5

CLASE TERICA N1: Introduccin a Excel y funciones bsicas

1. Introduccin general y nivelacin de conocimientos bsicos del Excel.

Cinta de opciones

2.

Recordar que las columnas

son las verticales (A, B, C
etc.) y las filas las
horizontales (1,2,3 etc.) La
celda se llama a la
interseccin entre una fila
y una columna y se expresa
por ejemplo as: A3
indicando A la columna y 3
Hojas
libro de
la
fila. del
El rango
es Excel
un
conjunto de celdas
seleccionadas, por
ejemplo: A3:A19

Rellenar serie de datos con nmeros y fechas.

El opcin de relleno nos permite completar una serie de celdas a partir de completar una celda o un
rango seleccionado. Si observamos la esquina inferior derecha de la seleccin aparece un pequeo
cuadro negro que sirve para rellenar las celdas en cualquier direccin. Por ejemplo si rellenamos
una celda que dice Marzo haciendo un clic sostenido hacia abajo, las celdas se rellenarn con los
meses Abril, Mayo etc. Si escribimos en una celda la fecha 31/01/2012 y rellenamos hacia arriba se
rellenarn las celdas con los das 29/01/2012, 28/01/2012 etc.
Cada vez que relleno puedo hacer clic en el botn opciones de relleno y elegir opciones para
rellenar segn se quiera copiar valores iguales a la celda rellenada o continuar una serie numrica o
de otro tipo.

No confundir rellenar con mover o

seleccionar!

3. Listas

personalizadas.

Para crear una lista personalizada propia y usarla para rellenar hay dos maneras de hacerlo: si la
lista es pequea, puede escribir los valores directamente en el cuadro de dilogo. Si es larga, puede
importarla desde un rango de celdas donde la lista ya est escrita.
Para crear una lista personalizada se deben seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en la solapa Archivo y luego en Opciones.
2. Elija la opcin Avanzadas y a la derecha del panel buscar Modificar listas personalizadas.
3. En el cuadro Listas personalizadas, dentro de Entradas de lista, escriba la nueva lista o haga
clic en importar si decide traer la lista desde una hoja de clculo.
4. Luego hacer clic en agregar o importar.

4. Formato de nmero personalizados.

Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos
para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

0 :

Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa
con ceros.
# : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se
deja en blanco.
? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes.
. : Punto decimal.
% : Smbolo porcentual.
, : Separador de millares.
"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.
@ : Espacio reservado para texto.
[color] : Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta,
Verde, Rojo y Amarillo.
[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y
56.

[valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico.
m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12).
mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12).
mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb).
mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).
mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).
d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31).
dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31).
ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar).
dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes).
yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999).
h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23).
m o mm : Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).
s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).
AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en
formato 24 horas.
5. Formato condicional y administracin de reglas.
El formato condicional permite aplicar un formato especfico a un conjunto de celdas que cumplen
con determinadas condiciones. En la solapa Inicio se encuentra la opcin Formato condicional. A
partir de aqu se pueden crear reglas a un conjunto de celdas seleccionadas anteriormente.
Las reglas se ejecutan en orden y es por esto que no puede haber contradicciones lgicas o reglas
que se subsumen en otras. Si en una lista de nmeros del 1 al 100 establezco una regla que rellene la
celda de color naranja a todas las celdas que contengan un valor menor a 60 y posteriormente
establezco una regla que rellene la celda de color rojo a todas las celdas que contengan un valor
menor que 80, aquellas celdas que cumplan con esta condicin sern rellenadas con rojo inclusive
las menores a 60 por ser la ltima regla una regla que contiene a la anterior.

Hay muchos tipos de

reglas, pero una de las
6.
ms fciles para aprender
es comenzar con la que
permite aplicar formato
nicamente a las celdas
que contengan.

Concepto de una funcin.

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (en principio) que opera con uno
o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin
es:

Aqu configuramos el
tipo de regla y
hacemos clic en
formato para
determinar el formato
de las celdas que
cumplan con el
criterio especificado.

