Excel Intermedio 2003

RICARDO TORRES ESCOBAR
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I.
INTRODUCCION_____________________________________________________ 4
II.
FUNCIONES DE EXCEL ____________________________________________ 5
Funcin SI Anidado ______________________________________________________ 5
Operador Y__________________________________________________________ 11
Operador O _________________________________________________________ 12
Sumar.Si ______________________________________________________________ 16
Funciones del tipo CONTAR _____________________________________________ 17
Funciones de Fecha _____________________________________________________ 19
Funciones Matemticas __________________________________________________ 21
Funcin ENTERO ______________________________________________________ 22
Funcin REDONDEAR__________________________________________________ 22
Funcin TRUNCAR ____________________________________________________ 22
Funciones de TEXTO ___________________________________________________ 23
Funcin MAYUSC (Mayscula)___________________________________________ 24
Funcin ENCONTRAR__________________________________________________ 25
Funcin LARGO _______________________________________________________ 25
Funcin CONCATENAR ________________________________________________ 26
Funcin Pago __________________________________________________________ 27
III.
LIBROS DE TRABAJO _____________________________________________ 30
Organizacin de los libros abiertos ________________________________________ 30
Divisin de ventanas en paneles ___________________________________________ 31
Inmovilizacin de secciones_______________________________________________ 32
Pegado Especial ________________________________________________________ 34
Pegar Vnculos _________________________________________________________ 34
Proteccin _____________________________________________________________ 37
Proteccin de hojas _____________________________________________________ 38
Proteccin de celdas _____________________________________________________ 38
Proteccin de libros _____________________________________________________ 39
Proteccin de archivos ___________________________________________________ 40
IV.
FRMULAS Y REAS ______________________________________________ 41
Definicin de reas ______________________________________________________ 41
Desplazarse por celdas remotas ___________________________________________ 43
Modificar y Borrar reas ________________________________________________ 43
Funciones con Matrices __________________________________________________ 45

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Funcin PROMEDIO con matrices ________________________________________ 45
Funcin MMULT_______________________________________________________ 46
Funcin FRECUENCIA _________________________________________________ 47
V.
VI.
AUDITORA DE DATOS EN EXCEL__________________________________ 48

Barra de Auditoria _____________________________________________________ 48
BASE DE DATOS __________________________________________________ 51
Manejo de Datos en Excel ________________________________________________ 51
Texto en Columna ______________________________________________________ 51
Ordenar Datos _________________________________________________________ 53
Subtotales _____________________________________________________________ 54
Funcin BUSCARV _____________________________________________________ 57
Funcin BUSCARH _____________________________________________________ 58
VII.
GRFICOS______________________________________________________ 61
Diseo de grfico manual. ________________________________________________ 61
Diseo de grfico con asistente. ___________________________________________ 61
Tipos de grficos personalizados. __________________________________________ 67
Modificar la posicin y el tamao del grfico. _______________________________ 68
Aadir una serie de datos.________________________________________________ 69
Eliminar una serie de datos. ______________________________________________ 69
Aadir un texto cualquiera al grfico. ______________________________________ 70
Tipos de grficos y autoformatos __________________________________________ 70
Combinacin de distintos tipos de grficos en un grfico ______________________ 71
Presentar series de datos como diferentes tipos de grficos ____________________ 73
Trabajo con autoformatos de grficos incorporados y personalizados ___________ 74
Qu tipo de grfico responde mejor a sus datos? ____________________________ 75
Grficos de mximos, mnimos y cierre, y grficos de apertura, mximos, mnimos y

cierre 76
VIII.
ANEXO _________________________________________________________ 83
Anexo de Funciones _____________________________________________________ 83
Anexo de Comandos Rpidos _____________________________________________ 88
Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas _____________________________ 91
Repaso Filtrar el contenido de la lista ______________________________________ 93
CREACIN DE FILTRO AVANZADO. ___________________________________ 93
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I. INTRODUCCION
El objetivo de un curso de Excel Intermedio principalmente es lograr entregar las herramientas
que a usted le permitan el manejo de conceptos y tcnicas para personalizar los libros de trabajo
y utilizar funciones que faciliten el manejo complejos de datos.
Adems, se pretende que, una vez finalizado el curso, usted sea capaz de realizar clculos que
dependan de ciertas condiciones especficas, para lo cual se revisarn las funciones de clculo
condicional.
Se dar especial nfasis al manejo de extensas listas de datos en Excel, las que tcnicamente
denominamos bases de datos. Para ello se revisarn herramientas y funciones incorporadas en
Excel tales como Ordenar, Subtotales, Filtros, funciones de bsqueda de datos y funciones de
clculos en bases de datos.
Esperamos que una vez revisados estos temas, y realizados los ejercicios propuestos en este
manual y por el relator, usted pueda sacar ms provecho a Excel y solucionar problemas que, a
travs de las herramientas convencionales, demandaran mayor tiempo y, generalmente,
provocaran resultados poco precisos.
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II. FUNCIONES DE EXCEL

Una funcin es una frmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y clculos, y
que produce un resultado. Por ejemplo, suma de una columna de datos numricos, obtencin de
promedio, obtencin de valores mximos, mnimos, redondeo de numerales, etc.
Funcin SI Anidado
Para comenzar debe entender que la funcin SI es la manera de poder tener ms de una
solucin ante algn problema.
La sintaxis de esta funcin es:
= SI( PRUEBA_LOGICA ; VALOR_SI_VERDADERO ; VALOR_SI_FALSO )
Esta es la base de la funcin donde:
Prueba lgica:
es el parmetro seccin donde realiza una aseveracin (generalmente es una

comparacin) que de ser cierta arrojar el resultado que se encuentra en el
VALOR VERDADERO. En cambio si la prueba lgica no se cumple, entonces
entregar el resultado que aparece en el VALOR FALSO.
Valor_si_Verdadero:
en este parmetro se puede asignar un texto, un nmero, una celda,
una frmula o una funcin.
Valor_si_Falso:
al igual que en el parmetro anterior, puede contener un texto, un nmero,

una celda, una frmula o una funcin.
El ingreso de parmetros tiene el mismo orden. A continuacin se presenta la funcin Si a modo

de diagrama de posibles resultados a partir de la condicin:
Valor Si
Condic= Verdadero
V
Si Condicin
F
Valor Si
Condic=Falso
Diagrama para la confeccin de la funcin SI

El diagrama anterior corresponde a la construccin de la siguiente funcin Si:
= SI (Condicin ; Valor Si Condic = Verdadero ; Valor Si Condic = Falso)
Ejemplo:
Debe construir una funcin que de acuerdo al monto de la celda A3, debe calcular la fraccin de
esta. Para el caso:
Si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces deber calcular el 5% de la misma

celda
para cualquier otra cifra se deber calcular el 3% de esa celda.

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Usando el diagrama quedara lo siguiente:

A3 * 5%
Si A3 > 100
A3 * 3%
Diagrama aplicado de la funcin Si

= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )
Prueba
lgica:
Compara la
cifra que est
en A3 con
100
200 x 5% = 10
Valor
Verdadero:
Multiplica el
valor de la
celda A3 con
5%
Valor
Falso:
Multiplica el
valor de la
celda
A3
con 3%
10 x 3% = 0,3
Luego, al comprender el funcionamiento que tiene la Funcin Si podr darse cuenta que se
puede incluir otra funcin SI en el VALOR VERDADERO tanto como en el VALOR FALSO,
naciendo de esta forma el termino de SI ANIDADO.
Es decir un SI dentro de otro SI, teniendo una sintaxis de esta forma:

VALOR FALSO
= SI ( P. L. ; VALOR VERDADERO ; SI ( P. L. ; V. V. ; V. F. ) )
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Resultado 1
Resultado 2
Resultado 3
Grficamente es:
Valor Si
Condic= Verdadero
V
Valor Si
2da Condic= Verdadero
Si Condicin
V
F
Si 2da
Condicin
F
Valor Si
2da Condic=Falso
Diagrama Construccin Funcin Si Anidado

En la Funcin SI Anidada se da la opcin de tener 2 o ms alternativas de salida (dos en el
ejemplo anterior).
El S Anidado se utiliza bsicamente cuando lo que manda el resultado (Prueba lgica) esta
parcelada en ms de una posibilidad.
Como Regla: Si se tienen 3 resultados se requieren 2 funciones Si. Si se requieren

5, se requieren 4, y as. sucesivamente
Ejemplo
Debe confeccionar una funcin que de acuerdo al monto de la celda A3, puede arrojar tres
posibles clculos diferentes:
si el monto de la celda A3 es inferior a 100 entonces deber calcular el 5% de la misma

celda,
si el monto est entre 100 y 200 calcular el 3% de esa celda
para el resto de los casos calcular el 1% de la celda.
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A3 * 5%
V
A3 * 3%
Si A3 < 100
F
V
Si A3<=200
F
A3 * 1%
Diagrama Funcin Si aplicada

=SI( A3<100
1 Prueba
lgica
Corta las
cifras
menores
de 100
; A3*5% ; SI(
A3<=200
; A3*3%
Valor
Verdadero:
Multiplica la
celda A3 con
5%
2 Prueba
lgica
Corta las
cifras
menores
de 200
Valor
Verdadero:
Multiplica la
celda A3 con
3%
; A3*1% )
Valor Falso:
Multiplica la
celda A3 con
1%
Ilustracin 1 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado
10 x 5% = 0,5
150 x 3% = 4,5
300 x 1% = 3
En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo:

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La columna A contiene una lista de alumnos, mientras que en las columnas B, C y D podemos
ver tres notas obtenidas en controles. En la columna E aparece el promedio simple de dichas
notas, que puede ser tomada como nota final. Este promedio, como puede suponer, se obtiene
con la siguiente funcin en la celda E2
=PROMEDIO(B2:D2)
La cual posteriormente fue copiada a las celdas siguientes de dicha columna.
La columna F, que tiene el ttulo Situacin, pretende mostrar si el alumno, finalmente, ha

aprobado, reprobado o tiene derecho a dar un examen, a partir del promedio final.
En este caso, entonces, necesitamos una funcin en la celda F2 que nos muestre el texto
Aprobado, en el caso que la nota de E2 sea mayor o igual que 5,5, el texto Examen en el
caso de que E2 sea mayor o igual a 4,0 y menor a 5,5 y el texto Reprobado, en caso que el
valor de E2 sea menor a 4,0.
Es decir, necesitamos que la funcin que escribamos en la celda F2 evale en primer lugar el
valor de la celda E2 y, a partir de esa evaluacin, escriba el texto correspondiente. En estas
circunstancias, donde en una misma celda podemos requerir dos resultados distintos, utilizamos
la funcin SI.
Para trabajar con esta funcin, nos ubicamos en primer lugar en la celda en la cual se desea
obtener el resultado, que en este caso es la celda F2.
A continuacin presionamos el botn que llama al Asistente de funciones
En las categoras Lgicas y Todas podemos encontrar la funcin SI. Una vez seleccionada,
Excel nos muestra un cuadro de dilogo en el que nos solicita 3 parmetros:
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El primer parmetro, Prueba_lgica, nos pide que ingresemos la condicin que se desea Excel
verifique para determinar la accin a seguir. En Valor_si_verdadero se debe indicar lo que
Excel debe hacer en caso que la prueba lgica arroje como resultado verdadero. Y en
Valor_si_falso se debe sealar qu hacer en caso que el resultado de la prueba lgica sea
falso.
En nuestro ejemplo, la prueba lgica sera E2>=5,5. Esto hace que Excel se pregunte si el valor
de la celda E2 es mayor o igual a 5,5. En caso que eso sea verdadero, la accin a seguir es que
aparezca el texto Aprobado en la celda. En caso contrario, es decir, que el valor de E2 sea
inferior a 5,5, requerimos que en la celda aparezca la nueva funcin si que permita preguntar
nuevamente y responder a las ltimas 2 Preguntas. En nuestro caso, entonces, quedara:
En el valor_si_falso se ingresara nuevamente la funcin SI, seleccionada desde el rea de copiar

funciones que se encuentra al lado izquierdo de la barra de formulas.
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Al realizar esta operacin tendremos que volver a colocar informacin en la Prueba_logica, esta
es E2>=4 responder entonces por el Valor_si_Verdadero la alternativa Examen por ultimo la
alternativa Reprobado:
Una vez ingresados los parmetros sealados, se debe presionar el botn Aceptar.
Inmediatamente, en la celda F2, aparecer el resultado de la funcin.
Puede copiar la funcin a las celdas ubicadas ms abajo, para as ver la funcin aplicada a toda
la lista de alumnos:
.Pero no solamente se pueden incorporar elementos ms complejos al valor verdadero o falso,

tambin se pueden incorporar otros operadores tales cmo los operadores O e Y a la
PRUEBA LOGICA.
Estos operadores hacen que existan ms de una comparacin en la Prueba lgica, y segn sea
el caso el valor verdadero aparecer si se cumplen VARIAS COMPARACIONES o UNA DE
VARIAS COMPARACIONES.
Operador Y
Este operador obliga a que se cumplan varias condiciones para que aparezca el valor verdadero,
basta que una de estas condiciones no se cumpla para que entregue el valor falso. Es decir:
Y(Verdadero; Verdadero)= Verdadero
Y(Falso; Verdadero)= Falso
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Sintaxis
= SI ( Y ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO )
Ejemplo:
Debe confeccionar una funcin que :
si (la cifra de la celda A3 es inferior a 100) adems (en la celda B3 tiene el texto
LUNES) y (en la celda C3 el nmero es un 20)
entonces calcular el 5% de la celda A3,
en todos los dems casos deber calcular el 3% de la celda A3.
=SI(
Y(A3<100
Prueba
lgica 1
Corta
las
cifras
menores de
100
; B3=LUNES
Prueba
lgica 2
Toma solo
las
que
sean lunes
; C3=20)
Prueba
lgica 3
para
las
cifras iguales
a 20
; A3*5%
Valor
Verdadero:
Calcula
el
5% de A3
; A3*3%))
Valor
Falso:
Calcula el
3% de A3
Ilustracin 2 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado y Funcin Y( )
50 x 3 % = 1,5
300 x 3% = 9
50 x 5% = 2,5
Operador O
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Con este operador bastar con que una de las pruebas lgicas se cumpla para que aparezca el
valor verdadero y slo aparecer el valor falso si todas las pruebas lgicas no se cumplen. Es
decir:
O(Verdadero; Verdadero)= Verdadero
O(Falso; Verdadero)= Verdadero
Sintaxis
= SI ( O ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO )
Ejemplo
Debe confeccionar una funcin en que si:
la cifra de la celda A3 es inferior a 100, o en la celda B3 tiene el texto LUNES o en la

celda C3 el nmero es un 20
entonces calcular el 5% de la celda A3,
en todos los dems casos calcular el 3% de la celda A3.
=SI(O(A3<100
1 Prueba
lgica
Corta las cifras
menores
de
100
; B3=LUNES
2 Prueba
lgica
Toma solo las
que
sean
lunes
; C3=20);
3 Prueba
lgica
Corta
las
cifras iguales
a 20
A3*5%;
Valor
Verdadero:
Calcula el
5% de A3
A3*3%))
Valor
Falso:
Calcula el
3% de A3
Ilustracin 3 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado y Funcin O( )
200 X 5% = 10
50 X 5% = 2,5
200 X 3% = 6
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Se pueden anidar un mximo de 7 funciones si

Se pueden colocar un mximo de 30 pruebas lgicas dentro de un operador Y u
O
Comparaciones:
SI
SI ANIDADO
Se utiliza cuando se Se utiliza cuando se

tienen 2 alternativas de tienen
ms
de
2
salida
alternativas de resultado
(hasta 8 alternativas)
SI_Y
SI_O
Se utiliza cuando es
necesario que se cumplan
varias
condiciones
simultneamente
Se utiliza cuando hay

varias condiciones pero
basta una para que sea
verdadera
Del ejercicio de las notas, especficamente la situacin, tambin podra quedar:

=SI(E2>=5,5;"Aprobado";"")&SI(Y(E2>=4;E2<5,5);"Examen";"")&SI(E2<4;"Reprobado";"")
Donde se ocup Y para el rango entre 4 y 5,5. El smbolo & se usa para unir los resultados de
cada si y (doble comilla) para indicar vaco.
Ejercicios
Copie y resuelva los siguientes ejercicios:
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Ejercicio 1:
Hemos de calcular lo siguiente:
En la columna E la nota final que ser la media de los tres trimestres. =Promedio(....)
En la columna F la evaluacin en forma de texto.

