Gua para realizar el Anlisis de involucrados en un

proyecto.
Por: Alberto Luis Lpez P

Introduccin. 2
1. Generalidades 2
1.1 Definiciones 2
1.2 Qu es un anlisis de involucrados en un proyecto? 3
1.3 Porqu hacer un anlisis de involucrados? 3
1.4 Cundo hacer el anlisis de involucrados? 4
1.5 Quin hace el anlisis de involucrados? 4
1.6 Cunto tiempo toma un anlisis de involucrados? 5
1.7 Cmo hacer un anlisis de involucrados? 5
2. El anlisis de involucrados 5
2.1 Planear el anlisis de involucrados. 5
2.2 Construir el registro de Involucrados 6
2.3 Construccin de la Matriz de Influencia e Importancia de los involucrados. 14
2.4 Deduciendo los supuestos y riesgos que afectan al proyecto. 18
2.5 Identificando la participacin adecuada de los involucrados. 20
3. Bibliografa 23

Resumen
El objetivo general del artculo es mostrar que un factor crtico para el xito de cualquier proyecto,
es la adecuada administracin de las personas, grupos y organizaciones interesadas en l, esto
es de los involucrados. Se presenta, en consecuencia, una metodologa que permite realizar un
correcto y completo anlisis de dichos involucrados (stakeholders). Especficamente se describe
un sistema que abarca los siguientes asuntos: A. Definicin y clasificacin de los involucrados. B.
Definicin del modelo que se utilizar para clasificar a los involucrados (importancia/influencia). C.
Importancia del anlisis de involucrados. D. Contexto del anlisis y E. Procesos para realizar el
anlisis de involucrados, esto es: 1) Planeacin del anlisis, 2) Construccin del registro de
involucrados, (enfoque, herramientas, modelo de registro, lista de verificacin), 3) Construccin de
la matriz influencia/importancia (categorizacin, prioridad relativa, estimacin de la influencia o
grado de poder sobre el proyecto, factores a considerar, estimacin de la importancia), 4)
Evaluacin de riesgos y supuestos y 5) Determinacin de la participacin adecuada de los
involucrados (anlisis del riesgo, matriz de participacin). Se suministra un link a una plantilla,
como gua, para el registro de implicados.

Introduccin.
Todo proyecto afecta o es afectado directa o indirectamente por individuos, grupos
u organizaciones interesados en l, pues como sistema abierto que procura la
consecucin de unos objetivos, es interdependiente con el medio en que se
desarrolla. Ante esta realidad el equipo administrativo de cualquier proyecto debe:
identificar estos interesados, determinar cules son sus necesidades y
expectativas, y administrarlas e influenciarlas de manera que se asegure un
proyecto exitoso. La tcnica adecuada para hacerlo es el anlisis de
involucrados.
1. Generalidades
1.1 Definiciones
1.1.1 Involucrados: todos y cada uno de los individuos, grupos y organizaciones
activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados
(beneficiados o perjudicados) por l.
1.1.2 Clases de involucrados.
Los involucrados pueden clasificarse, para facilitar su anlisis, en diferentes
categoras segn el criterio que se utilice. La clasificacin que vamos a utilizar es:

a) Involucrados principales. Son los implicados directamente afectados tanto

positiva como negativamente, por el logro de los objetivos del proyecto.
b) Involucrados secundarios. Son los intermediarios en el proceso de
producir el bien, servicio o resultado que constituye el propsito del
proyecto.
c) Involucrados externos.
afectados por el proyecto.

Aquellos cuyos intereses son indirectamente

Como precondicin lgica para lograr los objetivos que el proyecto se propone
alcanzar, una parte de los involucrados debe recibir atencin especial por parte
de la gerencia del proyecto. Son los llamados involucrados claves, es decir, los
de cualquiera de las categoras definidas, que cumplen con una o ambas de las
siguientes condiciones: i) poseen cierto grado de influencia sobre el proyecto,
esto es, pueden impactar el proyecto en forma significativa; y/o ii) son

importantes para el proyecto, o sea, la satisfaccin de sus intereses y

expectativas coincide con el logro de los objetivos del proyecto.
Para estimar el Grado de influencia de un involucrado en un proyecto debemos
considerar dos factores: 1) que tan poderoso es el implicado y 2) cunto de su
poder utilizar para beneficiar o perjudicar el proyecto.
Para medir la importancia de un involucrado se debe evaluar la prioridad que la
solucin de sus problemas o la satisfaccin de sus necesidades tiene en relacin
con el logro los objetivos del proyecto. Los de mxima prioridad sern aquellos que
si no son adecuadamente satisfechos, nunca podr decirse que el proyecto tuvo
xito.

1.2 Qu es el anlisis de involucrados en un proyecto?

Como para todos los conceptos existen varias definiciones, dependiendo del
alcance y propsito que se desee. Para efectos de la metodologa que se presenta
en este artculo: el anlisis de involucrados1 es el proceso2 que permite su
identificacin y la recoleccin de informacin para caracterizarlos y definir cmo se
abordarn sus intereses y expectativas en el Plan del proyecto o de una de sus
fases.

