Crea tu primer libro de Excel y aprende

a utilizar sus herramientas básicas

Libro de trabajo. Elementos de Excel.

Hoja de cálculo. Modos del cursor.

Celda. Seleccionar celdas.

Rango. Filas y columnas.

Información acerca de la Guardar archivo.

cinta de opciones de

Microsoft Office.
 ¿Qué es Excel?
Excel 2010, es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete

Microsoft Office 2010 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de

ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las más

EXCEL 2010 ES
UNA APLICACIÓN sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por

DE MICROSOFT medio de funciones y fórmulas. También permite elaborar

OFFICE DEL TIPO
distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los
HOJA DE CÁLCULO
resultados de dichas operaciones.

Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas

a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las

tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y

presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar

los procesos rutinarios.

EXCEL WEB APP

Si somos usuarios de Outlook podemos utilizar la versión gratuita de Excel 2013 que pertenece al
paquete Office Web Apps para uso personal, disponible en Internet. Esta versión de Excel, a diferencia
de la versión paga, posee solamente funciones básicas, pero aptas para realizar las operaciones más
comunes. Los archivos creados siempre se guardan en OneDrive.
 Libro de trabajo
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por
eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2010, cuando abrimos un nuevo
libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con tres hojas de cálculo, pero
podemos añadir la cantidad de hojas que queramos y,
luego, también eliminar las que no sean necesarias.
POR DEFECTO,
Además, es posible vincular una hoja de cálculo a otras
CADA NUEVO
para realizar diferentes tipos de cálculos. En la parte
LIBRO DE EXCEL
inferior de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que
2010, SE ABRE CON
TRES HOJAS DE representa a la hoja actual.

CÁLCULO Desde la versión 2007, los archivos de Excel se

guardan de manera predeterminada con la extensión
.XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el
formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una
computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013, podemos
almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.

De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.

 Hoja de cálculo
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo, como ya

hemos dicho. En el caso de Excel 2010, ésta consta

de 1048576 filas numeradas en el margen

LA HOJA DE
izquierdo y 16384 columnas, que van desde la letra CÁLCULO ES UNA
A hasta las letras XFD.
HERRAMIENTA
MUY IMPORTANTE
Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un
PARA LA TOMA DE
DECISIONES.
libro. Excel trae predeterminada la cantidad de

hojas por libro, pero eso no impide que podamos

reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro, según las necesidades e inclusive

darle un nombre determinado o cambiárselo.

HOJA DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que
necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de número y lleva
incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y
financieros.
Celda y celda activa
La intersección de una fila y una columna se denomina celda, que en Excel,

tiene un ancho predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por

sus coordenadas columna/fila, lo que se llama dirección de celda. Primero va la

columna y luego el número de fila.

Nombre de celda

La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón se llama celda

activa y es la que se ve resaltada en la hoja de cálculo.

Celda activa
Rango
Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la

dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la

celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1,

A2, B1 y C2. Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:

Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta

que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.

Pulsa la tecla Mayús y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango

de celdas deseado.

Ingresa la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsa Entrar.

La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango

quedará seleccionado.
Cinta de opciones
Excel 2010 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se
agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es
específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas
solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si
seleccionamos una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.

Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados

por nosotros, como también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los
grupos. De forma predeterminada se compone de siete fichas: Inicio, Insertar,
Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Empleando los métodos
abreviados de teclado podemos acceder a las fichas. Esta alternativa combina

distintas letras con la tecla ALT.

