Principios de la administracin

Planeacin. No se puede hacer nada sin antes planearlo. Hasta ir al cine los
fines de semana requiere ser planeado, puesto que se tiene que tener en
cuenta variables como el tiempo y el dinero. Inclusive se tiene que medir el
costo de oportunidad, puesto que el hecho de ir al cine impide que se
desarrollen otras actividades que pueden ser ms o menos importantes.
Organizacin. En la vida personal se requiere ser organizado. Aunque seamos
uno solo, dependemos e influimos en ms personas, y nuestras decisiones
necesitan y tendrn efectos sobre diferentes recursos, los que en su conjunto
deben estar debidamente organizados, de lo contrario ser ms difcil, como
por ejemplo planear y ejecutar lo planeado.
Direccin. Tan importante como los anteriores. Debemos dirigir muy bien
nuestras acciones, actitudes, etc., para poder conseguir el objetivo elegido. Sin
direccin no es posible avanzar. Como lo dice el adagio popular: un barco sin
timn es un barco sin direccin, sin rumbo y sin destino.
Control. Es absolutamente necesario de ves en cuando (sino siempre) revisar
nuestros planes, acciones, actitudes, para determinar que tan bien estamos
haciendo el trabajo. Sino nos cuestionamos nosotros mismos, difcilmente
veremos nuestros propios errores, y en consecuencia los seguiremos repitiendo
con su inexorable efecto negativo en el desarrollo de nuestros planes.
Nuestra vida debe ser abordada como una empresa, puesto que quizs es
precisamente la vida la empresa ms exigente que hayamos iniciado. Una vida
mal enfocada y mal llevada, es indudablemente un fracaso.

POLTICAS ADMINISTRATIVAS
Una poltica es un plan general de accin que gua a los miembros de una organizacin en la
conducta de su operacin. Por qu surge la necesidad de disponer de polticas? La organizacin
o la empresa est constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones
que se han establecido en la organizacin, deben desempear las funciones que les han sido
asignadas. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que
se ha fijado la empresa.
Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes. Piensan de manera diferente;
poseen distintos niveles de educacin; tienen diferentes especializaciones o habilidades, etc. Al no
existir ciertos guas generales de accin, cada persona tendera a resolver problemas o a tomar
decisiones de acuerdo con su propio criterio. Entonces tendramos hechos como los siguientes:
1. El personal de la divisin de ventas de una empresa entra a las 8 de la maana, porque su jefe
cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de
la maana.

2. El jefe de una seccin determinada opina que para su gente la mejor hora de colacin es a las
12 del da, en circunstancias que el jefe de la cafetera cree que la mejor hora de servir la colacin
es a las 13 horas.
3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno
de los capataces hace su pedido a horas distintas.
4. El personal de mantencin debe estar prcticamente todo el da frente a las mquinas
esperando la decisin de los encargados para su revisin.
5. Existe una alta rotacin de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan
cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recin contratado.
6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan
atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos.
A. Tipos de polticas
En general, podemos distinguir dos tipos de polticas de empresas segn sea la forma en que se
originan. Estas son: a) Polticas impuestas en forma externa y b) Polticas formuladas
internamente.
a) Polticas impuestas externamente. La empresa no se encuentra aislada, sino que vive
rodeada del medio. La conducta de este medio afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la
empresa tambin afecta al medio.
La sociedad, a travs de sus sistemas polticos, sociales y econmicos, formula ciertas acciones
que tienden a ordenar su propio desarrollo. Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y
judicial, establecen ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas. Por ejemplo, a travs
de leves o decretos, la empresa se ve obligada a acatar y a implantar ciertas polticas. La ley, de
Inamovilidad es uno de estos casos. La empresa al obedecerla, la hace suya y duelo implantada
dentro de ella una poltica de inamovilidad, que todos los ejecutivos (de capataz a gerente) deben
seguir.
b) Polticas formuladas internamente. Estas son las polticas que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en trminos
generales en un determinado campo.
Podemos subdividirlas en polticas generales y polticas particulares. Las primeras son aquellas
que se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativas. Por
ejemplo, el rpido crecimiento de la participacin en la empresa lleva a la dictacin de polticas
generales que tienden a implantar diversos mecanismos participativos dentro de la organizacin.
As, una empresa puede establecer como poltica general que un determinado nmero de
decisiones que afectan a Bienestar sean tomadas por comits formados por obreros y empleados.
Otras polticas se refieren a aspectos concretos de produccin, ventas, compras, contabilidad,
finanzas, relaciones pblicas, personal, etc. En ventas, una empresa puede tener como poltica el
desarrollo de una propaganda y publicidad agresivas. Tambin puede establecer como poltica la

