Administrativa Parte II

PROF.
PAL LLAQUE
REDACCIN ADMINISTRATIVA
PARTE II
REDACCIN ADMINISTRATIVA
Lima, septiembre de 2011
Redaccin Administrativa constituye el material de estudio y trabajo del curso

Redaccin Administrativa diseado y desarrollado por el profesor Pal Llaque.
Lima, 2011.
Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorizacin

escrita del autor, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin parcial o
total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografa y el
tratamiento informtico, as como la distribucin de ejemplares mediante alquiler o
prstamo pblico.
Copyright 2011 por Pal Llaque
Pal Llaque. Redaccin Administrativa 93
UNIDAD 7
REDACCIN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES
Unidad 7
:
Redaccin de documentos institucionales
Objetivo
:
El participante redacta los principales documentos
institucionales a partir de modelos estandarizados y eficientes.
La carta empresarial: definicin, partes y modelos
La carta empresarial
Es una comunicacin que se cursa de persona a persona y que se remite fuera del mbito
institucional a particulares, empresas, representantes, entidades bancarias, proveedores,
clientes. Puede versar sobre ofrecimientos de productos o servicios, compra o venta,
cobros o pagos y los ms diversos temas.
Partes de la carta empresarial

Membrete
Cdigo de identificacin
Lugar y fecha
Destinatario
Intermediario (*)
Asunto (*)
Referencia (*)
Cuerpo
Adjuntos (*)
Saludo
Firma, aclaracin y cargo
Copias (*)
Posdata (*)
Iniciales del responsable y de quien digit
(*) = Elementos opcionales
Pal Llaque. Redaccin Administrativa

94
MODELO N 1
Membrete
AMBULANTES UNIDOS JAMS SERN VENCIDOS, SA
Cdigo de
DG 321/10
identificacin
Lugar y fecha
Monterrico, 23 de octubre de 2010
Destinatario
Seor
Jorge Ninapayta de la Rosa
Gerente Comercial
Instalaciones Frigorficas Modernas
Estaciones Reunidas 325
Brea
Lima 5
Intermediario
Atencin: Srta. Elizabeth Rodrguez
(elemento opcional)
Cuerpo
Me dirijo a Ud. para informarle que la instalacin de 42 m de
mobiliario frigorfico realizado por su empresa en nuestra cadena
de bares y confiteras, en enero del ao en curso, est brindando
un servicio excelente.
Ante la inminencia de la apertura de un centro comercial de
nuestra propiedad, tambin en este distrito, tengo sumo inters en
realizar la climatizacin con equipos de aire acondicionado de
primera calidad.
Para tal efecto, solicito a Ud. que disponga la urgente visita a
nuestra organizacin del Sr. Pablo Ruiz, el tcnico de su
compaa que supervis las obras anteriores, para que realice un
proyecto en nuestras instalaciones y elabore un presupuesto.
Adjuntos (elemento opcional)
Saludo
Atentamente
Firma,
aclaracin
y cargo
Agustn Prez
Agustn Prez
Director General
Copias
(elemento
opcional)
Posdata
(elemento
opcional)
Iniciales
del
responsable y
de
quien digit
AP/et
MODELO N 2
Membrete
ORGANIZACIN COMUNICANTE SRL
Cdigo de
GP 063/09
identificacin
Lugar y fecha
Lima, 2 de agosto de 2009
Destinatario
Lic.
Margarito Chvez
Jefe de Servicios
Gamma SA
Posadas 1584, 5to. piso,
Cdigo Postal N 1112
Chiclayo
Intermediario
Atencin: Sr. Pedro Salas, Tcnico de Servicios
(elemento opcional)
Asunto
(elemento
Asunto: Alquiler de equipos
opcional)
Referencia (elemento
Referencia: RRPP235/06 (Carta de publicidad de Gamma SA, del 23.05.2009)
opcional)
Cuerpo
Me dirijo a Ud. para solicitar un presupuesto por el alquiler de equipamiento
tcnico y servicios que se detallan a continuacin, con motivo de la
organizacin de las Jornadas de Actualizacin Impositiva que organiza esta
empresa, por realizarse los das 20, 21 y 22 del mes en curso.
Los equipos y servicios por contratar son los siguientes:
pantalla gigante para proyeccin de video;
tres equipos de TV y tres videocaseteras;
grabacin y edicin de un video de 60 minutos;
un operador de video.
Para efectos de ajustar los detalles de la contratacin, pueden comunicarse con
la Srta. Wendy Galarza al telfono 343-1154.
Adjuntos
(elemento
Adjunto: Trptico publicitario de las Jornadas de Actualizacin Impositiva
opcional)
Saludo
Cordialmente
Firma, aclaracin
y
cargo
Mara Elena Saldvar
Lic. Mara Elena Saldvar
Gerente de Publicidad
Copias
(elemento
CC: Juan Peralta, Gerente General; Mariella Prez, Gerente de Ventas; y
opcional)
Mauricio Jurez, Jefe de Logstica.
Posdata
(elemento
PD: Les ruego elevar el presupuesto solicitado antes del da 12 de agosto.
opcional)
Iniciales
del
responsable
y
de
quien digit
MES/sp
La resolucin: definicin, partes y modelo
Es el documento que contiene la decisin de la autoridad competente acerca de un

