U N I V E R S I DA D N AC I O N A L

ANDRS BELLO
2013
PROPUESTA METODOLGICA GIL PARA LA IMPLEMENTACIN DE
BUSINESS INTELLIGENCE:
CASO PRCTICO EN LA UNIVERSIDAD DE VIA DEL MAR.

MAGISTER EN INGENIERA INFORMTICA

INVESTIGADOR(A) RESPONSABLE:
JOS A. RUIZ CORNEJO

LISTA DE CHEQUEO
INDICE

SI

NO

PAGINA

I.

Resumen

II.

Investigacin Propuesta

II.1.

Formulacin del Proyecto, Marco Terico y Revisin Sistemtica

II.2.

Hiptesis del Proyecto

II.3.

Objetivos

II.4.

Metodologa

II.5.

Plan de Trabajo

11

II.6.

Productos Entregables

12

II.7.

Compromiso de dedicacin al Proyecto

13

III.

Trabajo adelantado por los(las) autores(as) del Proyecto

14

IV.

Otros antecedentes

15

V.

Recursos

16

VI.

Referencias bibliogrficas

17

I.

RESUMEN:
Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en informacin, y la informacin en conocimiento,
de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios ( Sinnexus, 2013). Bajo esta
premisa, el objetivo principal de esta investigacin busca la implementacin de un BI exitoso en la Universidad de
Via del Mar a travs de una propuesta metodolgica gil. Para lograr que este proyecto BI sea exitoso, este debe
medirse con respecto a la forma en que la solucin mejorar el desempeo general mediante una mayor eficacia,
basados en la capacidad para conseguir el resultado esperado en la generacin de reportes, la planificacin, las
funciones financieras, medidas de desempeo y centralizacin de la informacin. Durante el desarrollo de este
proyecto se generarn las bases para lograr generar este desempeo e iniciar el camino hacia el xito.
En la actualizad, no existe en la UVM un sistema centralizado de informacin y reportes que sirva de apoyo de
decisiones estratgicas y operacionales de la organizacin, teniendo esta informacin repartida en distintos
sistemas y mdulos, lo que dificulta el anlisis de datos y genera prdida de tiempo y recursos en la construccin
de indicadores y reportes. Esta problemtica conlleva a la necesidad de desarrollar un sistema de Business
Intelligence que permita la optimizacin de recursos, ayude a la consulta y presentacin de informes,
procesamiento analtico en lnea, anlisis estadstico y generacin de conocimiento del negocio.
En este proyecto se realizar una propuesta metodolgica gil de implementacin de Business Intelligence, la que
se desarrollar, adaptada a sus recursos organizacionales, en la Universidad de Via del Mar. El contexto de
implementacin se basa en definir un limitado presupuesto, limitado nmero de desarrolladores en el rea de TI,
un determinado nmero de Stakeholders con nula experiencia en Business Intelligence y otros factores que
influyen en el xito de una implementacin. Se busca establecer una metodologa gil la cual nos permita
asegurar la calidad del producto final de Business Intelligence bajo contextos organizacionales desfavorables.
Esta metodologa gil estar desarrollada para permitir su implantacin en cualquier otra institucin que desee
aplicar este desarrollo y posea contextos similares, tanto en el rea de TI como tambin en las reas
operacionales y con escenarios que impidan la aplicacin exitosa de metodologas convencionales (Kilball Bill
Inmon) de implementacin de BI. Para demostrar estos resultados, se entregar el modelo obtenido a otras
universidades del grupo Laureate para validar su implementacin y resultados obtenidos.

