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INTRODUCCIN A
LA GESTIN DE COSTOS
Entradas
Herramientas
y Tcnicas
Salidas
18 | LA GESTIN DE COSTOS
Estimacin
GESTIN DE
COSTOS
Presupuestacin
Control
Figura 1
2. Planes de trabajo
Los Planes de trabajo muestran la secuencia de tareas en el tiempo y permiten establecer la demanda de recursos
del proyecto. Los planes deben ser tomados en cuenta al estimar los costos, puesto que las tcnicas de construccin
pueden variar en funcin de los plazos de obra.
4. Registro de riesgos
Los riesgos del proyecto merecen un estudio pormenorizado, puesto que de ocurrir contarn con un costo asociado.
Existen diversas fuentes de riesgos, siendo diferentes en cada proyecto:
a. Se presenta una indeterminacin en los costos debido a que se desarrolla un proceso inflacionario.
b. El proyecto muestra errores de diseo que repercuten en el plazo, y por lo tanto, en el costo.
Las Torres Petronas, situadas en Kuala Lumpur, capital de Malasia, fueron diseadas por el arquitecto
argentino Csar Pelli y finalizadas en el ao 1998. Cuentan con 88 pisos y su estructura fue resuelta
en hormign. Pelli utiliz un diseo geomtrico islmico en su planta al entrelazar dos cuadrados, de
tamao gradualmente decreciente en la parte superior, el cual est basado en un tradicional motivo de
la cultura islmica: una estrella de 12 picos incluyendo un crculo en cada interseccin.
Actualmente es el quinto edificio ms alto del mundo.
20 | LA GESTIN DE COSTOS
Con dicha informacin se estudia el impacto probable en el costo y se toma una decisin respecto del riesgo que se
desea asumir, siendo importante estimar una reserva de costo asociada.
3. Estimacin paramtrica
Dicha tcnica considera que el profesional encargado del desarrollo de la estimacin acumula una gran cantidad
de informacin de proyectos similares construidos y cuenta con una base de costos muy organizada, adems de
documentacin histrica. En ese caso, el costo del proyecto en cuestin, puede ser estimado en base a una curva
obtenida por correlacin.
En la Figura 2, se observa una curva desarrollada en base a la cuantificacin de costos de distintos proyectos similares.
En el eje horizontal, se presenta la superficie de cada proyecto, y en el eje vertical, el costo asociado actualizado.
Para determinar el costo del proyecto actual, ingresamos con la superficie "X", y luego, interceptamos la curva y
determinamos el costo "Y" asociado.
Costo
Costo Y
Sup. X
Superficie
Figura 2
4. Estimacin ascendente
La misma se basa en que el proyecto puede permanecer dividido en una serie de paquetes de trabajo, los cuales una
vez sumados (de abajo hacia arriba), permiten determinar el costo del proyecto. Aqu reviste una suma importancia
la estructura de desglose de trabajos EDT o WBS (Work Breakdown Structure), que se emplea para determinar
la lista de tareas.
En la Figura 3 se ejemplifica la estimacin de un proyecto mediante la citada tcnica, la cual resulta ser muy empleada. Se aprecia aqu un presupuesto compuesto por rubros como Movimiento de suelos, Fundaciones y Estructuras.
A su vez, dentro de cada rubro, se presentan tareas con costos subtotales asociados, los cuales sumados, nos brindan totales por rubro.
La suma de los totales de cada rubro cuantifica el costo total del proyecto.
22 | LA GESTIN DE COSTOS
Tarea
Unidad
Cantidad
Unitario
107,41
161,11
50,94
2.773,99
2.440,80
1.751,82
1.186.517,48
390.406,02
65.041,72
627,62
4.119.552,73
R1
R2
R3
R4
R5
R6
EDIFICIOS
MOVIMIENTO DE SUELOS
Excavacin manual
m3
Relleno y compact.
