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mientras que el eje vertical sirve como escala para transcribir la medicin
efectuada. Los puntos de la medicin se unen mediante lneas rectas.
Se puede medir la amplitud de la dispersin de los datos transcritos en una
corrida, si se proyecta, al final de la misma, un histograma y se dibuja la curva
que nace de dicho histograma.
Las grficas de control son herramientas estadsticas ms complejas que
permiten obtener un conocimiento mejor del comportamiento de un proceso a
travs del tiempo, ya que en ellas se transcriben tanto la tendencia central del
proceso como la amplitud de su variacin.
Ests formadas por dos corridas en paralelo; una de ellas, la que se coloca en
la parte superior, se destina a graficar una medida de tendencia central, que
puede ser la medida aritmtica o la mediana; y la otra, colocada en la parte
inferior, se destina a graficar estadsticos que miden el rango de dispersin con
respecto a dicha medida central. Estos estadsticos pueden ser el rango
muestral o la desviacin estndar de la muestra. En ambas corridas se sealan
tres lmites: el superior, el medio y el inferior.
Ejemplos que representan anormalidades en el proceso mediante las grficas
son:
* Puntos fuera de los lmites.
* Siete puntos seguidos por arriba o por abajo de la lnea central.
* La aparicin de 6 o 7 puntos consecutivos ascendentes o descendentes, que
manifiestan tendencias.
* La adhesin de los puntos a los lmites de control .
LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS:
1.- DIAGRAMA DE AFINIDAD:
Sirve para sintetizar un conjunto ms o menos numeroso de opiniones, pues las
agrupa en pocos apartados o rubros. Este diagrama se basa en el hecho de que
muchas opiniones son afines entre s y de que, por tanto, se pueden agrupar
en torno a unas cuantas ideas generales.
El procedimiento para elaborar el diagrama de afinidad es el siguiente:
1. Cada una de las opiniones se escribe en una nica ficha.
2. Se agrupan las fichas que expresan la misma opinin.
3. Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos
correspondientes.
5. ANALISIS MATRICIAL PARA LA SEGMENTACIN DE MERCADOS:
Esta herramienta ayuda a encontrar diferencias significativas en los diferentes
segmentos del mercado y propicia la generacin de un diagrama general para
ubicar productos ya existentes y para compensarlos en relacin con otros
productos que se piensa introducir en el mercado bajo una serie de hiptesis.
Se tiene como punto de partida los datos, obtenidos mediante entrevistas,
encuestas y cuestionarios, mediante los cuales es posible estimar la
sensibilidad promedio de los diferentes grupos que constituyen un mercado
con respecto a toda una serie de productos.
El anlisis matemtico del que se deriva la generacin de una matri de
correlacin implica el uso de herramientas estadsticas que evalan la
sensibilidad de un estrato del mercado con respecto a otro. La magnitud del
5. Integrar cada proceso lateral con la rama principal del diagrama a la etapa
del proceso general a la que corresponda.
7. DIAGRAMA DE FLECHAS:
Utilizado con el fin de visualizar el tiempo durante el cual deben llevarse a cabo
las diferentes actividades que requiere el desarrollo de un plan.Se elabora con
base a una matriz que integra las diferentes actividades a realizar y los plazos
durante los cuales deben llevarse a cabo dichas actividades.
Proceso de planeacin: Herramientas y tcnicas
La planeacin comprende la seleccin de las metas de la organizacin, la
prediccin o proyeccin de resultados de acuerdo con varias alternativas para
alcanzar esas metas, la decisin en torno a cmo lograr las metas deseadas y
la comunicacin de las metas y cmo hacerlas saber a toda organizacin. Los
contadores administrativos fungen como socios de negocios en estas
actividades de planeacin al ayudar a desarrollar estrategias, mejorar procesos
de negocios, trabajar en equipo y comprometerse; ayudan a los gerentes a
tomar las mejores decisiones y a perfeccionar el desempeo. (Horngren, Datar,
& Foster, 2007)
Como se ha descrito anteriormente la utilizacin de los planes formales en las
empresas son fundamentales debido a sus beneficios pero principalmente es la
disminucin al fracaso, por consiguiente a pesar de que existen diferentes
planes por ejemplo los estratgicos que son de tipo general proyectada al logro
de los objetivos institucionales de la empresa y tiene como finalidad bsica el
establecimiento de guas generales de accin de a mismo; los planes tcticos o
directivos se establecen frente a objetivos especficos o metas de la empresa,
esto es a nivel funcional, es decir, que considera solamente cada
departamento o rea de la empresa. (Negocios, 2013) (Haugan, 2002). Sin
embargo, cuentan con puntos claves para el desarrollo de la planeacin, los
cuales son:
1.