Si la nota media es de 0 a 4,9, pondremos la palabra Insuficiente
Si la nota media es de 5 a 6,0, pondremos la palabra Aprobado
Si la nota media es de 6,1 a 6,5, pondremos la palabra Excelente
Si la nota media es de 6,5 a 7, pondremos la palabra Notable
En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas mxima y mnima.
Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarn de:

El nmero de alumnos que hay
El nmero de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay
Qu porcentaje representa cada uno de los anteriores
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Ejercicio 2:
Sumar.Si
Esta funcin le permite realizar una suma condicional de los valores incluidos en un determinado
rango. Esta funcin se mostrar en el siguiente ejemplo.
En esta planilla, lo que se solicita es calcular el monto total adeudado por sobre $60.000 y lo
adeudado, en particular, por el seor LUIS FARIAS. Esto es imposible de realizar a travs de
una suma normal, por lo que se debe utilizar la funcin SUMAR.SI.
Esta funcin tiene la siguiente sintaxis:
=SUMAR.SI(rango_de_busqueda;criterio_de_busqueda;rango_a_sumar)
lo que aplicado al primer caso de nuestro ejemplo quedara:
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=SUMAR.SI(D5:D11;">60000";D5:D11)
Ya que en el rango D5:D11 es donde se encuentran los montos de las deudas, entre las que se
debe buscar el criterio >60000 (sin smbolo $ ni punto de miles), y en ese mismo rango se
encuentran los datos que se desea sumar. Su resultado es: $ 870.765
Para el segundo caso, la funcin quedara:
=SUMAR.SI(A5:D11;"LUIS DIAZ";D5:D11)
Ya que en el rango A5:A11 es donde se debe buscar el nombre LUIS DIAZ (rango de bsqueda),
para conocer el total de su deuda (cuyas cantidades a sumar estn en el rango D5:D11) y su
resultado es: $ 479.865.
Funciones del tipo CONTAR

Estas funciones tienen como objetivo contar el nmero de celdas en las cuales se encuentra un
valor determinado.
Las funciones bsicas son CONTAR permite contar las celdas que contienen nmeros y
CONTARA permite contar las celdas NO vacas. El argumento que solicita es el rango de las
celda involucradas.
Ejemplo de variantes.
Se desea saber el nmero de personas que no han sido llamadas para confirmar su asistencia.
Esto podemos conseguirlo a travs de la funcin CONTAR.BLANCO, la que precisamente
permite conocer la cantidad de celdas en blanco o vacas dentro de un rango determinado. Su
sintaxis es la siguiente:
=CONTAR.BLANCO(rango)
En el ejemplo, la formula debiese quedar:
=CONTAR.BLANCO(B4:B12)
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Para una segunda pregunta:

Se desea saber el nmero de personas que han confirmado su asistencia.
Se debe utilizar la funcin CONTAR.SI. Como su nombre lo indica, esta nos permite saber la
cantidad de celdas que contiene un valor determinado, en nuestro caso, aquellas que tengan la
expresin A. La sintaxis es la siguiente:
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Aplicado a nuestro caso, quedara
=CONTAR.SI(B4:B12;A)
lo que nos arrojar el valor 3 como resultado, puesto que son tres las celdas que contienen el
valor A. Cuando estamos buscando un valor de texto o numrico determinado, que no se
encuentra en ninguna celda, se debe ingresar este a la funcin entre comillas, como se hizo con
la expresin A. Si, en cambio, queremos utilizar como criterio de bsqueda el contenido de una
celda, se ingresa la referencia, sin comillas (por ej., C15).
Para obtener la cantidad de personas que no asistirn, se debe escribir la misma funcin, con la
precaucin de cambiar A por N.
Recuerde que cuando utiliza la funcin Sumar.Si y Contar.Si debe escribir el trmino
de la misma forma como se encuentra en el listado, respetando espacios, acentos,
etc. De lo contrario no entregar el resultado esperado
Nunca debe ingresar datos repetidos en la columna de bsqueda de lo contrario el
dato duplicado jams lo encontrar
Ejercicio
Copie y resuelva el siguiente ejercicio:
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Funciones de Fecha
Estas funciones permiten realizar clculos contra valores ingresados como fecha o con formato
de Fecha, dentro de las cuales se tiene: Ao, Mes, Da, Da Semana, etc.
Para este ejercicio se usar la siguiente ventana con informacin:
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Funcin FECHA.
Esta funcin entrega el valor numrico vlido para una fecha determinada, el que podr
presentarse con distinto formato ya sea como nmero general o con formato de fecha. Su
formato es:
=FECHA(AO;MES;DIA)
Ejemplo: si digito =FECHA(2007;18;23), el cual no representa una fecha correcta, se obtiene
como resultado 23/06/2008 y su valor numrico juliano asociado es: 39622.
Funcin AO
Esta funcin permite extraer de un valor numrico el ao (este valor numrico puede tener
formato de nmero o de fecha)
La funcin se trabajar de la siguiente forma:
Al ingresar la celda evaluada (la celda C2), se extraer el ao de pedido para ese pedido.
Entregar entonces 1994. Calcule para el resto de las fechas copiando la frmula hasta el final
de la tabla.
Funciones MES DIA
Para las funciones MES y DIA se realiza el mismo procedimiento que para la funcin Ao.
Funcin DIASEM (Da de la semana)
Esta funcin permite extraer el da de la semana para fechas con formato de fecha o numeracin
de fecha.
La funcin se trabaja de la siguiente forma:
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Num_de_serie = Fecha o el nmero que representa a una fecha

Tipo = Es un nmero, se usa:
Tipo
1
2
3
para
domingo 1 a sbado 7
(por omisin)
lunes 1 a domingo 7
lunes 0 y domingo 6.
Si se selecciona la primera fecha, es decir, la celda C2 y el Tipo 2, entregar el valor numrico 4

correspondiente al da jueves.
Funciones Matemticas
Estas funciones permiten realizar clculos y formatear de mejor forma los valores numricos que
normalmente se trabaja en una planilla o base de datos, por ejemplo: Entero, Redondear,
Truncar, etc.
Las celdas B7, B8, B9, B10 y B11 son parte del clculo que utilizarn las funciones.
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Funcin ENTERO
Esta funcin permite sacar el valor entero de una cifra. Segn el ejemplo se extrae la parte
entera de un nmero con decimales, es decir, del nmero $210.671,9584 sacara el $210.671 sin
subir el ltimo nmero en uno por terminar en 9584. Verificar entonces la celda B7.
Funcin REDONDEAR
Esta funcin permite redondear un nmero a un nmero de decimales especificado. Segn el
ejemplo si se redondea a cero decimales el valor $210.671,9584 y sacar el valor $210.672 en la
celda B8, por otro lado si se redondea a dos decimales el valor $210.671,9584 sacar el valor
$210.671,96. Verificar entonces la celda B9.
Funcin TRUNCAR
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Esta funcin permite Truncar un nmero a un entero, suprimiendo parte de dicho nmero. Segn
el ejemplo se ver que Truncar a cero decimal el valor $210.671,9584 y sacara el valor
$210.671.en la celda B10, por otro lado Truncar a dos decimal el valor $210.671,9584 sacara el
valor $210.671,95. Si Verificar entonces la celda B11.
En ambos forma de redondear o truncar un nmero, si se seala un nmero negativo como

indicador de decimales a redondear o truncar, abarcar el redondeo a nivel de unidades,
decenas y centenas. Truncar a 3 decimales el valor $210.671,9584 sacar el valor $210.000.-
Funciones de TEXTO
Esta funcin permite realizar clculos
sobre textos, buscando informacin, extrayendo
caracteres, entre otras. Alguna de estas funciones son: Concatenar, Largo, Texto en Columna,
Encontrar, etc.
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Funcin MAYUSC (Mayscula)

Esta Funcin permite cambiar el contenido de un texto se encontraba escrito con minscula a
mayscula. Para desarrollar este ejercicio se cambiar el contenido de la celda C3.
La funcin trabaja de la siguiente forma:
En el cuadro se colocar la celda que se desea modificar (A3). Al presionar ACEPTAR entregar
el contenido en Mayscula.
Repita despus esta accin con la funcin MINUSC (Minscula).
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Funcin ENCONTRAR
Esta funcin permite encontrar un carcter o un conjunto de caracteres seguidos en un texto
ingresado en una celda.
Para desarrollar este ejercicio se ingresa funcin en la celda B13 utilizando la celda A13.
Texto_buscado = Texto o carcter que se desea encontrar en otro texto, en nuestro ejemplo, se
buscar un espacio en blanco, o separacin entre el nombre y el apellido..
Dentro_del_texto = Texto evaluable, en este caso, es del deudor..
Num_inicial = Carcter de donde se comenzara a buscar, en este caso, desde el primer carcter.
Para la celda A13 (Jos Arias) Encontrar=5 quiere decir que el espacio en blanco esta en el
carcter nmero 5 de la palabra.
Funcin LARGO
Esta funcin permite calcular la cantidad de caracteres de un texto ingresado en una celda.
Para desarrollar este ejercicio se ingresar la funcin en la celda C13 dependiendo de la A13.
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En el cuadro se colocar la celda que se desea modificar (A13); Al presionar ACEPTAR la

funcin entregar el nmero de caracteres de este texto.
Funcin CONCATENAR
Esta funcin permite unir el contenido de varios textos en una sola celda.
Para desarrollar este ejercicio se cambiar el contenido de la celda D20 utilizando las celdas
A20, B20 y C20.
Al ingresar los campos como se seala, colocar espacios entre las celdas para que no quede la
informacin pegada una a otra. Es decir con un espacio para separar nombres y apellidos.
Al terminar de seleccionar las celdas, presione Aceptar y luego copie la formula al resto de las
celdas. El resultado a ser el siguiente:
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Funcin Pago
Esta funcin calcula los pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante, que
tendremos que pagar sobre un prstamo, en un tiempo determinado. Podremos ver cuanto
tendremos que pagar mensualmente, o cuanto nos cobran los bancos por los intereses. Nos
permitir jugar con diferentes capitales, aos o tipos de inters. La sintaxis de la orden es:
= PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Argumentos:
Tasa: es el tasa de inters del prstamo.
Nper: es el nmero total de pagos del prstamo, es decir, es el nmero de cuotas.
Va: es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, tambin
se conoce como el principal, o valor del prstamo.
Vf : es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo
pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
prstamo es 0).
Observacin: Va debe contener un valor cuando se solicita un prstamo, luego Vf se omite o se
coloca cero. Ahora, si quiere ahorrar una cierta cantidad de dinero y desea saber de cuando es
el pago mensual que debe depositar para juntar dicho dinero, debe colocar en Vf el total a reunir
y Va se omite (o se deja en cero).
Tipo
es el nmero 0 (cero) 1 e indica el vencimiento de los pagos.
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Defina tipo como
Si los pagos vencen
0 u omitido
Al final del perodo
Al inicio del perodo
Observaciones
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye impuestos, pagos en
reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los prstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos Tasa y
nper. Si realiza pagos mensuales de un prstamo de cuatro aos con una tasa de inters anual
del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si
efecta pagos anuales del mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para
el argumento nper.
Sugerencia
Para encontrar la cantidad total que se pag durante la duracin del prstamo, multiplique el
valor devuelto por PAGO por el argumento nper.
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
Datos
Descripcin
8%
Tasa de inters anual
10
Nmero de meses de pagos
10000
Importe del prstamo
Frmula
Descripcin (Resultado)
=PAGO(A2/12;A3;A4)
Pago mensual de un prstamo con los trminos anteriores (1.037,03)
=PAGO(A2/12;A3;A4;0;1)
Pago mensual de un prstamo con los trminos anteriores,

salvo que los pagos vencen al principio del perodo (-1.030,16)
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Ejemplo 2
Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales.
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
A
Datos
Descripcin
6%
Tasa de inters anual
18
Aos de ahorro previstos
50.000
Cantidad que desea ahorrar en 18 aos
Frmula
Descripcin (Resultado)
=PAGO(A2/12;A3*12;0;A4)
Cantidad que tendr que ahorrar cada mes para disponer de

50.000 despus de 18 aos (-129,08)
Nota La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El nmero de aos de
duracin del prstamo se multiplica por 12 para obtener el nmero de pagos.
Ejemplo con funcin PAGO
Otra forma que tiene el Asistente de solicitar datos es a travs de celdas puntuales que
contengan informacin necesaria para la funcin. As ocurre en el siguiente cuadro:
Esta funcin (PAGO, en la categora Financieras) solicita las celdas en las que se encuentra la
Tasa de Inters Mensual, el Nmero de Cuotas y el Valor de un prstamo, para calcular el monto
de la cuota. Para esto se debe ingresar, en cada casilla, la referencia de la celda
correspondiente, quedando de la siguiente forma:
=PAGO(A1;A2;A3;;0)
Suponiendo que es en esas celdas donde se encuentra la informacin. Los punto y coma entre
cada trmino de la funcin indican que son parmetros de la funcin, es decir, datos (o
argumentos) para obtener un resultado de la funcin.
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III. LIBROS DE TRABAJO

El trabajo con mltiples libros, o con un solo libro que tenga grandes extensiones de datos puede
resultar un tanto engorroso. Para evitar esto, puede utilizar algunas opciones que se describen a
continuacin, y que pueden facilitar la tarea.
Organizacin de los libros abiertos

