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REDACCION OFICIAL
Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del
Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administracin del Estado, deben ser
mesurados en su contenido, claros con su expresin y adecuados y breves en las materias que
tratan.
En esta correspondencia existen frmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le
debe otorgar al funcionario, a quien se dirige la comunicacin, y que estn determinados por la
costumbre imperante.
La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la autoridad superior del pas.
La ms usual la clasificaremos en tres grupos:
Comunicaciones Oficiales
- Oficio
- Circular
- Memorndum
Documentos Oficiales
-Certificado
- Resolucin
- Decreto
Documentos Notariales
- Declaracin Jurada
- Poder.
- Acta.
COMUNICACIONES OFICIALES
EL OFICIO
Constituye la comunicacin ms importante en la Administracin Pblica, tanto por su frecuente
uso como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de
importancia. Sirve para establecer relaciones entre Jefes de Servicios, Departamentos, etc. Su
redaccin debe ser clara, precisa y breve.
Existen tres tipos de Oficio: Ordinario (ORD), Reservado (RES) y Secreto (SEC). El Oficio
ordinario es el ms utilizado en la Administracin Pblica.
La estructura del Oficio, es la siguiente:
-
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
REPUBLICA DE CHILE
MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION DE PRESUPESTO
ORD:
N 1925
ANT:
MAT:
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
LA CIRCULAR OFICIAL
Es una comunicacin oficial de uso frecuente en la Administracin Pblica. Su redaccin es
similar al Oficio. Se diferencia del Oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta
comnmente en prrafos cortos, claros y precisos.
Se confeccionan de acuerdo con la siguiente estructura:
-
Membrete.
Ttulo y N de orden
Lugar y fecha de emisin.
Rubro alusivo a la materia.
Texto. Se escribe en prrafos numerados.
Frase de saludo
Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad emisora.
Iniciales de responsabilidad.
Destinatarios.
DIRECCION GENERAL
DE FOMENTO PESQUERO
CIR. ORD: N 97
ANT: No Hay
MAT: Dispone normas para confeccin de
planillas.
SANTIAGO, Agosto 5 de 200..
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
EL MEMORANDUM
Es una comunicacin de uso frecuente de circulacin interna. La emite un Jefe de Seccin o
Departamento. Se utiliza para pedir o enviar documento, solicitar o entregar informaciones.
El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que resulta innecesario.
Actualmente se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos
necesarios, se escribe en papel tamao medio oficio o ms pequeo.
Tiene la siguiente estructura:
-
(EJEMPLO DE MEMORANDUM)
MEMORANDUM N 525
03/09/...
DE
A
REF.
: DIRECTOR GENERAL
: JEFE DE PERSONAL
: SOLICITA ANTECEDENTES DE INVESTIGACION SUMARIA
Srvase enviarme la carpeta con los antecedentes del funcionario afecto a investigacin Sumaria, con el
fin de que la Seccin Guardias y la Secretara de esta Direccin conozcan todo lo pertinente sobre este
asunto.
Atentamente.
.....................................................
FIRMA
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
DOCUMENTOS OFICIALES
EL CERTIFICADO
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario
pblico, respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene mucha importancia desde el
punto de vista legal.
Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
Se redacta de acuerdo con la siguiente estructura:
-Membrete.
-Iniciales de responsabilidad.
-Palabra CERTIFICADO y N de orden
-Texto. Debe contener:
- Autoridad que suscribe
- Nombre del peticionario
- Hecho que se atestigua
- Destinacin del documento.
- Lugar y fecha de emisin.
- Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad responsable.
(EJEMPLO DE CERTIFICADO)
CERTIFICADO N 175
La Jefa de Personal del Hospital San Juan de Dios, quien suscribe certifica que la Srta. Mara
Ins Ziga Arriagada, ha desarrollado sus labores en el Hospital San Juan de Dios, desde el 02 marzo a
la fecha.
Se extiende este documento para presentarlo en la Contralora General de la Repblica.
SANTIAGO, Noviembre 18 de 200..
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
LA RESOLUCIN
Se entiende por Resolucin, la determinacin emitida por la autoridad competente para dictar o
disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
La estructura de este documento es la siguiente:
-
(EJEMPLO DE RESOLUCIN)
CORPORACION DE FOMENTO INDUSTRIAL
DIRECCION GENERAL
SANTIAGO
N 2345. VISTOS: El Oficio Ordinario de la Seccin Control N 956 del 11 de noviembre, las
razones de buen servicio que aconsejan las circunstancias, y TENIENDO PRESENTE lo dispuesto en
los artculos 11 y 12 del Estatuto Orgnico de Fomento a la Industria y Produccin, dicto la siguiente
RESOLUCION
ESTABLECESE que a contar de esta fecha el Sr. Luis Vzquez Socias, Inspector a Contrata,
grado 2, con funciones en esta Direccin General, en lo sucesivo se desempear como Inspector
Ayudante en la Seccin Control, sin perjuicio de las labores de coordinacin que debe desarrollar como
parte de sus actividades habituales.