II.
II.1

INVESTIGACIN PROPUESTA.
FORMULACIN DEL PROYECTO, MARCO TERICO Y DISCUSIN BIBLIOGRFICA.
Existe una problemtica dentro de la Universidad de Via del Mar la cual consiste en que no es posible controlar
los recursos organizacionales, pues no se cuenta con la informacin certera para tomar las decisiones apropiadas,
debido mayoritariamente a la inexistencia de un sistema de reportera centralizada y la falta de indicadores que
ayuden a la gestin y manejo de los activos de la Universidad, especficamente de la administracin financiera.
En este proyecto se plantea la implementacin de Business Intelligence, pero no se cuentan con las condiciones
metodolgicas que aseguren este objetivo, por ello se propone una metodologa gil para probar la factibilidad de
xito en condiciones de inestabilidad. La aplicacin de la tcnica propuesta por Ralph Kimball quien expone que
se construya bajo una metodologa Bottom Up, es decir, construyendo un Data Warehouse orientado a temas o
reas especficas y que se complemente con otros modelos en el tiempo, es la ideal para proyectos de
implementacin de Business Intelligence, pero bajo el escenario existente en la UVM no es factible aplicar.
Cabe sealar que durante el ao 2009 la Universidad de Via del Mar fue adquirida por el grupo Laureate
International Universities, lo que gener muchos cambios internos en la Organizacin, dentro de los cuales se
destaca la implementacin del ERP Financiero del grupo, Peoplesoft, durante el 2012 y comienzo del 2013. La
implementacin de Peoplesoft fue todo un xito, pero la extraccin de informacin de este sistema y su mdulo de
reportes y control no es tan completo como lo necesitan los usuarios clave de la UVM. Los informes que solicita la
gerencia se confeccionan de la salida de informacin de Peoplesoft por los mismos usuarios que utilizan el
sistema, traspasndolos a MS Excel para de esa forma generar grficos e indicadores. Esto ha generado que en
ms de una ocasin los resultados e informes entregados difieran unos de otros o se cometan errores en el
traspaso de informacin, lo que conlleva a generar problemas en la toma de decisiones e identifica la necesidad
de la construccin de una solucin horizontal a todas las reas involucradas.
Los distintos tipos de usuarios existentes en la organizacin que requieren de informacin confiable y centralizada,
ha hecho necesario identificar Stakeholder con diferentes necesidades segn su perfil. Los roles detectados en la
UVM para este estudio son:

Rector
Prorector
Vicerrectores
Directores
Jefes de rea

Los roles antes mencionados adems de tener distintas necesidades, tambin toman distintas decisiones, las que
pueden afectar directa o indirectamente a la institucin, por ejemplo, Vicerrector de aseguramiento de la calidad y
anlisis institucional requiere como solucin un sistema en el cual tenga informacin depurada y a la vez
unificada, para as disponer un de un repositorio oficial para esta vicerrectora. El modelo a construir debe aportar
en las distintas visiones que posean los interesados, as tambin en cmo afectar a la organizacin. Estas
decisiones se clasifican en:

Decisiones Estratgicas: Estas decisiones afectarn a toda la organizacin y si efecto puede durar por un
largo periodo de tiempo. Estas influyen en los objetivos generales de la organizacin y en su modelo de
negocio. Son tomadas mayoritariamente por los CEO, Directorio, y Rectora.

Decisiones Tcticas: Estas decisiones afectan nicamente a una parte de la empresa o a algunos de sus
procesos. Tienen impacto relevante a mediano plazo, alrededor de 1 o 2 aos. Son tomados
mayoritariamente por los Vicerrectores y Directores de unidad de la Organizacin.

Decisiones Operativas: Estas decisiones afectan actividades especficas con un alcance claro. El efecto
de estas son inmediatas o muy limitadas en el tiempo. Son tomados mayoritariamente por los niveles ms

bajos de la Organizacin tal como los Jefes de unidad.

Cabe destacar que esta clasificacin no se refiere a la importancia de las decisiones. Todas ellas son importantes
y necesarias. Una mala decisin operativa puede traer grandes desventajas, as tambin una buena decisin
puede suponer la generacin de muchos beneficios. Tambin existen decisiones estratgicas que resultan ser
irrelevantes desde el punto de vista econmico o de planificacin.
Otra problemtica detectada en esta implementacin es la carencia de personal especialista y nula experiencia en
la implementacin de Business Intelligence. Esto ms la falta de desarrolladores y poco tiempo para su
implementacin pone en riesgo el xito del proyecto. Segn lo comentado anteriormente se hace necesario crear
una propuesta metodolgica gil que se adapte a las necesidades y estructura organizacional de la UVM. Algunos
de los factores a considerar en el desarrollo de esta metodologa, segn el anlisis realizado a la situacin actual
de la UVM, son:

Disposicin de personal competente.