Por ejemplo, al tener tres libros abiertos, y necesitar desplazarse entre ellos, ya sea para
intercambiar informacin o consultar datos, el mtodo habitual consiste en ir al men Ventana,
donde encontrar, en la parte inferior, una lista de los libros abiertos actualmente:
En este men, los libros aparecen en orden inverso en el cual fueron abiertos. En este caso, por
ejemplo, el libro Libro1 (nmero 3) fue el primero en ser abierto, seguido de DATOS Act N3 y,
finalmente, Notas parciales informtica.
El libro con el nmero 2 es el que est actualmente en uso, hecho que es resaltado por el visto
bueno () que aparece a la izquierda del nombre del libro que actualmente se encuentra en
primer plano.
Para cambiar a otro libro dentro de los que ya estn abiertos, basta con seleccionar el nombre
del libro en la lista que aparece en el men Ventana. Inmediatamente aparecer en primer
plano, mientras que el que anteriormente estaba en uso pasa a quedar en segundo plano (no es
visible por el momento, hasta que vuelva a seleccionarlo).
Otra forma de moverse a travs de distintos libros abiertos es trabajar con las ventanas de cada
libro en su tamao normal y no maximizadas, como es lo habitual. Para esto, basta con
minimizar el tamao de la ventana del libro actualmente en uso:
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En la esquina superior derecha de la pantalla usted ver dos grupos de botones de control,
idnticos entre ellos. El primero corresponde a la ventana general de Excel, y est ubicado
dentro de la barra de ttulo de la aplicacin. El segundo grupo corresponde a la ventana del libro
activo en este momento. El primer botn del grupo corresponde a Minimizar, que convierte el
libro en un botn en la parte inferior de la ventana de Excel. El segundo corresponde a
Restaurar, que devuelve el libro a su tamao normal, mientras que el tercero, Cerrar, cierra el
libro que estamos viendo.
Al minimizar los tres libros abiertos, se ver lo siguiente:
Los tres libros aparecen en la parte

inferior de la ventana de Excel, en forma
de botones, cada uno con el nombre del
archivo. Basta con restaurar el libro con
que deseemos trabajar para que se
ample el rea visible y podamos
manipular los datos contenidos en l.
Divisin de ventanas en paneles

Cuando un libro tiene grandes extensiones de datos que necesitamos ver simultneamente,
puede ser til dividir en paneles la ventana que estamos utilizando.
En el men Ventana seleccione la opcin Dividir. Inmediatamente su libro de trabajo aparecer
como se muestra en la imagen siguiente:
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El libro aparece entonces dividido en cuatro porciones, las que si bien se pueden manejar en
forma independiente, corresponden al mismo libro de trabajo. Cada una de estas cuatro
porciones se puede mover en todas direcciones para mostrar porciones completamente distintas
de la hoja de clculo.
Si no desea ver el libro cortado en cuatro, sino slo en dos porciones, puede arrastrar una de las
lneas de divisin hasta el borde del libro para que desaparezca. De esta forma, adems, puede
modificar el tamao de las secciones para que se ajusten a sus necesidades, como se muestra
en la imagen siguiente:
Como puede ver, en la ventana se ha quitado la divisin vertical, mantenindose slo la divisin
horizontal, la que adems ha sido desplazada hacia la izquierda. De esta forma, podemos ver en
la izquierda de la pantalla las columnas C y D, mientras que en la zona derecha podemos ver las
columnas G,H, I, J, etc.
En ambas secciones, adems, podemos desplazarnos hacia la izquierda o la derecha, para ver
otras partes del libro.
Inmovilizacin de secciones
Si tiene un libro que contenga una lista de ms de 25 filas, seguramente se encontrar, al
desplazarse hacia abajo, que despus de cierto punto, los ttulos de las columnas desaparecen,
puesto que la fila 1, que los contiene, avanza hacia arriba para dejarnos ver las filas de ms
abajo. En ese caso, tal vez, se encuentre con el problema que no puede saber a ciencia cierta
cul de las columnas contiene el dato que usted necesita, impidindole de esa forma interpretar
o manipular adecuadamente su informacin.
Para solucionar este problema, usted puede inmovilizar secciones dentro de la hoja de clculo.
De esta forma, ciertos trozos de informacin se mantendrn siempre visibles, mientras que
puede desplazarse por el resto de la hoja.
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Para esto, debe ubicarse en la celda que est justo debajo y a la derecha de las secciones que
desea inmovilizar. Por ejemplo, si mira la imagen anterior, puede notar que la fila 1 contiene los
ttulos de las columnas, por lo que seguramente puede necesitar inmovilizarlas, y as saber
siempre a qu corresponde cada dato. Adems, la columna B contiene los Rut que identifican a
cada persona, por lo que tambin podra necesitar dejarlos fijos, para as saber siempre a qu
persona corresponde cada dato, si es que se desplaza demasiado hacia la derecha.
En ese caso, entonces, puesto que desea inmovilizar la fila 1 y la columna B, debe ubicarse en la
celda C2, puesto que es la que se encuentra a la derecha y debajo de las secciones a
inmovilizar. Una vez ubicado en esa celda, debe ir al men Ventana y seleccionar la opcin
Inmovilizar paneles.
Al desplazarnos ahora hacia abajo o hacia la derecha, seguiremos viendo la fila 1 y la columna A
y B:
Para quitar estos paneles fijos, basta con ir al men Ventana y seleccionar la opcin Movilizar
paneles.
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Pegado Especial
En Excel, como en Windows en general, existe la posibilidad de tomar datos de un lugar y
trasladarlos o copiarlos a otra ubicacin. Sin embargo, en Excel, al realizar esta accin, nos
encontramos con que ste suele copiar todo lo que se encuentra en la celda a la nueva
ubicacin, es decir, formatos, bordes, funciones, frmulas, etc.
Puede ocurrir, sin embargo, que en la nueva ubicacin deseemos obtener algo relacionado con
el origen, pero un poco distinto.
Pegar Vnculos
Suponga que, en la planilla mostrada ms arriba, usted desea obtener en la celda B9 el valor
contenido actualmente en la celda D2. Pero, usted requiere que el valor de B9 se actualice
inmediatamente cada vez que se presente un cambio en D2. Para eso, usted debe ubicarse en
D2 y presionar el botn Copiar.
A continuacin, nos ubicamos en la celda de destino, que en este caso es B9, y en men
Edicin seleccionamos Pegado Especial. Aparecer el siguiente cuadro:
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Puesto que lo que se desea es que la celda B9 dependa de D2, entonces se debe presionar el
botn Pegar vnculos. De ahora en adelante, entonces, cualquier cambio que le ocurra a la
celda D2 se ver reflejado inmediatamente en la celda B9.
Otras opciones
Siguiendo con el ejemplo anterior, suponga que desea obtener el resultado de la suma de los
sueldos en otra ubicacin, por ejemplo, la celda B12. Si usted se ubica en la celda D8 (que
contiene en estos momentos la suma), selecciona Copiar y luego en la celda B12 presiona el
botn Pegar, se dar cuenta que aparece el valor 0. Esto ocurre porque, al copiar, Excel modifica
los parmetros con los cuales opera la suma, y por lo tanto, ya no considera el rango D2:D7
original, sino que toma B6:B11, que no contiene datos que podamos operar.
En la celda B12, entonces, en lugar de presionar el botn Pegar, debe ir al men Edicin y
seleccionar Pegado Especial. Ver aparecer la ventana que indicbamos ms arriba. En ella
encontrar las siguientes opciones:
La opcin Todo realiza un pegado normal, como los que estamos habituados a obtener por
medio del botn Pegar.
La opcin Frmulas toma solamente las frmulas, ubicndolas en la nueva posicin, ignorando
formatos y otras posibilidades.
Valores, en cambio, traspasa a la celda de destino el valor contenido en la celda de origen. Si
ese valor depende de una frmula o funcin, entonces Excel copia a la celda de destino
solamente el resultado de la frmula, y no la frmula completa. Sin embargo, con esto la celda
de destino queda desvinculada de los datos que generan el resultado.
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La opcin Formatos copia el formato completo de la celda de origen (tipo y tamao de letra, color
de texto y de fondo, formato de nmero, etc.) y se lo asigna a los datos contenidos en la celda de
destino, sin reemplazarlos. Tambin se puede usar el botn:
Comentarios va a dejar en la celda de destino los mismos comentarios que hayamos ingresado
en las celdas de origen.
Validacin traslada a la celda de destino las opciones de validacin que hayamos establecido
para la celda de origen.
La opcin Todo excepto bordes ignora los bordes, pero copia todo lo dems contenido en la
celda de origen. Es decir, textos, valores, frmulas, formatos, etc.
Ancho de columnas: copia slo el ancho de columnas.
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Proteccin
Introduccin
Existen distintos niveles de proteccin que permiten definir un esquema flexible de cmo el
usuario podr acceder a los libros o a parte de stos.
Proteccin a nivel celda La proteccin a nivel celda permite proteger la celda de modificaciones
accidentales y tambin ocultar la frmula subyacente. Para activar la proteccin a nivel celda
debe activarse previamente la proteccin a nivel hoja.
Proteccin a nivel hoja Esta proteccin permite proteger el contenido, los objetos y los
escenarios definidos en la hoja, as como evitar que otros usuarios cambien accidentalmente o
intencionadamente sus contenidos.
Proteccin a nivel libro La proteccin a nivel libro permite bloquear el tamao y movimiento de
las ventanas, as como la estructura del libro (nmero y nombre de sus hojas), para que no
puedan ser eliminadas, renombradas, movidas. Esta operacin impide cualquier operacin que
suponga la adicin de nuevas hojas.
En todas las protecciones descritas anteriormente, se accede desde el Men principal
Herramientas/Proteger/...
Proteccin a nivel archivo Permite proteger el archivo en dos niveles: Acceso y Modificaciones.
Se logra asociando una contrasea (palabra clave) al libro. De este modo, cada vez que se
desee abrir el libro Excel solicita la password para su apertura o su modificacin.
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Proteccin de hojas
a) seleccione el men Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opcin Proteger
hoja.
b) En la nueva ventana se selecciona el
elemento que se desea que el usuario
pueda modificar,
c) En forma opcional, se puede dejar
contrasea, la que permitira modificar sus
atribuciones, la que pedira confirmarla.
Cuando terminamos el proceso de proteccin notamos inmediatamente que los botones de la

barra de formato (negrita, cursiva, alineaciones, etc) quedan desactivados imposibilitando la
realizacin de cambios.
Intente Eliminar o Insertar Filas y Columnas y vea lo que sucede.
Este nivel de proteccin inhabilita hacer cambios en todas las celdas de la hoja donde se asigna
la contrasea, pero en ocasiones necesitamos autorizar la modificacin de ciertas celdas dentro
de una hoja y mantener la proteccin para las dems, para esto existe:
Proteccin de celdas
Por defecto la proteccin a nivel celda est

activada. Si activa la proteccin de hoja no
podr efectuar modificaciones en toda la
hoja de clculo. El procedimiento para
eliminar esto consiste en desbloquear las
celdas que s se desea permitir su
modificacin y a continuacin activar la
proteccin de la hoja. Para desbloquear las
celdas se debe:
Pg.: 38 de 97
a) Seleccionar la o las celdas que se quiera modificar luego de realizar la proteccin y luego
desde el men Formato/Celdas (ficha Proteger).
b) Como se ve en la imagen aparece con ticket la alternativa de Bloqueada, por lo que se
debe sacar y luego realizar la proteccin de la hoja como se revis en el punto anterior
normalmente.
c) La alternativa de Oculta hace que la barra de frmulas quede inactiva ocultando por lo
tanto las frmulas o funciones que en la celda contiene.
Proteccin de libros
a) seleccione
el
men
Herramientas / Proteger
y en el desplegable
escoja
la
opcin
proteger Libro,
b) en el cuadro de dilogo Proteger libro indique lo que desea proteger, La Estructura hace referencia
a la cantidad de hojas, su ubicacin y nombre. Y Ventanas protege el tamao de las ventanas del
libro no permitiendo que se puedan ocultar, mostrar o cerrar. Aunque en esta alternativa la
contrasea tambin es opcional es recomendable introducirla para aumentar el nivel de seguridad
que estamos asignando.
Luego en la nueva ventana volvemos a escribir la contrasea escogida y se acepta.
Finalmente al aceptar quedo listo el nivel de seguridad asignado, intente ahora eliminar o insertar
una hoja, intente cambiarle el nombre o ubicacin a una hoja y vea lo que sucede.
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Proteccin de archivos
Para proteger un archivo opere de la siguiente forma:
a) seleccione el men Archivo/Guardar como. Se visualizar el cuadro de dilogo Guardar
como,
b) Haga clic en el botn Opciones (se ver el cuadro de dilogo Opciones para guardar), este
1
cuadro permite introducir dos contraseas o passwords .
c) cuando termine de hacer las definiciones haga clic en Aceptar. Excel le pedir que conforme
las contraseas para evitar posibles errores.
Una de proteccin que impedir que toda persona que desconozca la contrasea pueda abrir el
libro. Y una segunda que permitir a los usuarios que la conozcan poder efectuar modificaciones
en el libro.
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IV. FRMULAS Y REAS

En la gran mayora de las ocasiones, al construir en Excel una frmula, utilizamos referencias de
rangos (por ejemplo, H2:H25) en lugar de constantes numricas, puesto que de esa forma
hacemos ms sencilla la frmula, adems de flexibilizar el trabajo de Excel al obligarlo a
actualizar la frmula cada vez que se modifican los datos contenidos en el rango.
Sin embargo, en algunos casos, estas referencias pueden ser difciles de manejar, sobre todo
cuando se trata de referencias remotas (referencias que estn ubicadas en otra hoja o libro),
puesto que estas deben ir precedidas del nombre de la hoja y un signo de exclamacin (por
ejemplo, Hoja1!H2:H25). Para esos casos, podemos definir nombres de reas, los que adems
de facilitar la construccin de frmulas, nos permiten movernos ms cmodamente dentro de
secciones distantes de la hoja o del libro.
Definicin de reas
En un libro nuevo, tenemos tres hojas vacas, nombradas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En la
Hoja2 construya la siguiente planilla:
En la Hoja3 escriba los siguientes datos:
En la Hoja1 necesitaremos calcular las sumas de los sueldos por departamento y el total de
empresa, como se muestra en la imagen siguiente:
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En la Hoja2 seleccionaremos el rango C2:C7 y luego, en el cuadro de nombres de Excel,

escribiremos Finanzas y presionamos Enter.
Cuadro de nombres
De esta forma, el rango C2:C7 pasar a llamarse, de ahora en adelante, Finanzas. Entonces, la
frmula que escribiremos en la celda B5 de la Hoja1 deber decir =SUMA(Finanzas) (La
palabra Finanzas, al ser un nombre de rea y no un simple texto, no debe ir entre comillas en la
funcin).
De esta sencilla forma hemos dado un nombre para el grupo de celdas sealado, el que de
ahora en adelante nos permitir manejar de mejor forma las funciones de Excel.
Cabe destacar que los nombres de rea deben ser nicos dentro de un libro de Excel.
Otra forma de crear nombres para las reas, a partir de los nombres de columnas o de filas, es
seleccionar el rango, incluyendo las celdas que contengan los nombres futuros. Luego se debe ir
al men Insertar, seleccionar la opcin Nombre y luego Crear. Aparecer una ventana que nos
pregunta si los nombres de las reas deben ser tomados de la columna superior o inferior, o de
la fila derecha o izquierda.
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Desplazarse por celdas remotas

