BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL

CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION

UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES ESPRITU SANTO

FISTE

TTULO: BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE

GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION

SISTEMAS DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:

CARLOS AROSEMENA BAQUERIZO

PROFESOR:
LUIS BENAVIDES CASTILLO

SAMBORONDN, ABRIL DE 2015

BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL

CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Carlos X. Arosemena
Universidad Espritu Santo Ecuador
cararosemena@uees.edu.ec

Resumen: La Gestin del Conocimiento es un concepto relativamente nuevo

que permite a las empresas poder tener un ambiente de transferencia de
conocimiento y minimizar el desperdicio de horas-hombre al poseer la habilidad
para que todos los empleados tengan la capacidad de resolver problemas de
una manera eficiente y por s mismos. Esto es posible con el desarrollo de un
plan de accin para la implementacin de la GC con la ayuda de ciertas
herramientas denominadas Sistemas para la Gestin del Conocimiento,
generalmente soluciones de software acopladas a los sistemas existentes de la
organizacin.

Palabras claves: gestin del conocimiento, sistemas de gestin del

conocimiento, transferencia de conocimiento, gestin de contenidos informtico

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Abstract: Knowledge Management is a relatively new concept that allows
enterprises the ability to possess a knowledge-transferring environment and
minimize waste of manpower by having the ability for all employees to have the
capacity of problem solving in an efficient way and by themselves. This is
possible with the development of a course of action for the implementation of
Knowledge Management with the help of certain tools denominated Knowledge
Management Systems, usually software solutions integrated with the existing
software systems of the company.
Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management Systems,
Knowledge Transferring, electronic content management

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Introduccin:
La cantidad de informacin que se crea da a da en el mundo,
incrementa de una manera exponencial. Esta se vuelve as ms difcil de
manejar de una manera eficiente y es por esto que muchas compaas sufren
al no tener respuestas inmediatas a problemas resueltos anteriormente que se
podran solucionar si se tuviera a la mano la informacin necesaria. Una de las
soluciones planteadas para solventar este problema es el de implementar un
sistema de gestin del conocimiento. El presente paper tiene la finalidad de
inteligenciar a quien maneja una empresa con la finalidad de que tenga
presente los requisitos bsicos y aspectos tcnicos para que el proyecto sea un
xito y le d uso a esta nueva plataforma.
Marco Terico:
Gestin del Conocimiento:
La Gestin del Conocimiento (GC) se refiere a todas las estrategias y
practicadas utilizadas en una organizacin para identificar, crear, representar,
distribuir y permitir la adopcin de conocimiento, contenido, documentos o
experiencias. (Parker, 2012).
Existen muchos casos en que empleados veteranos de una empresa, poseen
todo el conocimiento y los nuevos que ingresan, deben aprenderlo poco a
poco. No es raro encontrar empresas donde no exista una manera
predeterminada de transmitir este conocimiento, y cuando los antiguos
empleados salen de la compaa, este conocimiento se pierde y esto equivale
a tiempo y dinero.
Para solucionar el problema antes presentado, se ide la GC. Esta es una
prctica que data de los aos 70, cuando Everett Rogers en Stanford y Thomas
Allen en MIT, crearon mtodos para la dispersin de innovacin y transferencia
de conocimiento. (Thomas, s.f.). Ya en los aos 80, se consideraba al
conocimiento en una empresa como un activo ms, as las reglas contables no
lo consideren como tal.

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La implementacin de GC en una empresa tiene muchos beneficios,
generalmente alineados a los objetivos estratgicos de la misma, entre ellos
tenemos:
Reducir costos y riesgos, al tener un ambiente de transferencia de
conocimiento ya creado.
Mejora la productividad pues los empleados estn conscientes que pueden
revisar documentos pasados.
Mejorar la toma de decisiones al realizar anlisis comparativos de decisiones
pasadas.
Mejorar la planificacin estratgica.
Implementacin ms rpida de avances tecnolgicos
Resolucin de problemas de una manera ms eficiente.
Reduccin de costos en entrenamiento a empleados, ya no sera necesario
enviar a todos a un curso, se podra enviar a uno y que l tenga las
herramientas para distribuir el conocimiento adquirido.
Todos estos beneficios son posibles de conseguir al elaborar un plan de GC.
Puede parecer demasiado difcil intentar cambiar completamente la manera en
que los empleados realizan sus labores diarias, pero existen varias maneras de
ir cambiando este ambiente poco a poco. Algunas de las estrategias tomadas
por compaas que han implementado una cultura de GC son las siguientes:
1. Descubrir el valor de GC para la organizacin y sus empleados.
2. Embeber la GC en todos los procesos existentes.
3. Incentivar a los empleados con propuestas para avanzar dentro de la
empresa al participar en actividades relacionadas a la GC
4. Adoptar un estndar personalizado para la GC de la empresa como tal
5. Designar empleados a seguir en el manejo de la GC
6. Lanzar un plan de comunicacin donde se designe la manera en que se
debe trabajar de ahora en adelante.
7. Definir claramente los roles de cada uno de los empleados que manejen
documentos
(Parker, 2012)

