1.

1 INTRODUCCION

Actualmente, con la poca de la globalizacin que vivimos se hace necesario que cada
empresa, de cualquier rubro, por ms pequea que sea precise una herramienta digital de
trabajo, la cual le puede brindar un conocimiento actualizado y exhaustivo de sus
componentes, de esta manera podra tener una mejor administracin en las compras, ventas
e inventario de sus productos.
Ante la creciente demanda de los productos en el rubro de herramientas y cocina, hacen
difcil la tarea de llevar un control y una organizacin adecuada de los mismos, esta
necesidad se manifiesta imprescindible para lograr una administracin de la Importadora de
forma automatizada, para un mejor control y desarrollo de las compras, ventas e inventarios
de la organizacin.
Actualmente el control del inventario, compras y ventas se realiza de forma manual. Lo que
tiende a ocasionar grandes prdidas y errores con los datos que se manejan. Tambin
ocasiona prdida de tiempo y mucho trabajo al momento de obtener informes sobre los
productos. Elegimos la IMPORTADORA CABEZAS para gestionar un sistema de
informacin que pueda optimizar la administracin del negocio. Por esto propuso el
desarrollo de este proyecto, teniendo en cuenta todos los procesos que involucran los
movimientos de la empresa tales como: inventario de almacn, compra o adquisicin de los
productos, ventas y manejo correcto de la informacin de los clientes y proveedores.

1.2 ANTECEDENTES
La IMPORTADORA CABEZAS se cre en el mes de Junio del 2007, ubicada en la
ciudad de Santa Cruz de la Sierra, sobre la calle Isabel la catlica esquina Yotau, adems
cuenta con dos depsitos en el barrio Hroes del Chaco.
El propietario de la IMPORTADORA CABEZAS es Sr. Ral Cabezas, de 55 aos de
edad y su esposa.
Empresa familiar que comercializa artculos para la cocina, herramientas mecnicas y
agrcolas de la lnea Tramontina.
Los horarios de atencin de la IMPORTADORA CABEZAS son de lunes a sbado 8:00
am a 6:00 pm los das hbiles, y los sbados de 8:00 am a 1:00 pm.
Actualmente en la IMPORTADORA CABEZAS cuenta con un personal mnimo por ser
un negocio familiar:
Encargada de administracin: Sr. Ral Cabezas Abasto.
Encargado de ventas y administracin: Sr. Esteban Cabezas.
Personal de ventas: Sr. Jos Antonio Arce Chvez.

1.4 JUSTIFICACION
Nos hemos decidido desarrollar un sistema con el propsito de resolver todos los problemas
existentes en la compra, venta e inventario, la cual presenta dificultad en la organizacin y
el rendimiento, con este anlisis del sistema estableceremos los problemas de manera lgica
y le buscaremos una solucin que ser presentada en un sistema de informacin, el cual
resolver los problemas de la misma.
Una buena presencia, un buen servicio, una buena informacin de los productos, son la
clave para alcanzar el xito de esta empresa, parte de aqu la necesidad de crear un espacio
propio que defina o marque la diferencia, en la rea comercial.
Es por esto, que se hace necesaria la implementacin de un sistema de informacin que
facilite el control de inventario, procesos de compras y ventas de los medicamentos de la
IMPORTADORA CABEZAS, que sea confiable, que permita ahorrar tiempo, esfuerzo y
sobre todo que evite los problemas que podran producirse en caso de un mal manejo de
informacin de los productos.
1.5 DESCRIPCION DEL PROBLEMA
La IMPORTADORA CABEZAS no cuenta con un sistema de informacin que le
permita administrar el inventario, compras y ventas de los productos. Se genera muchas
dificultades a la hora de procesar los datos en trminos de tiempo y las posibles falencias
que este trabajo manual implica; sin mencionar el riesgo de que estos se pierdan.
La informacin acerca de los proveedores, como sus datos personales, tipo de producto, los
precios estndares, tipo de pago que se le da, si es a crdito o al contado etc. Son anotados
en cuadernos o agendas, lo que es un serio problema de inconsistencia de datos, desorden
de los documentos y debido a estos puede haber perdida de la informacin recaudada con el
pasar de los das, meses y aos.
A continuacin detallamos los procesos en los cuales se generan dificultades:

