PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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INDICE
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INDICE .........................................................................................................................................1
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO............................................................................................3
2. DESARROLLO DE LA AUDITORA INTERNA...........................................................................3
2.1 OBJETIVO GENERAL ..............................................................................................................3
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................3
2.3 FASES........................................................................................................................................4
2. 3.1 Plan de Auditora Interna ...................................................................................................4
2.3.1.1 Definicin de las dependencias o procesos a Auditar ................................................4
2.3.1.2 Elaboracin, aprobacin y comunicacin del PAI. ......................................................5
2.3.1.3 Seleccin del equipo auditor........................................................................................6
2.3.1.4 Formacin del equipo auditor ......................................................................................7
2.3.1.5 Determinacin de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor. .........7
2.3.2 Desarrollo y Contenido del Memorando de Encargo. ........................................................7
2.3.3 Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna...................................................................9
2.3.3.1 Estudio Preliminar. .......................................................................................................9
2.3.3.2 Validacin del Memorando de Encargo. ...................................................................10
2.3.3.3 Preparacin de la Auditoria. ......................................................................................10
2.3.3.4 Reunin de Apertura de la Auditoria. ........................................................................11
2.3.3.5 Programas de Auditora Interna. ...............................................................................11
2.3.3.6 Ejecucin de la Auditoria. ..........................................................................................11
2.3.3.7 Reunin de cierre.......................................................................................................12
2.3.3.8 Informe de Auditora. .................................................................................................12
2.3.3.9 Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas. ..........................................13
2.3.4 Consolidacin del Informe con destino a la Revisin de la Alta Direccin......................13
2.3.5 Mantenimiento de Registros de la Auditoria Interna. .......................................................13
2.4 Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso Auditor. .........................................................14
2.5 Auditora Interna a la Oficina de Control Interno. ....................................................................15

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3. ANEXOS ...................................................................................................................................15
3.1 FORMATOS .............................................................................................................................15
3.2 GLOSARIO...............................................................................................................................15

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1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar Auditora
Interna, conforme a las disposiciones legales
vigentes.
2. DESARROLLO DE LA AUDITORA INTERNA
2.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar Auditoras Internas, para acompaar, asesorar, valorar el riesgo, y evaluar que
el Sistema de Control Interno 1, de la Contralora General de la Repblica est conforme con
las disposiciones legales vigentes; con las actividades misionales, administrativas,
tcnicas y financieras; y con los planes, programas y procedimientos aplicables, bajo los
principios de economa, eficiencia y eficacia.
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Establecer la coherencia de los objetivos, planes y programas de cada dependencia
con el Plan Estratgico de la Contralora.
Verificar la efectividad de las actividades del Plan Estratgico en cada uno de
los
procesos dependencias para alcanzar los objetivos corporativos de la Contralora.
Determinar el adecuado funcionamiento de los procesos y procedimientos establecidos
y
si los mismos garantizan los resultados previstos.
Determinar
la eficiencia y eficacia en el manejo del Talento Humano y de los
recursos financieros, fsicos y de informacin.
Establecer si las diferentes dependencias y procesos de la Contralora utilizan
adecuados sistemas de informacin y comunicacin que permitan la confiabilidad de
los reportes generados a nivel interno y externo. As mismo establecer la existencia de
controles en la identificacin, almacenamiento, proteccin y recuperacin de los
documentos y registros que se manejan por cada uno de los procesos de la Contralora.
Determinar si en las dependencias se aplican mtodos apropiados para el
seguimiento, medicin, anlisis y mejora y si estos tienen la capacidad para alcanzar los
resultados planificados.
Determinar la relacin y comunicacin existente entre la Contralora con el Congreso y
la
Ciudadana, as como los mecanismos establecidos para medir el grado de satisfaccin
de los clientes.

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2.3 FASES
El procedimiento de Auditora Interna est fundamentado en las Normas de Auditora
Gubernamental Colombianas prescritas por la Contralora General de la Repblica2 y en las
Normas de Auditoria para Sistemas de Gestin ISO 19011. Comprende las fases de:
Plan de Auditoria Interna
PAI

Memorando
de
Encargo

Proceso
de
Auditora
Consolidacin del Informe con destino a la Revisin por parte de la Alta
Direccin, y
Mantenimiento de Registros de la Auditora
Interna
2. 3.1
Interna

Plan

de

Auditora

2.3.1.1 Definicin de las dependencias o procesos a

Auditar.