En el ejemplo anterior, definimos a las celdas C2:C7 de la Hoja2 con el nombre Finanzas, para
facilitar los clculos. Adems de eso, podemos facilitar los movimientos dentro del libro gracias a
la misma opcin.
Si est ubicado en la Hoja1, abra la lista de nombres y seleccione el nombre del rango al cual
desea desplazarse. En este caso, seleccione el nombre Finanzas. Note que automticamente
Excel cambia a la Hoja2, donde adems selecciona el rango C2:C7, que es el rea que contiene
dicho nombre.
Modificar y Borrar reas

Si se ha definido un rea, y se agregan datos a continuacin de esta, los nuevos valores no
pasarn a formar parte del rea ya definida.
Una forma de solucionar este problema es insertar una celda en blanco en medio del rea, y en
esas celdas nuevas escribir los nuevos datos.
Esta solucin, sin embargo, no siempre es realizable, y los nuevos datos deben ser agregados al
final de la lista. En esos casos, es necesario modificar el rea existente.
El
rea
Finanzas
originalmente definida
Nuevo valor agregado,

que no pasa a formar
parte del rea Finanzas
Para modificar un rea, abra el men Insertar, y luego seleccione la opcin Nombre. Dentro de
esta opcin, seleccione Definir. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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En este cuadro usted debe

seleccionar el nombre del rea
que desea modificar. En la
casilla inferior aparecer el
rango al cual hace referencia
dicha rea. Seleccione con el
mouse el nuevo rango y luego
presione el botn Aceptar. El
rea originalmente definida
quedar as incluyendo los
datos que usted haya
seleccionado:
Si lo que desea es borrar un rea ya existente, en la ventana mostrada anteriormente slo debe
seleccionar el rea a borrar y luego presionar el botn Eliminar. Con esto, el rea deja de existir
en el libro.
Debe notar, sin embargo, que al eliminar un nombre de rea que estaba siendo utilizado por
alguna frmula o funcin, esta inmediatamente arroja el mensaje de error #NOMBRE?, que
indica que Excel no ha sido capaz de reconocer el nombre que est incluido en la frmula.
El nombre de un rango de celdas no puede:
Llevar espacios
Tener caracteres especiales (* , , - , etc.), salvo el guin bajo ( _ )
No puede existir 2 rangos o celdas con el mismo nombre dentro del mismo libro.
Ejercicio de la Unidad
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Funciones con Matrices

Una matriz es un conjunto de datos ordenados en filas y columnas. En Excel, todas las planillas
y tablas que se construyen pueden ser consideradas matrices, de acuerdo a la definicin inicial.
Sin embargo, para efectos de este apartado, se entender por matriz un grupo de datos que
2
sern operados en conjunto , generando una matriz de resultados.
Funcin PROMEDIO con matrices

La primera funcin en matrices que se presenta es la funcin PROMEDIO, a travs del siguiente
ejemplo:
Lo que se busca en esta tabla no es obtener el promedio general de ventas (lo que
conseguiramos a travs del Asistente de Funciones), sino que obtener el promedio particular de
cada uno de los vendedores. Esto se consigue usando los siguientes pasos:
a) Seleccionar la celda inicial de la matriz de destino (E4).
b) Escribir la frmula
=PROMEDIO(SI($A$4:$A$12=D4;$B$4:$B$12;"")) (sin dejar de tener seleccionada la
matriz antes sealada).
c) En lugar de presionar [Enter], presionar, conjuntamente, las teclas Ctrl+Shift+Enter.
Esto har aparecer, al comienzo y al final de la frmula, un juego de llaves ( {} ), lo que
indica que esta no es una frmula normal, sino una frmula matricial.
d) Copiar la frmula a las 4 celdas siguientes.
La frmula contiene una funcin promedio normal, pero en su interior se encuentra una funcin
SI que, como se sabe, realiza una comparacin lgica.
Si esta comparacin es verdadera (es decir, si encuentra el contenido de D4 en alguna celda del
rango $A$4:$A$12), la funcin SI aportar las celdas con los datos correspondientes para que la
funcin PROMEDIO calcule ese valor.
A primera vista, todos los rangos en Excel son operables en conjunto. Pero esto no es as, ya
que en el fondo, los rangos de datos tambin podran ser tomados como datos independientes
(por ej., la funcin SUMA(A1:A3) es igual a SUMA(A1; A2; A3)), lo que no alterara el resultado
final, como se ver con las matrices en que ocurre.
Pg.: 45 de 97
De no ser as, nada aportar a la funcin, lo que se representa por medio de un juego de
comillas ().
De no presionar Ctrl+Shift+Enter para obtener el juego de llaves, Excel no reconocera esta
como una funcin matricial, por lo que slo obtendramos el promedio general de todas las
ventas (de no existir la funcin si).
Funcin MMULT
Ahora, se presenta la funcin MMULT. Esta puede ser encontrada por medio del Asistente de
Funciones. Es de gran utilidad y su forma de utilizar es un tanto particular, por lo que detallar en
el siguiente ejemplo:
En este caso, lo que se busca es obtener, a partir de la multiplicacin de las dos matrices
existentes (Horas por ocupacin y Precio por Hora) los valores para la matriz resultante
(Tabla de Tarifas). Y esto es lo que podemos conseguir a travs de la funcin MMULT, que
sirve, precisamente, para multiplicar los valores de dos matrices. Los pasos a seguir son los
siguientes:
a) Marcar la matriz de destino (E10:E13)
b) Comenzar inmediatamente a escribir la siguiente frmula:
=MMULT(B4:E7; B10:B13)
c) Presionar Ctrl+Shift+Enter, tal como lo hiciramos en el caso del promedio matricial.
Esto har aparecer el ya mencionado juego de llaves al comienzo y al final de la
funcin, y adems, copiar la funcin al resto de las celdas que componen la matriz de
resultado.
La frmula. MMULT es el nombre de la funcin que multiplica los valores de dos matrices
numricas.
La matriz B4:B7 es la que contiene los valores de Horas por ocupacin, y la matriz B10:B13
contiene los datos de Precio por Hora.
La matriz resultado se generar a partir de estas dos. El contenido de una celda de la matriz de
resultados no puede ser alterado por s sola. Para cualquier cambio que se desee realizar (por
ejemplo, cambiar una parte de la frmula) en primer lugar se debe, seleccionar la matriz de
destino completamente.
FORMA DE TRABAJO
MATRIZ 1
MATRIZ 2
CON FUNCION
RESULTADO
=MMULT(MATRIZ1; MATRIZ2)
=Y*A+Z*B
=Y*C+Z*D
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=Y*E+Z*F
Funcin FRECUENCIA
La tercera y ltima frmula de matrices que se ver es la funcin FRECUENCIA. Esta se utiliza
para determinar cuantos casos de una lista entran en ciertas categoras ya definidas, como
puede verse en el siguiente ejemplo:
En este caso, lo que se pretende es determinar cuntos alumnos se encuentran en los rangos
determinados en la matriz Distribucin de Notas.
Cabe sealar que Excel ve los intervalos de arriba hacia abajo, es decir, el primer intervalo ir
desde donde se seale hasta el segundo intervalo (en este caso, el primer intervalo ir de 100%
a 91%) y, adems, que las etiquetas Sobresaliente, Notable, etc., son slo nombres que no
tienen relevancia en la frmula.
Los pasos para esta frmula son los siguientes:
a) Seleccionar la matriz de destino (I4:I9)
b) Escribir la frmula =FRECUENCIA(E4:E12; H4:H12)
c) Presionar Ctrl+Shift+Enter. Esto har que automticamente se copie la frmula al resto
de la matriz.
Como puede verse, los pasos son idnticos a los utilizados con MMULT, al igual que los datos
que ponemos en la frmula frecuencia, ya que E4:E12 representa la fuente de datos
sealados y los intervalos se encuentran en H4:H12, que es el segundo dato ingresado.
FORMA DE TRABAJO
MATRIZ 1
1
2
3
4
5
MATRIZ 2
2
5
CON FUNCION
MIDE LAS CIFRAS HASTA EL
2
MIDE LAS CIFRAS SOBRE 2
Y HASTA EL 5
=FRECUENCIA(MATRIZ1;
MATRIZ2)
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RESULTADO
2
3
V. AUDITORA DE DATOS EN EXCEL

Las funciones de Auditoria de Excel permiten tener una impresin grfica de las relaciones entre
las celdas incluidas en una o varias frmulas. En este sentido, no tienen ninguna relacin con el
concepto de Auditoria normalmente utilizado por nosotros.
Existen dos conceptos que son sumamente relevantes para comprender y utilizar estas
opciones. Esos conceptos son el de Precedente y Dependiente.
Se dice en Excel que una celda es precedente cuando su valor afecta a otra celda que contiene
una frmula. Es decir, si la celda A1 contiene el valor 50, la celda A2 el valor 2, y la celda A3
contiene la frmula =A1*A2, entonces la celda A1 es precedente de la celda A3, al igual que la
celda A2; puesto que los valores de estas dos celdas modificarn inmediatamente el resultado
de la frmula.
Una celda es dependiente, en cambio, cuando su valor depende de otras celdas, a travs de
frmulas o funciones.
En este sentido, entonces, siempre que exista una celda que es precedente, debe existir una
celda que sea dependiente. Esto, sin importar que una celda sea precedente de muchas, o que
una dependa de mltiples celdas (como ocurre en el caso de frmulas que incluyen rangos de
celdas).
Barra de Auditoria
En Excel existe la barra de herramientas de Auditoria, la que generalmente est oculta. Para
verla, basta con ir al men Herramientas, seleccionar Auditoria, y en seguida escoger Mostrar
Barra de Auditoria. Aparecer la siguiente barra:
En la planilla de ejemplo que sigue a continuacin revisaremos las herramientas de Auditoria:

Los valores fijos son Precio, Costo,
Unidades
Vendidas,
Sueldos,
Publicidad y Gastos Varios.
Ingreso de Ventas =B6*B3
Costo de Ventas =B6*B4
Ganancia Bruta =B7-D7
Total Gastos =suma(B10:B12)
Ganancia Neta =B8-D12
Margen de Ganancia =B15/B8
Al estar ubicados en la celda B15 (que contiene una frmula), podemos presionar el primer botn
de la barra de Auditoria, Rastrear precedentes:
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Automticamente aparecen dos flechas de color azul. Una de ellas apunta a la celda que
contiene la Ganancia Bruta, mientras que la otra apunta a la celda que contiene el Total de
Gastos. Si volvemos a presionar el botn Rastrear precedentes, se ver que ahora se nos
muestran los precedentes de las celdas recin mencionadas. Si volvemos a presionar el botn,
aparecer un tercer nivel de precedencia:
La imagen muestra dos niveles de

precedencia, donde podemos ver que la
Ganancia Neta depende de dos celdas,
las que a su vez dependen de otras
celdas. En el caso del Total de Gastos,
como la frmula incluye un rango de
celdas, este aparece sealado en su
conjunto a travs de un borde azul que
rodea las celdas que lo componen.
Para quitar niveles de precedencia, podemos presionar el segundo botn de la barra de

Auditoria, que elimina los indicadores de precedentes.
Si lo que se desea es ver qu celdas dependen de Publicidad, se debe en primer lugar ubicarnos
en esa celda, es decir, B11. Una vez all, presionamos el tercer botn de la barra, Rastrear
dependientes.
Si continuamos presionando hasta el tercer nivel de dependientes, obtendremos algo similar a la
imagen siguiente:
Aqu podemos ver que de Publicidad depende Total Gastos. De este depende, a su vez, la
Ganancia Neta, de la cual, finalmente, depende el Margen de Ganancia.
Con el cuarto botn de la barra, Quitar dependientes, podemos ir eliminando de uno en uno los
niveles de dependencia.
Si lo que se desea es quitar todas las flechas de una vez, podemos utilizar el quinto botn, que
precisamente se llama Quitar todas las flechas.
Cabe sealar que pueden ser vistos en forma simultnea precedentes y dependientes de
distintas celdas, sin necesidad de quitar flechas. Para eso, basta con pedir a Excel los
precedentes o dependientes de una celda, luego moverse a otra celda, y en ella nuevamente
pedir sus precedentes o dependientes.
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Si usted est ubicado en una celda que contiene un mensaje de error, puede presionar el botn
Rastrear error, que le mostrar las celdas incluidas en la frmula que pueden estar provocando
el error.
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VI. BASE DE DATOS

Manejo de Datos en Excel
El manejo de datos en Excel est referido principalmente a la posibilidad de manipular, para su
anlisis, bases de datos. Como base de datos consideraremos aquellas tablas que estn
organizadas en columnas, a las que llamaremos campos. En una base de datos, cada uno de los
campos representa un tipo de dato distinto. Las filas representan grupos de datos referentes a un
mismo tem, a los que llamaremos registros. Dentro de las opciones de manejo de datos de
Excel, revisaremos principalmente cmo ordenarlos, calcular Subtotales, realizar selecciones de
informacin por medio de Filtros, y funciones de Bsqueda.
Texto en Columna
Esta herramienta permite dividir un texto por algn carcter en comn, llmese carcter a un
espacio, un smbolo, u otro.
Se usar la siguiente ventana de datos
Para explicar este comando, se ver que entre el rango A3:A10 existe texto que se desea
separar en tres: en una celda el nombre, el apellido paterno y el materno.
Seleccione el rango a trabajar y luego elija de la barra de men la opcin DATOS y luego TEXTO
EN COLUMNA, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En ste se deber reconocer si el texto esta delimitado (separado por algn carcter) o tiene
algn ancho fijo (igual nmero de caracteres entre un dato y otro).
Se seleccionar la opcin por defecto, Delimitado, y se presionar Siguiente>, aparecer
entonces el siguiente cuadro de dilogo:
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Si no esta marcada la opcin ESPACIO, seleccinela ya que por esta opcin se delimita cada
uno de los textos en el ejemplo.
De no estar el separador que usted desea en la lista, seleccione Otros: y luego en la casilla
derecha de ste ingrese el carcter que corresponda como separador. Presione siguiente y se
ver:
Observar (zona inferior del cuadro de dilogo) que se ha separado el texto en tres.
El destino se debe indicar a partir de la celda inicial superior derecha, en este caso, los datos
separados se ubicarn a partir de la celda B3.
Formato de los datos en columnas: Esta opcin del cuadro de dilogo permite asociar un
formato de los textos separados (si fuese necesario) a cada columna. Al presionar Finalizar se
ver el siguiente cuadro:
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El resultado ser el siguiente:
Ordenar Datos
Ordenando las listas de datos segn un criterio establecido
como puede ser alfabtico, numrico o cronolgico, le
ayudar a encontrar fcilmente los datos de la lista.
Para ordenar datos seleccione
pertenecientes a la lista.
una
de
las
celdas
Elija la opcin Ordenar del men Datos