1.3 Porqu hacer un anlisis de involucrados?

Porque:
a) Pone de manifiesto los intereses de las partes interesadas en relacin
con los problemas que el proyecto desea resolver y los objetivos que
quiere alcanzar, permitiendo una planeacin adecuada.
b) Identifica los conflictos de intereses entre los involucrados.
c) Ayuda a identificar relaciones entre involucrados que en determinado
momento pueden servir para administrar mejor el proyecto; por ejemplo:
por medio de alianzas.
d) Ayuda a identificar el tipo apropiado de participacin que los diferentes
involucrados deben tener en las diferentes fases del proyecto.
e) Ayuda a identificar necesidades de comunicacin.
f) Permite una identificacin de riesgos ms efectiva y por consiguiente una
mejor planeacin de respuestas a los mismos.
1

Anlisis de involucrados. Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en
documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. PMI 4 ed.
2
Proceso: Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
Se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y tcnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen. PMI 4 ed.

g) Contribuye a crear el sentido de responsabilidad sobre el proyecto

incrementando el compromiso.
h) Propicia una excelente oportunidad de aprendizaje tanto para el equipo
del proyecto como para los implicados.

1.4 Cundo hacer el anlisis de involucrados?

El anlisis de involucrados debe hacerse durante todas las etapas del ciclo de vida
de un proyecto. Sin embargo, teniendo en cuenta que un proyecto es:
un esfuerzo temporal acometido para crear un producto, servicio o resultado
nico, destinado a satisfacer una necesidad identificada de una poblacin
objetivo;
resulta definitivo en la fase de Iniciacin, pues la mejor manera de conocer la
necesidad que va a ser atendida por el proyecto es a travs de la informacin de
los afectados por ella, quienes adems, en esta etapa tienen el mximo nivel de
influencia sobre un proyecto aun por definirse. En esta fase, adicional a los
intereses de los involucrados, deber recopilarse informacin respecto a cmo,
llos perciben la necesidad o problema, de manera que pueda disearse un
proyecto que contemple los puntos de vista de los implicados importantes. Deber
elaborarse y completarse progresivamente a medida que avanzan las fases del
ciclo de vida.
Durante las fases de Definicin y Planeacin, los resultados de un anlisis
detallado de los involucrados y en especial de todos los claves, resulta
indispensable como entrada para el Desarrollo del Plan del proyecto,
particularmente, en aspectos del plan de comunicaciones y de la gestin de los
riesgos, pues ayudar a identificar cuales de los involucrados debern
comprometerse con el desarrollo de actividades y a quin deber comunicarse el
progreso del proyecto dependiendo de su responsabilidad y nivel de autoridad.
El anlisis deber actualizarse en las fases de Ejecucin y Terminacin dado que
pueden surgir nuevos involucrados como consecuencia de la ejecucin de las
obras, o de la puesta en funcionamiento del proyecto.

1.5 Quin hace el anlisis de involucrados?

El equipo responsable de la planeacin del proyecto o cualquiera de sus fases. No
sobra enfatizar que siempre ser ms til un enfoque de grupo que el individual. El
grupo puede ser de 3 a 5 personas incluyendo al gerente del proyecto, algunos
miembros del equipo administrativo y alguien que entienda la estructura y las
polticas de poder de la organizacin. Podra ser el patrocinador (sponsor).

1.6 Cunto tiempo toma un anlisis de involucrados?

Depende de la complejidad del proyecto.

1.7 Cmo hacer un anlisis de involucrados?

Los pasos a seguir son los siguientes:
1) Planear el anlisis de involucrados.
2) Construir el registro de involucrados.
3) Construir la matriz de Influencia/Importancia: hacer un estimativo de la
importancia de cada involucrado para el xito del proyecto y de su
poder/influencia relativos. Localizar los involucrados en la matriz.
4) Identificar y evaluar los riesgos y supuestos que afectarn el diseo y el
xito del proyecto.
5) Definir e implementar la estrategia para cada implicado clave. (Plan para la
administracin de los implicados)

2. El anlisis de involucrados
A continuacin veremos en detalle cada uno de los pasos indicados en el numeral
1.7
2.1 Planear el anlisis de involucrados.
Se ocupa de analizar aspectos especficos del proyecto con el fin de definir el
alcance del anlisis, los recursos a utilizar, la informacin a recolectar, los usuarios
potenciales de la informacin, as como de especificar las polticas para utilizar
dicha informacin. Parte de la informacin podra ser demasiado sensible para
incluirla en un documento compartido PMI .
Los aspectos a considerar son: el monto de la inversin, la necesidad de
cumplimiento del cronograma, la prioridad y visibilidad dentro de la organizacin o
poblacin objetivo, la importancia de los riesgos tcnicos y de costos. La
evaluacin de estos aspectos nos permite clasificar el proyecto en una de las
siguientes cuatro categoras:
1
Inversin menor,
cronograma de metas
informal, prioridad y
visibilidad
organizacionales
bajas.

2
Inversin moderada,
cronograma de objetivos
preciso, alguna prioridad
y visibilidad
organizacionales.

3
Inversin significativa,
cronograma de metas
importante, prioridad y
visibilidad
organizacionales
intermedias.

4
Inversin mayor,
cronograma de metas
crtico, prioridad y visibilidad
organizacionales
sustanciales, significativos
riesgos tcnicos y de
costos.

Para cada una de las categoras se sugieren pautas generales, que debern ser
evaluadas y adaptadas por el equipo del proyecto a las condiciones especficas del suyo.
Categora

Alcance y Tecnologa sugerida

1
Identifique a los involucrados en el Proyecto; haga un
Inversin menor, cuadro de una pgina con sus intereses, objetivos,
cronograma
de recursos y mandatos.
metas
informal,
prioridad
y
visibilidad
organizacionales
bajas.
2
Inversin
moderada,
cronograma
de
objetivos preciso,
alguna prioridad y
visibilidad
organizacionales.

Identifique a los implicados en el Proyecto; haga un

cuadro con sus intereses, objetivos, recursos y mandatos.
Ligue los intereses de los implicados claves con
iniciativas especficas que aseguren su satisfaccin;
desarrolle, mantenga y publique indicadores de la gestin
del equipo.