El Asesor de Gestin y el coordinador de Gestin de la Oficina, mediante el anlisis y

aplicacin de criterios tcnicos determinarn los procesos o dependencias objeto de la
Auditoria Interna. Elaborarn el PAI y lo presentarn para revisin del Comit Tcnico3 y
posterior aprobacin por parte del Director de la Oficina.
La informacin requerida para la definicin de las dependencias o procesos a auditar se
relaciona con:
Resultados de la evaluacin anterior del Sistema de Control Interno por cada
dependencia o proceso.
Resultados de la revisin efectuada por la Alta Direccin al Sistema de Gestin de
Calidad
y decisiones tomadas producto de la misma.
Nivel de desarrollo del Sistema de Control Interno o de Gestin de Calidad en cada
una de las dependencias o procesos.

 Cambios significativos de los Objetivos Corporativos y del Plan Estratgico de la

Entidad.
Actividades de alta incidencia sobre los resultados, alto impacto y/o alto
riesgo.
Resultados de las Auditoras Externas
anteriores.
Indicadores de desempeo de los
procesos.

Cambios
en
los
procesos.

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Nuevos procesos / nuevos

productos.

Ajustes
tecnolgicos.
Cambios relevantes en requisitos y normatividad legal
aplicable.
Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su
operacin
(vacaciones, cierres de perodos fiscales, proyectos especiales, entre
otros).
Solicitudes de Auditora Interna por parte de los directivos, los responsables del proceso
y otros interesados.
Revisin de la Alta
Direccin
Disponibilidad del equipo
auditor.
Recursos disponibles (fsicos, financieros, tecnolgicos, de informacin, entre
otros).
Cuando se presente una solicitud de Auditora Interna por parte del Responsable de una
dependencia proceso, ste deber definir el objetivo, el alcance y las lneas de auditoa a
evaluar, la cual ser analizada y aprobada en Comit Tcnico, con el fin de programar su
realizacin.
2.3.1.2 Elaboracin, aprobacin y comunicacin del PAI.

El PAI es elaborado por el Asesor de Gestin y el Coordinador de Gestin, revisado por el

Comit Tcnico de la Oficina y aprobado por el Director de la Oficina, quien lo firma y lo
comunica al Contralor General de la Repblica y a los miembros del Comit de Coordinacin
del Sistema de Control interno. En su elaboracin es conveniente considerar los siguientes
criterios:
En la definicin del PAI se tendrn en cuenta las normas constitucionales y legales,
los requisitos establecidos por los Sistemas de Control Interno y de Gestin de Calidad y la
Planeacin Estratgica para asegurar que se verifique su cumplimiento y adecuacin.
Se debe garantizar la coordinacin con los Responsables de cada dependencia
o proceso, para la programacin del PAI.
El PAI deber garantizar que por lo menos durante el ao se evale el 70% del total de
las dependencias de la Contralora, para lo cual se aplicarn criterios de seleccin
de muestras representativas.

 El PAI se elabora en el formato (Plantilla 3.1.1), el cual debe contener el objetivo general
y el alcance, los procesos a auditar, las dependencias que hacen parte del proceso,
el
nmero del memorando de encargo, el auditor o equipo auditor asignado, las fechas de
inicio y terminacin, los das auditor, el valor del presupuesto cuando, se requiera
desplazamiento fuera de la ciudad y observaciones.

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2.3.1.3
auditor.

