DEPADEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

Chimbote, 14 Junio del 2010

OFICIO Nro.138-2010-DS.-ULADECH.
ING. DR.
JULIO DOMINGUEZ GRANDA
RECTOR ULADECH-CATOLICA
PRESENTE .ASUNTO : Remite Instructivo Manual de Organizacin y
Funciones del Departamento de Seguridad.
REF.
: Memorando Mltiple Nro.032-2010-R-ULADECHCATLICA del 08 Junio 2010.
De mi especial consideracin :
Con especial deferencia me dirijo a Ud. para saludarlo
cordialmente y a la vez remitirle adjunto al presente el Instructivo Manual de
Organizacin y Funciones del Departamento de Seguridad, el mismo que fuera
solicitado por su Despacho con el documento de la referencia.
Sin otro particular me suscribo de Ud. reiterndole
las muestras de mi especial consideracin y estima personal.
Atentamente

TITULO :
Manual de Organizacin y funciones del Departamento de Seguridad
1. 0BJETIVO
Establecer la estructura orgnica, linea de autoridad, responsabilidad, coordinacin y
funciones de cada trabajador del Departamento de Seguridad, respecto a los deberes y
responsabilidad del cargo que le ha sido asignado, asegurando la satisfaccin y la mejora
continua del servicio a los estudiantes
2. ALCANCE
Personal de seguridad de la sede central Chimbote y de todos los Centros UniversitariosULADECH-Catlica a nivel nacional.
3. RESPONSABLE
- Jefe del Departamento de Seguridad
4. DEFINICIONES
- Manual de organizacin y funciones : Documento que establece las actividades de
planificacin, implementacin, supervisin o aseguramiento que realiza la unidad operativa
de la estructura de la universidad que conforma las normas de organizacin y funciones del
rgano

administrativo

acadmico

considerado. Muestra como las actividades

administrativas y/o acadmicas estn coordinadas para asegurar el funcionamiento de

gestin de la universidad.
- Planificacin : Planteamiento de objetivos, estrategias, actividades y recursos humanos y
materiales valorizados, que desarrollar la unidad operativa o alguno de sus rganos de
acuerdo a un cronograma preestablecido. Incluyen los elementos de control que aseguran
el cumplimiento de metas como medicin del grado de eficiencia o indicador.
- Implementacin : Ejecucin de las actividades planificadas.
- Supervisin : Verificacin que las actividades implementadas se ejecutan de acuerdo a lo
planificado a travs del ejecutor o auditores internos. Las quejas y reclamos se toman
como elementos de supervisin por la Alta Direccin.
- Aseguramiento : Deteccin de inconsistencias normativas o de planeamiento detectadas a
travs de las supervisiones o quejas de los usuarios que dan origen a oportunidades de
mejora por lo ejecutores o supervisados por los auditores internos de calidad.
- Rondero : Personal de seguridad encargado de proteger a los miembros de la comunidad
universitaria de atentados contra su integridad fsica o contra su patrimonio, mientras se
encuentren en la parte externa de los locales ULADECH-Catlica, ya sea cuando llegan o
cuando se retiran.

5. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

5.1. ESTRUCTURA ORGNICA
5.1.1 ORGANO DE DIRECCIN
Jefatura del Departamento de Seguridad
5.1.2 ORGANOS DE LNEA
5.1.2.1 PERSONAL DE SEGURIDAD EN CHIMBOTE
a) Vigilantes y recepcionistas
b) Control de docentes
c) Ronderos
5.1.2.2 PERSONAL DE SEGURIDAD EN LOS CENTROS ULADECH- Catlica
a) Supervisores
b) Vigilantes-recepcionistas
6. FUNCIONES DE LOS ORGANOS DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
6.1 El Jefe del Departamento de Seguridad
Funciones generales :
a) Elaborar los planes de seguridad y contingencia de cada local a nivel nacional
b) Verificar que el personal cuente con el implemento necesario para el cumplimiento
de sus procedimientos
c) Supervisar el control del ingreso, permanencia y salida de los estudiantes, personal
administrativo, docentes y visitantes.
d) Ejecutar supervisiones y auditoras internas a los procesos de las unidades a su
cargo nivel nacional.
Funciones especficas:
a) Elaborar, presentar y publicar mensualmente el Rol de Servicio a la Divisin de
Personal con copia a cada local.
b) Coordinar con las Divisiones Financiera y Apoyo sobre los aspectos operativos
y administrativos relacionados con la seguridad de la ULADECH Catlica
a nivel nacional.
c) Capacitar a los integrantes de las Brigadas de Emergencia de Primeros
Auxilios, Evacuacin, Seguridad y vigilancia y extincin y combate de incendio
de acuerdo a las disposiciones de Defensa Civil
d) Elaborar y solicitar la aprobacin de los planes de seguridad y contigencia.
e) Coordinar con los organismos de seguridad de la localidad con relacin al
mantenimiento de la paz y el orden interno
f) Evaluar y plantear medidas de seguridad del permetro, fachadas, techos etc. de

los locales .
g) Elaborar los Instructivos de Trabajo de Seguridad.
h) Verificar el cumplimiento de los Instructivos de Trabajo
i) Capacitar a los integrantes del Comit Interno en las acciones y planes de
emergencia, en concordancia con las disposiciones de Defensa Civil
j) Programar coordinar y dirigir las capacitaciones permanente del personal de
seguridad
k) Informar sobre el ingreso, permanencia y salida de los estudiantes, personal
administrativo, docente y visitantes cuando se le solicita.
l) Ejecutar las supervisiones y auditora al personal y/o unidades a su cargo a
nivel nacional.
m) Verificar que el personal cuente con el equipamiento para el cumplimiento
de sus procedimientos.
n) Evaluar las aulas, laboratorios, oficinas administrativas y acadmicas en
cuanto a seguridad a nivel nacional.
) Atender con la informacin de seguridad para el Modelo de Calidad del
CONEAU.
o) Atender las solicitudes del Rector para seguridad personal.
p) Otros que le asigne el Rector y/o la Divisin Financiera
LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION
a.) La Jefatura de Seguridad depende directamente de la Divisin Financiera
b) Tiene a su cargo al Personal de Seguridad a nivel nacional
c).Coordina a nivel interno con las Unidades Acadmicas y Administrativo de la
ULADECH-Catlica y a nivel externo con las instituciones de la provincia del
Santa, Defensa Civil, Cruz Roja y PNP.

6.2 PERSONAL DE SEGURIDAD EN CHIMBOTE

6.2.1 VIGILANTES Y RECEPCIONISTAS
Funciones generales
a)Verificar el ingreso de alumnos,docentes, personal administrativo y
visitantes que no se encuentren en estado de ebriedad o con efectos de
estupefacientes
b)Verificar y no permitir el uso de cigarrillos, bebidas alcohlicas,
estupefacientes o cualquier otro tipo de vicios que atenten contra las
normas de conducta
c)Solicitar documentos de identidad a todas las personas que ingresen a los
locales ULADECH-Catlica; en el caso de los alumnos
con
su
Carnet
Universitario
y
su
DNI,
el
personal
administrativo con su FOTOCHEK, ex alumnos y visitas con su DNI
d).Verificar el documentos de identidad a los ex-alumnos que ingresen a los
locales ULADECH- Catlica con la Base de Datos de los alumnos.
e) Verificar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, Reglamentos
General, Reglamento de Disciplina Universitaria y Tribunal de Honor y
otros documentos normativos aprobados y publicados.

f)

