FICHE PRATIQUE PLANNING

version du 26/9/2011

1 Introduction
Le planning est un outil dynamique essentiel pour la gestion de projet.
Il permet notamment :
de chiffrer budget (main d'oeuvre) et dlais du projet,
de comprendre les contraintes et le chemin critique,
de suivre au quotidien la ralisation et d'viter les drives.
Note aux tudiants PRDCE : cette fiche pratique est gnrique pour tous les projets, vous
d'adapter au PRDCE. Procdez par tapes, sans complexifier trop vite.

2 Dfinir la cible et trouver les grands jalons

2.1 Dfinir la cible
Imaginez que le projet est termin et prenez le temps de dcrire la situation.
Qu'est-ce qui vous permet de dire que le projet est une russite ?
Que se passe-t-il ? Qu'avez-vous ralis exactement ? Dcrivez le livrable final.
Ecrivez la description qui vous vient le plus en dtail possible.
Ceci est la cible /l'objectif de votre projet.

2.2 Trouver les grands jalons et le dtail des tapes

Maintenant que vous tes bien install dans votre vision du projet ralis, demandez-vous comment vous
avez fait pour y arriver.
En partant de la fin pour revenir doucement jusqu'au prsent, en creusant pour trouver le plus de dtails
possible, retrouvez :
Quelles tapes ? Quelles tches ? Quelles moyens / ressources ? Quels dlais ?
Lorsque vous tes revenus au prsent, organisez tout cela en grandes tapes, les jalons , et
formalisez pour chacun des livrables , ie le rsultat des tches qui devront tre termines pour ce
jalon sur chacun des axes. Souvent, les jalons sont espacs d'environ 1 mois, adaptable en fonction du
projet (pour le PRDCE, cette partie a dj t faite pour vous).
Vous devriez voir se dessiner des thmes faire avancer en parallle durant le projet. On les appelle les
axes de travail , ou chantiers .
Un des axes de travail regroupe toujours les tches de pilotage de projet (runions rgulires, rdaction
des points d'avancement, gestion du planning, coordination des travaux de l'quipe projet...)
Continuez organiser et complter autant que possible.
Le master-planning finalis doit ressembler un tableau comme suit (pour le PRDCE, vous avez dj
les jalons):
N de jalon

Date 1

Date 2

Date 3

Axe 1 : pilotage

COPIL

COPIL

COPIL

Axe 2

Livrables Livrables

Axe 3
Axe 4

Date du jalon

...

n-1

n : fin du
projet

...

COPIL

COPIL

Livrables

Livrables

Livrables

Livrables Livrables

Livrables

Livrables

Livrables

Livrables Livrables

Livrables

Livrables

Livrables

Axes

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A noter que les livrables du dernier jalon constituent ensemble l'aboutissement, c'est dire la cible du
projet.

Remarques :
ce travail est facilit par l'utilisation de post its raison de 1 par lment auquel vous pensez.
la mthode qui consiste partir de la fin et revenir vers le prsent s'appelle retro-planning ou
futur pass . Elle est plus efficace que de partir du prsent pour aller vers le futur car notre
cerveau fonctionne mieux au prsent qu'au futur.

3 Liste des tches raliser par jalon

Vous allez maintenant dtailler l'ensemble des tches mener d'ici la fin du projet.
Dans un premier temps, si vous n'avez encore jamais utilis de logiciel de gestion de projet, utilisez un
tableur, ventuellement avec la fonction plan .

