Anexo Metodología de Gestión Del Cambio PDF

JUSTIZIA ETA HERRI
ADMINISTRAZIO SAILA
Informatika eta Telekomunikazio
Zuzendaritza
DEPARTAMENTO DE JUSTICIA
Y ADMINISTRACIN PBLICA
Direccin de Informtica
y Telecomunicaciones
Anexo V
Metodologa de
Gestin del Cambio
Documento de Estndares
2012
Revisin
1
Fecha
Marzo, 2012
Donostia - San Sebastian, 1 01010 VITORIA-GASTEIZ

Tef. 945 01 85 22 Fax 945 01 87 06
Documento de Estndares 2012
ndice
1. Introduccin ........................................................................... 3
1.1. Marco Proyectos PLATEA ........................................................................ 3
1.2. Gestin del Cambio ............................................................................... 4
1.3. Objetivos de la Metodologa.................................................................... 7
2. Fases de la Gestin del Cambio ................................................. 9

2.1. Fase de Arranque.................................................................................. 9
2.2. Fase de Anlisis .................................................................................... 9
2.3. Fase de Diseo ................................................................................... 10
2.4. Fase de Despliegue ............................................................................. 10
2.5. Fase de Seguimiento ........................................................................... 10
3. Planificacin del Plan de Gestin del Cambio .............................. 11

3.1. Fase A: Arranque ................................................................................ 11
ETAPA A.1. Anlisis Preliminar .......................................................................... 12
ETAPA A.2. Gestin del Proyecto ....................................................................... 13
3.2. Fase B: Anlisis .................................................................................. 18

ETAPA B.1. Anlisis de la Situacin de Partida ..................................................... 19
ETAPA B.2. Anlisis del Cambio ......................................................................... 25
3.3. Fase C: Diseo ................................................................................... 27

ETAPA
ETAPA
ETAPA
ETAPA
C.1.
C.2.
C.3.
C.4.
Plan
Plan
Plan
Plan
de
de
de
de
LiderazgoDiseo ............................................................... 29
ComunicacinDiseo.......................................................... 36
FormacinDiseo .............................................................. 45
MotivacinDiseo .............................................................. 51
3.4. Fase D: Despliegue ............................................................................. 56

ETAPA
ETAPA
ETAPA
ETAPA
D.1.
D.2.
D.3.
D.4.
Plan
Plan
Plan
Plan
de
de
de
de
LiderazgoDespliegue ......................................................... 58
ComunicacinDespliegue.................................................... 60
FormacinDespliegue ........................................................ 63
MotivacinDespliegue ........................................................ 65
3.5. Fase E. Seguimiento............................................................................ 67

ETAPA E.1. Diseo del Mtodo de Seguimiento .................................................... 68
ETAPA E.2. Evaluacin de los Planes .................................................................. 70
ETAPA E.3. Acciones de Refuerzo a la Gestin del Cambio ..................................... 72
4. Hitos del plan de Proyecto ....................................................... 74

5. Coordinacin y control del proyecto .......................................... 75
6. Gua Rpida ........................................................................... 76
7. Resumen de Actividades y Resultados ....................................... 80
Anexo5:MetodologadeGestindelCambio
Pg.2
1. Introduccin
1.1. Marco Proyectos PLATEA
Actualmente los Departamentos y Organismos del Gobierno Vasco estn migrando sus aplicaciones
de negocio (herramientas de tramitacin, gestores de expedientes) a la Plataforma
Tecnolgica para la e-Administracin (PLATEA). Esta Plataforma se configura como la
infraestructura tecnolgica comn sobre la que pilota la modernizacin de los
sistemas de informacin bajo la premisa de evolucin hacia la consideracin del ciudadano
como eje central de actuacin.
La Plataforma Tecnolgica para la Administracin Electrnica (PLATEA) establece un conjunto
de mdulos y sistemas comunes que constituyen el ncleo de elementos corporativos
horizontales de base. Se han definido los componentes de base elementales:
La infraestructura de integracin, que simplifica y estandariza los modelos de

intercambio de datos y de proceso entre aplicativos departamentales o incluso de otras
entidades. Se han proporcionado para ello las herramientas y sistemas necesarios para su
implementacin basndose en una plataforma tecnolgica unificada y compartida
La infraestructura de presencia en Internet: Las herramientas de gestin de

contenidos, portales, ejes de catalogacin y procedimientos organizativos de gestin
asociados
Los sistemas de infraestructura de tramitacin telemtica, que permiten ofrecer al

ciudadano una visin homognea de los procesos de tramitacin telemtica gestionados
por cualquier Departamento del Gobierno Vasco. Dichos sistemas ofrecen al empleado
pblico las herramientas bsicas y nicas de gestin de actividades de tramitacin, definen
y establecen los flujos de tramitacin adscritos al modelo bsico de tramitacin, y aportan
las soluciones tcnicas necesarias que garantizan el cumplimiento de las normativas y
procedimientos legales vigentes en materia de tramitacin
Los sistemas de infraestructura de gestin documental, que proporcionan los

mecanismos necesarios para desplegar una gestin documental corporativa en los procesos
de negocio que lo precisen, y asimismo establecen unas normativas y procedimientos para
su correcta utilizacin
El desarrollo de una plataforma tecnolgica comn adquiere una gran importancia cualitativa
porque se constituye en el elemento esencial de la estrategia de la e-Administracin. PLATEA se
define como una plataforma de integracin y puesta en servicio de los diferentes
instrumentos de relacin entre la ciudadana y la Administracin Pblica.
Por otro lado, el Plan de Informtica y Telecomunicaciones (PIT) 2006-2009, aprobado por el
Gobierno Vasco, resalta la necesidad de organizar la funcin de las Tecnologas de la
Pg.3
Informacin y Telecomunicaciones. As, en el PIT se definen cuatro lneas estratgicas de

actuacin:
1.
Mejora de Gestin
2. Administracin Electrnica
3. Infraestructuras Tecnolgicas
4. Organizacin: Dentro de esta lnea estratgica se resalta la necesidad de coordinacin y
dinamizacin de los esfuerzos en la gestin del cambio y gestin del conocimiento, as
como de la profundizacin y mejora en la organizacin de soporte al modelo de
Administracin Electrnica
Para cubrir las necesidades de cada Departamento, y el Gobierno Vasco en su conjunto, se quieren
establecer mecanismos de comunicacin del personal TIC para hacer ms eficiente la ejecucin de
los proyectos. Por ello se pretende impulsar la gestin del cambio para cada proyecto, y as
realizar la formacin y comunicacin necesarias para la implantacin de los mismos.
Adems, el PIT apuesta por impulsar el desarrollo de proyectos en reas Departamentales
que a modo de proyectos piloto pudieran resultar de inters para su exportacin y rplica
posterior en otros mbitos corporativos. Esto permitir optimizar recursos y esfuerzos evitando
solapamientos y trabajo en paralelo entre Departamentos para abordar problemticas similares.
Por ello, se detecta la necesidad de la definicin de herramientas y procedimientos
adecuados para la gestin, seguimiento y coordinacin de proyectos e iniciativas y as
tener una oportunidad para establecer una dinmica de trabajo comn.
En este contexto, el Gobierno Vasco propone el proyecto de Metodologa de Gestin del
Cambio para los proyectos PLATEA. Con este proyecto se pretende definir un Plan Maestro
de Gestin del Cambio que sirva como marco metodolgico para la futura implantacin de
la Gestin del Cambio de los Departamentos y Organismos Autnomos en su proceso de
migracin a la Plataforma Tecnolgica para la e-Administracin (PLATEA). As pues, los proyectos
que se enmarquen dentro de los proyectos PLATEA deben utilizar la metodologa que se
describe en este documento para poder llevar a cabo la gestin del cambio de dicha
implantacin. Se debe tener claro que un plan de implantacin de este tipo no slo supone
actividades de desarrollo de la herramienta, sino que es necesario, para asegurar el xito
del proyecto, realizar la correspondiente gestin del cambio asociada al proyecto.
Una vez que se ha contextualizado por qu surge la necesidad de definir esta metodologa, se
procede a realizar una descripcin de la Gestin del Cambio.
1.2. Gestin del Cambio

El cambio es un fenmeno que ha existido desde el comienzo de la Historia en los diferentes
entornos: cultural, poltico, social, empresarial En el mundo empresarial, las empresas que no
han sabido anticiparse al cambio o evolucionar adecuadamente han perdido su posicin
Pg.4
competitiva en el mercado. Para alcanzar posiciones de liderazgo en el entorno

empresarial es necesario disear una estrategia de cmo gestionar los cambios.
Los cambios en general y, en especial, en los aspectos organizativos y de sistemas, suelen
plantear incertidumbre en las personas. Esta situacin de incertidumbre puede desembocar
en un rechazo, explcito o implcito, en lo que respecta al servicio que se va a implantar.
Para minimizar este efecto es necesario realizar una serie de actuaciones o actividades que
permitan minimizar el impacto negativo e incertidumbre que dicho cambio va a provocar
en la organizacin. El objeto de ejecutar acciones de Gestin del Cambio es vertebrar
actividades, procesos, mecanismos y canales de trabajo para contribuir al xito de la
puesta en funcionamiento de un proyecto.
Situacin
Actual
Gap Tcnico
Gap de Procesos
Rediseo de procesos
Gap de Personas (Gestin del Cambio)
Comunicacin
Formacin
Situacin
Futura
Es necesario ejecutar una serie de acciones que predispongan a los individuos hacia el cambio para
contribuir al xito de los proyectos. Estas actividades se concretan en acciones de comunicacin,
formacin, liderazgo y motivacin que permitan obtener la mayor productividad del servicio por
parte de los profesionales en el menor tiempo posible.
El beneficio que el Gobierno Vasco espera obtener al desarrollar esta metodologa es que los
proyectos que la apliquen obtendrn una utilizacin ptima del sistema desarrollado
y, por tanto, la optimizacin de los procesos operativos soportados.
En ste sentido, se han establecido como objetivos para la Gestin del Cambio los siguientes:
Conseguir el cambio cultural asociado a la nueva filosofa de trabajo resultante del nuevo
modelo, con una visin comn y comprometida
Conseguir la participacin, involucracin y compromiso de todos los beneficiados por el

cambio
Pg.5
D
Documento de Est
ndares 2012
Detectar
r apoyos y barreras,
b
y establecer mecanismos
m
para
p
superarrlas, consiguiendo
que el cam
mbio sea ace
eptado de forrma natural
El plaanteamiento que se descrribe en esta m

metodologa
a se basa en el
e diseo, ejeecucin y seg
guimiento
de un
na serie de Pllanes estratgicos de la G
Gestin del Ca
ambio:
1.
Plan de Liderazgo
L
2
2. Plan de Comunicacin
C
n
3
3. Plan de Formacin
F
4
4. Plan de Motivacin
M
Una correcta gesstin del Ca
ambio facilitaar la transsicin a un nuevo
n
modeelo de explo
otacin, y
mitir manten
ner alineadas las expectaativas de loss afectados con
c las caracctersticas fiinales del
perm
serviccio. Esto evittar posibles impactos en
n su productiividad para:
Incremen
ntar los niveles de desemp
peo y eficieencia operativ
va
Facilitar un
u rpido rettorno de las inversiones realizadas
r
o resultado de
d una adecu
uada Gestin del Cambio se obtendrn
n unos benefficios que im
mpactarn
Como
positiivamente en el proyecto y,
y en definitiiva, en la organizacin:
Clarifica
a los objetiv
vos del Proyeecto
Genera la
as expectatiivas corre
ectas sobre el Cambio
Prepara y motiva a lass Personas h

hacia el Camb
bio, a la vez que
q modificaa las Actitude
es
Crea una estructura base

b
de Comu
unicacin (Emisor, Menssaje, Audienccia,
Retroalim
mentacin)
Reduce ell perodo dell Cambio
Anexo55:Metodologad
deGestindelCam
mbio
Pg.6
Potencia y refuerza los Agentes y Lderes del Cambio (Comit de Gestin del Cambio)
Contribuye a la adecuacin de puestos, habilidades y cultura al nuevo entorno
Permite hacer seguimiento del propio esfuerzo de adaptacin al Cambio
1.3. Objetivos de la Metodologa

El objetivo final del Gobierno Vasco al definir esta Metodologa es tener un marco de trabajo comn
a la hora de gestionar los cambios que suponen la implantacin y puesta en marcha de los
proyectos que se enmarcan en el entorno de PLATEA.
Es imprescindible que las direcciones sectoriales del Gobierno Vasco que vayan a implantar
proyectos asuman la importancia de acompaar los desarrollos informticos con una correcta
gestin del cambio. Muchas veces se han desarrollado herramientas magnficas desde el punto de
vista tcnico pero, a la hora de implantarlas, el proyecto ha fracasado por el rechazo que se ha
producido por parte de los usuarios. Es necesario disear y ejecutar acciones de Gestin del Cambio
a la hora de implantar los nuevos aplicativos.
Adems, los proyectos que se encuadran dentro de PLATEA pretenden evolucionar hacia la
ciudadana como eje central de actuacin. El cambio cultural es considerable, por lo que se hace
todava ms necesaria la ejecucin de actuaciones de Gestin del Cambio.
Bsicamente, lo que el Gobierno Vasco quiere conseguir con un plan de Gestin del Cambio es:
Facilitar el desarrollo de los nuevos modelos de trabajo, que han de implantarse

en el sistema organizativo derivado de la e-Administracin, con la consiguiente
sensibilizacin y aceptacin por parte de los diferentes colectivos afectados por el cambio
Incrementar la comprensin, por parte de los colectivos afectados, informando de las

circunstancias internas y externas que justifiquen la implantacin de los diferentes
sistemas que utilizan la plataforma de Administracin Electrnica (PLATEA)
Conseguir la participacin y compromiso de las personas que van a desempear un

papel clave en la implantacin de los nuevos sistemas
Todo ello en un entorno especialmente complejo debido a las caractersticas de los usuarios y del
trabajo que stos realizan.
Estos objetivos se articulan sobre:
La elaboracin de los Planes de Gestin del Cambio (liderazgo, comunicacin,

formacin y motivacin), tomando como punto de partida el diagnstico y la definicin
estratgica fijadas por el Gobierno Vasco
La puesta en marcha e implantacin de las acciones acordadas en la Gestin del Cambio
Pg.7
El diseo y ejecucin de las acciones necesarias para la realizacin del seguimiento y

verificacin del cambio
Los Planes de Gestin del Cambio deben contener acciones que cubran dos aspectos
fundamentales:
1.
Apoyo al cambio cultural y la transformacin empresarial: conformidad y

adhesin voluntaria al cambio, consiguiendo que los involucrados lo apoyen, lo promuevan
y lo consideren como suyo
2. Consecucin del cambio: Uso correcto y apropiado de los procesos definidos y

herramientas diseadas
Se pretende que sea una metodologa que sirva como marco de referencia para todos los
Departamentos y Organismos Autnomos gestin del cambio centralizada, pero que a la hora
de implantarlas, cada uno de ellos sea capaz de ejecutarlas por s mismo aspecto
descentralizado.
La Metodologa que se describe en el presente documento es fruto de la experiencia y de un testeo
concreto. Se seleccion un proyecto de un Departamento del Gobierno Vasco, y se han definido los
diferentes planes de Gestin del Cambio para dicho proyecto. A partir de esa experiencia y de
conocimientos especficos de la Gestin del Cambio se ha definido este marco metodolgico para la
ejecucin de acciones de Gestin del Cambio aplicables al resto de Departamentos y Organismos
Autnomos. El proyecto que ha servido como piloto para desarrollar esta metodologa ha sido el de
la implantacin del sistema de Tramitacin de Juego y Espectculos, de la Direccin de Juego y
Espectculos del Departamento de Interior.
Pg.8
2. Fases de la Gestin del Cambio

La definicin y ejecucin de la Gestin del Cambio en cualquier proyecto de implantacin de un
nuevo sistema o rediseo de uno ya existente ha de pasar por una serie de fases que se resumen en
el siguiente dibujo:
FaseA.
Arranque
FaseB.
Anlisis
FaseC.
Diseo
FaseD.
Despliegue
FaseE.
Seguimiento
Anlisispreliminar
GestindelPlan
Situacinde
partida
Anlisisdel
Cambio
PlandeLiderazgo
Plande
Comunicacin
PlandeFormacin
PlanMotivacin
PlandeLiderazgo
Plande
Comunicacin
PlandeFormacin
PlanMotivacin
DiseoMtodo
Seguimiento
Evaluacinde
losPlanes
Accionesde
refuerzo
A continuacin se hace una breve descripcin de cada una de estas fases:
2.1. Fase de Arranque

Pretende determinar y consensuar desde el arranque del proyecto los pilares sobre los que se
construyan las fases posteriores del proyecto, as como establecer los rganos de Gestin del mismo
que aseguren el control ptimo de su desarrollo.
De acuerdo a los objetivos fijados, esta fase se estructura en las siguientes etapas:
Anlisis Preliminar
Gestin del Plan
2.2. Fase de Anlisis

Pretende conocer en detalle el entorno que encuadra, en el Departamento u Organismo Autnomo,
al plan de Gestin del Cambio como paso previo imprescindible para el diseo de los diferentes
Planes de Gestin del Cambio y, para ello, se plantea un doble anlisis. De acuerdo a los objetivos
fijados, esta fase se estructura en las siguientes etapas:
Anlisis de la situacin de partida
Anlisis del cambio
Pg.9
2.3. Fase de Diseo

Establece la base para la ejecucin efectiva de los Planes que configuran la Gestin del Cambio
(Plan de Liderazgo, Plan de Comunicacin, Plan de Formacin y Plan de Motivacin). A partir de
esta fase inclusive el proyecto se estructura y gestiona en funcin de los diferentes Planes que
configuran la Gestin del Cambio.
De acuerdo a los objetivos fijados, en esta fase se identifican las siguientes etapas:
Diseo del Plan de Liderazgo
Diseo del Plan de Comunicacin
Diseo del Plan de Formacin
Diseo del Plan de Motivacin
2.4. Fase de Despliegue

El despliegue lleva a la prctica lo diseado para el liderazgo, la comunicacin, la formacin y la
motivacin. As, el despliegue de cada uno de los planes se articula en las siguientes etapas:
Despliegue del Plan de Liderazgo
Despliegue del Plan de Comunicacin
Despliegue del Plan de Formacin
Despliegue del Plan de Motivacin
2.5. Fase de Seguimiento

Esta fase agrupa el conjunto de actividades que buscan asegurar que se alcance el objetivo del plan
de Gestin del Cambio. Esta fase se estructura en las siguientes etapas:
Diseo del Mtodo de Seguimiento del Cambio
Evaluacin de los Planes
Acciones de refuerzo
Pg.10
3. Planificacin del Plan de Gestin del Cambio

Se detallan a continuacin, las Fases del Plan de Gestin del Cambio as como sus actividades
asociadas, describiendo para cada una de stas su objetivo, su responsable, la/s herramienta/s
utilizada/s y el resultado esperado.
3.1. Fase A: Arranque

