As reas de conhecimento de gesto de projetos

Divulgao

Colaborador no artigo
Rui Carlos C. de Alencar

Engenheiro Qumico e
Administrador pela U.F. PR, 39
anos de T.I. sendo os ltimos 19 em
Logstica de Distribuio. Trabalhou
na IBM, Copel, Celepar e Accenture.
scio diretor da Routing Systems
Informtica, especialistas em
Roteirizao e Controle da Operao
de Distribuio. Alguns clientes:
Ambev, Prosegur, Avon, Danone,
Souza Cruz

Autor - Ronnie Maschk

Professor da disciplina de Gesto de Projetos

e Mudana do curso de Especializao em
Logstica e Gesto da Cadeia de Suprimentos
do LALT/UNICAMP Laboratrio de
Aprendizagem em Logstica e Transportes da
Unicamp, tambm ministra aulas na FIA
Fundao Instituto de Administrao, FDC
Fundao Dom Cabral e Instituto Mau de
Tecnologia. scio diretor da Projetti Inovatti
Gerenciamento de Projetos, especializada
em treinamento, consultoria e mo de obra
especializada em gesto de projetos.

O que gesto de projetos?

De maneira simplista, podemos
iniciar este artigo dizendo que
Gesto de Projetos uma forma
de prever e organizar um trabalho futuro, tendo em vista as necessidades do escopo, os comprometimentos assumidos de prazo e
custos e a necessidade inerente de
um produto final com qualidade
esperada, mas obviamente, Gesto
de Projetos mais do que isto.
Gesto de Projetos uma disciplina ampla e tambm abrangente na sua forma de aplicao.
Para termos noo do seu alcance,
quando falamos em identificar os
requisitos do projeto, no basta
identificar apenas os requisitos
do cliente direto, ou os desejos e
necessidades de quem paga por
ele (o patrocinador), necessrio
identificar tambm os requisitos
de todos os stakeholders (pessoas
ou organizaes afetadas pela execuo ou trmino do projeto e que
podem exercer influncia sobre
ele - figura 1). A identificao dos
stakeholders um dos primeiros e
mais importantes passos a serem
realizados no incio de em um projeto, e que inclusive a base do seu

68

Revista Cargo News

planejamento. Veja na figura abaixo um exemplo de identificao de

stakeholders para a construo de

um novo Centro de Distribuio.

Possveis stakeholders de um projeto logstico

www.cargonews.com.br

Divulgao

Gesto de Projetos no
segmento Logstico

Alm da abordagem aos temas (reas do conhecimento) Escopo,

Prazo, Custos e Qualidade citados anteriormente, Gesto de Projetos
trata tambm de outras importantes reas como Recursos Humanos,
Comunicao, Riscos e Aquisies (figura 2). A rea do conhecimento
Integrao responsvel por:
Integrar todas as reas do conhecimento em um plano do projeto;
Integrar todas as aes de execuo e monitoramento e controle, e;
Integrar o produto do projeto operao da empresa.
Descreve tambm como iniciar formalmente um projeto ou fase,
como monitorar e controlar as mudanas do projeto e finalmente como
encerrar formalmente o projeto ou uma fase.

Habilidades necessrias
para um gestor de
projetos
Gerenciar um projeto no uma
tarefa simples, necessrio que a
frente do projeto esteja uma pessoa muito bem preparada, e preferencialmente experiente. Conhecer apenas as boas prticas de
gerenciamento de projetos, assim
como ter vrios anos de experincia profissional, podem no ser
suficientes para gerenciar um projeto com xito. de extrema importncia que o gerente do projeto
possua ou desenvolva habilidades
de gerenciamento geral (contabilidade, negociao, finanas, marketing, logstica, supply chain,
vendas, produo etc.) e habilidades de relacionamento interpessoal (liderana, comunicao,
motivao, influncia, delegao,
feedback, gesto de conflitos etc.).
Conhecimentos sobre normas e regulamentaes, acordos sindicais,
ambiente do projeto (questes
educacionais, religiosas, ticas, tnicas, polticas, leis, costumes, geografia fsica e ecologia local) so
tambm de inquestionvel importncia no gerenciamento de um
projeto. No h dvidas que a experincia profissional acumulada
de vrios anos far diferena em
um projeto, porm depender unicamente desta experincia pode
no ser suficiente para garantir o
sucesso dele.

www.cargonews.com.br

As nove reas de Conhecimento de Gesto de Projetos

Dimenso dos prejuzos que um projeto mal gerido

pode ocasionar
Mas afinal, ser que todos ns temos a real noo do prejuzo que um projeto mal
gerido pode causar? Temos a cincia dos reflexos que este projeto cria para a nossa
empresa? Atrasos em projetos podem gerar um impacto financeiro e mercadolgico negativo s empresas. Para ilustrar esta situao, vamos considerar um exemplo
hipottico, porm emblemtico:

Contexto de um projeto que gera impactos negativos a uma empresa

Outros exemplos de impactos negativos de projetos mal sucedidos:

Um edifcio comercial que no entregue no prazo pode fazer com que proprietrios dos conjuntos comerciais mantenham o aluguel de outras instalaes
enquanto a obra no concluda
Um Shopping Center que no finalizado no prazo deixar de receber o aluguel das lojas
A no concluso de automao de um armazm no prazo (cdigo de barras, rdio, esteiras e elevadores automatizados) pode causar morosidade no recebimento,
armazenagem e despacho de mercadorias, comprometendo a agilidade do processo
logstico interno com conseqente reflexo na capacidade de entregas e vendas
Mas os prejuzos em projetos no so advindos apenas de um prazo no atingido,
podem ser provenientes tambm de outros fatores, como por exemplo, um projeto
mal planejado.

Revista Cargo News

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As reas de conhecimento de gesto de projetos

Divulgao

Colaborador no artigo
Rui Carlos C. de Alencar

Engenheiro Qumico e
Administrador pela U.F. PR, 39
anos de T.I. sendo os ltimos 19 em
Logstica de Distribuio. Trabalhou
na IBM, Copel, Celepar e Accenture.
scio diretor da Routing Systems
Informtica, especialistas em
Roteirizao e Controle da Operao
de Distribuio. Alguns clientes:
Ambev, Prosegur, Avon, Danone,
Souza Cruz

Autor - Ronnie Maschk

Professor da disciplina de Gesto de Projetos

e Mudana do curso de Especializao em
Logstica e Gesto da Cadeia de Suprimentos
do LALT/UNICAMP Laboratrio de
Aprendizagem em Logstica e Transportes da
Unicamp, tambm ministra aulas na FIA
Fundao Instituto de Administrao, FDC
Fundao Dom Cabral e Instituto Mau de
Tecnologia. scio diretor da Projetti Inovatti
Gerenciamento de Projetos, especializada
em treinamento, consultoria e mo de obra
especializada em gesto de projetos.

O que gesto de projetos?

De maneira simplista, podemos
iniciar este artigo dizendo que
Gesto de Projetos uma forma
de prever e organizar um trabalho futuro, tendo em vista as necessidades do escopo, os comprometimentos assumidos de prazo e
custos e a necessidade inerente de
um produto final com qualidade
esperada, mas obviamente, Gesto
de Projetos mais do que isto.
Gesto de Projetos uma disciplina ampla e tambm abrangente na sua forma de aplicao.
Para termos noo do seu alcance,
quando falamos em identificar os
requisitos do projeto, no basta
identificar apenas os requisitos
do cliente direto, ou os desejos e
necessidades de quem paga por
ele (o patrocinador), necessrio
identificar tambm os requisitos
de todos os stakeholders (pessoas
ou organizaes afetadas pela execuo ou trmino do projeto e que
podem exercer influncia sobre
ele - figura 1). A identificao dos
stakeholders um dos primeiros e
mais importantes passos a serem
realizados no incio de em um projeto, e que inclusive a base do seu

68

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planejamento. Veja na figura abaixo um exemplo de identificao de

stakeholders para a construo de

um novo Centro de Distribuio.

Possveis stakeholders de um projeto logstico

www.cargonews.com.br

Divulgao

Gesto de Projetos no
segmento Logstico

Alm da abordagem aos temas (reas do conhecimento) Escopo,

Prazo, Custos e Qualidade citados anteriormente, Gesto de Projetos
trata tambm de outras importantes reas como Recursos Humanos,
Comunicao, Riscos e Aquisies (figura 2). A rea do conhecimento
Integrao responsvel por:
Integrar todas as reas do conhecimento em um plano do projeto;
Integrar todas as aes de execuo e monitoramento e controle, e;
Integrar o produto do projeto operao da empresa.
Descreve tambm como iniciar formalmente um projeto ou fase,
como monitorar e controlar as mudanas do projeto e finalmente como
encerrar formalmente o projeto ou uma fase.