 Inventario:
Los productos son adquiridos mediantes pedidos, un pedido se realiza a los proveedores
cuando algunos de los productos se agotaron o los que hay no son suficientes para cubrir su
posterior venta a clientes.
Los proveedores envan mercadera por tierra, dependiendo el pedido que realiza la
empresa. De esta manera se proveen de los productos, para luego venderlos por unidad o
por mayor.
Esta empresa se caracteriza por ser una importadora directa de la lnea Tramontina, y son
muy pocas las cosas que se vende por menor ya que se caracteriza por abastecer a pequeas
tiendas pertenecientes a diferentes clientes por mayor. Por lo cual las salidas y entrada de
los productos se registran en cantidades muy grandes.
Compras:
Todos los productos son directamente importados de la empresa Tramontina desde Brasil,
los cuales llegan por tierra en camiones grandes directamente a la Aduana Nacional donde
se realizan los procesos necesarios para su posterior retiro a los depsitos, algunas de ellas
se validan en la frontera Brasil-Bolivia y llegan directo a los depsitos donde se realiza el
respectivo control con la pliza de importacin.
Por lo general los productos, dependiendo su tamao, llegan en cajas las cuales son
distribuidas al mercado o a su pequea sucursal.
El control de los productos se realiza en depsitos para que concuerden con lo registrado en
la pliza de importacin.
Ventas:
Las ventas se realizan de forma personal al cliente, emitiendo as una nota de venta y
factura si el cliente lo solicita.
Tambin se realizan las ventas a pedido a los clientes que llevan ya tiempo comprando de la
empresa y se los considera de confianza, las ventas se dan al contado y al crdito
dependiendo del tipo de cliente

Cada una de las ventas es registrada manualmente en una libreta de notas, anotando as el
nombre del producto, cantidad, precio y la fecha.
Notas de salida:
En estas se detalla la cantidad de productos y el tipo de compra que se lleva a cabo,
especificando todos los datos necesarios para su respectivo cobro.
1. Control

Inventario

Factura y nota de venta

Abastecimiento de productos

Egresos(en este caso solo productos daados)

Ingresos(en este caso solo compra de productos)

Registro de clientes y proveedores

2. Accesos a reportes en cualquier momento

3. Consistencia de datos
1.6 FORMULACION DEL PROBLEMA
Debido a que todos los procesos que engloba el manejo de la IMPORTADORA
CABEZAS son realizados manualmente, se vio la necesidad de desarrollar sistema de
gestin informatizado, el cual permita a los propietarios manejar de manera ms ptima y
eficiente los registros de compras, ventas e inventario que se vienen generando en la
empresa y de esta manera hacer que la bsqueda de la informacin sea ms rpida y
eficiente para una buena atencin al cliente y mejor control.
1.7 OBJETIVOS
1.7.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un sistema de informacin para gestionar compras, ventas e inventario de la
IMPORTADORA CABEZAS.

1.7.2 OBJETIVO ESPECIFICO

Recolectar informacin sobre la organizacin y el funcionamiento de la
IMPORTADORA CABEZAS mediante entrevista a los encargados en
este caso propietarios.
Analizar el funcionamiento de la empresa como ser: el manejo de inventario,
compras y ventas de los productos.
Realizar el respectivo anlisis y diseo del problema mediante metodologas
de desarrollo de software como el PUDS y las herramientas de UML.
Disear una base de datos que soporte la informacin de los datos que a ser
procesados.
Implementar mdulos que sean representativos del sistema como ser mdulo
de inventario, de compras y de ventas, generar reportes, y administracin de
usuario.
Realizar las pruebas necesarias para el ptimo funcionamiento del sistema.
1.8 ALCANCE
El proyecto tiene como finalidad facilitar las tareas crticas, priorizando las ms
necesarias que presenta actualmente el proceso de comercializacin de la
IMPORTADORA CABEZAS, adems de simplificar y automatizar otras tareas.
Por lo tanto, el sistema contara con los siguientes mdulos:
a. Gestionar Inventario de Productos
Se dar preferencia en el acceso al administrador (El propietario), para realizar
modificaciones, los empleados tendrn acceso limitado.
El ingreso de los productos a los depsitos se los clasifica por el tipo de producto
que es, ya sea herramienta o de cocina.
El manejo de la mercadera y productos que llegan a los depsitos se lo realiza
tomando en cuenta los siguientes atributos:

 Depsito
1. Cdigo
2. Descripcin
3. Ubicacin
Producto
Cumplir a funcin de registrar, modificar y eliminar todos los datos de los
nuevos productos adquiridos.
1. Cdigo
2. Nombre
3. Precio de venta/u
4. Tipo
5. detalle

b. Gestionar Compra
En este mdulo ser realizada por la administracin (en este caso el propietario).
Las compras se registran mediante una nota de ingreso que emite el proveedor.
Nota de Ingreso(Pliza o factura comercial)
1. Numero
2. Fecha
3. Cantidad
4. Cdigo de productos
5. Descripcin del productos
6. Precio unidad

c. Gestionar Ventas
En este mdulo tanto el administrador (el propietario), como los usuarios
(empleados) tendrn acceso.
Gestionar Nota de Venta
1. Numero
2. Fecha

