La comunicacin escrita corporativa

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El informe como su nombre indica sirve para informar, pero de una forma
detallada y rigurosa, normalmente respondiendo a una solicitud que requiera de
cierto anlisis o investigacin y posterior extraccin de conclusiones.
Este tipo de documento lo utilizan las organizaciones y en la mayora de los
casos, suelen existir plantillas y normas al respecto para la gestin de toda esta
documentacin, por ello, el profesional del secretariado deber adaptarse
al modus operandi de cada organizacin, as como tener un buen manejo de los
editores de texto, por ejemplo, Word.
El contenido de un informe suele tener un anlisis objetivo de cualquier
hecho o situacin que se produzca tanto dentro como fuera de la empresa, en l
se indicarn los datos de partida, las causas que propician dichas circunstancias y
unas conclusiones o soluciones a aportar, tal y como ya hemos comentado.
Es muy habitual que determinados informes tengan la calidad de
confidenciales, no obstante, en la mayor parte de ellos, se deber indicar un pie de
pgina con un texto similar al siguiente:
Este documento contiene informacin y material confidencial propiedad de
XXX. Los materiales, ideas y conceptos contenidos en esta propuesta sern
utilizados exclusivamente para evaluar las capacidades de XXX y no debern ser
divulgados fuera de su organizacin o utilizados con propsitos distintos a los
mencionados. No est permitido su reproduccin total o parcial ni su uso con otras
organizaciones para ningn otro propsito, excepto autorizacin previa por
escrito.
Existen muchos tipos de informes dependiendo del departamento que lo
genera, as, podemos encontrarnos con informes de personal, genricos, tcnicos,
de mercado, econmicos, etc. Todos estos informes comparten formato, aunque
como es lgico se adaptarn a los datos o la informacin que portan.
A la hora de redactar un informe tenemos que tener claro el siguiente
patrn:
Qu es lo que se investiga o analiza?
Por qu?
Qu mtodo o mtodos usaremos?
Cules son los resultados obtenidos y los esperados?
Cules son las conclusiones?
Una vez que tengamos claro el patrn, debemos estructurar el documento
de la siguiente forma:
Introduccin.
Descripcin del problema
Manera de trabajo.
Resultados.
Conclusin.
Se pueden incluir anexos, stos de incluirn al finalizar el informe, salvo
cuando deban ilustrar algo sobre lo que se est diciendo.

Tipos de informes
1. Segn el formato podemos clasificarlos en:
Descriptivo. Slo se indican los datos en el informe pero no se realiza un
anlisis del mismo, por lo tanto, no se extraen conclusiones.
Analtico. Se exponen los datos, se desglosan stos y se analizan los
mismos con el fin de extraer una serie de conclusiones.
2. Segn el tipo de informe podemos tener los siguientes:
Informes personales.Permite reflejar determinados aspectos profesionales
de un empleado, a menudo, estos informes sirven para el personal del
departamento de Recursos Humanos.
Informes econmicos-financieros.Reflejan la informacin econmica de la
empresa, suelen mostrar datos como: el patrimonio empresarial, las masas
patrimoniales (activo y pasivo), las cuentas de resultados, los estados contables,
diagramas, grficos, etc. Este tipo de informes se elaboran partiendo de los datos
contables (contabilidad financiera y de costes) de la empresa y suelen mostrar
resultados, conclusiones o recomendaciones.
Informes de auditora.Este tipo de informes muestran determinados datos,
se analizan y se chequean verificndose los mismos o el cumplimiento de
determinadas normas. En el proceso de auditora de cualquier empresa se
comprueban y verifican aquellos datos que se desean auditar, esta tarea la
realizan los auditores. stos podrn ser de la propia empresa, realizando por tanto
una auditora interna, o externos a ella (auditores externos). Ejemplos de algunos
tipos de auditoras son:
------------------- Auditoras contables. En este tipo de auditoras se
verifican los
------------------- principios y criterios contables y econmicos aplicados
durante el ejercicio.
------------------- Auditoras de calidad.Establecen qu normas de calidad
adoptada la
------------------- empresa y si estas se cumplen segn la normativa vigente,
por ejemplo, las
------------------- normas de calidad ISO.
Informes tcnicos.Muestran datos tcnicos sobre aplicaciones, productos,
etc., explican los mecanismos que afectan a stos y determinan conclusiones
sobre los anlisis o estudios llevados a cabo.
Informes comerciales.Reflejan los detalles que afectan a las relaciones
comerciales tanto con los clientes como con los proveedores.
Informes de RRHH.Permiten reflejar la informacin de un determinado
trabajador, departamento, etc.
Informes tcnicos.Estos informes tratar de dar a conocer aspectos tcnicos
sobre un determinado producto, una determinada tecnologa o un determinado
servicio. El objetivo suele ser el de analizar algn aspecto de inters y elaborar
posteriormente unas conclusiones al respecto.
Elementos a considerar para elaborar un buen informe

