc.

Todos los paquetes de hospedaje web vienen con servidor de Email POP3: una de las
primordiales y ms antiguas tecnologas para el manejo del correo. Tradicionalmente
se configuraban las cuentas de correo en el servidor de la pgina web, cuentas que

era necesario revisar utilizando programas o clientes de correo como por ejemplo
Outlook Express. Este tipo de cuenta (POP3) tiene algunas caractersticas que es
necesario entender:
o
Los correos son en realidad archivos, que en este caso estn alojados en el
mismo servidor de su pgina web.
o
Estos archivos ocupan espacio.
o
Si no son borrados del servidor, el espacio que sus correos ocupan, va
incrementndose con el paso del tiempo.
o

Por lo general la cuenta de hospedaje que Usted ha contratado tiene un

promedio de 200 a 500 megas de espacio.

Eventualmente, mas temprano que tarde, la cantidad de correos alojados

en su servidor, nunca borrados por Usted, ocupan el 100% del espacio de
su servidor.
o
Cuando esto ocurre, su servidor entero colapsa, y con l, la pgina web. La
compaa de hospedaje le exigir que haga espacio o que contrate un plan
superior, con ms espacio... Y as sucesivamente.
o
Como Usted no sabe cmo hacer espacio (como borrar los correos del servidor)
deber contratar a alguien para que haga ese trabajo por Usted o caer en la
tentacin de contratar ms espacio en el servidor; espacio que su pgina web NO
necesita; solo lo necesita para alojar los correos viejos que Usted nunca borr y
que quizas ya no revistan importancia alguna. Digamos entonces que debido a la
acumulacin de e-mails, su servidor web se va inflando como un globo, hasta
explotar.
o

Esto ocurre porque la gran mayora de las personas no tienen conocimiento de estos
temas y piensan en su e-mail como un servicio natural y por naturaleza, eterno, tal y
como nos han acostumbrado los proveedores de correo gratis, como Hotmail o Gmail.
Y... es que es eso lo que necesitamos! no?
El hecho es que, tomando el cuenta la cantidad de informacin (megas) que
representa hoy por hoy el e-mail, si usted tiene, por ejemplo, 10 empleados en su
empresa y le crea una cuenta de correo a cada uno de ellos, en menos de un mes su
servidor colapsar.

Y entonces qu hacemos?
La respuesta es: Tomar ventaja de las herramientas gratuitas que nos ofrece
Internet y ponerlas al servicio de nuestros propsitos.
Nuestra frecuente recomendacin es que Usted abra cuanto antes una
cuenta de GMAIL.

Por qu GMAIL?
Gmail es actualmente y sin lugar a dudas el mejor (y por mucho) sistema de correo
electrnico del mundo:
o

7 GIGAS+ de espacio para sus correos: Su sistema de correo electrnico de

Gmail NUNCA va a colapsar.

Publicidad muy poco invasiva, casi imperceptible.

Extensas herramientas para la organizacin de su correo electrnico.

Posibilidad de deshacer (revertir) el envo de un correo.

Sistemas adicionales para compartir y guardar informacin de forma

extremadamente efectiva (Google Docs).

Calendario Incorporado, que puede compartir con otros usuarios de Gmail.

Posibilidad de enviar correo a nombre de otras direcciones.

El mejor manejo de SPAM o Correo No Deseado

Posibilidad de priorizar sus mensajes y colocar los ms importantes de primero.

Ok Ok! pero yo quiero que mi cuenta sea @midominio. No quiero

que mis clientes me vean usando una cuenta gratuita.
No se preocupe! La idea es enlazar su cuenta de Gmail para que lea y enve correo
de su cuenta corporativa, de esta forma, Ser Gmail quien guarde los correos ,
contnuamente VACIANDO su cuenta corporativa y usando sus 10GB para almacenar
la informacin.

Suena Complicado, y lo es.

Manos a la Obra!

Lo primero que debes tener es un dominio y cuenta de hospedaje propios; si no lo

tienes, NO SIGAS LEYENDO ESTE ARTICULO.

Entra al panel de control de tu dominio (Suele ser sudominio.com/cpanel) con los

datos de su cuenta (login y password), provistos por tu proveedor de hospedaje.

Al Ingresar, ve a la opcin "Cuentas de Email".

Crea tu cuenta de correo con tu nombre de usuario y contraseas deseados (por

favor NO olvides la contrasea, NO la botes, no la traspapeles, NO la pierdas.)

Entra ahora a TU GMAIL y busca este cono (Configuracin).

Busca la opcin "Cuentas" y luego la opcion "Agregar una cuenta de correo POP de tu
propiedad.

Gmail te va a preguntar qu direccin quieres manejar, vas a poner exactamente la

cuenta que acabas de crear en el CPANEL de tu dominio. Pones la cuenta y le das
"Paso siguiente >>"

Aqu es donde la cosa se pone mas complicada.

1.

Donde dice Nombre de usuario vas a colocar tu direccion de email, tal

cual.
2.
Donde dice Contrasea vas a colocar la contrasea que te dijimos que no
perdieras.
3.
Donde dice Servidor POP vas a colocar mail.tudominio.com (ATENCIN
mail.movidagrafica.com est puesto COMO EJEMPLO, no vayas a colocar
movidagrafica.com porque NO te va a funcionar, debes colocar mail.tu-propiodominio.com es decir mail. *EL DOMINIO EN EL CUAL ACABAS DE CREAR LA
CUENTA*).
4.
Donde dice Puerto, vas a dejar 110.
5.
No toques el resto de las opciones.
Si la cosa sale mal en este punto puede ser por alguna de estas razones:
o

No has creado la cuenta en tu dominio/cpanel.

