Manual para el participante

Excel I

Curso de _Excel I

USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO..............................................................................4

Descripcin de los elementos de la ventana de Excel..................................................4
Concepto de libro de trabajo ........................................................................................9
Insertar y eliminar hojas de clculo ............................................................................10
Dar nombre a hojas de clculo...................................................................................11
ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE TRABAJO ................................................................14
Abrir y buscar archivos...............................................................................................14
Guardar y Guardar Como ..........................................................................................14
ESCRIBIR FORMULAS Y USAR FUNCIONES .............................................................18
Operadores y precedencia de operadores. ................................................................18

Paleta de Frmulas ......................................................................................18

Operadores Aritmticos................................................................................18
Operadores de Comparacin .......................................................................19
Orden de ejecucin de Operaciones en Frmulas .......................................19
Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales .......................................20

Estilo de referencia A1 .................................................................................20

Estilo de referencia F1C1.............................................................................21
Referencias absolutas..................................................................................21
Referencias relativas....................................................................................22
Referencias Mixtas.......................................................................................22
Referencias tridimensionales. ......................................................................23
Uso del asistente de funciones. .................................................................................24
EDITAR HOJAS DE CALCULO .....................................................................................30
Copiar ........................................................................................................................30
Mover.........................................................................................................................35
Pegado especial ........................................................................................................35
Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas..................................................................36
Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas .................................................................40
Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas.................................................................41
Ir a... ..........................................................................................................................43
Buscar .......................................................................................................................45
Reemplazar ...............................................................................................................46

Curso de _Excel I

Autocorreccin y Ortografa. ......................................................................................46

DAR PRESENTACIN AL CONTENIDO DE LOS LIBROS DE TRABAJO....................50
Formato de Celdas ....................................................................................................50
Formato de Filas ........................................................................................................56
Formato de columnas ................................................................................................56
Formato de hoja de clculo. .......................................................................................58
Autoformatos .............................................................................................................61
INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS DE CALCULO ............................................63
Filas, celdas y columnas ............................................................................................63
Nombres ....................................................................................................................64
Comentarios ..............................................................................................................64
CREAR Y DAR PRESENTACIN A GRAFICOS...........................................................66
Creacin de grficos ..................................................................................................66
Formato de grficos ..................................................................................................73
Seleccin del Grfico .................................................................................................74
Configurar pgina ......................................................................................................76
Imprimir hoja ..............................................................................................................82

Curso de _Excel I

USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO

Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern el uso de
los libros de trabajo.

Descripcin de los elementos de la ventana de Excel

Iniciar Microsoft Excel 2000
Para iniciar Excel 2000 haga clic en el botn Inicio, seleccione Programas,
busque Microsoft Excel, otra opcin es utilizar el icono de acceso directo,
ubicado en el escritorio de Windows.

Curso de _Excel I

Ventana Principal de Excel 2000

Cuando inicie Excel 2000, se muestra en la pantalla un documento en blanco,
como se observa en la siguiente figura.

Cuadro
de
Nombres

Barra de
Mens

Nombre de la
Ventana

Barra de
Herramientas

Celda activa

Botones de
control

Barra de
Formulas

Titulo o
encabezado
de Columna

Titulo o
encabezado
de Fila

Ayudante
de Office

Botones de
Desplazamiento de
las etiquetas de hoja

Barras de
Desplazamiento
Etiquetas
de hojas

Barra de
Dibujo

Barra de
Estado

Curso de _Excel I

Mens y Barra de Mens

Los mens se encuentran organizados por grupos, subgrupos y dispuestos en
una barra en la parte superior de la pantalla.
Un men muestra una lista de comandos que incluyen imgenes para asociar
rpidamente su funcin.
Conjunto de Mens

Barras de herramientas
Situadas en la parte superior de la ventana de la aplicacin. Una barra de
herramientas puede contener botones con imgenes, mens o una combinacin
de ambos, los cuales permiten un acceso rpido a los comandos de Excel.
Barra de
Herramientas
Estndar

Barra de
Herramientas
Formato

Curso de _Excel I

Active o desactive las barras de herramientas utilizando el men Ver, comando

Barras de Herramientas, como se muestra en la siguiente figura:

Barras de
herramientas

Barra de frmulas
Situada en la parte superior de le ventana, esta formada por:
Cuadro de Nombres: que presenta la referencia o el nombre de la celda activa
(aquella en que est posicionado el cursor)
Barra de frmulas: Muestra el valor constante o formula utilizada en la celda
activa, permite escribir o modificar valores o frmulas.
Cuadro de Nombres

Barra de Formulas

Encabezado de columna y fila

Identifica las columnas por medio de letra y las columnas por un nmero
consecutivo, permitiendo a su vez, la ubicacin de cada celda dentro del plano
de coordenadas columna-fila.

Encabezado de Fila

Encabezado de Columna

Curso de _Excel I

Botn Seleccionar todo

Rectngulo gris de la esquina superior izquierda de una hoja de clculo donde se
encuentran los encabezados de filas y columnas.
Botn seleccionar todo

Etiquetas de Hojas y Botones de desplazamiento

Las etiquetas son identificadores para cada hoja de clculo.
Los Botones de desplazamiento permiten moverse rpido a travs de las hojas
de un libro.
Barras de Desplazamiento
Barras situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana, se
emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro de la hoja de
clculo a otra parte del archivo.
Barra de Estado
Situada en la parte inferior de la pantalla muestra informacin del estado de
algunas funciones de teclado y del comando en curso.

Curso de _Excel I

Concepto de libro de trabajo

Qu es Excel?
Excel es un programa que permite trabajar con hojas o planillas de clculo, las
cuales se pueden asimilar a una hoja de cuaderno cuadriculado, en que las filas
tienen identificacin numrica de uno en uno, mientras que las columnas se
identifican por letras.
Un cuadrado de esta planilla se denomina celda y se la referencia por la columna
y fila a la que pertenece. As, la celda C10 es la que est en la interseccin de la
columna C con la fila 10 de la planilla.
Los archivos se llaman libros de trabajo, en ellos se puede guardar varias hojas
de clculo, hojas de grfico y mdulos de Visual Basic. Contiene plantillas que
pueden ser frmulas, formatos, textos y macros, adems de proporcionar las
herramientas comerciales automatizadas necesarias para el anlisis de datos,
mantenimiento de listas y realizacin de clculos.

Libros de Trabajo
Libro: Es el archivo en el se trabaja y almacenan los datos. Un libro contiene
una o varias hojas de clculo y/o grficos.
Titulo del libro

Hojas de clculo

Curso de _Excel I

Hojas de clculo : Se utilizan para capturar, procesar y analizar datos. Pueden

introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y
pueden ejecutar operaciones basadas en los datos de varias hojas. Si se crea un
grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos
correspondientes o en una hoja de grfico.
La hoja esta compuesta por 65.536 filas y 256 columnas.
Hoja de grficos : Hoja de un libro que contiene nicamente un grfico. Las
hojas de grfico estn vinculadas a los datos de la hoja de clculo y se
actualizarn cuando cambien los datos de sta. Un grafico puede ser pegado en
una hoja de clculo.
Manejo de Archivos
En Excel los documentos o archivos son llamados libros.
Cuando inicia Excel, de manera predeterminada abre un libro nuevo.
Para abrir un libro basado en una plantilla, realice lo siguiente:
En el men Archivo, ejecute Nuevo.
En la ficha Soluciones de hoja de clculo.
Haga clic en la plantilla del tipo de hoja de clculo que desee crear.

Insertar y eliminar hojas de clculo

INSERTAR
Para insertar una hoja de clculo deber posicionar su cursor en cualquier parte
de la hoja a insertar y con el men contextual elegir el comando Insertar,
automticamente la hoja se insertar y proporcionar el nmero consecutivo de
su ltima hoja activa.
ELIMINAR
Hojas
Elimina permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del libro de trabajo.
Antes de eliminar las hojas seleccionadas, Microsoft Excel pedir que se
confirme la eliminacin.
Procedimiento:

10

Curso de _Excel I

Seleccionar la hoja u hojas que se desea eliminar.