determinado asunto o materia, de acuerdo con el cumplimento y observancia de la
normatividad (leyes, estatutos, reglamentos, directivas, etc.) y en razn de las
necesidades de la gestin de la entidad.
Partes de la resolucin
Membrete
Nmero de resolucin
Lugar y fecha
Vistos (antecedentes para la resolucin)
Considerandos (argumentos de la resolucin)
Se resuelve (resolucin propiamente dicha)
Regstrese, comunquese y publquese
Firmas y cargos de las autoridades competentes

97
Membrete
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CIENCIAS Y ARTES
RECTORADO
Nmero
de
RESOLUCIN RECTORAL N 1477/10
resolucin
Lugar y fecha
Lima, 26 de septiembre de 2010
Vistos
(mencin
VISTOS
de
los
1. Mediante el Oficio N 12-74-CE, de fecha 12 de agosto de

antecedentes)
2010, el Dr. Jaime Reque Galarza, Presidente de la Comisin
Estatutaria de la Universidad, solicita la aprobacin del
Estatuto de la Universidad.
El oficio referido es acompaado del Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias

y Artes, aprobado en la sesin de la Comisin, con fecha 10 de agosto de 2010.
Considerandos
CONSIDERANDOS
(argumentos de 1. La Comisin Estatutaria de la Universidad Nacional de

la resolucin) Ciencias y Artes fue constituida por Resolucin Rectoral N
78/97, con fecha 27 de septiembre de 2009.
La Comisin Estatutaria de la Universidad ha cumplido con la tarea encargada y esta se

halla en concordancia con lo establecido por el Consejo Universitario en la sesin del
18 de agosto de 2010.
Se
resuelve
SE RESUELVE:
(resolucin
propiamente
Artculo 1
dicha)
Se aprueba el Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias y
Artes, que forma parte de la presente Resolucin.
Artculo 2
Se debe publicar el estatuto en el diario oficial El Peruano.
Artculo 3
Se debe dar por vigente el estatuto a partir del da siguiente de su
publicacin.
Regstrese,
Regstrese, comunquese y publquese.
comunquese
y
publquese
Firmas
y
cargos
Carlos Gastelo Len
Rosa Prez Flores
de
las
DR. CARLOS GASTELO
DRA. ROSA PREZ
autoridades
LEN
FLORES
competentes
RECTOR
SECRETARIA
GENERAL
El correo electrnico
El correo o mensaje electrnico es, en la actualidad, uno de los medios a los que ms
se recurre para la comunicacin empresarial interna o externa. Hasta cierto punto, ha
desplazado al memorando y, cada vez con ms nitidez, a la carta empresarial.
Partes del correo electrnico
Elementos externos
Remitente (encabezado por De:)
Destinatario(s) (encabezado por Para:)
Destinatario(s) con copia (encabezado por CC:)
Destinatario(s) con copia oculta (encabezado por CCO:)
Asunto o tema (encabezado por Asunto:)
Adjuntos (opcional)
Elementos internos
Vocativo de encabezamiento
Cuerpo del mensaje (o mensaje propiamente dicho)
Saludo de despedida
Firma digital (opcional)
Nombre y cargo del remitente
Informacin institucional complementaria (opcional)

