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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIAS INTERNAS

1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas, condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para lograr la programacin, preparacin, desarrollo, reporte,
seguimiento y cierre de las Auditoras Internas del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.
2. ALCANCE
Aplica al proceso de Gestin de la Calidad y todos los procesos definidos en el mapa de procesos.
Inicia con la programa de auditoras y finaliza con la elaboracin y presentacin del informe
consolidado a la direccin.
3. RESPONSABLES
3.1.
JEFE DE LA OFICINA DE PLANEACIN REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
Es el responsable de establecer las disposiciones de este procedimiento y garantizar su
cumplimiento as como de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y
aplicabilidad del mismo.
3.2.

EQUIPO AUDITOR

Son los encargados de llevar a cabo la auditora conforme a los lineamientos establecidos en este
procedimiento.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensin del presente documento, se definen los siguientes trminos:
AUDITORIA: Es el proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia
de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los
criterio de auditora..
CONCLUSIN DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor
tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.
CONFORMIDAD:
requisito.

Cumplimiento

de

un

CRITERIO DE AUDITORIA: Conjunto de polticas procedimientos o

referencia en la auditoria.

requisitos usados como

EVALUACIN DE CUMPLIMIENTO: Verifica la adherencia de la Entidad a

constitucionales, legales y de autorregulacin que le son aplicables.

las normas

EVALUACIN ESTRATGICA: Hace referencia al proceso mediante el cual se evala y

monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la Entidad, evala el logro de los
objetivos misionales.
Revisado por: ngel Britton Howard
Cargo: Representante de la Direccin
Firma: ngel Britton Howard

Aprobado por: Ana Sofa Mesa de Cuervo

Cargo: Rector (a)
Firma: Ana Sofa Mesa de Cuervo

Fecha: : Noviembre 25 de 2009

Fecha: : Noviembre 25 de 2009

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIAS INTERNAS

HALLAZGO: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la auditora reunida
contra los criterios de auditora.
LISTA DE VERIFICACIN: Es una lista de chequeo elaborado por un auditor, que ayuda a
centrar la auditora en aspectos relevantes y permite recopilar las evidencias.
NO CONFORMIDAD:
requisito.

Incumplimiento

de

un

OBSERVACIN: Es una evidencia objetiva hallada en la auditoria que en s misma no

justifica ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser considerada por el
auditado para mejoramiento o para prevenir potenciales no conformidades.
PLAN DE AUDITORA DE AUDITORAS: Documento que describe las actividades
aspectos claves que deben revisarse en cada auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORIAS: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIN
Para propsitos
condiciones:

de

este

procedimiento,

debern

cumplirse

las

siguientes

GENERALIDADES
Las auditorias se realizan con el fin de comprobar que todos los procesos cumplen los requisitos
establecidos en el Manual de calidad, en los procedimientos y dems documentos del Sistema
Integrado de Gestin de la Calidad y generan y conservan los registros necesarios al realizar sus
actividades.
Se pretende que oportuna e internamente se detecten las desviaciones que pudieran existir y se
tomen las acciones necesarias, antes de que afecten al servicio.
Las auditoras internas comprenden las siguientes etapas: programacin, apertura, desarrollo,
cierre, reporte y seguimiento.
PERFIL DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Educacin: Como mnimo nivel tcnico.
Formacin: Curso de Auditor Interno de Calidad mnimo 24
horas.
Experiencia: Mnimo 6 meses como funcionario o contratista de la Universidad del
Atlntico haber realizado procesos de auditoria interna en calidad con anterioridad al
proceso que se est desarrollando.
Habilidades:
- Planificacin y organizacin del trabajo.
- Puntualidad y buen manejo del tiempo.
- Facilidad de expresin verbal y escrita dada la necesidad de preparar informes y
de expresar oralmente ideas y resultados a los auditados y/o jefes inmediatos.
- Capacidad de anlisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que
encuentra en una auditoria, con base en un razonamiento lgico para llegar a
conclusiones basadas en evidencia objetiva.
Mantener la confidencialidad y seguridad de la
informacin.