2.
3.
Establecimiento de Objetivos.
4.
Pronsticos
5.
Formulacin de Estrategias.
6.
Presupuesto
7.
Programacin
8.
Procedimiento.
Definir la tarea
2.
Generar ideas
3.
Registrar ideas
4.
Clarificar ideas
5.
Hacer la seleccin
6.
Lluvia de ideas
Tambin llamada Tormenta de ideas o en su traduccin al ingls Brainstorming,
es probablemente la tcnica ms antigua y ms conocida. Sus objetivos
principales son: llevarnos a romper las limitaciones habituales del pensamiento
y producir un conjunto de ideas entre las que poder escoger. Es til para atacar
problemas especficos. Alex Osborn recomendaba un grupo con 12 miembros,
actualmente est aprobado que el nmero ideal es de 4 a 7 personas, siendo
prcticos los grupos entre 2 y 10 miembros. Las reglas son:
Suspender juicios
Pensar libremente
La cantidad es importante
El efecto multiplicador
Aspectos prcticos:
Escoger secretario
Un moderador
Ambiente relajado y alegre
Sesin limitada
Realizar copias
Aadir y evaluar.
Reconocimiento del entorno
Los gerentes de las organizaciones pequeas y grandes hacen un
reconocimiento del entorno, que es la revisin de grandes volmenes de
informacin para anticipar e interpretar los cambios en el ambiente. (Robbins &
Coulter, 2005).
El reconocimiento de entorno consiste tanto en factores externos e internos. El
entorno es tambin llamado Medio Ambiente, stos deben ser escaneados para
determinar el desarrollo y las previsiones de los factores que influirn en el
xito de la organizacin mediantes los planes establecidos; el escaneo es
utilizado no slo para medir las fuerzas que influirn sino para establecer la
situacin actual de la organizacin. Existen herramientas que se utilizan de
forma general al entorno.
Herramientas para el anlisis externo
El anlisis externo, como su nombre lo dice, se refiere a todo el entorno fuera
de la institucin a la cual se sta analizando, lo cual existen tcnicas y
herramientas para recoleccin de datos y la evaluacin del mismo.
Inteligencia competitiva
Es una actividad en la que las organizaciones recaban informacin sobre la
competencia y responden a varias preguntas. (Robbins & Coulter, 2005)
1.
Quines son?
2.
Qu hacen?
3.
Ratios financieros
Produccin
Disposicin de planta.
Investigacin y desarrollo
Tecnologa
Adquisicin de insumos
Control de existencias
Subcontratacin
Eficiencia de la produccin
Recurso Humano
Contratacin
Capacitacin
Remuneracin
Incentivos
Relaciones laborales
Motivacin
Medicin del desempeo
Anlisis de madurez
Sus objetivos de ste anlisis es identificar a etapa del ciclo de vida de la
industria como se muestra en la ilustracin 1, para definir tipo de
administracin requerida; determinar expectativas del negocio como: el
potencial de crecimiento, inversiones requeridas, costo de incrementar
participacin de mercado, comportamiento de flujos.
La duracin del ciclo de vida es diferente para cada industria, la duracin de
cada etapa del ciclo es diferente, la curva puede romperse de dos maneras por:
revitalizacin (generalmente por innovacin) y muerte sbita (generalmente
causada por sustitucin). (Estrella, 2010).
Ciclo de vida
Ilustracin 1 Ciclo de vida
Anlisis de las 5 fuerzas de Porter
Segn Michael Porter es un modelo holstico , para analizar cualquier industria
en trminos de rentabilidad, la rivalidad con los competidores viene dada por
cuatro elementos o fuerzas que combinadas crean una quinta fuerza: la
rivalidad entre los competidores, como se muestra en la ilustracin 2. Cada
industria tiene unos anlisis fundamentales diferentes pero las 5 fuerzas
ayudan a determinar qu elementos impactan en la rentabilidad e cada
industria, cuales son las tendencias y las reglas del juego en la industria, y
cales son las restricciones de acceso. (Correa, 2009).
Las 5 Fuerzas de Porter
Establecimiento de Objetivos
Una vez realizado en anlisis de entorno o de la situacin, pasamos a
establecer los objetivos o metas que la empresa desea alcanzar de acuerdo a
los recursos o la capacidad que sta posea, y de acuerdo al entorno externo
que se ha analizado. Los objetivos son resultados que una empresa pretende
alcanzar, o situaciones hacia dnde sta pretende llegar, ayuda a enfocar los
esfuerzos sirve de gua para las estrategias, as como para la asignacin de
recursos, y es base para la realizacin de las actividades o tareas; ayuda a la
evaluacin de los resultados.