ampliacin del mercado, es decir, tratar de alcanzar con su producto todo el pas, no slo la zona
central.
B. Caractersticas de una buena poltica
Para implantar una determinada poltica es necesario tener en cuenta algunos factores que deben
cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo deseado. Entre ellos, los principales, a nuestro
juicio, son: 1) La fijacin de la poltica; 2) ha difusin de la poltica; 3) La coordinacin de la poltica;
4) La implementacin de la poltica: y finalmente 5) La revisin peridica de esta poltica.
Observemos cada uno de estos factores con ms detalle.
1. La fijacin de la poltica. Generalmente las polticas de una empresa tienen su origen en
costumbres y tradiciones. duchas de ellas no se encuentran escritas y se van comunicando
oralmente de un participante a otro. Esto ltimo puede traer serios problemas por las posibilidades
de distorsin y de interpretacin. A1 no existir un documento escrito que fije claramente la poltica,
existen muchas probabilidades que su aplicacin se haga en forma desequilibrada, de acuerdo con
el inters que tenga en ella un determinado dirigente.
Por ejemplo, tradicionalmente la, vacaciones de los trabajadores de una empresa se han dada
durante los meses de enero y febrero. Esta tradicin ha pasador a constituir una poltica. Sin
embargo, es probable que un jefe de departamento sea ms flexible y determine las vacaciones de
comn acuerdo con los trabajadores, tratando en lo posible que se hagan efectivas en enero o
febrero. Al no existir un documento escrito que establezca claramente el perodo de vacaciones,
cada jefe seguir aplicando su criterio particular. creando fuentes potenciales de conflicto.
Una poltica debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de formularlas. Una vez
definida, debe ser transcrita con el fin de mantener la informacin constante, sin distorsiones.
As, en relacin con la poltica de vacaciones, creemos que una buena enunciacin de esta poltica
sera: "Todo el personal de la empresa tiene derecho a un perodo de vacaciones anual, que se
har efectivo entre los meses de enero y febrero". Esta poltica escrita, gua efectivamente a los
jefes de las unidades administrativas en cuanto a fijar las fechas de vacaciones, eliminando la idea
de "algo tradicional" o "por costumbre". As los jefes podrn de antemano programar el uso de las
vacaciones y planificar el trabajo.
2. La difusin de la poltica. Una empresa puede disear y fomular excelentes polticas, pero
stas de nada servirn si no se informa a todo el personal. Su fin es orientar la accin; por lo tanto,
es vital que aquellas funciones que intervienen en esa accin conozcan las polticas, sepan dnde
y cundo deben aplicarse.
Sin embargo, la comunicacin de la poltica no significa solamente que las personas la entiendan y
comprendan, sino que la acepten y estn dispuestas a implementarlas.
Es conocida la conducta que seguan los gobernadores espaoles durante la Colonia en los pases
dominados por el Rey de Espaa. Cuando ste enviaba sus polticas, esos gobernadores las
reciban, las comprendan y las archivaban. Esto significaba que se haca caso omiso de ellas en
cuanto a su aplicacin, primando, para bien o para mal, los criterios de los gobernadores.

3. Coordinacin de la poltica. Como hemos visto hasta ahora, las polticas buscan la creacin de
criterios comunes dentro de la empresa. Por ejemplo, la poltica de vacaciones se define con el fin
de que los diferentes Jefes de unidades administrativas tengan un criterio comn para fijarlas. Sin
embargo, tambin hemos sealado que las polticas son normas generales y no, normas
concretas. Por esta razn se corre el riesgo de que algunos jefes las entienda de un modo y otros
jefes en un sentido diverso o contrario.
Con el fin de evitar este peligro es necesario explicar el alcance de la poltica y buscar un
mecanismo que le d una "validez oficial". En el caso de las vacaciones, la interpretacin oficial de
esa poltica podra ser, por ejemplo, el Gerente Director del Personal. Por supuesto, si las polticas
se fijan de comn acuerdo entre los participantes de la organizacin, la "voz. Oficial" sera el comit
que defini esa poltica.
4. Revisin peridica. Es conveniente revisar peridicamente las polticas que ha establecido la
empresa. Esto se debe a que normalmente el medio en que vive la empresa est cambiando.
Estos cambios del "exterior" tienden a afectar a los objetivos y, por lo tanto, a las polticas que ha
definido la empresa para alcanzar esos objetivos. Las leyes que se aprueban y que tienen que ver
con las jubilaciones, por ejemplo, pueden llevar a la empresa a alterar su poltica de retiros.
Sin embargo, los objetivos de las empresas no cambian slo por fuerzas externas. Tambin se
producen cambios internos que conducen a modificaciones de polticas. Por ejemplo, la poltica de
crditos a los clientes bien puede ser modificada, acortando o alargando los plazos, debido a la
situacin financiera particular que puede estar viviendo la empresa.
La revisin peridica de las polticas permite mantener vigentes las que son necesarias y eliminar
aquellas que se encuentran obsoletas. Este ltimo punto es importante, porque las polticas tienden
a formar tradiciones dentro de la organizacin, y es posible que se sigan ciertas conductas que
eran convenientes en el pasado, pero que hoy da ya han perdido validez.
C. Los Presupuestos
As como sealbamos en el captulo anterior que la poltica era un tipo de planificacin, los
presupuestos corresponden a otro tipo de planificacin.
Definamos a los presupuestos como una declaracin de resultados que se espera conseguir,
expresados stos en trminos numricos. Extendiendo un poco ms esta definicin, podemos
indicar que los presupuestos son planes de accin escritos, que muestran cmo se espera que se
desarrollen las operaciones en un perodo futuro.
Contratos de la administracin publica
Contrato de la Administracin.
Los contratos del Estado, "contratos de la Administracin o contratos administrativos", estn
regidos predominantemente por el derecho pblico y con un rgimen jurdico nico.
Estrictamente hablando, no hay contratos civiles de la Administracin; en principio, todos son de
derecho pblico, sometidos a reglas especiales.

Como ya lo sealamos, los contratos de la Administracin se rigen predominantemente por el

derecho pblico, pero los hay tambin regidos en parte por el derecho privado. As, estn ms
prximos al derecho civil (ms lejanos del derecho administrativo), los contratos de cesin,
permuta, donacin, locacin, compraventa, mandato, depsito, fianza, mutuo hipotecario,
transporte, contratos aleatorios. Por el contrario, estn ms cerca del derecho administrativo los
contratos de empleo o funcin pblica, emprstito, concesin de servicios pblicos, concesin de
obras pblicas, obra pblica y suministro.