Gua de LibreOffice 3 Calc

Funciones y formatos

Antonio Roldn

FUNCIONES Y FORMATOS

En este segundo documento se explican los conceptos mnimos necesarios para crear
las primeras hojas que tengan una cierta utilidad, como presupuestos, esquemas de
clculo, conversiones de monedas, etc. Es muy importante dominar estas tcnicas
bsicas antes de seguir con el proceso de aprendizaje.

CONTENIDO

Funciones y formatos .................................................................................................... 1

Frmulas en Calc........................................................................................................ 2
Estructura de una frmula ...................................................................................... 2
Funciones elementales ........................................................................................... 2
Autosuma ............................................................................................................... 4
Formatos de celda ..................................................................................................... 4
Formatos de fuente ................................................................................................ 4
Alineacin ............................................................................................................... 5
Colores de relleno y bordes .................................................................................... 6
Formatos numricos .................................................................................................. 7
Formatos rpidos.................................................................................................... 7
Otras opciones........................................................................................................ 8
Clculos con porcentajes ......................................................................................... 10
Operaciones de edicin ........................................................................................... 12
Cortar, Copiar y Pegar ........................................................................................... 12
Deshacer-Rehacer ................................................................................................ 13
Eliminar y Borrar ................................................................................................... 13
Insertar filas, columnas y hojas ............................................................................. 14
Buscar y Reemplazar ............................................................................................. 15

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Ajustar texto automticamente ............................................................................ 16

Comandos del men Ver .......................................................................................... 17
Ver varias hojas simultneamente ........................................................................ 18
Complementos............................................................................................................ 18
Estilos ...................................................................................................................... 18

FRMULAS EN CALC

ESTRUCTURA DE UNA FRMULA

Las frmulas en Calc se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y /

como operadores bsicos, junto al smbolo ^ para las potencias y el uso de parntesis
para indicar prioridad. Estas operaciones se efectan sobre
Nmeros: =34+23^3
Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)
Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12
Tambin se admiten operadores de comparacin: <, >, >=, pero su uso puede ser
complicado.
Si no se usan los parntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las
potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y
la resta.
Toda frmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Calc interprete que
es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan frmulas hay que distinguir entre
ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. As si se escribe =20+30, el
resultado ser 50, que es lo que veremos en la hoja. A los resultados les llamaremos
tambin valores de la celda.
FUNCIONES ELEMENTALES

Las funciones de Calc son palabras clave que producen un clculo determinado. Las
ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI,

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Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.
Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre
parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:
=SUMA(C4:D12) Esta funcin sumara todos los nmeros comprendidos entre la celda
C4 y la D12. Aqu SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.
=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
parntesis.
=RAIZ(9) Devolvera un 3, que es la raz cuadrada de 9.
=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmtica de todos los nmeros contenidos
en las celdas comprendidas entre C4 y G18.
Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se acude al botn f(x), situado
junto a la lnea de edicin,

y se abrir un catlogo de funciones para que elijas la que deseas.

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AUTOSUMA

Junto al botn f(x) puedes ver el de Autosuma, representado por la letra sigma .

Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar, y pulsar el botn . A
veces tendrs que guiar su funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si
este tiene estructura de columna, la suma se situar debajo, y si de fila, a la derecha.
Estas son las funciones ms usadas en Calc, por lo que debes practicar bastante con el
botn hasta que lo domines. En la imagen puedes ver la insercin de la funcin
SUMA mediante este botn. El argumento entre parntesis lo construye el botn y
t no tienes que hacer nada.

FORMATOS DE CELDA

FORMATOS DE FUENTE

La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentacin. Como en la primera gua ya se explic la barra de
Formateo, nos dedicaremos en esta a explicar con
profundidad todas las opciones del men Formato.
Abre el men Formato y elige CeldasCuando se
abra la ventana seala la pestaa Fuente

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Las opciones se explican por s
mismas: Fuente te permite
elegir entre Arial, Verdana y
otras muchas. Es la forma que
tendrn las letras.
Con el Estilo puedes elegir entre
Normal, Negrita y Cursiva.
El Tamao puede variar mucho,
pero los ms usados van desde
10 hasta 18 puntos.

Por ltimo, se puede cambiar a

otro idioma distinto del predefinido, y con los botones de abajo Aceptar o Cancelar,
pedir Ayuda o Restablecer los valores predefinidos.