En el men Edicin, elige Eliminar hoja.

Este comando no se puede deshacer.

Dar nombre a hojas de clculo

Puede proporcionar un nombre a una hoja de clculo, el procedimiento es el
siguiente:
1. Posicione su cursor en la hoja .que desea cambiar
2. Pulse el botn derecho del mouse para ver el men contextual
3. De clic en el comando Cambiar nombre

4. El nombre actual de la hoja activa se seleccionar como se observa en la

grfica siguiente:

11

Curso de _Excel I

5. Capture el nombre deseado para esta hoja.

12

Curso de _Excel I

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Curso de _Excel I

ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE

TRABAJO
Abrir y buscar archivos
Abrir

Para abrir un archivo ya existente, solo siga una de las siguientes opciones:
Utilizando la Barra de Herramientas Estndar.
1. Haga clic en Abrir

2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el

archivo que desee abrir.
3. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botn
Abrir.
Utilizando el comando Abrir men Archivo.
1. Haga clic en el Men Archivo, comando Abrir
2. En la lista Buscar en, localice la unidad, la carpeta, que contenga el
archivo que
3. desee abrir.
4. Seleccione el archivo, haga doble clic sobre el nombre o presione el botn
Abrir.

Guardar y Guardar Como

Guardar
Para guardar un documento activo con el nombre de archivo, ubicacin y formato
actuales, slo ejecute alguna de las dos siguientes opciones:

1. Haga clic en el botn Guardar

Estndar.
2. En el men Archivo, haga clic en Guardar.

14

de la Barra de Herramientas

Curso de _Excel I

Guardar como
Cuando se guarda un libro por primera vez, se le asigna un nombre de archivo y
se indica el lugar en que desea almacenarse en el disco duro del equipo o en
otra ubicacin.
Para guardar un archivo realice lo siguiente:
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En la lista Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta en la cual desee
almacenar el libro.
3. Para guardar el libro en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva
carpeta
.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el libro.
5. Pueden utilizarse nombres de archivos largos y descriptivos para
simplificar la bsqueda de los libros.
6. Haga clic en Guardar.
NOTA: Los nombres de archivo largos y descriptivos, contienen la ruta de
acceso completa del archivo, incluida la letra de unidad, el nombre del servidor,
la ruta de acceso a la carpeta, el nombre del archivo y la extensin del nombre
de archivo de tres caracteres teniendo como mximo 218 caracteres.
Cerrar
En el men Archivo, haga clic en Cerrar.
Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada
la tecla MAYS y haga clic en Cerrar todo en el men Archivo.
Salir de Excel
Cierra este programa tras solicitar que guarde todos los archivos que no haya
guardado.
Para salir de Excel siga uno de los siguientes pasos:
1. Ejecute el comando Salir del Men Archivo.

15

Curso de _Excel I

2. Haga clic en el icono

ventana.

, que se encuentra en la parte superior de la

En ambos casos si se hicieron modificaciones al documento presente, Excel

preguntar si desea guardar los cambios, si hace clic en el botn NO cierra
automticamente el documento .
Si presiona el botn Cancelar contina en el documento activo sin salir.
Si presiona el botn SI aparece la ventana guardar como, donde pedir el
nombre que llevar su documento as como la ubicacin donde se almacenar
(Siempre y cuando sea un documento nuevo, de lo contrario guardar los
cambios en el documento activo).
Para cerrar todos los documentos abiertos sin salir del programa, mantenga
presionada la tecla SHIFT y haga clic en Cerrar todo del men Archivo.

16

Curso de _Excel I

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Curso de _Excel I

ESCRIBIR FORMULAS Y USAR

FUNCIONES
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern como usar
frmulas y funciones para realizar clculos matemticos.

Operadores y precedencia de operadores.

Operadores de Clculo de las Frmulas
Una frmula es un conjunto de operandos, (valores, referencias de celda o
rango, cadenas, nombres, funciones y aritmticos, nombres de funciones, etc.),
que generan un valor nuevo como resultado de operaciones aritmticas de
modelos complejos de nmeros.

Paleta de Frmulas
Referencia
de Celda
Constante
numrica
Introducir
Frmula

Cuadro de
funciones

Funcin de la
hoja de
clculo

Cancelar
Frmula

Referencia
del rango
Operador
de Suma

Operador
de divisin

La Paleta de frmula se encuentra integrada por: Un cuadro de funciones, rea

de edicin, botn para introducir frmula, botn para cancelar frmula.
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores
de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Operadores Aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, decisin
o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

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Curso de _Excel I
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta
Negacin

3-1
-1

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2

(el mismo
que 3*3)

Operadores de Comparacin
Permiten cotejar dos valores dentro de una condicin a fin de determinar si el
resultado es VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

Orden de ejecucin de Operaciones en Frmulas

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel
ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a
continuacin.
Operador
: (dos puntos)
(un espacio)
, (coma)

Descripcin

Operadores de referencia

Negacin (como en -1)

Porcentaje

Exponente

*y/

Multiplicacin y divisin

+y-

Suma y resta

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Curso de _Excel I
Operador
&
= < > <= >= <>

Descripcin
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin

Referencias absolutas, relativas, mixtas y

tridimensionales
Una frmula puede hacer referencia a valores constantes o bien a valores
contenidos en otras celdas. La celda que contiene la frmula se denomina celda
dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo
e indica a Excel la ubicacin de los valores que desea utilizar en una frmula. En
las referencias se pueden utilizar datos de la misma hoja de clculo, otras hojas
del mismo libro o bien de otros libros (referencias externas).
Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con
nmeros (del 1 al 65536).
Estas letras y nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. Para
hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero
de fila. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de
la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a
continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Para hacer referencia a
La celda de la columna A y la fila 10

Utilice
A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la

A10:A20
20.
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H

H:H

Todas las celdas de las columnas H a la J

H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

20

Curso de _Excel I

Estilo de referencia F1C1

En el estilo de referencia F1C1, se numeran tanto las filas como las columnas de
la hoja de clculo Excel indica la ubicacin de una celda con una "F" seguida de
un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna. El estilo de
referencia F1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna en macros.

Referencia

Significado

F[-2]C

Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba,

en la misma columna.

F[2]C[2]

Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo,

dos columnas hacia la derecha.

F2C2

Una referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la

segunda columna.

F[-1]

Una referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

Una referencia absoluta a la fila actual

Referencias absolutas.
En una frmula, especifica la direccin exacta de una celda, independientemente
de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia absoluta de
celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Una referencia absoluta de fila toma la
forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1,
$B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no se
ajustan automticamente cuando se copian frmulas en varias filas o columnas.
Ejemplo.
En el siguiente ejemplo usamos referencias absolutas; para sacar el total
vendido por da multiplicamos el total de litros vendidos diario por el precio de la
gasolina que se encuentra en B1, la frmula que estamos viendo es =B7*$B$1 el
signo de pesos es para que nuestra referencia se quede fija al momento de tener
que copiar la frmula, en cambio la referencia B7 se incrementar a medida que
se copia la frmula.

21

Curso de _Excel I

Referencias relativas.
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango
se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En
el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula =A5; Excel buscar el valor
una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se
denomina referencias relativas.

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar

automticamente las referencias en la frmula pegada para hacer referencia a
diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el ejemplo, la frmula
en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de
B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la frmula en la celda B7 a
=A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la
izquierda de la celda B7.

Referencias Mixtas.
Una referencia mixta contiene una parte relativa y otra absoluta. Al copiarse,
Excel ajustar automticamente la parte relativa, manteniendo la parte absoluta.
Para mantener como posicin absoluta se debe anteponer el signo de pesos ($)
al ttulo de la columna o de la fila; as, en la referencia $A1, la parte que se
mantendr sin cambio al ser copiada ser la correspondiente a la columna. En
cambio, en la referencia A$1, la parte que se mantendr ser la correspondiente
a la fila, al momento de copiarse a otra celda.

