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DPU-19-2015
Septiembre, 2015
Tabla de contenidos
Introduccin ......................................................................................................................... 2
Plan de capacitacin ......................................................................................................... 3
I.
Objetivos .................................................................................................................... 3
II.
Metodologa ............................................................................................................. 3
III.
Alcance ..................................................................................................................... 6
Duracin .................................................................................................................... 6
VIII.
IX.
Producto .................................................................................................................... 7
X.
XI.
Anexos ................................................................................................................................. 11
Encuesta a los titulares subordinados ......................................................................... 12
Evaluacin de la capacitacin ................................................................................... 15
Tcnica de Observacin............................................................................................... 16
Lista de asistencia .......................................................................................................... 17
Lista de funcionarios por sede ...................................................................................... 18
Introduccin
La definicin del Sistema de Control Interno segn la Ley N8292 (artculo 8) es: la
serie de acciones ejecutadas por la administracin activa, diseadas para
proporcionar seguridad en la consecucin de los siguientes objetivos: proteger y
conservar el patrimonio pblico contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal; exigir confiabilidad y oportunidad de la informacin. Para
garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplir con el ordenamiento
jurdico y tcnico.
Siendo coherente con lo determinado, el Consejo de Decanos de la Universidad
Tcnica Nacional, posterior aplicar la Autoevaluacin de Control Interno del
Subsistema Estratgico, precisaron que los colaboradores de la Institucin no han
interiorizado el Control Interno como una herramienta oportuna para mejorar su
gestin, por lo que se le encomienda a la Direccin de Planificacin Universitaria
efectuar una sensibilizacin del proceso a los funcionarios de la Universidad.
Los encargados de ejecutar la mejora planteada son el rea de Control Interno y los
enlaces de planificacin, a travs de un plan de capacitacin, que contempla un
proceso de diagnstico en cada una de sus fases y tres etapas de ejecucin de las
diversas poblaciones.
El primer ciclo se llev a cabo en el 2014, donde se capacit a los enlaces de
planificacin por ser agentes multiplicadores en las sedes. El segundo son los titulares
subordinados, los cuales sern sensibilizados en el 2015 a los Directores de Carrera y en
el 2016 a los titulares subordinados administrativos de la Universidad. Por ltimo est la
administracin activa, la cual ser instruida entre el 2017 y 2018.
El siguiente boceto presenta en trminos generales las diversas etapas del plan de
capacitacin sobre el Sistema de Control Interno.
Diagnstico
Plan de Capacitaciones
I etapa:
Enlaces de planificacin
II etapa:
Titulares subordinados
III Etapa:
Administracin activa
Plan de capacitacin
I.
Objetivos
-
General
Robustecer el conocimiento y la comprensin de los titulares subordinados sobre el
Sistema de Control Interno de la Universidad Tcnica Nacional, a travs de un Plan
de Capacitacin
que mejore la implementacin, funcionamiento y
perfeccionamiento del sistema.
Especficos
Brindar a los titulares subordinados de la Institucin los conocimientos tericosprcticos sobre el Sistema de Control Interno.
Aumentar el compromiso de los titulares subordinados sobre el Sistema de Control
Interno, esto permitir el cumplimiento de los objetivos institucionales a travs de un
proceso de sensibilizacin y capacitacin.
Fortalecer la capacidad tanto individual como colectiva de los titulares
subordinados, para aportar conocimientos, habilidad y actitudes en sus equipos de
trabajo, en aras de mejorar la gestin de las dependencias/reas a la luz del
Sistema de Control Interno.
II.
Metodologa
La sensibilizacin y capacitacin a los funcionarios de la Universidad sobre el Sistema
de Control Interno es responsabilidad del rea de Control Interno, la cual se realiza
por mandato del Consejo de Decano y ratificado por el Consejo Universitario, donde
se elabora un Plan de Capacitacin, el cual ha sido dividido por etapas y
estratificada por poblaciones.