Los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables, realistas y coherentes;
as tambin existen objetivos generales y especficos; tambin pueden
clasificarse de acuerdo al alcance del tiempo: a largo plazo (Estratgicos),
mediano plazo (Tcticos), y a corto plazo (Operacionales). Existen mtodos
para establecer los objetivos.
Tendencia de la industria y participacin en el mercado.
Significa realizar una proyeccin de la tendencia de la industria y determinar la
participacin en el mercado que se desea obtener.
Benchmarking
El benchmarking, tambin llamado comparacin referencial, es una de las
prcticas de negocios ms populares y efectivos, y no se limita a ningn rea
en espacial ni a un cierto tamao de empresa. En resumen, esta herramienta
consiste en hacer una comparacin entre tu negocio y la competencia (tanto
directa como indirecta), as como comercios lderes en otras industrias u otros
mercados con la intencin de descubrir y analizar cules son sus estrategias
ganadoras y, de ser posible, aplicarlas en tu propia empresa. (SoyEntrepreneur,
2012)
Pasos:
1.
2.
3.
4.
Aplcalo a tu empresa.
Utilizacin de Recursos
Indicadores econmicos
Pronostica con uno o ms indicadores el estado futuro de la economa. El
entender, relacionar e interpretar los indicadores econmicos ayud a todos los
empresarios y ciudadanos en general a pronosticar el futuro econmico y
anticiparse a los cambios, como lo son: el productos Interno Bruto (PIB), la
inflacin, devaluacin, la tasa de inters y el riesgo pas que es un indicador
sobre las posibilidades de un pas emergente de no cumplir en los trminos
acordados con el pago de su deuda externa, ya sea al capital o a sus intereses
(economa.com).
Ejemplo: pronosticar con cambios en el PIB el ingreso discrecional
Efecto de sustitucin
Predice mediante una frmula matemtica cmo, cundo y en qu
circunstancias un nuevo producto o tecnologa sustituir al actual (Robbins &
Coulter, 2005). Tambin puede estar relacionado con el precio. Es el efecto de
un cambio en precio sobre la cantidad comprada cuando el consumidor
permanece indiferente entre la situacin original y la nueva. (Parkin, 2006).
Ejemplo: Pronosticar el efecto de los reproductores de Blue-Ray en la venta de
reproductores de DVD.
Tcnicas Cualitativas
Jurado de Opinin
En ste mtodo se consideran las opiniones de un pequeo grupo de
directivos, a menudo en combinacin con modelos estadsticos, y se logra
como resultado una estimacin grupal de la demanda. Los pronsticos estn
generados por un grupo de ejecutivos corporativos, quienes pueden estar
sentados alrededor de una mesa discutiendo la materia en particular a ser
pronosticada. El principal inconveniente de ste enfoque es que un miembro
del panel con una personalidad fuerte pero no necesariamente con mayor
conocimiento y juicio puede ejercer una influencia desproporcionada. (Keat &
Young, 2004)
Ejemplo: Reunir a los gerentes de recursos humanos de la compaa para
pronosticar las necesidades de reclutamiento de universitarios el ao entrante.
Mtodo Delphi
El mtodo Delphi se engloba dentro de los mtodos de prospectiva, que
estudian el futuro, en lo que se refiere a la evolucin de los factores del entorno
tecno-socio-econmico y sus interacciones. Dentro de los mtodos de
pronstico, habitualmente se clasifica al mtodo Delphi dentro de los mtodos
cualitativos o subjetivos (Suarez, 2012). Es un proceso iterativo de un grupo
que permite realizar pronsticos a los expertos, quienes podran estar ubicados
en diferentes lugares. Hay tres tipos diferentes de participacin en el proceso
Delphi; quienes toman las decisiones, el personal y quienes responden. El
grupo que toma las decisiones generalmente consta de 5 a 10 expertos que
llevarn a cabo el pronstico. El personal ayuda a quienes toman decisiones
mediante la preparacin, distribucin, recoleccin y resumen de una serie de
cuestiones y resultados de encuestas. Quienes responden son un grupo de
personas cuyo juicio se valora y se solicita. Este grupo proporciona
aportaciones a quienes toman las decisiones antes que se lleve a cabo el
pronstico. (Render, Stair Jr., & Hanna, 2007)
Composicin de la Fuerza de ventas
Cada vendedor estima cules sern las ventas en su regin. Tras revisar las
estimaciones para asegurar que sean realista, se combinan a nivel distrito y
nacional para llegar a un propsito global. (Heizar & Render, 2004)
Ejemplo: Pronosticar las ventas de aparatos de lser industriales el ao
entrante.
