MANUAL

DOCUMENTOS MSD - MULTIUSUARIO

El programa Documentos MSD, es una herramienta de gestin de documentos y

correspondencia para todas las versiones de Windows que utiliza una avanzada
tecnologa de tratamiento y explotacin de datos.
Documentos MSD consta de dos mdulos principales:
Documentos: Este mdulo permite la gestin de la documentacin de una
empresa o de un profesional. Los documentos se pueden clasificar por grupo, por
proyecto, por cliente y por tipo de documento. Permite catalogar tanto documentos
fsicos, como documentos en formato digital.
El programa permite gestionar las siguientes bases de datos auxiliares para este
mdulo: grupos, tipos de documento, autores e idiomas.
Registro de correspondencia: Este mdulo permite la gestin de la
correspondencia documental de una empresa, de un organismo pblico, de un
profesional, etc. El programa genera nmeros de documento automticos y
tambin permite la asignacin de nmeros de documento manuales. Los
documentos se pueden clasificar por procedencia, por remitente, por destino, por
destinatario, por grupo, por tipo de documento, por expediente y por tipo de
respuesta. Este mdulo tambin permite gestionar las respuestas a los
documentos, facilitando el control de fechas para los documentos pendientes de
respuesta.
Prstamos: El programa permite una completa gestin de prstamos, tanto de los
documentos como de la correspondencia. Permite llevar un control de los objetos

prestados, de las personas a las que se prestan, de las fechas en las que se
prestan y de los plazos de devolucin.

Para qu sirve este programa?

Documentos MSD tiene dos utilidades bsicas:

Una empresa, un organismo pblico o un profesional, podrn catalogar toda su

documentacin de una forma fcil y ordenada, pudiendo obtener despus la

informacin de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, tipo de
documento, ubicacin, autor, etc.

Una empresa, un organismo pblico o un profesional, podrn llevar un registro

de correspondencia de entrada y de salida, con numeracin automtica por aos,

o manual controlada por el usuario, pudiendo obtener despus la informacin de
muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, remitente, destinatario,
tipo de documento, ubicacin, etc.
A la hora de obtener la informacin introducida es donde se ve toda la potencia de
Documentos MSD, ya que los datos se pueden ordenar por cualquier campo o
combinacin de campos. Tambin se pueden agrupar por cualquier combinacin
de campos, lo que permite ver, por ejemplo, documentos agrupados por proyecto y
por cliente, o por tipo de documento y por ubicacin, etc. Las posibilidades son
infinitas.
Cualquier combinacin de ordenacin, agrupacin o filtrado de informacin podr
ser visualizada o impresa en informes de aspecto profesional.
Documentos MSD permite anotar la localizacin fsica de los documentos
mediante una estructura en rbol de profundidad ilimitada, con lo que se puede
hacer un mapa de localizaciones exactamente igual a la realidad. Por ejemplo, se

puede crear un rbol de localizaciones con una estructura como Provincia,

Edificio, Planta, Oficina, Despacho, Archivador, Estante, Carpeta. Con esta
estructura podr conocer con exactitud la localizacin fsica de cualquier
documento, as como los documentos que se encuentran almacenados en una
localizacin determinada.
Los documentos digitales se pueden abrir directamente desde Documentos MSD,
utilizando los programas asociados al tipo de documento en Windows.
Documentos MSD no slo sirve para clasificar documentacin fsica en papel.
Tambin permite controlar la documentacin electrnica, es decir, documentacin
almacenada en discos duros, CD-ROM, DVD's etc. Tambin puede ser utilizado
para gestionar documentos multimedia (msica, pelculas, documentales, etc).
Todos los informes del programa se pueden grabar en formato PDF.
La versin multiusuario permite que los usuarios puedan acceder a sus datos a
travs de una red local o desde Internet. Desde el programa administrador del
servidor se pueden controlar los derechos de acceso a la informacin de cada
usuario, quin puede modificar datos, quin puede borrarlos, etc.