A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico
campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo

ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos
posicionarnos en la columna del primer apellido,
despus podemos acceder al men Datos y pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o
bien pulsar sobre uno de los botones
de la
barra de herramientas para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente.
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Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer
apellido ms la fecha de nacimiento desplegamos el men Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos
aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de
ordenacin y el orden que queremos para cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
Normalmente Excel ordena los datos numrica o alfabticamente,

pero pueden existir ocasiones en las que deseemos ordenar por otros
conceptos, como por ejemplo meses o das de la semana.
Dentro del cuadro Opciones de ordenacin existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado
Primer criterio de ordenacin: podemos escoger qu tipo de ordenacin queremos.
Por defecto est seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numrico y alfanumrico).
Ordenacin segn cuatro o ms columnas
Primero ordenar la lista segn las tres columnas menos importantes. A continuacin, elija de nuevo el
comando ordenar para disponer las columnas restantes en orden de importancia.
Subtotales
Tal como su nombre lo indica, la funcin Subtotales permite generar Subtotales para
determinados tems dentro de una tabla.
Para apreciar esta opcin, construya la siguiente tabla:
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Esta tabla contiene las ventas realizadas por vendedores por comuna. Lo que se pretende es
conocer el subtotal de ventas para cada comuna. Los pasos para crear Subtotales son los
siguientes:
a) Ordenar la tabla por la columna por la cual se desea subtotalizar (en este caso, la
columna comuna)
Pg.: 55 de 97
b) Ir al men Datos y seleccionar la opcin Subtotales. Esto har aparecer el siguiente

cuadro:
c) En la casilla Para cada cambio en: se debe elegir la columna por la cual se
subtotalizar la tabla, que en este caso es Comuna.
d) Luego seleccionar la funcin del subtotal. Lo ms frecuente es utilizar Suma, pero se
puede escoger tambin promedio, producto, etc.
e) Seleccionar la columna cuyos datos se considerarn en el calculo del subtotal (en
nuestro ejemplo, Ventas, ya que es la nica que contiene valores). Si hubiesen varias
columnas con valores y se desea incluir ms de una, simplemente se debe seleccionar
dentro de la lista.
Las opciones de la parte inferior pueden ser seleccionadas de acuerdo a las
necesidades.
La opcin Reemplazar Subtotales actuales se utiliza cuando la tabla ya ha sido subtotalizada y
se desea volver a hacerlo por un nuevo criterio. La opcin Salto de pgina entre grupos genera
saltos de pgina que harn que los tems del subtotal aparezcan impresos en pginas
independientes. Al estar seleccionada la opcin Resumen debajo de los datos, los Subtotales
aparecern al final de tem. De no estarlo, los Subtotales, aparecern arriba del tem, ocupando
el total general la primera fila de la tabla.
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La siguiente figura nos muestra el resultado de la funcin una vez que se ha escogido en Para
cada cambio en:, Comuna; Usar funcin:, Suma; Agregar subtotal a:, Ventas; y la opcin
Resumen debajo de los datos.
Aqu se ha agregado una lnea para cada subtotal, y una lnea para el Total General. Adems,
han aparecido los botones para esquemas, al lado izquierdo de la pantalla. Estos botones
permiten, al aparecer el signo -, mostrar slo el subtotal seleccionado y no su detalle. El signo se transformar a +, permitiendo ver el detalle de ese subtotal. Asimismo, los botones
numerados de 1 a 3 que se encuentran en la parte superior izquierda de la hoja sirven para
seleccionar entre los tres posibles niveles con que contamos. El nivel 1 mostrar slo el total
general; el nivel 2 muestra los Subtotales de cada tem y el total general; y el nivel 3 permite ver
el detalle, los Subtotales de cada tem y el total general.
Para quitar los Subtotales se debe ir al men Datos, escoger Subtotales y presionar el botn
Quitar Todos. Esto har que se eliminen automticamente las lneas que Excel haba agregado
y desaparezcan los botones de esquema.
Funcin BUSCARV
La funcin Buscar Vertical se utiliza cuando la estructura de la base de datos es la tradicional, es
decir, los campos en sentido vertical, mostrados de izquierda a derecha, y los registros en
sentido horizontal, mostrados de arriba a abajo. Es necesario, para que esta funcin trabaje de la
forma esperada, que el valor a buscar se encuentre en el primer campo o columna, y que esta
ltima se encuentre ordenada de menor a mayor.
Para ver el desempeo de la funcin, construya la siguiente tabla:
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Instrucciones
En la celda B14 (junto a apellido:), escriba lo siguiente:
=BUSCARV($B$12;$A$1:$D$9;2;0)
En la celda aparecer el texto #N/A. Para subsanar este error, escriba el rut 1234-5 en la
celda B12. Esto har que, en lugar de #N/A aparezca la palabra PEREIRA.
Se puede ver, entonces, que la funcin BUSCARV busca un valor en el primer campo de una
base de datos, para luego devolver el valor de ese registro en una columna sealada por
nosotros. La sintaxis de la funcin es, entonces, la siguiente:
=BUSCARV(valor_a_buscar;matriz_de_busqueda;indicador_de columna;ordenado)
Como se vio en el ejemplo, valor_a_buscar puede ser una referencia (una celda que contiene el
valor), pudiendo tambin ser un valor determinado. En este ltimo caso, el valor debe ir entre
comillas (por ejemplo, 1234-5). Es preferible, para darle mayor dinamismo a la formula, trabajar
con referencias, matriz_de_bsqueda es el lugar donde se encuentra la informacin donde se
buscar (debe tener sentido vertical); indicador_de_columna es el nmero de columna donde se
encuentra el datos a rescatar, a partir de la columna de bsqueda (en nuestro caso es 2) y
ordenado que se colocar un 0 (o falso) si los datos estn desordenados o 1 (o verdadero) si los
datos tienen un estricto orden ascendente (no sirve orden descendente).
Ahora podemos copiar la formula al resto de las celdas (nombre y cargo), pero cuidando de
cambiar el indicador de columna (3 para nombre y 4 para cargo). Se ver entonces que, junto
a los textos, aparecen los datos correspondientes al Rut que hemos anotado en celda B12.
Podemos cambiar este RUT, y se ver que la informacin mostrada en las celdas cambia, de
acuerdo al RUT que hayamos ingresado.
Funcin BUSCARH
Para el caso que nuestra base tenga una estructura en filas o sentido Horizontal (las filas
representan los campos y las columnas los registros), se debe verificar que la fila en la que se
desea buscar datos sea la primera. Enseguida, la formula a utilizar es la siguiente:
=BUSCARH(valor_a_buscar;matriz_de_busqueda;indicador_de_fila)
Como esta base no contiene los campos en columnas sino en filas, el ltimo no corresponde al
nmero de columna, sino a la fila de la cual se desea extraer los datos.
Recuerde que cada vez que en una funcin utilice textos, estos deben tener la misma
Pg.: 58 de 97
ortografa que en nuestra base de datos
Ejemplo de la funcin BUSCARH.
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Ejercicio
Copie y resuelva el siguiente ejercicio:
1. Obtngale valor de cada gratificacin, esto es, sueldo multiplicado por el porcentaje de la
gratificacin asignada.
2. Obtenga el total sumando el sueldo y la gratificacin.
3. Subtotalice las columnas: sueldo, gratificacin y total, de acuerdo al tipo de pago.
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VII. GRFICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
A la hora de crear un grfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente.
Veamos primero cmo crear de forma manual un grfico simple.
Diseo de grfico manual.

Para insertar un grfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de
herramientas Grfico.
Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al men Ver - Barras de

herramientas - Grfico. La barra Grfico es como la que vemos en la imagen.
A continuacin debemos seleccionar los datos a representar en el
grfico.
Y despus, hacer clic sobre la opcin Tipo de grfico de la barra de

herramientas Grfico.
Seleccionamos un tipo de grfico de la lista de grficos disponibles.
Excel crear automticamente el grfico y lo insertar en la hoja de
con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido.
clculo
Despus podremos variar las caractersticas del grfico a nuestro

como veremos ms adelante.
antojo
Observacin: tambin puede marcar el rango a graficar con el Mouse, y al presionar la tecla F11,
se generar un grfico automtico de columna.
Diseo de grfico con asistente.
Pg.: 61 de 97
Excel2003 dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de grficos, de forma que nos
resulte ms fcil crearlo.
Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes:
Seleccionar los datos a representar en el grfico.

Seleccionar el men Insertar y elegir la opcin Grfico...
O bien hacer clic sobre el botn Grfico
herramientas.
Aparecer el primer paso
asistente para grficos:TIPO
GRFICO.
de la barra de
del
DE
En este paso nos pide elegir el tipo

de grfico.
En la ficha Tipos estndar tenemos
los tipos ms comunes y tambin
tenemos ms tipos de grficos en la
ficha Tipos personalizados.
Una vez elegido el tipo de grfico, en
el recuadro de la derecha, elegir un
subtipo.
En la parte inferior del recuadro
aparece una breve descripcin de
ste.
Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar
de los subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de
dilogo, hacer clic sobre el botn deseado:
Cancelar para no realizar el grfico.
Atrs para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecer
desactivado ya que no tiene sentido.
Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn estar
inactivo.
Finalizar para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por
defecto.
En caso de elegir el botn Siguiente, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE
ORIGEN.
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Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que

aparezcan en el grfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.
En el recuadro Rango de datos

aparecer el rango seleccionado antes
de entrar en el asistente. Si ste ltimo
se realiz correctamente no tendremos
que modificarlo, pero en caso
contrario, al hacer clic sobre el botn
el asistente se convertir en una
barra ms pequea y podremos
rectificar el rango seleccionando el
nuevo rango a representar, despus
hacer clic sobre le botn
volver al asistente para grficos.
para
Seleccionar la opcin Filas o

Columnas dependiendo de cmo
estn introducidos en la hoja de
clculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de dilogo, una
muestra de nuestro grfico.
Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para grficos.
En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en nuestro grfico, nombradas
como Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada

serie, seleccionarla y en el
recuadro
Nombre:,
escribir
directamente el nombre, o si ste
est en alguna celda de la hoja de
clculo sera aconsejable indicar la
celda
donde
se
encuentra,
utilizando el botn
Nombre.
del recuadro
En el recuadro Valores estar el

rango de celdas donde se
encuentran los datos a representar
para esta serie de datos.
Si quieres aadir alguna serie de
datos,
dispones
del
botn
Agregar. Al utilizarlo aparecer
otra serie nueva, donde tendremos
que cambiar su nombre y su serie
de valores.
Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre
el botn Quitar.
Pg.: 63 de 97
El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las
series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3..
Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn
o bien
escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y
coma.
Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare, se puede observar la muestra del
grfico en la parte superior.
Hacer clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.
Aparecer el tercer paso del asistente

para grficos, el cuadro de dilogo
OPCIONES DE GRFICO, que consta
de seis fichas para especificar detalles
sobre el aspecto del grfico.
Algunas opciones pueden
dependiendo del tipo de grfico.
variar
En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico: el nombre que deseamos
que aparezca en la parte superior de ste.
Escribir en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas
(X) (eje horizontal).
Escribir en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y)
(eje vertical).
Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico.
Marcar la casilla Eje de categoras (X) si

deseas que se visualice, en nuestro caso, el
eje X.
Junto con el eje de categoras podremos
especificar la escala utilizada para ver los
rtulos.
Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin
Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones
aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos.
En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, Excel tomar la decisin, y generalmente lo
hace bien.
Hacer clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones del grfico.
Pg.: 64 de 97
Las lneas de divisin son lneas

horizontales o verticales que
ayudan a clarificar la posicin de los
marcadores de datos respecto a las
escalas de los ejes.
Las lneas de divisin principales
parten de unas subdivisiones del
eje denominadas marcas de
graduacin principales. Las lneas
de divisin secundarias parten de
subdivisiones
menores
denominadas
marcas
de
graduacin secundarias.
Por ejemplo en el grfico inferior tenemos activadas las lneas de divisin principales del eje Y,
por eso nos aparecen las lneas horizontales en los valores 5, 10, 15, 20 y 25 (marcas de
graduacin principales), estas lneas nos permiten evaluar mejor qu valores estn asociados a
cada serie en cada valor de la X.
Activar o desactivar cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras (X).
Activar o desactivar cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y).
Hay que tener en cuenta que las lneas de divisin nos son tiles para interpretar mejor el grfico
pero si abusamos de ellas el efecto puede ser contrario.
Una vez definidas las lneas de divisin, hacer clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las
opciones del grfico.
Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada
una de las series de datos representadas en el grfico.
Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del asistente.
Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de
ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
Hacer clic sobre la ubicacin o posicin deseada.
Hacer clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones del grfico.
Pg.: 65 de 97
El asistente para grficos permite

asociar distintos tipos de rtulos a los
marcadores de datos, el marcador de
datos es el punto de interseccin entre
valor X y un valor Y. Por ejemplo si
activamos la casilla valor aparecer
encima de cada barra el valor
representado.
un
Seleccionar el tipo de rtulo que deseas

aparezca junto con los datos en el
grfico.
que
En caso de elegir alguna opcin, nos permitir activar la casilla Clave de leyenda para que
aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada.
Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del grfico.
Dependiendo del tipo de grfico que se est

creando, Excel2003 puede darte la opcin
de incluir una tabla de datos junto con el
grfico. Una tabla de datos es una tabla con
los valores representados en el grfico.
Activar la casilla Mostrar tabla de datos si

deseamos incluirla junto con el grfico.
Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir activar o desactivar la casilla
Mostrar clave de leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la
tabla.
Hacer clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para grficos.
Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente

para grfico: UBICACIN DEL GRFICO, que
nos permitir elegir si deseamos el grfico junto
con los datos de la hoja de clculo, o como otra
hoja independiente
Hacer clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro grfico aparezca en una
hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo
deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, hacer clic en la opcin Como objeto en si deseas que nuestro grfico aparezca junto
con los datos de la hoja de clculo. Se puede elegir en qu hoja situarlo.
Hacer clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico.
Pg.: 66 de 97
Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, Excel2003 crea el grfico
en una posicin y con un tamao predeterminado, no te preocupes ya que a continuacin te
explicamos cmo modificar dichas opciones.
Tipos de grficos personalizados.