Limitada cantidad de desarrolladores.
Amplio y diverso nmero de Stakeholders.
Distintas fuentes de datos.
Cantidad determinadas de alumnos y funcionarios.
Bajo presupuesto de inversin.
Falta de infraestructura tecnolgica.
Poco tiempo para implementacin.

Bajo este contexto se busca generar un modelo de implementacin de Business Intelligence gil el que se adapte
a la realidad de muchas organizaciones con caractersticas similares.
Beneficios y Caractersticas
El Data Warehouse a implementar en la UVM, segn lo planteado por la consultora en Business Intelligence
Sinnexus, debe caracterizarse por ser:

Integrado: los datos almacenados en el Data Warehouse deben integrarse en una estructura consistente,
por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas.
La informacin suele estructurarse tambin en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas
necesidades de los usuarios.

Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del conocimiento del negocio se
integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y
entendimiento por parte de los usuarios finales.

Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en un Data Warehouse. En los sistemas
operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente.
Por el contrario, la informacin almacenada en el Data Warehouse sirve, entre otras cosas, para realizar
anlisis de tendencias. Por lo tanto, el Data Warehouse se carga con los distintos valores que toma una
variable en el tiempo para permitir comparaciones.

No voltil: el almacn de informacin de un Data Warehouse existe para ser ledo, pero no modificado. La
informacin es por tanto permanente, significando la actualizacin del Data Warehouse la incorporacin
de los ltimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en l sin ningn tipo de accin sobre
lo que ya exista.

Los principales beneficios de la aplicacin de un Data Warehouse para la UVM son:

Proporcionar una herramienta para la toma de decisiones en cualquier rea funcional, basndose en

informacin integrada y global del negocio que involucre reas del mbito financiero como acadmico.

Facilitar la aplicacin de tcnicas estadsticas de anlisis y modelizacin para encontrar relaciones ocultas
entre los datos del almacn; obteniendo un valor aadido para el negocio de dicha informacin y as
simplificar dentro de la organizacin la implantacin de sistemas de gestin integral

La capacidad de aprender de los datos del pasado y de predecir situaciones futuras en diversos
escenarios.

Una optimizacin tecnolgica y econmica en entornos de Centro de Informacin, estadstica o de

generacin de informes con retornos de la inversin espectaculares.

Uno de los principales desafos que enfrenta la implementacin de BI en la UVM, radica que esta implementacin
no es un producto o un sistema, pero si una estrategia en constante cambio, que busca alinear la parte operativa
de la empresa y la direccin con las metas estratgicas de la Universidad. Los puntos a tomar en cuenta son la
colaboracin, la necesidad de patrocinadores, la necesidad de personal bien calificado, el contar con una
metodologa adecuada, planear adecuadamente el proyecto de BI, anlisis del negocio y la estandarizacin de la
data, el adecuado proceso de limpieza de la informacin, y el hecho que no hay proyecto de BI perfecto que
solucione todos los problemas a todos los perfiles involucrados en el proyecto.

II.2

HIPTESIS DE TRABAJO
Pregunta de Investigacin
Es posible crear una propuesta metodologa gil adaptado a los recursos organizacionales existentes en la UVM,
determinado por un bajo presupuesto, limitado nmero de desarrolladores en el rea de TI y un nmero de
Stakeholder con pocos conocimientos en herramientas TIC de apoyo a la gestin y de esa forma asegurar la
calidad de la informacin y el xito en la implementacin de Business Intelligence?
Hiptesis de trabajo
Creando una metodologa gil de implementacin de BI, basado en distintos factores de equipos de trabajo,
clasificacin de requerimientos de usuarios y estructura organizacional, es posible generar un nuevo ciclo de vida
que sirva de gua para una implementacin de Business Intelligence.
La aplicacin de esta metodologa demostrar su efectividad o fracaso en su implementacin y si se puede
mantener la calidad de la informacin y lograr el xito del proyecto en un periodo acotado de tiempo y bajo un
contexto organizacional poco favorable para su realizacin. De no cumplir con los resultados esperados se
definir la necesidad de utilizar otra metodologa no gil ya probada y documentada.