ANTESE Y COMUNQUESE.
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
EL DECRETO
Se comprende por Decreto la Resolucin o mandato escrito, emanado de la ms alta autoridad del
Estado, en que se dispone en forma imperativa cuando sea necesario para contribuir al buen
desenvolvimiento del quehacer Nacional.
La estructura de este documento es el siguiente:
-
(EJEMPLO DE DECRETO)
Grado EUR.
9
25
Residencia
Santiago
Santiago.
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PROF.: ISABEL ARCE SILVA
DOCUMENTOS NOTARIALES
LA DECLARACION JURADA
Es un documento pblico mediante el cual una persona afirma un hecho determinado, bajo su
responsabilidad.
Se presentan dos tipos de Declaracin: la declaracin propiamente tal , que es un testimonio de
buena fe del individuo, y la Declaracin Jurada, que se extiende ante un Notario Publico. Debe
llevar los requisitos exigidos por la ley para que tenga validez.
Puede ser redactada en 1 o 3 persona gramatical.
Su estructura es la siguiente:
- Palabra DECLARACION o DECLARACION JURADA
- Identificacin del Declarante (comenzando por YO, si se redacta en 1 persona).
- Hecho que se declara.
- Lugar y fecha de emisin
- Nombre y firma del Declarante.
NOTARIA
SAMUEL FUCHS BROTFELD
Teatinos 257
DECLARACION JURADA
...........................................................
Firmo ante m
............................................................
NOTARIO
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
EL PODER
Es un documento que se extiende ante Notario, por medio del cual, una persona (mandante)
confiere a otra la facultad de actuar en su nombre en uno o varios actos determinados. Su
redaccin es clara y precisa.
El esquema de construccin del poder es el siguiente:
-
(EJEMPLO DE PODER)
PODER GENERAL
En santiago, a catorce de Junio del 2003 comparece Doa Julia Risopatrn Hernndez,
chilena, viuda, comerciante, Cedula de Identidad N 4.845.763-4 de Santiago, domiciliada en
Santiago, Merced 384, Dpto. 62, y expone: Que por este acto confiere a su hijo Luis Gonzlez
Risopatrn, Poder General, con las ms amplias facultades que establece la Ley, para que la
represente Judicialmente y Extrajudicialmente, en la Administracin de la Comunidad de Bienes
denominada Sucesin Gonzlez Fernndez, de la cual ambos son los nicos integrantes. Podr,
en consecuencia, el mandatario realizar a nombre de la Sucesin Gonzlez Fernndez, toda clase
de actos de administracin y de disposicin de bienes, sin ninguna limitacin de facultades, y
pudiendo firmar todos los instrumentos pblicos y privados que se requieran en el ejercicio de
este mandato.
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JULIA RISOPATRON HERNANDEZ
................................................................
Firm ante m
Carlos Alvarado Nazar
Notario Pblico
MATERIAL DE APOYO
PROF.: ISABEL ARCE SILVA
EL ACTA
Es un documento por medio del cual se deja constancia del desarrollo de una sesin. Su estilo
redaccional debe ser completo, veraz, preciso y clara, ya que constituye una prueba de lo tratado.
Las actas reflejan la historia de las empresas, permiten disipar dudas, y no omitir el cumplimiento
de decisiones acordadas.
La estructura del acta consulta varias partes:
-
Nombre de la Institucin.
Tipo de reunin y N de ella.
Lugar, fecha y hora de reunin.
Sealar el tipo de citacin: Primera o segunda.
Asistentes y excusas presentadas.
Lectura del Acta anterior y observaciones.
Cuenta: Corresponde a toda la informacin que entrega la Mesa Directiva y la
correspondencia recibida.
Tabla: Es el temario que se desarrolla en la reunin. En el acta se debe sealar
claramente los acuerdos y decisiones tomadas.
Final: Indica el termino de la reunin.
Firmas Presidente y Secretario.
(EJEMPLO DE ACTA)
ACTA DE REUNION DE DIRECTORIO DE TUN
.........................................
Presidente
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