3
Inversin
significativa,
cronograma
de
metas importante,
prioridad
y
visibilidad
organizacionales
intermedias.

Identifique a los implicados en el Proyecto; haga un

cuadro con sus intereses, objetivos, recursos y mandatos.
Ligue los intereses de los implicados claves con
iniciativas especficas que aseguren su satisfaccin;
desarrolle, mantenga y publique indicadores de la gestin
del equipo.
Prepare un plan de administracin de implicados y asigne
personal y presupuesto para evaluarlo peridicamente y
tomar acciones correctivas.

4
Inversin mayor,
cronograma
de
metas
crtico,
prioridad
y
visibilidad
organizacionales
sustanciales,
significativos
riesgos tcnicos y
de costos.

Identifique a los implicados en el Proyecto; haga un

cuadro con sus intereses, objetivos, recursos y mandatos.
Ligue los intereses de los implicados claves con
iniciativas especficas que aseguren su satisfaccin;
desarrolle, mantenga y publique indicadores de la gestin
del equipo.
Prepare un plan de administracin de implicados y asigne
personal y presupuesto para evaluarlo peridicamente y
tomar acciones correctivas.
Prepare y mantenga un anlisis estructurado de
implicados que soporte el plan para administrarlos;
sobrepngalo a los planes de calidad, de administracin
de riesgos y de reporte interno del proyecto.

Entradas

Productos

Acta de
constitucin del
proyecto.
Documentos del
proyecto.
Activos de
procesos de la
organizacin.
Factores
ambientales.
Acta de
constitucin del
proyecto.
Documentos del
proyecto.
Activos de
procesos de la
organizacin.
Factores
ambientales.
Acta de
constitucin del
proyecto.
Documentos del
proyecto.
Activos de
procesos de la
organizacin.
Factores
ambientales.

Involucrados
identificados.
Cuadro de una
pgina con sus
intereses,
recursos y
mandatos.
Matriz de
participacin.

Acta de
constitucin del
proyecto.
Documentos del
proyecto.
Activos de
procesos de la
organizacin.
Factores
ambientales.

Involucrados
identificados.
Cuadro de una
pgina con sus
intereses,
recursos y
mandatos.
Matriz de
participacin.
Involucrados
identificados.
Cuadro con sus
intereses,
recursos y
mandatos.
Matriz de
participacin.
Plan para la
administracin
de los
involucrados.
Involucrados
identificados.
Cuadro con sus
intereses,
recursos y
mandatos.
Matriz de
participacin.
Plan para la
administracin
de los
involucrados.

2.2 Construir el registro de Involucrados

Para construir el registro de involucrados siga los siguientes pasos:
a) Identifique y haga una lista con todos los involucrados potenciales.

b) Identifique sus intereses (abiertos u ocultos) en relacin con el problema o

necesidad que se quiere atender y una vez seleccionada una alternativa de
solucin, con el proyecto. Tenga en cuenta que cada involucrado puede tener
varios intereses.
c) Estime sucintamente el impacto probable del proyecto en cada uno de los
intereses de cada involucrado. (Positivo, negativo o desconocido).
d) Indique la prioridad relativa que el proyecto deber dar a la satisfaccin de los
intereses de cada involucrado.
Para registrar la informacin utilice una tabla trazada en una hoja, similar a la
mostrada en este artculo, Tabla 1, si el proyecto cae dentro de las categoras 1 o
2, o la plantilla que se anexa, en Excel, si el proyecto est en las categoras 3 y 4.
La plantilla seleccionada le ayudar a definir el alcance y tipo de informacin a
recolectar.
Plantilla_Registro_implicadosver 2.xls
2.2.1 Identificando los involucrados y creando una lista.
Los involucrados pueden listarse y categorizarse de diferentes maneras. Un punto
de arranque es dividirlos en principales, secundarios y externos, usando la
clasificacin que ya definimos, o cualquier otra que el equipo del proyecto
considere adecuada a su rea de aplicacin especfica. (Por ejemplo: propietarios,
accionistas, administradores, personal, clientes, proveedores, comunidad,
gobierno)
Los involucrados principales son aquellas personas o grupos directamente
afectados por el logro de los objetivos del proyecto. Se incluyen tanto los
supuestos beneficiarios, como los que resulten negativamente afectados.
Generalmente los involucrados principales pueden dividirse en categoras ms
pequeas. (Por ejemplo: en proyectos de desarrollo social en estratos, gneros,
ocupaciones o grupos de usuarios segn el rango de utilizacin de los servicios).
En la mayora de los proyectos las categoras pueden sobreponerse.
Los involucrados secundarios son intermediarios en el proceso para que los
objetivos del proyecto lleguen a los involucrados principales. Pueden subdividirse
en los que financian, los contratistas, los que controlan y monitorean, las
organizaciones gubernamentales, las organizaciones no gubernamentales y las
organizaciones del sector privado.
En muchos proyectos ser necesario
considerar individuos claves como involucrados especficos. Tambin resulta
indispensable saber que pueden existir grupos informales que actan como
intermediarios. Por ejemplo polticos, lderes locales, personas respetadas en la
comunidad con influencia social o religiosa.

