UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS
AREA: SISTEMAS, COMPUTACIN Y
TELEMTICA
TEMA:
e-Procurement
CURSO:

ADMINISTRACIN DE TECNOLOGAS DE
INFORMACIN

PROFESORA:

ING. FELIPE HIROMOTO HIROMOTO

ALUMNOS:

CRDOVA GILES, MAYRA ALEJANDRA

GALARZA LPEZ, YESSIRA
LAURA GOYZUETA, JORGE
LLAJA HERNNDEZ, DAVID

FECHA:

SBADO 18 DE ABRIL DE 2015

2015-I

INTRODUCCIN

La globalizacin, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnolgico

demandan procesos con tiempos de ciclos ms cortos y esbeltos, mejor
aprovechamiento de recursos, y un manejo de informacin gil y confiable para
que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y
convertirse en lderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.
La nueva configuracin de la economa y de la industria demanda empresas
que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino tambin en
los procesos internos; y es tal vez en el rea de procesos en donde existen
ms oportunidades de aplicar las nuevas tecnologas para lograr ventajas
competitivas que nos permitan el xito en las organizaciones.

Las tecnologas de informacin son parte fundamental de la nueva

administracin de negocios, sistemas que permiten la planeacin, organizacin,
comunicacin e integracin de los procesos y datos internos de la empresa
(Enterprise Resource Planning), sistemas para la administracin de la cadena
de suministros (Supply Chain Managment), y de administracin de las
relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologas
de informacin han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el
desarrollo de la industria y la evolucin de los procesos y relaciones
industriales.
La tecnologa de procuracin electrnica de materia prima (e-procurement) es
una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las
tecnologas de informacin anteriores y robustecer el nuevo esquema de
negocios electrnicos (e-business) utilizando las ventajas de la infraestructura
de Internet.

INDICE
1. DEFINICIN................................................................................3
2. PRINCIPALES CARCTERSTICAS............................................3
BENEFICIOS DE INVERSIN........................................................3
INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA NECESARIA......................4
3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS......................................................7
4. TIPOS DE E-PROCUREMENT.....................................................7
4.1 ERP basada en Web (Web based ERP):
4.2 e-MRO (Mantenimiento, Reparacin y Puesta a punto
[Maintenance, Repair and Overhaul]).....................................8
4.3 e-sourcing (e-perfilacin)..................................................8
4.4 e-tendering (e-licitacin)..................................................8
4.5 e-reverse auctioning (e-subasta revertida)...................8
4.6 e-informing (e-informacin).............................................8
4.7 e-marketsites (e-sitios mercantiles)...............................9
5. MODELOS DEL E-PROCUREMENT:...........................................9
5.1. Modelo Centralizado...........................................................9
6. PLATAFORMAS DEL E-PROCUREMENT:................................10
7. SECUENCIAS DEL PROCESO..................................................12
8. EMPRESAS QUE LO UTILIZAN................................................15
9. CONSIDERACIONES ESTRATEGICAS.....................................16
10. CONCLUSIONES....................................................................16

1. DEFINICIN
E-procurement es la automatizacin de procesos internos y externos
relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de
productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicacin
cliente-proveedor. Es una tecnologa relacionada con la administracin de la
cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales
caractersticas

puedo

mencionar

la

utilizacin

de

informacin

de

requerimientos, inventarios, material en trnsito, entre otros, desplegados a

travs de una pgina de Internet. El flujo de informacin se realiza en tiempo
real, y permite conocer los datos al instante de producirse algn cambio en las
variables.
Otra de las ventajas es el acceso desde cualquier punto en donde exista
servicio de Internet sin importar las distancias geogrficas, o estar fuera de las
instalaciones de la empresa. Adems cuenta con acceso restringido al personal
que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar
informacin; esto es muy importante para mantener la proteccin a la
informacin estratgica del negocio y cumple con los parmetros establecidos
en las relaciones negocio a negocio (B2B).

2. PRINCIPALES CARCTERSTICAS
BENEFICIOS DE INVERSIN
La procuracin electrnica de materia prima es considerada por los directivos
de empresas de clase mundial como una de las que proporciona un Retorno de
Inversin (ROI) superior a otros proyectos de tecnologas de informacin y
genera una significativa reduccin de costos en un periodo de tiempo corto
despus de su implementacin. Crouch (2003) seala que la reduccin de
costos es consecuencia de los siguientes factores:

Disminucin en los niveles de inventario.