Habilidades necessrias
para um gestor de
projetos
Gerenciar um projeto no uma
tarefa simples, necessrio que a
frente do projeto esteja uma pessoa muito bem preparada, e preferencialmente experiente. Conhecer apenas as boas prticas de
gerenciamento de projetos, assim
como ter vrios anos de experincia profissional, podem no ser
suficientes para gerenciar um projeto com xito. de extrema importncia que o gerente do projeto
possua ou desenvolva habilidades
de gerenciamento geral (contabilidade, negociao, finanas, marketing, logstica, supply chain,
vendas, produo etc.) e habilidades de relacionamento interpessoal (liderana, comunicao,
motivao, influncia, delegao,
feedback, gesto de conflitos etc.).
Conhecimentos sobre normas e regulamentaes, acordos sindicais,
ambiente do projeto (questes
educacionais, religiosas, ticas, tnicas, polticas, leis, costumes, geografia fsica e ecologia local) so
tambm de inquestionvel importncia no gerenciamento de um
projeto. No h dvidas que a experincia profissional acumulada
de vrios anos far diferena em
um projeto, porm depender unicamente desta experincia pode
no ser suficiente para garantir o
sucesso dele.

www.cargonews.com.br

As nove reas de Conhecimento de Gesto de Projetos

Dimenso dos prejuzos que um projeto mal gerido

pode ocasionar
Mas afinal, ser que todos ns temos a real noo do prejuzo que um projeto mal
gerido pode causar? Temos a cincia dos reflexos que este projeto cria para a nossa
empresa? Atrasos em projetos podem gerar um impacto financeiro e mercadolgico negativo s empresas. Para ilustrar esta situao, vamos considerar um exemplo
hipottico, porm emblemtico:

Contexto de um projeto que gera impactos negativos a uma empresa

Outros exemplos de impactos negativos de projetos mal sucedidos:

Um edifcio comercial que no entregue no prazo pode fazer com que proprietrios dos conjuntos comerciais mantenham o aluguel de outras instalaes
enquanto a obra no concluda
Um Shopping Center que no finalizado no prazo deixar de receber o aluguel das lojas
A no concluso de automao de um armazm no prazo (cdigo de barras, rdio, esteiras e elevadores automatizados) pode causar morosidade no recebimento,
armazenagem e despacho de mercadorias, comprometendo a agilidade do processo
logstico interno com conseqente reflexo na capacidade de entregas e vendas
Mas os prejuzos em projetos no so advindos apenas de um prazo no atingido,
podem ser provenientes tambm de outros fatores, como por exemplo, um projeto
mal planejado.

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to de projetos;
No elaborar o plano de qualidade, muitas vezes ignorado com
a inteno de baixar os custos do projeto;
Figura
3 - Exemplo de uma EAP/WBS
No identificar riscos e imprevistos, no planejar as
respostas e no provisionar reservas financeiras de contingncia;
No planejar e distribuir as informaes, conforme esperado pelos stakeholders;
No selecionar profissionais qualificados para atuar
no projeto;
No qualificar ou homologar fornecedores;
No criar uma especificao clara ou correta do que se
deseja contratar;
Entre vrios outros fatores que podem causar impactos
negativos a um projeto.

Processo
geral da automao da
roteirizao
e controle
de uma frota

Fases deste Projeto de automao de rotas e controle de frota

As seguintes etapas/fases so realizadas neste projeto:

Fases do projeto de automao da roteirizao e controle de frotas

Certa vez um diretor de uma grande empresa

de cosmticos me solicitou ministrar um curso de
Gesto de Mudanas aos seus profissionais, pois
conforme ele, ocorriam mudanas em demasia nos
projetos realizados na sua empresa. J outro diretor de uma empresa de Telecomunicaes me pediu
uma orientao sobre o que fazer a respeito de um
projeto que tinha como prazo inicial um ano e meio
de durao, mas que j estava no terceiro ano de
execuo e com constantes solicitaes de mudana. Qual foi minha recomendao para ambos? Planejem melhor o escopo dos seus projetos.
As mudanas podem ter origem em: a) algo novo,
impossvel de ser previsto durante o planejamento,
mas necessrio ser implementado durante o projeto, ou; b) um escopo que foi mal identificado (requisitos, entregas, especificaes) e que invariavelmente incorrero em solicitaes de mudana durante o
projeto. A mudana em si no um problema para
o projeto, mudanas ocorrem, natural, o problema o nmero elevado de mudanas devido
identificao deficiente do escopo junto aos seus
stakeholders.
Outros fatores que podem impactar prazo e custos do projeto so:
Tempo insuficiente para planejar o projeto devido a ansiedade em iniciar rapidamente os trabalhos;
No utilizao de tcnicas adequadas para o
levantamento de requisitos e entregas do projeto
(EAP - Estrutura Analtica do Projeto / WBS Work
Breakdown Structure) figura 3;
Baixa maturidade da empresa em gerenciamen-