Seleccin

del

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equipo

Los criterios a tener en cuenta para la seleccin se fundamentan en los establecidos por
la
Gerencia del Talento Humano, considerando lo
siguiente:
Educacin: Se requiere formacin profesional en Ciencias Econmicas, Administrativas
Jurdicas(Administrador Pblico o de Empresas, Contador Pblico, Economista,
Abogado), Ciencias Humanas, Sociales e Ingenieras.
Experiencia: Haber desarrollado en la Contralora General de la Repblica
actividades relacionadas con Auditoria, Control Interno, control y evaluacin de procesos,
mnimo seis (6) meses.
Formacin: Haber recibido y aprobado la capacitacin
en: Sistema de Gestin de Calidad
Auditoria Interna
Procedimiento de Auditoria Interna
Haber efectuado el entrenamiento as:
Realizacin de dos (2) actividades de auditora con auditor competente.
Habilidades:
Poseer las siguientes habilidades, las cuales sern evaluadas por
la
Gerencia del Talento Humano:
Observacin
Anlisis y sntesis de datos
Pensamiento crtico
Negociacin
Comunicacin
Liderazgo
Lo anterior debe ser certificado por la Gerencia del Talento Humano. Esta Gerencia
mantendr el registro de los Auditores Internos competentes e informar a la Oficina de
Control Interno al respecto.
Los Auditores Internos de otras dependencias sern solicitados en comisin al Gerente del
Talento Humano, con el visto bueno del Jefe Inmediato, por el Director de la Oficina de
Control Interno, cuando ste lo considere necesario y por el tiempo requerido. Estos
Auditores nicamente participarn en las Auditorias relacionadas con el cumplimiento de los
requisitos de la norma NTC-ISO 9001 Versin 2000 y con el Manual de Calidad de la

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Contralora.
En los casos en que se requieran funcionarios de otras dependencias para que apoyen el
proceso auditor en temas especficos tcnicos, el Director de la Oficina igualmente solicitar
al Gerente del Talento Humano la comisin de dicho funcionario a la Oficina de Control
Interno.
Para garantizar independencia en la ejecucin de la Auditora, ningn Auditor podr
auditar su propio proceso donde haya prestado sus servicios durante los ltimos seis (6)
meses. As mismo, se tendr en cuenta cualquier otra inhabilidad impedimento que
pueda existir, la cual debe ser informada oportunamente al Comit Tcnico, quien decidir
al respecto. Ello garantiza imparcialidad de juicio para confiar en el resultado de la Auditora .
El Director de la Oficina de Control Interno en coordinacin con la Gerencia del Talento
Humano y mediante la aplicacin de diferentes mecanismos, evaluar peridicamente la
competencia del equipo de auditores para desempear las actividades de Auditora Interna.
2.3.1.4
Formacin
auditor.

del

equipo

Si el Director de la Oficina de Control Interno considera, como resultado de la seleccin y

evaluacin anterior, que las necesidades de formacin y capacitacin se deben reforzar, har
el requerimiento a la Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y Cooperacin
Tcnica Internacional, para la realizacin de actividades de actualizacin y formacin.
2.3.1.5 Determinacin de otros recursos necesarios para realizar el proceso
auditor.
El Director de la Oficina de Control Interno determina los otros recursos de tipo financiero y
logstico (tcnicos, econmicos, de tiempo entre otros) con bases definidas previamente de
manera tcnica, de tal forma que ste sea objetivo y alcanzable para realizar la Auditoria
Interna.
2.3.2 Desarrollo
Encargo.

Contenido

del

Memorando

de

El Memorando de Encargo activa y focaliza el proceso de la Auditora Interna y establece

los parmetros de medicin y seguimiento. (Plantilla 3.1.2). Es preparado y elaborado

por el Coordinador de Gestin de la Oficina de Control Interno con la participacin

de los

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Profesionales Especializados, sometido a consideracin del Comit Tcnico, aprobado y