3.1 Dcrire une tche

La description d'une tche commence par un verbe d'action l'infinitif.
Soyez le plus prcis et le plus dtaill possible.
Pour tre complte, la description d'une tche devra comprendre terme :
action raliser (nom bref, et ventuellement description)
dclencheur et tche suivante
Charge de travail en heure homme ou jour homme (attention, il s'agit d'un temps global, pas
d'un temps par personne)
dlais : date de dbut, date de fin, ventuellement date butoir. Ces lments donne la dure
pendant laquelle s'tend la tche
ventuellement un numro de rfrence
un (et un seul) responsable de l'accomplissement de la tche
autres personnes contributrices
ressources matrielles / extrieures
Assurez-vous que pour chaque tche dcrite, il est facile de qualifier si elle est termine ou d'valuer son
degr d'avancement.
Il est normal que vous ayiez du mal valuer les charges au dpart : il faut vous obliger faire des
hypothses au dbut, vous allez ensuite fonctionner par itrations successives.
NB : les runions de l'quipe projet font partie des tches du chantier pilotage

3.2 Structurer la liste des tches

Regroupez les tches par axes de travail.
Lorsque la liste est structure et peu prs stable, passez l'tape suivante.

4 Construire le diagramme de Gantt

A partir de l, choisir un logiciel de gestion de projet, par exemple Open Project ou Microsoft Project.
(PRDCE : openproj recommand)
Utilisez les travaux faits sur le tableur pour alimenter l'ensemble des tches dans ce nouveau logiciel.
L'intrt des logiciels spcifiques est qu'ils permettent toutes sortes de simulation une fois les actions
entres. Par exemple, ils construisent le diagramme de Gantt, qui prsente le planning sous forme d'une
srie de barres horizontales.

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Premire tape, tudiez le diagramme de Gantt ; vrifiez notamment qu'il n'y a pas d'incohrence en
terme de succession des actions dans le temps et d'enchainement. Attention aux boucles notamment.

5 Analyser les charges et identifier le chemin critique

5.1 Analyser les charges
Le total des charges reprsente le budget main d'oeuvre du projet, au moins pour les personnes que vous
avez prises en compte.
Attention, pensez bien valuer aussi la charge des personnes hors de l'quipe projet mais que vous
mettez contribution dans le cadre du projet.
Comparez le total de la charge de main-d'oeuvre requise sur le projet avec la charge disponible.
Qu'en dduisez-vous ?
Etudiez maintenant l'volution de la charge totale par semaine, par mois, toujours en comparant le requis
et le disponible.
Qu'en dduisez-vous ?

5.2 Diagramme de Perth et chemin critique

Le logiciel devrait savoir maintenant vous tablir un diagramme de Perth qui se prsente sous forme d'un
rseau dont les actions constituent les noeuds.
L'intrt de ce diagramme est notamment de permettre de calculer et mettre en vidence le chemin
critique .
Sur le chemin critique, on retrouve toutes les actions dont le retard implique directement un retard pour
l'ensemble du projet. Elles sont donc surveiller particulirement.

6 Suivi et mise jour

Le planning se suit et s'ajuste en temps rel, au moins une fois par semaine.
Analysez en particulier tous les carts entre charge prvue et charge effectivement consomme, et
utilisez cette analyse pour ajuster la prvision des charges sur la suite du projet.
Archivez toutes les modifications successives.
Pour estimer si le projet est en avance ou en retard :
en terme de dlai : sur le diagramme de Gantt, tracez une verticale la date du jour et vrifiez
l'avancement de toutes les actions reprsentes par les barres horizontales qui croisent votre
verticale.
En terme de budget main d'oeuvre : comparez la charge totale dj utilise rellement depuis le
dbut du projet avec la charge prvisionnelle A LA MEME DATE.
Attention, un reporting d'avance ou retard qui s'appuierait sur la comparaison entre la charge
consomme date et charge totale prvue N'A PAS DE SENS.
Un indicateur intressant est le reste faire , c'est dire la charge totale prvue entre aujourd'hui et
la fin du projet.

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7 Optimiser la productivit
Lorsque vous matrisez bien la mcanique dcrite au paragraphe 6, vous pouvez commencer essayer de
rduire la charge sans dgrader la qualit du travail effectu, en vous focalisant mieux sur les attentes de
votre client, et en vitant tout travail inutile.
D'autres mthodes d'optimisation de la productivit existent, comme par exemple celle issue de la thorie
des contraintes : voir la chaine critique , E. Goldratt ou le site internet attach.

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