Ingresar al programa

Una vez abierto el programa tiene esta apariencia:

Cmo introducir, modificar o eliminar la informacin

En cualquiera de las ventanas del programa, podr manejar la informacin
utilizando los botones mostrados a continuacin o pulsando las teclas
correspondientes:
o

Ctrl-J

Ver la informacin de los registros disponibles.

Ins

Alt-Ins

Copiar el registro actual.

Enter

Modificar el registro actual.

Introducir un nuevo registro.

Del Borrar el registro actual.

Con estas acciones bsicas podr gestionar su informacin en todas las ventanas
del programa.
Los registros, adems de poder ser gestionados con los comandos indicados
anteriormente, tambin pueden ser manipulados visualmente con el ratn.

Men principal

El men principal del programa contiene las siguientes ventanas desplegables:

Ficheros: este men contiene las opciones que permiten acceder a las

principales bases de datos del programa, al mdulo de gestin de prstamos a las

bases de datos auxiliares, a la configuracin de la impresora y al cierre del
programa.

Editar: este men contiene botones para buscar texto, para repetir la ltima

bsqueda y para localizar registros.

Ver: este men permite presentar u ocultar de forma rpida las barras del

programa.

Herramientas: este men contiene botones para configurar las opciones del

programa, configurar el corrector ortogrfico, realizar y restaurar copias de

seguridad, presentar el procesador de textos, presentar la hoja de clculo,

presentar el visualizador de imgenes, presentar la calculadora del programa,
presentar la calculadora de Windows y el bloc de notas de Windows.

Mantenimiento: este men contiene botones para compactar bases de datos,

reparar las bases de datos, inicializar las configuraciones de las tablas de datos,
borrar los registros de prueba y desbloquear la versin shareware del programa.

Ventanas: este men contiene botones que permiten cerrar la ventana activa,

cerrar todas las ventanas, centrar la ventana del programa y minimizarla como
icono junto al reloj de la barra de tareas de Windows.

Internet: este men contiene distintas opciones que permiten visitar la pgina

web de MSD Soft, adquirir licencias de nuestros programas a travs de Internet y

descargar nuestros programas.

Ayuda: este men contiene los botones que permiten obtener ayuda e

informacin sobre el programa.

Barra de botones principal

Esta barra contiene los siguientes botones:

Conectar con el servidor: (slo versin multiusuario) este botn permite

conectar con un servidor de datos de Documentos MSD, el cual puede estar

localizado en el propio ordenador, en otro ordenador de su red de rea local, o
incluso en un ordenador lejano, conectado a su red a travs de Internet. Una vez
conectado, este botn sirve para desconectar del servidor, permitiendo volver a
conectar como otro usuario si lo desea.

Acceso a las bases de datos principales: estos botones permiten gestionar

las bases de datos de Documentos y Registro de correspondencia y la base de

datos de Prstamos.

Acceso a las bases de datos auxiliares: este botn permite editar las bases

de datos auxiliares del programa.

Opciones del programa: pulsando este botn se presenta un dilogo que

permite configurar las distintas opciones del programa.

Salir del programa: pulsando este botn el programa pregunta si se desea

cerrarlo.
La barra de botones puede colocarse en cualquier posicin en la ventana del
programa, se pueden ocultar los textos e incluso se puede hacer que
desaparezca. Se puede cambiar su posicin o aspecto desde la pgina General
de la configuracin de opciones del programa.

Como aadir un nuevo documento

Hacer click en el botn:

Datos del autor

Datos Adicionales

Ubicacin

Notas

Imagen

Se muestra por ejemplo la imagen de la caratula del documento para poder

identificarlo rpidamente.

Haciendo click derecho en el registro de un documento se accede al siguiente

men:

Abre el documento desde donde est ubicado.

Ver informacin del documento.

Edita Informacin del registro del documento
Aadir nuevo registro
Copiar un registro
Prestamos
Eliminar el registro de un documento
Imprime el consolidado de todos los registros
Salir