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Letícia Castro1
Resumo
Introdução
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Arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS, 2008/2), Pós-graduação MBA em
Comunicação Empresarial pela Universidade de Santa Cruz do Sul (Unisc, 2006/2), Jornalista pela Universidade
do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos, 2004/1). Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM).
E-mail: leticiacastro.com@gmail.com
Inaugurado em outubro de 2007, em Porto Alegre, a instituição já conta com um rico
acervo, tendo em vista o trabalho que precedeu a conseqüente transformação do
projeto em museu. No entanto, a particularidade aqui existente é a de que o MUHM,
de fato, não é Pessoa Jurídica, sendo mantido tanto no que diz respeito a recursos
financeiros e materiais quanto humanos pelo Sindicato Médico do Rio Grande do Sul
(SIMERS), e, por este motivo, o Arquivo Corrente do museu enquadra-se,
administrativamente, no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de
Documentos do Sindicato (TTD).
O estágio foi inicialmente supervisionado pela arquivista responsável pela Gestão
Documental do Sindicato, contratada de forma temporária, e pela Direção, antes sob
a responsabilidade da historiadora Juliane Serres. Atualmente a supervisão e a
direção estão a cargo do também historiador Éverton Quevedo. O trabalho partiu da
análise de relatórios e instrumentos arquivísticos existentes e leituras sobre
Avaliação e Descrição de Documentos. Não foram abordadas questões referentes à
conservação preventiva de documentos e condições físicas do acervo, embora
tenham sido identificadas nos levantamentos a respeito da situação dos arquivos.
A primeira parte do trabalho trata dos objetivos (geral e específico) deste trabalho e
o histórico do museu, seu público e seu mantenedor. No capítulo seguinte, “O
Arquivo por trás do Museu”, são relatadas as condições dos acervos trabalhados,
estratégias e procedimentos utilizados, bem como as dificuldades encontradas e
sugestões propostas. Por fim, no terceiro capítulo, são apresentadas as conclusões
e comentários após o trabalho realizado.
Objetivos
Em consonância com sua missão, o MUHM tem como objetivos, segundo seu
Regimento Interno:
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Teses disponíveis no site do MUHM: www.muhm.org.br
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Acervo disponível no site do MUHM: www.muhm.org.br
estes conjuntos fotográficos articulam-se aos fundos documentais textuais
que integram o Arquivo, ou ainda, se compõem de fotografias históricas de
personagens e instituições que ilustram o desenvolvimento da atividade
médica no Rio Grande do Sul.
O MUHM é composto por uma Direção, uma Secretaria – que não possui
funcionários específicos para este setor – e quatro setores: de Acervo, de Pesquisa,
de Comunicação e Educativo, conforme a Ata de criação e Regimento Interno do
Museu. O setor de Pesquisa está integrado com a Reserva Técnica, colaborando na
compreensão da História da Medicina do Rio Grande do Sul, através do estudo das
trajetórias de seus personagens, instituições e desenvolvimento de suas técnicas.
O público alvo
O mantenedor
O MUHM é mantido por uma instituição que possui uma história de luta
dedicada à classe médica e a defesa de seus interesses: o SIMERS, que possui 77
anos de história e que tem expandido sua área de atuação, extrapolando os
interesses da categoria que defende, atuando junto à sociedade gaúcha no que diz
respeito a políticas públicas que visam como objetivo primeiro, o bem estar social e
a saúde da população.
Quem visita museus não imagina o trabalho realizado antes das exposições
serem inauguradas. No caso do MUHM, desde a chegada das doações são emitidos
Termos de Doação que circulam entre os setores e embasarão ou serão objeto de
trabalho do setor de Pesquisa, para após um processo de compilação as
informações e objetos, livros ou documentos serem expostos à comunidade, seja
com a intervenção do setor Educativo, seja através da participação em eventos
acadêmicos ou publicações. Finalmente, todo este processo precisa ser divulgado
pelo setor de Comunicação, que também registra fotograficamente e em forma de
matérias jornalísticas institucionais todas as ações da instituição.