Como se ha indicado anteriormente, la fase de arranque agrupa el conjunto de actividades que
permiten dar al equipo de trabajo del plan las herramientas necesarias para iniciar el plan con xito
(conocimiento general de la situacin, estructura de gestin del proyecto y planificacin).
En primer lugar es imprescindible el nombramiento del Responsable de la Gestin del Cambio. Una
vez identificado el Responsable, l mismo comenzar a desarrollar una a una las actividades que se
detallan a continuacin. sta fase se estructura en las siguientes etapas:
Etapa
Descripcin
Para empezar a trabajar, el responsable de implantar la Gestin del Cambio del proyecto
necesita tener visin global de la situacin del Departamento u Organismo Autnomo. Debe
tener clara la situacin del proyecto de desarrollo y la gestin del cambio para poder
delimitar el marco de referencia donde disear y desarrollar el plan de Gestin del Cambio.
Anlisis
Preliminar
A partir de esta informacin se pueden establecer en detalle los Objetivos del plan de
Gestin del Cambio, por si se detectan amenazas u oportunidades destacables. Se estructura
en:
1.
2.
Anlisis de partida
Obtencin de conclusiones de planteamiento del plan - Establecimiento de Objetivos
Constitucin de la Estructura de Proyecto, Estrategia de la Gestin del Cambio del

Departamento u Organismo Autnomo y Planificacin detallada del plan. Bsicos para la
gestin del proyecto ser el establecimiento de:
Gestin
del Plan
Comit de gestin del cambio del proyecto

La forma de interrelacin de la Gestin del Cambio con el proyecto de desarrollo
Una planificacin que permita realizar el seguimiento
Para el establecimiento de esta planificacin se necesita tener una primera entrada de

informacin que permita al responsable situarse dentro del contexto de este proyecto. Esta
informacin se obtendr del Anlisis de Partida realizado con anterioridad. Se estructura en:
1.
2.
3.
Presentacin del plan de Gestin del Cambio a la Direccin del Departamento u

Organismo Autnomo
Constitucin del Comit de Gestin del Cambio y presentacin al mismo de los
conceptos asociados a la Gestin del Cambio
Planificacin de proyecto, que incluir la Planificacin de talleres de trabajo y
reuniones de Seguimiento establecidas para la correcta ejecucin de la Gestin del
Cambio
Pg.11
ETAPA A.1. Anlisis Preliminar
Actividad
A.1.1.
Anlisis de Partida
Objetivo
Estudiar en profundidad la informacin facilitada por el Departamento u Organismo

Autnomo para, por una parte, poder obtener conclusiones que delimiten las fases
siguientes y, por otra, tener una primera visin de la situacin de partida en esa
organizacin en cuanto a la Gestin del Cambio y el proyecto de sistemas relacionado. El
responsable de implantar la Gestin del cambio en el Departamento u Organismo
Autnomo debera tener conocimientos necesarios y estar cercano a la funcin
informtica. Pero, en caso de que esta situacin no se d, se realizar esta actividad
Implicados
El Responsable de Gestin del Cambio, y quin l mismo considere
Herramienta
Anlisis de documentacin y, si fuera necesario, reuniones con los responsables del

proyecto de desarrollo
Resultado
Conocimiento bsico de la situacin de partida
Actividad
A.1.2
Obtencin de conclusiones de planteamiento del proyecto

Establecimiento de objetivos
Objetivo
Realizar y establecer, en funcin del anlisis realizado, las grandes lneas de actuacin
que delimitan el trabajo y el enfoque de cada fase del plan de Gestin del Cambio
planteado. Delimitar las fases siguientes a desarrollar
Implicados
El responsable de implantar la Gestin del Cambio, en colaboracin con el equipo

responsable del desarrollo del sistema
Herramienta
Procesador de texto y/o herramienta de presentacin
Resultado
Objetivos de proyecto
Pg.12
ETAPA A.2. Gestin del Proyecto
Actividad
A.2.1
Constitucin de la Estructura de Plan
Objetivo
Establecer los rganos de gestin del plan as como los equipos que lleven a cabo el
trabajo operativo de la Gestin del Cambio
Implicados
Responsable de implantar la Gestin del Cambio y personal del Departamento u

Organismo Autnomo
Herramienta
Anlisis preliminar de propensin al cambio. Se puede aprovechar la reunin de

presentacin de la Gestin del Cambio a la Direccin del Departamento u Organismo
Autnomo y al equipo de direccin del proyecto de desarrollo. As, se detectar a los
integrantes del Comit de Gestin del Cambio, y se determinar la forma de interrelacin
del responsable de la Gestin del Cambio con la Direccin del proyecto de desarrollo
Resultado
Comit de Gestin del Cambio constituido, con el perfil y la formacin adecuada que
permitan conducir adecuadamente el proyecto y prever los posibles problemas
estableciendo soluciones
En los proyectos PLATEA quienes van a gestionar el plan de Gestin del Cambio sern los
integrantes del Comit de Gestin del Cambio. Por otro lado, el responsable de implantar la Gestin
del Cambio tendr que interactuar con el Equipo de Direccin del Proyecto de desarrollo.
Es importante implicar a la Direccin del Departamento u Organismo Autnomo en el plan de
Gestin del Cambio. Para ello, el responsable de la implantacin de la Gestin del Cambio realizar
una presentacin de lo que es la Gestin del Cambio y de la necesidad del apoyo de la Direccin en
el plan. Se implicar a la Direccin para que detecte los integrantes del Comit de Gestin del
Cambio. Adems, a dicha presentacin se podr invitar a la Direccin del proyecto del sistema a
desarrollar. Esta presentacin consiste en comunicarles lo que es la Gestin del Cambio, y la
necesidad de que estas actividades acompaen a la parte de desarrollo para que el proyecto tenga el
mximo xito. Se adjunta modelo de presentacin. (R.A.2.1.1) Adems, se utilizar esta
presentacin para poder detectar las personas ms idneas para formar el Comit de Gestin del
Cambio.
Los rganos de gestin y ejecucin establecidos para el plan de Gestin del Cambio son los
siguientes:
RGANOS DE GESTIN Y EJECUCIN DEL PROYECTO
Comit de Gestin
del Cambio
Direccin del
proyecto de
Desarrollo
rganosque
quevan
vanaarealizar
realizar
rganos
alguna actividad para llevar a
alguna actividad para llevar a
cabo la ejecucin y gestin del
cabo la ejecucin y gestin del
proyectode
deGestin
Gestindel
delCambio
Cambio
proyecto
Pg.13
Comit de Gestin del Cambio

Este Comit asumir el diseo, ejecucin y control de los Planes de Gestin del Cambio. Una vez
que este Comit est formado, lo primero que se debe hacer es una presentacin al Comit de
Gestin del Cambio para que tengan conocimiento de lo que es la Gestin del Cambio, cules son
los beneficios de dicha Gestin, qu se espera de este Comit, etc. Se adjunta modelo de
presentacin (R.A.2.1.2)
La misin del Comit de Gestin del Cambio incluye:
La realizacin de anlisis previo, el establecimiento de los planes de Gestin del Cambio y

la revisin del mismo para su actualizacin
Liderar el proceso de cambio que implica el proyecto
Revisar y validar los diferentes planes relacionados con la Gestin del Cambio. Aunque ser
el Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco quien tendr que validar
dichos planes
Realizar el seguimiento de las acciones que facilitan el cambio y, en caso de que se detecten
posibles barreras, impulsar acciones para minimizar dichas barreras
La revisin de resultados de avance e indicadores de gestin
La gestin del avance del proyecto en la parte de Gestin del Cambio
La resolucin de problemas y toma de decisiones en casos de alta conflictividad
La revisin y actualizacin de objetivos segn sea necesario
El establecimiento de foros de discusin, a travs de reuniones: puesta en comn de

problemas, ideas, proposiciones, mejoras y cambios
Actuaciones de Seguimiento del Proyecto
Se propone que el Comit de Gestin del Cambio est constituido por la persona o personas que se
formen para ejecutar los planes de Gestin del Cambio en cada Departamento u Organismo
Autnomo se propone que sean los responsables de la funcin informtica de los mismos, y por
profesionales implicados en el proyecto de desarrollo ver Tabla pgina siguiente.
Direccin del proyecto de Desarrollo
El responsable de implantar la Gestin del Cambio tendr que formar parte del equipo de Direccin
del Proyecto a implantar en adelante, el Proyecto. Esto es necesario para poder adaptar las
diferentes acciones de Gestin del Cambio ante posibles modificaciones del proyecto de desarrollo,
y para comprobar que la gestin del Cambio del proyecto de desarrollo se est realizando con xito
y, en caso contrario, poder tomar acciones de refuerzo. Por tanto, el responsable de implantar la
Gestin del Cambio interactuar con el Equipo de Direccin del Proyecto de desarrollo, dado que la
Gestin del Cambio pasa a ser una parte ms a desarrollar en dicho proyecto.
Pg.14
Tabla de perfiles para el Comit de Gestin del Cambio
Perfil
Descripcin
Posible responsable
Observaciones
P1
Persona que haya

sido formada en la
metodologa de
Gestin del Cambio
del Departamento u
Organismo
Autnomo
Responsable de implantar
la Gestin del Cambio en el
Departamento u Organismo
Autnomo podr ser el
responsable de la funcin
informtica del
Autnomo
ste responsable deber

acompaarse de las personas que
se encargarn de realizar el
trabajo operativo de desarrollar
los diferentes planes
Responsables de la funcin
informtica del
Autnomo y, si existen, sus
colaboradores de EJIE
Miembros de la plantilla del

Gobierno Vasco o de EJIE
implicados en el proyecto, tanto
desde el punto de vista funcional
como desde el punto de vista de
sistemas. En caso de que el
proyecto sea definido en su
totalidad internamente en el
Gobierno Vasco, estos
responsables sern apoyados por
personal encargado de desarrollar
y ejecutar los diferentes Planes de
Gestin del Cambio
P2
Personal que
conozca el nuevo
sistema a implantar
P3
Personal que
conozca la
organizacin del
Departamento u
Organismo
Autnomo
Quien tenga esta visin

dentro del Departamento u
Organismo Autnomo
Si dentro del Departamento u

Organismo Autnomo no
existiera alguien con este perfil,
se considerar acudir al personal
de algn rea del Gobierno Vasco
que tenga esta visin horizontal
P4
Personal que
conozca el
desarrollo de la
Formacin dentro
del Gobierno Vasco
Alguien implicado en la
Formacin del
responsable y del propio
Gobierno Vasco
Se recomienda su participacin
para la parte del Plan de
Formacin
P5
Personal que tenga

una visin global de
los diferentes
Departamentos
afectados por la
implantacin de la
herramienta
Por ejemplo podran ser

profesionales de la DIT o de
cualquier otro
Departamento del Gobierno
Vasco que tenga esa visin
Este perfil slo es recomendable

en caso de que el sistema a
desarrollar implique a muchos
Departamentos u Organismos
Autnomos
Pg.15
D
Documento de Est
ndares 2012
Actiividad
A.2.2
Planificac
cin detalla
ada del Plan
n
Obje
etivo
Determinar una
u planificaccin de las prin
ncipales activiidades de la Ge
Gestin del Cam
mbio, de
las reunioness y talleres de trabajo a realizar con el Com
mit de Gestin del Cambio
o para la
definicin de
e los diferente s Planes de Geestin del Cam
mbio. Tambin
n deber preve
erse la
periodicidad
d y el contenidoo base de las reuniones
r
de seguimiento
s
a realizar con lo
os
diferentes rrganos de gesttin del proyeccto establecido
os, as como loos criterios de
convocatoria
a normal y extrraordinaria a dichas reuniones
Imp
plicados
El responsab
ble de la implaantacin de Geestin del Cam
mbio del Deparrtamento u Orrganismo
Autnomo. Si
S se consideraa oportuno se pondr a la ap
probacin porr parte del Com
mit de
Gestin del Cambio
C
en la rreunin de preesentacin de la Gestin dell Cambio a diccho
Comit
Her
rramienta
Herramienta
a de planificaccin de proyecctos por ejem
mplo, Microsofft Project
Resu
ultado
Planificacin
n del proyecto aunque la planificacin
p
ser ms detalllada de las fasses de
anlisis, dise
eo y seguimieento, y posteriiormente se ba
ajar de nivel lla planificaci
n de la
fase de impla
antacin cuan
ndo ya estn diiseados y planificados los ddiferentes Plan
nes de
Gestin del Cambio
C
A con
ntinuacin, se muestra un
n ejemplo dee planificaci
n de un plan
n de este tipoo:
Anexo55:Metodologad
deGestindelCam
mbio
Pg.16
Como principales actividades de Gestin del Cambio que se deben planificar en proyectos de este
tipo estn:
Fase
Necesidades de Planificacin del Proyecto

Planificar el Anlisis de la situacin actual y del anlisis del cambio
Anlisis
Este anlisis de la situacin actual y del anlisis del cambio se puede hacer en paralelo
Se recomienda que se planifiquen al menos una o dos reuniones. El participante en estas
reuniones ser el Comit de Gestin del Cambio
Planificar el diseo de los cuatro Planes de Gestin del Cambio: Plan de Liderazgo, de
Comunicacin, Formacin y Motivacin
Diseo
Lo ideal es comenzar por el Plan de Liderazgo para obtener el apoyo de los lderes que se
detecten cuanto antes. La duracin de esta planificacin podr variar en funcin del
alcance del proyecto del desarrollo, y en funcin de los conocimientos y experiencia del
personal responsable de desarrollar los diferentes planes
Se recomienda que se planifiquen al menos dos talleres de trabajo para cada uno de los
Planes a definir, aunque podrn planificarse ms reuniones y talleres de trabajo si se
estiman oportunas. El participante en estas reuniones ser el Comit de Gestin del
Cambio
Planificar cundo se va a ir implantando las acciones definidas en el diseo de los 4
Planes. La Gestin del Cambio debe acompaar a todas las fases de definicin y desarrollo
del nuevo sistema
Despliegue
Esta fase debe abarcar desde la definicin de los Planes de Gestin del Cambio se
podrn implantar determinadas acciones definidas en los Planes en paralelo a la
finalizacin de la fase de Diseo, y hasta que finalicen por completo las actividades
planificadas para el proyecto de desarrollo de la herramienta
La planificacin de esta fase en este momento todava no bajar al detalle, dado que de la
definicin de las actividades de los diferentes Planes de Gestin del Cambio saldr el
detalle de la fase de implantacin. Cada Plan llevar una planificacin detallada de las
actividades a ejecutar, y esa planificacin se obtendr una vez que se hayan diseado los
Planes de Gestin del Cambio
Planificar cundo se va a realizar el seguimiento del proyecto, es decir, las reuniones de
seguimiento para controlar que la Gestin del Cambio se est ejecutando adecuadamente
y con el xito esperado
Seguimiento
El seguimiento debe ser en paralelo al resto de las fases definidas. En estas reuniones se
realizar un seguimiento de las acciones que se han ejecutado, se prepararn las
siguientes acciones de los Planes de Gestin del Cambio que se van a ejecutar en un corto
espacio de tiempo. Adems, se podrn definir acciones de refuerzo si alguna de las
acciones ejecutadas no ha tenido el xito esperado
Se planificar al menos la frecuencia de las reuniones de seguimiento, lo cual depender
de la duracin del proyecto y de la planificacin de las acciones definidas. Estas reuniones
podrn ser mensuales cuando las acciones de Gestin del Cambio sean pocas, y semanal o
quincenalmente en las etapas en que se concentre la ejecucin de las acciones de Gestin
del Cambio
Adems, se planificarn las reuniones de coordinacin con el proyecto de desarrollo del
nuevo sistema para el intercambio de informacin entre los equipos del proyecto
Pg.17
3.2. Fase B: Anlisis

La fase de anlisis agrupa el conjunto de actividades para asegurar, al Comit de Gestin del
Cambio, el conocimiento detallado necesario para establecer Planes coherentes con la situacin
existente en el Departamento u Organismo Autnomo en relacin al Proyecto a implantar. De
acuerdo a los objetivos fijados, esta fase se estructura en las siguientes etapas:
Etapa
Anlisis
de la
situacin
de
partida
Anlisis
del
Cambio
Descripcin
El responsable de implantar la Gestin del Cambio debe conocer los parmetros que definen
la situacin del Departamento u Organismo Autnomo en lo referente a su organizacin, sus
procesos y sus sistemas. Por tanto, la Etapa de Anlisis de la situacin de Partida, se desglosa
en las siguientes actividades:
Anlisis de la organizacin, en cuanto a datos objetivos (organigrama, perfiles,

funciones, distribucin geogrfica...)
Anlisis de los procesos operativos soportados por el aplicativo a implantar
Anlisis de los Sistemas, en cuanto a funcionalidad y su comparativa, tanto del nuevo
Sistema en desarrollo como del sistema/s al que sustituye as como a la interfaces
con otros sistemas del Departamento u Organismo Autnomo
Una vez conocido el entorno, se debe empezar a analizar el cambio y como ste afecta en las
personas. Por tanto, el Anlisis del Cambio es, bsicamente, un anlisis de en qu medida las
personas se ven influidas por el cambio y se resisten a ste. Adems supone una oportunidad
para realizar un anlisis de las necesidades que les plantea el cambio y de las expectativas que
les genera para dar, en ambos casos, una respuesta que les predisponga positivamente hacia el
cambio.
Sobre la base de este planteamiento se realizar un Anlisis de implicados Impacto
organizativo, un Anlisis del campo de fuerzas Resistencia al cambio y un Anlisis de
necesidades
Pg.18
ETAPA B.1. Anlisis de la Situacin de Partida
Actividad
B.1.1
Objetivo
Anlisis Organizativo
El objetivo de esta actividad es conocer las caractersticas organizativas de los
destinatarios del Plan de Gestin del Cambio para, de esta forma, determinar quines son
y qu perfil tienen los usuarios del sistema a implantar y cualquier otro perfil profesional
que se vea afectado por el proyecto.
Cuando se identifiquen los diferentes usuarios, se determinarn las caractersticas
funcionales de los mismos. Todo ello con el fin de detectar finalmente qu parte funcional
del sistema utilizar cada perfil
Implicados
Herramienta
Reuniones de trabajo y organigramas
Resultado
Informe con las conclusiones obtenidas de este anlisis organizativo
Los usuarios no tienen por qu ser nicamente de un mismo Departamento u Organismo

Autnomo. En el caso de los Proyectos PLATEA, los expedientes sern electrnicos y la responsable
de dichos expedientes ser la Direccin de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y
Administracin Pblica. No obstante, otras organizaciones (reas, Departamentos) se vern
afectados indirectamente por la implantacin del sistema, al ser encargados de lanzar la normativa
de la tramitacin electrnica por ser responsables de emitir certificados electrnicos
Como una aproximacin a los colectivos afectados dentro de cualquier proyecto a implantar de
PLATEA ser:
Usuarios internos del sistema

Sern los profesionales del Departamento o Direccin que van a implantar el sistema. A su
vez estos se pueden agrupar en funcin de la finalidad de uso que van a realizar del
sistema: unos lo utilizarn para la gestin del negocio, otros para realizar algn tipo de
control, otros son parte del soporte al sistema, etc. De esa clasificacin se puede bajar de
nivel en funcin de responsabilidades de la funcin de negocio: directores, responsables,
funcionarios
Afectados indirectos por la implantacin del sistema