Dentro de algunas organizaciones puede haber subgrupos que deberan

considerarse como involucrados. Por ejemplo: sindicatos, asociaciones, operarios,
o una categora de empleados como profesionales, abogados, etc.
Los involucrados externos, o sea aquellos cuyos intereses son indirectamente
afectados por el proyecto, como quienes sufren o se benefician por algunas de las
actividades del proyecto. Por ejemplo: los habitantes de un barrio por donde pasan
los vehculos que transportan materiales de construccin.
Como conclusin de este paso se tendr una lista de posibles involucrados. La
lista resulta ms completa si el trabajo se hace en grupo. Las herramientas de
planeacin a utilizar son la lluvia de ideas, el diagrama de afinidad y las listas
de verificacin.
Una vez el grupo tiene la lista de los involucrados identificados, resulta muy til
circularla para su revisin por parte de otros individuos que conozcan el proyecto y
las organizaciones implicadas en el mismo para ayudar a garantizar que sea lo
ms completa posible.
Adems de la lista de involucrados, propiamente dicha, deber recogerse la
informacin de localizacin sugerida en la plantilla que se est utilizando, tal que se
facilite el contacto o comunicacin con cada involucrado o su representante.
2.2.1.1 Lista de verificacin para Identificar a los involucrados.
Responder a preguntas como las siguientes, mediante lluvias de ideas, ayuda en la
identificacin de involucrados. Adicione las pertinentes a su proyecto especfico y
obviamente, elimine las que no tengan aplicacin.
Quines son las personas, grupos u organizaciones (clientes/usuarios) que
utilizarn el producto, servicio o resultado del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones (patrocinadores) que
proveen los recursos financieros, en dinero o especie, para el proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones (operadores) que
operarn el producto, servicio o resultado del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones (equipo del proyecto)
que desarrollarn el producto, servicio o resultado del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones que mercadearn y
vendern el producto, servicio o resultado del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones que harn el
mantenimiento al producto del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones que probarn y
certificaran el producto, servicio o resultado del proyecto?
Quines son las personas grupos u organizaciones directamente
responsables por decisiones sobre asuntos importantes para el proyecto?

 Quin ocupa posiciones de responsabilidad en organizaciones interesadas

en el proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones influyentes en el rea
del proyecto (tanto temtica como geogrfica)?
Quines sern las personas, grupos u organizaciones afectadas por el
xito y/o el fracaso del proyecto?
Quines son las personas, grupos u organizaciones que
promovern/apoyarn el proyecto, dndoles la oportunidad de participar?
Quienes son las persona, grupos u organizaciones que
obstruirn/entorpecern el proyecto si no son tenidos en cuenta?
Qu personas, grupos u organizaciones del rea (temtica o geogrfica)
han sido involucrados en proyectos anteriores?
A qu personas, grupos u organizaciones no se les ha permitido participar
hasta ahora pero deberan ser tenidos en cuenta?
Existen entidades gubernamentales interesadas en este proyecto?
Hay organizaciones nacionales/internacionales interesadas en este
proyecto debido a leyes o tratados especficos?
2.2.1.2
Lista de verificacin para dar por terminada la identificacin de
involucrados.
Si No
Estn en la lista todos los involucrados principales, secundarios y
externos?
Han sido identificados todos los partidarios y opositores?
Han sido subdivididos los involucrados principales en grupos de
usuarios, o de ocupacin o de ingresos?
Se ha identificado los grupos vulnerables, si existen, involucrados
en el proyecto?
Existe la posibilidad de que surjan nuevos involucrados como
consecuencia de los resultados intermedios del proyecto?
2.2.2 Identificando los intereses de los involucrados.
La lista de involucrados resultante del paso anterior, constituye la base para una
tabulacin3 tanto de los intereses de cada involucrado en el problema o situacin
que el proyecto quiere resolver, como en el proyecto en si mismo, y del impacto
probable del proyecto en esos intereses. Generalmente, las expectativas de un
3

Utilice la hoja Informacin de evaluacin de la plantilla de registro de implicados para proyectos 3 y 4 o el cuadro que haya diseado
para 1 y 2.

involucrado son de ganancia personal o de ganancia para el grupo o la

organizacin con el xito o el fracaso del proyecto. La ganancia puede ser de
orden monetario, administrativo, poltico, estratgico, etc. Los intereses deben
preguntarse a los mismos involucrados mediante la utilizacin de diferentes
tcnicas, entre las cuales se incluyen las siguientes:

Entrevistas. Es una tcnica muy til para conocer mejor a los posibles
implicados claves. Si se tiene claro el rol que el involucrado puede jugar en
el proyecto, se puede mantener la entrevista enfocada en los asuntos
pertinentes.
Cuestionarios. Resulta apropiado aplicarlos cuando existe un gran nmero
de involucrados. Tanto el diseo de los cuestionarios como la seleccin de
los interrogados debe hacerse con gran cuidado.
Encuestas. Resultan tiles para conocer los intereses y expectativas de
grupos numerosos de implicados que forman una categora. Por ejemplo
consumidores o personas que ejercen cierta profesin. Debe escogerse
muy bien la muestra para que refleje realmente los intereses de la poblacin
encuestada.

Lo menos aconsejable, cuando se identifica los intereses y expectativas de los

involucrados, es adivinarlos o suponerlos. Si se tiene alguna duda sobre la
precisin de la informacin recogida de los propios implicados, o si no es posible
establecer contacto con ellos, debe acudirse a fuentes alternas de informacin.
2.2.2.1 Lista de verificacin para la identificacin de intereses.
Los intereses de algunos involucrados pueden ser difciles de identificar,
especialmente si permanecen ocultos bien como expectativas, o porque estn en
contradiccin con los admitidos abiertamente por las personas, grupos u
organizaciones involucradas. Una regla prctica es relacionar a cada implicado
con el problema que el proyecto busca resolver (en la fase de identificacin) o con
cada objetivo establecido para el proyecto (en las fases de definicin, diseo
detallado, ejecucin y terminacin). Los intereses pueden sacarse a relucir
preguntando:
Cules son las expectativas de (nombre del involucrado) en el proyecto?
Cules son los probables beneficios que el xito del proyecto traer para
(nombre del involucrado)?
Cules son los probables beneficios que el fracaso del proyecto traer para
(nombre del involucrado)?
Qu otros intereses tiene (nombre
con el proyecto?

