UNIVERSIDADE DE UBERABA

Aluno: Marcelo Vandemberg Barbosa Borges

Matricula: 6104118
Disciplina: Gerenciamento das Comunicaes
Professora: Andressa de Aguiar de Oliveira

PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAO DE UMA FESTA

INFANTIL

UBERLNDIA - MG
MAIO 2015

NDICE
1.INTRODUO.................................................................................................3
2.DESCRIO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAES..............................................................................................3
3.EVENTOS DE COMUNICAO.....................................................................4
4.PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES DO EVENTO....7
5.AMBIENTE DE DISTRIBUIO DA INFORMAO.....................................8
6.EAP DO EVENTO.........................................................................................15
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS................................................................16

1. INTRODUO
De acordo com (Rezende, 2010), Gerenciar comunicao em projetos um
processo to importante quanto qualquer outro processo nas empresas. Os gerentes
gastam a maior parte do seu tempo com comunicao ou com problemas
decorrentes deste nos projetos. Reconhecer a comunicao como um processo,
conhecendo seus elementos, formas de comunicao e partes envolvidas, o
primeiro passo para implantao de um sistema de gesto eficiente. Um projeto
pode gerar conhecimento na empresa se as informaes e dados gerados forem
tratadas de forma eficiente profissional e o conhecimento gerado pode vir a ser um
diferencial no mercado, quando se torna um ativo que pode ser utilizado pela
empresa na gesto de outros projetos.

2. DESCRIO

DOS

PROCESSOS

DE

GERENCIAMENTO

DAS

COMUNICAES

O Gerenciamento das Comunicaes ser realizado atravs dos

seguintes meios:
o Publicaes, documentos e comentrios no sitio do Projeto, disponvel
em: http://festa-infantil5.webnode.com/
o Correio eletrnico, na impossibilidade de acesso ao Blog, atravs do
endereo: infantilfesta1@gmail.com
o Documentos impressos
Todas as publicaes e comentrios inseridos no sitio sero
automaticamente encaminhados aos membros da equipe atravs do
endereo http://festa-infantil5.webnode.com/.
Os documentos gerados devero ser encaminhados rea de
Comunicaes para controle, versionamento e publicao no Blog do Projeto,
sob o marcador Documentos.
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3. EVENTOS DE COMUNICAO

O projeto ter os seguintes eventos de comunicao

1. Reunio de Kick Off
a. Objetivo Iniciar formalmente o projeto, apresentando informaes
quanto ao seu objetivo, prazos, custos, escopo e primeiros dados
levantados.

b. Responsvel
1. Fulana de Tal (me) Gerente do Projeto
c. Envolvidos
Fulana de Tal (me)
Fulano de Tal (pai)
d. Data e Horrio 12/05/2015 00:29.
e. Local Casa Avenida da Rua.

2. Reunies Quinzenais
a. Objetivo Trazer equipe as realizaes de cada rea, resoluo de
problemas e planejamento dos prximos passos.
b. Responsveis
5

- Fulana de Tal (me)

- Fulano de Tal (pai)
c. Envolvidos Toda a equipe
d. Data e Horrio sexta-feira, 22hs.
e. Local Casa Avenida da Rua.
f. Outros O fator tempo importante e haver a possibilidade dessa
reunio ser pouco conclusiva.

3. Blog do Projeto
a. Objetivo Centralizar e distribuir as informaes do projeto para todos
os membros da equipe e todos convidados para o evento.
b. Responsvel
1. Fulano de Tal (Pai);
c. Envolvidos Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horrio 24 horas por dia.
e. Durao at a data do evento.
o Local http://festa-infantil5.webnode.com/
f. Observaes
1. Todos os convidados receberam convite para utilizar o
Blog/Sitio. Caso algum convidado no tenha recebido o
convite, a rea de Comunicaes dever ser notificada
6

para envio de novo convite. Aqueles que no se

adicionarem ao Blog/Sitio em at 5 dias aps o envio do
convite devero apresentar justificativa me.

4. E-mail
a. Objetivo Utilizar o correio eletrnico como aliado na distribuio de
informaes do projeto, envio de convites e confimaro de presena
no evento.
b. Responsvel
1. Fulano de Tal (Pai);
c. Envolvidos Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horrio 24 horas por dia.
e. Durao at a data do evento.
f. Local infantilfesta1@gmail.com

5. Convite
a. Objetivo Utilizar o INVITEBOX para gerenciar a quantidade de
convidados que confirmaro a presena do evento.
b. Responsvel
1. Fulano de Tal (Pai);
c. Envolvidos Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horrio 24 horas por dia.
e. Durao at dois dias antes do evento.
7

f. Local www.invitebox.com.br
4. PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES DO EVENTO
Plano de Gerenciamento de Comunicao Festa
Assunto
a
Parte interessada
Mtodologia Frequncia Ao Esperada
Ser Tratado