En los proyectos de implantacin de sistemas que se encuadran en el marco de PLATEA,
hay una serie de reas del Gobierno Vasco que van a tener algn tipo de relacin con todos
los sistemas a implantar y que, por tanto, sern colectivos afectados. Hasta el momento, se
han detectado los siguientes colectivos vinculados a los Proyectos PLATEA, no obstante
este es un aspecto vinculado al rea donde se vaya a implantar pueden ser ms o menos
colectivos que los sealados aqu
Pg.19
Departamento de Hacienda y Administracin Pblica

Los proyectos PLATEA llevan asociados el pago electrnico y el archivo
documental electrnico. Por ello, la Direccin de Finanzas, la OCE (Oficina de
Control Econmico) y la Direccin de Servicios generales de dicho Departamento,
en la mayora de los casos, se vern afectados por las implantaciones de este tipo. A
continuacin se explica el motivo por el que se ven afectadas estas reas:
Direccin de Finanzas
Esta Direccin suele tener asociada la responsabilidad operativa
econmica del proyecto
Oficina de Control Econmico

Este rea se ve afectada por la pasarela de pagos del Gobierno Vasco, y por
la normativa de cobros y pagos centralizada
Direccin de Recursos Generales

rea afectada por la parte de archivo documental. Son los responsables de
archivar los expedientes electrnicos. Una vez que se cierra un expediente
ya es responsabilidad de esta Direccin
Vicepresidencia
Las reas dentro de este Departamento que se ven afectadas por los sistemas son:
DOMA (Direccin de la Oficina para la Modernizacin Administrativa)

Es el rea que fija la mecanizacin y normativa corporativa de los
procedimientos electrnicos del Gobierno Vasco. Es decir, son quienes
definen la ficha de procedimientos de gestin Web y, por tanto, cualquier
proyecto PLATEA ha de regirse por dicha normativa
DAEAC (D. de Administracin Electrnica y Atencin a la Ciudadana)

Es el rea responsable de la gestin Web, y dicha gestin es parte de los
proyectos PLATEA
IZENPE
Es la Entidad encargada por el Gobierno Vasco de gestionar los certificados
electrnicos que se utilizan en la e-Administracin
ZUZENEAN
Cuando esta rea est ejerciendo la totalidad de sus funciones, tendr que tener
una visin de toda la tele-tramitacin y deber ser colectivo afectado de todos los
proyectos con los que tengan interfaces las herramientas de gestin de ZUZENEAN
Usuarios externos del sistema

Son los usuarios que no pertenecen al Gobierno Vasco y que van a utilizar parte del Sistema
a implantar, ms concretamente, van a utilizar la tramitacin electrnica. Pueden ser las
personas, las empresas o cualquier otro tipo de organizacin
Los diferentes colectivos se detectan partiendo del organigrama del Departamento u Organismo
Autnomo que va a desarrollar e implantar el sistema como una primera aproximacin, o del
organigrama de cualquier otro Departamento que se detecte como posible afectado por el proyecto.
Pg.20
Esos organigramas sern la base para tratar este tema en la reunin de anlisis del proyecto que
ser realizado por el Comit de Gestin del Cambio.
Actividad
B.1.2
Anlisis de Procesos
Objetivo
El objetivo de esta actividad es contar con informacin para determinar las expectativas
de los usuarios del sistema desarrollado conociendo cmo trabajan stos
exclusivamente en los procesos soportados por el sistema y los problemas que se
encuentran en la ejecucin de dichos procesos que, previsiblemente, esperaran ser
solventados total o parcialmente por el sistema. Adems, servir para detectar qu
colectivos, de los detectados en la actividad anterior, actan en los diferentes procesos
Implicados
Herramienta
Reuniones de trabajo
Resultado
Informe de Procesos Operativos para la Gestin del Cambio
Esto implica que los procesos operativos soportados por la aplicacin deben ser detectados. Esta
deteccin se realizar en la reunin de anlisis del proyecto que se realizar con el Comit de
Gestin del Cambio. Si no fuera suficiente, se solicitar documentacin relacionada con los
procesos al rea encargada del diseo de la herramienta.
El informe sealado incluir una matriz de cruce entre los colectivos afectados, ya detectados, y los
procedimientos que soportan el sistema. Adems, en dicha matriz tambin se puede recoger los
diferentes mdulos del sistema anterior que soportan cada uno de los procesos para un cruce ms
detallado. (R.B.1.2)
A continuacin se muestra un ejemplo de esta matriz, en concreto, es la matriz que fue definida
para la definicin de los Planes de Gestin del Cambio para el sistema de Tramitacin de Juego y
Espectculos, de la Direccin de Juego y Espectculos del Departamento de Interior del Gobierno
Vasco:
Pg.21
EJEMPLO DE MATRIZ DE COLECTIVOS AFECTADOS Y PROCESOS

DEPARTAMENTO DE INTERIOR
DIRECCIN de JyE
PROCESOS
AUTORIZACIONES DE ESPECTCULOS
AUTORIZACIONES DE JUEGO
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO B
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO A
AUTORIZACIONES SALONES
AUTORIZACIONES BINGOS
AUTORIZACIONES CASINOS
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO C
AUTOPROHIBIDOS BINGOS Y CASINOS
AUTORIZACIONES HOMOLOGACIONES
Aplicaciones
utilizadas en los
procedimientos
J25
J25
J25
J25
J25
J25
J25
J25
P61
J25
CIUDADANO
EMPRESA
OPERADORA
EMPRESA
FABRICANTE
FUNCIONARIO
DJE
RESPONSABLE DJE
DIRECTOR
DJE
UDAD. DE
INSPEC. DE
JUEGOS Y
ESPECT.
DIRECCIN
DE SERVICIOS
DIRECCIN
DE RGIMEN
JURDICO
AUTORIZACIONES NUEVOS PROCEDIMIENTOS

(Apuestas, apuestas hpicas, cibertecas)
SANCIONES
J25E
PROHIBIDOS EN BINGOS Y CASINOS
P61
DENUNCIAS, RECLAMACIONES Y CONS.
INSPECCIONES
S31
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
DIRECCIN
DE
FINANZAS
PROCESOS
OFININA CONTROL
ECONMICO
DIRECCIN
RECURSOS
GENERALES
VICEPRESIDENCIA
OMA
BINGOS Y
CASINOS
IZENPE
AUTORIZACIONES DE ESPECTCULOS
AUTORIZACIONES DE JUEGO
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO B
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO A
AUTORIZACIONES SALONES
AUTORIZACIONES BINGOS
AUTORIZACIONES CASINOS
AUTORIZACIONES MQUINAS TIPO C
AUTORIZACIONES HOMOLOGACIONES
AUTORIZACIONES NUEVOS PROCEDIMIENTOS
(Apuestas, apuestas hpicas, cibertecas)
SANCIONES
PROHIBIDOS EN BINGOS Y CASINOS
DENUNCIAS, RECLAMACIONES Y CONS.
INSPECCIONES
Cambio de manual a automatico

Cambio de forma de trabajo la nueva aplicacin (aplicacin/aplicacin)
Nueva incorporacin del rea
Nueva actividad
Ejemplo obtenido del proyecto de Tramitacin de Juego y Espectculos del Departamento de Interior
Esta matriz es muy til para saber qu parte de las funciones que cubre el sistema a desarrollar va a
utilizar cada usuario. Adems, da una aproximacin de cules de los colectivos detectados son
usuarios directos del sistema. Lo normal es que los colectivos detectados que no hacen uso del
sistema sean afectados indirectos por la implantacin del sistema. En concreto, ser especialmente
til para la definicin del Plan de Formacin.
Por otro lado, esta matriz se podr completar en las reuniones de anlisis, o con la colaboracin de
las personas dentro del Comit de Gestin del Cambio vinculadas al Desarrollo Operativo del
Sistema.
Pg.22
Actividad
B.1.3
Anlisis Tecnolgico
Objetivo
El objetivo de esta actividad es conocer el entorno tecnolgico del cambio, determinando

a qu sistema o sistemas sustituye en caso de existir el nuevo aplicativo. Tambin se
pretende conocer las interrelaciones que los sistemas (obsoleto y nuevo) tienen con otros
aplicativos
Implicados
Herramienta
Reuniones de trabajo
Resultado
Informe de Funcionalidades del nuevo Sistema
Es fundamental conocer el sistema sistemas a sustituir:
Qu funcionalidades cubra y cmo las cubra hasta qu punto el usuario estaba contento
con stas
Qu problemas presentaba y cmo se gestionaban por el usuario y por el responsable del

sistema
Cul era su situacin temporal (cuntos aos llevaba siendo utilizado, cuntas
adaptaciones de funcionalidad haba sufrido, con qu resultado)
A continuacin, se debe conocer la integracin del sistema sustituido con otros sistemas
relacionados. Es habitual que, con la sustitucin del sistema, se mejore el nivel de integracin del
nuevo aplicativo con otros sistemas relacionados. Es por eso, que se plantea el anlisis de los
interfaces para ver cmo les afecta la nueva situacin.
Otro aspecto importante es conocer qu funcionalidades del sistema utiliza cada uno de los
colectivos afectados detectados. Para hacer este anlisis se utilizar la matriz donde se crucen los
colectivos afectados con los sistemas y/o funcionalidades. (R.B.1.3)
A continuacin se muestra un ejemplo de esta matriz:
Pg.23
EJEMPLO DE MATRIZ DE COLECTIVOS AFECTADOS Y FUNCIONALIDADES
APLICACIONES
J25
IRUDI
J25E
J25
N60
N60T
S31
Q38
P61
P33
CIUDADANO
EMPRESA
EMPRESA FUNCIONARIO
OPERADORA FABRICANTE
DJE
DIRECCIN DIRECCIN
DE
DE RGIMEN
SERVICIOS
JURDICO
GESTION DE JUEGO Y ESPECTACULO

GESTION DE DOCUMENTACION
EXPEDIENTES SANCIONADORES
REGISTRO DE INGRESOS
GESTION EXPEDIENTES DE JUEGO
TELETRAMITACION EXPEDIENTES DE JUEGO
INSPECCIONES MOVILIDAD
GESTION DE TAURINOS
WEB DE LA DIRECCION
HACIENDAS FORALES
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
APLICACIONES
J25
IRUDI
J25E
J25
N60
N60T
S31
Q38
P61
P33
DEPARTAMENTO DE INTERIOR
DIRECCIN de JyE
UDAD. DE
RESPONSABLE DIRECTOR INSPEC. DE
DJE
DJE
JUEGOS Y
ESPECT.
DIRECCIN
DE
FINANZAS
OFININA
DIRECCIN
CONTROL
RECURSOS
ECONMICO GENERALES
VICEPRESIDENCIA
OMA
BINGOS Y
CASINOS
IZENPE
GESTION DE JUEGO Y ESPECTACULO

GESTION DE DOCUMENTACION
EXPEDIENTES SANCIONADORES
REGISTRO DE INGRESOS
GESTION EXPEDIENTES DE JUEGO
TELETRAMITACION EXPEDIENTES DE JUEGO
INSPECCIONES MOVILIDAD
GESTION DE TAURINOS
WEB DE LA DIRECCION
HACIENDAS FORALES
Cambio de manual a automatico

Cambio de forma de trabajo la nueva aplicacin (aplicacin/aplicacin)
Nueva incorporacin del rea
Nueva actividad
Por ltimo, para esta fase hay que tener una visin general del nuevo sistema a implantar. Conocer
cmo se adapta a lo que necesita procesos operativos y a lo que espera expectativas el
usuario y en qu medida mejora a lo que sustituye. Se trata, por tanto, de:
Conocer cmo soporta el aplicativo los procesos operativos ejecutados
Conocer con qu procesos de soporte se le ha dotado. Se entiende por procesos de soporte

aquellos que ayudan a la utilizacin de la herramienta (ayuda on-line, manuales, etc.)
Si ya se ha definido parte del nuevo sistema se puede crear una matriz donde se crucen los nuevos
mdulos con las antiguas funcionalidades y detectar las diferencias entre sus funcionalidades y
mejoras a implantar. (R.B.1.3)
Pg.24
ETAPA B.2. Anlisis del Cambio
Actividad
B.2.1
Anlisis del Cambio
Objetivo
El objetivo de esta actividad es analizar los factores del cambio que rodean el proyecto
Implicados
Herramienta
Reuniones de trabajo se podrn aprovechar las mismas reuniones que las que se
realicen para el Anlisis de la Situacin de Partida
Resultado
Informe de Anlisis del Cambio
Para detectar los factores del cambio que rodean el proyecto, se realizar:
Anlisis de Implicados o Impacto organizativo

Analizar cmo afecta el cambio a la organizacin de las personas y cmo se puede dar
respuesta a los puntos identificados para favorecer el cambio. Para realizar este anlisis lo
que se har es:
o
Establecer el posible cambio organizacional que llevara asociado la implantacin

del Sistema
Detectar las caractersticas de las unidades organizativas detectadas como

colectivos afectados
Identificar los niveles de riesgo, importancia y apoyo al Cambio de los principales

afectados
Anlisis de Campo de Fuerzas o Resistencia al Cambio

Se trata de identificar la situacin de la organizacin ante el cambio. Este objetivo tiene una
doble vertiente:
o
Por una parte, establecer y analizar las caractersticas y/o tendencias de la

organizacin que favorecen o refrenan el cambio Anlisis del Campo de
Fuerzas
Por otra parte, establecer y analizar las caractersticas y/o tendencias de las
personas y su entorno que favorecen o refrenan el cambio Anlisis de la
Resistencia al Cambio
En ambos casos, como resultado de los anlisis realizados, se establecern acciones

englobadas en los Planes adscritos a la Gestin del Cambio (Liderazgo, Comunicacin,
Formacin y Motivacin) que eliminen/minimicen los factores de resistencia al cambio y
potencien los factores de propensin al cambio
Anlisis de necesidades
Consiste en concretar, a partir de la informacin analizada, necesidades de formacin,
Pg.25
motivacin y comunicacin. Estas necesidades determinan objetivos para el plan

correspondiente
Nota: Los informes de las actividades incluidos en la fase de Anlisis, se pueden integrar en un
nico informe de Anlisis de Situacin. El objetivo de este informe es resumir las
conclusiones obtenidas del anlisis de la situacin de partida y en el anlisis del cambio.
Este informe estructura y consolida la informacin recogida para establecer las
conclusiones de la situacin de partida y del anlisis del cambio. Este informe incluye:
1.
El Anlisis Organizativo
2. El Anlisis de Procesos
3. El Anlisis Tecnolgico
4. El Anlisis del Cambio
5. Las conclusiones obtenidas de las relaciones entre stos
HITO Entrega: Informe de Anlisis de Situacin
CAMBIO DE ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

El trabajo descrito en las Fases A y B no han requerido una separacin por Plan ejecutado; pero a
partir de la Fase de Diseo (inclusive) la exposicin de las actividades se realizar por Plan; esto
es: se expondr el Diseo (Fase C), el Despliegue (Fase D) y el Seguimiento (Fase E) de cada uno
de los Planes que componen la Gestin del Cambio.
Aunque se disee y ejecute un seguimiento por Plan, el seguimiento se debe orientar desde
la perspectiva de ver cmo evoluciona la posicin de las personas ante el Cambio y,
a partir de este resultado, ver en qu se ha acertado y qu es lo que es mejorable de cada Plan
establecido. Por tanto, se realizar un diseo y una ejecucin del mtodo de seguimiento de la
evolucin del personal del Departamento u Organismo Autnomo afectado ante el Cambio,
relacionado con el diseo y la ejecucin del seguimiento de cada Plan concreto.
Pg.26
3.3. Fase C: Diseo

La fase de diseo agrupa el conjunto de actividades para establecer las acciones concretas que sern
integradas en cada uno de los Planes componentes de la Gestin del Cambio. Estas actividades se
estructuran, como se ha indicado antes, por Plan y son especficas de cada Plan expuesto.
Para alcanzar el objetivo de esta fase, se determinan acciones concretas que quedan identificadas
claramente por el establecimiento de sus parmetros por ejemplo, en el caso de la comunicacin:
mensaje, remitente, medio, audiencia
El diseo no slo se realiza en las fases iniciales del Proyecto, el seguimiento de las acciones
ejecutadas puede dar como resultado la identificacin de nuevas acciones que hay que disear y
ejecutar. De acuerdo a los objetivos fijados, en esta fase se identifica:
Diseo del Plan de Liderazgo
Es necesario que exista y as se transmita a los implicados en el cambio el apoyo interno del
Departamento u Organismo Autnomo para impulsar el cambio. Por este motivo es fundamental
identificar, dentro del Departamento u Organismo Autnomo, quin posee un claro componente de
liderazgo en funcin de su capacidad de impacto en el resto de la organizacin.
Una vez identificados los lderes, stos se utilizarn en el resto de los Planes establecidos para la
Gestin del Cambio como transmisores de mensajes y potenciadores del cambio. Debern ser, por
tanto, informados de manera especial sobre los cambios y acciones establecidas en relacin al
proyecto. El Diseo del Plan de Liderazgo incluye:
1.
Establecimiento de las necesidades de liderazgo
2. Identificacin de la Red de Liderazgo

3. Formacin para el liderazgo: Establecimiento y planificacin
4. Lderes operativos del CambioPlan de Liderazgo: Presentacin y Aprobacin
Diseo del Plan de Comunicacin
Se suele decir que la informacin da poder; lo que seguro que da es seguridad: estar informado de
lo que sucede alrededor condiciona positivamente la postura que se toma ante el cambio, da
serenidad, hace sentirse parte importante de lo que se est haciendo y se ve como algo ms cercano
a aquello de lo que le informan.
La Comunicacin es un arma fundamental en la Gestin del Cambio pero debe ser tratada con
cuidado porque fallos de seleccin de eventos a comunicar, mensajes inadecuados, medios poco
efectivos, desfases en su lanzamiento respecto al momento oportuno de ejecucin, o audiencias mal
o parcialmente identificadas, pueden tener un resultado contrario al esperado, y una vez que se
pierde la confianza del receptor es difcil recuperarla.
Pg.27
Por otra parte, es necesario realizar un seguimiento de la eficiencia de la comunicacin realizada; es

por esto que se deben definir los mtodos de evaluacin a emplear.
Por ltimo, el Plan de Comunicacin debe ser presentado para su validacin por los rganos de
gestin del proyecto, ratificando as su idoneidad y obteniendo el apoyo de los Directivos. De
acuerdo a lo expuesto, el Diseo del Plan de Comunicacin se estructura en:
1.
Identificacin de eventos
2. Identificacin de Colectivos afectados

3. Identificacin de audiencias
4. Identificacin de Medios
5. Establecimiento de Acciones / parmetros de comunicacin
6. Seleccin del mtodo de seguimiento (evaluacin)
7.
Planificacin detallada de la comunicacin
8. Elaboracin del Plan de Comunicacin: Presentacin y Validacin

