UNIVSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

GERENCIA DE PROYECTOS

Uno de los enfoques ms sistemtico y estructurado sobre el Project Managment; es el

denominado Areas del Conocimiento ha elaborado por PMI (PMI-BOK, 2004):
INTEGRACION DEL PROYECTO: estudia las
necesidades de coordinacin entre los diferentes
elementos, para ello el uso de la planificacin es
esencial.

DEFINICION Y ALCANCE DEL PROYECTO: tiene

por objetivo asegurar el trabajo para terminar el
proyecto con xito.

PLAZOS DEL PROYECTO: trata de conseguir que

el proyecto termine en el plazo establecido .

COSTOS DEL PROYECTO: tiene por objetivo que

el proyecto concluya con el presupuesto
asignado.

CALIDAD DEL PROYECTO: procesos necesarios

para asegurar que el proyecto cubra las
necesidades y especificaciones para las que fue
desarrollado.

RECURSOS
HUMANOS
DEL
PROYECTO:
optimizar el aprovechamiento de la labor de las
personas comprometidas con el trabajo.

INFORMACION Y COMUNICACIN EN EL
PROYECTO: su objetivo es facilitar la adecuada
generacin,
difusin
recepcin,
y
almacenamiento de la informacin del proyecto.

RIESGO DEL PROYECTO: identificar los factores

de riesgo del proyecto, analizar las repercusiones
y preparar la respuesta ante los mismos .

COMPRAS, SUMINISTROS Y CONTRATOS:

estudia los procesos para adquirir bienes y
servicios. (universidad Politecnica de Valencia )

1. INTEGRACIN.
Esta rea equivale a formar un rompecabezas, donde cada pieza (rea del conocimiento) debe
ser colocada en su debido lugar, a fin de obtener el resultado final deseado. Cada pieza hace
parte del todo, y si es colocada fuera de su lugar, perjudicar el objetivo final esto equivale a
Gerenciar de forma inadecuada. La integracin contempla el proceso de toma de decisin
vinculado a los objetivos del proyecto, al desarrollo y ejecucin del plan completo del proyecto,
as como el control de las alteraciones. Sus principales procesos y respectivos objetivos son:

Desarrollo del Plan del proyecto, que busca integrar y coordinar todos los planos del proyecto,
generando un documento consistente.
Ejecucin de los Planos del Proyecto, donde se integran los diversos planos (Alcance, Tiempo,
Financiero, Riesgos, Calidad, etc.) y se conduce la ejecucin de las actividades de acuerdo con
lo planificado,
Control integrado de todos los tipos de cambio alcance, tiempo, plazo, costo, riesgo, etc.
Bsicamente, es como si la Integracin fuese la costura entre todas las disciplinas de la
Gerencia de Proyectos.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ

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2. ALCANCE.
Es el corazn del proyecto. Define lo que debe ser hecho, el objetivo final a ser alcanzado
(alcance del producto del proyecto caractersticas y funcionalidades), tambin el alcance del
proyecto, que significa el trabajo a ser realizado para el desarrollo del producto final. El alcance
del producto, normalmente es definido por el Cliente, o ste en conjunto con el Gerente o
equipo del proyecto. El alcance del proyecto debe ser desarrollado a partir del alcance del
producto y para tal, utilizamos una metodologa titulada EAP Estructura Analtica del
Proyecto, traduccin para WBS Work Breakdown Structure, que descompone el proyecto en
elementos, separando los productos en sus partes componentes.
El control del alcance empieza en su definicin, es preciso transformar deseos, ansiedades y
expectativas en un documento formal, llamado Declaracin del Alcance, que es completado por
la Estructura Analtica del Proyecto. El xito en el Gerenciamiento del alcance est en
establecer una comunicacin nica entre las partes y en la formalizacin de todas las
informaciones relevantes, acompaando cada solicitud de alteracin y su respectivo impacto en
el proyecto. Muchos cambios deben ser postergados para viabilizar el trmino del proyecto en
condiciones adecuadas a su principal objetivo.
3. DE TIEMPO.
Nos preocupamos con lo que debe ser hecho (Definido a partir del alcance del trabajo y la
EAP), y buscamos organizar el trabajo a lo largo del tiempo. El tiempo tal vez sea el nico
recurso que es absolutamente irrecuperable, lo que vuelve esta disciplina absolutamente crtica
para el proyecto, atendiendo a uno de los 4 Factores Crticos del xito on-time. Se precisa:

Definir las actividades, a partir de la EAP

desarrollada en Alcance;

Estimar sus duraciones (preferentemente

en conjunto con la persona que va a ser la
responsable por el desarrollo de la
actividad);

Secuenciar las actividades, definiendo

sus interdependencias;

Elaborar el cronograma.