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PROGRAMACIN
El programa anual de Auditoras Internas de Calidad, ser definido por el Jefe de la Oficina de
Planeacin y aprobado por el Comit de Calidad. El programa de Auditorias ser revisado cuando
sea necesario e incluir las auditoras adicionales convenientes.
El Programa Anual de Auditorias de Calidad se define y modifica de acuerdo con las siguientes
consideraciones:
Todos los procesos deben ser auditados como mnimo una vez al ao, excepto aquellos que
presenten un mayor nmero de hallazgos de la auditoria
- Cambios organizacionales: (retiro de personas claves, fusin/ creacin/ omisin de cargos,
elevada rotacin del personal).
Resultados no satisfactorios de auditorias internas o externas
anteriores.
- Hallazgos detectados en la revisin por la gerencia.
- Aumento de quejas y reclamos.
- Solicitud para la realizacin de auditoria que no se encuentre establecida en el Programa
Anual pero que se considere necesaria y oportuna ya sea por el Dueo del Proceso, Jefes de
reas o Responsable del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.
-

El Jefe de la Oficina de Planeacin notificar el Programa de Auditorias mediante carta a todos los
responsables de los procesos.
PREPARACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
En el Programa de Auditorias se establece el equipo auditor que realizar las auditorias a cada uno
de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.
El equipo auditor designado para realizar la auditoria a cada uno de los procesos debe elaborar
el Plan de Auditora en el formato Programa de Auditora, previa revisin de la documentacin
del proceso asignado
El Plan de Auditorias debe ser presentado por el equipo auditor al Responsable del Proceso para
su revisin y aprobacin.

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EJECUCIN DE AUDITORIA
Reunin de Apertura
El propsito de la reunin de apertura es:
Presentar a los miembros del equipo auditor.
Revisar el alcance y los objetivos de la auditora.
Mostrar un breve resumen de los mtodos y procedimientos a ser usados. Establecer los
canales de comunicacin oficial entre el equipo auditor y el auditado. Confirmar que los
recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor estn disponibles.
Confirmar las fechas y horas para las reuniones de cierre e intermedias entre el equipo auditor
y el auditado.
Aclarar cualquier detalle confuso del plan de auditora.
Recoleccin de evidencias o desarrollo de auditoria
El equipo auditor ejecuta la auditoria, revisando y examinando las evidencias objetivas de la
realizacin de actividades como registros, reportes, certificaciones, calificaciones, capacitacin,
entrenamiento, etc.; Evidenciando si el proceso es adecuado y cumple con los requisitos.
En caso de detectar una probable no conformidad u observacin, se agotan todas las posibilidades
antes de documentarla como tal, consultando con el resto del grupo, identificando el origen, las
consecuencias presentes y futuras, as como si se tratara de un problema puntual o genrico.
Las no conformidades y observaciones se registran, anotando todos los datos y describiendo clara
y precisamente la situacin que ocasiona la no conformidad o la observacin. Tambin se anotan
los detalles que se puedan comprobar (documentos, fechas, miembros y nmeros entre otros).
El seguimiento de puntos abiertos de auditorias anteriores debe ser documentado en un lugar
especfico de la lista de verificacin, para indicar el estado real que presentan estos puntos.
Reunin de Cierre
Al trmino de la auditora, y previamente a la preparacin del informe, el equipo auditor se rene
con los representantes del proceso auditado, con el propsito principal de presentar en forma
general los resultados de la auditora y sus conclusiones, considerando la efectividad del Sistema
Integrado de Gestin de la Calidad. El auditor lder es el portavoz del equipo, pero podr solicitar la
intervencin de cualquiera de los miembros del grupo auditor para reforzar aspectos particulares.
INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIAS INTERNAS