99
MODELO DE CORREO ELECTRNICO
De
:
Rosa Elvira Madueo Gonzlez <remg@todolibros.com.pe>
Para
:
Jos Girn <josegiron@todolibros.com.pe>
CC
:
Jos Carrin <jcarrion@todolibros.com.pe>
CCO
:
Asunto
:
Graves incidentes en tienda del Jockey Plaza
Adjuntos
:
Estimado Ing. Jos Girn:
El Gerente General, Dr. Jos Carrin, me ha manifestado su molestia respecto a dos

incidentes suscitados en la tienda del Jockey Plaza, actualmente bajo su jefatura. La
semana pasada, un cliente ha sido maltratado (tratado despectivamente) en dos

oportunidades y por dos vendedoras distintas. El cliente, obviamente incmodo,
sospecha que ese trato deplorable refleja una actitud racista (el cliente en mencin se
reconoce como mestizo con acentuados rasgos indgenas).
Como Ud. comprender, Ing. Girn, de ser cierto que, en esta tienda, se practica un
anacrnico y totalmente inadecuado racismo, la imagen de Todolibros, SRL estara
comprometida y perjudicada. Por esa razn, en nombre del Gerente General, le exijo que
realice, de inmediato, las siguientes tres acciones: tome las precauciones necesarias para
que ningn incidente de esta naturaleza se vuelva a repetir; realice la investigacin
correspondiente y, si fuera necesario, despida a las dos vendedoras involucradas en los
sucesos; y, finalmente, realice la capacitacin que sea requerida para que el personal a su
cargo no incurra en errores como los que motivan este mensaje.
Atentamente
Rosa Elvira Madueo Gonzlez
Lic. Rosa Elvira Madueo Gonzlez

Jefa de Marketing y Publicidad
Todolibros, S.R.L.
Alcanfores 666, Miraflores,

Lima 18
Telfono 234-5678, Anexo 2345
Patricia Valderrama. Reproducido con permiso de la autora
El oficio: definicin, partes y modelo
Es un documento con carcter oficial dirigido por una o ms personas naturales con
personera jurdica a un destinatario que puede ser persona natural o jurdica, con la
finalidad de trasmitir una informacin institucional.
Partes del oficio

Membrete
Nombre oficial del ao
Lugar y fecha
Destinatario
Asunto (*)
Referencia (*)
Cuerpo
Adjuntos (*)
10.Saludo
11.Firma(s), aclaracin(es) y cargo(s) 12.Iniciales del responsable y de quien digit

101
Membrete
Cdigo de
identificacin
Nombre oficial
del ao
Lugar y fecha
Destinatario
Asunto (elemento
opcional)
Adjuntos
Referencia
(elemento
opcional)
Cuerpo
(elemento
opcional)
MODELO DE OFICIO
Saludo
Firma(s),
aclaracin(es) y
cargo(s)
Superintendencia de
Asuntos Legales
OFICIO 123-2009-SAL-OI
Ao de la Unin Nacional Frente a la Crisis Externa
Lima, 2 de agosto de 2009
Dr. Rudecindo Gmez Arnao

Presidente de la Junta de Jueces del Per
Asunto: Entrada en vigencia de la Directiva 423-890-02/08/2009SAL
Referencia: Directiva 423-890-02/08/2009-SAL
Mediante el presente oficio, hago de su conocimiento formal la

entrada en vigencia de la Directiva 423-890-02/08/2009-SAL a
partir del 1 de septiembre de 2009. Como es de conocimiento
pblico, dicha Directiva fue aprobada por los estamentos legales
y constitucionales correspondientes y su carcter de
obligatoriedad rige para todos los organismos del Estado.
Por otro lado,

hago saber que
todos los entes
gubernamentales
podrn contar con
la colaboracin de
nuestra
Superintendencia
para implementar
adecuadamente la
Directiva. Para
ello, pongo a su
disposicin, de
forma gratuita, la
asesora continua
de un experto de
nuestra entidad y
con las
capacitaciones que
sean necesarias
durante el primer
semestre de
entrada en
vigencia de la
Directiva.
Adjuntos: Cuatro (4)

