Anexo F: Modelo de Memorando de Entendimiento entre los

organismos de las Naciones Unidas participantes y el Agente de Gestin

para la gestin de fondos aunados
Memorando de Entendimiento
entre
[Nombres de los organismos de las Naciones Unidas participantes]
y
[Nombre del Agente de Gestin]
POR CUANTO, [indquense los nombres de los organismos de las Naciones Unidas
participantes] (en lo sucesivo denominados colectivamente organismos de las Naciones
Unidas participantes) han preparado un programa conjunto (en lo sucesivo denominado
Programa Conjunto) como parte de su respectiva cooperacin para el desarrollo con el
Gobierno de [nombre del pas], segn se describe ms completamente en el documento
detallado del Programa Conjunto de fecha [fecha del Documento del Programa
Conjunto], documento No. [nmero de referencia del documento] (en lo sucesivo
denominado Documento del Programa Conjunto)1, y han convenido en establecer un
mecanismo de coordinacin2 (en lo sucesivo denominado el Comit Directivo del
Programa Conjunto)3 a fin de facilitar una colaboracin eficaz y eficiente entre los
organismos de las Naciones Unidas participantes y el Gobierno anfitrin para la
realizacin del Programa Conjunto;
POR CUANTO los organismos de las Naciones Unidas participantes han convenido en
que participarn plenamente en la preparacin, la planificacin y la evaluacin del
Programa Conjunto, en cooperacin con el Gobierno anfitrin, y en que designarn a uno
de los organismos de las Naciones Unidas participantes (denominado en lo sucesivo
Agente de Gestin) para que se responsabilice de brindar apoyo al asociado nacional en
la gestin de los fondos y las actividades del Programa Conjunto, con el propsito de
alcanzar ms eficaz y eficientemente los objetivos del Programa Conjunto;
POR CUANTO los organismos de las Naciones Unidas participantes tambin han
convenido en que aunarn sus recursos, existentes o movilizados, tanto recursos
ordinarios como otros recursos, con destino al Programa Conjunto, y en que colocarn
El Documento del Programa Conjunto contiene, como mnimo, el plan de trabajo comn, el presupuesto,
el mecanismo de coordinacin y gestin y la firma de todas las partes en el Documento.
1

Las Partes en el Documento del Programa Conjunto decidirn cul es el mecanismo de coordinacin ms
apropiado, por ejemplo, un grupo temtico, un comit directivo o un comit de gestin. Para simplificar la
referencia, en el presente documento este mecanismo se denomina Comit Directivo del Programa
Conjunto.
2

La composicin del Comit Directivo del Programa Conjunto u otro organismo deber incluir todos los
signatarios del Documento del Programa Conjunto. El Comit Directivo tambin puede tener otros
miembros en calidad de observadores, entre ellos donantes y otras partes interesadas.
3

esos recursos bajo la gestin y administracin del Agente de Gestin con fines apoyo al
asociado nacional para la implementacin del Programa Conjunto;
POR CUANTO los organismos de las Naciones Unidas participantes y el Gobierno o el
asociado nacional han convenido adems en que [nombre del Agente de Gestin] (que
es tambin un organismo de las Naciones Unidas participante)4 ser designado en calidad
de Agente de Gestin y prestar servicios como interfaz administrativa con el asociado
nacional, adems de ser responsable de apoyar al asociado nacional en la gestin del
Programa Conjunto, y por cuanto dicho organismo de las Naciones Unidas participante
[nombre del Agente de Gestin] ha aceptado en desempearse en ese carcter, de
conformidad con el presente Memorando de Entendimiento,
POR CONSIGUIENTE, [nombre del Agente de Gestin] y los organismos de las
Naciones Unidas participantes (en lo sucesivo denominados colectivamente las Partes)
convienen por el presente Memorando en lo siguiente:
Artculo I
Designacin del Agente de Gestin, su condicin y sus obligaciones
1.
Por la presente, los organismos de las Naciones Unidas participantes designan
a [nombre del Agente de Gestin] Agente de Gestin o MA para que se
responsabilice de la administracin de los fondos y del apoyo al asociado nacional en la
gestin de las actividades del Programa Conjunto indicadas en el Documento del
Programa Conjunto. El Agente de Gestin acepta esta designacin y asume plenamente la
responsabilidad programtica y financiera por los fondos que le transfieran los
organismos de las Naciones Unidas participantes. Esta designacin continuar hasta que
llegue a su trmino, o sea cancelada de conformidad con el artculo VIII infra.
2.