del involucrado)

que pueden entrar en conflicto

10

Cmo juzga o considera (nombre

lista?

del involucrado)

a los otros involucrados de la

Ha habido otro proyecto similar en el mercado? Si es as en qu medida tuvo

xito? quin lo administr y cmo respondieron los involucrados?
Cules de los involucrados poseen reclamos de orden legal o de utilizacin
sobre el proyecto o los recursos en juego?
La informacin sobre involucrados secundarios en el proyecto puede estar
disponible en valoraciones institucionales. La correspondiente a los principales,
cuando se trata de proyectos o programas sociales, en anlisis sociales. Para los
involucrados principales especialmente, muchos de sus intereses tendrn que ser
definidos por las personas con la mejor experiencia en el sitio. Se recomienda
hacer doble chequeo de los intereses adscritos a los grupos principales para
confirmar que sean plausibles.4
2.2.3 Estimacin breve del impacto probable.
Debe estimarse en forma cualitativa el impacto probable que el proyecto tendr
sobre cada uno de los intereses de cada implicado identificado.
Se sugiere utilizar las siguientes convenciones:
(+)
(-)
(+-)
( ?)

El proyecto favorece el inters del implicado.

El proyecto perjudica el inters del implicado.
El proyecto no afecta el inters del implicado.
No se conoce el impacto.

Esta informacin puede usarse, por ejemplo, para trazar planes que aumenten la
factibilidad poltica5 del proyecto, as como para determinar, como veremos ms
adelante, cual ser la actitud, en lneas generales, del implicado ante el proyecto.
Para aumentar la factibilidad poltica del proyecto lo ms aconsejable es influir
sobre los involucrados que se oponen con el fin de anular o disminuir su rechazo.
Tratar de aumentar el apoyo de quienes ya favorecen el proyecto puede resultar
contraproducente.
2.2.4 Prioridad relativa que el proyecto deber dar a la satisfaccin de los
intereses de cada implicado.
El equipo administrativo del proyecto deber definir en que medida, usando como
criterio el logro de los objetivos del proyecto, se buscar satisfacer los intereses
identificados para cada uno de los involucrados.
4
5

Atendibles, admisibles, recomendables.

Factibilidad poltica. Un proyecto es polticamente factible cuando las fuerzas que lo favorecen son mayores a las que se oponen.

11

Para hacerlo se sugiere utilizar la siguiente clasificacin de prioridad:

1 = Muy alta
2 = Alta
3 = Media
4 = Baja
5 = Muy baja
Para realizar el ordenamiento se puede utilizar un mtodo como el siguiente, que
es apropiado para cuando el grupo sabe que unos intereses tienen mayor
preferencia que otros, pero no se tiene una forma precisa de definir o medir el
grado de prioridad. Se elaboran tarjetas o fichas para cada inters que contienen
adems el nombre del involucrado y se procede por consenso a ordenarlas, de
arriba hacia abajo, segn el esquema que se muestra:
Bloque
original

Alta
prioridad

Alta
prioridad

Baja
prioridad

Media
prioridad

Baja
prioridad

Media
prioridad

Muy alta
prioridad

Alta
prioridad

Baja
prioridad

Muy baja
prioridad

Al final se tendrn 5 pilas de intereses debidamente priorizadas.

12

A continuacin se presenta un Registro de Involucrados en un proyecto de

mejoramiento de la productividad de Transmilenio (Transporte pblico de la ciudad
de Bogot-Colombia). La tabla ha sido simplificada y adaptada, pretendiendo ser
nicamente un ejemplo ilustrativo.

Involucrados
Secundarios
Contratistas
Fuente financiera
Involucrados
principales
Usuarios.
Sindicato.
Gerencia de la
compaa.

Accionistas

Involucrados
externos
Empleadores.
Transportadores
piratas.
Usuarios vehculos
particulares
Pequeos
transportadores

Impacto
potencial

Prioridad
relativa

Cumplimiento de objetivos.
Obtener rentabilidad.
Cumplir Objetivos.
Recuperacin del prstamo.

(+)
(-?)
(+)
(?)

=2
=2
=2
=2

Servicio efectivo.
Servicio a costo razonable.
Mantener nivel de empleo.
Mejorar remuneraciones.
Cumplimiento
de
metas
estratgicas.
Mantener sus puestos.
Mantener sus beneficios.
Mantener
o
aumentar
sus
beneficios.
Mantener su poder de negociacin.

(+)
(-?)
(+)
(-?)
(+)

=1
=1
=2
=3
=4

(-)
(-)
(+?)

=4
=4
=4

(-)

=5

Empleados a tiempo y sin stress.

Conservar su negocio.

(+)
(-)

=3
=5

Trfico fluido.

(?)

=2

Conservar su negocio

(-)

=2

Intereses

Tabla 1. Plantilla de registro de implicados para proyectos de las categoras 1 y 2.

13

2.3 Construccin de la Matriz de Influencia e Importancia de los

involucrados.
Recordemos que Involucrados claves son aquellos que pueden influenciar
significativamente y/o que son importantes para el xito del proyecto.
Recordemos, tambin, que Influencia se refiere a que tan poderoso es el
implicado y a cunto de su poder utilizar para beneficiar o perjudicar al proyecto y
que Importancia, es la que poseen aquellos involucrados cuyos problemas,
necesidades e intereses son la prioridad de los objetivos del proyecto.
Combinando Influencia e Importancia en una matriz, se puede clasificar a los
involucrados en diferentes grupos con lo cual, como veremos, se identificar los
involucrados claves y se ayudar a determinar supuestos y riesgos que necesitan
manejarse a travs del ciclo de vida del proyecto. Antes de considerar la matriz,
veamos algunas pautas para reconocer influencia e importancia.