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Curso de _Excel I

Referencias tridimensionales.
Este tipo de referencias sirve para realizar clculos con datos que se encuentran
en hojas de clculo diferentes. Para escribir una frmula tridimensional o 3D,
siga el procedimiento que se describe a continuacin:
1. Haga clic en la celda en la que desee introducir la funcin.
2. Escriba un signo igual (=) o escriba el nombre de la funcin y un
parntesis de apertura.
3. Haga clic en la ficha de la primera hoja de clculo a la que va a
hacerse referencia.
4. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse
referencia.
5. En caso de ser necesario, escriba el operador de la frmula.
6. Haga clic en la ficha de la ltima hoja de clculo a la que va a hacerse
referencia.
7. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse
referencia.
8. Complete la frmula.
Ejemplo.
En la hoja 3, se obtendr la sumatoria de los valores contenidos en las celdas A1
de las hojas 1 y 2 de un libro de trabajo. Para ello siga el procedimiento que se
describe a continuacin:
1. En la hoja 1 de un libro de trabajo, escriba 123 en la celda A1.
2. En la hoja 2 de un libro de trabajo, escriba 25 en la celda A1.
3. Haga clic en la celda A1 de la hoja 3.
4. Escriba el signo igual (=).
5. Haga clic en la ficha de la hoja 1.
6. Haga clic en la celda A1. En la barra de frmulas deber aparecer el
siguiente texto: =Hoja1!A1
7. Escriba el signo ms (+).
8. Haga clic en la ficha de la hoja 2.
9. Haga clic en la celda A1. En la barra de frmulas deber aparecer el
siguiente texto: =Hoja1!A1+ Hoja2!A1.
10. Pulse la tecla Enter para finalizar. En la hoja 3 deber aparecer el
resultado de la frmula en la celda A1.
Tambin puede escribir directamente la frmula anteponiendo el nombre de
la hoja de clculo con el signo de admiracin (!) a las celdas o rangos que
intervienen en la frmula.
23

Curso de _Excel I

Uso del asistente de funciones.

El asistente para funciones nos permite realizar clculos automticos con
referencias de las hojas, o bien se capturan las operaciones directamente en el
asistente.
Para activar el asistente de funciones :haga lo siguiente:
Elija el comando funcin del Men Insertar

El Asistente se activa , y usted elige la categora y nombre de la funcin que

necesita

24

Curso de _Excel I

D clic en el botn Aceptar .y obtendr el siguiente cuadro

25

Curso de _Excel I

26

Curso de _Excel I

27

Curso de _Excel I

Elabore la funcin que se especifica a continuacin :

Capture en las celdas los siguientes nmeros en el orden que observa y, en las
celdas que se especifican.

La celda activa ubquela en la columna A rengln 4

Siga los pasos
Paleta de frmulas para introducir y modificar frmulas
Introducir frmulas Cuando cree una frmula que contenga una funcin, la
Paleta de frmulas le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A
medida que se introduzca una funcin en la frmula, la Paleta de frmulas ir
mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una
descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y
el resultado actual de toda la frmula. Para que aparezca la paleta de frmulas,
haga clic en Modificar frmula

en la barra de frmulas.

28

Curso de _Excel I

En este ejemplo, la funcin anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de

frmulas. El rango K10:K19 es el nico argumento de la funcin y aparece en el
cuadro de edicin Nmero1. El valor en cada celda del rango aparece a la
derecha del cuadro de edicin. El resultado de la funcin SUMA (935) aparece
debajo de la lista de argumentos. El resultado de la frmula completa se muestra
en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a
5.000, el resultado es 0.05 5%.
Modificar frmulas Puede utilizarse la Paleta de frmulas para modificar las
funciones en las frmulas. Seleccione una celda que contenga una frmula y, a
continuacin, haga clic en Modificar frmula
para que aparezca la paleta
de frmulas. En la paleta aparecern la primera funcin de la frmula y cada uno
de sus argumentos. Puede modificar la primera funcin, o modificar otra funcin
de la misma frmula, haciendo clic en la barra de frmulas en cualquier posicin
dentro de la funcin.

29

Curso de _Excel I

EDITAR HOJAS DE CALCULO

Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern los
procedimientos para editar el contenido de las hojas de clculo.

Copiar
Al elegir el comando copiar, despus de seleccionar uno o ms rangos, una
celda, toda la hoja, etc., la informacin se duplica y se coloca en el portapapeles,
esperando a que usted indique el lugar en el que pegar dichos elementos.
Esta informacin se puede pegar en la misma hoja de clculo o en cualquier
otra, dentro del mismo libro de trabajo o en uno nuevo.
Cuando se copian celdas, Excel copia su contenido, formato y cualquier
comentario adjunto a las mismas; por lo que posteriormente, usted podr pegarlo
usando cualquiera de las opciones a continuacin indicadas.
Barra de herramientas:
Puede auxiliarse con la barra de herramientas para copiar y pegar informacin.
1. Seleccione el rango o rangos que desea copiar

PEGA

2. Elija el botn copiar de la barra de herramientas

3. Coloque el cursor en el rea en que desea pegar la
informacin
4. haga clic en el botn pegar
COPIA
Ejemplo:
Suponga que el rango A1:A6
tiene que ser copiado al rango
B1:B6 seleccione usted la
informacin como se observa en
la figura y haga clic al botn
copiar
de
la
barra
de
herramientas.

30

Curso de _Excel I

Coloque el cursor en la celda

B1 y haga clic al botn pegar
de la barra de herramientas.
Observe cmo se duplic la
informacin.

Nota: Si existe informacin en el rea

automticamente.

de pegado, sta ser reemplazada

Arrastrando una seleccin:

Para copiar celdas arrastrando:
Seleccione la celda o celdas que desee copiar.
Coloque el puntero del ratn sobre el borde. El puntero cambiar a una
flecha.
Presione la tecla CTRL y sin soltarla, arrastre la seleccin hacia donde desea
pegar la informacin.
Primero suelte el botn del ratn y posteriormente la tecla Ctrl.
Si el rea de pegado est fuera de la posicin visible de la hoja de clculo,
arrastre la seleccin hasta el extremo de la ventana para desplazarse a
travs de la hoja de clculo.
Copiar y Pegar desde el men edicin o men contextual

1. Seleccione la celda o las

celdas que desee copiar.
2. Elija Copiar en el men
Edicin o en el men
contextual.
3. Seleccione la celda superior
izquierda del rea de pegado
o seleccione toda el rea de
pegado.
31

Curso de _Excel I

4. Elija Pegar del men Edicin o del men contextual.

5. Para copiar las mismas celdas en otro lugar, repita los pasos 3 y 4.
6. Para cancelar el borde en movimiento despus de terminar de copiar,
haga clic en la barra de frmulas, elija un comando o presione la tecla
ESC.
Copiar e insertar celdas entre otras ya existentes
1. Seleccione la cela o celdas que desee copiar
2. Elija copiar del men contextual, barra de herramientas, men edicin,
presione las teclas Ctrl C, etc
3. Coloque el cursor en la celda en que se insertar la informacin
4. Vaya al Men insertar, y seleccione el comando celdas copiadas
5. Elija de la caja de dilogo la forma en que desea se desplacen las celdas
vecinas.

Si
elige
esta
opcin el 45 se
insertar entre el
25 y el 30

Reunir y pegar varios elementos

Podr copiar hasta doce elementos y mantenerlos en el portapapeles de office
para posteriormente pegar uno a uno o todos al mismo tiempo.
Si el portapapeles no est disponible, localcelo en el men ver, barras de
herramientas, o bien si utiliza el comando copiar dos veces consecutivas,
automticamente ste se presentar.

Cuando usa el Portapapeles para copiar y pegar una frmula en Excel,

solo se pega el valor, no la frmula.