Requisicin de materia prima en base a necesidades reales de
cliente.

Eliminacin de excesos.
Cumplimiento de los planes de produccin.
Reduccin de gastos originados por transportacin rea del
material.

Lo anterior se logra al mejorar la comunicacin entre proveedor y cliente

utilizando el internet para mostrar de una manera grfica, fcil de entender y en
tiempo real el estatus de inventario para cada uno de los nmeros de parte, la
proyeccin de requerimientos, los niveles mnimos y mximos de inventario
establecidos por el cliente entre otras variables que permiten reducir costos en
base a un mejor manejo de inventarios.

INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA NECESARIA

Es muy importante para ambas empresas (cliente-proveedor) contar con
tecnologas de informacin que le permitan la implementacin y funcionamiento
adecuado de una herramienta de e-procurement. Ambas necesitan de acceso a
Internet y ligar los sistemas de intercambio electrnico de datos (EDI, XML,
ASCII) con Internet para mostrar los datos internos de una manera grfica a
travs de una pgina en lnea.
Para pequeos proveedores, incluso, no es necesario invertir en tecnologa
costosa de EDI o XML ya que algunas aplicaciones de e-procurement permiten
el suministro de datos de manera directa por medio de Internet.
Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM y
CRM, Crouch (2003) resalta que e-procurement mejora la comunicacin interna
y externa en la organizacin proporcionando las siguientes ventajas:

Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real.

Proporciona informacin clave del desempeo del proveedor.
Administracin de mltiples procesos para rdenes de material

incluyendo kanban, sistema de empuje, etc.

Administracin de inventarios (excesos, establecer niveles mnimos y
mximos de inventario)

Permite la administracin del transporte de material (logstica) al mostrar

el estatus en tiempo real del material en trnsito.

Detectar con anticipacin problemas potenciales en el suministro de
material.

Es importante mencionar que el cliente o la empresa que muestra sus

requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversin en
recursos tecnolgicos para lograr el despliegue de la informacin, as como la
que debe tomar la decisin de la aplicacin de e-procurement que se adapta a
su negocio. Crouch (2003) indica que los proveedores solamente monitorean el
estatus del cliente y manipulan variables como:

Cantidades de material en trnsito.

Guas de rastreo para facilitar la logstica del material.
Fecha de embarque.
Promesa de prximas fechas y cantidades de embarque.

En la prctica, las grandes empresas proveedoras de productos para la

industria cuentan con ms de un sistema que les permite conocer los
requerimientos e inventarios del cliente.

El aspecto tecnolgico no es el nico factor que las empresas deben evaluar

antes de implementar una herramienta de e-procurement. El factor humano es
parte del xito en la implementacin, por lo que los responsables de esta
aplicacin deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar
decisiones en base a la informacin compartida por ambos negocios. Adems,
de acuerdo a Crouch (2003) las estrategias de implementacin deben
establecer procesos de colaboracin y coordinacin para lograr la integracin
de ambas empresas a travs de una tecnologa de e-procurement.
INTEGRACIN
La integracin es consecuencia de una buena comunicacin entre proveedor y
cliente. Es importante que los proveedores conozcan las necesidades de cada
uno de sus clientes y realicen los ajustes necesarios al interior de su

organizacin para cumplir sus expectativas. Algunas variables importantes que

el cliente debe mostrar a sus proveedores son:

Proyeccin de requerimientos futuros para cada nmero de parte.

Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos.
Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturacin
Establecimiento de cantidad mnima y mxima de materia prima en

planta (niveles de inventario fsico y capacidad de almacenamiento).

Considerar el tiempo de trnsito del material para generacin de

rdenes.
Informacin personal del administrador de materiales para verificar

informacin urgente y facilitar el proceso de comunicacin humana.

Procesamiento automtico de informacin al momento de utilizar el

material en produccin.
A su vez, el comprador requiere que el proveedor informe sobre:
Cantidad de material embarcado.
Fecha de embarque del material.
Medio de transporte seleccionado para embarque (terrestre, martimo o

areo).
Guas para rastrear el material con el departamento de logstica.
Promesa en cantidad y fecha de futuros embarques.
Problemas de capacidad en el suministro con tiempo de anticipacin.
Alertas de material defectuoso (cantidad y gua).