La primera fase se realiz en el 2014 direccionada a los enlaces de planificacin de
las Sedes y la segunda etapa abarca a los titulares subordinados de la institucin,
llevndose a cabo en el 2015 la capacitacin a los Directores de Carrera y en el 2016
a los tomadores de decisiones administrativos.
Diagnstico
Para esta segunda fase del Plan de Capacitacin, se aplic un diagnstico
(encuesta) a los titulares subordinados, para precisar las brechas conceptuales y
metodolgicos sobre el Sistema de Control Interno de la Universidad Tcnica
Nacional, el cual se dividi en 3 partes:
Implementacin de la encuesta
La solicitud para completar el sondeo fue realizado mediante oficio por la
Direccin de Planificacin Universitaria. En el caso de las Sedes, la nota se
remiti al Decano con copia a los Enlaces de Planificacin para que ellos
fueran los responsables de comunicar e incentivar a los funcionarios sobre el
llenado de la encuesta. En el caso de las dependencias de la Administracin
Universitaria, la nota se envi a la jefatura de cada unidad de trabajo con la
lista de los colaboradores responsable de dar respuesta a la encuesta.
Una vez realizado el comunicado oficial, el rea de Control Interno envi el
enlace de la encuesta por correo electrnico a cada uno de los titulares
subordinados.
Anlisis de la encuesta
Se analiz los resultados y los comentarios del sondeo para establecer los
temas de capacitacin para esta poblacin.
Generalidades
Las generalidades se abordarn en un taller para explicarle a los titulares
subordinados sobre el Plan de Capacitacin, as como, una introduccin al
Sistema de Control Interno, para disminuir los vacos conceptuales y confusin
existentes sobre el tema.
La sesin tendr una carga terica considerable, la cual se combinar con
ejemplos y actividades, as como, unos ejercicios a desarrollar en el aula virtual
para facilitar el aprendizaje de los temas de capacitacin impartidas. El tiempo
presencial es de 2 horas, la duracin de los ejercicios en la plataforma es de 30
minutos y se le asignar un caso para ser analizado posterior al taller.
III.
Alcance
Los Directores de Carrera de las sedes son la poblacin meta para desarrollar la
primera parte de la segunda etapa del Plan de Capacitacin, la cual ser impartida
por los funcionarios del rea de Control Interno (ACI), iniciando en septiembre y
finalizando en noviembre del 2015, segn el cronograma establecido en el punto X.
IV.
Responsables
La Directora de Planificacin Universitaria ser la encargada de impulsar y aprobar el
Plan de Capacitacin en su segunda etapa.
Los encargados de capacitar sern los funcionarios del rea de Control Interno y los
capacitadores internos o externos que se determinen convenientes invitar en este
proceso.
Este plan se har en coordinacin directa con la Direccin de Desarrollo Humano,
especficamente con el rea de Capacitacin y Evaluacin del Desempeo.
A su vez, ser responsabilidad de los funcionarios convocados de asistir puntualmente
a las convocatorias, as como, el Decano brindar las facilidades a los titulares
subordinados a cargo, para asistir al ciclo de capacitaciones programadas por el
rea de Control Interno, el cual tiene carcter obligatorio.
V.
Duracin
El Plan de Capacitacin en su segunda etapa tendr una duracin de 18 horas,
segregado de la siguiente manera: 16 horas presenciales, 1 hora de aula virtual y 1
hora de anlisis de caso.
El funcionario que cumpla con el tiempo establecido, el rea de Capacitacin y
Evaluacin del Desempeo de la Direccin de Gestin del Desarrollo Humano le
emitir un certificado de participacin.
VI.
Insumos
Entre los insumos para realizar las capacitaciones estarn:
-
VII.
VIII.
