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1Concepto y objetivo de la administracin de las compras

Iniciaremos partiendo de la idea de que las compras tratan sobre el
aprovisionamiento de los requerimientos de una empresa o institucin en
las mejores condiciones y en el momento oportuno. Podemos definir la
palabra comprar de la siguiente manera: la funcin de efectuar todas los
suministros, materia prima y herramientas requeridas para una empresa en
el momento oportuno (Mecinas, 1999). La palabra compras proviene del
latn comparare que significa cotejar y se interpreta como adquirir algo por
dinero. Se completa con el vocablo adquisicin del latn adquisitio y onis-,
accin de adquirir.
1.1.1 Caractersticas del rea de compras
El rea de compras es la encargada de adquirir productos y gestionar los
servicios necesarios para el buen funcionamiento de las empresas o
instituciones para que puedan lograr sus objetivos de produccin, as se
dedican a venta de bienes, servicios o productos industriales. Por lo
anterior, el rea de compras no puede cumplir sus funciones de manera
aislada, sino que se apoya de otros departamentos de la empresa como
finanzas, operaciones y ventas. Dentro de las caractersticas principales del
rea de compras se encuentran:
Lograr oportunidad en el aprovisionamiento de materiales.
Conseguir calidad de los suministros.
Negociar condiciones de entrega y pago convenientes para la empresa y
proveedores.
Negociar precios justos.
Lograr que se proporcionen servicios de postventa a la empresa.
1.1.2Objetivos del rea de compras
Para que una empresa o institucin pueda lograr un aprovisionamiento
ptimo de materiales, es necesario se cumplan los siguientes objetivos:
Calcular las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.
Garantizar un inventario suficiente para no caer en desabasto
Reducir al mximo los costos de almacenamiento, por lo que el inventario
no puede ser obsoleto, insuficiente y sobretodo cuidar las mermas por
artculos perecederos.
Implementar un sistema de informacin eficiente que permita tener la
informacin financiera y de inventarios en tiempo real para la toma de
decisiones de todas las reas involucradas.
Cooperar con el rea de distribucin de la empresa cuando se trata de la
venta de productos- para mantener una transportacin eficiente.
Buscar proveedores competitivos que proporcionen valor a nuestros
productos, procurando asegurar con ellos calidad, costo y plazo de entrega.
Conseguir la mejor relacin calidad-precio-plazo de entrega de los
materiales.

 Conseguir materiales estndar acordes a las tendencias del mercado y

necesidades de la empresa.
Trabajar en conjunto con las dems reas de la empresa en la gestin de
la calidad, desarrollo, diseo, comercializacin y optimizacin de los
productos y servicios que ofrecen para mantenerse competitivos en el
mercado.
1.1.3 Organigrama
El organigrama es la representacin grfica de cmo est constituido un
departamento, as como de las conexiones que existen entre estos. Los
puede haber de varios tipos, basados en los diversos departamentos que
una empresa tenga. Departamentalizacin: divisin de la empresa en reas
sobre la cual un administrador posee autoridad respecto al desempeo de
actividades especficas. Por clientes Por funcin Por productos Por procesos
Por tiempo Geogrfica o territorial Matricial Unidades estratgicas de
negocio
Tipos
Departamentalizacin por clientes: est centrada en las necesidades y
perfiles de los clientes.
Departamentalizacin por productos: se representa por productos o lneas
de productos de la funcin empresarial.
Departamentalizacin por funciones: se estructura de acuerdo a las
funciones bsicas de la empresa.
Departamentalizacin por procesos: agrupacin por procesos, equipos y
actividades de manufactura.
Departamentalizacin por tiempo: representacin de actividades por turnos
de trabajo.
Departamentalizacin geogrfica o territorial: muestra las regiones de
operacin de la empresa.
Departamentalizacin matricial: se le conoce tambin como administracin
por proyectos. Es una combinacin de la departamentalizacin funcional y
por productos. Se disea de acuerdo a las necesidades del cliente en donde
cada proyecto requiere una estructura personalizada. Es comn encontrarla
en las reas de sistemas, construccin y cualquier empresa que trabaje por
outsourcing.

