Registraciones contables

Tema: Contadura procesos y herramientas.

Subtema: Conceptos bsicos para Anlisis Contable
Fecha: Febrero 2006
Versin: 1

ndice

Registraciones Contables:
a. Fechas de un documento contable

Pg. 03

b. Perodo Contable y Ejercicio Contable

Pg. 04

c. Relacin con mdulo CO-PA

Pg. 05

d. Documentos peridicos

Pg. 06

e. Documentos de periodificacin

Pg. 07

f. Visualizacin de Saldos y partidas individuales

Pg. 08

Fechas de un documento contable

a. Fechas de un documento contable:

Dentro de un documento contable podemos encontrar las siguientes fechas:
1.- Fecha de Contabilizacin: Es la fecha en la cual el documento es registrado en
la contabilidad.
2.- Fecha de Documento: segn el documento esta fecha nos brindar informacin
adicional, pudiendo o no coincidir con la fecha de contabilizacin. Por ejemplo una
factura ingresada por mesa de entradas tendr como fecha de documento la fecha
de la factura.
3.- Fecha de Ingreso al sistema: Es la fecha en la cual el documento ha sido
ingresado al sistema.

Perodo Contable y Ejercicio Contable

b. Perodo Contable y Ejercicio Contable

Ejercicio contable: SAP identifica al ejercicio contable con el ao en el cual ste se
inicia.
Por ejemplo, el ejercicio de OSDE comprendido entre el 1 de mayo de 2004 y el 30
de abril de 2005, es para SAP el ejercicio 2004.
Este concepto es relevante a los efectos de emisin de balances, visualizacin de
documentos, de saldos de cuentas, entre otros.
Perodo contable: Identifica a cada uno de los meses dentro del ejercicio contable,
siendo el perodo 1 el mes de inicio del ejercicio.
Por ejemplo, para OSDE los perodos contables segn SAP son:
Perodo 1/2004 corresponde al mes de mayo 2004.
Perodo 2/2004 corresponde al mes de junio 2004.

Perodo 12/2004 corresponde al mes de abril de 2005.

Relacin con mdulo CO-PA

c. Relacin con mdulo CO-PA

Al contabilizar en FI en Cuentas de Resultado Operativo, se alimentan los

mdulos de CO-PA.
El mdulo de CO recibe imputaciones cuando se contabiliza en cuentas de
Gastos Administrativos.
El mdulo de PA recibe imputaciones cuando se contabiliza en cuentas de
Recursos, Egresos por Prestaciones Mdicas e ingresos y egresos por Turismo.

Documentos Peridicos

d. Documentos Peridicos
Estos documentos se utilizan para facilitar las contabilizaciones recurrentes, como
por ejemplo los alquileres.
El usuario, en el caso de detectar la necesidad de una registracin de esta
naturaleza, crea un documento peridico, indicando el intervalo de tiempo durante el
cual se tiene que efectuar esa contabilizacin.
Una vez al mes (el da 25 o primer da hbil siguiente) Sede Central ejecuta el
proceso por el cual se crean los documentos contables correspondientes a los
documentos peridicos, para el mes calendario siguiente.

Documentos de periodificacin

e. Documentos de periodificacin
Estos documentos se utilizan para efectuar contabilizaciones que deben revertirse
en el mes siguiente, como por ejemplo ajustes de cierre de los balances mensuales
o anuales.
Al contabilizar estos documentos, el usuario ingresa la fecha en que se deben
revertir. Luego Sede Central mensualmente ejecuta el proceso por el cual se
contabilizar dicha reversin.

Visualizacin de Saldos y Partidas Individuales

f. Visualizacin de saldos y partidas individuales

Existen en SAP transacciones para visualizar los saldos y las partidas individuales,
tanto para las cuentas de mayor como para las cuentas de deudores y acreedores.
Desde la visualizacin del saldo se puede acceder a las partidas individuales que lo
componen, desde las partidas individuales se puede visualizar el documento
correspondiente y desde ste el dato maestro.
Adems existen transacciones especficas para visualizar las partidas que ya han
sido archivadas.

Visualizacin de Saldos y Partidas Individuales

Cuentas de:

Visualizacin de
Saldos

Visualizacin de
partidas individuales

Visualizacin de
partidas archivadas

MAYOR

FS10N

FBL3N

ZFBL3N_A

ACREEDOR

FK10N

FBL1N

ZFBL1N_A

DEUDOR

FD10N

FBL5N

ZFBL5N_A