Resultados esperados
Los resultados esperados posteriores a la realizacin del Plan de Capacitacin en su
segunda etapa son:
Titulares subordinados sensibilizados y capacitados sobre los conocimientos tericosprcticos del Sistema de Control Interno de la Universidad Tcnica Nacional.
Las capacitaciones permitirn ampliar los conocimientos del Sistema, lo cual ayudar
aumentar el compromiso de los titulares subordinados.
Mejores productos intermedios y finales que van a generar las dependencias reas,
fortaleciendo as el Sistema de Control Interno.
IX.
Producto
Plan de Capacitacin impartida a los Directores de Carrera en aras de mejorar la
implementacin, funcionamiento y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno
de la Universidad Tcnica Nacional.
X.
Temas de capacitacin
Los contendidos de capacitacin fueron obtenidos del anlisis de la encuesta
realizada por los titulares subordinados en aras de sensibilizar a esta poblacin y
disminuir la brecha de conocimiento existente.
Los temas de capacitacin se dividieron en los tres apartados, los cuales son:
Generalidades
1. Preliminar
Plan de Capacitacin
Etapas
Objetivos
Importancia
2. Aspectos generales del Sistema de Control Interno (SCI)
Definicin:
Titular Subordinado
Administracin Activa
7
Control Interno
Importancia del Control Interno en las organizaciones
Tipos de controles
Sistema de Control Interno
Concepto
Principios
Beneficios
Caractersticas del SCI en general y de la UTN en particular.
Componentes:
Orgnicos
Funcionales
Deberes y sanciones del titular subordinado.
Procesos
Autoevaluacin de Control Interno
Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional (SEVRI)
Importancia de participar a los funcionarios en la aplicacin de los
procesos.
Seguimiento, cumplimiento y verificacin
Importancia
Involucramiento de los funcionarios
Documentacin
Importancia
Fsica vs electrnica
Acompaamiento de la ACI a las dependencias
Lmite de gestin de la ACI
Realimentacin a los funcionarios
XI.
Cronograma de capacitacin
Sede
Pacfico
San Carlos
Guanacaste
Atenas
Central
Central
Informacin
Fecha
Hora
Lugar
Fecha
Hora
Lugar
Fecha
Hora
Lugar
Fecha
Hora
Lugar
Fecha
Hora
Lugar
Fecha
Hora
Lugar
Taller 1
Generalidades y Autoevaluacin
Control Interno
14 de septiembre del 2015
8:30 am a 1:00pm
Campus Juan Rafael Mora
18 de septiembre del 2015
8:30 am a 1:00pm
Casa de la Cultura, Ciudad Quesada
5 de octubre del 2015
10:00am a 3:00pm
Sede Caas
9 de octubre del 2015
8:30 am a 1:00pm
Sede Atenas
3 de noviembre del 2015
2:00pm a 7:00pm
Sede Central
4 de noviembre del 2015
8:00am 1:00pm
Sede Central
Taller 2
SEVRI
21 de septiembre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Campus Juan Rafael Mora
25 de septiembre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Casa de la Cultura, Ciudad Quesada
19 de octubre del 2015
10:00am a 5:00pm
Sede Caas
16 de octubre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Sede Atenas
10 de noviembre del 2015
2:00pm a 7:00pm
Sede Central
11 de noviembre del 2015
8:00am 3:00pm
Sede Central
Taller 3
SEVRI
28 de septiembre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Campus Juan Rafael Mora
2 de octubre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Casa de la Cultura, Ciudad Quesada
26 de octubre del 2015
10:00am a 5:00pm
Sede Caas
23 de octubre del 2015
8:30 am a 3:30pm
Sede Atenas
17 de noviembre del 2015
2:00pm a 7:00pm
Sede Central
18 de noviembre del 2015
8:00am 3:00pm
Sede Central
10
Anexos
11
Generalidades
#
Pregunta
2
3
4
5
10
11
12
13
14
15
16
Respuesta
S
No
Comentario
12
17
18
Pregunta
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Respuesta
S
No
Comentario
13
Pregunta
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
Respuesta
S
No
Comentarios
Comentario general:
14
Evaluacin de la capacitacin
rea de Control Interno
Evaluacin de Capacitaciones
Categoras
Exc.