Diseo del Plan de Formacin
Uno de los motivos de rechazo a los sistemas es el desconocimiento; adems, slo conociendo en
profundidad la aplicabilidad del mismo al trabajo diario en situaciones normales o
excepcionales, se le puede sacar rendimiento ptimo. No obstante, la formacin que se asocia a
un Plan del Cambio no tiene por qu limitarse a lo que es el manejo del nuevo sistema implantado
sino que puede ir ms all, cubriendo la formacin de actitudes o de otras herramientas de apoyo
informticas o no que le pueden ser tiles en su trabajo diario.
Pero adems, es fundamental la identificacin de destinatarios: Buenos contenidos impartidos a
audiencias equivocadas no slo no alcanzan el objetivo esperado si no que, generalmente, resultan
contraproducentes para la gestin del cambio.
Una vez fijados contenidos y destinatarios, se delimitarn el resto de parmetros que configuran la
formacin (medios, mtodo de imparticin, fechas y duracin, etc.), haciendo especial hincapi en
el establecimiento del mtodo de seguimiento.
Por ltimo, el Plan de Formacin debe ser presentado para su validacin por los rganos de gestin
del proyecto, ratificando as su idoneidad y obteniendo el apoyo de los Directivos. De acuerdo a lo
expuesto, los puntos que cubren el Diseo del Plan de Formacin son los siguientes:
1.
Identificacin de contenidos
2. Identificacin de destinatarios
3. Determinacin de Grupos de Formacin
4. Asignacin de parmetros de formacin (Evaluacin)
5. Seleccin del mtodo de seguimiento
6. Planificacin de la formacin
7.
Elaboracin del Plan de Formacin y validacin
Pg.28
Diseo del Plan de Motivacin

Los Planes de Formacin y de Comunicacin, si estn bien diseados y ejecutados, deben ser
motivadores en s; pero, adems, la motivacin puede verse potenciada con otras acciones de
apoyo. En el diseo del Plan de Motivacin lo que se pretende es detectar qu, a quin y cmo se
debe motivar para articular un mecanismo ms de impulso al cambio. En funcin de sto, el Diseo
del Plan de Motivacin se articula en:
1.
Seleccin de aspectos a motivar
2. Identificacin de destinatarios
3. Determinacin de Acciones de Motivacin y asignacin de los parmetros de motivacin
4. Seleccin del mtodo de seguimiento (Evaluacin)
5. Planificacin detallada de la motivacin
6. Elaboracin del Plan de Motivacin: Presentacin y Validacin
ETAPA C.1. Plan de LiderazgoDiseo
Actividad
C.1.1
Establecimiento de necesidades de liderazgo
Objetivo
Establecer, a grandes lneas, para qu planes y en qu puntos de stos se debe contar

con un lder. Determinar qu liderazgo se espera y, por tanto, las caractersticas del
lder en cada caso
Implicados
Herramienta
Talleres de trabajo
Resultado
Informe de necesidades de liderazgo
En proyectos del entorno de PLATEA, que lo que suponen es la implantacin de un sistema, sin
grandes cambios organizacionales, las necesidades de liderazgo para cada uno de los planes se
podran resumir como sigue:
Para el Plan de Comunicacin

Se utilizar a los lderes para apoyar el lanzamiento de los comunicados. En gran nmero
de ocasiones sern quines hagan de comunicadores, aunque el comunicado sea redactado
y preparado por el personal operativo de diseo de los diferentes Planes. Por ello, entre las
caractersticas que deber tener un lder para ejercer este rol ser que tenga carisma,
influencia, buen comunicador y que sea respetado por sus seguidores
Para el Plan de Formacin

Se necesita el apoyo del lder para realizar las convocatorias de formacin y apoyar a que
Pg.29
sus seguidores puedan asistir a los cursos a los que son convocados. Para ello, es necesario
que el lder tenga influencia, detecte las necesidades de sus seguidores y que confe en sus
subordinados y en las capacidades de los mismos
Para el Plan de Motivacin

Principalmente se busca que el lder apoye la participacin en el proyecto. As pues, los
lderes deben ser personas que fomenten la participacin, sepan dejar hacer a sus
subordinados y se preocupen porque sus seguidores estn motivados
Actividad
C.1.2
Objetivo
Identificacin de la Red de liderazgo

Identificar aquellas personas cuyo perfil dentro de la organizacin contenga un claro
componente de liderazgo. Se elegir en funcin de su capacidad de impacto: ser capaz
de definir normas y prioridades, gestionar las distintas etapas del cambio y conectar con
el resto de las personas y unidades de la organizacin para transmitir los mensajes
clave.
Adems, se debe asignar a cada lder una zona primaria de influencia aquel grupo de
colectivos afectados donde se espera que ejerza generalmente su liderazgo, aunque
pueda ejercerlo en otras zonas
Implicados
Herramienta
Talleres de trabajo y Matriz de Posicionamiento de los lderes
Resultado
Informe de Red de Liderazgo (R.C.1.2)
Para poder ejecutar esta etapa hay que tener claro lo que es la Red de Liderazgo: Personas que
dentro del Gobierno Vasco van a contener algn componente de liderazgo en este proyecto. Para los
proyectos PLATEA la Red de Liderazgo tendr los siguientes componentes o actores:
La Cascada del Liderazgo

Patrocinador
A
A
Facilitador
Agente
Usuario
Pg.30
A continuacin se muestran los roles que van a ejercer cada unos de esos actores dentro del
proyecto:
Actores
Roles
Patrocinador
Es la figura que autoriza y legitima el cambio que provoca el proyecto. Existen dos tipos
de Patrocinadores: Ejecutivo responsable legtimo y Operativo responsable mximo
del despliegue del Proyecto en su Departamento
Facilitador
Es la figura encargada de colaborar en la comunicacin y Gestin del Cambio
Agente
Es la figura responsable de implementar el Proyecto dentro de su Unidad. Colabora

adems en el desarrollo del Plan de Cambio y facilita la infraestructura necesaria
Usuarios
Afectados por el cambio, buscamos su participacin en el proyecto y, si es posible, que

sean referencia para otros usuarios
Una vez que se tiene claro los actores que se necesitan para los diferentes proyectos del entorno
PLATEA, habr que identificar los colectivos afectados por el proyecto. Estos colectivos han sido
detectados en la Fase B de Anlisis y, ms concretamente, en la etapa de Anlisis de la Situacin de
Partida en la parte de la organizacin. A partir de ah ya se pueden ir asignando los diferentes roles
a personas concretas, con cargos, nombres y apellidos.
En el siguiente esquema se muestra una propuesta de posibles perfiles dentro de la organizacin
que pueden asumir los diferentes roles definidos:
Patrocinador
ejecutivo
Director del rea
que va a implantar
el sistema.
Es necesario que
sea una persona
con cargo dentro
de la Organizacin
para que pueda
autorizar y
legitimar las
acciones que se
definan en cada
uno de los Planes
de Gestin del
Cambio
Patrocinador
operativo
Jefe de Proyecto del
Departamento u
Organismo
Autnomo donde se
va a implantar el
sistema. Si fuera
necesario, porque el
responsable no
tiene cierto grado de
autoridad, podr ser
el Jefe de Servicio
del Departamento u
Organismo
Autnomo
Facilitador
Agente
Normalmente los
facilitadores suelen
ser los integrantes
en el equipo de
trabajo del proyecto
de la parte de
Gestin del Cambio.
Suele coincidir con
los integrantes del
Comit de Gestin
del Cambio
Con un esquema de los colectivos

detectados se va repasando uno a uno
para ver si es necesario o no que haya
una figura de Agente del liderazgo. Se
asignarn Agentes a los colectivos
afectados que van a interactuar con el
sistema. En concreto, para los
proyectos PLATEA podrn asignarse
figuras de Agente al Departamento u
Organismo Autnomo que va a
implantar el sistema y al Departamento
de Hacienda en las reas que se
definieron anteriormente que iban a
verse afectadas por este tipo de
proyectos
Pg.31
Para definir los integrantes del equipo de trabajo facilitadores, en cada Departamento u
Organismo Autnomo debe ser el Director del Departamento u Organismo quien habilite a dicho
equipo de trabajo. Adems, cuando se arranque un proyecto PLATEA, el responsable de la funcin
informtica debe poner en conocimiento del Director del Departamento u Organismo Autnomo la
necesidad de aplicar esta metodologa y, por tanto, la necesidad de ir formando el equipo de trabajo
facilitadores. Para realizar esta actividad se puede utilizar la presentacin de Gestin del
Cambio a la Direccin del Departamento u Organismo Autnomo que se defini en la actividad
A.2.1.
Una vez que se tengan detectadas a las personas concretas se define ya la Red de Liderazgo del
Proyecto. A continuacin se muestra un ejemplo de Red de Liderazgo:
EJEMPLO DE RED DE LIDERAZGO

DIRECTOR DE JyE
Aitor Uriarte Unzalu
PATROCINADOR
EJECUTIVA
DIRECTOR DE SERVICIOS DIRECTOR DE SERVICIOS

DE HACIENDA Y ADMO. PB.
DE INTERIOR
Alberto Sanz Urien
Iaki Gurtubai Artetxe
Responsable
Tesorera
Jos Antonio
Ceciaga
Aguirre
Responsable
Serv. De
Archivo, Bibl. y
Publ.
Begoa
Urigen
Gonzlez
Responsable
Contabilidad
(OCE)
Cristina Piqun
Barruso
Jefe de
Unidad de JyE
Josu Saez
Calabozo
Directora de
Rgimen
Jurdico
M Luisa
Arezana Garai
PATROCINADOR
OPERATIVO
Responsable
de Asesora
Jurdica
AGENTES
Ana Maruri
Uriarte
USUARIOS
- Direccinde
de JyE
JyE
-Direccin
- Empresas Operadoras
Operadoras
- Empresas
- Fabricantes
- Fabricantes
- Bingos
y Casinos
- Ciudadanos
- Ciudadano
- Bingos y Casinos
Responsable
Territorial
lava
(Vacante)
Responsable
Territorial
Gipuzkoa
M Pilar
Echezarreta
Villaluenga
Responsable
de
Tramitacin y
Autorizacin
Responsable
Territorial
Bizkaia
Jon Agirre
Garai
Luis Alberto
Oribe Novales
Personal del Dpto. de Interior

Personal del Dpto. de
Hacienda y Admon. Pblica
EQUIPO DEL PROYECTO (FACILITADOR)
Se podrn definir responsabilidades para los diferentes roles de la Red de Liderazgo.

Para definir la zona de influencia de cada lder dentro de la Organizacin del Gobierno Vasco en lo
relacionado con el proyecto, lo que se hace es montar la Matriz de Posicionamiento de los Lderes.
Esta matriz pretende asignar a cada lder una zona primaria de influencia donde se espera que
ejerza generalmente su liderazgo, aunque pueda ejercerlo en otras zonas. Por tanto, en la matriz
se ve si cada uno de los lderes tiene influencia o no en cada uno de los colectivos detectados en el
proyecto. (R.C.1.2)
Pg.32
A continuacin se muestra un ejemplo de esta matriz:
EJEMPLO DE MATRIZ DE POSICIONAMIENTO DE LOS LDERES

Patrocinador
Operativo
Patrocinador
Ejecutivo
Patrocinador Operativo
Lderes
Director
de JyE
Colectivos
afectados
Director de Servicios de
Hacienda y Administ. Pblica
Director de Servicios
del Dpto. Interior
Agente
Agente
Directora de
Rgimen
Responsable de
Jurdico del
Asesora Jurdica
Dpto. de Interior
Agente
Agente
Responsable de
Tramitac. y
Autorizac.
Responsable
Territorial Bizkaia
CIUDADANO
EMPRESA OPERADORA
EMPRESA FABRICANTE
BINGOS Y CASINOS
FUNCIONARIO DJE
RESPONSABLE DJE
DIRECTOR DJE
UDAD. DE INSPEC. DE JUEGO Y ESPECT.
(DJE)
DIRECCIN DE SERVICIOS (Dpto.
Interior)
DIRECCIN DE RGIMEN JURDICO (Dpto.
Interior)
DIRECCIN DE FINANZAS (Dpto. de
Hacienda y Admon. Pblica)
OFICINA CONTROL ECONMICO (Dpto.
de Hacienda y Admon. Pblica)
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
ELECTRNICA Y ATENCIN CIUDADANA
(Vicepresidencia)
DIRECCIN RECURSOS GENERALES

(Dpto. de Hacienda y Admon. Pblica)
OMA (Vicepresidencia)
IZENPE
Ejemplo obtenido del proyecto de Tramitacin de Juego y Espectculos del Departamento de Interior.
No se muestra la matriz completa, sino parte de la misma para que sirva a modo de ejemplo.
Actividad
C.1.3
Formacin para el liderazgo: Establecimiento y planificacin

Establecer qu formacin sera necesaria impartir a los lderes para que potencie su
capacidad de liderazgo y les prepare para actuar como potenciadores del cambio en este
proyecto.
Objetivo
El contenido de la formacin se agrupa en conocimiento del proyecto y desarrollo de

capacidades para el liderazgo.
Establecer las fechas de realizacin de las sesiones formativas
Implicados
Herramienta
Curso de Liderazgo
Resultado
Formacin (contenido y planificacin). (R.C.1.3)
Se definirn, por tanto, los siguientes aspectos relacionados con la formacin:
Asistentes a esta formacin

Para los proyectos PLATEA debern asistir los Agentes de la Red de Liderazgo y, si se
considera oportuno, el patrocinador operativo ste es opcional
Pg.33
Aspectos que debe recoger la formacin

No slo se incluirn aspectos de liderazgo sino que debern recoger todos aquellos puntos
que se estimen necesarios para poder desempear el rol que les ha sido asignado. En un
curso de este tipo se aconseja que se incluyan los contenidos referidos a los siguientes
aspectos:
o
Nociones de la Gestin del Cambio
Presentacin del Plan de Liderazgo
Definicin de acciones esperadas por los lderes para cada uno de los Planes de
Gestin del Cambio: Comunicacin, formacin y motivacin
Formacin en Liderazgo
Se considera que se deben incluir estos contenidos debido a que para muchos de los
Agentes es la primera vez que van a tener conocimiento de un proyecto de este tipo, y
muchas veces no tienen conocimiento de lo qu es la Gestin del Cambio
Fechas de realizacin de la formacin

Se recomienda que sea una fecha cercana a la definicin de la Red de Liderazgo, para que
puedan ejercer este rol lo antes posible y a lo largo de todo el proyecto
Lo siguiente es definir los contenidos del curso en cuestin el curso de liderazgo (R.C.1.3)
Nota: Para los Agentes que van a formar parte de la Red de Liderazgo en los diferentes proyectos
del entorno PLATEA por ejemplo, Agentes del Departamento de Hacienda, no hace falta
que acudan a todas las sesiones de formacin que se hagan para los diferentes proyectos.
Actividad
C.1.4
Elaboracin del Plan de Liderazgo

Consolidar en un nico documento la informacin recogida o elaborada en las actividades
anteriores. Incluye:
Objetivo
Necesidades de Liderazgo
Matriz de Posicionamiento de lderes Lderes identificados
Formacin para el liderazgo: Contenido y Planificacin
Implicados
Herramienta
Herramienta de presentacin
Resultado
Plan de Liderazgo versin borrador (R.C.1.4)
Pg.34
Actividad
C.1.5
Presentacin y Aprobacin del Plan de Liderazgo
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco de los lderes
identificados y de la formacin que se le va a impartir; sacar a la luz cualquier posible
matizacin que pudiera existir antes de pasar a las fases siguientes
Implicados
El Comit de Gestin del Cambio ser responsable de la presentacin del Plan de

Liderazgo al Equipo de Direccin de Proyecto. El Comit de Gestin del Cambio tambin
ser el responsable de incluir en el mismo cualquier modificacin que se considerase
oportuna.
La aprobacin o validacin del Plan debe darla el Equipo de Direccin del proyecto
Herramienta
N/A
Resultado
Plan de Liderazgo (Lderes y Formacin) validado
HITO Entrega: Plan de Liderazgo
Pg.35
ETAPA C.2. Plan de ComunicacinDiseo

Se debe tener en cuenta que, como principio, la comunicacin en el Gobierno Vasco ha de ser
bilinge (euskera/castellano). Como los proyectos que utilizan esta metodologa quedan dentro del
marco de PLATEA, cuando se trate de comunicaciones generales y de presentacin de proyecto, e
implantaciones, se debe hacer referencia al valor de compartir PLATEA. Se debe reforzar la idea de
la importancia de utilizar PLATEA en el Gobierno Vasco.
Actividad
C.2.1
Objetivo
Establecer los eventos que merecern un tratamiento especfico en cuanto a

comunicacin se refiere, determinando su carcter peridico o excepcional
Implicados
Herramienta
En caso de necesitar informacin adicional, se realizarn entrevistas
Resultado
Catlogo de Eventos de Comunicacin
Se considera que un evento es un acontecimiento determinado en la ejecucin del Proyecto que

merece la pena un tratamiento en lo que a comunicacin se refiere:
fases del proyecto de desarrollo del nuevo sistema que se van alcanzando (diseo,
implantacin)
situaciones que requieren un refuerzo de comunicacin por ejemplo, la presentacin del

proyecto
Para cada evento se determina: los objetivos operativos que cubre, la contribucin que se espera del
mismo y su carcter (peridico o excepcional).
Para los proyectos del entorno PLATEA existen una serie de eventos que se van a dar en todos los
proyectos, y que pueden servir como referencia para definir esta Actividad. Dichos eventos son:
Pg.36
Evento
Objetivos y propsitos
Dar a conocer el proyecto
Presentacin del
Proyecto
Crear sentimiento de participacin en el proyecto

Presentar el equipo de trabajo
Comunicar el grado de avance del proyecto
Avance del
Proyecto
Motivar a las partes implicadas el proyecto avanza y el cambio se est

realizando
Comunicar la consecucin de los hitos y los resultados de los mismos
Aclarar posibles dudas
Comunicar a las personas que las van a realizar el inicio de las pruebas
Pruebas de usuario
Presentar al equipo que realizar las pruebas

Comunicar la realizacin de las pruebas
Comunicar el resultado de las pruebas
Comunicar el lanzamiento del nuevo Sistema
Implantacin del
nuevo Sistema
Reforzar la imagen del Departamento u Organismo Autnomo

Comunicar los resultados del Proyecto
Agradecer a todos los participantes su colaboracin
Actividades de
Gestin del Cambio
Comunicar el inicio de las diferentes acciones relacionadas con la Gestin del

Cambio: Liderazgo, Formacin y Motivacin
Motivar a las personas para que participen con entusiasmo en la Formacin y en
el Liderazgo
A parte de estos eventos, para cada proyecto en concreto se pueden identificar otros que no han
sido detectados en el cuadro anterior. La identificacin de eventos se hace partiendo
principalmente de la definicin de la planificacin del proyecto de desarrollo y si fuera necesario
realizando entrevistas con el personal encargado del desarrollo del sistema a implantar.
Para cada uno de los eventos detectados se definirn acciones de comunicacin relacionadas con
dicho evento por ejemplo, en la Presentacin del Proyecto, se realizar la accin de presentar el
proyecto a la direccin del Departamento; otra accin relacionada es presentar el proyecto a los
potenciales usuarios del nuevo sistema
Pg.37
Actividad
C.2.2
Objetivo
Identificacin de colectivos afectados

Identificar los colectivos afectados reas afectadas por cada evento concreto de cara a
definir una estrategia de comunicacin que se adecue a las necesidades de informacin de
dichos grupos. Se trata de analizar, para cada colectivo afectado:
Dficits de informacin nacidos de las novedades introducidas por el evento