refrendado por el Director de la Oficina de Control Interno, quien lo remite a los auditores
asignados. Los Insumos necesarios para la elaboracin de los Memorandos de encargo son:
Plan Auditora Interna PAI-.
Requerimientos del Contralor General o de los Responsables de cada dependencia
o proceso.
Resultados de Auditoras internas anteriores o de las auditoras practicadas por
la
Auditora General de la Repblica
Cuenta Fiscal de la Contralora presentada a la Auditora General de la Repblica.
Denuncias o quejas de la Ciudadana sobre alguna dependencia o funcionario
El Memorando de Encargo debe contener entre otros aspectos: Antecedentes de la
dependencia proceso, objetivos de la auditora, el alcance global, los criterios de
auditora, las lneas de auditora y los trminos de referencia.
Los antecedentes de la dependencia o proceso a auditar sirven para tener un conocimiento y
diagnstico de la dependencia y constituye la base para la formulacin de los objetivos de la
auditora.
El objetivo de la auditora es el que da sentido a la misma y orienta los esfuerzos para evaluar
los aspectos que son relevantes para la Contralora , por ejemplo Planes Estratgico, y
de Accin, gestin de la dependencia, cumplimiento de actividades, administracin de
recursos, contratacin, presupuesto, avance de las fases del Sistema de Control Interno,
seguimiento de actividades para eliminar las causa de las No Conformidades y
Observaciones, etc. Por lo tanto, el objetivo de la auditora debe describir el estado final
deseado y medir el logro alcanzado con los recursos utilizados y debe permitir la evaluacin
de su cumplimiento.
El alcance de la auditora tiene como propsito definir lmites para el desarrollo de la auditoria
expresado en trminos de: procesos, dependencias, documentos, partes de un documento,
registros, entre otros, los que se definen teniendo en cuenta los resultados de
auditoras anteriores y, los requerimientos formulados por el Contralor General o por los
responsables de cada dependencia o proceso.
Los criterios o referentes, es decir el o los requisitos de tipo legal, organizacional o de
norma
NTC - ISO 9001 que el auditor debe verificar en la dependencia o proceso
seleccionado.

Las lneas de auditora son las actividades claves o de mayor importancia que requieren ser
auditadas dentro de una dependencia o proceso. Estas lneas deben ser evaluadas
con

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criterio integral, que involucre aspectos de gestin, de estados contables o financieros y

de disposiciones legales, as como los mecanismos de control que contienen.
Como ejemplos de lneas de auditora que pueden incluirse dentro del proceso de Auditoras
Internas estn:
Los Planes Estratgico, de accin y de mejoramiento.
Los procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de los programas.
Los sistemas de informacin del Talento Humano.
Los controles ejercidos sobre los sistemas de procesamiento electrnico de
datos empleados para el manejo de las transacciones administrativas y financieras.
El manejo y control del Talento Humano y de los recursos fsicos y financieros.
Las fases o componentes del Sistema de Control Interno
Los requisitos especficos de la Norma ISO a verificar.
Los trminos de referencia comprenden las fechas y los recursos de tipo financiero, fsico
y logsticos necesarios para ejecutar la Auditora Interna.
2.3.3 Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna.
Se desarrollan las actividades encaminadas a preparar y ejecutar el plan de trabajo de
auditora, as como la comunicacin de los resultados a los responsables de dependencia o
proceso auditado mediante el informe y posteriormente se realizar el seguimiento a las
acciones correctivas o preventivas del caso, si las hubiere.

2.3.3.1 Estudio Preliminar.

Tiene como propsito que el equipo de auditora conozca y comprenda de manera integral
la dependencia o proceso al cual ha sido asignado. Para lograr este conocimiento y
comprensin es necesario estudiar y analizar informacin y datos relacionados con:
objetivos, funciones, propsito, entorno, organizacin interna y talento humano, procesos y
procedimientos, productos y servicios, infraestructura informtica, sistemas de informacin,
informacin contable, presupuestal y financiera (donde se requiera), resultados de la
evaluacin del Sistema de Control Interno, informes de auditora y de rendicin de la
cuenta, evaluaciones anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgo, etc.