2.3.1 Estimando la influencia.

Influencia es el poder que un implicado tiene sobre un proyecto para controlar que
decisiones se toman, facilitar su implementacin o ejercer presiones que lo
afecten. Adems de la influencia directa, tambin se entiende por influencia el
grado en que la gente - individuos, grupos u organizaciones involucrados - es
capaz de persuadir o ejercer coercin sobre otros para que tomen ciertas
decisiones o sigan determinados cursos de accin.
El poder puede derivarse de la naturaleza de la organizacin de los involucrados o
de su posicin en relacin con otros involucrados (por ejemplo: un propietario que
controla el presupuesto de una organizacin). Otras formas de influencia pueden
ser informales (por ejemplo: conexiones personales). Tambin puede resultar
necesario considerar involucrados cuyo poder y por ende su influencia, crecer a
causa de los recursos que sea necesario introducir en el proyecto a medida que
avanza.
Generalmente es difcil estimar la influencia e implica la interpretacin de varios
factores.
En el cuadro que se presenta a continuacin se listan algunos de los elementos
que deben tenerse en cuenta cuando se estima el poder y la influencia de los
involucrados en el proyecto.

14

Variables que afectan el poder y la influencia relativa de los involucrados.

Dentro y entre organizaciones
formales.

Para grupos de inters informales e

involucrados principales.

Jerarqua legal: poder de un individuo o

grupo gracias a su posicin relativa y
sus obligaciones dentro de una
organizacin o sociedad; mando y
control, i.e. dueos del presupuesto)
Autoridad de liderazgo (formal e
informal, carisma, conexiones familiares
o de rosca)
Control de fuentes estratgicas de
recursos para el proyecto. (Dinero,
personal,
materiales,
equipos,
instalaciones, tecnologa, informacin.)
(i.e. los proveedores nicos de hardware
o algn equipo, etc.)
Posesin de conocimientos de experto
necesarios para el proyecto. (i.e.
Ingeniero especializado en operar un
equipo)
Posicin para negociar (fuerte relacin
con otros involucrados en el proyecto.)

Status social, econmico o poltico.

Grupos influyentes por tradicin.
La presuncin de tenencia de ciertas
habilidades o cualidades, sean ciertas o
no. (Chamanes)
Grado de organizacin, de consenso y
de liderazgo del grupo.

Autoridad derivada del

recompensa y/o castigo.

poder

Grado de control sobre recursos

estratgicos significativos para el
proyecto. (informacin)
Posesin de fuerza para coaccionar,
mediante la violencia, determinada
conducta.
Influencia informal a travs de
conexiones con otros involucrados.

Grado de dependencia de otros

involucrados para estimar la importancia
del xito del proyecto.
de Capacidad de persuasin. (Directa,
indirecta, moral o religiosa)

El equipo del proyecto debe identificar cual es la naturaleza del poder del
involucrado, ingresarlo en la columna recursos y mandatos de la plantilla y,
analizando la informacin recolectada y definida para cada involucrado, llegar a un
consenso para clasificar el grado de influencia de cada uno, segn la siguiente
convencin:
Alto: la persona, grupo u organizacin tiene poder de veto formal o informal.
Medio: cuando lo ms probable es que el equipo del proyecto pueda conseguir los
objetivos, a pesar de la oposicin del involucrado, aunque no fcilmente.
Bajo: el implicado puede hacer muy poco para influenciar las actividades o
resultados del proyecto.

15

2.3.2 Estimando la importancia.

La importancia de un implicado indica la prioridad dada por la organizacin duea
y/o patrocinadora del proyecto a satisfacer las necesidades e intereses del
implicado en cuestin. La importancia es probablemente ms obvia, cuando los
intereses del implicado convergen con los objetivos de la organizacin duea o
patrocinadora. En trminos generales estos objetivos se definen en la necesidad o
problema al cual va dirigido el proyecto y en el producto, servicio o resultado que
se define para satisfacerla o resolverlo.
La importancia es diferente de la influencia. A menudo hay involucrados
principales desorganizados sobre los cuales el proyecto coloca gran prioridad, o
sea que poseen alta importancia. Sin embargo, estos involucrados pueden tener
una capacidad dbil para participar en el proyecto y un poder limitado para
influenciar las decisiones claves.
Las siguientes preguntas pueden usarse como lista de verificacin cuando se est
estimando la importancia que para el xito del proyecto tiene la satisfaccin de los
intereses de algunos involucrados. Las respuestas pueden ya estar sugeridas en
el cuadro de anlisis de involucrados.

A qu problemas o necesidades y afectando a qu involucrados est dirigido o

busca aliviar el proyecto?
Para qu involucrados define el proyecto como prioritaria la satisfaccin de sus
necesidades, intereses y expectativas?
Cuales intereses de involucrados convergen ms estrechamente con la poltica
y objetivos del proyecto?
El equipo del proyecto clasificar a cada involucrado, segn su importancia, en una
de tres categoras:
Alta: satisfacer sus necesidades y expectativas es prioritario para la organizacin.
Media: satisfacer sus necesidades y expectativas es medianamente importante
para la organizacin. (Puede, eventualmente, hacerse siempre que no se afecten
ni los objetivos, ni las restricciones del proyecto)
Baja: satisfacer sus necesidades y expectativas no es importante para la
organizacin.