Para conocer qué letras debemos usar, presionamos dicha tecla y aparecerá
sobre cada ficha la letra correspondiente. Por lo tanto, para acceder al contenido de
una ficha debemos hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas.
Además, podemos mostrar u ocultar el contenido de las fichas a través de la

combinación de teclas CTRL + F1. Sobre el extremo derecho de la barra de título

se muestra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, para ocultar
la cinta.
Las cintas de Excel
Inicio
Inicio es una buena descripción para esta
cinta, ya que tiene en torno al 80% de los
comandos cotidianos que necesitaras
mientras trabajes en tus hojas de cálculo.
Esto incluye el portapapeles, tamaños y tipo
de fuente, así como la alineación de los
Insertar
En términos generales esta cinta te permite
insertar carios tipos de elementos en tus
hojas. Esto incluye tablas, ilustraciones,
gráficos, texto, símbolos, minigráficos e
incluso hipervínculos que pueden conducirte
Diseño de página
Puedes concentrarte en el aspecto de tu
hoja de cálculo, tomándote un tiempo para
adaptarla a tus necesidades. Los “Temas”
afectan al aspecto general, incluyendo
colores y fuentes, mientras que la
“Configuración de páginas” afecta al tamaño
datos en las celdas. Las opciones de formato
numérico te permitirán cambiar la forma en
que se muestran los números, mientras que
las opciones de estilo te ayudan a cambiar el
aspecto de las celdas.
a una página web, por ejemplo. También
puedes usar un filtro interactivo en la hoja
para cambiar fácilmente las tablas
dinámicas. Estas permiten resumir datos
complicados de forma sencilla y fácil.
y la orientación de la misma. “Ajustar área
de impresión” cambia el tamaño, anchura y
escala de la página, mientras que las
“Opciones de la hoja” cambian las líneas de
división y los encabezados.
Fórmulas
Esta sección es el cuarto de máquinas de la
hoja de cálculo, afectando a la generación de
predicciones calculadas y otras fórmulas en
la biblioteca de funciones. “Nombres
definidos” te permite escribir etiquetas en
las fórmulas, “Auditoría de fórmulas”
registra qué parte de la fórmula afecta a qué
valor. Las “Opciones de cálculo” te dirán
cuándo se activa una fórmula y también hay
algunas opciones de moneda que puedes
usar.

Datos
Esta sección te permite obtener datos
importándolos desde otros programas como
Access, mientras que “Conexiones” te dice
de dónde vienen los datos que ya tienes.
“Ordenar y filtrar” permite organizar y
reordenar la información y “Herramientas
de datos” te ayuda a manipular esos datos.
“Esquema” contiene funciones para agrupar
celdas y “Análisis” dispone de herramientas
para el análisis especializado de información
financiera y científica.

Revisar
Esta cinta te ofrece varios sistemas de hoja de cálculo. El apartado “Cambios” sirve
corrección que incluyen ortografía, para controlar los cambios o compartir tu
sinónimos y acceso a recursos como información con otros, para que puedan
enciclopedias. El apartado “Idioma” dispone modificar tus hojas a través de una red de
de ayudas a la traducción y el apartado comunicación.
“Comentarios” te permite agregar notas a la

“La sección ‘Formulas’ es el motor de la hoja de cálculo,

afectando la generación de predicciones calculadas y otras
fórmulas en la biblioteca de funciones”
Vista
Esta cinta te permite manipular tu
información de diferentes formas, según
necesites. La opción “Vista de libro” cambia
la forma en que se gestiona la pantalla,
mientras que “Mostrar” activa y desactiva
varias ayudas visuales. “Zoom” acerca la
Programador
En esta cinta encontraras las funciones más
complejas que tienen que ver con el propio
funcionamiento de Excel. Puedes usar las
macros para grabar secuencias de comandos
y asignarlas a teclas abreviadas, con lo que
podrías acelerar tareas repetitivas. El resto
información para verla mejor y “Ventana” es
una excelente forma de organizar una
amplia variedad de datos. “Macro” te
permite bien grabar un macro o acceder a
macros grabadas previamente.
de los apartados, incluyendo “Visual Basic” y
“XML”, sólo le interesarán a los
desarrolladores de software y web y no los
utilizarás normalmente en las tareas
cotidianas.
 Elementos de Excel
01

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La barra de título: Contiene el nombre del documento sobre el que se está

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna
automáticamente Libro 1.

La barra de acceso rápido: Contiene las operaciones más habituales de Excel.

Además de que puede personalizarse para añadir todos los botones que desee.
La cinta de opciones: Contiene todas las opciones del programa organizadas
pestañas. Al pulsar sobre alguna pestaña accedemos a la ficha.

Cuadro de nombres: Muestra la celda de referencia o el nombre de la celda

activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.

Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla

donde estamos situados. Cuando se modifique el contenido de la celda, dicha
barra variará.

Área de trabajo: Está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los datos y
vemos el resultado de las operaciones.

Encabezado de columna: Las columnas se identifican con una letra, desde la A

hasta la XFD.

Encabezado de fila: Las filas se identifican con números, desde 1 hasta

1048576.

Pestaña de hojas: A través de las pestañas podemos movernos por las hojas que
componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2010 muestra tres hojas.
 Modos del cursor
Forma Usada para: Como usar:

Para seleccionar celdas Posiciónese en la

primera celda a seleccionar, pulse el botón
izquierdo y arrastre la última celda a
seleccionar.
Seleccionar una celda o
Si necesita seleccionar celdas que no están
rango.
contiguas, seleccione la primera celda,
luego pulse CTRL y seleccione la siguiente
y así sucesivamente.

Posiciónese en el borde de la selección y

Arrastrar la celda o rango arrastre el Mouse pulsando el botón
seleccionados. izquierdo hasta la nueva ubicación.

Posiciónese en el ángulo inferior de la

Permite copiar fórmulas o celda hasta que visualice esta cruz negra,
series numéricas o de tipo luego pulse el botón izquierdo arrástrelo
texto (meses, días, hasta la última celda donde desea que se
artículos, etc.) copie la información de la celda origen.

Ingresar o editar datos. El

cursor (línea vertical
dentro de la celda) titila.
Forma Usada para: Como usar:

Puede pulsar el botón izquierdo y moverlo

hacia la izquierda para achicar la columna
o hacia la derecha para agrandarla
respectivamente. O si hace doble clic la
Redimensionar columna.
columna se ajustará automáticamente al
tamaño de la celda con el contenido más
largo.

Puede pulsar el botón izquierdo y moverlo

hacia arriba para achicar o hacia abajo
para agrandarla respectivamente. O si
Redimensionar fila
hace doble clic la fila se ajustará
automáticamente al tamaño de la celda.

Para copiar el formato haga clic en la celda

(origen) desde donde quiere copiar el
formato (bordes, fuentes, colores, etc)
Copiar los formatos de luego haga clic en el ícono “Copiar
celdas con la herramienta, formato” ubicado en la ficha “Inicio”,
Copiar Formato. apartado “Portapapeles”; y luego haga clic
en la celda donde desea aplicarlo
(destino).
Seleccionar celdas
La manera más obvia de seleccionar celdas en Excel es utilizando el ratón, pero no

siempre es la manera más eficiente. En ocasiones el utilizar el teclado puede darnos

mayor rapidez, especialmente cuando tenemos muchos datos.

: Selecciona una celda a la derecha.

: Selecciona una celda a la izquierda.

: Selecciona una celda hacia arriba.

: Selecciona una celda hacia abajo.

: Selecciona todas las celdas a la derecha.

: Selecciona todas las celdas a la

: Selecciona todas las celdas hacia arriba.

: Selecciona todas las celdas hacia abajo.

: Selecciona un bloque de filas hacia arriba.

: Selecciona un bloque de filas hacia abajo.

Aunque podemos seleccionar una columna o fila con tan solo un clic sobre el

encabezado, en ocasiones se puede facilitar hacer la selección con el teclado de la

siguiente manera:

: Selecciona una fila completa.

: Selecciona una columna completa.

Si necesitas seleccionar un área muy grande de celdas puedes hacerlo con una sola

combinación de teclas. Solo debes activar cualquier celda dentro del rango a

seleccionar y pulsar la combinación Ctrl + E.

En algunas ocasiones necesitarás realizar una selección de celdas no adyacentes. El

método es muy sencillo, solamente mantén oprimida la tecla Ctrl mientras haces la

selección con el puntero del ratón.

Filas y columnas
Insertar filas y columnas

Ya que todas las hojas de Excel tienen un número de filas y de columnas máximo y

no podemos hacer nada por aumentar dicho número, cuando hablamos de

insertar una fila o columna hablamos en realidad de desplazar los datos hacia

abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna vacía.

Podemos insertar una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en el

encabezado de fila y selecciona la opción Insertar y observarás que Excel desplaza

los datos hacia abajo para colocar una fila vacía.

También podemos insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar

> Insertar filas de hoja.

Excel insertará la nueva fila por arriba de la celda que esté activa al momento de

ejecutar el comando. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una

columna podemos utilizar el comando Inicio > Celdas > Insertar >

Insertar columnas de hoja y Excel insertará la columna a la izquierda de la

celda activa.

También podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho

sobre el encabezado de columna y seleccionamos la opción Insertar

Insertar filas y columnas

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de

nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente

ya no necesitamos dicha información. Selecciona una celda de la fila que deseas

eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja.

Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes hacia arriba. También

podemos eliminar un fila si hacemos clic derecho sobre su encabezado y

seleccionamos la opción Eliminar.

Para eliminar una columna debes seleccionar el comando Inicio > Celdas

> Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminará la columna de la

celda activa.

También puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y

seleccionar la opción Eliminar:

 Si después de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un

error puedes revertir la eliminación con el comando Deshacer o pulsando la

combinación de teclas Ctrl + Z.

Ocultar filas y columnas

Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta

información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen

dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho sobre su

encabezado y seleccionar la opción Ocultar.

También puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar >

Ocultar filas.
También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas >

Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas.

También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de columna y

seleccionar la opción Ocultar.

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a

continuación:

En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a

la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas >

Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o

Mostrar columnas según sea el caso.

Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o

columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.

Cambiar ancho y alto de columnas y filas

A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los

datos se ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando una tabla y

deseamos que las celdas sean más grandes que su tamaño predeterminado.

Cualquiera que sea la razón es importante saber cómo ajustar el ancho de una

columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer

clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de

columna y se mostrará un cuadro de diálogo donde podrás indicar el nuevo

valor:
Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botón Aceptar para hacer

permanentes los cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de diálogo

es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por otro lado,

para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada

e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la

fila. Por supuesto que también podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic

derecho en su encabezado y seleccionamos la opción Alto de fila. Una última

alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de

su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. También puedes arrastrar el

borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.

Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos

lograr haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna

o sobre el borde inferior del encabezado una fila. Esto hará que la columna se

autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su

contenido. La opción Autoajustar es muy útil y por eso encontramos ambos

comandos en Inicio > Celdas > Formato:

Guardar archivo
Evitar perder todo el trabajo que has hecho en Excel y adopta la buena práctica de

guardar de manera constante tu archivo. Es tan fácil como seleccionar el

comando Guardar o el comando Guardar como de la ficha Archivo.

Un atajo de teclado para guardar un archivo es CTRL + G, si tienes el software en

español, pero si tienes la versión en inglés de Excel entonces el método abreviado de

teclado será CTRL + S.

Si vas a compartir tu archivo con alguien que no tenga Excel 2007 o Excel 2010

entonces será necesario guardar el archivo de una manera especial de manera que

pueda ser abierto por versiones anteriores de Excel.

Abre el cuadro de diálogo Guardar como y asegúrate de seleccionar la

opción Libro de Excel 97-2003.

Puedes aprovechar y echar un vistazo a la lista Tipo para saber en qué otros

formatos es posible guardar un archivo de Excel. Descubrirás que puedes guardar

un libro como archivo PDF, o como archivo de texto, e inclusive como página web.