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2.3.3.2 Validacin
Encargo.

del

Memorando

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de

La Validacin del Encargo de Auditora es parte fundamental del proceso auditor, por cuanto
proporciona al Coordinador de Gestin y al Comit Tcnico un primer reporte del
conocimiento y entendimiento inicial logrado por los auditores sobre el proceso
dependencia y la viabilidad y el compromiso para desarrollar el encargo de auditora
asignado.
Esta validacin se fundamenta en el conocimiento que los auditores obtengan como resultado
del estudio preliminar efectuado y se realiza en Mesa de Trabajo ante el Coordinador de
Gestin dentro de los diez (10) das hbiles siguientes de haber recibido el encargo4. Por su
parte el Coordinador de Gestin se pronunciar en las Mesas de Trabajo sobre las
condiciones que se aprueba la validacin.
En caso de generarse controversias sobre la validacin que no sean dirimidas por el
Coordinador de Gestin, ste las trasladar para estudio, anlisis y resolucin al Comit
Tcnico. Su Secretario comunicar, al da siguiente de haberse realizado el Comit
respectivo, la decisin por escrito al equipo auditor.
2.3.3.3
Preparacin
Auditoria.

de

la

El conocimiento y entendimiento de la dependencia proceso permite a los auditores, ante

todo, proponer un Plan de Trabajo con cronograma de actividades para desarrollar en la
auditora . Para su elaboracin se deben considerar los siguientes aspectos:

El Plan de trabajo debe ser elaborado por el equipo auditor, en el formato

establecido para tal fin, (Plantilla 3.1.3) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la
validacin definitiva del respectivo Memorando de Encargo, y
presentarlo al
Coordinador de Gestin, para su aprobacin y firma.
Debe responder a los objetivos generales o particulares y al alcance formulados en
el
PAI y definidos en el Memorando de Encargo.
Ser comunicado en forma previa y por escrito al responsable del proceso
dependencia a auditar, por parte del Director de la Oficina de Control Interno.
El Plan de trabajo debe contener, entre otras, las siguientes actividades a
realizar:
Reunin de Apertura; Conocimiento de la dependencia proceso auditado; Entrevistas
con los Directivos y funcionarios; Elaboracin y desarrollo de procedimientos,

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Elaboracin del reporte de Fortalezas, No Conformidades y Observaciones; Reunin de

Cierre; y Elaboracin del Informe Final.
El auditor o equipo auditor son los responsables de elaborar los papeles de trabajo, que
hacen parte de la preparacin de la auditora. En su elaboracin se debe tener claridad
sobre los procesos, respecto a cul es el producto o servicio, sus entradas, sus salidas,
la asignacin de recursos y los controles establecidos, as como los criterios de
evaluacin o referentes.
2.3.3.4 Reunin
Auditoria.

de

Apertura

de

la

Se realiza con el responsable del proceso dependencia a auditar y el auditor equipo

auditor. En esta reunin se informa el objetivo y el alcance de la auditoria, se revisa y se
confirma el Plan de Trabajo y se aclaran las inquietudes que puedan surgir.
2.3.3.5
Interna.

Programas

de

Auditora

Se constituyen en la gua para el desarrollo del trabajo, a fin de no obviar u olvidar los
procedimientos que llevarn al evaluador o auditor a emitir un juicio. Definidos, los objetivos,
las lneas de auditoria, validado el memorando de encargo y aprobado el Plan de Trabajo,
el paso siguiente es elaborar los Programas de Auditora , los cuales deben ser preparados
por el equipo auditor y aprobados en Mesa de Trabajo por el Coordinador de
Gestin. La preparacin de estos programas, se realiza en el formato diseado para tal
fin. (Plantilla
3.1.4)
El auditor equipo auditor debe tener presente que un programa de auditora contiene: los
objetivos de la auditora inicialmente establecidos, los criterios especficos de auditora y
los procedimientos, los cuales reflejan un esquema detallado del trabajo a realizar por
parte de los auditores, el alcance, la extensin y la oportunidad de las pruebas a realizar.
2.3.3.6
Ejecucin
Auditoria.

de

la

El auditor o equipo auditor son los responsables de

desarrollar el Plan de Trabajo y los
Programas de Auditoria y de recolectar la informacin que permiten evidenciar y sustentar
los hallazgos positivos (Fortalezas) y negativos (Observaciones y No Conformidades)