m3
Retiro de excedentes
FUNDACIONES
m3
621,21
441,26
647,62
R7
R8
R9
R10
R11
Pilotes Hormigonado
m3
m3
m3
427,73
159,95
37,13
Cabezal
Viga de Fundacin
Subtotal
vigas,tabiques y
columnas)
m2
170.804,87
6.562,69
0,93
66.723,24
71.092,62
32.989,02
Total
1.641.965,21
8,96
4.119.552,73
22,48
Figura 3
Por ejemplo, estimamos que una tarea incierta presenta tres costos asociados:
">\fUi`\fxU*i>\f{x
6. Anlisis de reservas:
Dado que existen riesgos en los proyectos, estos deben ser identificados y valorados a los efectos de ser tomados
en cuenta en la estimacin de reservas para contingencias. Dichas reservas funcionan como colchones del presupuesto, absorben variaciones de costos hasta cierto punto, y permiten hacer frente a eventuales problemas. En este
contexto, cabe aclarar que existe una tendencia generalizada a ser demasiado optimistas a la hora de estimar, lo
cual se comprueba al comparar el costo final del proyecto versus el presupuesto base. Cierto es que no existe una
receta para formalizar el presente anlisis, puesto que el estudio depende de muchos factores y de cada proyecto
en particular.
Hoy en nuestro pas, la inflacin constituye uno de los factores que mayor riesgo presenta en un proyecto, sumado
esto a la falta de planificacin, y a una mala prctica consistente en comprar y subcontratar los insumos ms baratos,
sin estimar su calidad o capacidad.
7. Costo de la calidad:
Conforma un costo oculto a la vista y que existe desde el momento en que un proyecto se especifica para cumplir
con los correspondientes criterios de calidad. Los pliegos indican que todo material que ingresa a la obra debe ser
presentado a la Direccin de la misma a los fines de juzgar su calidad, sirviendo el estudio de referencia a la hora
del ingreso de productos para la obra.
Tambin, se exige que la empresa constructora realice pruebas y ensayos a efectos de determinar la calidad del
suelo, del hormign, pruebas de resistencia en las estructuras, ensayos de hermeticidad en las instalaciones, y todos
aquellos aspectos capaces de acotar el riesgo de vicios ocultos.
Este traslado del riesgo a la empresa constructora, conlleva un costo asociado, que en general, los comitentes no
evalan, y que se omite en las estimaciones y presupuestos definitivos. Su no consideracin es parte integrante de
los desvos de costos.
24 | LA GESTIN DE COSTOS
cuanto al cmputo de cantidades de obra, los programas ms usados son el Autocad y el Excel. Los cmputos se
resuelven con dichas herramientas, aunque existen programas de diseo que resuelven el cmputo de manera integrada. Estimo necesario ser cuidadosos en el empleo de esos programas, los cuales fueron desarrollados para otras
culturas, y por lo tanto, no toman en cuenta que computar no es slo medir, sino medir de acuerdo a las normas
que son propias de cada gremio.
Entradas
Herramientas
y Tcnicas
Salidas
t+VJDJPEFFYQFSUPT
t1MBOEFUSBCBKPT
t&TUJNBDJOQPSBOBMPHB
MBTBDUJWJEBEFT
t1MBOEFHFTUJOEFMQFSTPOBM
t&TUJNBDJOQBSBNUSJDB
t$NQVUPNUSJDP
t3FHJTUSPEFSJFTHPT
t&TUJNBDJOBTDFOEFOUF
t*OGPSNBDJOEFTPQPSUF
t4JUVBDJOEFMBFNQSFTB
t&TUJNBDJOEFWBMPSFT
FOFMNFSDBEP
t"OMJTJTEFSFTFSWBT
t1SPDFEJNJFOUPTZCBTFEF
t$PTUPEFMBDBMJEBE
DPTUPTEFMBPSHBOJ[BDJO
t4PGUXBSFEFHFTUJO
Figura 4
t&TUJNBDJOEFDPTUPTEF
EFMBTFTUJNBDJPOFT
t"DUVBMJ[BDJOEF
EPDVNFOUPTEFMQSPZFDUP
Procesos de presupuestacin
La presupuestacin se lleva a cabo en la etapa final de definicin del proyecto. Su objetivo radica en determinar
un costo exacto (dentro de un rango de ms o menos 5%), con toda la documentacin disponible y considerable
esfuerzo humano.