El Agente de Gestin desempear las siguientes tareas:

a) desembolso de fondos y entrega de suministros, de manera oportuna;
b) coordinacin de insumos tcnicos aportados por todos los organismos de
las Naciones Unidas participantes;
c) seguimiento de la implementacin con el asociado nacional o subnacional;
d) responsabilidad por la presentacin de los informes descriptivos y
financieros al mecanismo de coordinacin del Programa Conjunto;
e) realizacin de las adems actividades convenidas por escrito entre los
organismos de las Naciones Unidas participantes y el Agente de Gestin.

3.
Al dar cumplimiento a sus obligaciones en virtud de este Memorando de
Entendimiento, el Agente de Gestin tendr condicin de contratista independiente y no
ser considerado agente de los organismos de las Naciones Unidas participantes, ni
colectiva ni individualmente; por ende, sus funcionarios no sern considerados miembros
En la mayora de los casos, el Agente de Gestin tambin ser un organismo de las Naciones Unidas
participante. No obstante, cuando el Agente de Gestin no es un organismo de las Naciones Unidas
participante, esta frase entre parntesis puede eliminarse.
4

del personal de ninguno de esos organismos. Sin perjuicio de los conceptos generales
expresados precedentemente, ninguno de los organismos de las Naciones Unidas
participantes ser responsable por las acciones u omisiones del Agente de Gestin o de su
personal, ni de las personas que en su nombre presten servicios, en la medida en que los
organismos de las Naciones Unidas participantes no hayan contribuido, colectiva o
individualmente, a acciones u omisiones del Agente de Gestin causantes de esa
responsabilidad. En el caso de acciones u omisiones de los organismos de las Naciones
Unidas participantes que contribuyan a dicha situacin, la responsabilidad resultante se
prorratear entre dichos organismos o se asignar a uno de ellos, segn corresponda.
Artculo II
Asuntos financieros
1.
Los organismos de las Naciones Unidas participantes contribuirn a sufragar
los gastos de las actividades del Programa Conjunto, de conformidad con el presupuesto
incluido en el Documento del Programa Conjunto, que se adjunta como ANEXO A. En el
ANEXO B se indica un calendario de pagos.
2.
El Agente de Gestin establecer por separado, de conformidad con su
reglamento financiero y reglamentacin financiera detallada, un registro contable
(denominado en lo sucesivo Cuenta del Programa Conjunto) para la recepcin y
administracin de los fondos que reciba en virtud de este Memorando de Entendimiento.
La Cuenta del Programa Conjunto ser administrada por el Agente de Gestin de
conformidad con los reglamentos, normas, directivas y procedimientos que sean
aplicables, inclusive los relativos a los intereses. La Cuenta del Programa Conjunto estar
sujeta exclusivamente a los procedimientos de auditora interna y externa establecidos en
los reglamentos financieros, normas, directivas y procedimientos aplicables al Agente de
Gestin. Las operaciones de auditora realizadas por los auditores internos y/o externos
del Agente de Gestin se considerarn aceptables para los organismos de las Naciones
Unidas participantes.
3.
Los organismos de las Naciones Unidas participantes transferirn fondos al
Agente de Gestin por va electrnica. Al efectuar una transferencia de fondos al Agente
de Gestin, cada organismo de las Naciones Unidas participante notificar a las
operaciones de tesorera del Agente de Gestin lo siguiente: a) el importe transferido, b)
la fecha para asignar valor a la transferencia, y c) que la transferencia ha sido efectuada
por el organismo de las Naciones Unidas participante en relacin con el Programa
Conjunto en [nombre del pas], en cumplimiento del presente Memorando de
Entendimiento, para su depsito en la Cuenta del Programa Conjunto.
4.
El Agente de Gestin no estar obligado a comenzar ni a continuar actividades
relativas al Programa Conjunto si no se ha hecha efectiva una determinada contribucin
del organismo de las Naciones Unidas participante, en consonancia con lo programado.