El auditor o equipo de auditores deber obtener evidencia comprobada suficiente y

competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinin y

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concepto, mediante la aplicacin de tcnicas y herramientas de

auditoria.
El auditor en los papeles de trabajo u hojas de verificacin, adems de documentar los
procedimientos de auditoria debe posibilitar y suministrar pruebas suficientes que
garanticen la validez de los hallazgos.
Cada vez que se obtiene evidencia, se debe validar el hallazgo en Mesa de Trabajo con la
participacin del Coordinador de Gestin determinando si se tratan de Observaciones No
Conformidades, y se acuerda la comunicacin del mismo5 (Plantilla 3.1.5) al responsable del
proceso auditado, quien dispondr de 10 das hbiles para dar respuesta y/o tomar las
acciones correctivas o preventivas a que haya lugar.6 Para el caso de las auditoras que se
realicen en las Gerencias Departamentales, solamente aquellos hallazgos que tengan
incidencia Fiscal, Penal o Disciplinaria, sern validados en el Nivel Central. Los dems sern
validados en la misma Gerencia por el Auditor Lder o Equipo Auditor.
2.3.3.7
cierre.

Reunin

de

El Coordinador de Gestin y/o auditor lder o equipo auditor efectuar la reunin de cierre de
la auditoria con el Responsable del proceso o dependencias auditada y quienes participaron
en la auditora para presentar las fortalezas, Observaciones y No Conformidades, de la
cual se levanta un acta. (Plantilla 3.1.6). En esta reunin se debe establecer el compromiso
por parte del responsable del proceso o dependencias auditada para tomar las acciones
para solucionar los hallazgos presentados, acordando el trmino para el cierre de
las Observaciones o No Conformidades.
2.3.3.8
Auditora.

Informe

de

Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones de la
reunin de cierre. Lo revisa el Coordinador de Gestin, lo firma el auditor o auditor lder y lo
aprueba el Director de la Oficina, quien lo remite al auditado. El informe se elabora en los
trminos y condiciones que define la plantilla 3.1.7. 2.3.3.9 Toma de acciones correctivas o
preventivas: El responsable del proceso o dependencia auditada debe asegurar que se
tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las Observaciones y
No Conformidades detectadas a lo largo de la auditora y los trminos establecido en la
reunin de cierre.
Las acciones efectivas que se realicen en cada dependencia para eliminar las causas
de

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las Observaciones y de las No Conformidades, se constituyen en logros para la Oficina

de
Control Interno y se reflejarn como hallazgos positivos en el informe final de
Auditora.
2.3.3.9 Seguimiento
preventivas.

de

las

acciones

correctivas

Es responsabilidad del auditor, en el desarrollo de la auditora hacer seguimiento al

cumplimiento de las acciones tomadas por el auditado para verificar su eficacia y el cierre de
las No Conformidades y Observaciones detectadas7. El seguimiento sobre las acciones
preventivas y correctivas de las Observaciones y No Conformidades manifestadas en el
Informe Final, se har en la auditora interna siguiente. Para ambos casos se elaborar en
el formato acta de seguimiento. (Plantilla 3.1.8 )
2.3.4 Consolidacin del Informe con destino a la Revisin de la Alta
Direccin.
Los Profesionales Especializados, con base en los resultados de los informes presentados
por los auditores procedern a preparar el Informe Consolidado con destino a la revisin por
parte de la Alta Direccin, el cual es analizado por el Comit Tcnico y aprobado por el
Director de la Oficina, quien lo firma y lo remite al Contralor General.
2.3.5 Mantenimiento de Registros de la Auditoria
Interna.
Se establecen
siguientes:

como

registros

obligatorios

Plan de Auditora interna

PAI

Memorando de
encargo

Plan de
Trabajo

Ayudas de
memoria

Reporte de No Conformidades
Observaciones

los


Acta de reunin de
cierre

Informe de Auditora
Interna

Acta de Seguimiento de Acciones Correctivas o

Preventivas
Los Papeles de Trabajo, constituyen la principal evidencia de la tarea de auditora realizada y
de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el Informe. Por lo tanto, al finalizar cada
vigencia deben ser entregados al Archivo de la Oficina de Control Interno, siguiendo
los