Cuando un profesional del secretariado tiene que elaborar un informe, a

veces no tiene en cuenta una serie de consideraciones esenciales para su
elaboracin, por ello, nos vamos a permitir dar algunas recomendaciones:
1. Deber tener un formato de texto adecuado. El texto deber estar escrito
en un formato correcto, es decir, con una separacin entre prrafos de entre 1 y
1,5, unos mrgenes correctos, deber contener un encabezado y pi de pgina, el
tipo de texto deber ser elegante y corporativo, por ejemplo, Times New
Roman o Arial en tamao 11 o 12.
Lo ideal ser contar con una plantilla predefinida con el logotipo corporativo
de la empresa para que todos los informes se generen con el mismo formato, eso,
por otra parte, crea una buena imagen corporativa.
2. Establecer el objetivo del informe. Debemos distinguir cual es el objetivo
del informe que deseamos redactar, ya que no ser lo mismo la orientacin que
daremos a un informe de tipo tcnico que aquel que vaya dirigido a clientes o
personas ajenas a la empresa, ste ltimo debera tratarse en un lenguaje sencillo
y se debern aclarar los trminos tcnicos cuando as sea necesario.
Pongamos un ejemplo real: en cierta ocasin, solicit la realizacin de un
informe a un tcnico de sistema para entregar el mismo al cliente. Extraigo parte
de su contenido:
La subida de datos por FTP permitir realizar un import para una vez all,
proceder a realizar el correspondiente backup.
Nuestro software permite ejecutar este proceso en el timing ptimo, en el
caso de producirse cualquier incidencia que afecte a la estructura de datos, el
usuario siempre podr realizar un download con su correspondiente restore.
El cliente, que no tena conocimientos ni una terminologa informtica,
seguramente no hubiese comprendido nada o casi nada del contenido del informe.
Modificamos el contenido de la siguiente forma.
El proceso de subida de datos al servidor de la empresa (denominado
FTP) nos permitir realizar la importacin de los mismos realizando as una copia
de seguridad.
Nuestro software permite realizar este proceso en el momento ptimo y, en
el caso de producirse cualquier incidencia que afecte a la estructura de datos, el
usuario siempre podr realizar una descarga de los datos para poder restaurar el
sistema.
3. Informacin rigurosa. La informacin contenida en un informe deber
estar basada en la veracidad y el rigor, con datos comprobados. As mismo, se
debern indicar las fuentes de donde se ha extrado la informacin, tratando que
stas sean objetivas y fiables.
4. Organizacin de la informacin. Por otra parte, ser necesario
estructurar correctamente y en el orden adecuado la informacin que se trata en el
informe, de esta forma, el lector no se perder. La estructura no es sino
concatenar de forma ordenada un conjunto de ideas que sirve para defender una
tesis que deber quedar clara en la primera lectura que se realice del informe.

5. Correcta redaccin del texto. Si queremos transmitir correctamente la

informacin, debemos ser muy correctos en cuanto a la redaccin del texto se
refiere, para ello, emplearemos con precisin las palabras y sus construcciones
verbales, teniendo especial cuidado en el uso de las preposiciones para evitar
interpretaciones de la informacin incorrecta.Por ltimo, emplearemos siempre un
lenguaje formal que imprima objetividad a nuestro informe.
Por ejemplo, estas dos frases tienen un significado totalmente distinto
provocado por la preposicin.
este software se desarrolla para el Instituto de Ciencias Tcnicas
este software se desarrolla en el Instituto de Ciencias Tcnicas
Cliente, jefes, responsables de departamentos, etc. Cualquier destinatario
de un informe espera siempre claridad de ideas, de anlisis, de claridad
expositiva. Quedmonos con estos conceptos y adaptmoslos al destinatario,
despus daremos una presentacin atractiva al informe, pero por muy atractivo
que un informe sea sino ste no contempla los elementos anteriormente citados
no cumplir su objetivo.
Partes de las que costa un informe
Ya hemos comentado con anterioridad las caractersticas que deber
contener un informe, pasemos a ver ahora de qu partes consta:
2. Portada. Deber contener el ttulo del informe, su fecha de elaboracin,
el departamento, empresa o autor encargado de elaborar el mismo, la empresa o
departamento que solicita el informe, su fecha de emisin y la de elaboracin del
mismo. Si el informe es para presentar a un cliente, es conveniente adjuntar el
logotipo corporativo del mismo.