Excel nos ofrece distintos tipos de grficos, con unas propiedades predefinidas y que nos
permiten crear un grfico en cuestin de segundos, seleccionando los datos a incluir en el grfico
y seleccionando el tipo de grfico, sin necesidad de definir todas las propiedades del grfico.
Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de grfico pero nosotros podemos crear un grfico
con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de grfico
personalizado y as poder utilizarlo como tipo de grfico para crear nuevos grficos con esas
mismas caractersticas.
Una vez hemos terminado de crear el
grfico,
para
guardar
el
estilo
personalizado de nuestro grfico
debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar
en la barra de mens la
opcin Grafico - Tipo de grfico.
Se abrir el cuadro de dilogo Tipo de
grfico.
Seleccionar
la
personalizados.
pestaa
Tipos
En la seccin Seleccionar desde

debemos elegir Definido por el usuario.
Nos aparecer una lista con los grficos
definidos por nosotros (en la imagen
podemos ver nicamente un grfico).
Pg.: 67 de 97
Debemos pulsar sobre el botn

aadir el nuevo grfico personalizado.
para
Nos aparecer entonces el cuadro de dilogo Agregar tipo de grfico personalizado, para que
asignemos un nombre al tipo de grfico creado y demos una pequea descripcin del mismo.
Modificar la posicin y el tamao del grfico.

Para seleccionar un grfico, hacer clic sobre l, aparecer remarcado con un cuadro y con
unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el grfico
est seleccionado.
Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo:
Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre l.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el
grfico y despus suelta el botn del ratn.
Para cambiar el tamao de un grfico:

Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor
del cuadro del grfico (como si se deseara cambiar el tamao de una ventana).
El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada.
Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura,
mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastras.
Una vez conseguido el tamao deseado suelta el botn del ratn.
Pg.: 68 de 97
Una vez finalizado el grfico es posible rectificar la definicin del grfico utilizando los mismos
cuadros de dilogo vistos en los pasos del asistente de creacin de grficos.
Seleccionar el grfico a rectificar.
Desplegar el men Grfico y elegir la opcin segn lo que queramos modificar, es decir:
Tipo de grfico... para entrar en el cuadro de dilogo Tipo de grfico similar al primer paso del
asistente y cambiar el tipo de grfico.
Datos de origen... para basar el grfico en otros datos, esto nos abre el cuadro de dilogo
Datos de origen similar al paso 2 del asistente.
Opciones de grfico... para entrar en el cuadro Opciones del grfico y cambiar todas las
opciones vistas en el paso 3 del asistente.
Ubicacin... , para entrar en el cuadro Ubicacin del grfico y modificar la situacin del grfico.
Si tienes alguna duda sobre los cuadros de dilogo nombrados anteriormente repasa el tema
porque en l se explica cada paso del asistente.
Aadir una serie de datos.

Si queremos aadir alguna serie de datos al grfico, podemos utilizar cualquiera de los dos
mtodos siguientes:
El primer mtodo consiste en:
Seleccionar los datos que queremos aadir al grfico, situarse sobre la seleccin y arrastrarla
hasta el grfico.
Cuando se haya soltado el botn del ratn, stos aparecern directamente en el grfico.
El segundo mtodo se realiza desde el men:
Seleccionar el grfico si ste no lo estuviese ya.

Ir al men Grfico y elegir la opcin Agregar datos... Si esta opcin no estuviese, ir sobre el
botn para ampliar el men primero.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Hacer clic sobre el botn
del recuadro Rango
para que se reduzca el cuadro y poder seleccionar
datos a aadir.
los
Seleccionar de la hoja de clculo los datos a aadir.

Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro Agregar datos.
Hacer clic en Aceptar.
Eliminar una serie de datos.

Si lo que queremos es eliminar alguna serie de datos del grfico, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar una de las representaciones de la serie en el grfico haciendo clic sobre sta.
Pg.: 69 de 97
Pulsar la tecla SUPR.
Aadir un texto cualquiera al grfico.

Podemos aadir cualquier texto al grfico. Para ello:
Escribir directamente el texto a aadir.
Pulsar INTRO.
A partir de ese momento el texto es un objeto del grfico, aparecer sobre el grfico en cualquier
posicin, a continuacin te explicamos cmo modificar su posicin.
Tipos de grficos y autoformatos

Cuando crea un grfico a partir de los datos de una hoja de clculo, puede elegir el tipo de
grfico que presente esos datos de la manera ms clara y apropiada. Microsoft Excel ofrece 14
tipos de grficos diferentes.
Subtipos de grficos
Cada tipo de grfico tiene, por lo menos, un subtipo o variacin, que se puede elegir para
mostrar los datos de forma ligeramente diferente. Es posible utilizar combinaciones de subtipos y
de tipos de grficos para crear distintas apariencias.
Grfico de columnas
Subtipo de grfico de columnas apiladas
Autoformatos de grficos
Una vez creado un grfico, podr mover muchos de sus elementos, as como cambiar el tamao
y la apariencia; o bien, en lugar de seleccionar y dar formato a elementos individuales, puede
aplicar un autoformato al grfico.
autoformato de grfico de reas tiene lneas de unin
Este autoformato de grfico circular tiene rtulos con datos porcentuales.

Pg.: 70 de 97
Los autoformatos son similares a las plantillas o estilos. Cuando aplique un autoformato al
grfico activo, cambiar la apariencia de todo el grfico sin afectar a los datos. Es posible crear
autoformatos personalizados y aplicarlos a otros grficos en cualquier momento.
Es posible cambiar el tipo de grfico para todas 1.as series de datos. En la siguiente ilustracin,
las series de datos aparece primero como un grfico de columnas y luego, como un grfico de
lneas
$100
$80
$60
$40
$20
$AO 1
AO 2
AO 3
$100
$80
$60
$40
$20
$AO 1
AO 2
AO 3
Para cambiar el tipo de grfico, primero active el grfico, luego elija Tipo de grfico en el men
Formato y seleccione el que desee.
En el cuadro de dialogo, especifique si desea cambiar el tipo para todo el grafico, para la serie de
datos seleccionada o para un grupo de tipos de grafico, es decir, varias series de datos del
mismo tipo. Si elige una serie de datos antes de elegir el comando, el tipo cambiara nicamente
para esa serie, a menos que especifique lo contrario.
En lugar de elegir el comando Tipo de grfico, puede hacer clic en la flecha del botn "Paleta
porttil Galera de grficos" de la barra de herramientas Grfico y seleccionar un tipo de grfico
de la paleta
Combinacin de distintos tipos de grficos en un grfico

A veces, es til presentar los datos de diversas maneras en el mismo grfico. Por ejemplo,
puede mostrar varias series de datos como columnas, pero presentar otra serie de datos como
una lnea para que se destaque visualmente de las dems. Al combinar diferentes tipos de
grficos puede crear un efecto superpuesto.
Grafico de Columnas
Pg.: 71 de 97
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
ventas reales
tre
tri
m
es
re
4t
o
es
t
3e
rt
rim
es
t ri
m
2d
o
1e
rt
rim
es
t
tre
re
ventas previstas
Las ventas reales se muestran como columnas.
Las ventas previstas se muestran como una lnea
Cuando da formato a una o ms series de datos en un tipo de grfico, crea un grupo de tipos de
grfico, que aparecer posteriormente en el men Formato. La ilustracin anterior muestra un
grupo de columnas y un grupo de lneas. Es posible seleccionar el grupo y cambiar el subtipo de
grfico o trazar el grupo en un eje secundario. Los cambios realizados slo se aplicarn a la
serie de datos incluida en el grupo.
Usar autoformatos para combinar tipos de grficos Puede combinar los tipos de grficos
rpidamente eligiendo un autoformato combinado en lugar de cambiar el tipo de grfico para
cada serie. Esto lo puede hacer al crear un grfico o al trabajar con un grfico existente. Pero
debe tener cuidado con los grficos existentes, ya que cualquier formato personalizado aplicado
se perder al aplicar un autoformato
Pg.: 72 de 97
Presentar series de datos como diferentes tipos de grficos

Para asignar un tipo de grfico a una serie de datos, primero seleccione la sede de datos y luego
elija Tipo de grfico en el men Formato. Para hacer otros cambios, tal como cambiar el subtipo
o el orden de la serie, elija el botn "Opciones" despus de cambiar el tipo de grfico.
Despus de seleccionar la serie de datos, puede hacer clic en la flecha del botn "Paleta porttil
Galera de grficos" en la barra de herramientas Grfico y seleccionar el tipo de grfico deseado
de la paleta. Este es un mtodo alternativo equivalente a elegir el comando Tipo de grfico
Trazar datos en ejes diferentes

Cuando los valores promedio de diferentes series de datos varen ampliamente o cuando haya
tipos de datos mezclados, como precio y volumen, es posible trazar una o ms series de datos
en un eje de ordenadas secundario, en lugar de en el eje primario. La escala del eje secundario
refleja los valores de las series asociadas.
Trazar una serie de datos en un eje secundario Seleccione la serie y luego elija Serie
seleccionada en el men Formato. Seleccione la ficha Eje y despus la opcin "Eje
secundario".
Trazar un grupo de series de datos en un eje secundario Elija el grupo de tipos de grficos,
por ejemplo, Grupo de columnas o Grupo de lneas en el men Formato. Seleccione la ficha
Eje y despus la opcin "Eje secundario".
Sugerencia para mostrar u ocultar ejes, elija Ejes en el men Insertar.
Indicaciones para combinar tipos de grficos y asignar series a los ejes

Como los diferentes tipos de grficos usan los ejes de manera diferente, existen ciertas
limitaciones respecto al modo de combinar los tipos de grficos. Las siguientes son indicaciones
para combinar tipos de grficos 2-D:
Puede crear cualquier combinacin de grficos de reas, columnas, lneas y XY (de
dispersin).
Puede tener un grupo asignado como grfico de barras, circular, de anillos o de radar, junto
con cualquier combinacin de grficos de rea, de columnas, de lneas y XY (de dispersin).
Un grupo de grficos de barras debe tener ejes secundarios asignados porque los ejes estn
cambiados; es decir, el eje de abscisas es vertical y el eje de ordenadas es horizontal.
Nota: No es posible combinar tipos de grficos utilizando grficos 3-D
Pg.: 73 de 97
Trabajo con autoformatos de grficos incorporados y personalizados

Aplicar un autoformato, en lugar de dar formato a los elementos individualmente, puede ahorrar
tiempo y dar una apariencia uniforme a los grficos. Se pueden usar autoformatos de grficos
incorporados o crear autoformatos personalizados (definidos por el usuario).
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
ventas reales
es
tre
tri
m
Lineal (ventas
reales)
4t
o
es
t re
3e
rt
rim
es
tre
t ri
m
2d
o
1e
rt
rim
es
t re
ventas previstas
Los autoformatos funcionan de forma parecida a las plantillas y estilos. Cada autoformato se
basa en un tipo de grfico. Un autoformato tambin puede incluir un subtipo, una leyenda, lneas
de divisin, rtulos de datos, colores, diseos y la colocacin de varios elementos. Cuando
aplique un autoformato a un grfico activo, cambiar la apariencia de todo el grfico, sin afectar a
los datos. Los autoformatos no se pueden cambiar o guardar con los nuevos formatos; slo se
pueden cambiar los autoformatos personalizados.
Si ha aplicado un formato personalizado que no desea perder, pero quiere usar un tipo de grfico
diferente, no utilice el autoformato. Ms bien, cambie el tipo de grfico con el comando Tipo de
grfico del men Formato o con el botn "Paleta porttil Galera de grficos".
Aplicar un autoformato incorporado o personalizado a un grfico

Para aplicar un autoformato, elija Autoformato en el men Formato. Seleccione "Definido" para
autoformatos personalizados o "Incorporado", segn el tipo de formato que desee aplicar y luego
elija el formato que desea.
Sugerencia Puede agregar botones de autoformato a una barra de herramientas eligiendo el
comando Barras de herramientas en el men Ver y luego el botn "Personalizar". Si no le
agrada el ltimo autoformato que ha aplicado, podr usar el comando Deshacer Tipo de grfico
del men .Edicin para borrar el autoformato del grfico.
Pg.: 74 de 97
Qu tipo de grfico responde mejor a sus datos?

Puede elegir entre 14 tipos de grficos para la presentacin clara y efectiva de los datos. Cada
tipo de grfico tiene varios subtipos o variaciones. Las pginas siguientes describen e ilustran
cada tipo de grfico.
Sugerencia Puede agregar lneas de tendencia y barras de error para proporcionar ms

informacin sobre las series de datos en los grficos
Grafico de reas
$250.000
$200.000
$150.000
ventas previstas
$100.000
ventas reales
$50.000
$1er
2do
3er
4to
trimestre trimestre trimestre trimestre
Muestra la importancia relativa de los valores en un perodo de tiempo. Aunque es

similar a un grfico de lneas, un grfico de reas muestra la cantidad del cambio (magnitud de
los valores) y no el flujo del tiempo ni el porcentaje de cambio.
Grafico de Barras
4to
trimestre
3er
trimestre
ventas previstas
ventas reales
2do
trimestre
1er
trimestre
$-
$50.000
$100.000
$150.000
Muestra cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre

elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las
abscisas en un grfico de barras se organizan verticalmente y las ordenadas horizontalmente,
poniendo ms nfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.
Pg.: 75 de 97
Grafico de Columnas
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
ventas reales
4t
o
tr i
m
es
tre
es
tr e
m
tri
3e
r
1e
r
2d
o
tri
tri
es
tr e
es
tr e
ventas previstas
Muestra variaciones en un perodo de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos. Los

subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Aunque es similar a un
grfico de barras, las abscisas de un grfico de columnas se organizan horizontalmente y las
ordenadas verticalmente.
Grafico de Lineas
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
ventas reales
tr i
m
es
tre
4t
o
es
tr e
3e
r
tri
2d
o
1e
r
tri
tri
es
tr e
es
tr e
ventas previstas
Muestra tendencias o cambios en los datos en un perodo de tiempo y a intervalos regulares.