E-procurement es una tecnologa que facilita la integracin al comunicar de

manera rpida y confiable la informacin necesaria para anticipar
problemas, establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el
buen funcionamiento de ambas organizaciones. La integracin requiere de
intercambio de informacin y apoyo mutuo para el logro de objetivos
comunes.
Los compradores evalan el desempeo de los proveedores para tomar la
decisin de continuar o no con la relacin de negocios. Una buena
integracin permite relaciones de negocio duraderas, que a su vez hacen
posible el desarrollo de estrategias de planeacin y desarrollo de productos.
Variables para la

Porcentaje de

medicin del

reduccin utilizando

desempeo de una

e-procurement

herramienta de
e-procurement
Inventarios.
Vuelos de materia

60%
70%

prima.
Costos administrativos.
Tiempo muerto.

80%
80%

3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS
En la realidad, el e-procurement tiene la ventaja de obtener el manejo de
cadena de suministros al siguiente nivel, proveyendo informacin en tiempo
real al vendedor con respecto al estatus de las necesidades de los clientes. Por
ejemplo, Un vendedor puede tener un acuerdo con un cliente para embarcar
automticamente materiales cuando el nivel de existencias del cliente alcance
un punto bajo, esto evita la necesidad de que el cliente pida el abastecimiento
correspondiente.

4. TIPOS DE E-PROCUREMENT
Existen siete principales tipos de e-procurement:

4.1 ERP basada en Web (Web based ERP)

Crear y aprobar requisiciones de compra, realizar rdenes de compra y
recibir mercancas y servicios a travs del uso de una solucin de
software basada en la tecnologa de Internet.

4.2 e-MRO (Mantenimiento, Reparacin y Puesta a punto [Maintenance,

Repair and Overhaul])
Lo mismo que la ERP basada en Web, excepto que los bienes y
servicios ordenados son suministros de MRO no relacionados a
productos.

4.3 e-sourcing (e-perfilacin)

Identificar nuevos proveedores para una categora especfica de
requerimientos de compra usando tecnologas de Internet.

4.4 e-tendering (e-licitacin)

Enviar peticiones para informacin y precios a proveedores y recibir las
respuestas de los mismos, usando tecnologas de Internet.

4.5 e-reverse auctioning (e-subasta revertida)

Usar tecnologas de Internet para comprar bienes y servicios de un
nmero de proveedores conocidos o desconocidos.

4.6 e-informing (e-informacin)

Reunir y distribuir informacin de operaciones tanto de cmo para
entidades internas y externas usando tecnologas de Internet.

4.7 e-marketsites (e-sitios mercantiles)

Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor.
Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios
de proveedores preferidos, aadir a carros de compra, crear
requisiciones, buscar aprobacin, emitir recibos de rdenes compra y
procesar facturas con integracin a las cadenas de proveedores y
sistemas financieros de compradores.

5. MODELOS DEL E-PROCUREMENT:

5.1. Modelo Centralizado
Consiste en que una empresa especializada en contenidos es la que pone en
contacto a los suministradores o proveedores con las empresas compradoras o
usuarios, administrando los flujos de informacin tanto de los productos en
catlogo de los proveedores as como sus ofertas, como de los requerimientos,
necesidades y especificaciones de los compradores, siendo el gestor de
contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de informacin
necesarios para que el proceso de compra se genere, permanentemente
actualizados y automatizados.

5.2. Modelo Distribuido

Dicho modelo presenta las siguientes caractersticas:

Acceso a los flujos de informacin sobre los catlogos y ofertas de todos

y aquellos proveedores especficos de la empresa compradora.

Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa

compradora hacia los proveedores de dicho sector.

Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la

seleccin de proveedores que realiza la empresa compradora y que
quedan reducidos a las propias especificidades del sector; adems de
otros problemas derivados de la complejidad de la integracin de los
sistemas informticos.

6. PLATAFORMAS DEL E-PROCUREMENT:

Las principales son:

COMMERCE ONE.
Fundada en 1994 como Distri-Vision, cambia de nombre por el actual en
1997,dentro de sus soluciones B2B.Commerce One dispone de un
servicio completo de e-procurement denominado BuySite, junto a otro
llamado MarketSite, el primero automatiza el proceso de compras, desde
la peticin de los productos hasta su pago. El segundo consigue una
conexin completa con la Global Trading Web, donde se ponen en
contacto todos los usuarios, constituyendo una comunidad de negocio a
nivel mundial. Ofrecen tambin la posibilidad de integrar sus productos
con los sistemas back office de los usuarios, as la informacin fluye
directamente desde el comprador al vendedor utilizando tecnologa XML
a travs de internet. Esta empresa tiene grandes clientes como General

Motors, Endesa etc. Y buenos socios como SAP, Compaq, etc.