Directiva 423-890-02/08/2009-SAL
Copia del Comunicado 495-2009 del Congreso de la Repblica
Informacin institucional de SAL sobre el servicio de asesora
Informacin institucional de SAL sobre el servicio de

capacitaciones
Atentamente
Liliana Funes Marechal

Marchinares
Lic. Liliana Funes Marechal
Superintendente General
Pepe
Ing. Pepe Marchinares
Superintendente Adjunto
Copias (elemento CC: Econ. Julio del Salto, Tesorero; Dra. Mara Paz Gonzlez
opcional) Echevarra, Administradora General; y Abog. Jos Matas,
Secretario General
Iniciales del responsable y de PM/jp quien digit

103
El memorando: definicin, partes y modelo
El memorando
Es la comunicacin escrita dirigida de

persona a persona o de organismo a
organismo, de circulacin interna
empresarial, que se enva con mensajero en el
mbito local y por correo o fax a lugares
distantes.
Partes del memorando

Membrete
Destinatario
Emisor
Asunto o referencia
Destinatarios con copia (*)
Lugar y fecha
Cuerpo
Adjuntos (*)
Saludo
Firma, aclaracin y cargo
Iniciales del responsable y de quien digit

104
MODELO DE MEMORANDO 1
Membrete
ORGANIZACIN CONCORDIA Y FUTURO, SA
Cdigo
de
DAL 081/10
identificacin
Destinatario
A:
Lic. Miguel Miranda
Director de Recursos Humanos

Emisor
DE:
Dr. Fernando Montero
Director de Asuntos Legales

Asunto o referencia
ASUNTO:
Actualizacin de conocimientos sobre convenios
colectivos de trabajo, leyes laborales y directivas

Destinatarios
con
CC:
Ing. Arturo Ramos, Gerente General; Ing.
copia (opcional)
Federico Garca, Jefe de Personal

Lugar y fecha
FECHA:
San Isidro, 24 de noviembre de 2010
____________________________________________________________
Cuerpo
De acuerdo con lo conversado oportunamente en la reunin de Directorio
ltima, he programado, con mis colaboradores ms directos, reuniones
quincenales con el personal de su rea para cumplir con el objetivo de
actualizar los conocimientos sobre convenios colectivos de trabajo, leyes
laborales y directivas.
Adjuntos (elemento
Adjuntos: 2 (Dos documentos: 1. Temario de las reuniones y 2. Calendario)
opcional)
Saludo
Atentamente
Firma, aclaracin y
cargo
Fernando Montero
Dr. Fernando Montero
Director de Asuntos Legales
Iniciales
del
FM/et
responsable y
de
quien digit
105
MODELO DE MEMORANDO 2
Membrete
FRIGORFICOS ASOCIADOS, SRL
Cdigo
de
JM067/10
identificacin
Destinatario
A:
Dr. Camilo Ruiz
Emisor
DE:
Dra. Patricia Ruiz de Somocurcio
Jefa de Marketing
Asunto
o
ASUNTO:
Viticos para el personal de Marketing

referencia
Lugar y fecha
FECHA:
Lima, 3 de junio de 2010
_______________________________________________________________
Cuerpo
El personal del rea de Marketing, bajo mi jefatura, me ha solicitado
reiteradamente la actualizacin de los montos de los viticos que se les asignan en sus viajes por
el interior del pas. Ocurre que, con estos viticos, no alcanzan a cubrir razonablemente los gastos
de alojamiento y estada en los lugares donde deben desempear su labor.
Hice algunas averiguaciones y, en efecto, dichos viticos son insuficientes para cubrir los gastos.
Por esa razn, solicito el incremento, en 25%, de los viticos actuales. Estoy dispuesta a presentar
las evidencias que refuercen esta necesidad urgente.
SaludoCordialmente
Firma,
aclaracin
Patricia Ruiz de Somocurcio
cargo
Dra. Patricia Ruiz de Somocurcio Jefa de Marketing
Iniciales del PRS/wm responsable y
de quien digit