5.
El Agente de Gestin contabilizar como ingreso los fondos aportados a la
Cuenta del Programa Conjunto. De conformidad con sus polticas y procedimientos
para la recuperacin de gastos y de manera acorde con las decisiones de su Junta
Ejecutiva, el Agente de Gestin aplicar un porcentaje de [porcentaje en palabras]
([porcentaje en cifras]%) de la contribucin de cada organismo de las Naciones Unidas
participante a sufragar los gastos indirectos del Agente de Gestin.
Artculo III
Actividades del Agente de Gestin
1.
El Agente de Gestin apoyar al asociado nacional en la gestin de las
actividades del Programa Conjunto que figuran en el Documento del Programa Conjunto,
de conformidad con sus reglamentaciones, normas, directivas y procedimientos. En
consecuencia, la contratacin y administracin del personal, la adquisicin de equipo,
suministros y servicios y la concertacin de contratos se ajustarn a las disposiciones de
tales reglamentaciones, normas, directivas y procedimientos.
2.
Toda modificacin de las actividades del Programa Conjunto establecidas en
el Documento del Programa Conjunto, inclusive su naturaleza, contenido, secuencia o
duracin, estarn sujetas al acuerdo mutuo por escrito entre los organismos de las
Naciones Unidas participantes y el Agente de Gestin, tras su aprobacin por el Comit
Directivo del Programa Conjunto. Todos los cambios que se introduzcan en el
presupuesto del Programa Conjunto que figura en el Documento del Programa Conjunto
estarn sujetos al acuerdo mutuo por escrito entre todas las partes que suscriben el
Documento del Programa Conjunto.
3.
Cuando el Agente de Gestin desee apoyar la implementacin de actividades
del Programa Conjunto por conducto de terceros o en colaboracin con ellos, ser
responsable del cumplimiento de todos los compromisos y obligaciones con esas terceras
partes y ninguno de los organismos de las Naciones Unidas participantes ser responsable
al respecto.
Artculo IV
Presentacin de informes
1.
El Agente de Gestin proporcionar al Comit Directivo del Programa
Conjunto las declaraciones, estados de cuentas e informes indicados a continuacin,
preparados de conformidad con los reglamentos, normas y procedimientos aplicables al
respecto, segn lo indicado en el Documento del Programa Conjunto. En cumplimiento
del principio de que slo debe haber un informe anual, se recomienda que las
disposiciones de preparacin de informes se ajusten a lo siguiente:

a)
Informes descriptivos sobre la marcha de los trabajos para cada perodo de doce
meses, que han de presentarse a ms tardar ________, al vencer el plazo fijado para la
presentacin de esos informes5;
b)
Informes financieros anuales provisionales, al 31 de diciembre de cada ao,
preparados localmente con respecto a la Cuenta del Programa Conjunto, que deben
presentarse a ms tardar ______, al vencer el plazo fijado para la presentacin de esos
informes6;
c)
Un informe final descriptivo y un informe financiero no certificado, a presentar
no despus de ____ meses despus de llevar a trmino el Programa Conjunto (en el caso
del informe final) y no despus de _____ meses a contar del ltimo 31 de diciembre del
perodo durante el cual se desembolsen fondos de la Cuenta del Programa Conjunto;
d)

Un estado financiero certificado final, a presentar [].