Processo de automao de rotas e controle de frota

Fatores que influenciam o sucesso de um projeto

Exemplo de uma EAP/WBS

Exemplo de um projeto no setor Logstico

H muito mais a se considerar em gesto de projetos,
mas talvez um exemplo real
de um projeto logstico possa expressar melhor como
um projeto realizado, assim como os benefcios decorrentes da sua execuo.
O exemplo real que iremos
considerar neste artigo o
caso de implantao de um
software de planejamento
das rotas de uma frota e o
controle das entregas realizadas em tempo real. Nos tpicos a seguir descreveremos
os seus objetivos e caractersticas:
Projeto de implantao de software para automatizar a roteirizao de uma frota

70

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to de projetos;
No elaborar o plano de qualidade, muitas vezes ignorado com
a inteno de baixar os custos do projeto;
Figura
3 - Exemplo de uma EAP/WBS
No identificar riscos e imprevistos, no planejar as
respostas e no provisionar reservas financeiras de contingncia;
No planejar e distribuir as informaes, conforme esperado pelos stakeholders;
No selecionar profissionais qualificados para atuar
no projeto;
No qualificar ou homologar fornecedores;
No criar uma especificao clara ou correta do que se
deseja contratar;
Entre vrios outros fatores que podem causar impactos
negativos a um projeto.

Processo
geral da automao da
roteirizao
e controle
de uma frota

Fases deste Projeto de automao de rotas e controle de frota

As seguintes etapas/fases so realizadas neste projeto:

Fases do projeto de automao da roteirizao e controle de frotas

Certa vez um diretor de uma grande empresa

de cosmticos me solicitou ministrar um curso de
Gesto de Mudanas aos seus profissionais, pois
conforme ele, ocorriam mudanas em demasia nos
projetos realizados na sua empresa. J outro diretor de uma empresa de Telecomunicaes me pediu
uma orientao sobre o que fazer a respeito de um
projeto que tinha como prazo inicial um ano e meio
de durao, mas que j estava no terceiro ano de
execuo e com constantes solicitaes de mudana. Qual foi minha recomendao para ambos? Planejem melhor o escopo dos seus projetos.
As mudanas podem ter origem em: a) algo novo,
impossvel de ser previsto durante o planejamento,
mas necessrio ser implementado durante o projeto, ou; b) um escopo que foi mal identificado (requisitos, entregas, especificaes) e que invariavelmente incorrero em solicitaes de mudana durante o
projeto. A mudana em si no um problema para
o projeto, mudanas ocorrem, natural, o problema o nmero elevado de mudanas devido
identificao deficiente do escopo junto aos seus
stakeholders.
Outros fatores que podem impactar prazo e custos do projeto so:
Tempo insuficiente para planejar o projeto devido a ansiedade em iniciar rapidamente os trabalhos;
No utilizao de tcnicas adequadas para o
levantamento de requisitos e entregas do projeto
(EAP - Estrutura Analtica do Projeto / WBS Work
Breakdown Structure) figura 3;
Baixa maturidade da empresa em gerenciamen-

Processo de automao de rotas e controle de frota

Fatores que influenciam o sucesso de um projeto

Exemplo de uma EAP/WBS

Exemplo de um projeto no setor Logstico

H muito mais a se considerar em gesto de projetos,
mas talvez um exemplo real
de um projeto logstico possa expressar melhor como
um projeto realizado, assim como os benefcios decorrentes da sua execuo.
O exemplo real que iremos
considerar neste artigo o
caso de implantao de um
software de planejamento
das rotas de uma frota e o
controle das entregas realizadas em tempo real. Nos tpicos a seguir descreveremos
os seus objetivos e caractersticas:
Projeto de implantao de software para automatizar a roteirizao de uma frota

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Imagem da tela final com rota planejada

Tela com rota planejada

Resultados alcanados
Com a implementao da automao das rotas, possvel comparar dados histricos com os resultados atuais de eficincia nas entregas, verificando assim em que
grau os objetivos do projeto foram alcanados e constatando a melhoria no processo
como um todo, alm do aumento da satisfao dos clientes pela melhoria do nvel de
servio. Os resultados podero variar em acordo com o grau de qualidade existente das informaes do processo anterior, mas ficaro em torno dos nmeros abaixo
apresentados. Benefcios no mensurveis como o aumento de qualidade do servio e
maior satisfao dos clientes com as entregas foram tambm reportados.
Benefcios mensurados em um caso real no segmento de bebidas:
15% de reduo no custo de distribuio
20% de reduo no nmero de veculos
17% de diminuio na quilometragem
15% de reduo no nmero de funcionrios
20% de reduo de horas extras

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Comentrios finais

A realizao com sucesso de um projeto como o

citado acima demonstra
os benefcios que empresas podem alcanar com
prticas adequadas de gerenciamento de projetos,
mas para isto a alta direo deve apoiar iniciativas de desenvolvimento
e manuteno da cultura
e maturidade de projetos
nas empresas.

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