Por: Eduardo Mercado Villarn

Abogado asociado del rea Laboral de Miranda & Amado

Ante un eventual proceso judicial laboral resulta comn que el juez exija al empleador la exhibicin
documentacin como la planilla de pagos, boletas de pago firmadas, liquidaciones de utilidades,
beneficios sociales, o de CTS, u otro documento similar a pesar de que pudiera tener ms de 5 aos
antigedad; y es ms comn que el abogado patrocinador se entere que dichos documentos
destruyeron, se perdieron, se quemaron o simplemente no se logran encontrar.

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Sin embargo, en muchos casos, dichos documentos son la nica forma de demostrar que un empleador
no mantiene deuda alguna con algn trabajador o ex trabajador; y los jueces laborales los exigen por
considerar que el empleador se encuentre en posicin inmejorable para demostrar que cumpli con sus
obligaciones.
En ese sentido, resulta importante tener presente las obligaciones legales vigentes relacionadas con la
conservacin de documentos tanto en el mbito laboral, tributario y previsional:
En el mbito laboral el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los empleadores estn obligados a
conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes hasta 5 aos despus de
efectuado el pago, a excepcin de las planillas de remuneraciones que debern ser remitidas a la Oficina
de Normalizacin Previsional (ONP).
En concordancia con lo anterior, el artculo 5 del Decreto Ley 25988, Ley de Racionalizacin del Sistema
Tributario Nacional y de la Eliminacin de Privilegios y Sobrecostos, establece que las empresas,
cualquiera que sea su forma de constitucin y siempre que no formen parte del Sector Pblico Nacional,
estn obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo
de su actividad empresarial, por un perodo que no exceder de cinco (5) aos contados a partir de la
ocurrencia del hecho o la emisin del documento o el cierre de las planillas de pago, segn sea el caso.
Por tanto, pasado el plazo de cinco (5) aos, las empresas pueden disponer de dichos documentos para
su reciclaje o destruccin.
En el mbito tributario, el artculo 87 del Cdigo Tributario establece que los deudores tributarios estn
obligados a conservar los libros y registros, sean llevados en sistema manual o mecanizados, as como
los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de
obligaciones tributarias, mientras el tributo no est prescrito (4 aos, 6 aos si no se declar, y 10 aos si
se retuvo y no se pag), lo que incluye a documentos relacionados con la obligacin de aportar al Sistema
de Seguridad Social en Salud (EsSalud), y la retencin y pago del aporte al Sistema Nacional de
Pensiones (ONP) y del Impuesto a la Renta de quinta categora.
En vista de las regulaciones reseadas, y ante un eventual proceso judicial laboral en el que se exija
presentar documentacin antiguos para acreditar el cumplimiento de obligaciones, se deber tener
presente las siguientes recomendaciones:
1.

Una vez trascurrido el plazo de 5 aos se deber remitir las planillas de pago a la ONP, y conservar
el documento que acredite dicha remisin.

2.

Es recomendable que los la destruccin, reciclaje o almacenamiento de documentos, consten en

un documento que otorgue certeza sobre los mismos (acta notarial, contratos de almacenamiento,
etc.).

3.

Respecto a los tributos, aportes y contribuciones, se debe tener presente el plazo de prescripcin
aplicable a cada uno, a fin de determinar el tiempo por el que se debe conservar los documentos
relacionados con los mismos.

4. Resulta de vital importancia tener presente las recomendaciones acotadas, ya que con la entrada
en vigencia de la Nueva Ley Procesal del Trabajo, resulta probable que el criterio existente que el
empleador se encuentra en mejor capacidad de probar el cumplimiento de sus obligaciones tome
mayor fuerza.