ARIBA.
Fundada en 1996, tiene un producto llamado Ariba B2B Comerce
Platform. Esta plataforma incluye diversos servicios entre los que cabe
destacar:
- Ariba Buyer, que satisface las necesidades de compra on-line de las
empresas.
- Ariba MarketPlace, que est dirigido a mercados verticales y
horizontales que permite a los generadores de mercado crear
comunidades comerciales on-line.

- Ariba Dynamics Trade, que proporciona servicios de subastas directas

o inversas con mucha configurabilidad.
- Ariba Commerce Service Network, que ofrece transacciones seguras,
servicios de pago, y contenidos para vendedores.
Esta empresa tiene como clientes tiene a Telefnica, Cisco Systems etc.
Y como socios a Hewlett-Packard, PeopleSoft etc. Los tcnicos de
Telefnica reconocen que se tarda dos meses en implantar este
producto.
Otras plataformas que tambin tienen capacidad de e-procurement y que
compiten con las anteriores son las siguientes:

ASPECT: realiza una buena gestin de suministros, catlogos y

contenidos de catlogos. Es una buena aplicacin para gestin
estratgica de recursos,aunque no esta integrado en muchos sistemas

ERP.
OPEN MARKET: el producto e-procurement que tienen todava se est
desarrollando, ya que son especialistas en Web selling y slo tienen

conectividad con el ERP de Oracle.

SAP: es el proveedor lder en sistemas ERP con un producto llamado
R/3. Ha iniciado actualmente la ampliacin de este producto con

aplicaciones ebusiness y e-procurement B2B.

TRADEX: est en un proceso de desarrollo de su producto e-

procurement.
ACTRA: tiene tecnologa internet proveniente de Netscape Application
Server, lo que le permite disponer de un sistema de workflow con reglas
flexibles de administracin y mantenimiento; pero al ser un gran
competidor de Microsoft, existen en algunos casos problemas de

integracin.
EXTRICITY: tiene un producto llamado Alliance 2.0 que dispone de

categoras de integracin y desarrollo.

ORACLE: es uno de los mayores proveedores mundiales de sistemas
ERP, y tienen un producto llamado Oracle.

7. SECUENCIAS DEL PROCESO

La arquitectura ms habitual que contiene las aplicaciones informticas que
soportan el proceso de compras es la representada en la figura siguiente:

El esquema tradicional de actividades que se identifica en un proceso estndar

de compras es el siguiente:
1. El usuario genera una solicitud de compra para cubrir una necesidad.
2. La solicitud de compra es aprobada por el responsable respectivo
3. La solicitud de compra es enviada al departamento de compras.
4. El comprador recibe la solicitud de compra.
5. El comprador elige proveedores posibles del listado de proveedores.
6. El comprador genera la solicitud de ofertas (peticin de cotizaciones).
7. El comprador enva la solicitud de oferta a los proveedores elegidos.
8. Los proveedores reciben la solicitud de oferta y responden a la misma.
9. El comprador evala las ofertas recibidas y selecciona el proveedor idneo.
10. El comprador genera la orden de compra (pedido de compra) y solicita la
aprobacin del responsable de Compras
11. El responsable de compras aprueba la orden de compra y sta es enviada
al proveedor seleccionado.
12. El proveedor seleccionado recibe la orden y fbrica o prepara las
posiciones contenidas en la orden de compra.
13. El transportista lleva el producto y lo entrega al cliente, identificando el
mismo con el albarn.
14. El almacn recepciona los productos y emite hoja o vale de recepcin.

15. El proveedor remite la factura

16. El departamento econmico-financiero verifica los documentos cruzando
orden de compra, hoja de recepcin y factura.
17. Se realiza el pago.
En la figura 2 se representan grficamente los pasos que se presentan parte
del proceso estndar de compras, aunque es bien sabido que dependiendo de
las empresas se pueden tener varios procesos; y lo que se debe hacer como
paso previo a la implantacin de cualquier sistema de este tipo, es detectar los
procesos ms importantes y disminuir el nmero de ellos para un fcil manejo
de los mismos.

En la figura 3, se representa cmo est incluido el proceso de e-procurement

dentro de la intranet, extranet e internet.

8. EMPRESAS QUE LO UTILIZAN

Son varias las empresas que utilizan e-procuremente como herramienta de
control en sus procesos, aqu citamos algunos casos:

GENERAL MOTORS: Fabricante de autos y autopartes. Implementaron

esta herramienta como parte de un proyecto que consista en reducir

inventarios y generar ahorros en los costos de produccin.