Sirve entonces para definir la lnea de base de costos del proyecto, elemento de referencia durante la construccin
para medir los desvos de costos. Estudiemos cada parte del proceso de presupuestacin en particular.
26 | LA GESTIN DE COSTOS
3. Anlisis de costos de actividades: Tras evaluar cmo deben ejecutarse los trabajos, se presenta la
oportunidad de efectuar los anlisis de costos de las tareas que no se subcontratan, o que se subcontratan parcialmente. Dicho anlisis debe permanecer acompaado del plan de trabajos, a los efectos de
estimar correctamente los recursos.
4. Suma o agregacin de costos: Permite presupuestar paquetes de trabajo ascendiendo en la Estructura Desglosada de Trabajo hasta obtener el presupuesto total.
5. Anlisis de reserva: Este punto resulta ser similar al explicitado en el proceso de estimacin de costos.
6. Estimacin paramtrica: Vale aqu lo analizado en el proceso de estimacin de costos.
7. Conciliacin del lmite de financiacin: Todo proyecto presenta lmites de financiacin. En el caso de
que el emprendimiento exceda dichos lmites deberemos evaluar la posibilidad de recortar el alcance,
siempre y cuando resulte posible, o dilatar los plazos, de manera tal que el flujo de fondos no sea excedido por la certificacin del proyecto. Dicha conciliacin presenta dos variables: el tiempo y el costo. Si el
costo permanece fijo, entonces el proyecto deber ajustarse a un plazo mayor, a efectos de satisfacer las
restricciones de financiacin. Si en cambio el plazo es rgido, entonces se debern buscar nuevas fuentes
de financiacin que permitan llevar a cabo el proyecto en el plazo establecido.
8. Software de gestin de costos: Las aplicaciones de gestin de costos resultan ser diversas y ayudan
-en mayor o menor medida- a los procesos de estimacin, presupuestacin y control de costos. Ningn
software evita -por suerte- que el profesional piense o tome decisiones. Simplemente conforman herramientas auxiliares que nos permiten ahorrar tiempo. Una buena base de costos, retroalimentada por la
experiencia de muchas obras, constituye un gran activo de la organizacin.
En cuanto a las herramientas y tcnicas detalladas en la etapa de presupuestacin, vale recalcar la importancia de
contar con una EDT de cmputos que coincidan con las formas de medicin que llevan a cabo los gremios. De nada
sirve conocer los metros cuadrados de yeso en muros si hemos omitido las mochetas, las aristas, los taparrollos, las
buas y las molduras en el presupuesto.
Por otro lado, resulta fundamental basar el presupuesto en estimaciones realistas de proveedores y subcontratistas,
tomando en cuenta los descuentos por volumen y las condiciones de pago que se acostumbran en el mercado.
Es de gran valor manejar un anlisis de costos para todas las tareas del proyecto, puesto que brindan un adecuado
soporte al proceso de presupuestacin, y se transforman en parte integrante del contrato entre Comitente y Contratista.
Los anlisis de costos sern tomados en cuenta al renegociar los precios durante los procesos inflacionarios o cuando
se produzcan cambios de proyecto (adicionales y deductivos).
Tarea
Unid.
Cant.