Si copia varios elementos en Excel y, a continuacin, hace clic en el botn

Pegar todo, stos se pegan en una columna, de arriba abajo.
32

Curso de _Excel I

Para copiar y pegar utilizando el portapapeles:

1. Seleccione el valor, dibujo o grfico que desee copiar.
2. En la barra de herramientas del Portapapeles, haga clic en el icono
Copiar
3. Si el siguiente elemento que va a copiar est en otro programa (Word,
Power Point, etc.), pase a ese programa.
4. Seleccione cada uno de los elementos que desea copiar y repita el paso
dos. Recuerde que solo podr pegar 12 elementos como mximo, si
excede esa cantidad, se comenzarn a reemplazar los ya existentes,
segn el orden en que fueron copiados.
5. Haga clic en el punto en que pegar los elementos y seleccione de la
barra de herramientas portapapeles el que desea pegar.
6. Para pegarlos todos, de clic en el icono Pegar todo de la misma barra
de herramientas.

Debido a que se
copiaron imgenes, la
opcin pegar todo
no est disponible y
slo podr pegarlos
uno a uno.
Nota: Aunque no activara el portapapeles de Office, los elementos que copie se
reunirn automticamente en el mismo.
Copiar hojas a otro libro
Adems de poder copiar hojas (con toda la informacin que contenga) dentro del
mismo libro, tambin puede copiarlas de un libro a otro.
Para copiar hojas dentro del mismo libro:
Seleccione la etiqueta de la hoja que desea copiar

Presione la tecla Ctrl y sin soltarla arrastre la hoja que copiar hacia la posicin
en que desea colocarla.
Mientras arrastra la hoja, este tringulo
le ir indicando la posicin en que
33
quedara la hoja si soltara el botn del
ratn y la tecla Crl.

Curso de _Excel I

Si necesita mover la hoja y no duplicarla, solamente de un clic a la etiqueta de la

hoja

y arrstrela hacia la posicin deseada.

Cmo copiar hojas a otro libro:

Si desea copiar hojas a otro libro, ste deber abrirse antes de copiar las hojas.
Seleccione la hoja que desea copiar
Active el men contextual y elija el comando mover o copiar, o del men
edicin seleccione el comando mover o copiar hoja
Al seleccionar cualquiera de los comandos antes mencionados se activar la
siguiente caja de dilogo:

1. En el cuadro Al libro, seleccione el libro en que colocar las hojas

copiadas.
Para copiar las hojas seleccionadas en un libro nuevo, haga clic en
nuevo libro.
2. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la cual
desea insertar las hojas copiadas.
3. La casilla de verificacin Crear una copia deber activarse, pues de lo
contrario la hoja u hojas seleccionadas se movern en lugar de copiarse.
Cuando termine con la eleccin haga clic en aceptar y su hoja se copiar o
mover al lugar que usted indic.
Nota: Tambin podr copiar o mover hojas de un libro a otro, arrastrndolas con
el ratn, siempre y cuando ambos estn visibles.

34

Curso de _Excel I

Recuerde que si desea copiar la hoja y no moverla, deber mantener pulsada la

tecla Ctrl mientras la arrastra.

Mover
Al igual que con Copiar para utilizar la opcin Mover podr elegir de entre
varias opciones, entre ellas: men edicin, barra de herramientas, arrastre del
mouse, etc.
Despus de seleccionar uno o ms rangos, una celda, toda la hoja, etc., la
informacin se corta y se coloca en el portapapeles, esperando a que usted
indique el lugar en el que la pegar .
Cmo Mover informacin:
1.

Seleccione la informacin que desea mover

2.

Seleccione el icono
de la barra de herramientas, o vaya al men
edicin y seleccione la opcin cortar; tambin puede utilizar la
combinacin de teclas Ctrl + X, o bien active el men contextual y
seleccione la opcin cortar.

3.

Coloque el cursor en el punto al que quiere llevar la informacin

cortada y pguela utilizando el icono

, Ctrl + V, etc.

Arrastrando una seleccin:

Para mover celdas arrastrando:
Seleccione la celda o celdas que desee mover.
Coloque el puntero del ratn sobre el borde. El puntero cambiar a una
flecha.
Arrastre la seleccin hacia donde desea colocar la informacin (no necesita
presionar ninguna otra tecla).
Si mueve la seleccin hacia un rea que contenga informacin, sta se
reemplazar.

Pegado especial
En algunas ocasiones deseamos copiar solo determinado contenido de las
celdas; por ejemplo, el valor que resulta de una frmula sin copiar la frmula, el
formato , los comentarios, etc., por lo que resulta necesario utilizar el comando
Pegado Especial del men Edicin.

35

Curso de _Excel I

Con este comando podremos elegir entre pegar todos o slo uno de los atributos
de la informacin copiada (frmulas, valores, formatos, etc).

Esta imagen muestra algunas

de las opciones que presenta
la caja de dilogo: pegado
especial.

El procedimiento a seguir es el mismo:

1.

Seleccionar la informacin, ya sean valores, frmulas, texto, etc.

2.

Utilizar cualquiera de las opciones que tenemos para copiar

3.

Ir al men edicin y seleccionar la opcin Pegado Especial

4.

Activar la opcin que desea utilizar:

-

Todo
Pega el contenido de la celda (frmulas,
formato que le haya dado.

valores, texto) con el

Frmulas
Pega la frmula y no el resultado, dependiendo del lugar en que se
pegue, ser el resultado que se obtendr.
Valores

Si lo que est pegando es el resultado de una operacin, solo se

pegar el valor y no la frmula utilizada para obtenerlo.
Formatos

Pega el formato de la informacin contenida en la celda copiada,

por ejemplo: color del texto, color de relleno, fuentes, bordes, etc.,

Eliminar Hojas, Filas Columnas y Celdas.

Excel permite suprimir filas, columnas, celdas u hojas completas de un libro de
trabajo, a continuacin se indica el procedimiento a seguir.
Es importante considerar que al eliminar filas, columnas, etc., automticamente
se borrar la informacin contenida en las mismas, incluyendo formatos,
comentarios, etc.

36

Curso de _Excel I

Hojas
Cuando desee eliminar permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del
libro de trabajo,
deber llevar a cabo cualquiera de los siguientes
procedimientos:
!"Podr eliminarla desde el Men Edicin, donde deber seleccionar la
opcin eliminar hoja
!"O bien, haga clic con el botn derecho del ratn sobre la etiqueta de la
hoja y al activarse el men contextual, seleccione la opcin eliminar
Para su seguridad, despus de utilizar cualquiera de las opciones anteriores, se
presentar la siguiente caja de dilogo, solicitando que se confirme la
eliminacin.

Nota: Si previo a la eleccin de este comando haba seleccionado un grupo de

hojas, todas sern eliminadas.
Este comando no se puede deshacer.

Filas
Qu ocurre cuando se elimina una fila?
Se elimina el contenido de esa fila y los datos de la fila siguiente son
desplazados hacia arriba y por lo tanto, ocupan el espacio liberado.
Es importante mencionar que el nmero de filas de la hoja, no disminuye.
Haga clic sobre el encabezado de la fila que desea eliminar, si desea eliminar
varias filas a la vez, deber seleccionarlas y elegir cualquiera de los siguientes
procedimientos.
!"Con el botn derecho del ratn active el men contextual y seleccione el
comando eliminar.
!"En el men edicin, haga clic en el comando eliminar.
37

Curso de _Excel I

Encabezad
o de filas

Esta imagen muestra cmo las filas 4 y 5 sern eliminadas permanentemente.

Columnas
Para eliminar una columna puede seleccionar el encabezado de la columna o
columnas a eliminar, activar el men contextual y seleccionar la opcin
eliminar.
Tambin puede colocar el cursor en cualquier celda de la columna que desea
eliminar , ir al men edicin eliminar.

Encabezado de
columna

Si pretende eliminar una fila o columna y activa la opcin eliminar del men
edicin sin haber seleccionado el encabezado de cualquiera de stas, ser
necesario indicar la accin que desea realizar, tal como se muestra en la
siguiente imagen, en esta deber indicar si desea eliminar toda la fila o toda la
columna.