2.
Aparte de los informes precedentemente indicados, el Agente de Gestin no
presentar otros informes a los organismos de las Naciones Unidas participantes ni a los
dems contribuyentes (de existir) a la Cuenta del Programa Conjunto.
Artculo V
Otros contribuyentes al apoyo del Programa Conjunto
1.
Cuando sea necesario contar con recursos superiores al importe de los
compromisos de financiacin asumidos por los organismos de las Naciones Unidas
participantes, el Agente de Gestin puede emprender actividades de movilizacin de
recursos para obtener los fondos adicionales necesarios. Normalmente, se espera que los
donantes aporten contribuciones al Programa Conjunto por conducto del Agente de
Gestin. El Agente de Gestin ha de informar a los organismos de las Naciones Unidas
participantes acerca de cualesquiera contribuciones, por conducto del Comit Directivo
del Programa Conjunto.
2.
En los casos en que un organismo de las Naciones Unidas participante se
comprometa a aportar otros recursos, tanto existentes como a movilizar, con destino al
Programa Conjunto, la mencionada contribucin se regir por un acuerdo entre el
respectivo organismo de las Naciones Unidas y el Donante.

Artculo VI
El Agente de Gestin debe indicar los plazos fijados para emitir los informes indicados en este artculo IV,
de conformidad con sus requisitos en vigor para la presentacin de informes.
5

Los informes especificados en los apartados b) y c) del inciso 1 del artculo IV son informes
provisionales, no certificados. Deben ser preparados por la ofician en el pas o la oficina regional, segn
proceda.
6

Monitoreo y evaluacin
El monitoreo y la evaluacin del Programa Conjunto se realizarn
exclusivamente de conformidad con los procedimientos propios del Agente de Gestin y
sus directrices de polticas, segn lo indicado en el Documento del Programa Conjunto.
Artculo VII
Comunicacin
Despus de celebrar consultas con los organismos de las Naciones Unidas
participantes, el Agente de Gestin adoptar las medidas apropiadas para dar publicidad
al Programa Conjunto en calidad de tal y reconociendo todos los organismos de las
Naciones Unidas participantes. La informacin entregada a la prensa y a los beneficiarios
del Programa Conjunto, as como todos los materiales de difusin, los comunicados
oficiales, los informes y las publicaciones oficiales, reconocern el papel del Gobierno
anfitrin, del Agente de Gestin, de todos los organismos de las Naciones Unidas
participantes y de otros contribuyentes (de existir) a la Cuenta del Programa Conjunto.
Artculo VIII
Expiracin, modificacin y cancelacin del Acuerdo
1.
Este Memorando de Entendimiento expirar al completarse el Programa
Conjunto, con sujecin a que siga en vigor el prrafo 5 infra, a los propsitos en l
indicados.
2.
Este Memorando de Entendimiento slo podr modificarse cuando medie un
acuerdo por escrito de las Partes a esos efectos.
3.
Cualquiera de los organismos de las Naciones Unidas participante puede
retirarse del Memorando de Entendimiento tras notificar por escrito con treinta (30) das
de antelacin a todas las dems partes en este Memorando de Entendimiento, indicando
que ha dado cumplimiento a lo estipulado en el Documento del Programa Conjunto con
respecto a comunicar su intencin de retirarse del Programa Conjunto. Cuando ocurra un
retiro, el organismo de las Naciones Unidas participante que se retire slo tendr derecho
al reembolso de aquellas contribuciones aportadas en virtud del presente documento que
an no hayan sido comprometidas y/o desembolsadas.
4.
La designacin del Agente de Gestin puede ser rescindida o bien por el
Agente de Gestin (por una parte) o bien mediante un acuerdo mutuo de todos los
organismos de las Naciones Unidas participantes y del Gobierno anfitrin (por otra
parte), previa comunicacin con treinta (30) de antelacin a las dems partes y con
sujecin a que siga el vigor el prrafo 5 infra a los propsitos en l indicados. En caso de
tal rescisin, las Partes deben convenir en las medidas a adoptar para que todas las

actividades concluyan de manera puntual y ordenada, de modo de minimizar los costos y