Aniversariante/ Pais

Escorpo,

Reunio de

Cronograma e

Famlia/

Oramento do

Telefonema/

Evento

Email

De Acordo
com a
Necessidade
dos

2 Semanas

Telefonema/

Antes do

Confirmaao de

Outras Localidades

4 Semanas

Telefonema/

CONVITE

Antes do

Confirmaao de

4 Semanas

Telefonema/

Antes do

Confirmaao de

Empresa
Gerenciar as

Quantitativos

Responsabilidades

Email Pessoal

Durante o

do Gerente do

Evento

Reunio de
Fornecedor

Escorpo do

Famlia/

Convites

Contrato 1

Telefonema/

2 Semanas
Antes do

Fornecedor Bebidas

Escorpo do

Famlia/

Contrato 2

Telefonema/
Email
Reunio

Fornecedor Buffer

Escorpo
Contrato 3

do Famlia/
Telefonema/
Email

de

2 Semanas
Antes do

Semanas

Antes
Evento

Pais/Familia

Presena
Recebimento do
Convite e

Pais/Familia

no haver falta de
mo de obra e

Pais

a Festa
Atendimento dos
Requisitos e

Pais

Contrato
Atendimento dos
Requisitos e

Pais

Cumprimento do

Evento
2

Convite e

Cumprimento do

Evento

Email
Reunio de

Presena
Recebimento do

Alimentos Durante

Projeto

Durante o Evento

Pais/Familia

Presena
Organizao para

Telefonema/

Responsvel para

Convite e

Confirmao da

Evento

Presena

Recebimento do

Confirmao da

Evento

Presena
Correio/
Amigos Convidados

Pais

Evento

Confirmao da

Evento

Presena
Correio/
Familiares de

Organizao do

Envolvidos

Correio/
Familiares Prximos

Responsvel

do

Contrato
Atendimento dos
Requisitos
Cumprimento

e
do

Pais

Contrato

Reunio
Fornecedor
de Festas

Salo Escorpo
Contrato 4

do Famlia/
Telefonema/
Email

de

Semanas

Antes

do

Evento

Atendimento
Requisitos
Cumprimento

dos
e
do

Pais

Contrato

5. AMBIENTE DE DISTRIBUIO DA INFORMAO

O Ambiente de Distribuio da Informao ser o sitio disponvel no endereo

http://festa-infantil5.webnode.com/. E o sitio invitebox para a gerao dos convites
eletrnicos.
A ferramenta utilizada o Blogger (http://www.webnode.com). um editor de
blogs gratuito que pode ser usado das seguintes maneiras:
1. Uso direto no site http://www.webnode.com. Essa a opo adotada
para projeto da festa infantil.
2. Manuteno de domnio pelo webnode possvel usar o webnode para
hospedar uma pgina cujo domnio foi reservado nos rgos competentes.
Esta opo rene as caractersticas dos itens anteriores, mas a mais
cara de todas.
As Figuras 1, 2 e 3 que se seguem ilustram o ambiente do sitio para o
evento.

Figura 1 - Pgina de Entrada do Evento.

Fonte: Autor

10

Figura 2 - Notcias Sobre o Evento.

Fonte: Autor
Figura 3 - Informaes Sobre o Local do Evento.

Fonte: Autor.

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J o invitebox ser responsvel pela gerao dos convites eletrnicos, bem

como o gerenciamento da quantidade de convidados no evento.
As Figuras 4 e 5 a seguir ilustram o de gerenciamento dos convites
eletrnicos do Invitebox.
Figura 4 - Ambiente de Criao dos Convites.

Fonte: Autor

12

Figura 5 - Gereciamento dos Convidados.

Fonte: Autor

As Figuras 6 e 7 que se seguem demostram o recebimento do convite pelo

convidado, onde o convidado levado a confirmar sua presena no evento e se ir
levar outra pessoa.

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Figura 6 - Convite Recebido Pelo Convidado.

Fonte: Autor

14

Figura 7 - Abertura do Convite e Confirmao de Presena.

Fonte: Autor

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6. EAP DO EVENTO

FESTA INFANTIL
GERE
NCIA
MEN
TO
DO
PROJ
ETO
DA
FEST
A

PREPARAO DO
EVENTO

REUNI
O
PARA
SELE
O
DO
TEMA
DA
FESTA

LISTA
DE
CON
VIDA
DOS

DEFINI
O
LIMITE
DE
ORAM
ENTO

CONTR
ATA
O DE
MATER
IAIS E
SERVI
OS

CONTR
ATA
O DA
EMPRE
SA
PARA
ADMIN
STRAR
A
FESTA

FESTA

DIVULGAO
DO EVENTO

ENTRE
GA/EN
VIO
DOS
CONVI
TES

DIVUL
GAO
NO
SITIO

FINALIZA
O DO
EVENTO

BUFF
ET

LOCAL

SAL
O

ILUM
INA
O

DECO
RA
O

MSI
CA

SERVIOS DE APOIO

FOTO
GRAFI
A

FILM
AGE
M

PAGA
MENT
O DE
CONT
AS

CART
ES
DE
AGRA
DECI
MENT
O

REPO
SEGU TRAN SI
RAN SPOR O DE
A
TE
MATE
RIAL

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Rezende, R. M. (Setembro de 2010). Gesto de Projetos. Acesso em 12 de Maio de
2015,
disponvel
em
Techoje:
http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/647

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