Aunque es semejante a un grfico de reas, un grfico de lneas resalta el flujo de tiempo y la
tasa de cambio, y no la cantidad de cambio.
Cuando necesite mostrar cambios o tendencias en los datos a intervalos irregulares o
agrupados, un grfico XY (de dispersin) generalmente es ms conveniente que un grfico de
lneas.
Grficos de mximos, mnimos y cierre, y grficos de apertura, mximos,

mnimos y cierre
Los subtipos de mximos, mnimos y cierre, y de apertura, mximos, mnimos y cierre a menudo
sirven para ilustrar los valores de las cotizaciones burstiles. El subtipo de apertura, mximos,
mnimos y cierre a veces se llama grfico de "candelero.
Grafico Circular
Pg.: 76 de 97
ventas reales
21%
30%
1er trimestre
2do trimestre
3er trimestre
23%
4to trimestre
26%
Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este tipo de grfico es til para
destacar un elemento importante. Un grfico circular siempre contiene una serie de datos" si
selecciona ms de una serie de datos, solamente aparecer una de ellas en el grfico.
Sugerencia Si desea mostrar ms de una sede de datos en un grfico circular, utilice un grfico
de anillos
Grafico de Anillos
29%
30%
21%
21%
1er trimestre
2do trimestre
23%
24%
3er trimestre
4to trimestre
26%
26%
Este tipo de grfico es similar al grfico circular. La diferencia principal, adems del "agujero", es
que puede mostrar ms de una sede de datos, mientras que el grfico circular no puede. El
grfico de anillos se utiliza con frecuencia en el Lejano Oriente.
Pg.: 77 de 97
Grafico de Radar
1er trimestre
$200.000
ventas
reales
$100.000
4to trimestre
$-
2do trimestre
ventas
previstas
3er trimestre
Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una
de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las
lneas .conectan todos los marcadores de datos en la misma serie. El grfico de radar se utiliza
con frecuencia en el Lejano Oriente
Grfico XY (de dispersin)
ventas reales
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
ventas reales
$40.000
$20.000
$0
Muestra la relacin o grado de relacin entre los valores numricos en varias series de datos
para grficos, o traza dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. El grfico XY
(de dispersin) muestra intervalos irregulares o grupos de datos. Sirve comnmente para datos
cientficos.
Pg.: 78 de 97
Sugerencia Podr conectar los puntos en un grfico XY (de dispersin) con una lnea eligiendo
el autoformato correcto cuando cree el grfico. Si desea conectar los puntos en un grfico XY (de
dispersin) existente, haga doble clic en la see de datos para que aparezca el cuadro de
dilogo Formato de la serie de datos y especifique el tipo de lnea en la ficha Diseo.
Grfico de reas 3-D
$400.000
$350.000
$300.000
$250.000
$200.000
$150.000
$100.000
$50.000
$ventas reales
4to trimestre
3er trimestre
2do trimestre
1er trimestre
ventas previstas
Muestra una vista tridimensional de un grfico de reas que destaca la suma de los valores
trazados y separa las series de datos de un grfico en diferentes filas, a fin de mostrar las
diferencias entre las series de datos.
Pg.: 79 de 97
Grfico de barras 3-D
ventas
previstas
ventas
reales
$-
$50.000
1er trimestre
3er trimestre
$100.000
$150.000
2do trimestre
4to trimestre
Muestra una vista tridimensional de un grfico de barras, que destaca los valores de elementos
individuales en un determinado momento o establece comparaciones entre los elementos. Los
subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo.
Grfico de columnas 3-D
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
1er trimestre
$-
2do trimestre
ventas
reales
ventas
previstas
3er trimestre
4to trimestre
Muestra una vista tridimensional de un grfico de columnas en uno de dos estilos: El grfico
simple de columnas tridimensional muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X
(abscisas). El grfico de columnas tridimensionales con perspectiva compara puntos de datos en
dos ejes, el eje X (abscisas) y el eje Y (ordenadas). En ambos estilos, los valores de los datos se
trazan en el eje Z. Este tipo de grfico permite comparar datos dentro de una serie de datos ms
-fcilmente, y adems permite ver los datos segn su abscisa.
Pg.: 80 de 97
Grfico circular 3-D

ventas reales
1er
trimestre
21%
4to
trimestre
30%
2do
trimestre
23%
3er
trimestre
26%
Muestra una vista tridimensional de un grfico circular que destaca los valores de los datos
presentados en los sectores frontales. Si desea mostrar ms de una see de datos con un
grfico circular, utilice el grfico de anillos 2-D.
Grfico de superficie 3-D
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$ventas
$- - $20.000
reales
$40.000 - $60.000
$80.000 - $100.000
$20.000 - $40.000
$60.000 - $80.000
$100.000 - $120.000
Muestra lo que parece una hoja elstica extendida sobre un grfico de columnas 3-D. Un grfico
de superficie 3-D se utiliza para encontrar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de
datos. Este tipo de grfico puede mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de
otro modo, seran difciles de ver. Como en los mapas topogrficos, los colores o los diseos
indican las reas que tienen el mismo valor. El color no marc~ las series de datos.
El formato delineado muestra los datos sin color. Los formatos para grficos de contorno
proporcionan vistas bidimensionales de estos grficos desde arriba, como los mapas
topogrficos bidimensionales.
Vincular el texto de un grfico a una celda de la hoja de clculo
Para vincular un ttulo de grfico, un ttulo de eje o un cuadro de texto a una celda de la hoja de
clculo, seleccione primero el ttulo o el cuadro de texto. En la barra de frmulas, escriba un
signo igual (=) y luego seleccione la celda en la hoja de clculo. Tambin puede escribir la
referencia de la celda despus del signo igual. Una vez establecido un vnculo, si desea editar el
texto debe hacerlo en la barra de frmulas.
Invertir el orden de trazado de las abscisas o de las ordenadas
Pg.: 81 de 97
Para mostrar las abscisas o las ordenadas en orden inverso en el eje de un grfico, haga doble
clic en el eje y seleccione la ficha Escala; despus seleccione la casilla de verificacin "Abscisas
en orden inverso" o la casilla de verificacin "Ordenadas en orden inverso".
ventas reales
4t
o
tr i
m
es
tre
es
tr e
3e
r
tri
m
tri
2d
o
1e
r
tri
es
tr e
es
tr e
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
ventas reales
4t
o
tr i
m
es
3e
tre
rt
rim
es
2d
tr e
o
tri
m
es
1e
tr e
rt
rim
es
tr e
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-
Cmo evitar cambios en un grfico

Puede proteger el contenido y el formato de un grfico contra cambios accidentales o no
autorizados. Un grfico incrustado se protege del mismo modo que un objeto grfico en una hoja
de clculo. Puede proteger la hoja de grficos individualmente o con el libro de trabajo en el que
est almacenada.
Sugerencia Si no logra hacer cambios en un grfico, compruebe si el grfico est protegido

Para proteger grficos incrustados y hojas de grficos, elija el comando Proteger del men
Herramientas.
Dar formato a lneas de tendencia y barras de error
Una lnea de tendencia muestra la tendencia, o direccin, de los datos en una serie. Las barras
de error indican el grado de incertidumbre, el rango "ms o menos", de los datos.
Pg.: 82 de 97
Dar formato a una lnea de tendencia Haga doble clic en la lnea de tendencia (asegrese de
que sea la lnea de tendencia y no la serie de datos), seleccione la ficha Diseo y d formato a
la lnea de la manera deseada. Si desea modificar otras configuraciones de la lnea de tendencia,
seleccione la ficha Tipo o la ficha Opciones y haga los cambios deseados.
Dar formato al rtulo de una lnea de tendencia Si se muestra un rtulo con la ecuacin y el
valor de R al cuadrado de una lnea de tendencia regresiva, puede desplazar y dar formato al
rtulo como a cualquier otro rtulo de datos. Haga doble clic en el rtulo y efecte los cambios
deseados en las fichas Fuentes y Nmero.
Dar formato a las barras de error Haga doble clic en una barra de error, y efecte los cambios
deseados en la ficha Diseo. Tenga en cuenta que cualquier cambio se aplicar a todas las
barras de error de esa serie de datos. Si se desea modificar otras configuraciones de las barras
de error, seleccione la ficha Barras de error . Tambin puede hacer cambios en la ficha Barras
de error X para los grficos XY (de dispersin).
Agregar y dar formato a lneas de unin, lneas de mximos y mnimos, barras de apertura,
barras de cierre y lneas de series
Es posible agregar lneas de unin a grficos de reas y de lneas, lneas de mximos y mnimos
o barras de apertura y barras de cierre a los grficos de lneas, as como lneas de series a los
grficos de columnas apiladas y de barras apiladas. Al agregar o dar formato a estas lneas y
barras, la informacin mostrada en el grfico tendr una apariencia ms clara.
Agregar lneas y barras Desde el men Formato, seleccione el grupo de tipos de grfico al que
se desea agregar lneas o barras. Por ejemplo, para agregar lneas de unin a un grfico de
reas, elija Grupo de reas del men Formato. En la ficha Opciones, seleccione la casilla de
verificacin apropiada.
Otra manera de agregar estas lneas y barras es mediante la seleccin del autoformato
apropiado; para hacerlo, elija el comando Autoformato del men Formato. Sin embargo, si ha
aplicado un formato personalizado al grfico, el cambio del autoformato eliminar el formato
personalizado.
Dar formato a lneas y a barras Para cambiar el aspecto de estas lneas y barras, haga doble
clic en el elemento y efecte los cambios en la ficha Diseo. Los cambios se aplican a todas las
lneas o barras del grupo de tipos de grfico.
VIII. ANEXO
Anexo de Funciones
Funciones matemticas y trigonomtricas
Funcin
Descripcin
CONTAR.SI
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de un rango que coincida con los
criterios especificados
ENTERO
Redondea un nmero hacia abajo al entero ms prximo
MMULT
Devuelve el producto matricial de dos matrices
REDONDEAR
Redondea un nmero a un nmero especificado de dgitos
RESIDUO
Devuelve el resto de la divisin
SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos
Pg.: 83 de 97
Funcin
Descripcin
SUMA
Suma sus argumentos
SUMAR.SI
Suma las celdas especificadas mediante unos criterios determinados
TRUNCAR
Trunca un nmero y lo convierte en entero
Caso Especial SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con
subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la lista de
subtotales, puede camabiarse modificando la frmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1,ref2,...)
Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular
los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Funcin
PROMEDIO
CONTAR
CONTARA
MAX
MIN
PRODUCTO
DESVEST
DESVESTP
SUMA
VAR
VARP
Ref1, Ref2
es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales.
Observaciones
Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se
pasarn por alto para no repetir los clculos.
La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando slo desea
obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada.
Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolver el valor de error
#VALOR!.
Ejemplo
SUBTOTALES (9;C3:C5) generar un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la funcin SUMA.
Funciones lgicas
Funcin
Descripcin
FALSO
NO
O
SI
VERDADERO
Y
Devuelve el valor lgico FALSO

Invierte la lgica de sus argumentos
Devuelve VERDADERO si algn argumento es VERDADERO
Especifica un texto lgico para ejecutar
Devuelve el valor lgico VERDADERO
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
Pg.: 84 de 97
Funciones de texto
Funcin
Descripcin
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo

DERECHA
Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto
ENCONTRAR
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre maysculas y minsculas)
ESPACIOS
Quita los espacios duplicados del texto
EXTRAE
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando por la

posicin que se indique
HALLAR
Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre maysculas y minsculas)
IZQUIERDA
Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto
LARGO
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR
Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen
MAYUSC
Pone el texto en letra mayscula
MINUSC
Pone el texto en letra minscula
TEXTO
Da formato a un nmero y lo convierte en texto
VALOR
Convierte un argumento de texto en un nmero
Pg.: 85 de 97
Funciones de bsqueda y referencia

Funcin
Descripcin
BUSCAR
BUSCARH
Busca los valores en un vector o matriz

Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una
BUSCARV
celda
TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz
Funciones estadsticas
Funcin
Descripcin
CONTAR
CONTARA
FRECUENCIA
MAX
MAXA
MEDIANA
MIN
MINA
PROMEDIO
PROMEDIOA
Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos

Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos
Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical
Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos
Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
Devuelve la mediana de los nmeros dados
Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos
Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
Devuelve el promedio de los argumentos
Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
Funciones de fecha y hora

Funcin
Descripcin
AHORA
AO
DIA
DIAS360
DIASEM
FECHA
HOY
MES
Devuelve el nmero que representa la fecha y la hora actuales

Convierte un nmero en el ao correspondiente
Convierte un nmero que representa una fecha en el da del mes correspondiente
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das
Convierte un nmero en el da de la semana correspondiente
Devuelve el nmero que representa una fecha determinada
Devuelve el nmero que representa la fecha actual
Convierte un nmero en el mes correspondiente
Pg.: 86 de 97
Funciones financieras
Funcin
Descripcin
PAGO
Devuelve el pago peridico de una anualidad
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo determinado
Frmulas Matriciales
Para un Excel Avanzado, es posible aplicar funciones matriciales con las formulas anteriores.
Ejemplo:
Crear un total basndose en varias condiciones
Utilice la siguiente frmula para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25
contiene "Neptuno" y el rango C5:C25 contiene la regin denominada "Oeste".
=SUMA(SI(O(B5:B25="Neptuno";C5:C25="Oeste"),F5:F25;0))
Para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25 contiene "Neptuno" o "Tierra
firme", utilice la siguiente frmula.
=SUMAR(SI(Y(B5:B25="Neptuno";B5:B25="Tierra firme"),F5:F25;0))
Ambas
frmulas
son
frmulas
matriciales
y deben
introducirse
presionando
CTRL+MAYS+ENTRAR. Para obtener mayor informacin sobre frmulas matriciales, consulte
la ayuda de su Excel o asista a nuestros cursos de Excel Intermedio Avanzado.
Pg.: 87 de 97
Anexo de Comandos Rpidos

Teclas para introducir datos
En este tema se estudian:
Teclas para introducir datos en una hoja de clculo
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas
Teclas para introducir datos en una hoja de clculo

Presione
Para
ENTRAR
ALT+ENTRAR
CTRL+ENTRAR
MAYS+ENTRAR
TAB
MAYS+TAB
ESC
RETROCESO
SUPR
CTRL+SUPR
Teclas de direccin
INICIO
F4 o CTRL+Y
MAYS+F2
CTRL+MAYS+F3
CTRL+J
CTRL+D
CTRL+F3
Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin

Comenzar una nueva lnea en la misma celda
Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin
Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la seleccin
Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la seleccin
Cancelar una entrada de celda
Eliminar el carcter situado a la izquierda del punto de insercin o eliminar la seleccin
Eliminar el carcter situado a la derecha del punto de insercin o eliminar la seleccin
Eliminar texto hasta el final de la lnea
Desplazarse un carcter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha
Ir al comienzo de la lnea
Repetir la ltima accin
Modificar un comentario de celda
Crear nombres a partir de rtulos de fila y columna
Rellenar hacia abajo
Rellenar hacia la derecha
Definir un nombre
Pg.: 88 de 97
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas

Presione
RETROCESO
ENTRAR
CTRL+MAYS+ENTRAR
ESC
CTRL+A
CTRL+MAYS+A
CTRL+ALT+K
ENTRAR (en una celda con
hipervnculo)
F2
F3
MAYS+F3
F9
CTRL+ALT+F9
MAYS+F9
= (signo igual)
ALT+= (signo igual)
CTRL+; (punto y coma)
CTRL+MAYS+: (dos puntos)
Para
Modificar la celda activa y, a continuacin, borrarla, o eliminar el carcter

anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas
Completar una entrada de celda
Introducir una frmula como frmula matricial
Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas
Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de funcin en
una frmula
Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una funcin, despus
de escribir un nombre de funcin en una frmula
Insertar un hipervnculo
Activar un hipervnculo
Modificar la celda activa y colocar el punto de insercin al final de la lnea

Pegar un nombre definido en una frmula
Pegar una funcin en una frmula
Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos
Calcular todas las hojas del libro activo
Calcular la hoja activa
Iniciar una frmula
Insertar una frmula de Autosuma
Introducir la fecha
Introducir la hora
Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la
CTRL+MAYS+" (comillas)
barra de frmulas
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o frmulas en las celdas
Copiar una frmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la
CTRL+' (apstrofo)
barra de frmulas
ALT+FLECHA ABAJO
Presentar la lista de Autocompletar
Pg.: 89 de 97
Teclas para modificar datos

Teclas para modificar datos
Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin
Teclas para moverse dentro de una seleccin