Durante todo el ciclo de desarrollo del

proyecto, tenemos que controlar el

cronograma,
garantizando
que
las
actividades estn ocurriendo de acuerdo
con lo planificado.

4. DE COSTOS.
Aqu, a pesar del ttulo de la disciplina, el foco debe situarse en la Gerencia Financiera, donde
el Costo es apenas uno de los componentes. El proceso de anlisis de proyectos debe

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contemplar el resultado financiero esperado, y eso contempla tambin los resultados del
proyecto. Est presente uno ms de los Factores Crticos del xito del Proyecto dentro del
presupuesto (on-budget). Son tres (3) procesos bsicos de planificacin:
Planificacin de Recursos, donde son definidos todos los recursos necesarios personas,
equipamientos, insumos, etc. y sus respectivas cantidades y tiempo invertido;
Estimacin de los Costos, donde se elabora el costo de cada recurso para cada actividad, en
lnea con la metodologa ABC (Activity Based Costing),
Presupuesto, donde se distribuyen los costos a lo largo de las actividades de los proyectos,
determinndose el Flujo de caja de salidas del proyecto.
En la planificacin de los costos de un proyecto, es extremamente comn olvidarnos de
algunas lneas de costos. Eso provocar un menor costo previsto, y consecuentemente un
mejor resultado financiero, maquillando el real resultado del proyecto. sta es una de las
principales causas para el frecuente fracaso del presupuesto o plan financiero de los proyectos.
Adems de los procesos de planificacin, existe un proceso bsico de acompaamiento que es
el de Control de Costos, donde se acompaa la planificacin y se controlan las alteraciones de
recursos que implicarn cambios en los costos. El anlisis financiero del proyecto contempla,
adems de los costos, los resultados previstos, de tal forma de tener los indicadores
financieros. Los principales indicadores de los proyectos, que sirven tambin como proceso
decisivo para seleccin de proyectos son:
VPN Valor Presente Lquido, donde el mejor proyecto es el de mayor VPL
TIR Tasa Interna de Retorno, que presenta la tasa atractiva de la inversin del proyecto.
Break-Even Point o Perodo de Payback, tambin conocido como Punto de Equilibrio, que
presenta en cunto tiempo las inversiones sern recuperadas, cerrando los crditos y
dbitos
El uso de esos tres (3) indicadores en conjunto, garantiza un adecuado anlisis financiero y un
ptimo mecanismo de definir prioridades de proyectos o un proceso de seleccin de proyectos.
5. DE CALIDAD.
El concepto de calidad en proyectos, se encuentra asociado a:
Calidad del producto final a ser desarrollado.
Crticos del xito objetivos tcnicos y objetivos humanos alcanzados.
Calidad del proceso de desarrollo del proyecto. Esto bsicamente se refiere al logro de los
Factores Crticos de xito - dentro del tiempo y del presupuesto.

Los procesos necesarios a esta disciplina, contemplan: Planificacin de la calidad, se definen

los patrones de calidad a ser alcanzados y como lograrlos. Garanta de la calidad, donde se
realiza una evaluacin peridica del desempeo general del proyecto. Control de la calidad,
donde se monitorean los resultados, de tal forma de garantizar que estn de acuerdo con lo
planeado
6. DE RECURSOS HUMANOS.

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Esta rea del conocimiento procura enfocar la efectiva utilizacin de los recursos humanos
envueltos con el proyecto, esto es, los Stakeholders. El PMBOK trata esta rea de forma muy
simple, enfocando bsicamente los componentes del equipo del proyecto. Para lo cual, son
especificados 3 procesos bsicos:
Planificacin Organizacional, donde se busca planificar la organizacin del proyecto, con
enfoque en el equipo, definir los papeles y responsabilidades de los miembros del equipo
responder a la pregunta: quin hace qu y cundo:

Formacin del Equipo, donde se aborda el montaje del equipo, disponindose los
recursos humanos necesarios al proyecto;