Revisar bolsos, carteras, mochilas y/o similares de las

personas cuando ingresen y salgan de los locales ULADECH,
alumnos,docentes, personal administrativo,
personal de todas
las reas y visitas sin excepcin.
g) Informar en forma inmediata y por el medio mas rpido a la
Jefatura de Seguridad sobre cualquier incidente grave que
suceda en los locales de la universidad.
Funciones especficas en cuanto al Control de Alumnos
a)Controlar el ingreso, salida , permanencia de los alumnos en los locales
universitarios y brindar el control con amabilidad.
b)Controlar el ingreso de los alumnos, con el documento de
identidad y verificar en la Base de Datos.
c)Permitir el ingreso al recinto universitario nicamente de los que estn al
da en el pago sus pensiones de enseanza.
d)Permitir nicamente el ingreso de los alumnos que tengan prorroga
autorizada por la Seccin Cobranzas donde especifica la fecha hasta la cual
se le ha concedido la prorroga.
e)Controlar y no permitir el ingreso de los alumnos que usen bermudas,
shorts, gorros, tops, polos sin mangas y aretes.
f)Controlar y no permitir el ingreso de las alumnas que usen microfaldas.
g)No
permitir
el
ingreso
de
familiares,
nios
o
personas particulares que acompaen a los alumnos y alumnas, solo se
permite con la autorizacin respectiva.
h)Reportar las ocurrencias acadmicas y administrativas para que se tome las
medidas correctivas.
Funciones especficas en cuanto al Control del Personal Administrativo
a)Controlar el ingreso y salida del personal administrativo as como
de su permanencia en sus puestos de trabajo de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo.
b)Llevar el control de ingreso y salida del personal administrativo de acuerdo a
la
modalidad
de
registro
de
asistencia
y
horarios
establecidos por la Divisin de Personal.
c)Enumerar las tarjetas de control de asistencia del personal administrativo y
ubicar correctamente en los casilleros.
d)Verificar que el Personal Administrativo no abandone su puesto de trabajo
antes de la hora establecida
e)Llevar el control de las salidas del personal administrativo previa
presentacin de la Papeleta de Salida autorizada por su jefe inmediato con
la firma correspondiente, caso contrario no podr abandonar el local.
g)Permitir el ingreso del personal administrativo cuando tiene programacin
de horas extras . Deber contar con la autorizacin de su jefe superior
inmediato; quien a la vez har de conocimiento de la Divisin de Personal y
al jefe de Seguridad para que autoricen el ingreso.
h)Remitir las tarjetas de control de asistencia del personal administrativo cada
vez que estn llenas, a la Divisin de Personal.
i)Verificar que el personal se retire del local una vez concluido su
horario de trabajo.

Funciones especficas en cuanto al Control de los visitantes

a)Verificar que los visitantes ingresen correctamente vestidos,
solicitar
su
identificacin
y
revisar
los
maletines,
cartapacios etc
b)Recibir su documento de identidad, y entregar a cambio
una Tarjeta de Visita; la cual es colocada en la parte superior del pecho
mientras dure su permanencia en el local.
c) Registrar en el cuaderno de ocurrencias los datos del visitante , recibe la
Tarjeta de Visita y devuelve el documento de identidad.
Funciones especficas en cuanto al Control de los locales
a)Garantizar la seguridad externa de las instalaciones y en la
parte interna cuando se requiera
b)Verificar y estar pendiente de personas y/o vehculos que se
encuentren merodeando o rondando los locales ULADECH,
comunicar al Jefe de Seguridad cualquier actitud sospechosa.
c)Apoyar
al
personal
de
recepcionistas
cuando
las
circunstancias lo ameriten.
d.)Brindar seguridad a los vehculos de las autoridades acadmicas y
administrativas que se encuentren estacionados frente a los locales
ULADECH y evitar vendedores ambulantes
f.)Apoyar
al
personal
recepcionistas
orientando
a
los
ciudadanos a resolver las consultas informativas.
6.2.2 CONTROL DE DOCENTES
Funciones especficas en cuanto al Control de los docentes
a) Proporcionar las Hojas de Asistencia a los docentes en la hora y fecha
segn su horario acadmico establecido por la Direccin de Escuela,
marcando su hora de ingreso y salida .
b) Supervisar la permanencia de los docentes en sus respectivas aulas
durante su horario de dictado de clases.
c) Mantener el orden interno de los alumnos y el buen uso de mobiliarios
y equipos.
d) Apoyar a los Directores de Escuela con la difusin verbal a los docentes y
alumnos sobre los eventos acadmicos a realizarse en los auditorios; a
fin de llevar el control de asistencia
e) Reportar las tardanzas y faltas de los docentes a la Direccin de las Escuelas
Profesionales.
f) Coordinar con las secretarias acadmicas de las escuelas referente a
los horarios por cada asignatura.
g) Verificar el orden y limpieza de las aulas previa coordinacin con el
personal de limpieza
h) Coordinar con el personal encargado de los equipos, para atender con los
requerimientos de los docentes en cuanto a utilizar multimedia, televisores
retroproyectores, VHS, etc.
i) Elaborar el reporte semanal y mensual de faltas y tardanzas del personal
administrativo.
j) .Supervisar la seguridad en las aulas, durante las horas laborables