Departamentalizacin por unidades estratgicas de negocio: se utiliza para

filiales o sucursales de la empresa que tienen autonoma propia y son una
versin en pequeo que cuenta con todos los elementos de una
corporacin.
1.1.4 Funciones
Debido a que este trabajo est orientado a que t elabores un manual de
compras, es importante que tengas presente las funciones bsicas del
departamento de compras:
Asegurar el aprovisionamiento necesario de materia prima e insumos
necesarios para la elaboracin y comercializacin de productos y la
prestacin de servicios principales o complementarios.
Gestionar el almacenaje de productos procurando mantener los
inventarios al mnimo necesario para operar eficientemente y a bajo costo.
Analizar las tendencias del mercado para anticiparse a los cambios y
prever situaciones adversas y aprovechar oportunidades del mercado
Dar seguimiento al desempeo de proveedores y tomar decisiones al
respecto.
Mantener y construir relaciones de largo plazo con proveedores que
permitan facilidades en pago o sistema de transporte.
Buscar permanentemente la eficiencia en costos y operacin del rea.
1.1.5 Descripcin y anlisis de puesto
La descripcin de puestos tiene la funcin de informar a toda la
organizacin acerca de las responsabilidades que tiene el ocupante. En este
documento se nombran: Las principales reas de resultados de las cuales
una persona es responsable. Las relaciones interdepartamentales
implcitas (a quien reporta, con quien coordina). Se determina la
autoridad del puesto. La funcin bsica del puesto. Se establecen
objetivos verificables para las reas de resultados finales. Es conveniente
en una empresa contar con descripciones de puesto, pues adems de
orientar la funcin de quien lo ejerce, sirve de capacitacin para los
administradores y para verificar que no se superpongan tareas. Ayuda
tambin al establecimiento de los niveles salariales y el lugar
correspondiente en la estructura organizacional.
1.2 Relacin empresa con otros departamentos de la organizacin
El rea de compras tiene relacin con todas las reas de la empresa, pues
encarga de proporcionar la base de herramientas y materia prima que
requiera para que todos puedan desempear sus funciones. Por razones
obvias, hay reas de la empresa con las cuales departamento de compras
tiene mayor relacin, a continuacin mencionaremos las ms importantes.

1.2.1 Ingeniera y produccin

Compras tiene una estrecha relacin con esta rea, pues se encarga de
proporcionar las materias primas requeridas de manera oportuna, con la
calidad y al mejor precio posible. Por su parte, Produccin se encargar de
transformarlas en artculos terminados para su comercializacin buscando
que se posicione de manera competitiva a la empresa entre todos los
participantes de una misma industria.
1.2.2 Ventas y distribucin
Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar
informacin clave al rea de compras, pues las adquisiciones de materia
prima, as como los plazos de recepcin de materiales, fecha de rdenes de
compra y envo de productos terminados dependen de lo que el rea de
ventas haya negociado con los clientes de una empresa.
En el caso del rea de Distribucin, deben estar al pendiente unos de otros,
pues Distribucin o Trfico en algunos casos- es la responsable de la
entrega de productos terminados y que las rdenes de compra se
entreguen en las condiciones que fueron pactadas previamente por ventas
y de manera oportuna.
1.2.3 Inventarios y almacn
Almacn es el departamento que en conjunto con Inventarios retroalimenta
a Compras respecto a las existencias de materia prima y mercancas y se
encarga de solicitar lo que se necesita para estar en posibilidades de
proveer oportunamente a Produccin o a alguna otra rea de la empresa.
1.2.4 Finanzas
Compras tiene una estrecha relacin con el rea de Finanzas, pues tiene el
control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por las
compras, pues el departamento financiero es quien se encarga adems de
llevar el registro de las operaciones comerciales de una empresa sirve
tambin de control al rea de compras.
1.2.5 Contabilidad
El departamento de Contabilidad complementa la funcin del rea de
Finanzas estando al tanto del registro de movimientos comerciales, pago a
proveedores, as como de la cobranza. Es tambin un rea que influye en la
negociacin con proveedores pues interviene en la estandarizacin de
procesos comerciales y establecimiento de condiciones comerciales.
1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial
que ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de Compras