Oportunidades que surjan con dicho evento
Implicados
Herramienta
En caso de necesitar informacin adicional, se realizarn entrevistas
Resultado
Colectivos afectados por la comunicacin detectados
La identificacin de colectivos permite personalizar, dentro de unos lmites, las acciones de

comunicacin, lo que favorece su xito. Adems, posibilitar la agrupacin de acciones de
comunicacin, en funcin de los grupos y sus necesidades particulares. Para realizar esta
identificacin se parte de los colectivos que han sido detectados en la fase de B de Anlisis y, ms
concretamente, en la etapa de Anlisis de la Situacin de Partida, en la parte de la organizacin. Y, a
partir de ah, lo que se hace es ir detectando para cada uno de los eventos definidos cules son los
colectivos que van a recibir los diferentes comunicados. Los colectivos afectados por la
comunicacin podran ser un nmero inferior o igual a los colectivos afectados por el proyecto.
Para poder ejecutar esta actividad se utilizar la matriz de audiencia, donde se detecta para cada
evento y, si se estima oportuno, se bajar al nivel de acciones de comunicacin cules son los
colectivos que se van a ver afectados por el evento o la accin de comunicacin concretos.
Actividad
C.2.3
Identificacin de audiencias receptoras de la comunicacin
Objetivo
Establecer, segn los colectivos afectados y para cada evento concreto, los posibles grupos
receptores de comunicados en funcin de su perfil. Las audiencias son agrupaciones de
los diferentes colectivos afectados por la comunicacin
Implicados
Herramienta
Matriz de audiencia
Resultado
Audiencias receptoras de la comunicacin. (R.C.2.3)
Para cada evento de comunicacin se asocian los colectivos afectados por dicho evento. Para
realizar esta asociacin se utiliza la Matriz de Audiencias.
Pg.38
EJEMPLO DE MATRIZ DE AUDIENCIAS

Eventos
Presentacin del
Proyecto
Colectivos
afectados
Avance del Proyecto
Pruebas
Produccin
Actividades de Gestin
del Cambio
CIUDADANO
EMPRESA OPERADORA
EMPRESA FABRICANTE
BINGOS Y CASINOS
FUNCIONARIO DJE
RESPONSABLE DJE
DIRECTOR DJE
UDAD. DE INSPEC. DE JUEGO Y ESPECT.
(DJE)
DIRECCIN DE SERVICIOS (Dpto.
Interior)
DIRECCIN DE RGIMEN JURDICO (Dpto.
Interior)
DIRECCIN DE FINANZAS (Dpto. de
Hacienda y Admon. Pblica)
OFICINA CONTROL ECONMICO (Dpto.
de Hacienda y Admon. Pblica)
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
ELECTRNICA Y ATENCIN CIUDADANA
(Vicepresidencia)
DIRECCIN RECURSOS GENERALES

(Dpto. de Hacienda y Admon. Pblica)
OMA (Vicepresidencia)
IZENPE
Actividad
C.2.4
Identificacin de medios
Objetivo
Seleccionar los medios de comunicacin ms adecuados en funcin de los contenidos de

la comunicacin y los destinatarios de la misma, as como asegurar que existen canales de
comunicacin para todas las audiencias
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Informe con los medios detectados (R.C.2.4)
En el Gobierno Vasco se han identificado que existen los siguientes medios de comunicacin:
Pg.39
Medios
Caractersticas del medio
Observaciones
Alcance simultneo a todos los receptores

Correo
electrnico
Mecanismo disponible por toda la audiencia

Asegura la lectura
Muy utilizado para comunicados

cortos y convocatorias
Enva mensajes de forma masiva/individual

Alcance simultneo a todos los receptores
Revista digital
y papel
Medio de difusin Corporativo

No ofrece garanta de su nivel de recepcin y
comprensin
Provoca actitud proactiva
Tabln de
anuncios
Accesible para los menos familiarizados con las

tecnologas
Bajo coste
No asegura la lectura y comprensin
Comunicacin
presencial
Transmite confianza y seguridad del contenido

al tratarse de una relacin directa y personal
con los interlocutores
Solucin de dudas en tiempo real
Muy utilizado para realizar

presentaciones de proyecto, y
comunicados oficiales.
Motiva a las personas afectadas en el proyecto
Web
Facilita la recepcin del mensaje a colectivos

cuya reunin presencial es compleja
Mecanismo disponible por toda la audiencia
Resumen prctico de la nueva forma de
trabajar
Trptico
Efecto motivador positivo

Recordatorio del proyecto
Coste bajo
Jakina
(Intranet)
Proporciona visibilidad interna del Modelo en

toda la organizacin
Alcance a todos los empleados del Gobierno
Vasco
Para comunicados de carcter formal

Cartas
Blogs
Potencia internamente la importancia del

proyecto
Para comunicados a travs de artculos
Potencia la comunicacin bidireccional
Este medio que es corporativo se

utilizar para proyectos que afecten
a gran parte de Departamentos. Si la
implantacin del Sistema afecta a
uno o pocos Departamentos, se
utilizar la intranet del
Departamento, si la tiene. Este medio
no fue utilizado para el Proyecto de
Tramitacin de Juego y
Espectculos.
Este medio no fue utilizado para el
Proyecto de Tramitacin de Juego y
Espectculo
Este medio no fue utilizado para el
Proyecto de Tramitacin de Juego y
Espectculo
Pg.40
Actividad
C.2.5
Establecimiento de Acciones / Asignacin de parmetros de

comunicacin
Determinar, para cada accin de comunicacin establecida por cada evento, los
componentes de comunicacin de la misma o parmetros de comunicacin (mensajes
clave, audiencia, comunicador o remitente, medio y tiempo)
1.
2.
3.
Objetivo
4.
5.
Mensajes clave: Son el armazn del acto de comunicacin, establecido a partir

de los objetivos
Audiencia: Agrupaciones de los diferentes colectivos afectados por la
comunicacin
Comunicador: Es el responsable de la comunicacin, la persona ms idnea
para la transmisin de la misma y la que, de cara a la audiencia, estar detrs del
acto comunicativo. Se identifican en esta actividad
Medio: Canal de transmisin especificado para la accin de comunicacin. Se
determina en funcin del tamao de la audiencia, la accesibilidad del medio, los
plazos disponibles para completar la accin de comunicacin, el atractivo de los
diferentes medios y los recursos disponibles.
En la eleccin del medio de comunicacin a elegir se debern tener en cuenta
parmetros tales como: Tamao de la audiencia, fecha de comienzo de la
transmisin, plazos disponibles para completar el proceso de comunicacin, tipo
de informacin a comunicar, accesibilidad y atractivo del medio
Tiempo: Momento en que se va a realizar el comunicado
Implicados
Comit de Gestin del Cambio. Una vez identificados los remitentes, stos estarn
implicados en el establecimiento del acto de comunicacin que les corresponda
Herramienta
Matriz de comunicacin. En caso de necesitarse informacin adicional, se realizarn

entrevistas. Para la implicacin de los remitentes se establecern reuniones de trabajo
Resultado
Matriz de Comunicacin completada / Fichas de Acciones de Comunicacin completadas.

(R.C.2.5)
Para realizar esta actividad en los talleres de trabajo se ir completando la matriz de comunicacin
a travs de las fichas de las diferentes acciones de comunicacin. Esta matriz consiste en definir por
cada evento los parmetros que se han explicado. A continuacin se muestra un ejemplo de matriz
de comunicacin:
Pg.41
EJEMPLO DE MATRIZ DE COMUNICACIN

Accin
Mensaje
Audiencia
Comunicador
Medio
Tiempo
Areas de la Direccin de
Juego y Espectculos
Direccin de Juego y
Espectculos
Comunicacin
Presencial
Al Comienzo del
Proyecto (Ya
realizado)
Direccin de Juego y
Espectculos
Comunicacin
Presencial
Al Comienzo del
Proyecto (Ya
realizado)
Director de Juego y
Espectculos junto con el
Equipo de Desarrollo del
Proyecto de "Tramitacin
de Juego y Espectculos"
Comunicacin
Presencial
Antes de la
Ejecucin de la
Fase de Pruebas
-Introducin a PLATEA
Presentacin de Proyecto
-Introducin a la Gestin del Cambio

-Explicacin general del proyecto "Tramitacin
Accin 1: Dar a
conocer el proyecto a Electrnica en la DJyE"
los usuarios de la
-Exposicin de los objetivos del proyecto
Direccin de Juego y
Espectculos
-Caractersticas principales del sistema a nivel de usuario
-Importancia estratgica del proyecto
-Introducin a PLATEA
Accin 2: Dar a
conocer el proyecto a
la DAEAC, la DOMA
y las reas del
Departamento de
Hacienda
-Introducin a la Gestin del Cambio

-Explicacin general del proyecto "Tramitacin
Electrnica en la DJyE"
DAEAC
DOMA
-Exposicin de los objetivos del proyecto

-Caracteristicas principales del sistema a nivel de usuario
reas del Departamento

de Hacienda
-Importancia estratgica del proyecto

- Objetivos y caractersticas del proyecto de "Tramitacin
de Juego y Espectculos"
Accin 3:
Presentacin del
proyecto a IZENPE
- Explicacin de las necesidades de la Direccin de Juego y

Espectculos respecto del IZENPE para la consecucin del
Proyecto
IZENPE
- Presentacin de la Planificacin del Proyecto para poder

coordinar actividades.
Actividad
C.2.6
Seleccin del mtodo de seguimiento / evaluacin
Objetivo
Establecer, en funcin de la criticidad del evento:
La forma de evaluar cmo y cundo la comunicacin recibida

Los mecanismos de retroalimentacin ms adecuados
Con esto se busca obtener un proceso de comunicacin ms enriquecedor y

paulatinamente mejor adaptado a las necesidades de la audiencia
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Mtodo de evaluacin de las acciones de comunicacin definido
A parte de la percepcin realizada que vayan teniendo los integrantes de la Red de Liderazgo y el
Comit de Gestin del Cambio sobre los comunicados, la evaluacin de acciones de comunicacin
se puede realizar a travs de:
Encuesta durante el proyecto para las diferentes acciones y al final del proyecto
Buzn genrico de sugerencias y dudas
Sondeos de opinin
Asistencia a convocatorias si las personas convocada asisten o no
Pg.42
Para los proyectos que se encuadran dentro del marco de PLATEA, se recomienda que sea a travs
de una encuesta al final del proyecto, debido a que es cuando se concentran la mayor parte de las
acciones.
El mtodo de seguimiento debe controlar la calidad en sus diferentes componentes dentro de la
comunicacin:
Calidad de orientacin: Si la comunicacin evaluada cubre las premisas estratgicas con

las que fue concebida
Calidad de concepcin: Si se han traducido correctamente las orientaciones de la

comunicacin en acciones concretas
Calidad de ejecucin: Si la ejecucin de la accin comunicativa ha tenido la aceptacin

deseada
Actividad
C.2.7
Objetivo
Planificacin detallada de la Comunicacin

Establecer las fechas de emisin de las acciones de comunicacin a las diferentes
audiencias identificadas, as como los plazos en los que deber estar concluida. La
planificacin de la formacin debe cubrir:
La planificacin de la ejecucin de las acciones de comunicacin definidas

La planificacin de la evaluacin de acciones de comunicacin
Implicados
Herramienta
Herramienta de Planificacin por ejemplo, Microsoft Project. Adems, en caso de

necesitarse informacin adicional, se realizarn entrevistas
Resultado
Planificacin detallada de la formacin Versin borrador
Para el establecimiento de la planificacin de la comunicacin es fundamental conocer las

previsiones temporales del Sistema a implantar en el Departamento u Organismo Autnomo. Las
desviaciones temporales en la implantacin del sistema afectarn a la planificacin de la ejecucin
de las acciones de comunicacin. La Planificacin de la Formacin tambin influir en las acciones
de comunicacin las acciones de formacin deben ser comunicadas.
Pg.43
Actividad
C.2.8
Objetivo
Elaboracin del Plan de Comunicacin

Matriz de comunicacin / Fichas de Acciones de Comunicacin

Planificacin detallada
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Plan de Comunicacin versin borrador (R.C.2.9)
Actividad
C.2.9
Presentacin y Aprobacin del Plan de Comunicacin
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco sobre el Plan
de Comunicacin definido para verificar la adecuacin de ste a la realidad existente, las
necesidades identificadas y los recursos disponibles, as como de la oportunidad de
accin.
Adems esta presentacin permite detectar cualquier posible matizacin que pudiera
existir antes de pasar a las siguientes fases
Implicados

Liderazgo al Equipo de Direccin. El Comit de Gestin del Cambio tambin ser el
responsable de incluir en el mismo cualquier modificacin que se considerase oportuna.
Herramienta
Herramientas de Presentacin
Resultado
Plan de Comunicacin validado
HITO Entrega: Plan de Comunicacin
Pg.44
ETAPA C.3. Plan de FormacinDiseo

Las actividades expuestas en este apartado son aplicables tambin al Plan de Formacin del nuevo
sistema implantado, y deberan ser ejecutadas por el proveedor de la formacin a la hora de
establecer dicho Plan. Se incluyen, tambin, acciones de evaluacin de la efectividad del Plan de
Formacin para determinar si el Plan de Formacin realizado por el proveedor cubre las
necesidades y expectativas de los usuarios del nuevo sistema.
En este punto es fundamental la coordinacin con el proveedor de la formacin del nuevo sistema y
con el Comit de Gestin del Cambio. Durante la ejecucin de las siguientes actividades es
fundamental tener en cuenta los aspectos que facilitan la asimilacin de conocimientos y que son
relativos a:
La orientacin y la concepcin
Orientacin y formulacin de los objetivos operativos a los que debe contribuir
directamente la accin de formacin, identificacin de las condiciones de asimilacin que
se tendrn que implementar al trmino de la accin de formacin, etc.
Al desarrollo pedaggico
Ejemplos prcticos desarrollados en profundidad incluyendo situaciones de conflicto /
situaciones no repetitivas, implantacin de dispositivos de simulacin que permitan
acercarse a condiciones reales de ejecucin profesional, aseguramiento de la interrelacin
entre los momentos de formacin terica y aplicabilidad prctica, determinacin de
procesos de preparacin que faciliten la integracin progresiva de la habilidad,
participacin activa del alumnado, etc.
A la aplicacin de las competencias

Implantacin de facilitadores (jerarquas directas, tutores...) que ayuden a los usuarios a
inscribir, dentro del Departamento y en contextos especficos, lo que han aprendido, el
establecimiento de procedimientos para reconocer los conocimientos adquiridos, etc.
Estos puntos deben concretarse a lo largo del diseo del Plan de Formacin para asegurar su
aplicabilidad tanto durante la ejecucin de la formacin como durante el desempeo del trabajo
diario de los usuarios.
Desde el primer momento debe quedar claro quin es el responsable de la preparacin de la
formacin, es decir, quin va a ser el encargado del desarrollo de los cursos en la mayora de las
ocasiones, suele ser la empresa desarrolladora, quin va a montar los cursos tambin suele ser
la empresa desarrolladora, quin los va a impartir, etc.
Si en el Departamento u Organismo Autnomo donde se va a implantar la formacin hay un
encargado de formacin debera participar en todas las actividades que conforman esta etapa.
Pg.45
Tanto la fase de diseo del plan de formacin como el despliegue son relativos a la formacin
interna, entendiendo como formacin interna la formacin destinada a los trabajadores del
Gobierno Vasco que sean usuarios de los sistemas a implantar.
La formacin al ciudadano formacin externa sobre los proyectos PLATEA se realizar a travs
de KZGUNEA. Podr ser una formacin a travs de un mdulo del curso de e-administracin que
ya exista en el Gobierno Vasco, una formacin especfica sobre el nuevo sistema a implantar.
Debe sealarse que KZGUNEA ofrece sus medios e instalaciones para dar formacin a los propios
funcionados en determinados casos sobre todo, funcionarios dispersos siendo responsabilidad
del Departamento la aportacin del profesor.
Actividad
C.3.1
Objetivo
Identificacin de contenidos
Traducir en contenidos concretos de formacin, las necesidades de formacin
identificadas Fase 1. Anlisis: Anlisis del Cambio y Anlisis de necesidades
Distribuir los contenidos en unidades lgicas que faciliten su imparticin y recepcin.
Estructuracin de los cursos resultantes en el Catlogo de Cursos de Formacin.
Para cada curso se determina: los objetivos operativos que cubre, la contribucin que se
espera del mismo y sus grandes lneas de contenido
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Catlogo de Cursos de Formacin (R.C.3.1)
El Catlogo de Formacin debe tener un detalle mnimo y suficiente para que pueda ser utilizado
ms adelante para la asignacin de asistentes al curso.
Actividad
C.3.2
Identificacin de destinatarios
Identificar los perfiles a los que se dirige cada uno de los cursos de formacin y
segmentar los destinatarios en funcin de criterios establecidos en esta fase.
Objetivo
Estos criterios se determinan a partir de los objetivos de formacin establecidos en el

anlisis de necesidades y responden a caractersticas de los usuarios del sistema
(categora, perfil profesional, perfil de acceso al sistema, rea de la empresa, ubicacin
geogrfica, propensin al cambio...)
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Informe de Destinatarios
Pg.46
Para la formacin del perfil de Administrador de Sistema se debe especificar qu rol de

administracin va a adoptar: Administrador de Usuarios como en el caso de la Direccin de
Juego y Espectculos un Administrador del Sistema completo. En el primer caso, nicamente
recibira formacin relativa a la gestin de usuarios; en el segundo caso, debera recibir una
formacin profunda sobre el nuevo sistema.
Actividad
C.3.3
Determinacin de grupos de formacin