16

2.3.3 La matriz de Influencia - Importancia.

El ejercicio de posicionar los involucrados en la matriz indicar los riesgos relativos
presentados por los involucrados especficos y las potenciales alianzas de apoyo
al proyecto. Los hallazgos servirn como informacin de entrada para las
negociaciones y el diseo del proyecto.

I
M
P
O
R
T
A
N
C
I
A

ALTA

MEDIA

BAJA

Baja

Media
INFLUENCIA

Alta

Convenciones y accin recomendada.

Los involucrados dentro del rea sombreada son los llamados Involucrados
claves. (A, B, C, F, I).
Los involucrados en D, E y H, aunque no son prioritarios para el proyecto, deben
ser vigilados o supervisados, pues en un momento dado pueden cambiar de
categora. Si sus necesidades pueden ser atendidas, sin afectar los objetivos del
proyecto, puede hacerse como un beneficio colateral.
Los involucrados en G deben recibir una atencin limitada.
Recomendaciones generales:

Involucrados de alta importancia para el proyecto pero con poca o media

influencia. (A, B). En consecuencia, se requieren iniciativas especiales para
llos, que permitan proteger sus intereses. (Comunidad marginada o usuarios
desorganizados)

Involucrados con alta influencia en el proyecto que tambin son de alta

importancia para su xito. (C) Lo anterior implica que el dueo/patrocinador
del proyecto necesita construir buenas relaciones de trabajo con ellos para

17

asegurar una alianza de apoyo efectivo al proyecto. (Miembros de una Junta de

accionistas)

Involucrados con alta influencia, tal que pueden afectar los resultados del
proyecto, pero cuyos intereses no son un objetivo del mismo. (F, I) Esta
descripcin implica que estos involucrados pueden ser una fuente de riesgo
significativa y que necesitan de un cuidadoso manejo y monitoreo. (Lderes
sindicales.)

Involucrados con media influencia y/o media importancia. (D, E, H)

Requieren supervisin y evaluacin peridica, especialmente de la tendencia
(aumentar o disminuir) del grado de influencia e importancia, a medida que
avanza el proyecto, lo cual puede obligar a su reclasificacin.

Involucrados con baja influencia y baja importancia. (G) Pueden requerir

un monitoreo y evaluacin limitados, pero son tambin de baja prioridad. Hay
poca probabilidad de que sean sujetos de las actividades o administracin del
proyecto.

2.4 Deduciendo los supuestos y riesgos que afectan al proyecto.

Como se enfatiza en algunos enfoques de planeacin de proyectos, tal como el
Marco Lgico, el xito de un proyecto depende en buena parte de la validez de los
supuestos que se hacen respecto a los diferentes involucrados y de la gestin
adecuada de los riesgos que enfrente el proyecto. Algunos de esos riesgos se
derivarn de intereses en conflicto.
Conocida la ubicacin de cada involucrado en la matriz de Influencia vs.
Importancia, el equipo del proyecto debe ahora, una vez se haya seleccionado la
alternativa de proyecto, evaluar la actitud de cada involucrado clave ante la
solucin adoptada. Para ello se recopilar la informacin correspondiente a
intereses de cada involucrado pero ahora respecto al proyecto especfico, se
evaluara su actitud segn la convencin que se define ms abajo y se investigara
cuales son los posibles conflictos.
Actitud:
++
+
0
--

Fuertemente a favor
Dbilmente a favor
Indiferente o indecisa
Dbilmente opuesta
Fuertemente opuesta.

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Para hacerlo puede usarse un mtodo igual al que utilizamos para priorizar los
intereses: se elaboran tarjetas o fichas con el nombre de cada implicado clave y
teniendo en cuenta toda la informacin contenida en el registro de involucrados se
procede por consenso, de arriba hacia abajo, a construir las cinco pilas finales.
Bloque
original

A favor

A favor

En contra

Indiferente
o Indeciso

En contra

Indiferente
o Indeciso

Fuertemente
a favor

Dbilmente
a favor

Dbilmente
en contra

Fuertemente
en contra

A menudo los proyectos de procesos administrativos (p.e. proceso de

reestructuracin de una empresa), de procesos de automatizacin resultan
particularmente afectados por las interacciones entre los involucrados y las
respuestas (reacciones) a las actividades del proyecto. Por eso, si se quiere que
el proyecto tenga xito, los planeadores deben identificar y estimar la importancia
de los supuestos ms probables sobre cada implicado clave. De lo anterior se
deriva que la mayora de los involucrados claves debera aparecer en la
consideracin de los supuestos sobre los cuales se construir el plan del proyecto.
Al estimar la influencia e importancia de los involucrados claves mediante el
diagrama matricial surgen algunos riesgos. En general, los riesgos sern
evidentes de aquellos involucrados en las zonas F e I que tienen alta influencia,
pero cuyos intereses no estn en lnea con los objetivos del proyecto. Estos
involucrados claves pueden tener la capacidad de bloquear el proyecto y si esto es
probable el riesgo puede constituir un supuesto asesino.
La siguiente lista de chequeo puede resultar til para explorar sistemticamente los
supuestos y riesgos que necesitan especificarse para cada implicado.

19

Cul es el papel o respuesta del implicado clave que debe asumirse para
que el proyecto tenga xito?
Son estos roles probables y realistas?
Puede esperarse respuestas negativas dados los intereses de los
involucrados?
Si ocurren tales respuestas, qu impacto tendran sobre el proyecto?
Qu tan probables son estas respuestas negativas y constituyen riesgos
mayores?
En resumen Cules de los supuestos apoyan o amenazan al proyecto?