en la medida en que se involucra en las decisiones de qu proveedores

elegir de acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado. Tambin
interviene en la forma en cmo se deben llevar las relaciones pblicas con
los proveedores y en la construccin de programas de desarrollo de los
mismos.
1.3 Estructura organizacional de las compras
Hablamos de estructura organizacional de las compras cuando nos
referimos a las relaciones interdependientes de las distintas partes que la
conforman como si fueran un todo, un sistema. En la estructura
organizacional se muestran no
slo la relacin entre funciones y actividades sino tambin la divisin entre
los distintos elementos que la conforman. Para determinar la estructura
organizacional del rea de Compras es necesario que tengas en cuentas los
siguientes elementos: Especializacin de actividades.
Estandarizacin de normas e instrucciones. Coordinacin entre las reas de
la empresa. Tamao de la empresa.
De acuerdo a lo anterior y para lograr una adecuada organizacin del
departamento de compras, entonces tendrs que considerar los siguientes
aspectos: 1. Determinar el propsito y objetivos del departamento de
compras, procurando congruencia con los de la empresa. 2. Alinear a los
departamentos que intervienen para que la estrategia de compras se logre
y trabajar de forma coordinada. 3. Determinar el tipo de estructura de
compras con la cual se va a operar. Para efectos de esta unidad de
aprendizaje, te mencionaremos a continuacin tres formas como se puede
definir la manera de operar del rea de compras.
1.3.1 Centralizadas
Cuando la decisin es concentrar la toma de decisiones y ejercicio de la
autoridad en un solo departamento, el rea de compras ha de organizarse
de manera centralizada, lo cual implica que la seleccin de proveedores y
todas las funciones operativas de compras se coordinen desde las oficinas
centrales para todas las filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es
decir, las compras se hacen de manera conjunta para todas las reas, al
igual que las decisiones sobre adquisiciones sin importar el departamento
del cual se trate, se tomarn de manera centralizada. Este sistema tiene la
ventaja de tener un mayor control sobre el volumen de compras e
inventarios, al igual que de los procedimientos; se pueden conseguir
mejores negociaciones por volumen con proveedores y al mismo tiempo
evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor eficiencia en
costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms especializado.
Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja de que los

requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas pudieran

soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se
solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata
para corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y
adems puede generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y
prdida de personal.
1.3.2 Descentralizadas
Las compras descentralizadas se caracterizan por hacer a cada
departamento, filial o unidad de negocio responsable de las compras de su
propia rea. Tienen la ventaja de que pueden atender de forma ms rpida
las emergencias y entrenar mejor a un personal ms especializado que
seguramente actuar con ms pericia, lo cual tambin implica mayor
responsabilidad y autoridad respecto a los problemas, pero tambin ms
flexibilidad para actuar. La principal desventaja de un sistema
descentralizado de compras es que la empresa tiene menor control sobre
las compras regionales y por lo tanto la calidad de materias primas y
productos puede variar entre regiones, aunado a tener que conseguir
proveedores locales o globales pero con menores descuentos y se requiere
ms personal para mantener operando el rea.
1.3.3 Mixtas
El sistema de compras mixto implica una combinacin de los dos sistemas
anteriores y es utilizando por lo general en empresas de gran tamao. La
idea de operar con un sistema mixto es para conseguir mayores descuentos
por volumen, estandarizacin en la calidad de los componentes y materias
primas, as como conseguir mejores condiciones de pago y relaciones de
largo plazo con proveedores. Generalmente, en un sistema mixto se
centralizan las compras que intervienen directamente en la produccin de
artculos terminados y se descentralizan aquellas cuya materia prima sea
perecedera, o bien la compra local favorezca los costos evitando incurrir en
gastos de transportacin y permite tener mayor rapidez de respuesta de los
proveedores locales.
Fuentes consultadas
Del Ro, Gonzlez Cristbal. Adquisiciones y abastecimientos. Ed.
Cengage Learning. Mxico 2010, 5ta. Edicin. Leenders, Michiel.
Administracin y compras de materiales. Ed. Patria Cultural. 11. Edicin.
Mxico 2005. Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratgico. Ed.
Mc Graw Hill, Mxico 2007, 1ra. Edicin.