ALINEACIN

La siguiente pestaa que veremos es la de Alineacin, dentro de Formato-Celdas

En la parte superior puedes concretar la alineacin horizontal, en la que puedes

concretar:
Opciones clsicas: izquierda, derecha, central y justificado
Predeterminado: Sita los nmeros alineados a la derecha y los textos a la izquierda.
Relleno: Llena toda la celda repitiendo lo que se haya escrito, como 81818181
En la alineacin vertical existen posibilidades similares, pero menos tiles.
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La rueda de la parte central te permite inclinar el texto entre 0 y 360, aunque lo

verdaderamente til es restringirse al intervalo 0-90. Es aconsejable usarlo slo en
una fila si contiene rtulos mucho ms anchos que el resto de datos. Con la opcin de
la arista se puede anclar la direccin en distintas partes de la celda.
Ajuste de texto
Es muy interesante esta opcin, porque permite escribir varias lneas de texto en una
misma celda. Es til para notas y comentarios. Para cambiar de lnea basta pulsar la
combinacin de teclas Ctrl-Intro.

COLORES DE RELLENO Y BORDES

Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas. En la barra de Formateo dispones de tres botones consecutivos que
te permitirn esos cambios

Cambio de fondo

El botn central es el indicado para cambiar fondos. Es un poco

pobre, por lo que si deseas rtulos atractivos debers insertar
formas o cuadros de texto.
Al pulsarlo se te ofrece el catlogo de colores tpico de este
programa. Eliges un color y has terminado. Para una buena
legibilidad es bueno que uses colores claros.
Con el botn de la derecha cambias el color de fuente. El catlogo es el mismo y el
consejo el opuesto: procura usar colores muy oscuros.
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Cambio de borde

El botn de la izquierda tiene como objeto disear los bordes de una celda o de un
rango. Desafortunadamente no cambia el estilo ni el grosor, En cambio, los bordes
ofrecidos son aditivos, es decir, que eligiendo dos o ms de ellos se dibujarn ambos
simultneamente, como ves en la imagen:

FORMATOS NUMRICOS

FORMATOS RPIDOS

En todas las hojas que consultes vers que puede haber celdas en las que los nmeros
se presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente, unas estarn
expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirn celdas que expresen fechas y
horas, e incluso smbolos especiales, como 34 km/h.
Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Elige
una celda que contenga un nmero.
En la barra de Formateo slo hay cuatro formatos rpidos, representados por estos
botones:

Son, de izquierda a derecha:

Formato de moneda: Cambia el formato al de la moneda definida al instalar el equipo.
En nuestro caso sera en euros:

Si pulsas el botn de nuevo se anula ese formato de moneda y pasa al anterior.

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Porcentaje: Transforma la cantidad en porcentaje. Debes tener cuidado, porque

LibreOffice interpreta este como tanto por uno y multiplicar la cantidad por 100.
Por ejemplo, si has escrito un 3 y pulsas este botn se transformar en

Decimales: Para aadir decimales elige el penltimo del grupo. Cada pulsacin aadir
un decimal. El botn situado a su derecha eliminar un decimal. Experimenta con los
dos para ver el efecto.

OTRAS OPCIONES

Es fcil que no te baste con los formatos rpidos de los botones. En ese caso acude al
men Formato, elige Celdas y despus la pestaa Nmeros.

CATEGORAS

Es la opcin ms interesante de los formatos numricos,

pues determina la forma en la que Calc los manejar en los
clculos. Se ofrecen las siguientes categoras:
Nmero
Posee las propiedades vistas en anteriores prrafos: nmero
de decimales y separador de miles. Tienes esas opciones en
la misma pestaa. Tambin la de escribir en rojo los
nmeros negativos, que es muy til en modelos de tipo
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financiero, para distinguir el efectivo de las deudas. Tambin puede concretarlos ceros
a la izquierda de la coma o punto decimal.

Moneda
Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn la
regin geogrfica que est definida en tu equipo. Veremos ms adelante cmo
cambierla.
Fecha
Este formato se explica por s mismo. Basta ver la variedad tan grande de tipos de
escritura de fecha ofrecidos.

Ms adelante volveremos sobre estos formatos.