38

Curso de _Excel I

Celdas
Cundo deber utilizar las primeras dos opciones que muestra la caja de
dilogo anterior?
Desplazar las celdas hacia la izquierda:
Deber seleccionar esta opcin cuando necesite que el contenido de las celdas
de la derecha se recorra hacia la izquierda.

Observe cmo estos

valores se recorren
hacia la izquierda,
tal como se muestra
en
la
siguiente
imagen.

Desplazar las celdas hacia arriba:

El contenido de las celdas que se encuentran despus del cursor, se recorrern
hacia arriba, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Antes de indicar
que las celdas
se desplazarn
hacia arriba
Las celdas ya se han
desplazado hacia
arriba y ahora el rango
que ocupa la
informacin es menor.

39

Curso de _Excel I

Borrar todo, Formatos, Contenido y Notas

Para borrar el contenido de una celda, basta con seleccionarla y oprimir la tecla
SUPR; sin embargo, solo se borrar la informacin pero no el relleno de la celda,
los comentarios, etc., si es que los presenta.
Si desea borrar el contenido junto con el formato y los comentarios, proceda
como sigue:

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar.

2. En el men Edicin, seleccione Borrar; enseguida se presentar la
siguiente caja de dilogo:

3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Todo

Se borrar la informacin junto con los comentarios y el

formato.

Formatos

Con esta opcin se borrar el formato, pero el contenido

y los comentarios no se afectan. La celda vuelve a
presentar el formato general

Contenido

La informacin se borra, pero el formato contina al igual

que los comentarios. Esta opcin equivale a utilizar la
tecla SUPR.

Comentarios:

Elimina los comentarios (notas) asociados a la celda,

pero deja el contenido y el formato intactos.

40

Curso de _Excel I

Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas.

Rellenar
Excel permite rellenar rangos con nmeros, texto o fechas de forma automtica.
El contenido de la primera celda de la seleccin se utiliza como valor inicial de
las series.
El siguiente procedimiento nos muestra cmo se puede rellenar una serie de
nmeros lineales
1. Introduzca un valor en la primera celda (A1) del rango que desee rellenar .
En la celda siguiente (A2) introduzca el segundo valor.
La diferencia entre el primer y el segundo valor indicar el incremento o
decremento que tendr la serie.
2. Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales (A1:A2).
3. Arrastre hacia abajo (tambin puede ser hacia la derecha) el controlador
de relleno hasta llegar a la celda A9.

As quedar
cuando
se
suelte
el
ratn.

Haga clic
en el
cuadro de
llenado y
arrstrelo
hacia abajo

Nota: Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha para

rellenar ascendentemente.
Para rellenar en orden descendente, deber arrastrarlo hacia arriba o
hacia la izquierda.

41

Curso de _Excel I

Si va a rellenar con el mismo valor pruebe los siguiente mtodos:

a)
1. Capture el valor
1. Seleccinelo, incluyendo el rango a rellenar
2. Vaya al men Edicin rellenar
3. Seleccione hacia abajo
b)
1. Capture el valor
2. Arrastre el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha
Series
Si desea llenar un rango con una serie de valores, puede utilizar el men edicin
Series teclee los valores iniciales para cada serie que necesite crear.

Series en
Deber indicar el modo en que desea se presente la serie, ya sea
horizontalmente (Filas) o verticalmente (Columnas)
Incremento
En este espacio se indica la cantidad en que aumentar o disminuir una serie.
Un nmero positivo hace que la serie aumente y uno negativo hace que
disminuya.

Tipo
Lineal:

El incremento se suma al valor inicial y, a continuacin, a cada

valor posterior.
42

Curso de _Excel I

Geomtrica

El valor inicial se multiplica por el incremento indicado. El

producto resultante y cada producto posterior se multiplican, a
su vez, por dicho incremento.

Lmite
Escriba el valor en el que finalizar la serie. Este cuadro puede dejarse en
blanco solamente si usted seleccion el rango a llenar antes de entrar a esta
opcin.
Ejemplo:
1. Seleccione la celda en donde iniciar la serie y capture el nmero 10
2. Vaya al men Edicin, rellenar, series
3. En el espacio series en elija columna
4. En Tipo elija Lineal
5. En incremento escriba 20
6. En lmite escriba 150
7. Haga clic en el botn aceptar
El resultado se presenta en la siguiente imagen:
Men Contextual:
Tambin puede hacer uso del men contextual para rellenar series;
solamente capture el primer valor, arrastre el controlador de relleno con el
botn derecho del ratn sobre el rango a rellenar y, a continuacin, haga clic
en el comando deseado. Si el valor inicial es una fecha, podr optar por
llenar con das, meses o aos.

Ir a...
Las teclas de direccin desplazan el cursor hacia arriba, abajo, a la izquierda y a
la derecha respectivamente. Sin embargo, si necesitara ir a la Celda AZ3000,
imagnese cunto tiempo gastara para poder llegar a ella.
El comando Ir a, permite desplazar el cursor a travs de la hoja de clculo y
seleccionar las celdas o los rangos especificados, sin importar su posicin.
Para activar este comando podr pulsar la Tecla F5 o entrar al men Edicin y
seleccionar "Ir a", con lo que se presentar la siguiente caja de dilogo.

43

Curso de _Excel I

En el cuadro de texto "Referencia", deber indicar la celda a la que desea

desplazarse, por ejemplo si quiere ir a la Columna Z, Fila 2000, deber indicar
Z2000; despus de hacer clic sobre el botn aceptar, el cursor se posicionar
inmediatamente en esa celda.
Cada vez que usted utiliza esta opcin, Excel guarda la direccin de donde parti
y del lugar al que se traslad, por lo que podr regresar fcilmente a ellas, si es
necesario.
Referencia
En este espacio deber especificar la celda o el rango a donde desea
trasladarse.
Si previamente defini un nombre a una celda o a un rango (Men Insertar,
Nombre, Definir), la caja de dilogo presentar los nombres definidos; por lo que
podr elegir el que desee y al hacer clic sobre el botn "aceptar", Excel
seleccionar la celda o el rango correspondiente.

Nombres
definidos

Especial
Muestra el cuadro de dilogo Especial, que permite seleccionar las celdas que
cumplan con alguno de los siguientes criterios.
44

Curso de _Excel I

Debe
seleccionar la
casilla
de
verificacin

La seleccin determina las celdas que Excel buscar, por ejemplo:

Comentarios
Si activa esta casilla de verificacin, Excel seleccionar todas las celdas que
contienen un comentario.
Constantes
Selecciona todas las celdas cuyos valores no empiezan con el signo igual.
Celdas con Frmulas
Selecciona todas las celdas que contienen frmulas, segn las casillas de
verificacin seleccionadas.

Buscar
Se puede buscar un determinado dato dentro de la hoja de clculo y
reemplazarlo por otro.

Se puede buscar informacin por filas o columnas como lo muestra la figura

anterior.

45

Curso de _Excel I

Buscar dentro de
Esta barra desplegable nos permite buscar dentro de frmulas, valores o
comentarios.

Reemplazar
Este cuadro busca y reemplaza caracteres en las celdas seleccionadas o en
toda la hoja de clculo.
A menos que seleccione un rango de celdas, el comando Reemplazar hace una
bsqueda en toda la hoja de clculo.
Si se selecciona un grupo de hojas, el comando Reemplazar buscar en todas
las hojas del grupo, excepto en los mdulos de Visual Basic.
El comando Reemplazar mostrar un mensaje si no encuentra los caracteres
que coinciden.
Los caracteres buscados y los de reemplazo pueden incluir texto, nmeros y
frmulas o parte de las mismas.

