DIRECTIVA N 003-2015- MDZ-A.

"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL OTORGAMIENTO,
UTILIZACIN, RENDICION Y CONTROL DE FONDOS BAJO LA
MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS A PERSONAL DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ZURITE"
I.

FINALIDAD
1.1. Regular el requerimiento, autorizacin, otorgamiento,
control de fondos bajo la modalidad de Encargos Internos.

utilizacin, rendicin y

1.2. Contribuir al logro de los objetivos y metas previstos en el Plan de Operativo y

Presupuesto Municipal

II.

III.

. OBJETIVO
2.1

Establecer normas y procedimientos para dotar de recursos econmicos a las

Gerencia, Sub Gerencias, Oficinas y dependencias que lo ameriten, para la
atencin oportuna de los gastos por concepto de bienes y servicios (excepto bienes
de capital) que requieran la ejecucin de una actividad y/o proyecto, que por su
naturaleza, excepcionalidad y razones de urgencia, no sea factible adquirir o
contratar en condiciones de oportunidad y lugar de entrega requeridos, a travs de
los procedimientos regulares.

2.2

Establecer
normas y procedimientos
para la modalidad
de Encargo
Interno (Anticipo) su adecuado uso y la rendicin de cuentas por parte de los
usuarios de dichos fondos.

2.3

Precisar las normas y limitaciones a que debe sujetarse la utilizacin de dichos

. BASE LEGAL
3.1

Constitucin Poltica del Per.

3.2

Ley N28693 "Ley General del Sistema Nacional de Tesorera"

3.3

Ley N 28411 "Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto"

3.4

Ley N 30115 "Ley del Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Publico
para el Ao Fiscal 2014".

III.5

Ley N 30114"Ley

de Presupuesto del Sector Publico para el ao fiscal 2014"

3.6

Ley N 28112 "Ley Marco de la administracin financiera del sector pblico"

3.7

Ley N 27785 "Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora

General de la Repblica".

3.8

Resolucin de Contralora N 320-2006-CG "Normas de Control Interno".

3.9

Ley de contrataciones del Estado, aprobada mediante D.L. N 10 17.

3.10 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante D.S.N

184-2008-EF.
3.11 Resolucin Directoral N 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva N 0012007- EF/77.15 2 "Directiva de Tesorera".
3.12 Resolucin N 007-99/ SUNAT Y sus modificatorias.

IV.

AMBITO DE APLICACION.4.1

V.

La presente Directiva es de aplicacin a todos los, funcionarios y servidores

nombrados que, por designacin del nivel competente administren fondos
otorgados bajo la modalidad de Encargos Internos a Personal de la Institucin
Municipal , as como de aquellos que autoricen o tramiten el requerimiento,
asignacin, utilizacin, rendicin y control de dichos fondos.

DISPOSICIONES GENERALES.5.1

El otorgamiento de fondos bajo la modalidad de Encargos Internos es de

carcter excepcional, atendindose a la naturaleza de determinadas funciones al
adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales,
as como a las
condiciones
y caractersticas
de ciertas tareas y trabajos o a restricciones
justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En
este ltimo caso, previo informe de la Subgerencia de Logstica. Por lo tanto, la
Unidad Orgnica solicitante deber sealar el carcter excepcional de su pedido,
considerando toda vez que la Subgerencia de Logstica es la encargada de las
adquisiciones en forma normal y cotidiana.

5.2

Los fondos, sern otorgados al Titular de la Unidad Orgnica requirente o a quien

ste delegue. La delegacin no exime al Titular de la Unidad Orgnica, de la
responsabilidad que le compete por el manejo, utilizacin y rendicin del Encargo
Interno.

5.3

Los fondos de Encargos otorgados al personal de la Municipalidad Distrital de

Zurite se destinan solamente a la adquisicin de bienes y contratacin de
servicios, para ser utilizados en las actividades y/o proyectos que ejecute la Entidad
Municipal.

5.4

El monto mximo a solicitar mediante la modalidad de Encargos Internos es de tres

(03) Unidades Impositivas tributarias vigentes.

5.5

VI.

El monto mximo de cada gasto a rendir mediante factura, boleta de venta, etc. no
debe exceder el importe de una (O 1) Unidad Impositiva Tributaria vigente, monto
mximo para adquirir sin proceso de seleccin alguna. El servidor responsable del
Encargo Interno realizar la retencin por detraccin a los sujetos rendidos,
debiendo realizar los depsitos de las retenciones dentro de las fechas establecida
por Ley.

SOLICITUD DE ENCARGOS INTERNOS

6.1

Para solicitar un encargo, se deber llenar debidamente el formato de solicitud de

Encargo Interno (Anexo 01)
El formato de solicitud de Encargo al Personal de la Entidad Municipal, debe contar
con el V B de la Gerencia Municipal. Asimismo, en el caso de adquisicin de
bienes, remitirn dicho encargo a la Oficina de Logstica a fin de que certifique con
su V B que el pedido no se encuentra en los Stocks de Almacn.

VII.