MB
Reg.
Def.
MM
N/R
1. Cmo califica la
organizacin del taller?
2. Los objetivos del taller de
capacitacin se
comunicaron de forma:
3. A su criterio los objetivos se
cumplieron:
4. Los contenidos de la
capacitacin han sido?
5. Cmo considera la
relacin de los contenidos
con su trabajo?
6. La utilizacin de casos
prcticos en el taller le
parece?
7. El uso de medios
audiovisuales para el taller lo
valora?
8. Qu le parece el uso de
dinmicas en la
capacitacin?
9. Cmo considera la
duracin de los talleres?
10. En general la capacitacin
le parece:
Observaciones:
Exc.= Excelente
MB= Muy bueno
Reg.= Regular
Def.= Deficiente
MM= Muy mal
N/R= No respondo
15
Tcnica de Observacin
rea de Control Interno
Aspectos negativos
Del grupo
Aspectos positivos
Aspectos negativos
De la metodologa y actividades
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Otras notas:
16
Lista de asistencia
rea de Control Interno
Lista de asistencia
Fecha:
Sede:
Nombre de la capacitacin:
Nombre
Dependencia /
rea
Firma
Hora
17
Datos generales
Atenas
Josu
Rivera
Castillo
jrivera@utn.ac.cr
Asistencia Veterinaria
Nivel*
D B L
X
Atenas
Edwin
Alpzar
Vaglio
ealpizar@utn.ac.cr
Atenas
Marta
Vquez
Quirs
mviquez@utn.ac.cr
Produccin Animal
Atenas
Csar
Solano
Patio
csolano@utn.ac.cr
Produccin Animal
Atenas
Gustavo
Hernndez
Castro
ghernandez@utn.ac.cr
Tecnologas de Informacin
Atenas
Hugo
Escalante
Sand
hescalante@utn.ac.cr
Tecnologas de Informacin
Atenas
Oscar Mario
Rojas
Rodrguez
orojas@utn.ac.cr
Contadura Pblica
Atenas
Uriel
Rojas
Hidalgo
urojas@utn.ac.cr
Tecnologa de Alimentos
Atenas
Ana Mara
Brcenas
Parra
abarcenas@utn.ac.cr
Tecnologa de Alimentos
Atenas
Eduardo
Barrantes
Guevara
ebarrantes@utn.ac.cr
Director de Investigacin y
Transferencia
Atenas
Diego
Argello
Chaves
darguello@utn.ac.cr
Director de Extensin
Atenas
Guillermo
Prez
Chaves
gperez@utn.ac.cr
Atenas
Javier
Herrera
Herrera
jherrera@utn.ac.cr
Director de Docencia
Atenas
Rodney
Cordero
Salas
rcordero@utn.ac.cr
Decano
Sede
Nombre
Primer apellido
Segundo
apellido
Correo electrnico
Carrera
X
X X
X
X X
18
Datos generales
Sede
Nombre
Primer apellido
Segundo
apellido
Correo electrnico
Carrera
Nivel*
D B L
Central
lvaro
Delgado
Lpez
adelgado@utn.ac.cr
Administracin de Compras y
Control de Inventarios
Central
Luz Ivette
Corrales
Hidalgo
lcorrales@utn.ac.cr
Fotografa
Central
Patricia
Calvo
Cruz
pcalvo@utn.ac.cr
Contabilidad y Finanzas
Central
Patricia
Ugalde
Rojas
pugalde@utn.ac.cr
Central
Ana Isabel
Rodrguez
Smith
arodriguezs@utn.ac.cr
Administracin y Gestin de
Recursos Humanos
Central
Eduardo
Selva
Villegas
eselva@utn.ac.cr
Administracin de Compras y
Control de Inventarios
Central
William
Rojas
Melndez
wrojas@utn.ac.cr
Administracin Aduanera
Central
Xela
Cabrera
Geserick
xcabrera@utn.ac.cr
Tecnologa de la Imagen
Central
Nelson
Vega
Barrantes
nvega@utn.a.c.cr
Tecnologas Informticas
Central
Silvia
Arrieta
Castro
sarrieta@utn.a.c.cr
Humanidades
Central
Jaime
Mndez
Piedra
jmendez@utn.ac.cr
Ingeniera en Salud
Ocupacional y Ambiente
Central
Xinia
Castillo
Campos
xcastillo@utn.ac.cr
Directora de Docencia
Central
Marvin
Torres
Hernndez
mtorres@utn.ac.cr
Director de Investigacin /
Decano a.i.