Tiempo
Este formato permite expresar da y hora conjuntamente o la ltima por separado. Es
similar a la anterior.
Porcentaje, fraccin y cientfico
El primero ya est explicado. La fraccin debers manejarla con cuidado, porque
redondea. La notacin cientfica es la usual del tipo 1,26E+12
Texto
Convierte el nmero en texto sin valor de clculo.
Definido por el usuario
Para aadir una palabra, unidad o smbolo a una cantidad numrica debes alterar su
cdigo. Para ello elige la categora de Definido por el usuario y escribe en la lnea
inferior de formato de cdigo. La mejor opcin es la deelegir previamente la categora
Nmero y el formato Estandar. De esta forma el cdigo comenzar con esta palabra. Si
eliges otro distinto te aparecern otros cdigos abajo. Por ejemplo, con separador de
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miles y tres decimales el cdigo sera #.##0,000. No es excesivamente importante

saber manejar estos cdigos. Si deseas profundizar, en la ayuda de Calc se te explican
de forma completa todos ellos. Para nosotros lo interesante viene detrs .del cdigo
bsico.
Escritura de texto detrs del nmero
Concretado un tipo de formato, por ejemplo Estandar, o 0,00. Escribe la palabra que
deseas que figure en la celda detrs del nmero, por ejemplo cm. Adela al cdigo
entre dos comillas: Estndar "cm." En la imagen se ha definido el formato en km/h.

En los modelos de Fsica o Qumica es muy til aadir las unidades de las magnitudes al
cdigo estndar: g/l, m/s, newton, etc.
Con este procedimiento puedes definir una moneda distinta del euro. Si deseas
disponer de ella siempre que lo desees, pulsa el botn de Agregar situado a la derecha
de la lnea de cdigos.Si despus no lo necesitas, lo seleccionas y pulsas Suprimir.
En sesiones posteriores se ampliarn algunas ideas sobre formatos.
Pincel de formato
Es el botn situado junto a las opciones Cortar y Copiar de la barra Estndar.
Para usarlo selecciona una celda, pulsa sobre ese botn para que cree un
pincel, y con l recorres las celdas sobre las que quieres copiar el formato.
Si pulsas con doble clic tendrs activo el pincel hasta que pulses de nuevo.

CLCULOS CON PORCENTAJES

El formato de porcentaje merece un estudio especial, porque presenta el problema de

usar en realidad el tanto por uno, y no el tanto por ciento. As, el 23%, para Calc es el
nmero 0,23, aunque se escriba de la otra forma 23%. Este detalle dificulta el
aprendizaje al principio.
Escritura de un porcentaje
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Para insertar un porcentaje en una celda la forma ms simple es la de escribir el tanto

por ciento y despus el signo %. Hay que tener en cuenta que si escribimos 12% la
cantidad que se guarda es 0,12, y no 12.
Tambin se puede escribir el 12 y despus pulsar sobre el botn de porcentaje, con los
mismos efectos. Puede ocurrir que la celda ya tenga formato de porcentaje, con
lo que la conversin se har de forma automtica.
Clculo del porcentaje
Si deseamos aplicar a una cantidad un porcentaje que est escrito con el formato
correcto, bastar multiplicar la cantidad por el
porcentaje.
Observa este clculo: Halla el 15% de 34.000
Ahora estudia las frmulas que se han usado:
El porcentaje se ha guardado como 0,15 y el resultado es un simple producto de la
celda de la cantidad por la del porcentaje:

Aumento o disminucin
Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastar con multiplicarla por la celda
del porcentaje aumentada en una unidad. As, para aumentar un 33% hay que
multiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y la
cantidad en la B2, el aumento se escribira como =B2*(1+B3), con parntesis.
Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la frmula =B2*(1-B3)
disminuira la cantidad en un 33%.
Comparacin como porcentaje
Si el total de una factura, 23.550 , se encuentra en una celda, pongamos la C9 y una
partida de la factura, por ejemplo el material, 9.345 , se ha escrito en la celda C8, para
saber qu tanto por ciento del total representa el material, bastar dividir C8/C9 y
despus asignar al cociente el formato de porcentaje. Observa el clculo de la imagen
e intenta reproducirlo:

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OPERACIONES DE EDICIN

Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Calc de forma rpida. Las usars a
diario.
CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Las operaciones bsicas de edicin de Cortar, Copiar y Pegar las tienes implementadas en la
Barra Estndar. Los botones no tienen buena visibilidad, pero pronto los localizars fcilmente.