Es muy comn que un informe sufra varias modificaciones hasta obtener un

informe definitivo. Siempre debemos conservar todas las versiones, por ello, al
primer informe le indicaremos la nomenclatura V1 (versin 1), al segundo un V2
(versin 2) y as sucesivamente hasta llegar a la versin definitiva.
2. ndice.Permite organizar el contenido sealando el nmero de la pgina
que ocupa cada apartado. Lo ideal es que creemos ndices automticos.

3. Antecedentes. Se exponen las razones que nos llevan a elaborar el

informe, de esta forma, se pone al lector en antecedentes mediante la aportacin
de datos del pasado que hayan provocado volver a trata el tema o asunto.
4. Introduccin. En ella se indica el objeto o motivo del informe, tambin se
debern indicar las fuentes consultadas para la localizacin de la informacin (en
el caso de que as sea).

5. Cuerpo. Es el alma del documento ya que contiene la informacin y por

lo tanto el detalle del mismo. Es necesario que tenga una estructura clara del tema
a tratar, aportndose cuantos datos sean necesarios con el fin de garantizar el
rigor y la veracidad de los mismos.

6. Conclusiones o recomendaciones. Un informe debera contener un

apartado de conclusiones o recomendaciones posterior a la exposicin o anlisis
realizado con los datos en l expuestos.
7. Apreciaciones.Este apartado se podr indicar o no dependiente del
destinatario del informe, permite aadir valoraciones acerca del informe o
perspectivas futuribles.
8. Anexos o informacin complementaria. Permite aadir datos,
documentos, grficos, planos, estudios, etc. Es decir, todo aquello que
complemente o aporte valor a lo expuesto en el informe como adems, apoyar
todo aquello que se expone.
9. Contraportada.ltima pgina con la que se finaliza un informe.
Normas para una correcta redaccin
La idea fundamental a la hora de elaborar un informe ser la de expresarlo
de una forma clara, concisa, ordenada, objetiva y veraz.
No obstante, existen informes cuyo contenido va encaminado a personal
tcnico: por ejemplo, informticos, mdicos, etc. En ese caso, se permiten el uso
del argot ya que se da por entendido que todos los destinatarios del informe
conocen el mismo. Por lo tanto, es importante que cuando vayamos a elaborar el
informe pensemos a qu personas va dirigido para adaptar, de esta manera,
nuestra forma de redactar el mismo.
Si el informe lo elabora personal tcnico pero va destinado a personal no
tcnico, y, que por tanto desconocen el argot propio de la profesin, ser
necesario aclarar cada trmino. Podemos usar varias formas:
a. Indicando la traduccin entre parntesis, por ejemplo, se realizar un
back up (o copia de seguridad) de la aplicacin.
b. Mediante nmero asociados a notas introducidas en los pies de
pgina. Por ejemplo:

c. Mediante un ndice de palabras. Al final del informe podremos

incorporar un ndice con las definiciones de todas aquellas palabras tcnicas que
aparezcan en dicho informe.
Por ltimo destacar que es muy recomendable usar la voz pasiva del verbo,
mxime cuando se estn exponiendo elementos negativos en el informe. As
mismo, debemos siempre hacer una revisin concienzuda de la ortografa, las
construcciones gramaticales, etc.

NOTA: En el argot empresarial, los informes son denominados reports y

el hecho de redactar algo en un informe se le suele denomina reportar.
Word o PowerPoint?
A la hora de presentar un informe, podemos usar cualquiera de los dos
formatos, incluso ambos, ya que cada uno aporta unas caractersticas que
permiten complementarse.
Word permite crear documento para ser ledo, mientras que
con PowerPoint podremos elaborar informes con un diseo enfocado a la
presentacin con elementos dinmicos que favorecen la misma.
Siempre es posible realizar un informe en Word y completar el mismo con
una presentacin en PowerPoint. Si lo vamos a presentar ante varias personas,
por ejemplo, un cliente, sera recomendable dar a cada asistente una copia en
formato digital tanto delWord como del PowerPoint en un CD o DVD.
En las imgenes siguientes se muestra un fragmento de un informe
(extrado de la realidad aunque anonimizado) de presentacin a un cliente. Podr
comprobar como se ha cuidado al detalle las imgenes o grficos para que ste
resulte a la vez que funcional, atractivo, dinmico e intuitivo.

Diapositiva 1

Diapositiva 2

Diapositiva 3

Diapositiva 4