Cruzar los cursos establecidos con los destinatarios identificados para determinar los
grupos.
Objetivo
En el establecimiento de los grupos ser conveniente tener en cuenta a los lderes

establecidos para propiciar, si es posible, la presencia de stos distribuidos por las
diferentes acciones formativas planteadas
Implicados
Comit de Gestin del Cambio y la Empresa Desarrolladora
Herramienta
Matriz de Unidades Didcticas / Colectivos afectados
Resultado
Grupos de Formacin
Se recomienda como estrategia que los participantes a los cursos sean entre 10 y 12 personas.
Se muestra ejemplo de matriz de cruce, donde se aprecian los mdulos formativos en las filas y los
colectivos en las columnas:
Pg.47
D
Documento de Est
ndares 2012
Actiividad
C.3.4
Obje
etivo
Asignacin
n de parm
metros de fo
ormacin
Determinar, para
p
cada grup
po establecido
o, los compone
entes del mism
mo: mtodo de
e
formacin (fo
ormacin preseencial, formaccin en cascad
da, autoformaccin o tele form
macin),
duracin, matterial, lugar y orientacioness pedaggicas y mtodo de sseguimiento de
e la
calidad de la formacin.
f
En la determiinacin de los parmetros see incluye el establecimientoo de la necesid
dad o no
de realizar un
na prueba pilotto para validar, previa ejecu
ucin masiva, lla idoneidad de
d la
accin formattiva diseada
Imp
plicados
Comit de Ge
estin del Cam
mbio
Her
rramienta
N/A
Resu
ultado
Caracterstica
as de los cursoos a impartir
o relativo a la
a formacin externa,
e
adem
ms de KZGU
UNEA, para los ciudadan
nos que no re
esiden en
En lo
el Pas Vasco po
or ejemplo, casas
c
vascas o delegacion
nes en el extrranjero, se le ofrece forrmacin a
travs de Secon
nd-Life com
mo aula virt
rtual. Si se trata de pro
oyectos muyy importante
es puede
realizzarse formacin telemticca (interna).
Anexo55:Metodologad
deGestindelCam
mbio
Pg.48
Aunque el mtodo de seguimiento de la calidad de la formacin puede considerarse como un

parmetro a definir para cada curso/grupo concreto, debido a su importancia, se desarrolla como
una actividad independiente.
Actividad
C.3.5
Objetivo
Seleccin del mtodo de seguimiento de la calidad de la formacin

evaluacin
Establecer, en funcin de la criticidad de los conocimientos adquiridos, la forma de
evaluar cmo y cundo la formacin recibida. El mtodo de seguimiento debe
controlar la calidad en sus diferentes componentes dentro de la formacin:
1. Calidad de orientacin: Cmo cubren los resultados obtenidos las premisas
estratgicas de la formacin impartida
2. Calidad de concepcin: Cmo se ha traducido las orientaciones de la
formacin en acciones concretas
3. Calidad de aplicacin transferencia de conocimientos: Cmo permite
transferir y mantener, en el lugar de trabajo, lo adquirido durante la formacin
4. Calidad pedaggica: Cmo se ha ejecutado la accin formativa
Al establecer la periodicidad del seguimiento prevista planificacin preliminar,
es fundamental tener en cuenta la evaluacin de la formacin
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Mtodo de evaluacin de las acciones formativas (Encuestas, entrevistas

complementarias, anlisis de campo sobre muestras establecidas, control de resultados,
etc.) (R.C.3.5)
Actividad
C.3.6
Planificacin detallada de la formacin
Objetivo
Determinar la priorizacin en qu momento debe darse cada curso, relacin en el

tiempo qu cursos tienen imparticin relacionada y en qu modo y cadencia qu
intervalos temporales han de existir entre la imparticin de ciertos cursos para el
conjunto de cursos/grupos establecidos. La planificacin de la formacin debe cubrir:
La planificacin de las acciones formativas en s, incluida la provisin de los

recursos de formacin necesarios, asegurando la optimizacin del empleo de los
mismos
La planificacin de la de evaluacin de acciones formativas
Implicados
Comit de Gestin del Cambio y la Empresa Desarrolladora
Herramienta
Herramientas de Modelado de Planificacin
Resultado
Planificacin detallada de la formacin
La planificacin detallada ser de la formacin interna, pero debe sealarse que para la formacin
externa, hay que realizar una planificacin de los cursos entre los Departamentos afectados y
KZGUNEA. Aspectos que se deben tener en cuenta son: la preparacin del curso, la formacin a los
Pg.49
formadores de KZGUNEA, municipios donde se van a impartir los cursos, fechas de la imparticin,
asistentes, etc. Posteriormente KZGUNEA aportar informacin al Departamento sobre el
desarrollo de los cursos (asistencia, encuesta de satisfaccin)
Actividad
C.3.7
Elaboracin del Plan de Formacin
Objetivo

Caractersticas de las acciones formativas por cada accin formativa

o objetivos operativos
o contribucin esperada de la formacin
o grupo de personas implicadas
o plazo
o duracin
o mtodo
o lugar caso de ser necesario
o contenido
o orientaciones pedaggicas
Planificacin detallada
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Plan de Formacin versin borrador (R.C.3.7)
Actividad
C.3.8
Presentacin y Aprobacin
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco del Plan de
Formacin establecido para verificar la adecuacin de ste a la realidad existente, las
necesidades identificadas y los recursos disponibles as como la oportunidad de la accin;
permite, adems, sacar a la luz cualquier posible matizacin que pudiera existir.
Implicados

Motivacin al Equipo de Direccin. El Comit de Gestin del Cambio tambin ser el
responsable de incluir en el mismo las modificaciones oportunas.
Herramienta
Resultado
Plan de Formacin validado
HITO Entrega: Plan de Formacin
Pg.50
ETAPA C.4. Plan de MotivacinDiseo
Actividad
C.4.1
Seleccin de aspectos a motivar
Objetivo
Establecer los aspectos que, por su importancia, merecen reforzarse con un tratamiento
especfico en cuanto a motivacin se refiere. Determinar las acciones de motivacin
asociadas
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Informe de Aspectos a motivar con los colectivos afectados (R.C.4.1)
Para realizar esta actividad se parte de los colectivos que han sido detectados en la fase de B de
Anlisis y, ms concretamente, en la etapa de Anlisis de la Situacin de Partida, en la parte de la
organizacin. Se revisan uno a uno los colectivos detectados, y se va realizando un anlisis de cules
de esos colectivos necesitan acciones de motivacin, y qu aspecto es el que se quiere motivar por
ejemplo, a los ciudadanos se puede querer motivar el uso de la herramienta, mientras que al
personal interno del Departamento u Organismo Autnomo se le puede motivar para que se
impliquen en el proyecto.
Cuando se tiene claro cul es el aspecto a motivar, se piensan las acciones de motivacin que
pueden impulsar ese aspecto en el colectivo afectado.
Actividad
C.4.2
Determinacin de Acciones de Motivacin y asignacin de

parmetros de motivacin
Objetivo
Determinar, para cada accin de motivacin establecida, los componentes de la misma

que permiten llevarla a la prctica (mensaje clave, medios de motivacin requeridos y
sponsor adecuado)
Implicados
Herramienta
Matriz de Motivacin
Resultado
Fichas de Acciones de Motivacin (R.C.4.2)
Esta actividad consiste en desarrollar las acciones de motivacin detectadas en la etapa anterior.
Para ello se asignan los diferentes parmetros a cada accin.
Los parmetros a asignar son los siguientes:
Pg.51
1.
Descripcin: Breve descripcin de en qu va a consistir la accin o evento de motivacin
2. Finalidad: Definir cules son los objetivos que se pretenden alcanzar con la ejecucin de
la accin. Normalmente una accin llevar asociados diferentes objetivos por ejemplo,
animar a la participacin del personal, servir como agradecimiento por la participacin
3. Participantes: Colectivos afectados que van a recibir la accin de motivacin
4. Necesidades: Definicin de lo que hay que hacer para poder preparar y ejecutar la accin
5. Responsabilidades: Para cada necesidad detectada se define el responsable o rea
responsable de cubrir esa necesidad. Por tanto, se identifica la persona / rea ms idnea
para que, de cara a los destinatarios, estar detrs de la accin de motivacin
6. Fecha: Tiempo en el que se ejecutar la accin de motivacin
Estos parmetros se definen por cada evento o accin de motivacin, y se recogen en una ficha que
lleva incluida la matriz de motivacin. A continuacin se muestra un ejemplo de esta ficha o matriz
de motivacin:
FICHA DE ACCIN DE MOTIVACIN / MATRIZ DE MOTIVACIN

Evento 1
Breve Descripcin
Finalidad
Participantes
- Hacer propia la
herramienta de
gestin
Concurso
Bautizo:
Nombre/
Logotipo /
Slogan
Se propone que se realice

un concurso donde los
participantes puedan
proponer un nombre /
logotipo / slogan para el
proyecto. Imprescindible
premio asociado para
ganador/es (uno por
categora)
Necesidades
Responsabilidades
- Bases y
Convocatoria del
concurso.
Comit de GdC del

Proyecto
- Implicarles en
proyecto
-Realizar la
convocatoria (va
mail)
El Comit de GdC del

Proyecto le pasar el mail
al patrocinador operativo
del Dpto. de interior, stos
a los agentes y los
agentes a los
profesionales del Dpto. de
Interior
- Generar
entusiasmo
- Recoger las
propuestas
Comit de GdC del

Proyecto
- Anlisis de la
informacin y
seleccin de
ganadores
Jurado designado
- Agradecer la
participacin
- Comunicacin y
entrega del premio
Los comunicados son

responsabilidad del
Patrocinador Operativo, y
posteriormente de cada
agente. La entrega de
premios es
responsabilidad del
Patrocinador Ejecutivo.
- Animar que sigan

colaborando en el
proyecto
- Oficializar el
nombre del sistema
Equipo de desarrollo
Direccin de
juego y
- Hacerles llegar la espectaculos
idea de que son parte
del proyecto
Fecha
Tras la creacin
del comit de GdC
del proyecto de
"Tramitacin de
juego y
Espectculos"
Pg.52
Actividad
C.4.3
Seleccin del mtodo de seguimiento / evaluacin
Objetivo
Establecer, en funcin de la criticidad del evento:
La forma de evaluar cmo y cundo la motivacin realizada
Los mecanismos de retroalimentacin ms adecuados
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Mtodo de evaluacin de las acciones de motivacin definido
Adems de la percepcin que vayan teniendo los integrantes de la Red de Liderazgo y el Comit de
Gestin del Cambio sobre las acciones de motivacin que se van realizando, la evaluacin de
acciones de motivacin se puede realizar a travs de:
Encuesta al final del proyecto
Encuesta durante el proyecto para las diferentes acciones
Buzn genrico de sugerencias y dudas
Sondeos de opinin
Asistencia a los actos que se convocan
Etc.
Para los proyectos que se encuadran dentro del marco de PLATEA, se recomienda que sea a travs
de una encuesta al final del proyecto debido a que es cuando se concentran la mayor parte de las
acciones. Esta encuesta podra ser la misma que la indicada para el Plan de Comunicacin. En una
misma encuesta se evaluar la Comunicacin y la Motivacin.
El mtodo de seguimiento debe controlar la calidad en sus diferentes componentes dentro de la
comunicacin:
1.
Calidad de orientacin: Si la comunicacin evaluada cubre las premisas estratgicas con

la que fue concebida
2. Calidad de concepcin: Si se han traducido correctamente las orientaciones de la

comunicacin en acciones concretas
3. Calidad de ejecucin: Si la ejecucin de la accin comunicativa ha tenido la aceptacin
deseada
Pg.53
Actividad
C.4.4
Planificacin detallada de la motivacin
Objetivo
Establecer las fechas de realizacin de las acciones de motivacin a los diferentes

destinatarios identificados. La planificacin de la motivacin debe cubrir:
La planificacin de las acciones de motivacin en s, incluida la provisin de los

recursos de motivacin necesarios
La planificacin de la de evaluacin de acciones de motivacin
Implicados
Herramienta
Herramienta de Planificacin por ejemplo, Microsoft Project
Resultado
Planificacin detallada de la motivacin Versin borrador
Para el establecimiento de la planificacin de la motivacin hay que tener en cuenta la planificacin

del Sistema a implantar en el Departamento u Organismo Autnomo. De acuerdo con sta, se
planificarn una parte importante de las acciones de motivacin, y las modificaciones que sufra ste
influirn, previsiblemente, en la planificacin de la motivacin establecida por lo que sera
necesario un ajuste de la misma.
Actividad
C.4.5
Elaboracin del Plan de Motivacin
Objetivo
Consolidar en un nico documento la informacin recogida o elaborada en las

actividades anteriores (acciones de motivacin, destinatarios y planificacin)
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Plan de Motivacin versin borrador (R.C.4.5)
Esta actividad consiste en pasar a un nico documento la informacin recogida en las actividades
anteriores. A parte de una introduccin de lo que es el Plan de motivacin y objetivos del Plan que
se est elaborando, este documento incluir los siguientes apartados:
1.
Aspectos a motivar asociados a los colectivos que se detecta que necesitan ser motivados
2. Ficha de las Acciones de Motivacin definidas

3. Planificacin de Acciones de Motivacin
Pg.54
Actividad
C.4.6
Presentacin y Aprobacin del Plan de Motivacin
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco del Plan de
Motivacin establecido para verificar la adecuacin de ste a la realidad existente, las
necesidades identificadas y los recursos disponibles as como la oportunidad de la accin;
permite, adems, sacar a la luz cualquier posible matizacin que pudiera existir
Implicados

Motivacin al Equipo de Direccin. El Comit de Gestin del Cambio tambin ser el
responsable de incluir en el mismo las modificaciones oportunas.
Herramienta
Resultado
Plan de Motivacin validado
Lo que se pretende con la presentacin al Equipo de Direccin es obtener la validacin del mismo y
detectar posibles modificaciones a realizar, antes de continuar con las siguientes fases.
HITO Entrega: Plan de Motivacin
Pg.55
3.4. Fase D: Despliegue

La fase de despliegue agrupa el conjunto de actividades que permiten ejecutar lo diseado para el
liderazgo, la formacin, la comunicacin y la motivacin, potenciando paulatinamente, con estas
acciones, una postura positiva ante el cambio en los afectados por el mismo. Estas actividades se
estructuran por plan y son especficas para cada plan expuesto. De acuerdo a esto, el despliegue de
cada uno de los planes se articula de la siguiente forma:
Despliegue del Plan de Liderazgo
Tener potencial de liderazgo no significa estar en posicin de liderar: Es necesario dar al lder las
herramientas necesarias para convencer, para motivar, para comunicar. Para eso hay que formarle.
Por eso, el despliegue del Plan de Liderazgo, parte con la ejecucin de la formacin diseada para
los lderes. Esta formacin debe cubrir aspectos del proyecto del sistema a desarrollar pero,
tambin, del plan de Gestin del Cambio y de aspectos que potencien su capacidad de liderazgo.
El despliegue del Plan de Liderazgo no responde a la concepcin tradicional de despliegue, las
acciones de liderazgo no se planifican de manera independiente, sino que:
Bien las ejecuta el lder, en su da a da, apoyando e informando del proyecto
Bien forman parte de otros planes de gestin del cambio, donde el lder participa
Como consecuencia de esto, el despliegue del Plan de Liderazgo se desglosa exclusivamente en una
actividad Ejecucin de la formacin para el liderazgo. El resto de las acciones de liderazgo se
asociarn a los otros planes concretos establecidos para la Gestin del Cambio.
Despliegue del Plan de Comunicacin
Las acciones de comunicacin constituyen el inicio del Plan de Implantacin del Cambio ya que
forman la primera aproximacin a los diferentes elementos del Departamento u Organismo
Autnomo personas y unidades organizativas; a partir de este punto de arranque, la
comunicacin ser constante a lo largo de todo el proyecto comunicaciones de avance y
reforzada en aquellos puntos de especial importancia del mismo eventos relevantes y cierres.
El despliegue del Plan de Comunicacin consiste en la ejecucin de las acciones de comunicacin
establecidas en el diseo inicial y en las actualizaciones del mismo resultantes del seguimiento de
las acciones comunicadas. El despliegue del Plan de Comunicacin se desglosa, para cada una de
las acciones de comunicacin establecidas, en las siguientes actividades:
Preparacin de la comunicacin
Ejecucin: Comunicacin a responsables Transmisin de accin de comunicacin
Pg.56
Despliegue del Plan de Formacin

La ejecucin de las acciones formativas diseadas para el conjunto de implicados en el Cambio
debe ir precedido por la preparacin de los medios (humanos y materiales) que harn ptima la
formacin. Adems, en los casos en los que se considere necesario, se recomienda la ejecucin de
pruebas piloto de formacin que permitirn probar, en un entorno controlado, la idoneidad del
curso diseado.
En la mayora de los casos, la formacin es impartida por la empresa desarrolladora del sistema
sobre el que se aplica la Gestin del Cambio. Por tanto, el despliegue del Plan de Formacin se
estructura de la siguiente manera:
Preparacin de la formacin
Imparticin: de la prueba piloto si fuera necesario y de los cursos diseados
Despliegue del Plan de Motivacin

Las acciones de motivacin suelen ser menos frecuentes que las acciones de comunicacin pero
tienen un alto impacto.
El despliegue del Plan de Motivacin consiste en la ejecucin de las acciones de este tipo
establecidas en el diseo inicial y en las actualizaciones del mismo resultantes del seguimiento de
las acciones comunicadas. El despliegue del Plan de Motivacin se desglosa, para cada una de las
acciones de comunicacin establecidas, en las siguientes actividades:
Preparacin de la accin de motivacin
Ejecucin
Pg.57
ETAPA D.1. Plan de LiderazgoDespliegue
Actividad
D.1.1
Convocatoria a los lderes
Objetivo
Comunicar a los lderes el papel que deben jugar, cmo se les va a ayudar y transmitirles
la importancia de su participacin activa en el proyecto
Implicados
Comit de Gestin del Cambio y Red de Liderazgo Patrocinador operativo
Herramienta
Reunin, y va correo electrnico o telfono
Resultado
Lderes activos los Patrocinadores y lderes comunicados los Agentes
La convocatoria de los lderes debe hacerse al arranque del proyecto, una vez se ha finalizado el
diseo y antes de empezar cualquier otra accin de gestin del cambio. Es en s la primera accin de
gestin del cambio y tiene una importancia elevadsima ya que supondr la implicacin, en mayor o
menor medida, de los actores de la Red de Liderazgo.
Primero se debe comunicar a los Patrocinadores de la Red de Liderazgo su implicacin en el
proyecto y explicarles la Red de Liderazgo y su papel a desempear a lo largo del proyecto, todo ello
en una reunin presencial.
Cuando los Patrocinadores aceptan dicha implicacin se les solicita que comuniquen ellos a los
Agentes de la Red de Liderazgo que estn bajo su rea de influencia, dejndoles la opcin de que lo
hagan a travs del medio que deseen por ejemplo, va correo electrnico, presencial o
telefnicamente. En este comunicado se les explicar el proyecto de una manera global, y su
nombramiento dentro de la Red de Liderazgo, a la vez que se les convocar a una sesin
formativa de Liderazgo. (R.D.1.1)
Actividad
D.1.2
Ejecucin de la formacin para el liderazgo
Objetivo
Llevar a la prctica las sesiones formativas diseadas para dar a los lderes las
herramientas necesarias de cara a actuar como potenciadores del cambio
Implicados
Como formador el Comit de Gestin del Cambio. Como asistentes, el personal

identificado como Agentes de la Red de Liderazgo es opcional que asistan los
Patrocinadores de la Red de Liderazgo
Herramienta
Formacin presencial
Resultado
Lderes activos curso de liderazgo (R.C.1.3)
Pg.58
Esta formacin debe ser ejecutada inmediatamente despus de la convocatoria a los lderes y debe
ser previa a cualquier otra accin de gestin del cambio y, bsicamente, cubre aspectos relativos a:
Presentacin del proyecto
Nociones de la Gestin del Cambio
Presentacin del Plan de Liderazgo
Definicin de acciones esperadas por los lderes para cada uno de los Planes de Gestin del
Cambio: Comunicacin, formacin y motivacin
Formacin en Liderazgo
Actividad
D.1.3
Ejecucin de acciones particulares de liderazgo
Objetivo
Mediante la comunicacin con sus compaeros y la actitud del lder ante el cambio,
difundir, durante el da a da, en la organizacin una visin positiva de lo que conlleva el
nuevo sistema
Implicados
Cada lder de Gestin del Cambio identificado
Herramienta
Tcnicas de motivacin aprendidas
Resultado
Motivacin
Como se ha indicado en el Alcance del Proyecto, la ejecucin de las acciones de liderazgo las realiza
el lder en dos momentos diferenciados:
Durante el da a da, en la relacin del lder con sus compaeros
En otras acciones de cambio en las que participa (cursos, comunicados, presentaciones)

como asistente o como comunicador
Actividad
D.1.4
Ejecucin de acciones de liderazgo en otros planes
Objetivo
Difundir en la organizacin, durante su participacin en otras acciones del cambio, una

visin positiva de lo que conlleva el nuevo sistema. Esto se conseguir mediante la
comunicacin con sus compaeros y la actitud positiva del lder ante el cambio
Implicados
Cada lder de Gestin del Cambio identificado
Herramienta
Tcnicas de motivacin aprendidas
Resultado
Motivacin
Pg.59
ETAPA D.2. Plan de ComunicacinDespliegue