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Una vez que se hayan definido los aspectos anteriores, se debera
considerar la manera en que se debera implementar. Generalmente se
introduce la GC con la integracin a los sistemas informticos ya existentes
en una compaa. Antes de revisar en que consiste un Sistema de Gestin
del Conocimiento (SGC) primero se debe conocer lo que comprende
implementar un proyecto de este calibre.
Implementacin de una solucin de Gestin del Conocimiento:
Existen tres pasos para implementar un proyecto de GC y que se desarrolle de
manera exitosa:
1. Planear y preparar la implementacin de la solucin
2. Implementar y monitorear la accin
3. Revisar y analizar el xito de la accin.
En el primer paso, se debe identificar las acciones a realizar, planteando
objetivos, de qu manera cierta accin ayuda a conseguir una meta. Tambin
es importante definir los tiempos en que se van a realizar estas actividades, los
responsables, la distribucin de los recursos tales como tiempo y dinero y por
ultimo un anlisis de los riesgos que podra llevar a tomar las acciones
escogidas.
En el segundo, una vez que las acciones se estn realizando, se debe
supervisar y monitorear para asegurar que el plan est siendo seguido al pie de
la letra y sino, tomar acciones correctivas.
Al monitorear podremos conocer si los resultados obtenidos son los que en un
principio se haban propuesto.
Por ultimo tenemos la revisin del xito de las acciones tomadas, nos
podremos dar cuenta si todo el plan de accin fue el indicado para que el
proyecto sea un xito y as poder implementar proyectos similares sin
contratiempos. Esto se logra midiendo el xito de la solucin al compararlo con
los resultados de las acciones, analizando cualquier discrepancia entre el plan
y la realidad y tomando acciones de ser necesario. (ITS Education, s.f.)
Al ya tener una base para la implementacin de un sistema informtico como
podra ser un SGC, a continuacin se expone en que consiste uno de estos

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sistemas y como ellos nos pueden ayudar a mejorar la transferencia de
conocimiento dentro de la organizacin.
Sistema de Gestin del Conocimiento:
Estos son todos los sistemas, generalmente informticos, que permiten a una
organizacin poner en prctica todos los aspectos de la GC. Con estos
sistemas se puede guardar y recuperar conocimiento, se mejora la
colaboracin, hace posible identificar la fuente del conocimiento generado por
personas de una organizacin, con algoritmos avanzados permite encontrar
informacin escondida de procesos y los expone, o cualquier otro tipo de
accin que mejore la Gestin del Conocimiento de una empresa.
Cuando en una empresa se requiere este tipo de sistemas, muchas veces los
gerentes empiezan por buscar una herramienta de software que solucione
todos sus problemas. Este es un camino equivocado pues como lo expone
James Robertson (2007), las organizaciones no deberan pensar en el sistema
como tal, no se debera pensar en la tecnologa que nos permitira el manejo de
la informacin. Se debera enfocar en determinar primero la funcionalidad de la
herramienta y lo que especficamente va a solucionar dentro de los procesos
diarios de la misma.
Para poder implementar uno de estos sistemas, primero se debe conocer lo
que se quiere solucionar. Por ejemplo, en una compaa de ingeniera e
implementacin, muchos archivos ya trabajados residen en los discos duros de
todos los trabajadores. Esto hace que buscar informacin pasada se convierta
en algo que toma mucho tiempo y generalmente se envan por correo. Para
poder optimizar este proceso, podramos definir dos metas:
1. Encontrar propuestas pasadas de una manera eficiente
2. Colaboracin entre equipos, se podra tener repositorios donde cada
equipo que trabaja en un tema determinado, guarde todos sus
documentos y as sea posible compartirlos con los que tienen que visitar
clientes o viajar al exterior para una implementacin.
Entre los sistemas que ya existen en el mercado tenemos:

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Manejador de documentos: Ayuda con el almacenamiento y rastreo de
documentos electrnicos, imgenes, y resuelve el problema de
almacenamiento, recuperacin, archivado, retencin, distribucin y creacin de
los mismos.
Herramientas de colaboracin: Permite a las personas envueltas en una tarea
en comn a conseguir sus metas ayudando con correos electrnicos,
calendarios, chat, Wikis, manejo de procesos etc.
Wikis: Representa un tipo de sitio web que permite a los visitantes agregar,
remover y editar el contenido de una manera fcil. La mayora de veces sin
registro, pero se podra implementar un sistema que guarde quien y cuando
realizo un cambio.
Bsqueda indexada: Permite a los usuarios buscar entre muchos repositorios
de informacin independientes, mltiples bases de datos, en una sola
bsqueda. El motor de bsqueda realiza la peticin a todos los sistemas
configurados y los presenta de tal manera que los primeros archivos que
aparecen deberan ser los ms indicados para tal bsqueda.
Portales web: Permiten un rpido y fcil acceso a la informacin que se
encuentra almacenada en el sistema de gestin del conocimiento alojada en la
nube o en la propia intranet de la compaa.
Blogs: Pueden ser de la empresa o personales y permiten a los empleados
comunicar ideas de una manera informal. Un blog tpico combina texto,
imgenes y links a otros blogs, pginas webs, y otro material relacionado al
tema, as como la oportunidad de que los visitantes dejen comentarios en la
parte inferior de cada artculo.
Personalizacin: La habilidad de modificar la data automticamente
dependiendo del usuario que la est trabajando. Por ejemplo, los mejores
portales web permiten a los visitantes personalizar su pgina de inicio con
configuraciones de noticias, clima, etc.
En un mbito ms tcnico, el departamento de IT de la compaa que requiere
de estos sistemas, debera considerar lo siguiente:

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La opcin de Single Sign on, para tener un solo usuario para cada empleado y
no tener contraseas esparcidas entre los diferentes sistemas.
La seguridad del producto como tal.
La fcil integracin con los sistemas existentes de la empresa.
La habilidad de implementar una bsqueda indexada.
La capacidad de implementar una especie de portal.
El fcil manejo de contenido.
La escalabilidad del producto, a mayor nmero de usuarios, debera ser posible
mejorar el hardware para as poder abastecer a todos. (Saroch & Barmash,
2007)
Y algo muy importante, la capacidad de los empleados existentes en la
empresa de implementar estos sistemas, o por lo menos poder mantenerlos de
tal manera que siempre estn disponibles. No sirve de nada tener un sistema
que ha sido cuidadosamente planificado si al final nadie lo puede usar al no
poseer las herramientas para que funcione de una manera ininterrumpida.
Conclusiones:
La Gestin del Conocimiento, as sea una prctica relativamente nueva, no
deja de ser muy importante para poder lograr ventajas competitivas en el
mercado actual. Al crear una nueva empresa, una de las primeras acciones a
tomar debera ser la definicin de los procesos y como estos se van a ir
documentando para as crecer de una manera orgnica y organizada.
Al elaborar planes detallados de cmo se va a conseguir un ambiente en donde
compartir ideas de proyectos pasados entre empleados nuevos y antiguos, se
puede inculcar rpidamente una cultura de colaboracin y asi lograr una
empresa prospera.
Los departamentos de Sistemas y el Directorio de la empresa, deberan
trabajar en conjunto para la consecucin de un proyecto exitoso de
implementacin de Sistemas del Conocimiento. Todos los aspectos que el
Directorio considere necesario, deberan estar plasmados en los sistemas

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implementados y la documentacin de los mismos. Solo as se podr decir que
la empresa est lista para realizar sus labores junto con la ayuda de un buen
Sistema de Gestin del Conocimiento y poder avanzar en este mundo
competitivo.
Bibliografa
ITS Education. (n.d.). Retrieved from Implementing your solution:
http://www.itseducation.asia/implement.htm
Parker, J. (2012, 1 2). Enfocus Solutions. Retrieved from Knowledge
Management Requirements: http://enfocussolutions.com/knowledgemanagement-requirements/
Robertson, J. (5 de 3 de 2007). Step Two Designs. Obtenido de There are no
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Saroch, R., & Barmash, J. (2007, 12). Microsoft. Retrieved from Architecting a
Knowledge Management System: https://msdn.microsoft.com/enus/library/bb896740.aspx
Thomas, J. (n.d.). Johns Tomas. Retrieved from A Brief History of Knowledge
Management: http://johnsthomas.wikidot.com/a-brief-history-of-km