3. Monto
4. Nombre de cliente
5. CI
6. Detalle
Gestionar Factura
1. Numero
2. Fecha
3. Monto
4. Cantidad
5. Descripcin del producto
6. Nombre
7. Nit
d. Gestionar Clientes
Se utilizaran los datos de los clientes para los procesos de venta y en caso de ser un
cliente constante se le otorga un bono de beneficios adicionales.
1. CI
2. Nombre y apellido
3. Direccin
4. Sexo
5. Telfono

e. Gestionar Proveedor
Se registran los datos necesarios de los proveedores para mantener informada a la
administracin donde realizan las diferentes compras.
1. Nombre
2. Direccin
3. Telfono
4. Correo electrnico

f. Gestionar Nota de Salida

Se registraran los datos de los productos observados.
1. Numero
2. Producto
3. Cantidad
4. Fecha
5. Detalle
1.9 ENTREVISTAS
Entrevista #1
Lugar: Barrio Hroes del Chaco Calle Antonio Vacadiez esquina Tomas Campbell
Duracin: 15min
DATOS DE LA EMPRESA
Nombre: Importadora Cabezas
Privada

Estatal

Datos del Entrevistado

Nombre: Raul Cabezas Abasto
Cargo: Propietario
Datos del Entrevistador
Nombre: Jose Antonio Arce Fuertes
Cuestionario de Preguntas:

Cmo es el funcionamiento de la empresa?

Todo el funcionamiento de la empresa y las ventas estn registradas a mano en
un cuaderno. El manejo de inventario solo se maneja por Excel.
Cuenta con un sistema de informacin para administrar la empresa?
No, solo registramos en un cuaderno las ventas y se guardan las facturas.

Cmo registra la compra de los productos?

Manejamos el inventario en planillas en Excel, todo lo que nos llega de mercadera
es registrado all.
Cuenta con proveedores?
Si, por el momento solo trabajo directamente con Tramontina, ms adelante
planeo traer productos de otras marcas.
Cmo se maneja la venta de los productos?
El manejo solo es a mano en un cuaderno de registro anotando solo el nombre del
producto y precio de venta.
Emite Nota de Venta?
Solo cuando el cliente lo solicita.
Emite Factura despus de cada venta?
Si emitimos factura para no tener problemas con los impuestos.
Cmo maneja el inventario?
En Excel, en planillas se van registrando todo lo que se va inventariando.
Cada qu tiempo realiza sus compras?
La compra depende de la venta de productos, la mayora de las compras se
realiza cuando algn producto demandado se esta agotando.
De qu forma compra sus productos?
Va web o por un representante de Tramontina que se encuentre aqu en Santa
Cruz, la mayora de las veces va web.
Realiza inspeccin de productos?
Solo cuando llega la mercadera verificamos que este en buen estado ya que no
son productos perecederos, pero hacemos una revisin cada tres meses.
Existe incremento de venta en algunas temporadas?
Todo el ao redondo es normal solo en fechas como carnaval, ao nuevo y
navidad es muy escasa la venta.

Trabaja tiempo completo?

No, solo ocho horas.
Cantidad de empleados de la empresa?
La empresa tiene alrededor de 10 empleados.
Horarios de trabajo de los empleados?
Las empleadas trabajan ocho horas cada una.

Entrevista #2
Lugar: Calle Isabel la Catlica esquina Yotau, zona la ramada.
Duracin: 20 min.
DATOS DE LA EMPRESA
Nombre: Importadora Cabezas
Privada

Estatal

Datos del Entrevistado

Nombre: Esteban Cabezas
Cargo: Encargado de Administracin
Datos del Entrevistador
Nombre:
Cuestionario de Preguntas:

Con cuntos empleados se inici la empresa?

La empresa inicio con 5 empleados.
Con cunto de capital inicio la empresa?
La empresa inicio aproximadamente con 5000$.
Cmo era el manejo de inventario?

Antes se lo realizaba en cuaderno.