No hay que explicar su funcionamiento, que es idntico al de otros programas. S debes saber
que para seleccionar las celdas que desees copiar o cortar debers mover el ratn con el botn
izquierdo pulsado. Junto al botn de Pegar una flechita nos abre bastantes posibilidades:
Si eliges GDI metafile o Bitmap podrs pegar el contenido como i
imagen, con lo que pierdes toda la informacin matemtica,
pero te puede interesar si usas esa posibilidad en Word o
PowerPoint.
Veremos ms adelante que el pegado como vnculo DDE no
copia el contenido, sino que enlaza a l, con lo que se puede
actualizar la copia. Tambin tienes opciones para copiar como texto: sin formato, como RTF y
en HTML.
Tendrs ms dominio si los localizas en el men Editar, porque te recuerdan los atajos de
teclado CTRL+C para Copiar, CTRL+V para Pegar y CTRL+X para Cortar y tambin porque te
ofrece el Pegado Especial. Es conveniente que nos detengamos en l, porque tiene opciones
interesantes.

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Las ms interesantes son:

Pegar slo algunos elementos: El pegado normal afecta a todo: formatos, nmeros,
frmulas, pero a veces slo deseamos copiar los valores y desactivaremos el pegar todo y
slo mantendremos activos nmeros o textos.
Operaciones: Aunque no se usa mucho, esta opcin te permite pegar realizando una
operacin sobre los datos preexistentes.
Transponer: Puede ser muy til, porque transforma filas en columnas y viceversa. A veces
puede convenir para construir tablas de doble entrada.

Existe una tercera forma de usar los comandos de edicin, y es

mediante el botn derecho del ratn. Si sealas un rango de celdas y lo
pulsas, entre las muchas opciones ofrecidas estn las de Copiar, Cortar
y Pegar, incluido el Pegado especial:

DESHACER-REHACER

Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface,

puedes acudir al botn correspondiente que est situado a la derecha de
los anteriores que te permite Deshacer (flecha amarilla), para que el programa no
tenga en cuenta el ltimo cambio. Puedes usar tambin la combinacin de teclas
CTRL+Z.
Si tambin cambias de opinin en esto y no quieres deshacer, con la flecha verde
vuelves a efectuar el cambio, o con el atajo CTRL+Y
Ambas prestaciones tambin se encuentran en el men Editar
Practica con varios cambios de formato y despus acudes alternativamente a los dos
comandos para ver su efecto.

ELIMINAR Y BORRAR

Debes distinguir bien estas dos rdenes.

Eliminar
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Est situada en el men Editar con el ttulo de Eliminar celdas y tambin en el

contextual como Eliminar Quita de la hoja todas las celdas seleccionadas, y otras
ocupan su lugar. Si has seleccionado toda una fila o varias pinchando sobre su nmero,
todo lo sta contenga desaparecer de la hoja, y las dems se movern para tapar el
hueco. Igual ocurrir con grupos de columnas. Puedes indicar cmo se cubrir el hueco
creado:

Borrar o Eliminar contenido no elimina la celda, pero borrar todo su contenido o la

parte que decidas: los formatos, los comentarios, etc.

La tienes situada en los mismos mens que la anterior.

La tecla Retroceso produce los mismos efectos y la tecla Supr borra todo sin consultar.

INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

En la parte superior del men Insertar dispones de las

posibilidades de insercin: filas, columnas, celdas,...Segn
el nmero de las mismas que hayas seleccionado, se
insertarn otras tantas. En el caso de las celdas te
preguntarn, como en los comandos anteriores, hacia
dnde debern moverse las restantes celdas. Esta accin
tambin est disponible en el men contextual del botn
derecho del ratn.

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La insercin de celdas no es muy aconsejable, pues se puede desorganizar todo tu

esquema de clculo.
Insercin de una hoja: La ltima opcin de Insertar se refiere a una hoja completa. Te
aade una hoja de clculo nueva donde le indiques, segn esta ventana de opciones:

Las ms importantes son las de decidir si se inserta delante o detrs de la actual y el

nombre que desees darle.
La misma operacin te ofrece la pestaa + de la parte inferior de las hojas.

Si despus quieres cambiar la hoja nueva de sitio podrs arrastrar su pestaa delante o
detrs de otras, as como cambiarle el nombre con el botn derecho. Tambin puedes
con l colorear la pestaa

BUSCAR Y REEMPLAZAR

Esta operacin es muy til si deseas buscar un dato en muchas celdas o corregir
cualquier texto o nmero errneo.

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En realidad existen dos formas distintas de buscar, ambas situadas en el men Editar.

Si eliges Buscar se abrir la barra de herramientas correspondiente con todas las

opciones de bsqueda sobre el texto que escribas:

Si despus te estorba usa el comando Ver para desactivarla.