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lineamientos y procedimientos establecidos por la Contralora, al

respecto.
Se presentan algunos formatos de Papeles de Trabajo (Plantilla 3.1.4) que pueden ser
utilizados por el auditor en el desarrollo de los procedimientos, pero se aclara que ste es
autnomo de disear otros que considere convenientes para realizar las pruebas de auditora
que se requieran, pero en todo caso deben guardar el esquema y el encabezado de la
plantilla sealada. De igual forma se utilizar la referenciacin y marcas aprobadas por el
Comit Tcnico.
2.4 Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso
Auditor.
El control y monitoreo es una funcin administrativa, objetiva, sistemtica y profesional que
orienta y evala permanentemente las actividades realizadas por los auditores en el
desarrollo de las Auditoras Internas, para que los objetivos y las metas previstas se
cumplan de manera econmica, eficiente y eficaz.
Esta funcin es desarrollada por el Coordinador de Gestin a travs de las Mesas de Trabajo
que ste convoque para tal fin, y en ella se dejarn conclusiones que reflejen el avance de la
auditoria, validacin de hallazgos y limitaciones presentadas, lo que ser informado al
Comit Tcnico y al Director de la Oficina comprende actividades como:
Estimular la participacin de los auditores, motivando sus aportes e
iniciativas.
Proporcionar a los auditores calidad profesional y confianza sobre el trabajo que
se ejecuta y sus resultados.
Velar porque los integrantes del equipo auditor tengan claro entendimiento de
los
objetivos y del plan de auditora.
Apoyar para que el proceso auditor se desarrolle de manera adecuada por parte de
cada
uno de los integrantes del equipo de auditora, lo cual implica el cumplimiento de
Normas de Auditora Gubernamental Colombianas, cdigo de tica y dems disposiciones.
Verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditora y de cada evaluacin
especfica,
mediante la utilizacin de tcnicas, herramientas y procedimientos establecidos.
Conocer el avance de las Auditoras Internas por cada Proceso o Dependencia
evaluada.
El Coordinador de Gestin realizar la labor de supervisin y monitoreo durante todo
el proceso auditor y dejar constancia de ello en sus Papeles de Trabajo. Adems reportar

peridicamente al Director de la Oficina de Control Interno al Comit Tcnico cualquier

novedad que se presente. Finalizada cada vigencia y dentro de los 30 das siguientes, rendir
un Informe por escrito sobre los resultados de la supervisin realizada en donde se
exprese

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el cumplimiento de los objetivos, relaciones de los auditores con los funcionarios de

las dependencias auditadas y recomendaciones para futuras Auditoras Internas.
Con el fin de garantizar el adecuado seguimiento control y monitoreo, el Coordinador de
Gestin convocar a Mesas de Trabajo con los auditores, (Plantilla 3.1.9) cada vez que ste
el equipo auditor lo consideren conveniente. Los resultados obtenidos sern plasmados en
Ayudas de Memoria (original para el equipo auditor y copia para el Coordinador), las cuales
deben ser firmadas por quienes participaron en ella, pero no requiere la aprobacin
formal. Este documento formar parte de los Papeles de Trabajo y su conservacin y
archivo estar a cargo del auditor lder.
2.5 Auditora Interna a la Oficina de Control
Interno.
Con el nimo de asegurar la independencia de la Auditora Interna que se le realice a
la Oficina de Control Interno, la planeacin la autorizar el Contralor General de la
Repblica y la ejecucin estar a cargo de la Oficina que ste delegue, quien har esta
formalidad mediante la elaboracin y aprobacin del memorando de encargo, el plan de
trabajo y el informe de auditoria, siguiendo los parmetros y formalidades establecidas en este
procedimiento.
3. ANEXOS
3.1 FORMATOS

Folio)

Folio)

Folio)

Folios)

Folios)

Folio)

Folios)

Folio)

Plantilla de PAI (Un

Plantilla de Memorando de Encargo (Un
Plantilla de Plan de Trabajo de Auditoria (Un
Plantillas de Programas de Auditora y Desarrollo de Procedimientos (Seis
Plantilla de Reporte de No Conformidades y Observaciones (Dos
Plantilla de Acta de reunin de cierre (Un
Plantilla de Informe de Auditoria Interna (Cuatro
Plantilla de Acta de seguimiento de acciones correctivas o preventivas ( Un


Folio)