PROCEDIMIENTOS

7.1

Requerimiento
7.1.1. La Unidad Orgnica que requiera Encargos Internos, presenta ante la
Gerencia, con una anticipacin mnima de 48 horas, salvo excepciones
autorizadas por la Gerencia Municipal, el requerimiento de los bienes y/o
servicios necesarios para el desarrollo o ejecucin de un proyecto y/o
actividad autorizado, que deba ser atendido bajo la modalidad de Encargo
Interno adjuntando para tal fin lo siguiente:
- Formato de SOLICITUD DE ENCARGO INTERNO A PERSONAL DE
LA INSTITUCION MUNICIPAL, debidamente llenado.
- Programa de la Actividad o Proyecto y presupuesto a nivel de especficas
del gasto.
- Detalle de los bienes y servicios que conforman el presupuesto, indicando
el costo estimado y la especfica del gasto de cada uno de ellos.
- Apellidos y Nombre del Solicitante / Encargado.
7.1.2.

La Oficina de Presupuesto verifica de inmediato en el aplicativo

Informativo SIAF -GL que la actividad o proyecto al que se afectarn
los gastos cuente con la disponibilidad Presupuestal, dando la conformidad
segn corresponda.

7.1.3.

De
no
contar
con
disponibilidad
Presupuestal
la Oficina de
Presupuesto comunicar a la Unidad Orgnica solicitante para que sta
efecte la solicitud de modificacin
presupuestaria
conforme a la
normatividad vigente.

7.2

Autorizacin
7.2.1. De estar conforme y de contar con la disponibilidad financiera, la Gerencia
autoriza el otorgamiento del Encargo Interno mediante RESOLUCION DE
GERENCIA O ALCALDIA, indicando, los conceptos
del
gasto,
sus
montos
mximos,
perodo de duracin del encargo y la persona
responsable de su manejo y rendicin, para luego remitirlo a la Oficina de
Contabilidad para que registre el compromiso Presupuestal y devengado en
el SIAF-GL.
7.2.2. La Oficina de Contabilidad la remite a la O f i c i n a de Tesorera, para el
giro correspondiente.
7.3

Otorgamiento
7.3.1.

7.4

La Oficina de Tesorera , procede a emitir el comprobante de pago, girar y

entregar el cheque a nombre de la persona responsable del Encargo Interno.

Utilizacin
7.4.1. El Encargado del manejo del Encargo Interno, adquiere los bienes y contrata
los servicios, con criterio de austeridad y racionalidad.
7.4.2. Las condiciones o requisitos de los actos administrativos propios de la
ejecucin del gasto que es materia del encargo en el marco de los
procedimientos y plazos establecidos, se sujetan a travs de la normatividad
Presupuestal y de Tesorera vigentes.
7.4.3. El responsable del manejo del Encargo Interno atiende el pago de los bienes
y servicios requeridos, sin exceder los lmites autorizados por la especfica
del gasto, y dentro del perodo de ejecucin de la actividad y/o proyecto.
7.4.4. La sustentacin de los gastos se efecta con los comprobantes de pago:
factura, boleta de venta y otros comprobantes de pago establecidos por la
SUNAT en el Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolucin N 00799/ SUNA T y sus modificatorias, teniendo responsabilidad directa el
encargado del manejo del fondo de consignar informacin de proveedores
que no presenten consistencia, veracidad y confiabilidad durante la
ejecucin del gasto. El encargado efecta el desembolso respectivo, y
estampa inmediatamente en el documento el sello restrictivo "PAGADO
EL ...... (Fecha de pago)" ....que ser proporcionado por la Oficina de
Tesorera.
7.4.5. La recepcin de los bienes y servicios debe acreditarse mediante la firma,
nombre y sello del Jefe de la Unidad Orgnica de Almacn en seal de
conformidad, en los respectivos comprobantes de pago del gasto.
7.4.6. No est permitido el pago de gastos que no estn autorizados expresamente
por la Gerencia Municipal.
7.4.7. El responsable del manejo del Encargo Interno no podr delegar a otras
personas la ejecucin del Encargo bajo responsabilidad administrativa.

7.5

Rendicin
7.5.1.

El encargado del manejo del Fondo elaborar y presentar

ante la Oficina de Contabilidad, la rendicin de cuentas
debidamente documentada de los gastos efectuados dentro de
un plazo mximo de tres (03) das hbiles despus de
concluida la actividad materia del encargo. La rendicin
de los encargos se efectuar nicamente en el formato
RENDICION DE CUENTA DE ENCARGOS INTERNOS
(Anexo 02).

7.5.2.

Los gastos que se efecten con fondos de Encargos Internos

se sustentan, con documentos autorizados por la Ley General
de Presupuesto,
la Ley Anual
de Presupuesto
y la
Directiva Anual de Tesorera,
debern ser documentos
originales.