Evaluacin de clientes
Solicita a los clientes o posibles clientes sobre sus planes de compra futuros.
Ayuda no slo a preparar el pronstico, sino tambin a mejorar el diseo del
producto y la planeacin de nuevos productos. En ocasiones, tanto la encuesta
en el mercado de consumo como la composicin de la fuerza de ventas son
tcnicas que adolecen de un optimismo exagerado que surge de la informacin
de los clientes. (Heizar & Render, 2004)
Ejemplo: Un fabricante entrevista a los principales distribuidores de autos para
determinar los modelos y cantidades de productos deseados.
Formulacin de estrategias
Las estrategias son el conjunto de acciones sistemticas en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado fin u objetivo, y respondemos a la
pregunta cmo vamos hacer las cosas para conseguir o llegar a la proyeccin
deseada o preestablecida como un objetivo o meta. Existen herramientas que
ayudan a encontrar o crear los medios o estrategias necesarias para el objeto a
planear
Sinctica
La Sinctica es presentada como una teora y un mtodo. Como teora tiene un
sentido operacional, ya que procura estudiar el proceso creativo y descubrir los
mecanismos psicolgicos bsicos de la actividad creadora con el objeto de
aumentar las probabilidades de xito en el planteo y solucin de problemas. En
tanto que como mtodo constituye un enfoque estructurado cuyo fin es brindar
Econmico: Tiempo del analista, costo de estudio, costo del tiempo del
personal, costo del tiempo, costo del desarrollo/adquisicin. (angelfire.com)
Un estudio de factibilidad debe representar grficamente los gastos y los
beneficios que acarrear la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se
hace uso de la cuerva costo-beneficio.
Programacin o plan de accin
Se detallas las actividades que hay que hacerse, el orden en que deben
realizarse, quin hace cada cosa y cundo debe ser terminada, a esto se le
llama programacin. Es el momento en que se determinan y se asignan las
tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos. Un
plan de accin es una presentacin resumida de las tareas que deben
realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo especficos, utilizando
un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado. El plan
de accin es un espacio para discutir qu, cmo, cundo y con quien se
realizaran las acciones. Utiliza herramientas para responder a las siguientes
preguntas o plasmar la programacin para su transmisin a los involucrados en
las actividades del plan de accin.
Diagrama de procesos y de flujo
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar
y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de
simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda
apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver
grficamente esos pasos. Estos instrumentos hacen ver un proceso en forma
tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Adems,
permiten apreciar de manera grfica esos pasos. (Rojas Zerpa, 2003)
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representacin grfica del
algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programacin, economa,
procesos industriales y psicologa cognitiva. Un diagrama de actividades
representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los
componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de
control general. (Wikipedia, 2013)
Investigacin de operaciones
Hace uso de modelos matemticos y algoritmos con el objetivo de ser usado
como apoyo a la toma de decisiones. Se busca que las soluciones obtenidas
sean significativamente ms eficientes (en tiempo, recursos, beneficios, costos,
etc.) en comparacin a aquellas decisiones tomadas en forma intuitiva o sin el
apoyo de una herramienta para la toma de decisiones. (operaciones.net)
Los modelos de Investigacin de Operaciones son frecuentemente usados para
abordar una gran variedad de problemas de naturaleza real en ingeniera y
sea la optimizacin, que haya otras formas de combinar los recursos para
generar varias proporciones de produccin y que hay una relacin lineal entre
las variables (un cambio en una variable debe estar seguido en un cambio
exactamente proporcional en la otra). Un ejemplo pueden la seleccin de rutas
de transporte que minimizan los cotos de embarque, distribuir un presupuesto
de publicidad limitado entre varias marcas, hacer la asignacin optima de
personas entre proyectos y determinar cunto de cada producto hacer con
recursos limitados. (Robbins & Coulter, 2005)
Procedimiento
En el procedimiento se desarrollan las actividades que programaron en la fase
anterior, normalmente en las organizaciones grandes llevan a cabo el
desarrollo o el proyecto a menor escala para controlarlo y ver su reaccin,
realizar alguno ajustes necesarios y si cumple con los objetivos preestablecidos
entonces se lleva acabo a gran escala. Tambin en esta fase, se establecen los
las medidas de control y correccin de las actividades.