Autocorreccin y Ortografa.
Verificar ortografia
Excel cuenta con una herramienta que le permite revisar el texto capturado en
sus hojas de clculo, incluyendo aquel que se encuentra en los encabezados y
pies de pgina, comentarios, cuadros de texto, etc.
Si desea revisar el contenido de un rango, deber seleccionarlo antes de activar
la caja de dilogo ortografa. Si lo que desea es revisar toda la hoja, basta con
hacer clic en cualquier celda y utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

46

Curso de _Excel I

1. Barra de herramientas estndar, botn

2. Ir al men Herramientas, ortografa
3. Presionar la tecla F7

Si selecciona ms de una hoja, entonces se verifica el contenido de todas las

hojas seleccionadas, incluyendo las celdas ocultas.
Cambiar por
Si dentro de la seleccin que hizo se encuentran errores ortogrficos o bien
palabras que para Excel sean desconocidas, le indicar que esa palabra no se
encuentra en el diccionario y le sugerir que la cambie por la que considere
apropiada.
Si la palabra que le presenta en Cambiar por: no le parece la adecuada, puede
elegir alguna otra de las que se encuentran en el espacio de sugerencias, o
bien corregirla usted mismo sin salir de la caja de dilogo y posteriormente
deber elegir el botn cambiar o bien cambiar todas si esta palabra se
encuentra varias veces dentro de su hoja.
Agregar palabra a
Seleccione el diccionario en el cual desee agregar las palabras que estn bien
escritas pero que no se encuentran en el diccionario principal. La primera vez
que usa el comando Ortografa, aparece el diccionario PERSONAL.DIC en la
lista "Agregar palabra a". Este diccionario estar vaco hasta que le agregue
palabras.

47

Curso de _Excel I

Omitir
Cuando usted considera que la palabra es correcta, aunque no sea reconocida
por el diccionario de Excel, puede hacer clic en Omitir para que sta no sea
modificada.
Omitir todas
Cuando Excel le marque un error en una palabra que se encuentra varias veces
en su hoja y desea que se mantenga tal como est, es recomendable utilizar
esta opcin para que la ignore cada vez que la encuentre al hacer una revisin
ortogrfica.

48

Curso de _Excel I

49

Curso de _Excel I

DAR PRESENTACIN AL CONTENIDO DE

LOS LIBROS DE TRABAJO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern las
herramientas para dar presentacin al contenido de los libros de trabajo.

Formato de Celdas
Aplicar formato de celdas
Al aplicar formato el usuario cambia las caractersticas de los datos modificando
la presentacin de nmeros (distintas categoras), de texto (fuente, estilo,
tamao, etc), alineacin, bordes, tramas (sombreado de celda) y proteccin de
celdas.
Para aplicar formato a una celda o rango de ellas realice lo siguiente:

1. Seleccione la
celda o rango de
ellas.
2. En el men
Formato seleccione
Celdas.

50

Curso de _Excel I

Elementos de la ficha Nmero

3. En la ventana
formato de celdas
seleccione la ficha

4. Cambie los
parmetros
deseados

5. Presione
Aceptar

Categora

Descripcin

General

El formato de nmero General es el formato predeterminado. En la

mayora de los casos los datos se muestran tal como son capturados .
Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar
todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con
posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica para nmeros
grandes.

Nmero

Presentacin de nmeros en general, permite elegir el nmero de

decimales, la forma en que se presentaran los nmeros negativo.

Moneda

Define el tipo de moneda (peso, dollar, peseta, libra, etc), presentacin

de los nmeros negativos, y numero de dgitos que se van a mostrar a
la derecha del signo decimal.

Contabilidad

Coloca smbolos de moneda, puntos y comas.

Fecha y Hora

Ambos presentan nmeros que representan la fecha y hora en

diferentes formatos.

Porcentaje

Los datos del porcentaje multiplican el valor de la celda por 100 y

muestran el resultado con un smbolo porcentual

Fracciones

Muestra el nmero de dgitos que necesita representar en fracciones.

Notacin cientfica
Texto

Las celdas de formato de texto son tratadas como tal, aun cuando se
encuentre un nmero en la celda.

Especiales

Son tiles para hacer un seguimiento de valores de listas en bases de

datos, representa nmeros como cdigo postal, telefnico, del Seguro

51

Curso de _Excel I

Social .
Personalizados

Permite crear formatos, tomado en cuenta el cdigo de formato,

utilizando uno de los ya existentes.

Ficha Alineacin

Elementos de la ficha alineacin

Alineacin del Texto
Horizontal

Cambiar la alineacin horizontal del contenido de la celda. De manera

predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los nmeros a la derecha y los
valores de error y lgicos en el centro.

Vertical

Cambiar la alineacin vertical del contenido de las celdas. De manera

predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda.

Sangra

Aplica una sangra al contenido de las celdas en el lado izquierdo. Cada incremento
en el cuadro Sangra es equivalente al ancho de un carcter.

Orientacin

Establece la proporcin de giro de texto en la celda seleccionada. Utilice un nmero

positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado de la parte inferior
izquierda a la parte superior derecha en la celda. Utilice grados negativos para girar
el texto de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en la celda
seleccionada.

Control del Texto

Ajustar
Texto
Reducir
hasta
Ajustar

Ajusta el texto en la celda en varias lneas. El nmero de lneas ajustadas depende

del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Reduce el tamao de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la
celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamao del carcter se ajusta de
forma automtica si cambia el ancho de la columna. El tamao de fuente aplicado
permanece inalterado.

52

Curso de _Excel I

Combinar
Celdas

Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda de una

celda combinada es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente
seleccionado.

Ficha Fuente

Elementos de la ficha Fuente

Opcin

Descripcin

Fuente

Opcin para seleccionar un tipo de fuente o de escritura.

Estilo de Fuente

Cambia el estilo de fuente del texto seleccionado.

Tamao

Cambia el tamao del texto seleccionado. Los tamaos disponibles

dependen de la impresora y de la fuente seleccionadas.

Subrayado

Seleccione subrayado para dar formato de subrayado al texto

seleccionado.

Color

Seleccione un color de la lista para cambiar el del texto u objeto

seleccionado.

Fuente

Seleccione la casilla de verificacin Fuente normal para establecer el tipo

de fuente, el tamao y los efectos del estilo Normal.

Normal
Efectos

Seleccione la casilla de verificacin Tachado, superndice o subndice

para dar formato de al texto o a los nmeros seleccionados.

Vista Previa

Muestra el aspecto que tendr el contenido de las celdas con las

opciones seleccionadas.

53

Curso de _Excel I

Ficha Bordes

Elementos de la ficha Bordes

Opciones

Descripcin

Preestablecidos

Conjunto de bordes preestablecidos para formato rpido.

Borde

Conjunto de lneas para personalizar los bordes. Haga clic en un estilo de

lnea en el cuadro Estilo y, a continuacin, haga clic en los botones
situados abajo y a la izquierda.

Lnea

Opcin Estilo para especificar el tamao y el estilo de la lnea del borde.

Color

Presenta una gama de colores para el borde.

Ficha Tramas

54

Curso de _Excel I

Elementos de la ficha Tramas

Opcin

Descripcin

Color

Cambia el color del fondo de la seleccin.

Trama

Cambia el nivel de tejido o solidez del color.

Muestra

Vista preliminar de la apariencia del documento con las opciones

seleccionadas.

Ficha Proteger

Elementos de la ficha Proteger

Opcin

Descripcin

Bloqueada

Evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de tamao

o eliminadas.
El bloqueo de las celdas no ser efectivo a menos que se proteja la hoja.

Oculta

Oculta una frmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de

frmulas al seleccionar la celda.

55

Curso de _Excel I

Formato de Filas
Este comando cambia el alto de las filas seleccionadas,. Es necesario tener la
seleccin de una fila para que automticamente este cambio se refleje en las
lneas elegidas.
A continuacin las grficas que se observan le indicar el procedimiento a
seguir:
Seleccione la fila que va a modificar

Seleccione el comando Fila del

Men formato.

El cuadro de dialogo que a continuacin se observa indica que pueden cambiar

la opcin del alto de fila..

Formato de columnas
El formato de columnas le permite tener las opciones necesarias para la mejor
vista, distribucin y mejor manejo de la informacin. Dentro del men Formato
columnas tenemos las siguientes opciones.

56

Curso de _Excel I

Formato Columnas Ancho:

Esta opcin cambia el ancho de las columnas seleccionadas, solo es necesario
elegir una celda de una columna, para cambiar el ancho de toda la misma. En
Excel este comando no est disponible si la hoja esta protegida.
.