Plantilla Ayudas de Memoria de Mesas de Trabajo ( Un

3.2 GLOSARIO
Auditor Lder (Quien se designe para tal fin en el Memorando de Encargo): Es el
Interlocutor permanente entre los auditores y el Nivel Directivo de la Dependencia, as como

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entre la Direccin de la Oficina de Control Interno y el Comit Tcnico. Es quien lidera el

proceso, por esta razn, es indispensable que quien cumple esta tarea posea un alto
grado de aceptacin y liderazgo dentro de los integrantes de manera tal que garantice el
trabajo en equipo. Es tambin el responsable de realizar el seguimiento al cumplimiento
de los programas de auditora dentro de los trminos y condiciones previstas en los
procedimientos de auditora , pero adems de evaluar las lneas de auditora asignadas e
informar y atender con prontitud los requerimientos del Coordinador de Gestin del Director
de la Oficina.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el
objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de
las No Conformidades encontradas.
Accin Preventiva: Acciones tomadas para eliminar las causas de No Conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos
de los problemas potenciales.
Auditado: Responsable de la Dependencia, proceso, documento, etc. objeto de
verificacin.
Evidencia: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier informacin, que son pertinentes
para los criterios de auditoria y que son verificables.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los
criterios de auditoria.
Papeles de Trabajo u Hoja de Verificacin: documento de trabajo que permite estructurar
la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de gua para determinar si las
prcticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como
soporte para realizar las entrevistas. All se pueden realizar las pruebas y registrar
los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboracin del Informe de Auditoria.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables por
la Contralora , o del Sistema de Gestin de Calidad, que no permiten alcanzar los objetivos
de calidad.
Observacin: Situacin que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida
en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeo de los Sistemas de Control Interno o de
Gestin, o eliminar situaciones de riesgo potencial.
PAI: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un perodo de tiempo determinado y
dirigida hacia un propsito especfico

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

VERSIN: 2.0

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dirigida hacia un propsito especfico.

Plan de trabajo de Auditoria. Documento que contiene en forma detallada las actividades y
procedimientos de ejecucin de la auditoria interna, constituyndose en gua para el
desarrollo del trabajo a fin de incluir todos los procedimientos que llevarn al evaluador a
emitir una opinin.
APROBADO POR:

LUCA CONSTANZA HERNNDEZ HERRERA

Directora de la Oficina de Control Interno

FECHA : Abril 24 de 2003

Evaluar el Sistema de Control Interno: Incluye adems de los aspectos considerados en la Ley 87 de
1993 y sus Decretos Reglamentarios, la evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad bajo las Normas
ISO 9000 y 9001 de 2000
2
Las Normas de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral se pueden consultar en la Gua de
Auditora Gubernamental con Enfoque Integral ltima Versin.
3
El Comit Tcnico de la Oficina de Control Interno, est conformado por el Director de la Oficina,
quien lo preside, el Asesor de Gestin, el Coordinador de Gestin, Un (1) Profesional Grado 3, Un (1)
Profesional Grado 02 y Un (1) Profesional Grado 01, que a criterio del Director deban participar. Actuar
como Secretario, la persona que el Comit en pleno designe en cada sesin.
4
Teniendo en cuenta que est por iniciar la ltima etapa de certificacin, las Auditoras Internas que se
realicen para verificar nicamente el cumplimiento de requisitos, ste trmino se reducir a dos (2)
das.
5
La comunicacin de Hallazgos se realizar en el formato de Reporte de No conformidades y
Observaciones establecido por la Oficina de Control Interno en este procedimiento. Estos formatos
debidamente firmados por los Responsables harn parte de los Papeles de Trabajo del Auditor y no
irn como anexos del informe final
6
El Responsable del Proceso Auditado cumplir estrictamente los procedimientos de Accin
Correctiva y Preventiva establecidos por la Contralora e informar a la Oficina de Control Interno, en
el formato de Acci n Correctiva o Preventiva que estableci dicho procedimiento, dentro del trmino
establecido.
7
Se hacen los seguimientos necesarios en fechas que programe el Coordinador de Gestin previa
concertacin con el auditor o equipo auditor.