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Captulo 2
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T1 2 ORGANIZACIN
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Objetivo general:
Al trmino de este captulo, el lector comprender la importancia de la estructura
organizacional de las empresas, los sistemas de organizacin y planeacin, as como el
procedimiento lgico de compras.
T2 Concepto de organizacin
Toda empresa, sea pequea, mediana o grande, debe
aplicar el proceso administrativo (previsin, planeacin,
organizacin, integracin, direccin y control), para que
su funcin sea eficiente; ello le permitir crear una
estructura interna eficaz en la que se enmarquen,
deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de
la empresa.
Tal es el caso del departamento de compras, cuya
importancia en las empresas, sean productoras de
bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de stas
especial atencin en su organizacin.
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Figura 2.1
MERCANCA
ALMACN
DPTO. DE
COMPRAS
CONTROL DE
MXIMOS Y
MNIMOS
RECEPCIN DE
MERCANCAS
NO
PUNTO
DE
RECOMPRA
S
RECIBE,
REGISTRA,
CLASIFICA
REQUISICIONES
PROVEEDOR
PROPORCIONA
COTIZACIONES.
NEGOCIA PRECIOS.
ENTREGA MERCANC.
EFECTA COBROS
LOCALIZA
FUENTES
PROVEEDORAS
ENTREGA
DE
CHEQUES
SOLICITA
COTIZACIONES A
PROVEEDORES
FACTURA
REQUISICIN
ELABORA
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
CAJA
TER
MINA
CIN
ELABORA
CHEQUES Y
EFECTA
PAGOS
NEGOCIA
CONDICIONES
DE COMPRA
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ALMACN
CONTROL DE
MXIMOS Y
MNIMOS
RECEPCIN DE
MERCANCAS
SELECCIONA
PROVEEDOR
SEGUIMIENTO
DE RDENES
DE COMPRA
ORDEN DE
COMPRA
ORDEN DE
PAGO
REPORTA LAS
COMPRAS AL
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
REGISTRA
CONTABLEMENTE
Y AUTORIZA
FACTURAS
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T3 Tipos de Organizacin
Los tipos de organizacin convencionales pueden ser de
gran ayuda para los hombres de negocios sin
experiencia, pues con ellos podrn determinar, controlar y
definir niveles de autoridad.
Funcional.
Delegar
en
otra
persona
determinada autoridad que normalmente ejerce
un gerente de lnea; actividades limitadas y
bien definidas.
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Conceptos bsicos
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JEFE DE COMPRAS
SUBJEFE DE COMPRAS
COMPRADOR
DE
MQUINAS
COMPRADOR
DE
PINTURAS
COMPRADOR DE
ARTCULOS DE
OFICINA E
IMPRESOS
EMPLEADO
ARCHIVO, CORRESPONDENCIA,
SEGUIMIENTOS
COMPRADOR
DE
SUC. A
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Honradez
Integridad
Equidad
Probidad
Responsabilidad
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Finanzas
Produccin
Contabilidad
Compras
Almacn
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formularse las
presupuesto.
adquisiciones
derivadas
del
programas de adquisiciones.
Establecer
maquinaria y equipos.
Vigilar
el funcionamiento
adquisiciones.
estricto
de
las
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T2 SISTEMAS DE COMPRAS
T3 Sistema centralizado
Este concepto tiene dos significados, el primero se refiere
a la concentracin de autoridad en un departamento; y el
otro, ms comn, al control central de las compras; de
ordinario, en las oficinas generales, aunque haya
diversas sucursales en distintos lugares.
Las ventajas de este sistema son:
Un mayor control sobre el volumen de las compras.
Facilita el control de las piezas compradas, as como la
calidad de las mismas.
Mayores descuentos en grandes volmenes de
compras.
Utiliza menos personal de compras.
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D1
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GERE
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DE
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T3 Sistema descentralizado
En este tipo de organizacin existen varios grupos
independientes de compras que reportan a sus jefes de
las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en
vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.
Las ventajas de este sistema son:
En situaciones urgentes se pueden realizar
compras en forma ms rpida.
Formar personal
especializado.
ms
experimentado
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T2 POLTICAS DE COMPRAS
De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia
Espaola, la palabra poltica se deriva del latn, politice y
sta del griego politiqu. Por extensin significa: arte o
traza con que se conduce un asunto o se emplean los
medios para alcanzar un fin determinado.
Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de
compras debe establecer sus polticas respecto al
sistema de compras que emplear la empresa, sea
centralizado, descentralizado o mixto, ya que el mismo
afectar a toda una serie de polticas internas, relativas a
las lneas de autoridad, procedimiento y relaciones
interdepartamentales
y
definir
el
alcance
y
responsabilidad del departamento de compras.
Cabe mencionar que tambin las relaciones con
proveedores se hallan sujetas a polticas establecidas por
la empresa.
Estas polticas deben:
Reflejar los objetivos y planes del
departamento.
Elaborarse por escrito.
Ser flexibles, discretas, sencillas y claras.
Los objetivos deben:
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las
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Figura 2.5
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T3 EL MANUAL DE COMPRAS
En las empresas grandes la gerencia de organizacin y
mtodos es la que se encarga de estructurar el manual
de compras, con el propsito de manejarlo como una
herramienta constante de las actividades que realiza el
rea de compras, mantenindolo actualizado conforme
las circunstancias lo requieran.
El manual de compras proporciona una idea clara,
lgica e integral de cmo opera el rea de compras y
precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en
cada una de las actividades que realiza.
Sirve como medio de orientacin al personal que
labora en compras, sobre todo al de nuevo ingreso; con
ello se logra la optimizacin de los recursos humanos
que permitir obtener el mximo beneficio en la
realizacin de las adquisiciones conforme a los
lineamientos y objetivos de la empresa.
Normalmente en el manual de compras se deben
considerar, entre otros, los siguientes puntos:
Introduccin.
ndice.
Objetivo.
Misin.
Visin.
Estructura orgnica de la empresa y del rea de
compras.
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Polticas.
Procedimientos.
Diagramas de flujo.
Formatos que se emplearn en compras.
Instructivo para su uso.
Glosario, entre otros.
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Conceptos bsicos
Las polticas de compras deben ser sencillas, claras, flexibles, discretas y reflejar los
objetivos de la empresa.
El procedimiento de compras debe seguir una secuencia lgica y adecuada para que
sea eficaz.
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Toneladas
10
20
30
40
50
150 entre 5 igual a 30
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Figura 2.6
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Las compras deben basarse en mtodos cientficos y seguir una regla juiciosa.
Un buen indicador para planear las compras de una empresa es el anlisis de
Pareto o de ABC.
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2. Guarda y almacenaje
Recepcin.
Verificacin en cuanto a dimensin, peso y
medida.
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Clasificacin.
Inventario.
3. Proveer a produccin
Tipo de material, o clase.
Cantidad.
Dimensiones, peso y medida.
1. Fuente de aprovisionamiento
En el pas.
En el extranjero.
2. Clase y costo de transporte
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Terrestres.
Martimos.
Areos.
3. Condiciones y cotizaciones de los mercados
Procedencia agrcola. Dependen de las cosechas,
abundantes o escasas de los mismos y de su
existencia, que determinan la oferta y la demanda.
Si son de extraccin minera. Las cotizaciones
pueden fluctuar segn la zona de explotacin, las
clases de los materiales y el costo de la mano de
obra.
Si proceden de otras industrias. Los precios
pueden depender de su grado de transformacin, de
la oferta y la demanda de los productos, atendiendo
principalmente a su calidad y existencias, as como
a las circunstancias referidas en los dos incisos
anteriores.
Es oportuno mencionar que entre los aspectos
esenciales a considerar en las compras, est el
anlisis de valor, directamente relacionado con el
precio, en cuyo caso el comprador debe analizar
tambin las caractersticas tcnicas de los
materiales conjuntamente con el precio de compra.
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Conceptos bsicos
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T? CUESTIONARIO
1. Por qu el departamento de compras demanda especial
atencin cuando se tratar de organizar la empresa?
2. Cules son los elementos fundamentales de la estructura
organizacional?
3. Qu aspectos debe considerar el departamento de compras
para su adecuada organizacin?
4. Con los conocimientos adquiridos, indique cmo quedara
organizado el departamento de compras en una empresa
pequea, mediana o grande.
5. Qu conducta debe observar el personal que labora en el
rea de compras?
6. Qu normas ticas debe cumplir el personal de compras?
7. Qu funciones realiza el comit de compras?
8. Cmo puede integrarse un comit de compras?
9. Explique a qu se llama sistema centralizado de compras e
indique ventajas y desventajas del mismo.
10. Explique a qu se llama sistema descentralizado de compras
e indique ventajas y desventajas del mismo.
11. Explique a qu se llama sistema mixto de compras e indique
en qu empresas tiene aplicacin.
12. Cules deben ser las caractersticas de las polticas de
compras?
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