Formato Columnas Autoajustar a la Seleccin.

Ajusta automticamente el ancho de columna con el valor mnimo necesario,
para que se muestre el contenido de las celdas seleccionadas, si posteriormente
se cambia el contenido de la celda se deber volver a ajustar la seleccin, es
posible que este comando no este disponible si la hoja se encuentra protegida.
Formato Columnas Ocultar.
Oculta las filas o columnas seleccionadas, este comando no las elimina.
Formato Columnas Mostrar.
Una vez que alguna fila o columna se haya ocultado con este comando volver a
mostrar lo oculto, se tiene que seleccionar la primera y la ltima columna visible
para poder mostrar la que est oculta.
Formato Columnas Ancho Estandar.
Definir el ancho de columna predeterminado
1.

Para definir el ancho de columna predeterminado de todas las hojas

de clculo de un libro, seleccione todas las hojas de clculo.

2. En el men Formato, elija Columna y, a continuacin, haga clic en

Ancho estndar.
3. Introduzca una nueva medida.
El nmero que aparece en el cuadro Ancho estndar de columna es el
promedio de dgitos 0-9 de la fuente estndar que cabe en una celda.

57

Curso de _Excel I

Formato de hoja de clculo.

Este comando le permite opciones de formato para su hoja de clculo tales
como: cambiar el nombre de su hoja e insertar imgenes como fondo.
Formato Hoja Cambiar Nombre.
Este comando le permite cambiar el nombre de la hoja activa, el procedimiento
es el siguiente:
1. Elija con un clic la hoja que desea cambiar el nombre
2. De clic en el comando Cambiar Nombre del men Formato
3. Cuando el nombre actual de la hoja elegida se seleccione capture el
nuevo nombre para esta hoja.
En la siguiente grfica le indicar el procedimiento:

Esta es la hoja

De clic en
comando

el

La hoja se
y
selecciona
est lista para
capturar
el
Formato Hoja Ocultar
comando.
Formato Hoja Mostrar
Una vez que se haya ocultado alguna hoja, este comando la(s) vuelve a mostrar.
Pasos que debe seguir para mostrar una hoja oculta
58

Curso de _Excel I

1. Elija la hoja que desea ocultar de la pantalla, esta se ocultar

automticamente cuando elija el comando ocultar del men formato.
2. Cuando ya no se observe la hoja en el libro activo, De clic en el comando
Mostrar del men Formato. Y este ejecutar el siguiente cuadro de
dilogo.

3. El cuadro que observa le muestra la(s) hoja(s) oculta(s) que tenga en ese
libro.
4. Tiene que dar clic en la hoja que desea mostrar y d Aceptar, la hoja
oculta se ver nuevamente en el libro activo.
Formato Hoja Fondo.
Este comando le permite crear una hoja de clculo con imgenes de fondo para
su hoja.
Siga los siguientes pasos:
1. En la hoja activa De clic en el comando Fondo del men Formato.

59

Curso de _Excel I

2. En el cuadro que observa a continuacin busque algn archivo de

imagen.

3. Una vez localizada la imagen que desea poner de fondo en su hoja, d

clic en el botn Insertar. La imagen ocupar el fondo de la hoja como
objeto independiente de las celdas, ya que podr capturar toda la
informacin en la hoja sin que las imgenes se pierdan.

Si desea eliminar el fondo que usted insert, solo vuelva a elegir el comando
Fondo del Men Formato hoja, este comando se convierte automticamente en
Eliminar fondo.

60

Curso de _Excel I

Autoformatos
Este comando le permite al usuario disponer de formatos establecidos por Excel,
pero es necesario contar con informacin en la hoja para ejecutar este comando.
Los pasos a seguir son:
Abra su libro de trabajo con la informacin que desea darle un formato
predeterminado de Excel.

61

Curso de _Excel I

D clic en el comando Autoformatos del men Formato. Le proporcionar el

siguiente cuadro de opciones.

Elija la opcin mas adecuada a su documento.

Cuando tome la decisin d clic en el recuadro que haya elegido y despus
oprima el botn Aceptar.
En su documento se reflejar los cambios que usted eligi.

62

Curso de _Excel I

INSERTAR ELEMENTOS DE LAS HOJAS

DE CALCULO
Objetivo Particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern los
procedimientos para insertar elementos en las hojas de clculo.

Filas, celdas y columnas

Este comando Inserta el nmero de celdas, filas o
seleccionen.

columnas que se

El procedimiento es el siguiente:
Para insertar toda una fila, columna o celda.
4. Elija el nmero de fila o columna o celda que desee insertar, la seleccin
puede ser desde el encabezado de la fila o de la columna o si lo prefiere
desde el rea de trabajo

Se debe elegir
desde aqu.
Para el caso de

5. Elija el comando
Insertar.

Si lo prefiere
puede
seleccionar

fila columna o celda segn sea el caso del men

Automticamente las filas, columnas o celdas seleccionadas se insertarn

desplazando las filas o columnas: para las columnas ser el desplazamiento
hacia un lado o hacia abajo en caso de la fila.
Si se ha elegido la fila entonces la columna permanecer inactiva dentro del
men hasta que las filas se inserten, lo mismo en caso de que sean las
columnas las elegidas para insertar entonces las filas quedarn inactivas en el
men.

63

Curso de _Excel I

Nombres
Crea un nombre para una celda, rango, constante o valor calculado que puede
utilizarse para hacer referencia a ellos.
Los nombres sirven para representar un valor o constante que identifique la
secuencia de una funcin.

Comentarios
Este comando inserta un comentario alusivo en el punto de insercin.
Procedimiento:
Elija la celda en la cual usted quiere hacer referencia a algn comentario de la
misma
Elija el comando comentario del men Insertar

64

Curso de _Excel I

Se crea un cuadro de texto en el cual se debe capturar la informacin.

Cuando damos un clic en cualquier parte de la hoja, fuera del comentario que se
estipul, la celda en donde se encuentra el comentario insertado se define por
una pequea flecha roja sta se muestra en el borde superior derecho

Esta es la
flecha roja
que
se
observa
nos indica
en donde
est
el
comentario

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Curso de _Excel I

CREAR Y DAR PRESENTACIN A

GRAFICOS
Objetivo particular: Al finalizar el tema, los participantes conocern la forma de
crear y dar presentacin a los grficos.

Creacin de grficos
Qu es un Grfico?
Es la representacin grfica de la informacin de una hoja de clculo, son
visualmente llamativos y facilitan a los usuarios de comparar, tramas y
tendencias de los datos.
Puede crear un grfico en su propia hoja o como objeto incrustado en otra. As
como tambin, puede publicarlo en una pgina Web.
Un grfico est vinculado a los datos de la hoja de clculo a partir de la que se
generan y se actualiza automticamente al cambiar estos datos.

Partes de un Grfico

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Curso de _Excel I

Un grfico est vinculado a los datos de la hoja de clculo a partir de la que se

generan y se actualiza automticamente al cambiar estos datos.

Escala de los ejes

Excel genera la escala de los ejes a partir de los datos de las series. Observe en
el ejemplo anterior n el rango va de 0 a 140000, abarcando desde el valor
mnimo y el mximo de las series. Salvo que indique lo contrario, Excel utiliza el
formato de la celda superior izquierda del rango de valores como formato de
nmero para el eje.
Nombres de categora
Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas de la hoja de clculo
para asignar nombres y valores a los ejes de las categoras.
Nombres de series de datos del grfico
Excel tambin usa los encabezados de las columnas o de las filas de los datos
de la hoja de clculo para los nombres de las series. Estos nombres se muestran
en la leyenda del grfico.
Marcadores de datos
Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de
datos. Cada marcador de datos representa un nmero de la hoja de clculo.
Asistente para grficos
El Asistente para grficos crea un grfico nuevo a travs de una serie de cuadros
de dilogo que le permiten definir las caractersticas bsicas del grfico
.