Formacin del Equipo, donde se aborda el montaje del equipo, disponindose los
recursos humanos necesarios al proyecto;
An dentro del concepto de montaje del equipo de proyecto, es importante recordar que ste
debe estar equilibrado en trminos de tres (3) componentes: Conocimientos, Capacidades y
Experiencia. Estas variables forman una trada que necesita tener sus 3 partes equilibradas el
desequilibrio puede provocar su cada. Los Recursos Humanos nunca deben ser dispuestos en
funcin de la cantidad (no es razonable que las organizaciones, en los das de hoy, todava
continen haciendo referencia a sus recursos como headcount. Contar cabezas es para
ganado y no para gente, todava ms en el mundo de hoy donde tanto se habla de capital
intelectual.), mas s en su contribucin para la construccin de la trada Conocimientos,
Capacidades y Experiencia necesarios al proyecto.
El papel del Gerente de Proyectos en esta disciplina es fundamental, pues cabe a l el proceso
de generacin de consenso de propsito, motivacin, integracin, energizacin, comunicacin
con el equipo y solucin de potenciales conflictos que vengan a surgir. Adems es importante
resaltar, que para la Gerencia de los Stakeholders, es fundamental la aplicacin de la
metodologa ya abordada de Anlisis de los Constituyentes, de tal forma de definir las
estrategias para reducir las resistencias y aumentar las oportunidades de xito en la
implementacin del proyecto, lidiando con los Stakeholders que estn fuera del equipo del
proyecto. En este anlisis, su equipo deber estar siempre posicionado en el cuadrante de
7. DE COMUNICACIN 1
Ah tal vez est uno de los principales problemas en los proyectos de las organizaciones
modernas la falta o la mala comunicacin. La gerencia de comunicacin contempla 4
importantes etapas a lo largo del desarrollo de un proyecto:
Planificacin de la Comunicacin, donde se busca responder la pregunta
Quin necesita saber qu, cundo y en qu formato, sobre el proyecto?. Para tal, a partir de
la relacin de todos los Stakeholders procuramos identificar qu tipo de informacin necesita
cada uno, cundo y en qu periodicidad, y en qu formato (Informes, intranet, circulares,
presentacin formal, etc.)
Distribucin de la Informacin, estar definido en el Plan de Comunicacin.
Informe de Desempeo, que en realidad es un tipo de informacin a ser distribuido, y donde se
va a relatar los hechos del proyecto hasta la fecha, bien como previsiones y recomendaciones;
Finalizacin Administrativa, donde se busca formalizar la finalizacin del proyecto y/o de una
fase del proyecto, a travs de la generacin, colecta y divulgacin de las informaciones. Esto
tambin debe ser parte del plan de comunicacin, de forma de tener una nica fuente de
direccionamiento de distribucin de informaciones, sea cual sea su objetivo, contenido o forma.

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A pesar de la existencia de herramientas potenciales para el proceso de comunicacin, como la

Internet, intranets y e-mails, su uso debe ser planeado. Es comn distribuir informaciones sin
planificacin, dejando la responsabilidad del filtro para el receptor de la informacin (por si
acaso el lector ya recibi una comunicacin, y tuvo la sensacin de no saber por qu estaba
recibiendo aquella informacin?). El planeamiento debe contemplar el concepto de need to
know, o sea, informaciones seleccionadas para Stakeholders seleccionados.
8. DE RIESGOS.
El lector sabe cmo usualmente las organizaciones tratan este asunto? Colocando una
reserva gerencial (Tpicamente 10%) en los costos y/o en el plazo, para cualquier
eventualidad. Y ah se encierra nuestra Gerencia de Riesgos. Quin dice que esa reserva es
suficiente o demasiado grande?, lo que acaba por reducir la competitividad de nuestra
propuesta. Gerencia de Riesgos es un asunto muy serio, existen dos (2) sectores de la
economa que trabajan fuertemente con Gerencia de Riesgos, teniendo un proceso formal y
estructurado de planificacin y control de los riesgos el financiero y el mercado de seguros.
Curiosamente, estos sectores presentan excelentes resultados financieros en sus proyectos.
Qu debemos hacer entonces? Es necesario un proceso estructurado, que nos permita
tener un efectivo control sobre los riesgos en un proyecto.
Podemos iniciar definiendo Riesgo como un evento incierto, futuro, que puede tener
consecuencias positivas o negativas para su proyecto u organizacin. Aqu tenemos una
connotacin no muy usual, pues histricamente, riesgo era algo siempre negativo. Si
analizamos el hecho incierto de alta variacin del cambio, y su organizacin es importadora,
ciertamente ese evento, si ocurre, ser un riesgo negativo (Amenaza), pues aumenta sus
costos. Sin embargo, si su organizacin es exportadora ese evento tendr connotacin positiva,
pues impulsa su ganancia (Oportunidad). El PMBOK trata el asunto de Gerencia de Riesgos, a
travs de seis (6) etapas:
Planeamiento de la Gerencia de Riesgos, donde se toma la decisin sobre cmo sta va a ser
abordada y como sern planificadas las actividades de gerencia de riesgos.