Para cada Accin de Comunicacin concreta, se desarrolla la misma Actividad:
Actividad
D.2.1
Preparacin de la comunicacin
Objetivo
Poner a punto todo lo necesario para la realizacin de la accin de comunicacin en

cuestin. Cubre aspectos relativos a la preparacin del medio de comunicacin
seleccionado y al material de comunicacin
Implicados
Herramienta
Definida segn el caso y Ficha de preparacin de Accin de comunicacin
Resultado
Accin de comunicacin preparada. Medio y materiales

Ficha de preparacin de Accin de comunicacin preparada
En cuanto al material de comunicacin, esta actividad incluye:
La recogida de la informacin a incluir en el comunicado y, como paso previa a sta, la

definicin de los mecanismos de recogida de informacin que eviten que esta actividad se
alargue en demasa.
El anlisis de la informacin recogida buscando la simplificacin, depuracin y

compilacin de la misma para obtener un mensaje impactante y fcilmente entendible por
los destinatarios. Incluye la identificacin del contenido del mensaje a transmitir en
funcin de las necesidades de comunicacin y la traduccin de la informacin importante
recopilada al lenguaje de la audiencia. Los comunicados deben ser en bilinge
(euskera/castellano).
La elaboracin de la informacin a comunicar, en cuanto a redaccin y presentacin hasta

obtener el formato definitivo del mensaje a transmitir.
Esta preparacin debe incluir la verificacin de un check-list de los puntos que se especificaron
en su diseo. Para llevar a cabo esta preparacin, se aprovecharn las reuniones que mantendr el
Comit de Gestin del Cambio a lo largo del proyecto. Dichas reuniones se realizarn para llevar a
cabo el seguimiento de las acciones que se van ejecutando de los diferentes planes, as como para
realizar la preparacin de las acciones que se van a ejecutar en un corto espacio de tiempo.
En la reunin de preparacin de una accin en concreto, el Comit de Gestin del Cambio definir
las responsabilidades sobre las actividades a realizar para poder ejecutar dicha accin de
comunicacin:
Preparacin del material de comunicacin: Quin va a redactar el comunicado, quin lo va

a imprimir si fuera necesario Se recomienda que la redaccin del comunicado recaiga
Pg.60
en el responsable de implantar la Gestin del Cambio (P1) o en los profesionales que le

acompaen para realizar el trabajo operativo en el desarrollo de los diferentes planes
En caso de que sea una comunicacin presencial y el comunicador sea alguien externo al
Comit de Gestin del Cambio, se debe definir el interlocutor del Comit de Gestin del
Cambio con el comunicador, para realizar las gestiones que se precisen con el mismo,
envirselo con tiempo suficiente y explicarle lo que considere oportuno. Se recomienda que
el perfil, dentro del Comit de Gestin del Cambio, que realice esta actividad sea el
responsable de implantar la Gestin del Cambio (P1) en colaboracin con el personal que
conozca la organizacin del Departamento u Organismo Autnomo (P2). Si el proyecto
afecta a diferentes Departamentos, el P1 se apoyar en el personal que tiene la visin de los
diferentes Departamentos afectados por la implantacin del sistema (P4)
Si se tratara de una convocatoria, el responsable de implantar la Gestin del Cambio (P1)

ser el encargado de enviar la misma al comunicador correspondiente
Actividad
D.2.2
Objetivo
Informar a los responsables de los Departamentos implicados de la inminente

transmisin del mensaje a la audiencia con objeto de implicarles en el proceso, respaldar
la accin de comunicacin y vencer las barreras de acceso que pudieran existir
Implicados
Comit de Gestin del Cambio. Y, ms concretamente, ser responsabilidad del

responsable de implantar la Gestin del Cambio (P1)
Herramienta
A determinar en funcin de la comunicacin en cuestin
Resultado
Accin de comunicacin comunicada a responsables
Cuando las acciones de comunicacin ya estn preparadas, se presentar a todos los miembros del
Comit de Gestin del Cambio el comunicado redactado, para que ste indique las modificaciones
que estime oportunas.
Si se tratara de algn comunicado muy relevante o crtico para el Gobierno Vasco, tambin se debe
obtener la validacin del Equipo de direccin del proyecto. Para el resto de las comunicaciones, el
Equipo de direccin ser informado, con carcter general, de su lanzamiento y resultados, pero no
se requerir de su validacin para realizar dicho lanzamiento.
Y, por ltimo, en caso de que haya algn comunicado que sea externo al Gobierno Vasco, y que
implique medios de comunicacin tambin externos, se debe contactar con el Gabinete de Prensa
para que ste aporte su visto bueno.
Pg.61
Actividad
D.2.3
Comunicacin a los responsables de la audiencia de la transmisin

del mensaje
Objetivo
Presentar la comunicacin establecida para poder detectar cualquier posible matizacin

que pudiera existir antes de su lanzamiento
Implicados
Herramienta
Reuniones de seguimiento
Resultado
Accin de comunicacin validada. Medio y materiales
Antes de lanzar un comunicado, se les deber presentar a los responsables de cada audiencia a las
que les va a llegar dicho comunicado para que estn informados y poder modificar cualquier
matizacin que los mismos quieran hacer.
Actividad
D.2.4
Transmisin de la comunicacin
Objetivo
Hacer llegar, en los plazos previstos, el mensaje elaborado a la audiencia objetivo

establecido
Implicados
El comunicador establecido con el apoyo operativo del Comit de Gestin del Cambio
Herramienta
Resultado
Accin de comunicacin realizada
Esta actividad consiste en que los mensajes que se han diseado y elaborado lleguen a las
audiencias definidas en los plazos indicados.
Pg.62
ETAPA D.3. Plan de FormacinDespliegue
Actividad
D.3.1
Preparacin de la accin formativa

Poner a punto todo lo necesario para la imparticin de la accin formativa en cuestin.
Cubre aspectos relativos a la preparacin del medio formativo seleccionado
(e-learning, formacin asistencial) y al material de formacin.
Objetivo
La preparacin de la accin formativa parte del Plan de Formacin. Aunque la

preparacin del medio formativo vara en funcin de ste, la preparacin del material
debe tener en cuenta:
La elaboracin de la documentacin de los alumnos teniendo en cuenta las

peculiaridades de cada medio formativo
El diseo y la prueba de los casos prcticos
Implicados
El comunicador establecido con el apoyo operativo del Comit de Gestin del Cambio
Herramienta
Definida segn el caso
Resultado
Ficha de Accin Formativa Verificado medio y material
Se debera referencia en los manuales de formacin cuales son las pantallas y vistas comunes de
PLATEA en cualquier aplicativo del entorno de PLATEA. El objetivo es que lo que es comn a
PLATEA no lo tenga que estudiar un funcionario que va a ms de un curso.
Actividad
D.3.2
Presentacin y Aprobacin de la accin de formacin
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin de proyecto el detalle de la accin de formacin

establecida y sacar a la luz cualquier posible matizacin que pudiera existir antes de
utilizarlo como informacin de partida de las acciones siguientes
El Comit de Gestin del Cambio ser responsable de la presentacin al Equipo de
Direccin.
Implicados
El Equipo de Direccin ser el responsable de su validacin y presentacin al Comit de

Direccin para su ratificacin definitiva.
Si la accin formativa no debe ser validada en detalle por el Comit de Direccin, ste ser
informado de la misma, con carcter general, en las reuniones de seguimiento
establecidas
Herramienta
Herramienta de Presentacin
Resultado
Ficha de Accin Formativa Validada
Pg.63
Actividad
D.3.3
Convocatoria de asistentes
Objetivo
Poner en conocimiento de los asistentes al curso, la informacin pertinente para su

asistencia. Datos imprescindibles: Nombre del curso, breve descripcin, fecha y hora y
duracin
Implicados
El Comit de Gestin del Cambio quien el Comit designe por ejemplo, Direccin del
rea
Herramienta
Resultado
Accin de formacin preparada
Cada accin formativa, en funcin de los parmetros que la definen, tendr unas caractersticas de
imparticin; es por este motivo que la descripcin que se realiza de la presente actividad tiene
carcter generalista.
Actividad
D.3.4
Imparticin de la accin formativa
Objetivo
Desarrollar en el mbito establecido, la accin formativa diseada. Incluye:
La imparticin del curso en s
La implantacin de los mecanismos de control establecidos de forma que

posibilite su seguimiento posterior
Implicados
Aquel que se haya decidido en fases previas
Herramienta
Las establecidas para cada accin formativa concreta
Resultado
Accin formativa realizada
Pg.64
ETAPA D.4. Plan de MotivacinDespliegue

Las acciones de motivacin pueden ser, por su carcter, muy diferentes (concursos, premios,
regalos, reuniones, desayunos) por lo que el detalle de cada una de las actividades indicadas a
continuacin variar en funcin de cada accin concreta. Se expone un esquema general de dichas
acciones que no delimita el detalle de las mismas.
Actividad
D.4.1
Preparacin de la accin de motivacin
Objetivo
Poner a punto todo lo necesario para la realizacin de la accin de motivacin en cuestin
Implicados
El Comit de Gestin del Cambio
Herramienta
Resultado
Accin de motivacin preparada
La preparacin de la accin de motivacin debe incluir la verificacin de un check-list de los

puntos que se especificaron en su diseo, en concreto, los que se definieron en la matriz de
motivacin en el apartado de Necesidades. Adems, en caso de estar relacionadas con otras
acciones de gestin del cambio establecidas, habr que caracterizar esta relacin y tenerlo en
cuenta a la hora de establecer la accin de motivacin en cuestin.
Actividad
D.4.2
Comunicacin a los responsables de los destinatarios de la accin de

motivacin a lanzar
Objetivo
Informar a los responsables de los Departamentos implicados del lanzamiento de la

accin de comunicacin en cuestin, implicndoles en el proceso
Implicados
Herramienta
Resultado
Accin de motivacin comunicada a responsables
Esta actividad estar asociada a alguna accin de comunicacin definida en el Plan de

Comunicacin. Por tanto, esta comunicacin se realizar segn se haya definido en el dicho Plan,
aunque lo ms comn es que sea a travs de correo electrnico o presencialmente.
Pg.65
Algunas acciones de motivacin implican algo de tiempo de los profesionales, por lo que es muy
importante que sus responsables estn informados de la accin que se va a ejecutar para que apoye
y facilite la asistencia de los destinatarios de la accin.
Actividad:
D.4.3
Realizacin de la accin de motivacin
Objetivo
Ejecutar la accin de motivacin establecida
Implicados
Comit de Gestin del Cambio y los responsables que se hubieran definido para cada
necesidad para la ejecucin de la accin de motivacin
Herramienta
Resultado
Accin de motivacin realizada
Las acciones de motivacin deben ejecutarse en el momento en que se defini, pero si por cualquier
cosa la preparacin de dicha accin hubiera tenido algn retraso, convendra retrasar la ejecucin
en s misma, ya que este tipo de acciones son bastante apreciadas y reconocidas por los
destinatarios.
Pg.66
3.5. Fase E. Seguimiento

Esta fase agrupa el conjunto de actividades que permiten asegurar que lo diseado se ejecuta de
acuerdo a los parmetros establecidos, permitiendo alcanzar el objetivo establecido en los trminos
planteados. Se estructura en las siguientes etapas:
Diseo del Mtodo de Seguimiento del Cambio
Los diferentes planes que forman la Gestin del Cambio slo tienen el objetivo de favorecer la
posicin del personal del Departamento u Organismo Autnomo ante el nuevo sistema de trabajo
diseado. Por tanto, hay que establecer un mecanismo estable y continuo que proporcione, al
equipo de Gestin del Cambio, la retroalimentacin necesaria para decidir si, con el avance del
proyecto, cada vez se aproxima ms la postura del personal del Departamento u Organismo
Autnomo. El Diseo se articula en:
Identificacin y caracterizacin de los parmetros del mtodo de Seguimiento del Cambio
Presentacin y Validacin

Agrupa el conjunto de actividades que permite asegurar que, con las acciones ejecutadas, se est
cumpliendo el objetivo del Proyecto apoyar el xito del proyecto, favoreciendo una actitud
positiva en las personas del Departamento u Organismo Autnomo que van a ser usuarios del
mismo mediante el control de la efectividad de las acciones realizadas
Acciones de refuerzo
El establecimiento, con tiempo, de posibles medidas correctoras para alcanzar el objetivo
establecido
SEGUIMIENTO DE LA GESTIN DEL CAMBIO
ACCIONES
Seguimiento General
Liderazgo
Comunicacin
PERSONAL DEL
GOBIERNO VASCO
Formacin
Motivacin
Actitud ante el Cambio
Seguimiento por Plan

Plan de Liderazgo
Plan de Comunicacin
Plan de Formacin
Plan de Motivacin
Cmo va el cambio?
Independiente de la accin
Visin Total
del Cambio
Cmo va el cambio?
Cmo va el cambio?
Pg.67
ETAPA E.1. Diseo del Mtodo de Seguimiento

Se basa en la necesidad de establecer un mtodo que de una visin global de la actitud del personal
del Gobierno Vasco ante el cambio propuesto al implantar un sistema del entorno de PLATEA.
Actividad
E.1.1
Identificacin y caracterizacin de los parmetros de seguimiento de

la Gestin del Cambio
Objetivo
Definir de qu forma mtodo y cundo periodicidad se va a recabar la informacin

de una parte del personal del Gobierno Vasco muestra para asegurarse un
conocimiento ptimo de la eficacia de la Gestin del Cambio
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Ficha del Mtodo de Seguimiento de la Gestin del Cambio Borrador
Bsicamente, se debe contemplar un mtodo de recogida de informacin que permita obtener la

informacin necesaria en poco tiempo. Para los proyectos del entorno PLATEA se recomienda
realizar encuestas para la recogida de informacin y aprovechar las reuniones de trabajo del Comit
de Gestin del Cambio para llevar a cabo dicha recogida de informacin. En este sentido, se
recomienda:
Una encuesta al final del proyecto para recoger informacin sobre los Planes Comunicacin
y Motivacin
Una encuesta para evaluar la Formacin del proyecto y comprobar la eficiencia el Plan de
Formacin
En las reuniones de trabajo del Comit de Gestin del Cambio se prepararn las acciones a ejecutar
en un corto plazo de tiempo por ejemplo, las previstas a un mes vista y adems se recoger
informacin de la ejecucin de acciones ya realizadas.
Se debe tener en cuenta una periodicidad lo suficientemente corta que asegure una realimentacin
continua del personal del Gobierno Vasco sujeto al cambio. Por ello, para las reuniones de
seguimiento del Comit de Gestin del Cambio se recomienda que tenga una periodicidad:
Quincenal: cuando haya una carga importante de acciones de Gestin del Cambio a
ejecutar por ejemplo, en las fases en que se deben implantar los eventos de Presentacin
del Proyecto y el de Implantacin del sistema la previsin de acciones a ejecutar es alta
Mensual: Cuando apenas haya acciones de Gestin del Cambio a ejecutar por ejemplo,
entre los eventos de Presentacin del Proyecto y Pruebas de Usuario, es previsible que
apenas haya acciones de Gestin del Cambio; probablemente slo existirn acciones de
Avance de Proyecto
Pg.68
Tambin de debe contemplar una muestra que proporcione informacin desde diferentes puntos de
la organizacin generalmente, los responsables de los Departamentos u Organismos Autnomos
sujetos al cambio, los lderes y muestras seleccionadas de usuarios.
Por ltimo, se dispondr de un anlisis gil que permita obtener conclusiones inmediatas y, en caso
necesario, emprender acciones.
Toda esta informacin quedar recogida en la Ficha del Mtodo de Seguimiento de la Gestin del
Cambio.
Actividad
E.1.2
Objetivo
Informar al Equipo de Direccin del proyecto del mtodo establecido y sacar a la luz
cualquier posible matizacin que pudiera existir antes de pasar a las fases siguientes
Implicados
El Comit de Gestin del Cambio ser responsable de definir la propuesta de parmetros

de seguimiento. El Comit de Gestin del Cambio tambin ser el responsable de incluir,
recoger y tener en cuenta cualquier modificacin que se considerase oportuna.
La aprobacin o validacin del mtodo establecido de seguimiento debe darla el Equipo
de Direccin del proyecto
Herramienta
Herramientas de presentacin
Resultado
Ficha del Mtodo de Seguimiento de la Gestin del Cambio Validada
Pg.69
ETAPA E.2. Evaluacin de los Planes
Actividad
E.2.1
Toma de datos
Objetivo
Obtener informacin a partir de los mecanismos de recogida establecidos
Implicados
Herramienta
Encuestas
Resultado
Encuestas realizadas
Las encuestas a utilizar en los proyectos PLATEA son de dos tipos:

1.
Una encuesta al final del proyecto para recoger informacin sobre los Planes de
Comunicacin y Motivacin principalmente (R.E.2.1.1)
2. Una encuesta para evaluar la Formacin del proyecto y comprobar la eficiencia el Plan de
Formacin (R.E.2.1.2)
Adems, se utilizar el check-list de la gua rpida para comprobar que se han realizado todas las
actividades definidas en la metodologa de Gestin del Cambio.
Actividad
E.2.2
Anlisis de resultados
Objetivo
Interpretar los datos aportados por las encuesta para obtener una visin clara de la
Gestin del Cambio. En caso de desviaciones, establecer, mediante la estratificacin de
resultados, las causas de desviacin
Implicados
Herramienta
Herramienta de tratamiento de encuesta (R.E.2.2)
Resultado
Informe de Seguimiento de la Gestin del Cambio
Como resultado final est el Informe de Seguimiento de la Gestin del Cambio que es un resumen
que consolida los seguimientos y anlisis realizados as como las conclusiones obtenidas. (R.E.2.2)
Este informe tendr el siguiente ndice:
Objetivos
Diseo
Resultados
Pg.70
Conclusiones
Actividad
E.2.3
Presentacin del Informe de Seguimiento de la Gestin del Cambio

Presentar al Equipo de Direccin del Proyecto el Informe de Seguimiento elaborado y
sacar a la luz cualquier posible matizacin que pudiera existir al mismo para ejecutar, si
fuese necesario, cualquier accin de refuerzo a los planes establecidos que pudiera
identificarse.
Objetivo
Estos informes no requieren la validacin por tratarse de un documento informativo del

resultado del anlisis de datos
Implicados
Herramienta
Herramientas de presentacin
Resultado
Informe de Seguimiento de la Gestin del Cambio Presentado
HITO Entrega: Informe de Seguimiento de la Gestin del Cambio
Pg.71
ETAPA E.3. Acciones de Refuerzo a la Gestin del Cambio