AMAZON: Ofrece diferentes lneas comerciales, adems de libros, como

software, ropa y artculos para el hogar.

EBAY:
Su modelo de operacin es la subasta
ALIBABA: Se pueden negociar diferentes productos de procedencia

china.
APPLE:
Sus productos, como el iPhone, el iPad y el iPod
RAKUTEN : Tienda virtual ms grande de Japn.
WAL-MART: Tecnologa, ropa y muebles son algunos de los productos
que ofrece

HEWLETT P: El mayor vendedor de PC en el mundo en sus lneas de

porttiles y PC de escritorio que se despachan a distintos lugares del
planeta.

9. CONSIDERACIONES ESTRATEGICAS
a) e-Procurement debe considerarse por la intervencin de dos tendencias:
La transicin haca una sociedad impulsada por la revolucin tecnolgica
La modernizacin y transformacin de las Administraciones Pblicas,
Impulsada por la exigencia ciudadana de unos procesos y servicios
pblicos ms eficientes, eficaces y transparentes.
b) e-procurement puede constituirse en una herramienta de doble filo, al no
tener en cuenta la complejidad de los procesos necesarios para su adopcin.
c) e-Procurement deriva su importancia de su doble capacidad:
Reducir los costos
Liderar el proceso de reingeniera de los procesos administrativos, a
travs de la reconfiguracin de la cadena de aprovisionamiento
Las guerras de Afganistn e Iraq, han obligado a replantear todo el
sistema de aprovisionamiento del Departamento de Defensa.
d) e-procurement, estara supeditado bajo iniciativas adoptadas en tres niveles:
Micro : proyectos de compras, impulsados por organizaciones locales,
gobiernos regionales y empresas estatales
Macro: Directivas de armonizacin, y empresariales, tecnolgica,
etctera.
Iniciativas Horizontales : Entre ciudades, Regiones, etctera, para el
desarrollo de tecnologas y plataformas

10. CONCLUSIONES

Las aplicaciones de e-procurement permiten la integracin de la empresa con

sus proveedores, facilitan la administracin de un segmento importante de la
cadena de suministros y colaboran a la automatizacin de procesos de
procuracin de materiales y los procesos de intercambio de informacin interna
y externa mediante el uso de tecnologas de informacin. Los beneficios
econmicos se presentan poco tiempo despus de su implementacin,
adecundose a una cultura de produccin justo a tiempo y de aprovechamiento
de espacio para fines productivos y no de almacenamiento.

Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrnicos (e-business), la

procuracin

electrnica

de

materia

prima

(e-procurement)

se

adapta

perfectamente a las tendencias del mercado y a la infraestructura tecnolgica

desarrollada en Internet para permitir la comunicacin negocio a negocio (B2B).
Otra de sus caracteristicas es que cumple con los requerimientos de seguridad
en la informacin y facilita el acceso de las partes involucradas sin necesidad
de implementar equipo tecnolgico costoso o especializado. Slo es necesario
el acceso a Internet, lo cual tambin es una ventaja de esta tecnologa en
cuanto a costos de implementacin y operacin.

Las organizaciones virtuales son una nueva forma de configuracin de la

industria, ya que la tendencia a nivel mundial es especializarte en tu producto o
servicio y aprovechar aquellos en los que otras empresas han invertido tiempo,
tecnologa, investigacin, experiencia y conocimiento para destinar los recursos
propios en el desarrollo de productos innovadores para la satisfaccin absoluta
del cliente. Las herramientas de e-procurement se adaptan a este tipo de
organizaciones virtuales.

La integracin de las empresas es tambin parte de las nuevas tendencias de

la industria y clave del xito de las tecnologas de informacin, ya que facilitan y

hacen ms gil este objetivo. E-procurement es una excelente alternativa para

facilitar la integracin y colaboracin de una empresa con sus proveedores.

Bibliografia:

http://e-procurement-tgs.blogspot.com/2010/10/introduccion-la-globalizacionun.html
https://prezi.com/w5ltfqfw85_j/e-procurement/
https://prezi.com/5oc3blgpt_qw/e-procurement/
https://prezi.com/mig1gctdki1m/e-procurement/
http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/eprocur.htm
http://www.eoi.es/blogs/alfonsodominguez/2011/12/16/%C2%BFque-es-eprocurement/