k) Reportar las ocurrencias acadmicas y administrativas para que se tome

las medidas correctivas.
6.2.3 RONDEROS
Funciones especficas :
a) Brindar seguridad al personal docente, administrativo, alumnos y
principalmente funcionarios ULADECH-Catlica cuando se encuentren
en la parte externa de los locales ya sea cuando llegan o se retiran.
b) Acompaar al personal ULADECH-Catlica, a tomar los vehculos de
servicio pblico.
c) Informar al jefe de seguridad sobre las personas y/o vehculos que se
encuentren merodeando por las inmediaciones de los locales
d) Solicitar apoyo en forma inmediata al personal de Seguridad de los locales
y/o recepcionistas ante cualquier eventualidad o cuando la situacin lo
amerite.
LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION
a)Dependen directamente de la Jefatura de Seguridad,
b)Ejercen el control de ingreso , salida y seguridad a ,los alumnos, docentes,
administrativos y visitantes.
c)Coordinan con la Jefatura de Seguridad
6.3 PERSONAL DE SEGURIDAD EN LOS CENTROS.ACADMICOS
6.3.1 SUPERVISOR
Funciones especficas
a) Ejecutar los planes de seguridad y contigencia aprobados
b)Verificar que el personal cuente con el implemento necesario para el
cumplimiento de sus procedimientos
c)Supervisar los trabajos de vigilancia en el control del ingreso,
permanencia y salida de los estudiantes, personal administrativo, docentes
y visitantes.
d) Ejecutar supervisiones y auditoras internas a los procesos de las
unidades a su cargo .
e)Elaborar, presentar y publicar mensualmente el Rol de Servicio de
Seguridad y de Mantenimiento a la Unidad de Personal , Unidad de
Administracin. y/o Coordinador del Centro Acadmico.
f)Coordinar con la Unidad de Administracin , Unidad de Personal y/o
Coordinador del Centro sobre los aspectos operativos y administrativos
relacionados con la seguridad y mantenimiento del Centro.
g)Dar a conocer al personal sobre los Instructivos de Trabajo de
Seguridad .y Mantenimiento aprobados
h) Verificar el cumplimiento de los instructivos de trabajo de Seguridad y
Mantenimiento