106
El acta: definicin, partes y modelo
Es el documento administrativo en el que se registra o se narra lo sucedido y lo

acordado en reuniones de distinta naturaleza y que lleva la firma de las personas que
intervinieron.
Partes del acta

Membrete
Nmero de acta
Lugar, fecha y hora de comienzo de la reunin
Listado de los miembros asistentes y de los ausentes estos ltimos con su

justificacin. Mencin del presidente de la reunin
Objeto de la reunin
Sntesis de las exposiciones, deliberaciones y decisiones. Resultado de la votacin y

explicitacin de las razones de los votantes para definirse a favor, en contra o
abstenerse
Registro de los hechos o planteos que surjan en la reunin y que no tengan que ver
con el tema principal: postergaciones, interrupciones, retiro de algunos de los
miembros o incorporacin de nuevos miembros, y nuevos temas por tratar
Todo aviso referido a una prxima reunin
Hora de finalizacin de la reunin
Firma de los presentes

107
MODELO DE ACTA
Membrete
Alpha SA
Cdigo de
DIR3598
identificacin
Nmero de acta
Acta N 212
Lugar, fecha y hora
En Monterrico, Av. Primavera 1315, Monterrico, el 16 de enero
de
comienzo
de
la
de 2010, a las 16:00 horas, se realiza sesin del Directorio de
reunin
ALPHA SA
Listado
de
los
Se renen el Vicepresidente de la Empresa, Dr. David Acosta; el
miembros
asistentes
Gerente de Capacitacin, Lic. Jos Luis Estvez; el Director de
y de los
ausentes
Recursos Humanos, Lic. Nicols Basalda;

y
el Director
de
estos ltimos con su
Comercializacin, Dr. Ernesto Ferrara, bajo

la
presidencia
del
justificacin.
primero de los citados. Se encuentra ausente, con permiso, el
Mencin
del
presidente
de
la
Presidente del Directorio por motivo de viaje al exterior.
reunin
Objeto de la reunin
El objeto de la sesin es considerar el Plan de Capacitacin para
el Personal de Ventas, elaborado por el Departamento de
Capacitacin para el segundo semestre del ao 2010.
Sntesis
de
las
Inicia la reunin el Vicepresidente, quien expresa que el plan ha
exposiciones,
sido elaborado por el Departamento de Capacitacin tomando en
deliberaciones
cuenta el planeamiento estratgico de ventas para el ao prximo,
decisiones. Resultado
la aparicin de nuevos productos competitivos, las
de
la
votacin
y
explicitacin
de
las
investigaciones sobre demandas del mercado y los nuevos
razones
de
los
programas de cursos de ventas probados por empresas lderes en
votantes
para
el pas y en el exterior. A continuacin, solicita al Gerente de
definirse
a
favor,
en
Capacitacin que exponga los detalles del plan, quien as lo hace
contra o abstenerse
y somete a consideracin de los presentes dicho proyecto. Toma
la palabra el Director de Comercializacin, quien efecta
consideraciones sobre el calendario de cursos propuesto y solicita
que se dicten en los meses de abril-mayo y no en junio-julio,
como est proyectado, debido a que el Personal de Ventas bajo su
dependencia debe estar capacitado en las nuevas tcnicas lo antes
posible. Acto seguido, toma la palabra el Gerente de
Capacitacin, quien objeta esta propuesta debido al hecho de que
las vacaciones anuales de los instructores de los cursos fueron
programadas para los meses de abril y mayo. A continuacin, el
Vicepresidente consulta al Director de Recursos Humanos sobre
esta posibilidad, quien desestima la propuesta de postergacin de
las vacaciones anuales del personal en temporada veraniega
debido a potenciales conflictos que podra acarrear esta medida.
Registro
de
los
En uso de la palabra, el Vicepresidente propone volver a
hechos
o
planteos
considerar el calendario con el Presidente del Directorio a su
que
surjan
en
la
regreso y somete a votacin la aprobacin de los restantes puntos
reunin
y
que
no
del plan. Sometida la mocin a votacin, con