No pusiste el password adecuadamente.

o
o

No ests tratando de enlazar la misma cuenta que acabas de crear / ests

metiendo mal los datos.
Ests en la luna.

Si todo sale bin, Gmail te va a preguntar que si quieres enviar correo como tu cuenta
corporativa. Le vamos a decir obviamente que SI... luego aprietas el botn "Paso
siguiente"

Ahora Gmail va iniciar otro proceso de configuracin, sta vez, para poder ENVIAR
correo como... Ahora debes colocar el nombre que le va a salir a la gente cuando
reciba el correo, ah puedes poner lo que te plazca.
Debes DESMARCAR la opcin "tratar como un alias".
Luego le das "Paso siguiente"... Cierto?

Luego Gmail te va a preguntar si deseas enviar a travs de Gmail o a travs de tu

propio servidor, vas a elegir la opcin difcil (a travs de tu propio servidor), cuando
hagas esto, se van a desplegar otro complicado set de opciones:
1.

Si seleccionaste enviar a traves de tu servidor, te van a salir el resto de las

opciones.

2.
Servidor SMTP: debes colocar mail.tudominio.com
3.
Puerto: 465
4.
Nombre de usuario: tu direcin de correo corporativo.
5.
Contrasea: La misma de la que hemos estado hablando.
6.
Marcar "Conexin segura mediante SSL"
OJO : Esto aplica para los servidores de Host Gator, otros servidores quizs
tengan configuraciones diferentes. Pregntale a tu proveedor.

Si todo sale bien, Gmail va a enviar un correo a tu direccin para comprobar que en
efecto es tuya; como acabas de configurar la cuenta para recibir correo de ella, el
correo va a aterrizar en tu propio Gmail.
Entones, vas a dejar esa ventanita abierta y luego vas a la bandeja de entrada, vas a
esperar mximo 10 minutos hasta que el correo te llegue.

El e-mail que te va a llegar contiene el cdigo de confirmacin. Lo copias y lo pegas

en la ventanita anterior.
Una vez que hagas eso, ya estar todo listo. Slo falta que decidas si esa va a ser tu
cuenta predeterminada o no.

Si deseas hacer que la cuenta que acabas de crear sea tu cuenta

predeterminada, ve de nuevo a "Configuracin" (el cono del engranaje en la
esquina superior derecha de Gmail), luego vas a "Cuentas" ...

Al lado de la cuenta que acabas de crear sale la opcin para ponerla predeterminada.

Colocndole una firma de imagen a tu E-mail.

Para colocar una firma de imagen a tu nueva direccin de e-mail, debes cargarla por
FTP a tu servidor.
Una vez en tu servidor vas a crear una carpeta llamada "firma" y luego , dentro de
ella vas a colocar tu archivo. En el caso de que tu archivo se llame "firmas.png", y
que tu servidor sea , por ejemplo, shockdc.net, tu firma estar en:
http://shockdc.net/firma/firmas.png

Vas a ir a este enlace y una vez que veas la imagen, vas a SELECCIONAR TODO (CTRL
A) y luego Copiar (CTRL C).

Luego, en la Configuracin de Gmail vas a ir al apartado General / Firma y seleccionas

tu cuenta recien creada, luego presionas el iconito para centrar el texto y luego
PEGAS (CTRL V). De esa forma, quedar tu firma de imagen asociada con tu cuenta.

Requisitos previos:

Debemos contar con una cuenta gratuita previamente creada en gmail.

Haber configurado correctamente una cuenta de correo en nuestro servidor.

1Vamos a la opcin de configuracin en gmail

2Aadir cuenta de correo POP3

Para ello vamos a la opcin Cuentas y despus Aadir una cuenta de correo POP3 tuya.

3Escribimos la direccin de nuestra cuenta externa

Recuerda que debe estar previamente dada de alta y configurada correctamente en tu servidor.

4Usuario y contrasea de nuestra cuenta externa

Los mismos que utilizas para acceder a tu cuenta desde el webmail que te ofrece tu servicio de alojamiento web.

5Indicamos si queremos enviar correos

Adems de poder leer nuestros correos desde la interfaz de gmail, es interesante poder enviar correos directamente desde la misma. De
este modo prescindiremos totalmente de la aplicacin web que nos ofrece por defecto nuestra compaa de hosting.

6Escribimos nuestro nombre de remitente

Puede ser el que tu quieras. Ser el nombre que vean aquellas personas que reciban un email enviado desde esta direccin. No olvides
desmarcar la opcin Tratar como un alias para que gmail gestione cada cuenta de correo de manera completamente independiente.

7Informacin para enviar por SMTP

Para poder enviar correos correctamente hay que configurar los datos del servidor SMTP. Estos debe facilitrtelos tu hosting, pero si no
sabes deonde encontrar esa informacin lo habitual es que sean datos muy parecidos a los que muestro en la siguiente captura, pero
cambiando nombre y tudominio por los datos que correpondan.

8Cdigo de confirmacin
Google necesita comprobar que efectivamente eres el dueo de la cuenta que tratas de configurar, por lo que te enviar un cdigo de
confirmacin a esa misma direccin. Una vez lo introduzcas, podrs gestionar tus correos desde la cmoda interfaz que te ofrece gmail.

9Ya podemos escribir correos

Recuerda que a partir de este momento debes seleccionar en el desplegable desde que direccin quieres enviar cada uno de los correos
que escribas.

Gmail nos permite gestionar de este modo hasta cinco cuentas de correo diferentes externas.
Si quisieramos utilizar Outlook como servicio para gestionar nuestros correos externos, el proceso sera muy similar al que acabo de
comentar.
Te parece til esta solucin?. Conoces a