i)Coordinar con la jefatura de Seguridad sobre las capacitaciones a los

integrantes de los Comits de Brigada Interno de Primeros Auxilios,
Emergencia y Seguridad, de acuerdo a las disposiciones de Defensa Civil
j)Programar coordinar con las jefaturas de seguridad y Mantenimiento
para las capacitaciones del personal
k) Informar sobre el ingreso, permanencia y salida del personal
administrativo y docentes cuando la Unidad de Personal, Unidad de
Administracin. y/o Coordinador del Centro lo solicitan
l)Otros que le asigne la Unidad de Personal , Unidad de Administracin,
Coordinador del Centro Acadmicos y Jefatura de Seguridad.
LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION
a)Dependen directamente de la Jefatura de Seguridad , de la Unidad de
Personal , Unidad de Administracin y /o coordinador del Centro.
b)Ejercen el control de ingreso y salida de los alumnos, docentes,
administrativos , ex alumnos y visitantes.
c)Coordinar con las Unidad de Personal , Administracin , Jefatura de
Seguridad y/o Coordinador del Centro
6.3.2 VIGILANTES
Funciones generales:
a)Verificar el ingreso de alumnos, alumnas, docentes, personal
administrativo y visitantes que no se encuentren en estado de
ebriedad o con efectos de estupefacientes
b)No permitir el consumo de cigarrillos, bebidas alcohlicas, estupefacientes o
cualquier otro tipo de vicios que atenten contra las normas de conducta
c)Solicitar documentos de identidad a todas las personas que ingresen a los
locales ULADECH-Catlica; en el caso de los alumnos
alumnos con su Carnet Universitario y su DNI, el personal
administrativo con su FOTOCHEK , ex-alumnos y las visitas con su DNI
d)Revisar los bolsos, carteras, mochilas y/o similares, a todas las personas sin
excepcin cuando ingresen y salgan de los locales ULADECH-Catlica,
e)Informar en forma inmediata y por el medio ms rpido al supervisor sobre
cualquier incidente grave que suceda en los locales de la universidad.
Funciones especficas:
a)Controlar el ingreso y salida del personal administrativo as como
de su permanencia en sus puestos de trabajo de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo.
b)Llevar el control de ingreso y salida del personal administrativo de acuerdo a
la
modalidad
de
registro
de
asistencia
y
horarios
establecidos por la Unidad de Personal.
c)Ordenar y enumerar las tarjetas de control de asistencia del personal
administrativo
d)Remitir las tarjetas de control de asistencia del personal administrativo cada

vez que estn llenas, a la Unidad de Personal.

e)Verificar que el Personal Administrativo no abandone su puesto de trabajo
antes de la hora establecida
f)Llevar el control de las salidas del personal administrativo previa
presentacin de la Papeleta de Salida autorizada por su jefe inmediato con
la firma correspondiente, caso contrario no podr abandonar el local.
g)Permitir el ingreso del personal administrativo cuando tiene programacin
de horas extras . Deber contar con la autorizacin de su jefe superior
inmediato; quien a la vez conocimiento de las Unidades de Personal y
Administracin para que autoricen el ingreso.
h)Verificar que los visitantes ingresen correctamente vestidos,
solicitar
su
identificacin
y
revisar
los
maletines,
cartapacios etc
i)Recibir de las visitas su documento de identidad, y entregar a cambio
una Tarjeta de Visita; la cual es colocada en la parte superior del pecho
mientras dure su permanencia en el local.
j) Registrar en el cuaderno de reportes los datos del visitante , recibe la Tarjeta
de Visita y devuelve el documento de identidad.
k)Llevar el control de ingreso y salida de los docentes en el cuaderno de
reportes.
l)Garantizar la seguridad externa e interna de las instalaciones.
m)Verificar el orden y limpieza de las aulas previa coordinacin
con el personal de mantenimiento
n).Supervisar la seguridad en las aulas, durante las horas laborables y no
laborables.
)Reportar las ocurrencias acadmicas y administrativas para que se tome las
medidas correctivas.
LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION
a)Dependen directamente del Supervisor
b)Ejercen el control de ingreso , salida y seguridad a ,los alumnos,
docentes, administrativos y visitantes.
c)Coordinan con el Supervisor

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
a. Reglamento General
b. Reglamento Interno de Trabajo
c. Modelo de Calidad y Acreditacin Universitaria (CONEAU)
8. HISTORIAL DE LA REVISION DEL DOCUMENTO :
9. PETICION DE CAMBIO :
10. LISTA DE NOTIFICACION ELECTRONICA :
11. APROBACIONES :