Cmo era el manejo de compras?
El manejo de compras nunca se registr solo se guarda las facturas de compra.
Cmo era el manejo de ventas?
El manejo de ventas siempre fue manual y plasmado en un cuaderno.
Cul es el horario y rea laboral de los empleados?
Existen dos horarios:

De 8:00 hasta 12:00

De 14:30 hasta 18:30

El rea laboral de los empleados es encargarse completamente de todo como

atencin, limpieza, etc.
Hubo cambio en el modelo de trabajo?
No, no hubo ningn cambio siempre fue el mismo modelo.
Cules son los das y horas de atencin al cliente?
Los horarios son de lunes a sbado desde las 8:00 hasta las 18:00.
Ha tenido algn problema con un producto vendido?
Si siempre existen estos casos con productos defectuosos o equivocaciones de
los clientes en la compra de los productos.
Acepta devoluciones?
No hay devoluciones solo cambios de producto.
2. ELEMENTOS DEL SISTEMA BASADO EN COMPUTADORAS.
2.1 HARDWARE:
2.1.1 Servidor
-

Procesador Core i3

Velocidad 2.5 GHZ o mayor

Memoria RAM 2GB o mayor

Lector de CD o DVD ROM. Necesario para la instalacin de las aplicaciones.

Disco Duro 380 GB dependiendo de la cantidad de informacin que se va

almacenar.
-

Acceso a internet configurado para utilizar la lnea de banda ancha.

Puede ser necesario para enviar reportes.

Impresora LX-300 Matricial para los diferentes facturas, recibos o reportes que
imprima el software.
2.1.2 Cliente
-

Todo tipo de dispositivos mviles o computadoras.

2.1.3 Medios de Comunicacin

-

Conexin a internet para enviar reportes.

2.1.4 Otros Dispositivos

-

Ninguno.

2.2 SOFTWARE:
2.2.1 Servidor
-

Funciona sobre Sistema Operativo Windows 7.

SQL SERVER 2008. Para la conexin de la Base de Datos y guardar toda la

informacin necesaria de la empresa.
2.2.2 Cliente
-

Cualquier navegador web.

2.2.3 Otro software adicional

-

Ninguno.

2.3 DATOS:
Cliente y Proveedor:
Se tendrn los siguientes campos de cada cliente y proveedor: nombre, telfono, direccin.

Inventario
Manipular los siguientes atributos: cdigo, nombre, precio de venta /u., cantidad
disponible, detalle.
Trabajador
Los campos que manipular sern: CI, nombre y apellidos, direccin, nmero de telfono,
nmero celular, sexo, fecha de ingreso.
Compra
Manipulara los datos de cada producto que ingresa al almacn mediante una factura que
incluir: nmero, fecha, cantidad, cdigo de producto, descripcin del producto, precio por
unidad.
Venta
Se gestionar las ventas mediante:
Nota de Venta, que incluir: numero, fecha, monto, nombre del cliente, CI del cliente,
detalle.
Factura, que incluir: numero, fecha, monto, cantidad, descripcin del producto, nombre,
NIT.
2.4 PROCESOS:
PROCESO DE COMPRA
Este proceso comienza con la adquisicin del producto a travs de los proveedores, en este
caso Tramontina, que se realizan los pedidos por medio de su pgina web de compras y se
cancela el efectivo en lnea, luego llega el pedido en un camin designado con la pliza de
importacin y su respectiva factura comercial, en depsitos se verifica todos los productos.
PROCESO DE INVENTARIO
Una vez realizado el proceso de compra, se procede a la actualizacin del inventario
(llenando los datos de cada producto en los campos correspondientes), esto se realiza con
los productos verificados luego de hacer una revisin general en el proceso de compra.
PROCESO DE VENTA
Este proceso inicia con la solicitud de un producto por parte del cliente, si dicho cliente es
nuevo, es registrado por el sistema. El software verifica la disponibilidad del producto
requerido y muestra los detalles (como ser: costo por unidad, cantidad disponible, fecha de
caducidad, etc.). Una vez que el cliente realiza la compra del producto (o productos), el

sistema imprime en la pantalla el total a pagar y registra la venta en la base de datos, y

finalmente imprime la factura correspondiente.
2.5 GENTE / USUARIO
a. Administrador: esta cuenta ser manipulada nicamente por el propietario, quien tendr
acceso a todas las funciones que se encuentran en el software, como ser: agregar, editar,
eliminar, buscar, vender productos, as como tambin agregar o eliminar usuarios (en el
caso de contratacin o retiro de los trabajadores).
b. Trabajador: cada empleado tendr una cuenta nica, a la que solamente l tendr acceso,
y sus funciones sern limitadas, por ejemplo: no podr agregar, editar o eliminar algn
producto del sistema.