la salvedad
de
tengan que ver con el
tema
principal:
postergar la aprobacin del calendario, se aprueba el plan por
postergaciones,
unanimidad.
interrupciones, retiro
de algunos de
los
miembros,
incorporacin
de
nuevos
miembros y
nuevos
temas
por
tratar
Todo aviso referido a
Se conviene en que la prxima reunin de Directorio se realice el
una prxima reunin
da 18 de febrero prximo a la misma hora.
Hora de finalizacin
Sin ms asuntos que tratar, se levanta la reunin a las 18:00
de la reunin
horas.
Firma
(manuscritas)
de los presentes
David Acosta, Jos Luis Estvez,

Nicols
Basalda, Ernesto Ferrara

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Lima, septiembre de 2011

Redaccin Administrativa constituye el material de estudio y trabajo del curso

Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorizacin

Copyright 2011 por Pal Llaque

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institucionales a partir de modelos estandarizados y eficientes.

La carta empresarial: definicin, partes y modelos

Partes de la carta empresarial

Iniciales del responsable y de quien digit

(*) = Elementos opcionales

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AMBULANTES UNIDOS JAMS SERN VENCIDOS, SA

Monterrico, 23 de octubre de 2010

Jorge Ninapayta de la Rosa

Instalaciones Frigorficas Modernas

Estaciones Reunidas 325

Atencin: Srta. Elizabeth Rodrguez

Me dirijo a Ud. para informarle que la instalacin de 42 m de

mobiliario frigorfico realizado por su empresa en nuestra cadena

de bares y confiteras, en enero del ao en curso, est brindando

Ante la inminencia de la apertura de un centro comercial de

nuestra propiedad, tambin en este distrito, tengo sumo inters en

realizar la climatizacin con equipos de aire acondicionado de

Para tal efecto, solicito a Ud. que disponga la urgente visita a

nuestra organizacin del Sr. Pablo Ruiz, el tcnico de su

compaa que supervis las obras anteriores, para que realice un

proyecto en nuestras instalaciones y elabore un presupuesto.

Adjuntos (elemento opcional)

Pal Llaque. Redaccin Administrativa 95

ORGANIZACIN COMUNICANTE SRL

Lima, 2 de agosto de 2009

Posadas 1584, 5to. piso,

Cdigo Postal N 1112

Atencin: Sr. Pedro Salas, Tcnico de Servicios

Me dirijo a Ud. para solicitar un presupuesto por el alquiler de equipamiento

tcnico y servicios que se detallan a continuacin, con motivo de la

organizacin de las Jornadas de Actualizacin Impositiva que organiza esta

empresa, por realizarse los das 20, 21 y 22 del mes en curso.

Los equipos y servicios por contratar son los siguientes:

pantalla gigante para proyeccin de video;

tres equipos de TV y tres videocaseteras;

grabacin y edicin de un video de 60 minutos;

Para efectos de ajustar los detalles de la contratacin, pueden comunicarse con

la Srta. Wendy Galarza al telfono 343-1154.

Mara Elena Saldvar

Lic. Mara Elena Saldvar

Mauricio Jurez, Jefe de Logstica.

Pal Llaque. Redaccin Administrativa 96

La resolucin: definicin, partes y modelo

Es el documento que contiene la decisin de la autoridad competente acerca de un

Pal Llaque. Redaccin Administrativa

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CIENCIAS Y ARTES

1. Mediante el Oficio N 12-74-CE, de fecha 12 de agosto de

Estatutaria de la Universidad, solicita la aprobacin del

El oficio referido es acompaado del Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias

(argumentos de 1. La Comisin Estatutaria de la Universidad Nacional de

78/97, con fecha 27 de septiembre de 2009.

La Comisin Estatutaria de la Universidad ha cumplido con la tarea encargada y esta se

Se aprueba el Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias y

Artes, que forma parte de la presente Resolucin.

Se debe publicar el estatuto en el diario oficial El Peruano.

Se debe dar por vigente el estatuto a partir del da siguiente de su

Regstrese, comunquese y publquese.