Identificacin de los Riesgos, donde se procura identificar todos los riesgos, positivos o
negativos para su proyecto. La descripcin del Riesgo debe ser completa y auto contenida, en
el texto de la descripcin del riesgo se debe contemplar Causa y Consecuencia cul es el
riesgo y lo que provoca.

Anlisis Cualitativo de los Riesgos, donde se busca dimensionar categoras para el riesgo, tipo
Muy Alto (MA), Alto (A), Medio (M), Bajo (B) o Muy Bajo (MB), creando un proceso
para seleccionar los riesgos que debern ser tratados.
Anlisis Cuantitativo de los Riesgos, donde se busca determinar la Probabilidad y el Impacto de
los riesgos en el proyecto, de forma que podamos comparar riesgos de diversos tipos entre
s. Ah est la esencia del tratamiento de los riesgos dada en los sectores financieros y de
aseguradoras. Se busca calcular cual es estadsticamente el Valor Monetario Esperado para
cada Riesgo, a travs de la multiplicacin de la Probabilidad por el Impacto.
Planificacin de Respuestas a los Riesgos, donde decidimos qu vamos a hacer para
responder a cada Riesgo. Esto incluye para los riesgos negativos, Aceptar el Riesgo; Mitigar
(disminuir sus efectos) o Eliminarlos, y para los Riesgos Positivos, Ignorar (no hacer nada),
Mejorar (intentar aumentar sus efectos) o Provocar (intentar hacer ocurrir). Todas las acciones
planeadas, ciertamente implicarn un costos, y el costo de la accin de respuesta al riesgo,
tiene que ser comparado al Valor Esperado de aquel riesgo, de tal forma de validar la accin.
Ninguna accin deber tener costo mayor que el valor esperado del Riesgo.

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Todas esas etapas deben ser desarrolladas antes de la finalizacin del negocio, o contrato con
el Cliente, porque una de las formas de responder a los riesgos es, por ejemplo, incluir
clusulas contractuales que protejan al proveedor o transfieran el riesgo para el Cliente.
Control de los Riesgos. Esa actividad es especialmente importante, pues los Riesgos pueden
cambiar desaparecer riesgos identificados, aumentar o disminuir la probabilidad y/o el
impacto, o hasta surgir nuevos riesgos.
Como podemos ver, la Gerencia de Riesgos asume un papel vital dentro de proyectos, siendo
efectivamente un Factor Crtico de xito, pues puede (y normalmente lo hace) impactar costos,
plazos o resultados preestablecidos.
9. DE CONTRATACIN Y ADQUISICION.
Esta rea de conocimiento trabaja con los recursos, bienes o servicios externos al proyecto o a
la organizacin, que precisan ser contratados. Para lidiar con ese tema, es fundamental pasar
por seis (6) etapas bsicas:

Planificacin, dnde se decide si

vamos a comprar o hacer internamente
Planeamiento de la Solicitacin, donde
debemos decidir quines son los potenciales
proveedores, como ser el proceso de compra,
como ser la formacin de precios, qu vamos a
llevar en consideracin para escoger el
proveedor vencedor, y la clara definicin de qu
ser comprado.
Administracin del Contrato, donde
controlamos el producto o servicio que
est siendo adquirido, la relacin con el
proveedor y el cumplimiento de las
clusulas contractuales.

(Anlisis Make Or Buy), definiendo las

razones de la decisin.
Seleccin de las Fuentes y Solicitacin
de Adquisicin, donde efectivamente
llamamos a los potenciales proveedores
candidatos, para presentacin de las
propuestas.
Finalizacin del Contrato, donde
hacemos la verificacin final de lo que
fue adquirido, emitimos la aceptacin
formal y liquidamos el contrato. Aqu es
altamente recomendable que se haga
una evaluacin del desempeo del
proveedor, y se mantengan registros
para uso futuro, simplificando los
procesos de contrataciones futuras.

PREGUNTAS:
1.Porqu es importante las reas del Conocimiento de Direccin del Proyecto, en el
diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto.
2. Que apreciacin y explicacin considera a cada una de las reas del Conocimiento
del proceso de Direccin de Proyectos y porqu.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