II.3

OBJETIVOS:

Objetivo General
Implementar una solucin de Business Intelligence bajo una metodologa gil, la cual se adapte a la realidad y
recursos organizacionales existentes en la Universidad de Via del Mar. La metodologa a desarrollarse debe
validarse para demostrar as su efectividad o fracaso de acuerdo a los resultados obtenidos.

Objetivos Especficos
Los objetivos especficos son los siguientes:

Caracterizar un modelo de desarrollo gil de soluciones de BI en un contexto de recursos

organizacionales limitados, por medio de la implementacin de BI en la UVM.
Establecer un marco terico generando por medio de investigacin de metodologas giles (Scrum) y
convencionales (ciclo de vida de Kimball) para generar un modelo de implementacin o ciclo de vida gil
del proyecto Business Intelligence aplicado a la UVM.
Determinar de xito o fracaso, por medio de los experimentos realizados, resultados obtenidos y buenas
prcticas, de una muestra acotada (Data Mart financiero), en la implementacin de metodologa gil de
Business Intelligence.

II.4

METODOLOGA:

Aplicar ciclo de vida gil para el desarrollo del proyecto de Business Intelligence para la UVM permite
aproximar la solucin al problema iterativamente, con la conformidad del cliente validada a lo largo de
todo el proyecto, es decir, que es un proceso continuo y no una implementacin generada de forma
completa de una sola vez. Bajo esta premisa, la metodologa seleccionada es la Metodologa
Cuantitativa ya que esta nos permitir examinar los datos de forma numrica y a la vez medir los
resultados esperados. Esta se concentra en aspectos aptos de cuantificacin y utiliza estadsticas para
el anlisis de los datos. Segn el anlisis realizado, todo resultado puede ser medible, de tal manera que
se cuantifique su xito o fracaso.
Para utilizar esta metodologa utilizaremos la recoleccin y anlisis de datos para as abordar cada uno
de los objetivos del proyecto y probar la hiptesis establecida anteriormente.
Dentro de los tipos de investigacin cuantitativa podemos encontrar la de Investigacin Descriptiva. Esta
permite ordenar el resultado de la investigacin propuesta de acuerdo a distintos factores definidos,
mtricas, para el xito del proyecto. Este tipo de investigacin no tiene una hiptesis exacta ya que se
cimenta en anlisis y prueba para generar una valoracin demostrable. Segn los objetivos especficos
planteados anteriormente, juicio experto y entrevistas con Stakeholder se han detectado 2 tipos de
variables experimentales que han sido clasificadas segn su funcin para el resultado de la
implementacin del ciclo de vida gil para el proyecto BI en UVM:
Variables independientes: Son las variables explicativas, es decir corresponden a los factores o
elementos dispuestos a explicar o describir las variables dependientes. Estas sern ocupadas
para influir, incidir o afectar a otras variables que influyan en el resultado de la implementacin
de BI.
Variable dependientes: Reciben este nombre las variables a explicar, es decir, el objeto de la
investigacin. Estas variables son las que se deben medir para la obtencin del resultado
esperado.
Segn lo plateado anteriormente y en base a la formulacin del proyecto antes descrita, se definen las
siguientes variables independientes que afectan o impactan directamente en la construccin de la
metodologa gil de BI y caracterizaran el proceso de desarrollo:

Disposicin de personal competente.

Limitada cantidad de desarrolladores.
Amplio y diverso nmero de Stakeholders.
Distintas fuentes de datos.
Cantidad determinada de alumnos y funcionarios.
Bajo presupuesto de inversin.
Falta de infraestructura tecnolgica.
Poco tiempo para implementacin.