Unitario
Subtotal
Total
EDIFICIOS
R2
MOVIMIENTO DE SUELOS
R3
Excavacin manual
M3
621,21
107,41
66.723,24
R4
M3
441,26
161,11
R5
M3
647,62
50,94
71.092,62
32.989,02
R6
R7
FUNDACIONES
Pilotes Hormigonados in situ
M3
1.186.517,48
159,95 2.440,80
390.406,02
37,13 1.751,82
65.041,72
170.804,87
1.641.965,21
R8
Cabezal
M3
R9
Viga de Fundacin
M3
427,73
2.773,99
8,96%
4.119.552,73 22,48%
M2
6562,69
627,72
4.119.552,73
M3
40,50
815,23
M3
612,12
815,23
33.016,80
499.017,18
157.287,33
282.639,47
642.086,66
M3
148,05
1.062,39
M2
2.283,98
123,75
M2
6.706,71
95,74
M2
183,42
45,17
M2
3.271,78
8,92
M2
3.271,78
17,47
M2
5.169,51
54,91
M2
300,00
108,46
399,92
45,17
8,81%
94.632,30
0,52%
316.396,67
1,73%
241.832,01
1,32%
283.857,34
32.539,33
R25 CARPETAS
M2
1.614.047,44
8.285,81
29.179,69
57.166,80
R22 CONTRAPISOS
0,93%
18.065,88
Figura 5
28 | LA GESTIN DE COSTOS
Tareas
Trabajos preliminares
Estructura de hormign armado
Cubierta
Tabiques y Revestimientos
Solados
Carpinteas, herreras y vidrios
Instalaciones Sanitarias
Instalaciones Contra Incendio
Instalacin Elctrica
Instalacin Electromecnica
Pinturas
LINEA BASE DE COSTOS
Precio
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
233.231
43.525.572
29.955.278
1.487.086
1.524.598
1.500.762
7.601.346
3.588.582
13.321.429
17.177.600
968.293
120.883.779
233.231
1.994.922
8.161.045
8.750.454
8.886.471
2.228.154
8.161.045
8.750.454 8.886.471
Figura 6
En la Figura 6 se observa la lnea de base de costos de un proyecto (costos previstos para cada perodo). La lnea de
base de costos permanece inexorablemente vinculada con un plan de trabajos. Cuanto ms realista sea dicho plan,
ms verosmiles sern los costos previstos de cada perodo. Para que un plan sea realista deber reflejar el ciclo de
compras, acopios, anticipos y las formas de pago. De no llevarse a cabo de la manera descripta, permanentemente
aparecern desvos, y perder exactitud la lnea de base de costos.
3. Anlisis de costos
Los anlisis de costos respaldan el presupuesto otorgndole seriedad al estudio, al mismo tiempo que proveen una
base para la actualizacin de costos del contrato y un vlido soporte para el estudio de las modificaciones de obra.
En la Figura 7, vemos un anlisis de costos de estructura de hormign armado con su correspondiente desagregacin de insumos.
Cd T
Cd I
Descripcin
I1016
I1022
I1025
I1026
I1028
I1027
I1029
I1031
T1036
Unid.
m3
m3
ton
m2
ml
kg
kg
hs
hs
Cantidad
1,05
0,09
2,00
1,57
2,00
0,60
14,35
17,10
Costo
Total
Fecha
$293,00
$5.206,61
$15,00
$3,70
$6,28
$7,23
$24,72
$19,62
$1.519,09
$307,65
$468,59
$30,00
$5,83
$12,55
$4,34
$354,68
$335,45
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
jun/09
Figura 7
4. Lista de recursos
Constituye la enumeracin de todos los materiales, equipos, subcontratos y mano de obra del proyecto. Dicha informacin permite establecer la incidencia relativa de cada uno de los elementos del proyecto.
De esta manera, podemos focalizarnos en lo importante para poder administrar adecuadamente el proyecto. El
producto final de la lista de recursos se grafica en la curva de insumos ABC, que nos muestra aquellos insumos, los
cuales sumados, representan el 80% del costo del proyecto.
5. Incidencia de rubros
Conocer la incidencia de cada rubro del proyecto nos permite controlar el presupuesto y detectar alteraciones. Lo
que se estila es comparar las incidencias del proyecto actual respecto de trabajos anteriores, a los efectos de validar
o no el presupuesto actual. Por ejemplo, es normal que en edificios de vivienda la incidencia del rubro estructuras
permanezca cercana al 18% del costo total.
Entradas
t&TUJNBDJPOFTEFDPTUPT
t$NQVUPTNUSJDPT
t*OGPSNBDJOEFTPQPSUF
t$POUSBUPT
t1MBOFTEFUSBCBKP
DBMJEBE
DPNVOJDBDJPOFT
SJFTHPT
FUD.