Central
Emilce
Rivera
Molina
erivera@utn.ac.cr
Central
Carlos
Mora
Snchez
cmora@utn.ac.cr
Central
Jenny
Gonzlez
Morera
jgonzalezm@utn.ac.cr
x
x
x
x
x
19
Datos generales
Sede
Nombre
Primer apellido
Segundo
apellido
Correo electrnico
Carrera
Nivel*
D B L
Central
scar
Vega
Leandro
ovega@utn.ac.cr
Central
Eufemia
Salazar
Rodrguez
esalazar@utn.ac.cr
Asistencia Administrativa
Central
Marvin
Segura
Trejos
msegura@utn.ac.cr
Ingeniera Electromecnica
Central
Jos
Soto
Morera
jsotom@utn.ac.cr
Central
Ana Beatriz
Vargas
Badilla
avargasb@utn.ac.cr
Ingeniera en Electrnica
Central
Luis Alberto
Mndez
Salazar
lmendez@utn.ac.cr
Ingeniera en Procesos y
Calidad
Central
Ana Lorena
Vargas
Lora
avargasl@utn.ac.cr
Central
Vera
Vargas
Soto
vvargasst@utn.ac.cr
Gmez
Gmez
mgomez@utn.ac.cr
Director Docencia
Arias
Alfaro
mariasa@utn.ac.cr
Coordinadora CB
Guanacaste Roberto
Rivera
Gutirrez
rjimenez@utn.ac.cr
Tecnologas de Informacin
X X
Guanacaste Vinicio
Vsquez
Alvarado
vvasquez@utn.ac.cr
Guanacaste Marvin
Ulate
Gonzlez
mulate@utn.ac.cr
Guanacaste Julio
Esquivel
Gonzlez
jesquivel@utn.ac.cr
Carrillo
Guevara
jocarrillo@utn.ac.cr
Guanacaste Fidelia
Solano
Gutirrez
fsolano@utn.ac.cr
Rodrguez
Acosta
ktrodriguez@utn.ac.cr
Guanacaste Ivn
Durn
Mndez
igduran@utn.ac.cr
Guanacaste Mario
Guanacaste
Mara de los
ngeles
x
x
x
Gestin de Empresas de
Hospedaje y Gastronmicos
Coordinacin de Matemtica y
estadstica
Ingeniera en Salud
Ocupacional y Ambiente
Asistencia Administrativa
Ingeniera Agronmica con
nfasis en Riego y Drenaje
X
X
X
20
Datos generales
Sede
Nombre
Douglas
Antonio
Guanacaste Roque
Guanacaste
Primer apellido
Segundo
apellido
Correo electrnico
Carrera
Gonzlez
Lpez
dgonzalez@utn.ac.cr
Dvila
Ponce
rdavila@utn.ac.cr
Nivel*
D B L
X
Pacfico
Bay Kiong
Af
Caldern
bkafu@utn.ac.cr
Administracin Aduanera
Pacfico
Denia
Castro
Mendoza
dcastro@utn.ac.cr
Administracin de Empresas de
Hospedaje
Pacfico
Tamy
Soto
Gonzlez
tsoto@utn.ac.cr
Contabilidad y Finanzas
Pacfico
Karol
Rojas
Monge
krojas@utn.ac.cr
Diseo Grfico
Pacfico
Carlos
Ruiz
Rodrguez
caruiz@utn.ac.cr
Electricidad y Electrnica
Pacfico
Mario
Durn
Varela
maduran@utn.ac.cr
Brown