Cuanto afectan estas variables se medir en base a un juicio experto de los Stakeholders, medible
segn su nivel de impacto en la implementacin de esta metodologa, valorizndolo de 1 a 9 como se
detalla en la tabla que se muestra a continuacin:

Medida cualitativa
(impacto)

Medida cuantitativa
(peso o ponderacin)

Sin importancia

Poco importante

Indiferente

Importante

Muy Importante

Tabla 1: Escala Likert Impacto.

Fuente: Propia.
Asimismo, para medir el resultado de la implantacin de esta metodologa basndose en la calidad de la
solucin, se pueden definir las siguientes variables independientes, nivel superior, junto con sus
respectivas dependencias, las que ayudarn a:

Calidad informacin
o Relevancia de los datos
o Nivel de detalle
o Exactitud
o Actualidad
o Comprensin de los datos
o Completitud
Calidad del sistema
o Ubicar los datos
o Accesos al sistema
o Herramientas
o Tiempo de espera y respuesta
o Flexibilidad cambio de exigencias
Calidad del servicio
o Capacitacin del usuario
o Respuesta personal de soporte
o Solucin efectiva personal soporte
o Gerencia fomenta uso y desarrollo
o Apoyo y soporte de la gerencia
Usabilidad
o Uso general
o Uso promedio
o Uso tiempo promedio
o Satisfaccin del usuario
o Recomendara el sistema

Estas variables se pueden priorizar y dar nivel de impacto segn la importancia dentro de la
implementacin de Business Intelligence y nivel de relevancia de usuarios clave en la toma de
decisiones. Se propone generar una encuesta Likert la cual nos entregar nuevas mtricas de peso o
ponderacin de acuerdo a lo percibido por los usuarios:

Nivel de
cumplimiento de la
mtrica

Grado de
cumplimiento
mtrica (%)

Medida
cualitativa
(umbral)

Medida
cuantitativa (peso
o ponderacin)

Medida
cualitativa

No cumple

0% 24 %

0%

0,2

totalmente
inadecuado

cumple mnimamente

25% 49 %

15%

0,4

inadecuado

cumple parcialmente

50% 74%

50%

0,6

indiferente
(ni adecuado, ni
inadecuado)

cumple
mayoritariamente

75% 99%

75%

0,8

adecuado

Cumple totalmente

100%

100%

muy adecuado

Tabla 2: Escala Likert Ponderacin y Umbral.

Fuente: Propia.
Complementando el nivel de importancia, prioridad de variables y el peso obtenido por la toma de
encuesta se pueden generar mtricas para medir el xito o fracaso de la investigacin. Esta metodologa
debe aplicarse dentro de la primera fase de la implementacin de BI en la UVM, en especfico, para el
rea financiera de la organizacin.

10

II.5

PLAN DE TRABAJO:

Basando en el conjunto de conocimientos adquiridos en implantaciones de BI, adaptando el ciclo de vida de

Kimball y propuestas de desarrollo de aplicaciones de software, se genera la siguiente planificacin para el
proyecto de Business Intelligence gil en la UVM, dividido en 4 fases principales:

Planificacin
Diseo de experimentos - Metodologa gil
Ejecucin y Construccin
Cierre

Imagen 1: Planificacin BI gil en UVM

Fuente: Propia.

11

II.6

PRODUCTOS ENTREGABLES:

El informe de investigacin del proyecto de tesis contendr, como parte de sus entregables, lo siguiente:

Generacin de metodologa basada en un ciclo de vida gil para la implementacin de una solucin de
Business Intelligence para la UVM.
Documentos de experimentos. Desarrollo de metodologa gil BI.
Resultado de xito o fracaso en la aplicacin de esta metodologa gil.
Generacin de un Data Mart con informacin financiera.
Producto de software de BI implantado en la organizacin.
Manuales y documentacin del proyecto.
Informe con lecciones aprendidas.