Herramientas
y Tcnicas
t$NQVUPT
t1SFTVQVFTUPTEFTVCDPO
USBUJTUBTZQSPWFFEPSFT
t"OMJTJTEFDPTUPT
t4VNBEFDPTUPT
t"OMJTJTEFSFTFSWBT
t&TUJNBDJOQBSBNUSJDB
t$PODJMJBDJOEFMMNJUF
EFGJOBODJBDJO
t4PGUXBSF
Salidas
t-BMOFBEFCBTFEFDPTUPT
t&MQSFTVQVFTUP
DPTUPEFMQSPZFDUP
t"OMJTJTEFDPTUPT
t-JTUBEFSFDVSTPT
t*ODJEFODJBTEFSVCSPT
Figura 8
30 | LA GESTIN DE COSTOS
Los costos acumulados a la fecha de estado permiten calcular las mtricas del AVG. Veremos slo las mtricas relacionadas con el costo.
PESOS
Figura 9
32 | LA GESTIN DE COSTOS
La deteccin de las causales permitir tomar acciones proactivas a tiempo, a los fines de corregir futuros desvos, y
quizs, aprender valiosas lecciones para el futuro.
Las causas de los desvos pueden presentar variados orgenes, pero en principio, podemos dividirlas en dos grandes
grupos:
ERRORES DE ESTIMACIN
ERRORES DE EJECUCIN
(responsabilidad de compras/obras),
que pueden ser debidos a:
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
t
Independientemente de los desvos y sus causas, las salidas del proceso de control de costos muestra una singular
influencia en otros documentos del proyecto, provocando alteraciones en los mismos.
Ante este escenario, la Figura 10 esquematiza el proceso de control de costos.
Entradas
Herramientas
y Tcnicas
Salidas
t1MBOEFHFTUJOEFMQSPZFDUP
t"OMJTJTEFMWBMPSHBOBEP
t.FEJDJPOFTEF
ZQMBOFTTVCTJEJBSJPT
t1SPZFDDJPOFT
SFOEJNJFOUPT
t'JOBODJBDJOEFMQSPZFDUP
t3FWJTJPOFTEFMSFOEJNJFOUP
t%FTWPT
t*OGPSNFTEFSFOEJNJFOUP
EFMQSPZFDUP
t1SPZFDDJOEFM
t"DUJWPTEFMPTQSPDFTPT
t"OMJTJTEFMBTWBSJBDJPOFT
QSFTVQVFTUP
EFMBPSHBOJ[BDJO
t4PGUXBSFEFHFTUJO
t"DUVBMJ[BDJOEFMQMBO
Figura 10
ZEPDVNFOUPT
34 | LA GESTIN DE COSTOS
C.C.
Conceptos
Claves
Conclusiones
La Gestin de Costos incluye los procesos de Estimacin, Presupuestacin y Control.
Su objetivo radica en definir la lnea de base de costos para poder gestionarlos durante la ejecucin
del proyecto.
La estimacin y la presupuestacin, constituyen procesos de la fase de planificacin y el control
compone un proceso de la ejecucin.
Resulta importante conocer las herramientas y tcnicas de estimacin y presupuestacin de costos, y
aprovechar la experiencia obtenida en cada proyecto, a efectos de mejorar la base del conocimiento.
Ello implica que los profesionales encargados del desarrollo de los presupuestos mantengan un fluido
contacto con los representantes de cada rol en las obras y con el rea de compras.
La tcnica del Valor Ganado conforma una herramienta simple y eficaz para conocer el estado de
costos del proyecto en cualquier fecha.
Los desvos de costos deben detectarse a tiempo, a los fines de corregirlos, si es posible, y analizar
el origen de los mismos.
La base de costos de una organizacin resulta ser un activo intangible de la misma, y compone la
herramienta por excelencia para una ptima gestin de costos.
A los responsables de desarrollar los presupuestos les recomiendo que visiten las construcciones,
interacten con los Jefes de obra y revisen la forma en que ellos desglosan y computan los trabajos.
Descubrirn que los mencionados profesionales tienen mucho que aportar en los procesos
de gestin de costos.
Auto
Evaluacin