Simulacin
La simulacin es una indispensable metodologa para la descripcin y anlisis
de una amplia variedad de problemas reales. Usada apropiadamente,
proporciona considerables beneficios segn el contexto en la que se use:
ahorro de tiempo; ahorro de recursos econmicos; permite analizar la
ocurrencia de ciertos fenmenos a travs de la reconstruccin de escenas y un
minucioso anlisis, que no podra llevarse a cabo en una situacin real; una vez
desarrollado un modelo de simulacin vlido, se pueden explorar nuevas
polticas, procedimientos operativos, o mtodos sin necesidad de afectar al
sistema real.
ProModel es un programa de simulacin de procesos industriales, permite
simular cualquier tipo de proceso de manufactura, adems de procesos
logsticos, procesos de manejos de materiales y contiene excelentes
simulaciones de talleres, gras viajeras, bandas de transporte y mucho ms.
(Coss Bu, 2003)
Circulo de calidad y equipos de mejora
Los crculos de calidad son pequeos grupos de personas que se renen
voluntariamente y en forma peridica, para detectar, analizar y buscar
soluciones a los problemas que se suscitan en su rea de trabajo. Los equipos
de mejora son equipos de profesionales afectados por un mismo problema y
que buscan mejorar o solventar esa situacin. Se forman de forma voluntaria
para trabajar juntos durante un perodo de tiempo determinado. Ambos tipos
de grupos de trabajo comparten una misma metodologa, ambos tienen
objetivos concretos, definidos, conocidos y compartidos.
2.
Diagrama Causa-efecto. O Diagrama de Ishikawa. Busca el factor
principal de los problemas a analizar)
3.
La estratificacin. Hallar el origen del problema estudiando por separado
cada componente.
4.
La hora de verificacin
5.
6.
7.
Grficos de control. Implica la frecuencia utilizada en el proceso, as
como las variables y los defectos que atribuyen. (Izar Landeta & Gnzalez
Ortiz, 2004)
Tcnicas contemporneas de planeacin
Los cambios en la competencia, los gerentes de nuestros das enfrentan las
dificultades de planear en un ambiente que es al mismo tiempo dinmico y
complicado. Dos tcnicas de planeacin adecuadas para este ambiente que
son la administracin de proyectos y la planeacin de escenarios. En las dos
tcnicas se subraya la flexibilidad, algo que es importante para que la
planeacin sea eficaz y eficiente en estos entornos organizacionales.
Administracin de proyectos
Trabaja con proyectos organizacionales de distintas clases, de fabricantes. Un
proyecto es un conjunto de actividades nicas con un inicio y un final definido.
El tamao y el alcance de os proyectos vara, del tnel de trnsito subterrneo
de Boston a una fiesta de graduacin. La administracin de proyectos es la
tarea de hacer las actividades respectivas a tiempo, dentro del presupuesto y
de acuerdo con las especificaciones
El proceso. En un proyecto ordinario el trabajo est a cargo de un equipo
compuesto por miembros asignados en sus respectivas reas de trabajo y que
rinden cuentas al gerente de tal proyecto. Este gerente coordina con otros
departamentos las actividades del proyecto. Cuando el equipo cumple sus
metas, se separan y los miembros pasan a otros proyectos o vuelven a sus
reas de trabajo permanente.
El proceso comienza con una definicin clara de las metas del proyecto
Identificar las actividades del proyecto y los cursos para realizarlas
Programacin de Actividades (diagramas de flujo, Grficas de Gantt o de
cargas y redes PERT).
Estimaciones de tiempo de cada actividad y preparacin del calendario.
Se compara el calendario con las metas
Pueden realizarse ste desarrollo en lnea por medio de OnProject.com que se
define como un espacio en internet en el que los usuarios comparten y
manejan informacin relacionado con proyectos. Es posible hacer participar en
el proyecto a proveedores y clientes. (Robbins & Coulter, 2005)
Planeacin de escenarios
Un escenario es un cuadro coherente de lo que puede ocurrir en el futuro. La
elaboracin de escenarios se llama tambin planeacin para casos de
contingencias, es decir, si esto pasa, entonces aquellas sern las acciones que
emprenderemos. La intencin de elaborar escenarios no es pronosticar el
futuro, sino reducir la incertidumbre representando situaciones potenciales en
diferentes condiciones especficas. El mero acto de concebir escenario hace a
que los ejecutivos reflexionen y aclaren la esencia del ambiente de la empresa
en formas tales que sin duda alguna nunca haban hecho antes. (Robbins &
Coulter, 2005)
Conclusin
Existe una infinidad de herramientas especficas que pueden ayudar a
desarrollar las fases de la planeacin de mejor manera y fcilmente, la clave es
en la eleccin de las herramientas y tcnicas que pueden ayudarnos al
desarrollo del mismo. La tecnologa es un apoyo incondicional para mantener el
control y obtener resultados prolijos y exactos de la informacin que se