los gastos.
5.
Las obligaciones asumidas por las Partes en virtud del presente Memorando
de Entendimiento seguirn en vigor despus de la expiracin o cancelacin del
Memorando de Entendimiento, en la medida necesaria para posibilitar la conclusin
ordenada del Programa Conjunto, adems de la preparacin de los informes finales, el
retiro del personal, los fondos y los bienes, y la liquidacin de las cuentas entre las Partes
en el presente Memorando, as como el cumplimiento de las obligaciones contractuales
con respecto a cualquier subcontratista, consultor o proveedor. Cualquier saldo restante
en la Cuenta del Programa Conjunto se utilizar con propsitos mutuamente acordados
por las Partes en este Memorando de Entendimiento.
Artculo IX
Notificaciones
1.
Cualquier accin requerida o permitida en virtud de este Memorando de
Entendimiento puede ser realizada en nombre del Agente de Gestin por
________________, u otro representante designado, y tambin puede ser realizada en
representacin de un organismo participante de las Naciones Unidas por el jefe de la
Oficina en [nombre del pas], o el representante que ste haya designado.
2.
Toda comunicacin o solicitud requerida o permitida en virtud de este
Memorando de Entendimiento debe realizarse por escrito. Dicha notificacin o solicitud
se considerar debidamente cumplimentada cuando se haya entregado o bien a mano, o
por correo, o por telgrafo o por tlex al destinatario, en las seas especificadas en el
ANEXO C de este Memorando de Entendimiento o en cualesquiera otras seas que esa
parte haya especificado por escrito a quien enve la notificacin o solicitud.
Artculo X
Entrada en vigor
Este Memorando de Entendimiento entrar en vigor cuando sea firmado por
los funcionarios autorizados de las Partes y seguir plenamente en vigor y en efecto hasta
la fecha de su expiracin o cancelacin.
Artculo XI
Arreglo de controversias
Las Partes debern esforzarse al mximo, mediante negociaciones directas,
por llegar a un arreglo inmediato de cualquier controversia, desacuerdo o reclamacin
surgidos de este Memorando de Entendimiento, o en relacin con ste, o con una
infraccin a ste. Cuando no se llegue a un acuerdo dentro de los sesenta (60) das a

contar de la fecha en que una de las partes haya notificado a la otra parte de la naturaleza
de la controversia, desacuerdo o reclamacin y de las medidas que deben adoptarse para
rectificar la situacin, dicha controversia, desacuerdo o reclamacin debe resolverse
mediante consultas entre los Jefes Ejecutivos de cada uno de los organismos de las
Naciones Unidas participantes y del Agente de Gestin.
EN TESTIMONIO DE LO CUAL, los infrascritos, representantes debidamente
autorizados de las respectivas partes, han suscrito este Memorando de Entendimiento en
idioma espaol y en [nmero de signatarios] ejemplares, del mismo tenor y a un solo
efecto.
Por el Agente de Gestin

Por __________

Firma: _______________________
Nombre: _____________________
Cargo: _______________________
Lugar: _______________________
Fecha: _______________________

Firma: __________________________
Nombre: ________________________
Cargo: __________________________
Lugar: __________________________
Fecha: __________________________

Por ____________

Por __________

Firma: _______________________
Nombre: _____________________
Cargo: _______________________
Lugar: _______________________
Fecha: _______________________

Firma: __________________________
Nombre: ________________________
Cargo: __________________________
Lugar: __________________________
Fecha: __________________________

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ANEXO A:

Extracto del Documento del Programa Conjunto Presupuesto [y Plan de

Desembolsos]

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ANEXO B:

Calendario de pagos

*******************
ANEXO C
NOTIFICACIONES
Por el Agente de Gestin:

Nombre: __________________________
Cargo: ____________________________
Direccin: _________________________
Telfono: ________________________
Fax: ____________________________
Correo electrnico: ________________
Por XXX:
Nombre: _________________________
Cargo: ___________________________
Direccin: ________________________
Telfono: _________________________
Fax: _____________________________
Correo electrnico: _________________
Por YYY:
Nombre: _________________________
Cargo: __________________________
Direccin: _______________________
Telfono: ________________________
Fax: ____________________________
Correo electrnico: ________________