7.5.3. Los documentos sustentatorios, cuando corresponda, deben

cumplir los requisitos
exigidos
por la SUNA T de
acuerdo al Reglamento de Comprobantes
de
Pago,
Resolucin N 007 -99/ SUNA T y sus modificaciones,
ser emitidos a nombre de la MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE ZURITE, consignando
el RUC de La
Municipalidad N "20159309003", no debern de presentar
enmendaduras, borrones ni correcciones y estar debidamente
"cancelados".
7.5.4. Todos los documentos sustentatorios del gasto deben contar con
el V B y Sello del Titular de la Unidad Orgnica que solicit
los fondos del Encargo Interno, as como de la Gerencia Municipal.
7.5.5. Al reverso de cada comprobante de pago (factura, boleta de
venta, etc), constar la conformidad (firma y sello) de la
recepcin de los bienes y servicios por parte de la Unidad
Orgnica que rinde el encargo.
7.5.6. El saldo no utilizado del Encargo Interno ser devuelto a la Oficina
de Tesorera en el mismo plazo indicado en el numeral 7.5.1. El
recibo de caja que acredita dicha devolucin deber ser
presentado como parte de la Rendicin de Cuentas, el mismo que
deber tramitarse el Formato T6 para la devolucin
correspondiente.
7.5.7.

La Oficina de Tesorera depositar el saldo no utilizado del

encargo interno, en la misma cuenta corriente de origen dentro
de las 24 horas de recepcionado el mismo mediante el Formato
T6. Est terminantemente prohibido utilizar dicho saldo para
otros fines.
7.5.8. La Oficina de Contabilidad revisar y dar conformidad a la
rendicin de cuentas, verificando la documentacin sustentatoria del
gasto de acuerdo a los conceptos y monto total autorizados. De
no encontrarse conforme, proceder
a su devolucin al
Responsable
del Encargo Interno, para la regularizacin
respectiva en un plazo no mayor de 24 horas.
7.5.9.

La rendicin de los Gastos por partida especfica se sujetar de

acuerdo a lo autorizado en la Resolucin de la Gerencia o
Alcalda segn lo establecido en la Base Legal de la presente

Directiva.

7.6

Registro
7.6.1.

La Oficina de Contabilidad llevar el registro y control de los

fondos bajo la modalidad de Encargos Internos, hasta su
liquidacin.

7.6.2. La Oficina de Contabilidad realizar el registro contable de la

fase de Rendicin en el sistema SIAF- GL.
7.6.3.

La Oficina de Contabilidad archivar la rendicin de cuentas

del Encargo Interno.

7.6.4. La Oficina de Contabilidad

informar a la Gerencia
M u n i c i p a l , los casos de incumplimiento
de rendir
cuentas en Encargos Internos.
7.6.5. NO PROCEDE, la entrega de nuevos Encargos Internos a
personas que tienen pendientes la rendicin de cuentas o
devolucin
de
montos
no utilizados
de Encargos
anteriormente otorgados.
7.7 Control
7.7.1.La autorizacin del gasto con cargo a Encargos Internos,
corresponde a la Jefatura inmediata superior de la Unidad
Ejecutora requirente y debe ejercer dicha facultad con criterio
de austeridad y racionalidad,
siendo responsable de las
adquisiciones de bienes y servicios que autoricen.
7.7.2. El encargado del manejo del Encargo Interno, es el responsable
de que los gastos que se efecten con cargo a dichos
recursos se encuentren debidamente autorizados y justificados,
y que correspondan a los aprobados por la Gerencia Municipal
que autoriza y otorga el Encargo Interno.
7.7.3. Corresponde a las Gerencias, Oficinas Generales, Sub
Gerencias. Oficinas responsables del sistema administrativo,
la funcin de realizar el control previo y concurrente de todos
los gastos efectuados con Encargos Internos.
7.8
Medidas Disciplinarias
en caso de incumplimiento
de
Rendicin de Cuentas sealada en el numeral 7.5 de la presente
Directiva, de acuerdo a la normativa sancionadora
legal vigente.
7.8.1. Vencido el plazo de tres (03) das hbiles, establecidos en el
numeral 7.5.1, La Oficina de Contabilidad, dar cuenta a la
Gerencia Municipal que el encargado no ha cumplido con
su rendicin dentro de los plazos establecidos,
con la
finalidad de dar cumplimiento al numeral 7.6.5.

7.8.2. La Gerencia Municipal notificar al infractor dando un plazo de

24
horas para que cumpla con la rendicin, caso
contrario informar
a la Comisin
Especial
de Procesos
Administrativos
Disciplinarios
para que proceda con las
sanciones que amerite, sin perjuicio de las acciones civiles y
penales de ser el caso.

VIII.

LIMITACIONES

8.1. La asignacin de fondos por encargo interno, no podr ser utilizada

para el pago de remuneraciones,
adelantos, prstamos, compra
de activos fijos, capacitaciones, alquiler de bienes muebles e
inmuebles, honorarios profesionales ni servicios personales,
bajo responsabilidad del funcionario solicitante.
IX.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

9.1.

La Gerencia Municipal y la Oficina de Contabilidad, evaluarn

el cumplimiento estricto de lo precisado en la presente Directiva,
informando a las instancias respectivas segn corresponda.

9.2.

La presente Directiva entrar en vigencia a partir del da siguiente

de su aprobacin.
Zurite, 12 de Enero del 2015