El equipo auditor debe reunirse y elaborar el Informe de Auditorias Internas de Calidad, donde
evidencian los resultados encontrados en la ejecucin de la auditoria.
El equipo auditor debe presentar a ms tardar al tercer (3) da despus de haber realizado la
auditoria el informe al dueo del proceso para que este lo revise y firme. Una vez firmado por el
Responsable del proceso el Equipo auditor debe remitirlo a la Oficina de Planeacin para su
consolidacin y seguimiento.
INFORME FINAL DEL CIERRE DE LA AUDITORIAS
La Oficina de Planeacin, rene los informes elaborados por cada auditor, y con ellos construye
un reporte final, pudiendo auxiliarse en esta integracin de uno o varios auditores participantes,
pero manteniendo la responsabilidad de la elaboracin y conclusin del reporte.
SEGUIMIENTO
Los Responsables de los procesos, deben establecer las acciones correctivas y preventivas para
las no conformidades u observaciones detectadas por los auditores y de esta forma evitar que se
vuelvan a repetir.
Se programar una auditoria de seguimiento para verificar el cierre de las no conformidades
detectadas cerrando las acciones correctivas y/o preventivas generadas para
las no
conformidades u observaciones
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
No.

Descripcin

Responsables

Documento/
Registros

Elaborar la programacin de auditoras para el SIG en Jhonnatan castao

el formato Programa Auditorias de Calidad a partir
,jesus David Orozco Programa de
del anlisis de los procesos, considerando su estado e
Auditorias
importancia as como el resultado de las auditorias ,Andrea Carvajal
Daniela
montes
previas.

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No.

Descripcin

Responsables

Elaborar el Plan de Auditoria en el formato, para Jhonnatan castao

revisin y aprobacin por parte del Responsable del
,jesus David Orozco
Proceso
,Andrea Carvajal
Daniela montes
Comunicar y concertar el Plan de Auditoria con el Jhonnatan castao
Responsable del proceso a auditar para que verifique
,jesus David Orozco
la informacin registrada: fecha, duracin, cargos
auditados, logstica y otros aspectos relacionados, en ,Andrea Carvajal
Daniela montes
conjunto con el Jefe de la Oficina de Planeacin
Elaborar el informe preliminar de auditora en el Jhonnatan castao
formato establecido reportando los hallazgos o no
,jesus David Orozco
conformidades
identificados
as
como
las
,Andrea Carvajal
observaciones que se tengan.
Daniela montes
Realizar la reunin de cierre para presentar el informe Jhonnatan castao
preliminar de auditora al responsable del proceso
,jesus David Orozco
auditado para discutir las no conformidades y
observaciones a partir de la evidencia recolectada por ,Andrea Carvajal
Daniela montes
el auditor.

Documento/
Registros
Plan de
Auditorias

Plan de
Auditorias

Informe
Preliminar

Informe
preliminar
y

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No.

Descripcin

Responsables

Documento/
Registros

Entregar el informe final de la auditoria al Jefe de la Jhonnatan castao Auditores

Oficina de Planeacin .
,jesus David Orozco
,Andrea Carvajal
Daniela montes

Archivar los papeles de trabajo que soportan las Jhonnatan castao Secretaria
actividades de la auditoria.
,jesus David Orozco
,Andrea Carvajal
Daniela montes

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7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma NTC GP 1000:2004
8. REGISTROS
Procedimiento para la Elaboracin y Control de Documentos PRO-GC-001
Formato de Programa de Auditoras FOR -GC-002
Formato de Lista de Verificacin para Auditoras Internas FOR-GC-006
Formato de Informe de Cierre de Auditoria FOR-GC-007
Accin correctiva, preventiva y de mejora FOR-GC-003
9. CONTROL DE CAMBIOS

VER

FECHA

ELABOR

DESCRIPCIN

Noviembre 24 de
2009

Teobaldo Escorcia

VERSION ORIGINAL

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