Além destes documentos contidos nestas pastas, existe ainda um outro tipo
de documentação de responsabilidade dos setores de Acervo Museológico e de
Biblioteca. No entanto, estes setores restringem seu campo de atuação à área
técnica, concentrando-se na conferência do material recebido e depois passando a
procedimentos como higienização e catalogação, sendo novamente acionados em
reuniões para auxiliar na concepção de exposições. As informações sobre as peças
e livros sob sua guarda também são de responsabilidade do setor de Pesquisa, fato
que acarretou/acarreta uma duplicidade de documentos do tipo “trâmite interno entre
setores”.
A primeira dúvida que surgiu foi quanto à TTD: como fazer a Gestão
Documental de uma instituição que existe “dentro” de outra? Seria necessário criar
outra série específica?
Com o intuito de contribuir para essa melhoria, foi elaborada uma proposta de
banco de dados em Excel, para futuramente ser importado para uma base mais
potente, que contenha todas as informações em um só lugar.
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Este Banco de Dados possui os seguintes campos originais: número (de entrada da doação no
acervo); nome (do doador); histórico/biografia; data de entrada; endereço; cidade; unidade da
federação; cep; fone; e-mail; observações; e acervo. Os campos novos são: outras datas (campo
criado durante o estágio e que foi separado da data de entrada para permitir a listagem isolada da
primeira entrada, que é a que conta na hora de definir o ordenamento dos doadores); e divisões
sobre o campo originalmente chamado acervo. Estas divisões são: acervo museológico – que em
caso positivo recebe a marcação “MUS”; quantidade de peças; nome das peças; código de peças;
localização das peças; especialidade das peças; funcionalidade das peças; acervo bibliográfico – que
em caso positivo recebe a marcação “BIB”; quantidade de livros; referência numérica dos livros;
localização dos livros; especialidade (médica) dos livros; e acervo arquivístico – que em caso positivo
recebe a marcação “AQV” (se não definido o tipo documental), “ICO” (se definido como iconográfico),
FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM
“REJ” (se recortes de jornais), “FOT” (se referentes a fotos) ou “DIG” (se documentos digitais);
quantidade de documentos; referência dos documentos no quadro de arranjo; descrição dos
documentos; localização dos documentos. Estas “definições” foram feitas por quem recebeu as
doações no momento, e precisam ser verificadas se efetivamente correspondem à realidade.
concorrendo com mais tipos de acervo, foram aceitas pela pessoa responsável pelo
setor de Pesquisa, que atualmente é também o diretor do MUHM, e o banco de
dados já foi encaminhado ao setor para implantação.
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Embora o nome formal seja Setor de Comunicação, trataremos a respeito da função exercida, que é
a de Assessoria de Comunicação.
Partindo do trabalho de descrição já realizado com o acervo fotográfico do
SIMERS, que inclui uma série de itens, inclusive um código de assunto – que já
existia e foi mantido para preservar o princípio da ordem original – foi elaborado um
banco de dados semelhante, porém levando em consideração as características
específicas das fotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito à
atividade fim do MUHM quanto ao suporte em questão.
INICIAIS NOME
DC Diego Castro*
DV Daniela Vallandro
EQ Éverton Quevedo
JS Juliane Serres
LC Letícia Castro*
NDEF Indefinido, equipe, leigos (não fotógrafos)
PC Patrícia Comunello*
SO Samir Oliveira **
VD Viviane Dreher*
VS Viviane Seibel*
* Jornalista
** Estagiário de jornalismo
QUADRO 2 - Cadastro de fotógrafos
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XnView, disponível em http://www.xnview.com
FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes)
Resultados
Conclusões
DE FILIPPI, Patrícia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vânia Carneiro de.
Como tratar coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa
Oficial, 2000. (Como fazer, 4)