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Una frmula es un conjunto de funciones y/o operaciones.
Las caractersticas de las funciones son las siguientes: (i) si la funcin va al comienzo de una
frmula debe empezar por el signo =; (ii) los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis sin dejar espacios antes o despus de cada parntesis; (iii) los argumentos pueden ser
valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones y (iv) los argumentos deben de separarse
por un punto y coma ;.
Dentro de las frmulas podemos utilizar los siguientes operadores:
SIGNO
+
*
/
^
&
=
>
<
>=
<=
<>

OPERACIN QUE REALIZA

SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN
UNIN / CONCATENAR
Comparacin IGUAL QUE
Comparacin MAYOR QUE
Comparacin MENOR QUE
Comparacin MAYOR IGUAL QUE
Comparacin MENOR IGUAL QUE
Comparacin DISTINTO

7. Funciones bsicas: max, min, promedio, sumar, contar, contara y contar.blanco, truncar y
redondear.
=MAX(Nmero1;[Nmero2];......) y =MIN(Nmero1;[Nmero2];......) Estas
devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de nmeros.

funciones

=PROMEDIO(Nmero1;[Nmero2];......) Esta funcin devuelve la media aritmtica de una lista

de nmeros
=SUMA(Nmero1;[Nmero2];......) Esta funcin devuelve la suma de una lista de nmeros
=CONTAR(Valor1;[Valor2];.) Esta funcin cuenta la cantidad de celdas de una lista de
valores que tienen un elemento numrico.
=CONTARA(Valor1;[Valor2];.) Esta funcin cuenta la cantidad de celdas de una lista de
valores que tienen un elemento de texto.
=CONTAR.BLANCO(Rango) Esta funcin devuelve la cuenta de celdas en blanco en una lista
de valores.
=TRUNCAR(nmero;[nmero decimales]) Esta funcin convierte un nmero decimal a uno
entero al quitar la parte decimal o de fraccin.
=REDONDEAR(nmero;nmero decimales) Esta funcin redondea un nmero al nmero de
decimales especificado.
En cada funcin cuando los nmeros de los parmetros aparecen entre parntesis quiere decir que
son opcionales. Es importante tener en cuenta que cada nmero puede ser alguna de las tres
posibilidades: una constante, una celda o un rango de celdas.

8. Utilizar nombre de celdas en las frmulas.

Cada celda es referenciada inicialmente por la letra de la columna y el nmero de fila pero es
posible nombrar a las celdas con un rtulo para invocarlo a la hora de utilizar el valor de la celda.
En este caso en lugar de invocar a la celda B3 podremos escribir en cualquier frmula el rtulo IVA
para obtener el valor de la celda B3.

9. Referencias a otras hojas o libros.

Dentro de un libro de Excel tenemos muchas hojas de clculo. En una
frmula de una hoja de clculo cualquiera es posible invocar celdas
que estn en otras hojas o en otros libros de Excel.
Para invocar a una celda de otra hoja es necesario escribir algo como
lo siguiente:
=B2*Hoja1!B2 Se multiplica el valor de la celda B2 de la hoja actual por el valor de la celda B2
de la hoja llamada Hoja1
Para invocar a una celda de otro libro es necesario escribir algo como lo siguiente:
=B2*[Libro1.xlsx]Hoja1!B2 Se multiplica el valor de la celda B2 de la hoja actual por el valor
de la celda B2 de la Hoja1 del libro Libro1.
Cuando se hace una modificacin en el libro de donde se obtiene un valor y luego se abre el libro
donde se usa ese valor se debe habilitar la actualizacin automtica de vnculos.

PRCTICA N1: Introduccin a Excel y funciones bsicas

1. Abrir un libro en Microsoft Excel, eliminar todas las hojas menos una y escribirle el nombre
Ventas de cafs de verano. Luego copiar la siguiente tabla respetando alineacin, tramas y
formato.

2. Crear una lista personalizada con los nombres de los vendedores.

3. Aplicar un formato personalizado a los sobres de cafs vendidos de Enero, Febrero y Marzo de
tal manera que se muestre 200 sobres, 150 sobres etc.
4. Calcular el promedio, el mximo y el mnimo de sobres de cafs vendidos por mes usando el
relleno de celdas.
5. En la columna con nombre Cantidad total calcular la suma de cafs vendidos por cada vendedor
usando el relleno de celdas.
6. En la columna Ganancia calcular la ganancia por vendedor utilizando el relleno de celdas
sabiendo que: los cafs de Enero costaron $ 8, los cafs de Febrero costaron $ 6 y los cafs de
Marzo costaron $ 5. Aplicar el formato de moneda con un decimal a todos los resultados.
7. Calcular en la celda F13 (celda combinada F13, F14 y F15) la suma de todas las ganancias de
los vendedores.
8. Aplicar a las ventas de Enero, Febrero y Marzo un formato condicional:
Fondo rojo a las ventas menores a 100.
Fondo amarillo a las ventas entre 100 y 150.
Fondo verde a las ventas mayores a 150