La opcin de Buscar y Reemplazar sigue otro camino. Al elegirla obtienes una ventana
de bsqueda muy sencilla de interpretar, pues slo hay que concretar qu se busca y
por qu otro texto se reemplaza.
La opcin de Reemplazar todo hay que gestionarla con cuidado, pues acta
indiscriminadamente sobre todo lo que encuentre.

La misma ventana sirve tambin para Buscar.

AJUSTAR TEXTO AUTOMTICAMENTE

En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltos
de lnea, como ocurre en la siguiente imagen

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Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada, y acudir a Formato Celdas y la

pestaa Alineacin. Ah se encuentra la opcin de alinear texto automticamente

Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usar
la combinacin de teclas Ctrl-Intro

COMANDOS DEL MEN VER

Mediante este men puedes decidir cmo deseas ver la hoja en la que ests
trabajando. De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas slo Normal,
para no confundirte.
De las dems opciones por ahora slo nos interesan algunas:
Barra de herramientas: Con ella se pueden activar o desactivar algunas barras. No es
aconsejable tener muchas abiertas. Quizs con las bsicas Estndar, Formateado y
Dibujo es como mejor se trabaja.
Escala: Te permite acercar o alejar la visin de las celdas. En realidad, es mucho ms
prctico acudir al desplazador que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra de
Estado

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Su funcionamiento es muy simple: Usa el signo + para acercar la visin de la celdas, el

signo para alejar y el desplazador para lograr un zoom continuo.

VER VARIAS HOJAS SIMULTNEAMENTE

En el men Ventana tienes la opcin de Nueva ventana. Con ella puedes conseguir ver
dos o ms hojas de forma simultnea. Puedes despus cerrarla con la opcin Cerrar
ventana.
Los comandos Dividir y Fijar permiten descomponer la pantalla en cuatro zonas de
trabajo a partir de la celda actual. En la primera las celdas se pueden desplazar de
forma independiente en cada zona y en la segunda quedan fijjadas.

COMPLEMENTOS

ESTILOS

Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinacin te agrade,

puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de
alineacin, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma
celda, y que se guardan con tu archivo. Tambin existen estilos ya diseados, que
puedes usar para tus documentos de Hoja de Clculo. Comenzaremos con estos
ltimos
Estilos y formato
Si en Formato elegimos Estilos y formato dispondremos de estilos ya definidos para
asignar a nuestras celdas. En principio hay pocos, pero despus los podemos ampliar
con otros creados por nosotros, porque los estilos se pueden actualizar, modificar y
crear.
As que con la tecla F11 o mediante el men Formato - Estilos y formato puedes abrir
la ventana correspondiente.
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Si ya has seleccionado un rango, eliges el estilo que desees y

con un doble clic del ratn se aplicar automticamente a esas
celdas. Prueba, por ejemplo con Encabezado1.
Tambin tienes un botn en la barra Formateo para abrir o
cerrar el Estilo y Formato (el primero por la izquierda)

Aplicacin de un estilo
Para aplicar un estilo a unas celdas ya seleccionadas, basta con pulsar con doble clic
sobre un estilo de la lista. Prueba a cambiar el estilo de algunas celdas que contengan
textos o nmeros.
Observa que existen estilos de celda, como los que se han visto hasta ahora, y de
pgina. A cada uno se accede con su botn correspondiente en la parte superior.
Nosotros nos referiremos siempre a estilos de celda.
Si deseas experimentar un poco, activa el modo regadera, y vers que puedes rellenar
con un mismo estilo las celdas sobre las que pulses. Para terminar pulsa de nuevo
sobre la regadera.
Creacin de un estilo a partir de una seleccin
Desde el mismo Estilo y formato puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que
asignes a una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que
quieras: fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un
amarillo de fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14
puntos.

Si deseo crear un estilo, selecciono la celda que posea este formato y pulso sobre el
botn de Estilo y formato - Nuevo estilo a partir de seleccin.
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Se abrir una ventana en la que puedo asignar un nombre a ese estilo. Despus de
pulsar Aceptar, ese estilo se incorporar a la lista de estilos.

Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento
con el que ests trabajando.
Prueba a hacerlo t: elige una celda, asgnale las fuentes, alineaciones o colores que
desees e intenta convertirla en un estilo.
Si sealas un estilo de la lista, con el botn derecho puedes acceder a su modificacin.

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