Las acciones de refuerzo son aquellas que no estn incluidas en la planificacin inicial, pero que van
identificndose a lo largo del proyecto.
Actividad
E.3.1
Establecimiento de Acciones de refuerzo a la Gestin del Cambio
Objetivo
Determinacin de la accin a realizar para ajustarse a los resultados esperados
Implicados
Herramienta
N/A
Resultado
Ficha de Accin de Refuerzo a la Gestin del Cambio Versin borrador
Estas acciones de refuerzo se establecen como resultado del seguimiento realizado. La forma de
actuar es la siguiente:
1.
Se tiene, como informacin de partida, cul es el motivo por el que se plantea realizar una
accin de cambio no planificada: Se conoce, generalmente, la causa, la importancia y el
colectivo afectado
2. Se establece cul es la situacin en ese momento del colectivo afectado. Este anlisis se
realiza a partir de la informacin disponible tanto de seguimientos anteriores como de las
acciones del cambio ejecutadas. Tambin se determina en este anlisis en qu medida la
evolucin del proyecto de sistemas ha influido en la situacin actual
3. En funcin de esta informacin, se determina la accin o acciones a ejecutar as como todos
sus parmetros asociados (periodo, duracin, destinatarios, mtodo de seguimiento, etc.)
Esta determinacin de la accin de refuerzo incluye la caracterizacin de todos los parmetros que
la definen en funcin del tipo de accin que sea (de liderazgo, de formacin, de comunicacin o de
motivacin). Esta informacin se resume en la Ficha de Accin de Refuerzo a la Gestin del
Cambio: Esta ficha se diferencia de la Ficha base del tipo de accin correspondiente en que incluye,
adems, un apartado donde se expone por qu se ha lanzado.
Pg.72
Actividad
E.3.2
Presentacin y Aprobacin de Acciones de Refuerzo establecidas
Objetivo
Presentar al Equipo de Direccin de proyecto por parte del Gobierno Vasco sobre las
acciones de refuerzo de Gestin del Cambio establecidas y sacar a la luz cualquier posible
matizacin que pudiera existir al mismo antes de proceder a su implantacin
Liderazgo al Equipo de Direccin. El Comit de Gestin del Cambio tambin ser el
responsable de incluir en el mismo cualquier modificacin que se considerase oportuna.
Implicados
En funcin de la importancia de la accin de refuerzo establecida, se realizar la

presentacin de la misma al Equipo de Direccin o simplemente se le informar de sta
durante las sesiones de seguimiento establecidas a lo largo del proyecto.
En caso de necesitar la aprobacin o validacin de la Accin debe darla el Equipo de
Direccin del proyecto
Herramienta
Resultado
Accin de refuerzo a la Gestin del Cambio Validada
Esta presentacin permite detectar cualquier posible matizacin que pudiera existir antes de pasar
a las siguientes fases.
Actividad
E.3.3
Ejecucin de Acciones de Refuerzo
Objetivo
Hacer operativa la accin de refuerzo establecida
Implicados
Herramienta
En funcin de la accin definida
Resultado
Accin de refuerzo de la Gestin del Cambio ejecutada
La ejecucin de la accin de refuerzo establecida contempla la ejecucin de los mecanismos de

control y seguimiento asociados a la misma. Estas acciones de refuerzo se integrarn, dependiendo
del tipo que sean, en su plan correspondiente y se tratarn como cualquier otra accin ejecutada.
Pg.73
4. Hitos del plan de Proyecto

Para las actividades descritas en el apartado anterior, se establecen jalones o hitos que permitirn
el adecuado control del desarrollo del proyecto.
En un principio, no se consideran hitos los productos intermedios resultado de la ejecucin del
Plan de Gestin del Cambio. Los hitos de entrega han sido identificados como tales a lo largo de
este documento.
No obstante, si el Departamento lo considerase oportuno, en la Fase de Arranque del proyecto se
podrn establecer como hitos algunos de los productos intermedios definidos en la presente
metodologa.
En consecuencia con lo expresado, se establecen los siguientes hitos bsicos del proyecto:
Fase
Etapa
Actividad
Hito
B
Anlisis
B.2
Anlisis del Cambio
B.2.1
Anlisis del Cambio
Informe de
Anlisis de Situacin
C.1
Plan de Liderazgo
Diseo
C.1.5
Presentacin y aprobacin del
Plan de Liderazgo
Plan de Liderazgo
C.2
Plan de Comunicacin
Diseo
C.2.9
Plan de Comunicacin
Plan de Comunicacin
C.3
Plan de Formacin
Diseo
C.3.8
Plan de Formacin
Plan de Formacin
C.4
Plan de Motivacin
Diseo
C.4.6
Plan de Motivacin
Plan de Motivacin
E.2
E.2.3
Presentacin del Informe de
Seguimiento de la Gestin del
Cambio
Informe de
Seguimiento de la
Gestin del Cambio
C
Diseo
E
Seguimiento
Pg.74
5. Coordinacin y control del proyecto

Debido a la naturaleza de las acciones de Gestin del Cambio, la metodologa descrita, aunque
marca detalladamente las pautas a seguir, debe ser flexible y poder adaptarse a las necesidades del
da a da por ejemplo, si es necesario, se cambiarn fechas de ejecucin de acciones de
comunicacin.
Para el adecuado control operativo del Plan, se propone el establecimiento de rganos de gestin
del mismo. A tal efecto, se introduce en la Fase de Arranque, un apartado de Constitucin de
Estructura de proyecto donde, de acuerdo a lo especificado, se crear el Comit de Gestin del
Cambio. Dicho Comit realizar actividades especficas de control del proyecto, gestin de
incidencias y bsqueda de soluciones.
Previo al arranque del proyecto, se realizar una reunin con objeto de establecer los aspectos
de gestin relativos a la coordinacin con la DIT y de control de ejecucin del
proyecto. Estos aspectos seran relativos a:
Criterios de aceptacin de los trabajos
Procedimientos a seguir en caso de incidencias durante el desarrollo del proyecto
Metodologas, tcnicas, herramientas y estndares aplicables en la ejecucin del proyecto
Adems, con carcter bimensual trimestral se realizarn reuniones entre personal de la DIT y los
responsables de la implantacin de la Gestin del Cambio en los Departamentos para conocer cmo
se desarrollan los planes de gestin del cambio en los distintos Departamentos.
Pg.75
6. Gua Rpida
A continuacin se muestran unos esquemas que reflejan de forma resumida los pasos a ejecutar
para la correcta consecucin del Plan de Gestin del Cambio.
Plan de Liderazgo
Establecimiento de las
necesidades de liderazgo
Identificacin de la Red de
Liderazgo
Formacin para el Liderazgo
Elaboracin Plan de
Liderazgo
Presentacin del Plan
Convocatoria a los Lideres

Actividades de la fase
Diseo
Ejecucin de las
Acciones
de Despliegue
Pg.76
Plan de Formacin
Identificacin
de contenidos
Identificacin
de usuarios
Elaboracin Matriz Unidades

didcticas / Colectivos afectados
Seleccin del mtodo de

formacin
Definicin de recursos

Seguimiento del Plan de formacin
Priorizacin de cursos
de formacin
Planificacin de tallada
de la formacin
Preparacin de la formacin
(instalaciones, material didctico,)
Prueba piloto
Validacin diseo
cursos y material
Imparticin de la
formacin
Evaluacin de la
formacin
Diseo
de Despliegue
Actividades de la fase de
Control de calidad y
seguimiento
Pg.77
Plan de Comunicacin
Identificacin
de eventos
Identificacin
de parmetros
Validacin de
parmetros
Seleccin del mtodo de Seguimiento

del Plan de comunicacin
Elaboracin de
informacin
Recogida de
informacin
Validacin de formato y
contenido
Implantacin de
retroalimentacin
Modificacin de formatos y
contenido
Comunicacin a
responsables
Transmisin de accin
de comunicacin
Gestin de la
retroalimentacin
Diseo
de Despliegue
Gestin de informe de acciones

de comunicacin
Control de calidad y
seguimiento
Pg.78
Plan de Motivacin
Seleccin de
aspectos a motivar
Identificacin
de destinatarios
Elaboracin Matriz de aspectos a

motivar / acciones a realizar

Seguimiento del Plan de motivacin
Validacin de
las acciones
Deteccin de nuevas
necesidades de motivacin
Preparacin de
recursos
Definicin de nuevas
acciones de motivacin
Ejecutar acciones
de motivacin
Incorporacin al Plan de
Motivacin
Diseo
Evaluacin de acciones
de motivacin
Despliegue
Actividades de la fase de Control de
calidad y seguimiento
Acciones de refuerzos de
motivacin
Actividades que surgen en las fases

de Desplieguen o de Control, y que
entran de nuevo en el ciclo
Pg.79
7. Resumen de Actividades y Resultados
Arranque
FASE
ETAPA
A.1
Anlisis
preliminar
Anlisis
A.2
Gestin del
proyecto
B.1
Anlisis de
situacin de
partida
B.2
Anlisis del
cambio
ACTIVIDADES
RESULTADOS
A.1.1
Anlisis de Partida
Conocimiento bsico de la
situacin de partida
A.1.2
Obtencin de conclusiones
de planteamiento del
proyecto Establecimiento
de objetivos
Objetivos de proyecto
A.2.1
Constitucin de la
Estructura de Proyecto

constituido
A.2.2
Planificacin detallada del
Plan
Planificacin del proyecto
B.1.1
Anlisis Organizativo
Informe con las conclusiones

obtenidas de este anlisis
organizativo
B.1.2
Anlisis de Procesos
Informe de Procesos
Operativos para la Gestin del
Cambio
B.1.3
Anlisis Tecnolgico
Informe de Funcionalidades
del nuevo Sistema
B.2.1
Anlisis del cambio
Informe de Anlisis del

Cambio
Ejemplos
R.A.2.1.1.ppt
R.A.2.1.2.ppt
R.B.1.2.xls
R.B.1.3.2.xls
R.B.1.3.3.xls
Pg.80
FASE
ETAPA
C.1
Plan de
Liderazgo
Diseo
Diseo
C.2
Plan de
Comunicacin
Diseo
ACTIVIDADES
RESULTADOS
C.1.1
Establecimiento de
necesidades de liderazgo
Informe de necesidades de
liderazgo
C.1.2
Identificacin de la Red de
liderazgo
Informe de Red de Liderazgo
R.C.1.2.xls
C.1.3
Formacin para el
liderazgo: Establecimiento
y planificacin
Formacin (contenido y
planificacin)
R.C.1.3.ppt
C.1.4
Elaboracin del Plan de
Liderazgo
Plan de Liderazgo
versin borrador
R.C.1.4.ppt
C.1.5
del Plan de Liderazgo
Plan de Liderazgo (Lderes y

Formacin)
validado
C.2.1
Catlogo de Eventos de
Comunicacin
C.2.2
Identificacin de colectivos
afectados
Colectivos afectados por la

comunicacin detectados
C.2.3
Identificacin de
audiencias receptoras de la
comunicacin
Audiencias receptoras de la
comunicacin
C.2.4
Identificacin de medios
Informe con los medios

detectados
C.2.5
Establecimiento de
Acciones / Asignacin de
parmetros de
comunicacin
Matriz de Comunicacin
completada
C.2.6
seguimiento / evaluacin
Mtodo de evaluacin de las

acciones de comunicacin
definido
C.2.7
Planificacin detallada de
la Comunicacin
Planificacin detallada de la
formacin
versin borrador
C.2.8
Comunicacin
Plan de Comunicacin
versin borrador
C.2.9
del Plan de Comunicacin
Plan de Comunicacin
validado
Ejemplos
R.C.2.8.ppt
R.C.2.5.xls
R.C.2.8.ppt
Pg.81
FASE
ETAPA
C.3
Plan de
Formacin
Diseo
Diseo
C.4
Plan de
Motivacin
Diseo
ACTIVIDADES
RESULTADOS
Ejemplos
C.3.1
Identificacin de
contenidos
Catlogo de Cursos de
Formacin
R.C.3.1.ppt
C.3.2
Identificacin de
destinatarios
Informe de Destinatarios
R.C.3.2.doc
C.3.3
Determinacin de Grupos
de formacin
Grupos de Formacin
R.C.3.3.ppt
C.3.4
Asignacin de parmetros
de formacin
Pliego de condiciones por

curso/grupo
C.3.5
seguimiento de la calidad
de la formacin
evaluacin

acciones formativas
C.3.6
la formacin
formacin
versin borrador
C.3.7
Formacin
Plan de Formacin
versin borrador
C.3.8
Plan de Formacin
validado
C.4.1
Seleccin de aspectos a
motivar
Informe de Aspectos a motivar

con los colectivos afectados
C.4.2
Determinacin de Acciones
de Motivacin y asignacin
de parmetros de
motivacin
Fichas de Acciones de
Motivacin
C.4.3
seguimiento / evaluacin

acciones de motivacin
definido
C.4.4
la motivacin
motivacin
versin borrador
C.4.5
Motivacin
Plan de Motivacin
versin borrador
C.4.6
del Plan de Motivacin
Plan de Motivacin
validado
R.C.4.2.xls
R.C.4.5.ppt
Pg.82
FASE
ETAPA
D.1
Plan de
Liderazgo
Despliegue
D.2
Plan de
Comunicacin
Despliegue
Despliegue
D.3
Plan de
Formacin
Despliegue
D.4
Plan de
Motivacin
Despliegue
ACTIVIDADES
RESULTADOS
Ejemplos
D.1.1
Convocatoria a los lderes
Lderes activos los

Patrocinadores y lderes
comunicados los Agentes
R.D.1.1.doc
D.1.2
Ejecucin de la formacin
para el liderazgo
Lderes activos
D.1.3
Ejecucin de acciones
particulares de liderazgo
Motivacin
D.1.4
Ejecucin de acciones de
liderazgo en otros planes
Motivacin
D.2.1
Preparacin de la
comunicacin
Accin de comunicacin
preparada Medio y materiales.
Ficha de preparacin de Accin
de comunicacin preparada
D.2.2
comunicada a responsables
D.2.3
Comunicacin a los
responsables de la
audiencia de la transmisin
del mensaje
validada Medio y materiales.
D.2.4
Transmisin de la
comunicacin
realizada
D.3.1
Preparacin de la accin
formativa
Ficha de Accin Formativa

versin borrador
Verificado medio y material
D.3.2
de la accin de formacin
Ficha de Accin Formativa

validada
D.3.3
Convocatoria de asistentes
Accin de formacin preparada
D.3.4
Imparticin de la accin
formativa
Accin formativa realizada
D.4.1
Preparacin de la accin de
motivacin
Accin de motivacin preparada
D.4.2
Comunicacin a los
responsables de los
destinatarios de la accin
de motivacin a lanzar
Accin de motivacin
comunicada a responsables
D.4.3
Realizacin de la accin de
motivacin
Accin de motivacin realizada
Pg.83
FASE
ETAPA
Seguimiento
E.1
Diseo del
mtodo de
seguimiento
E.2
Evaluacin de
los Planes
E.3
Acciones de
refuerzo a la
gestin del
cambio
ACTIVIDADES
RESULTADOS
E.1.1
Identificacin y
caracterizacin de los
parmetros de seguimiento
de la Gestin del Cambio
Ficha del Mtodo de

Cambio
borrador
E.1.2
Ficha del Mtodo de

Cambio
validada
E.2.1
Toma de datos
Encuestas realizadas
E.2.2
Anlisis de resultados
Informe de Seguimiento de la
Gestin del Cambio
E.2.3
Presentacin del Informe
de Seguimiento de la
Gestin del Cambio
Informe de Seguimiento de la
Gestin del Cambio
presentado
E.3.1
Establecimiento de
Acciones de refuerzo a la
Gestin del Cambio
Ficha de Accin de Refuerzo a

la Gestin del Cambio
versin borrador
E.3.2
de Acciones de Refuerzo
establecidas
Accin de refuerzo a la Gestin

del Cambio
validada
E.3.3
Ejecucin de Acciones de
Refuerzo
Accin de refuerzo de la
Gestin del Cambio ejecutada
Ejemplos
R.E.2.1.1.doc
R.E.2.1.2.doc
R.E.2.2.xls
Pg.84

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JUSTIZIA ETA HERRI

Donostia - San Sebastian, 1 01010 VITORIA-GASTEIZ

Documento de Estndares 2012

2. Fases de la Gestin del Cambio ................................................. 9

3. Planificacin del Plan de Gestin del Cambio .............................. 11

3.2. Fase B: Anlisis .................................................................................. 18

3.3. Fase C: Diseo ................................................................................... 27

3.4. Fase D: Despliegue ............................................................................. 56

3.5. Fase E. Seguimiento............................................................................ 67

4. Hitos del plan de Proyecto ....................................................... 74

Documento de Estndares 2012

La infraestructura de integracin, que simplifica y estandariza los modelos de

La infraestructura de presencia en Internet: Las herramientas de gestin de

Los sistemas de infraestructura de tramitacin telemtica, que permiten ofrecer al

Los sistemas de infraestructura de gestin documental, que proporcionan los

Documento de Estndares 2012

Informacin y Telecomunicaciones. As, en el PIT se definen cuatro lneas estratgicas de

1.2. Gestin del Cambio

Documento de Estndares 2012

competitiva en el mercado. Para alcanzar posiciones de liderazgo en el entorno

Conseguir la participacin, involucracin y compromiso de todos los beneficiados por el

El plaanteamiento que se descrribe en esta m

Prepara y motiva a lass Personas h

Crea una estructura base

Reduce ell perodo dell Cambio

Documento de Estndares 2012

Contribuye a la adecuacin de puestos, habilidades y cultura al nuevo entorno

Permite hacer seguimiento del propio esfuerzo de adaptacin al Cambio

1.3. Objetivos de la Metodologa

Facilitar el desarrollo de los nuevos modelos de trabajo, que han de implantarse

Incrementar la comprensin, por parte de los colectivos afectados, informando de las

Conseguir la participacin y compromiso de las personas que van a desempear un

La elaboracin de los Planes de Gestin del Cambio (liderazgo, comunicacin,

La puesta en marcha e implantacin de las acciones acordadas en la Gestin del Cambio

Documento de Estndares 2012

El diseo y ejecucin de las acciones necesarias para la realizacin del seguimiento y

Apoyo al cambio cultural y la transformacin empresarial: conformidad y

2. Consecucin del cambio: Uso correcto y apropiado de los procesos definidos y

Documento de Estndares 2012

2. Fases de la Gestin del Cambio

A continuacin se hace una breve descripcin de cada una de estas fases:

2.1. Fase de Arranque

Gestin del Plan

2.2. Fase de Anlisis

Anlisis de la situacin de partida

Anlisis del cambio

Documento de Estndares 2012

2.3. Fase de Diseo

Diseo del Plan de Liderazgo

Diseo del Plan de Comunicacin

Diseo del Plan de Formacin

Diseo del Plan de Motivacin

2.4. Fase de Despliegue

Despliegue del Plan de Liderazgo

Despliegue del Plan de Comunicacin

Despliegue del Plan de Formacin

Despliegue del Plan de Motivacin

2.5. Fase de Seguimiento

Diseo del Mtodo de Seguimiento del Cambio

Evaluacin de los Planes

Documento de Estndares 2012

3. Planificacin del Plan de Gestin del Cambio