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Curso de _Excel I

Tipos de grficos
Los grficos de Microsoft Excel se basan en 14 tipos estndar, los cuales son:
rea
Barras
Columna
Lneas
Circular
Anillo
Radial

XY (Dispersin)
Superficie
Burbujas
Cotizaciones
Cono, Cilindro y Pirmide
Cada uno de ellos tiene al menos un subtipo como variantes del tipo original. De
esta forma, se puede elegir el ms adecuado para la presentacin de los datos.
Grficos incrustados
Los grficos incrustados se crean como un objeto ms en una hoja de clculo,
utilice grficos incrustados con informes y otros documentos en los que conviene
presentarlo junto con los datos de la hoja de clculo.

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Curso de _Excel I

Si desea mostrar un grfico separado de los datos a los que est asociado,
ubquelo en otra hoja. Esto resulta til cuando desea utilizar trasparencias de sus
grficos como parte de una presentacin.

Procedimiento para crear un grfico

1. Seleccione las celdas que contienen los datos.

2. Haga clic
en el icono
del
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Curso de _Excel I

3. En el paso 1 del asistente para grficos seleccione el tipo y subtipo de grfico

de la ficha estndar, o bien uno de la ficha de tipos personalizados. Haga clic en
siguiente.

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Curso de _Excel I

4. Especifique las celdas de la hoja de clculo que contiene los datos para las
series y los rtulos, Pulse siguiente.

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Curso de _Excel I

5. Modifique las opciones del grfico.

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Curso de _Excel I

6. En este paso, decidir el destino del grfico. Puede colocar el grfico como
objeto en una hoja de clculo o bien en una hoja de grfico nueva.

7. Finalice el proceso.

Formato de grficos

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Curso de _Excel I

Formato al texto
Es posible cambiar la fuente predeterminada del texto en el grfico, para esto se
debe realizar lo siguiente:
Seleccione su grfico
Los cambios realizados se aplican a todo el texto del grfico.
Para dar formato al texto en un elemento del grfico, haga doble clic en el
elemento y efecte los cambios en la ficha Fuentes.
Tambin puede utilizar los botones de la barra de Formato para cambiar el texto
de un grfico, el tamao de la fuente, el color de la fuente, la alineacin del texto
etc.
Para cambiar la alineacin de un texto, por ejemplo para colocar el ttulo del eje
Y verticalmente en lugar de horizontalmente, haga doble clic en el elemento para
que parezca el cuadro de dilogo, seleccione la ficha Alineacin y efecte los
cambios deseados.
Agregar rtulos de datos, ttulos y otros elementos a un grfico

Seleccin del Grfico

Usted puede dar diferentes efectos, cambio de fuentes, colores, lneas etc. a su
grfico seleccionndolo y con doble clic en el grfico seleccionado las
posibilidades de cambio aparecern mediante cuadros de opciones en donde
usted podr darle el formato que desee o bien cambiar el grfico de su
apariencia totalmente.

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Curso de _Excel I

Procedimiento:
Despus de realizar el grfico slo debe dar clic en cualquier borde del grfico y
este se seleccionar para que haga los cambios deseados.
Para agregar o modificar elementos a un grfico realice lo siguiente:

1.-

Haga clic en
el grfico.

2.-

Haga clic en Opciones

de grficos del men
Grfico

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3.- Elija la ficha que desee

Opciones de grfico, realice
cambios y haga clic en aceptar.

de
sus

Curso de _Excel I

Configurar pgina
Esta opcin se aplica a hojas individuales dentro de un libro de trabajo. Cuando
est trabajando con un grupo de hojas seleccionadas, cualquier cambio que
haga mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina afectar slo a las hojas
seleccionadas que son del mismo tipo que la hoja activa. Por ejemplo, si es una
hoja de grfico, los cambios afectaran slo a las incluidas en el grupo de hojas
seleccionadas.

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Curso de _Excel I

Para ver este cuadro de dilogo necesita realizar lo siguiente:

En el men
Archivo
seleccione
C fi

Se
muestra
el
cuadro de dilogo
Configurar pgina

Este cuadro de dilogo contiene fichas con las cuales puede preparar las hojas
que desea imprimir, y son las siguientes:
Pgina: Controla la orientacin de la pgina, la escala, el tamao del papel, la
calidad de impresin y el nmero de la primera pgina.
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Curso de _Excel I

Mrgenes: Controla los mrgenes de las pginas, de los encabezados, de los

pies de pgina, el centrado vertical y horizontal.

Encabezado y pie de pgina: Seleccione un encabezado o un pie de pgina

entre los incorporados. Tambin puede personalizar los encabezados y pies de
pgina.

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Curso de _Excel I

Hoja: Controla el rea y los ttulos de impresin, el orden de las pginas, la

impresin en blanco y negro, la calidad de borrador, la impresin de notas de
celdas, lneas de divisin de celdas, as como los encabezados de filas y
columnas. La ficha Hoja se muestra si la hoja activa es una hoja de clculo o una
de macros.

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Curso de _Excel I

Grfico: Controla el tamao, el color y la calidad final de los grficos impresos.

La ficha Grfico aparece solamente si la hoja activa es una hoja de grficos.

Vista preliminar
Presenta cada pgina de la manera como se ver cuando est impresa. La barra
de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla muestra el nmero
de pgina actual y el nmero total de pginas de la hoja seleccionada.
Para tener una Vista preliminar de un grupo de hojas lo puede hacer de dos
formas, las cuales son:
1.- Haga clic en el
botn
Vista
preliminar
de
la

2.- En el men Archivo

seleccione
Vista preliminar

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Curso de _Excel I

La forma en que las pginas aparecen en la ventana de presentacin preliminar

puede variar dependiendo de las fuentes disponibles, la resolucin de la
impresora y los colores disponibles.
Si la hoja de clculo contiene un grfico incrustado, la Presentacin preliminar
mostrar tanto la hoja de clculo como el grfico. Antes de usar la presentacin
preliminar, puede mover o ajustar el tamao del grfico arrastrndolo.

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Curso de _Excel I

La vista preliminar de una hoja se muestra con las siguientes opciones:

Siguiente: Muestra la siguiente pgina. Tambin utilice las barras de

desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de las pginas
preliminares mientras se encuentre en presentacin de pgina completa.
Anterior: Muestra la pgina anterior. Tambin puede usar las barras de
desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de las pginas
anteriores mientras se encuentre en presentacin de pgina completa.
Zoom: Alterna entre una vista ampliada y una vista de pgina completa. El zoom
no afecta el tamao de impresin. Hacer clic con el botn del mouse en
cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botn Zoom. Use las barras
de desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de la
pgina en presentacin de pgina completa.
Si desea trabajar con una hoja seleccionada en una escala diferente de
ampliacin, pero no en la ventana preliminar, elija el comando Zoom del men
Ver y seleccione un porcentaje. Esto no afectar el tamao de la pgina impresa.

Imprimir hoja
Imprimir: Al hacer clic en este botn se muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
Si elige el botn Vista previa del cuadro de dilogo Imprimir, se imprimen las
pginas en presentacin preliminar.

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Curso de _Excel I

Configurar: Al hacer clic en este botn se muestra el cuadro de dilogo

Configurar pgina, el cual ya vimos anteriormente.
Mrgenes: Activa o desactiva los cuadros para los mrgenes de pgina,
encabezados y pies de pgina, ancho de columnas. Arrastrar los cuadros es una
forma fcil de ajustar los mrgenes o los anchos de las columnas. Si el
controlador de la impresora no permite que se imprima en el borde de la pgina,
es posible que no pueda mover los cuadros a dicho lugar. Cuando arrastra un
cuadro, la dimensin de dicho elemento se muestra en la barra de estado.
Notas:
Si usted mantiene presionada la tecla MAYSCULAS mientras hace clic en el
botn Preliminar, funciona como el botn Imprimir.
Para ver determinadas pginas, elija el comando Imprimir, especifique el rango
de impresin en los cuadros Desde y Hasta, luego elija el botn Preliminar.

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