Alvarado
ebrown@utn.ac.cr
Hilda
Mora
Torre
hgmorua@utn.ac.cr
Electricidad y Electrnica
Gestin y Administracin
Empresarial
Ingls como Lengua Extranjera
Pacfico
Edgar
Pacfico
Pacfico
Kathia
Somarribas
Quirs
klsomarribas@utn.ac.cr
Produccin Industrial
Pacfico
Antonieta
Gonzlez
Esquivel
agonzaleze@utn.ac.cr
Tecnologa de la Informacin
Pacfico
Marvin
Campos
Montoya
mcamposm@utn.ac.cr
Administracin de Empresas de
Hospedaje
Pacfico
Brenda
Ordez
Noguera
bmbrenes@utn.ac.cr
Pacfico
Eduardo
Brenes
Guzmn
ebrenes@utn.ac.cr
Pacfico
Luis
Rojas
Montealegre
larojas@utn.ac.cr
Pacfico
Marcos
Arguedas
Brenes
marguedas@utn.ac.cr
Produccin Industrial
Ciencia Bsicas y Matemticas
y Estadsticas
Formacin Humansticas
Pacfico
Fernando
Villalobos
Chacn
fvillalobos@utn.ac.cr
Director de Docencia
Pacfico
Fernando
Varela
Ziga
fvarela@utn.ac.cr
San Carlos
Yorleny
Guevara
Cruz
yguevara@utn.ac.cr
Decano
Administracin y Gestin de
Recursos Humanos
21
Datos generales
Sede
Nombre
Primer apellido
Segundo
apellido
Correo electrnico
Carrera
Nivel*
D B L
x x
San Carlos
Eduardo
Castro
Miranda
ecastro@utn.ac.cr
San Carlos
Gustavo
Quesada
Espinoza
gquesada@utn.ac.cr
San Carlos
Douglas
Barraza
Ruiz
dbarraza@utn.ac.cr
San Carlos
Magdalena
Alfaro
Alfaro
mmalfaro@utn.ac.cr
Administracin Aduanera
Ingeniera en Salud
Ocupacional y Ambiente
Asistencia Administrativa
San Carlos
Quirs
Castro
mquiros@utn.ac.cr
Comercio Exterior
Rojas
Conejo
mrojas@utn.ac.cr
Contabilidad y Finanzas
San Carlos
Mara Jess
Juelberth
Manrique
Alejandro
Alfaro
Quesada
aalfaro@utn.ac.cr
Ingeniera de Software
San Carlos
Benhil
Snchez
Porras
bsanchez@utn.ac.cr
San Carlos
Diego
Madrigal
Cruz
dmadrigal@utn.ac.cr
Administracin Aduanera
San Carlos
Wilberth
Thomas
Castro
wthomas@utn.ac.cr
Contabilidad y Finanzas
San Carlos
Alberto
Ramrez
Lpez
aramirezl@utn.ac.cr
Ingeniera en Salud
Ocupacional y Ambiente
San Carlos
Douglas
Taylor
Mora
dtaylor@utn.ac.cr
Ciencias Bsicas
San Carlos
Roco
Murillo
Rojas
rmurillo@utn.ac.cr
Formacin Humanstica
San Carlos
Laura
Venegas
Umaa
lvenegas@utn.ac.cr
Directora de Docencia
San Carlos
Luis
Restrepo
Gutirrez
lrestrepo@utn.ac.cr
Decano
San Carlos
22