Una vez se han tenido en cuenta estos riesgos y supuestos, como consecuencia
del anlisis de involucrados deber modificarse el plan del proyecto. En particular,
deber incluirse dentro de los componentes (WBS) y actividades, elementos que
reflejen un amplio y refinado Anlisis de riesgos, con respuestas previstas para los
riesgos identificados.
Por ejemplo, los supuestos necesarios para el xito del proyecto pueden incluir la
necesidad de componentes tales, como la construccin de relaciones entre
patrocinadores del proyecto o el establecimiento o estrechamiento de acuerdos
que: a) sean requeridos para una amplia coalicin de soporte y/o b) realcen la
capacidad de los involucrados principales para participar ms efectivamente. Si
tales componentes se requieren para alcanzar los objetivos de alto nivel del
proyecto, esto es, satisfacer o resolver la necesidad o problema al cual va dirigido
el proyecto y obtener el producto, servicio o resultado que se defini para
satisfacerla o resolverlo (dados los riesgos y supuestos identificados), ello
implicar revisar y adicionar los conjuntos de actividades, de forma que se
obtengan los componentes en cuestin. De esta manera los hallazgos del anlisis
de involucrados casan en la lgica de si... entonces que utilizan los sistemas de
planeacin tal como el Marco Lgico.

2.5 Identificando la participacin adecuada de los involucrados.

Definir quin debe participar, en que forma y en que etapa del Ciclo de vida del
proyecto, contribuye a que ste quede bien diseado.
Puede utilizarse una matriz de participacin que resuma cual es el papel que
deben jugar los diferentes involucrados claves esto es aquellos que poseen alta

20

influencia, alta importancia o ambas. A continuacin se presenta un formato de la

citada matriz. Para diligenciarlo simplemente se colocan los involucrados, de
acuerdo al criterio del equipo que est manejando el proyecto, en la celda o celdas
correspondientes de cada fase:

Tipo de
participacin

Informativa

Consultiva

Asociativa

De control

Fase del ciclo

Identificacin

Definicin

Diseo Detallado

Ejecucin

Terminacin

Cmo la matriz solo define en forma general el tipo de participacin de cada

involucrado clave, esa definicin deber trasladarse como entrada al
correspondiente Plan subsidiario del Plan administrativo del proyecto o la fase en
consideracin.
Plan administrativo del proyecto (PMBOK 4 ed.)
Plan de gestin de cambios
Plan de gestin de las
comunicaciones

Plan de gestin de la calidad

Plan de gestin de riesgos.

Plan de gestin de la
configuracin
Plan de gestin de los costos

Cronograma de referencia.
Costos de referencia
Plan de gestin del
cronograma
Plan de gestin de las
adquisiciones

Plan de recursos humanos

Lnea base del Alcance:

Declaracin del alcance
WBS
Diccionario de la WBS
Plan de mejoras del proceso

Plan de gestin del alcance

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Los involucrados claves, con alta influencia y/o importancia son los llamados a
formar la coalicin de respaldo y son asociados potenciales tanto en la
planeacin como en la implementacin. Debe definirse el rol que desempearn.
Entre ellos estn: dueos de riesgos especficos, expertos en asuntos especficos,
promotores, etc.
Los involucrados claves con alta influencia pero baja importancia deben
manejarse adecuadamente siendo consultados o informados. La informacin
debe ser clara y verdica, aunque existan asuntos que pueden ser reservados.

2.5.1 Logrando la participacin adecuada de los involucrados.

Una vez definido el tipo de participacin que cada involucrado debe tener en el
proyecto es necesario conseguir que sea una realidad. Para ello puede utilizarse
varias tcnicas entre las que se incluyen:

Entrevistas: estn entre las tcnicas ms tiles para comprometer a los

implicados con un proyecto. Si se tienen muy claro cual es el rol del
involucrado en el proyecto, se puede mantener la entrevista enfocada en los
asuntos entre manos.

Cuestionarios: son una tcnica muy til, en particular, cuando existe un

gran nmero de usuarios claves. Los cuestionarios y la audiencia objetivos
deben disearse con mucho cuidado, so pena de provocar reacciones
adversas.

Sesiones grupales (Focus groups): permiten sondear conjuntos de

involucrados para conseguir su perspectiva de lo que debe hacer el
producto del proyecto. Lo ms comn es utilizar las sesiones de grupo para
obtener realimentacin especfica sobre asuntos especficos.

Paneles de asesores: provee una manera de recoger perspectivas de los

involucrados sin el costo de establecer los grupos focalizados. La
desventaja, respecto a ellos, es que la composicin del panel no puede
cambiarse de acuerdo al asunto.

Talleres: son muy tiles para capturar requisitos, construir equipos y

desarrollar el entendimiento del sistema. Deben planearse muy bien con una
agenda definida que se enva previamente a los participantes junto con el
material de lectura con los antecedentes.

Revisiones: son reuniones formales e informales que se organizan

especficamente para revisar algo como un documento o un prototipo.

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Juego de roles (Role playing): es una tcnica de facilitacin que se utiliza,

tpicamente, junto con los talleres para obtener informacin especfica o
realimentacin.

3. Bibliografa
Oversea Development Administration. Guidance note on how to do stakeholder
analysis of AID projects and programmes. July 1.995
Correa, Hector. Introduccin prctica a los conceptos y mtodos de seleccin,
diseo, evaluacin y ejecucin de Polticas, Programas y Proyectos. Pittsburg
University.1990
Lpez, Alberto Luis. Plantilla para la matriz de implicados en un proyecto.
Gerencia de Proyectos-Alberto Lpez. 2009 http://www.gp-albertolopez.com
Bourne Lynda and Weaver Patrick, Construction Stakeholder Management.
Blackell Publishing, London. 2008

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