Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: SUMAS S.A.
Direccin: Calle 22 No 22-36
Representante: Obdulio Gaviria
Tel: 56037393
Cargo: Gerente General
Correo electrnico: gg@sumas.com.co
De: Equipo Auditor rea Gerencia de Calidad
audgercali@sumas.com.co
Para: Coordinacin Laboratorio de Ensayos e Investigacin
Fecha: septiembre 02 de 2015
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de SUMAS S.A., en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.
ALCANZE: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Arepitas SUMAS S.A.

Criterios de Auditoria

SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin Junio de

2013

Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de 2013

Reunin de Apertura:
2 de SEPTIEMBRE de 2013
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
2 de SEPTIEMBRE de 2013
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita

ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una
duracin de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y
Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 30 de AGOSTO de 2015. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al
equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial
le pido el favor de disponer de la documentacin, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea: Superintendencia de Logstica
Asistentes:
Gerencia General
Secretaria de Gerencia
Superintendencia de Logstica
Supervisor de Logstica
Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Juan Carlos ballesteros

Experto Tcnico SGC

firma

Leiber Alexander Cepeda

Ingeniero de Procesos

firma

Diana Milena Snchez

Representante de Gerencia

firma

AUDITADOS
Juan David Prez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacin firma

Martin Lpez

Coordinador de Anlisis y Ensayos

firma

Angie Cepeda

Analista Instrumental

firma

Santiago Perea

Analista Fisicoqumico

firma

Hernn Villanueva Analista Fisicoqumico

firma

Edwin Guillen

firma

Auxiliar Laboratorios

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en

idioma-Espaol.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@SUMAS.com Cualquier
duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
estn
pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

3
4
5
6

Documento revisado
Poltica
de
Logstica
Servicio al Cliente

Observaciones del documento

y

ltima actualizacin 18 de julio

2014

Poltica
de
Gestin
ltima actualizacin 5 de enero
Financiera
2014
Instructivos de desarrollo de I-EL-002
Ensayos de laboratorio
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y Logstica.
ltima actualizacin 9 de febrero 2014
M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin
Laboratorio

Marzo

Manual de Documentos de M-DR-005

Retencin
y
Archivo
del Libros de registro
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Versin Marzo de 2014

de
de

2014
muestras

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La escucha activa.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Auditor(es): Oficina asesora de
control interno.
Auditado(s):
Superintendencia
de
Proceso auditado: compras
Logstica.
N
Evidencia de
Criterios de la
Hallazgos de la
C NCM NCm

auditora
auditora
auditora
1
Falta
agregar
Procedimientos de
implementacin de
costos en
poltica
de procedimiento para
X
materiales en
gestin financiera costos
en
bodega y stand-by
materiales
de
bodega y stand-by
2
No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. Compras y
nico de despachos
despachos, Manual
X
logstica
y
recibo
de
de procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3
Falta actualizacin
de la poltica de
logstica,
cuya
ltima actualizacin
Poltica de
Cambios
fue el 18 de julio
logstica y
X
organizacionales
2011 y no se han
servicio al cliente
agregado
los
cambios
organizacionales
del ao 2012
4
5
6
7
8
Fecha: Fecha: 2 de septiembre de 2015

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un
procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del ao 2014.

Conclusiones de la Auditoria:
+Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
+Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de
resultado en uno
+Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y
anlisis de muestras.
+Es indispensable actualizar los procedimientos
diligenciamiento de los libros de registros de muestras.

para

el

+Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de

mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
+Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
+Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los
mismos.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organizacin.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con
respecto al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.