12

II.7

COMPROMISO DE DEDICACIN A ESTE PROYECTO:

NOMBRE RECURSO

FUNCION

HH

Jos A. Ruiz

Jefe de Proyecto

150

Jos A. Ruiz

Analista

240

Jos A. Ruiz

Experimentador

235

Jos A. Ruiz

Documentador

235

Por definir

Revisor

150

Cristian Olivares R.

Profesor Gua

100

Total

1.110

Tabla 3: Compromiso dedicacin del proyecto.

Fuente: Propia.

13

III.
TRABAJO ADELANTADO POR LOS (LAS) AUTORES(AS) DEL PROYECTO: Si corresponde, resuma los principales
resultados de sus trabajos anteriores sobre el tema. N/A

14

IV.

OTROS ANTECEDENTES: Seale otros aspectos que usted considere relevantes para la evaluacin del proyecto que no estn
especificados en otras secciones. La extensin mxima de esta seccin es de 1 pgina (letra tamao 10, Arial o Verdana).

N/A

15

V. RECURSOS:

Los recursos a utilizar son los siguientes:

Software
Oracle PeopleSoft Enterprise
Microsoft Business Intelligence Development Studio
QlikView 9
Hardware
1 Notebook.
2 Servidores Windows 2008 R2.
Usuarios
Personal de desarrollo
Cargo
Jefe de sistemas

Nombre/Organizacin
Jos A. Ruiz

Telfono
56-32-2462558

E-mail
jruiz@uvm.cl

Tabla 4: Usuarios desarrolladores.

Fuente: Propia.
Interesados del Proyecto
Cargo
Rector
Prorector

Vicerrector Acadmico
Vicerrector de
aseguramiento de la
calidad y anlisis inst.
Vicerrector Financiero
Director de Gestin
Acadmica
Director de TI
Director de Control de
Gestin

Nombre/Organizacin

Telfono

E-mail

Juan Pablo Prieto Cox

56-32-2462420

rectoria@uvm.cl

Ernesto Sols Grau

56-32-2462420

rectoria@uvm.cl

Marco Vega Lpez

56-32-2462490

vra@uvm.cl

Jos Palacios Guzmn

56-32-2462557

jpalacios@uvm.cl

Dinko Krstulovic Lara

56-32-2462490

vraf@uvm.cl

Enrique Ortega Fuenzalida

56-32-2462559

eortega@uvm.cl

Jorge Biaut Otrola

56-32-2462486

jbiaut@uvm.cl

Sebastin Guzmn

56-32-2462647

sguzman@uvm.cl

Tabla 5: Interesados del Proyecto.

Fuente: Propia.

16

VI.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Artculos de edicin en lnea:

Sinnexus, Sinergia e Inteligencia de Negocio S.L (17-10-2013). Datos, informacin, conocimiento.

Recuperado de:
http://sinnexus.es/business_intelligence/
Lyndsay Wise (18-06-2007). Pasos para lograr un proyecto de Business Intelligence exitoso. Artculo Tomado de:
TEC - Technology Evaluation Center
Recuperado de:
http://www.nase-it.com/
Kimball Group, (04-08-2009). Kimball Lifecycle
Recuperado de:
http://www.kimballgroup.com/
Project Management Institute (2008). Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos (gua del pmbok)
cuarta edicin.
Recuperado de:
http://www.pmi.org/
Publicaciones:
Sirawit Kleesuwana, Somsak Mitathab, Preecha P. Yupapinc y Bunjong Piyatamrongd (10-12-2009). Business
Intelligence in Thailand's Higher Educational Resources Management.
Recuperado de:
http://www.sciencedirect.com/

Libros:
Ralph Kimball, Margy Ross (2006). The Data Warehouse Toolkit Second Edition.
Editorial: Wiley India Pvt. Limited.
Inmon, William H. (2005). Building the data warehouse 4a Edicin.
Editorial: Wiley India Pvt. Limited
Hernndez Sampieri R, Fernndez Collado C, Baptista Lucio P. 2003.
Metodologa de la Investigacin. 3. Edicin. Mc Graw-Hill
Interamericana; Mxico DF, Mxico; 703 pp.

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