Presione
F2
ESC
RETROCESO
F3
ENTRAR
CTRL+MAYS+
ENTRAR
CTRL+A
CTRL+MAYS+A
F7
Para
Modifique la celda activa y coloque el punto de insercin al final de la lnea

Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas
Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carcter precedente en la
celda activa mientras se modifica el contenido de la misma
Pegar un nombre definido en una frmula
Completar una entrada de celda
Introducir una frmula como frmula matricial
Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula
Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una funcin, despus de escribir
un nombre de funcin en una frmula
Mostrar el cuadro de dilogo Ortografa
Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin

Presione
Para
CTRL+C
CTRL+X
CTRL+V
SUPR
CTRL+GUIN
CTRL+Z
CTRL+MAYS+SIGNO MS
Copiar la seleccin
Cortar la seleccin
Pegar la seleccin
Borrar el contenido de la seleccin
Eliminar celdas
Deshacer la ltima accin
Insertar celdas vacas
Teclas para moverse dentro de una seleccin

Presione
ENTRAR
MAYS+ENTRAR
TAB
MAYS+TAB
CTRL+PUNTO
CTRL+ALT+FLECHA
DERECHA
CTRL+ALT+FLECHA
IZQUIERDA
Para
Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien moverse en la

direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando
Opciones)
Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o bien moverse en la
direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando
Opciones)
Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia abajo
si slo se ha seleccionado una columna
Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia arriba
si slo se ha seleccionado una columna
Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la
seleccin
Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes
Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes
Pg.: 90 de 97
Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado
Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Presione
Para
CTRL+MAYS+* (asterisco)
Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin actual es un

rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
MAYS+tecla de direccin
Ampliar la seleccin una fila o columna
CTRL+MAYS+tecla
de Ampliar la seleccin a la ltima celda que no est en blanco de la misma columna
direccin
que la celda activa
MAYS+INICIO
Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYS+INICIO
Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de clculo
CTRL+MAYS+FIN
Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de datos (esquina
inferior derecha)
CTRL+BARRA
Seleccionar toda la columna
ESPACIADORA
MAYS+BARRA
Seleccionar toda la fila
ESPACIADORA
CTRL+MAYS+BARRA
Seleccionar toda la hoja de clculo
ESPACIADORA
MAYS+RETROCESO
Seleccionar slo la celda activa cuando estn seleccionadas varias celdas
MAYS+AV PG
Ampliar la seleccin una pantalla hacia abajo
MAYS+RE PG
Ampliar la seleccin una pantalla hacia arriba
CTRL+MAYS+BARRA
Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja
ESPACIADORA
CTRL+6
Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
CTRL+7
Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estndar
F8
Activar la ampliacin de una seleccin utilizando las teclas de direccin
MAYS+F8
Agregar otro rango de celdas a la seleccin; o utilice las teclas de direccin para
moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuacin, presione F8 y
las teclas de direccin para seleccionar el siguiente rango
Ctr+ MAYS+INICIO
Ampliar la seleccin hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
Crt+ MAYS+FIN
Ampliar la seleccin hasta la celda inferior derecha de la ventana
Sugerencia
Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PG y AV PG) con la

tecla BLOQ DESPL desactivada, la seleccin se mover la distancia que se
desplace. Si desea conservar la misma seleccin mientras se mueve, active
primero BLOQ DESPL.
Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado

Presione
Para
FIN
FIN, MAYS+tecla de direccin
Activar o desactivar el modo Fin

Ampliar la seleccin hasta la ltima celda que no est en blanco de la
misma columna que la celda activa
Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)
Ampliar la seleccin hasta la ltima celda en la fila actual. Esta tecla no
estar disponible si se activ la casilla de verificacin Teclas de
desplazamiento para transicin en la ficha Transicin (men Herramientas,
comando Opciones)
FIN, MAYS+INICIO
FIN, MAYS+ENTRAR
Pg.: 91 de 97
Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales

Presione
Para
CTRL+MAYS+* (asterisco)
CTRL+/
CTRL+MAYS+O (letra O)
CTRL+\
CTRL+MAYS+|
CTRL+[ (corchete de apertura)

CTRL+MAYS+{ (llave de apertura)
CTRL+] (corchete de cierre)
CTRL+MAYS+} (llave de cierre)
ALT+; (punto y coma)
Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin

actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la
celda activa
Seleccionar todas las celdas con comentarios
Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la
celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con
la celda activa.
Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor
en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna
que comience con la celda activa.
Seleccionar slo las celdas a las que se hace referencia directa en
frmulas de la seleccin
Seleccionar slo las celdas a las que se hace referencia directa o
indirecta en frmulas de la seleccin
Seleccionar slo las celdas con frmulas que hagan referencia directa
a la celda activa
Seleccionar todas las celdas con frmulas que hagan referencia directa
o indirecta a la celda activa
Seleccionar slo celdas visibles de la seleccin actual
Pg.: 92 de 97
Repaso Filtrar el contenido de la lista
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en

la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado
por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Autofiltro.
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (si por algn motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el men Datos -- Filtro -Autofiltro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable
como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan moreno en el 1er
apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha
de la lista desplegable cambia de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Todas), reaparecern todos los
registros de la lista.
CREACIN DE FILTRO AVANZADO.
Un filtro avanzado es otra opcin que nos entrega Excel para resumir los datos de una tabla.
Se debe tener la precaucin en escribir los ttulos de los criterios y campos a mostrar en forma
exacta, para no cometer errores se sugiere copiar los ttulos de la planilla principal.
Para ejecutar un filtro avanzado se debe tener presente algunos trminos a utilizar.
Rango de Criterios: Es el conjunto de celdas que me indican las condiciones con las cuales se
va a realizar un filtro avanzado.
Rango de Extraccin: es el lugar fsico de la planilla donde van a quedar las respuestas que
entregue el filtro.
Rango de Lista: es el rango de la planilla de la cual se van a extraer los resultados.
Ejecucin.
Pg.: 93 de 97
1) Ingresar al men desplegable, Datos.

2) Ir a la opcion Filtro.
3) Ingresar en Filtro Avanzado.
En esta opcin le aparece la siguiente ventana.
4) En esta ventana debe indicar los rangos que necesita y que fueron explicados anteriormente.
5) Al marcar la opcin copiar a otro lugar se activa el recuadro para ingresar el rango donde se
encuentran los ttulos.
6) Finalmente se pulsa el botn Aceptar.
Por ejemplo se tiene la siguiente planilla que registra las ventas de libros en un mes.
Pg.: 94 de 97
A
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
VENTA DE LIBROS
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
FECHA CLIENTE
RUT
22-04-2002
5
14.458.111-9
22-04-2002
7
7.499.697-0
22-04-2002
3
9.449.920-9
22-04-2002
4
10.854.345-8
23-04-2002
5
14.458.111-9
23-04-2002
2
6.030.987-K
23-04-2002
5
14.458.111-9
23-04-2002
7
7.499.697-0
23-04-2002
2
6.030.987-K
23-04-2002
10
12.458.520-3
23-04-2002
12
10.489.363-7
25-04-2002
12
10.489.363-7
25-04-2002
6
10.777.269-K
25-04-2002
8
11.458.216-2
25-04-2002
4
10.854.345-8
25-04-2002
3
9.449.920-9
25-04-2002
5
14.458.111-9
25-04-2002
7
7.499.697-0
26-04-2002
3
9.449.920-9
26-04-2002
2
6.030.987-K
LIBRO
MG0406
WA0303
WA0314
AN0107
PA0119
LJ0416
SU0201
MG0406
AN0107
MG0309
WA0303
PA0119
LJ0416
MG0406
WA0314
AN0107
LJ0416
WA0314
WA0303
PA0119
AREA
COMPUTACION
CIENCIAS
CIENCIAS
LITERATURA
LITERATURA
COMPUTACION
CIENCIA FICCION
COMPUTACION
LITERATURA
CIENCIAS
CIENCIAS
LITERATURA
COMPUTACION
COMPUTACION
CIENCIAS
LITERATURA
COMPUTACION
CIENCIAS
CIENCIAS
LITERATURA
VALOR CANTIDAD SUBTOTAL %DCTO. DCTO.

$16.250
3
$48.750 15%
$7.313
$23.125
5
$115.625 25%
$28.906
$11.250
3
$33.750 15%
$5.063
$10.000
2
$20.000
5%
$1.000
$10.625
1
$10.625
0%
$0
$18.750
4
$75.000 25%
$18.750
$10.625
3
$31.875 15%
$4.781
$16.250
1
$16.250
5%
$813
$10.000
5
$50.000 15%
$7.500
$11.125
3
$33.375 15%
$5.006
$23.125
2
$46.250 15%
$6.938
$10.625
1
$10.625
0%
$0
$18.750
3
$56.250 25%
$14.063
$16.250
1
$16.250
5%
$813
$11.250
1
$11.250
0%
$0
$10.000
3
$30.000 15%
$4.500
$18.750
2
$37.500 15%
$5.625
$11.250
3
$33.750 15%
$5.063
$23.125
4
$92.500 25%
$23.125
$10.625
2
$21.250
5%
$1.063
Los rangos que corresponden son los siguientes:
Rango de Lista: A4:M24

Rango de Criterios: B2:C4
Copiar a: B8:G8
Al pulsar aceptar, la figura muestra los resultados entregados por el Filtro Avanzado.
Pg.: 95 de 97
19%
IVA
A PAGAR
$7.873 $49.310
$16.477 $103.196
$5.451 $34.138
$3.610 $22.610
$2.019 $12.644
$10.688 $66.938
$5.148 $32.242
$2.933 $18.370
$8.075 $50.575
$5.390 $33.759
$7.469 $46.781
$2.019 $12.644
$8.016 $50.203
$2.933 $18.370
$2.138 $13.388
$4.845 $30.345
$6.056 $37.931
$5.451 $34.138
$13.181 $82.556
$3.836 $24.023
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar
una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que
intervienen en la condicin, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.
Ejemplo:
Si queremos filtrar los registros de Area CIENCIAS, en la zona de criterios debajo de la celda Area
escribimos CIENCIAS, esto equivale a definir la condicin AREA="CIENCIA".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos
directamente el valor CIENCIA, ahora si quisiramos los registros cuyo cantidad sea superior a 2
deberamos escribir en la celda inferior a la cabecera CANTIDAD >2 para formar la condicin
CANTIDAD > 2.
En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el
operador O, el registro aparecer en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las
condiciones. Por ejemplo, con la condicin AREA="CIENCIA" O AREA="COMPUTACION", aparecen
los registros cuyo nombre es CIENCIA o COMPUTACION
Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn unidas por el
operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo
SUBTOTAL > 40000 y SUBTOTAL < 120000, aparecen los registros cuyo precio est comprendido
entre 40001 y 119999.
Algunos ejemplos:
Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos:
CRITERIOS FILTRO
AREA
Se filtrarn los registros de Area
Ciencia
CIENCIAS
Si en la zona de criterios tenemos:
CRITERIOS FILTRO
AREA
CIENCIAS
CANTIDAD
>2
Se filtrarn los registros de Area Ciencia y

que adems tenga una Cantidad > 2
Pg.: 96 de 97
Si en la zona de criterios tenemos:

CRITERIOS FILTRO
AREA
CANTIDAD
CIENCIAS
>2
Se filtrarn los registros de Area Ciencia o
Cantidad mayor que 2 aunque no sean Area
Ciencia
Ejercite los otros criterios.
Pg.: 97 de 97

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RICARDO TORRES ESCOBAR

FUNCIONES DE EXCEL ____________________________________________ 5

Funcin SI Anidado ______________________________________________________ 5

Funciones del tipo CONTAR _____________________________________________ 17

Funciones de Fecha _____________________________________________________ 19

Funciones Matemticas __________________________________________________ 21

Funcin ENTERO ______________________________________________________ 22

Funcin TRUNCAR ____________________________________________________ 22

Funciones de TEXTO ___________________________________________________ 23

Funcin MAYUSC (Mayscula)___________________________________________ 24

Funcin LARGO _______________________________________________________ 25

Funcin CONCATENAR ________________________________________________ 26

Funcin Pago __________________________________________________________ 27

LIBROS DE TRABAJO _____________________________________________ 30

Organizacin de los libros abiertos ________________________________________ 30

Divisin de ventanas en paneles ___________________________________________ 31

Pegado Especial ________________________________________________________ 34

Pegar Vnculos _________________________________________________________ 34

Proteccin de hojas _____________________________________________________ 38

Proteccin de celdas _____________________________________________________ 38

Proteccin de libros _____________________________________________________ 39

Proteccin de archivos ___________________________________________________ 40

FRMULAS Y REAS ______________________________________________ 41

Definicin de reas ______________________________________________________ 41

Desplazarse por celdas remotas ___________________________________________ 43

Modificar y Borrar reas ________________________________________________ 43

Funciones con Matrices __________________________________________________ 45

Funcin PROMEDIO con matrices ________________________________________ 45

Funcin FRECUENCIA _________________________________________________ 47

AUDITORA DE DATOS EN EXCEL__________________________________ 48

BASE DE DATOS __________________________________________________ 51

Manejo de Datos en Excel ________________________________________________ 51

Texto en Columna ______________________________________________________ 51

Ordenar Datos _________________________________________________________ 53

Funcin BUSCARV _____________________________________________________ 57

Funcin BUSCARH _____________________________________________________ 58

Diseo de grfico manual. ________________________________________________ 61

Diseo de grfico con asistente. ___________________________________________ 61

Tipos de grficos personalizados. __________________________________________ 67

Modificar la posicin y el tamao del grfico. _______________________________ 68

Aadir una serie de datos.________________________________________________ 69

Eliminar una serie de datos. ______________________________________________ 69

Aadir un texto cualquiera al grfico. ______________________________________ 70

Tipos de grficos y autoformatos __________________________________________ 70

Combinacin de distintos tipos de grficos en un grfico ______________________ 71

Presentar series de datos como diferentes tipos de grficos ____________________ 73

Trabajo con autoformatos de grficos incorporados y personalizados ___________ 74

Qu tipo de grfico responde mejor a sus datos? ____________________________ 75

Grficos de mximos, mnimos y cierre, y grficos de apertura, mximos, mnimos y

Anexo de Funciones _____________________________________________________ 83

Anexo de Comandos Rpidos _____________________________________________ 88

Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas _____________________________ 91

Repaso Filtrar el contenido de la lista ______________________________________ 93

CREACIN DE FILTRO AVANZADO. ___________________________________ 93

RICARDO TORRES ESCOBAR

RICARDO TORRES ESCOBAR

II. FUNCIONES DE EXCEL

es el parmetro seccin donde realiza una aseveracin (generalmente es una

al igual que en el parmetro anterior, puede contener un texto, un nmero,

El ingreso de parmetros tiene el mismo orden. A continuacin se presenta la funcin Si a modo

Diagrama para la confeccin de la funcin SI

Si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces deber calcular el 5% de la misma

para cualquier otra cifra se deber calcular el 3% de esa celda.

Usando el diagrama quedara lo siguiente: