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La gestin de los riesgos es una parte integral de la direccin del proyecto, siendo un
elemento clave en el proceso de toma de decisiones. Cualquier empresa que vaya a
comenzar un nuevo proyecto se enfrenta al reto de invertir dinero en personal,
equipamiento e instalaciones, formacin, suministros y gastos financieros. El mejor
modo de evitar el fracaso del proyecto, que en ocasiones puede llegar a originar la
ruina de la organizacin, es la utilizacin de ciertas herramientas que permiten
gestionar los riesgos. El riesgo siempre implica:
Incertidumbre: el acontecimiento que caracteriza al riesgo puede o no puede ocurrir.
Prdida potencial: si el riesgo se convierte en una realidad, ocurrirn consecuencias
no deseadas o prdidas.
Para cuantificar el nivel de incertidumbre y el grado de prdidas asociado con cada
riesgo se consideran diferentes categoras de riesgos:
Riesgos del proyecto: Afectan a la planificacin temporal, al coste y calidad del
proyecto. Identifican problemas potenciales de presupuesto, calendario, personal,
recursos y clientes.
Riesgos tcnicos: Amenazan la calidad y la planificacin temporal del software
(producto) que hay que producir. Identifican posibles problemas de incertidumbre
tcnica, ambigedad en la especificacin, diseo, implementacin, obsolescencia
tcnica, interfaz, verificacin y mantenimiento.
Riesgos del negocio: Amenazan la viabilidad del software. Los principales riesgos de
negocio son:
Riesgo de mercado: producto demasiado bueno.
Riesgo estratgico: producto que no encaja
Riesgo de ventas: producto poco vendible
Riesgo de presupuesto: producto fuera de presupuesto
Como parte de la gestin del riesgo, es preciso definir una poltica de riesgos del
proyecto con objeto de mantener los riesgos inherentes dentro de lmites definidos y
aceptados. Esta poltica debe estar de acuerdo con la poltica de riesgos de la
organizacin, de manera que la identificacin y el tratamiento de los riesgos sea
consistente y homogneo en todos los proyectos.
Se entiende por riesgo en un proyecto, un evento o condicin que, si ocurre, tiene un
efecto sobre los objetivos del proyecto. Los riesgos pueden ser positivos o negativos.
Los riesgos negativos influyen negativamente sobre alguno o varios objetivos del
proyecto, como por ejemplo:
Aumento de los costes del proyecto
Retrasos de proyecto.
Disminucin de calidad.
Impacto en el medio ambiente.
Prdida o daos a personas o propiedades.
Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del proyecto consisten en aumentar la
probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el
impacto de los eventos negativos en el proyecto. El riesgo procede de las
incertidumbres que estn presentes en el proyecto, que pueden ser: conocidos (si han
sido identificados, evaluados, y cuantificados y para los que hemos elaborado un plan
de actuacin) o desconocidos (si no han sido identificados o son imposibles de
predecir)1.
Los riesgos forman parte integral de las actividades de todo proyecto y estn
influenciados por numerosos aspectos especficos, tales como: la necesidad de
sobrepasar unos niveles exigentes de productividad, alcanzar unos productos que
sobrepasen las caractersticas estndar, la novedad de un diseo a desarrollar,
condiciones externas excepcionales, incluir elementos de elevados coste, etc. Las
reglas aplicables para la gestin de riesgos en el proyecto proceden de las lecciones
aprendidas en los proyectos precedentes, de los que deriva una experiencia relativa a
los problemas presentados, los efectos originados por tales problemas y las diferentes
estrategias que se emplearon para eliminar los efectos indeseados.
El objetivo de la gestin de riesgos es mantener todos ellos dentro de los lmites
definidos y aceptados en el desarrollo del proyecto, considera las siguientes
caractersticas.
Elemento clave en el proceso de toma de decisiones.
Antecede la ejecucin del proyecto
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Para los riesgos rojos puede resultar conveniente realizar un anlisis ms exhaustivo
en el que se valore el impacto econmico de que el riesgo se materialice, es decir, un
Anlisis Cuantitativo. Es un proceso laborioso, ya que supone analizar y entender el
impacto econmico de que cada uno de los riesgos se materialice.
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Para ello deberemos asignar un valor econmico al impacto (I), que deberamos
asumir en el caso de que ocurriera el riesgo, y una probabilidad (P) de ocurrencia
(porcentual, por ejemplo) con lo que obtendramos el valor esperado (VE) del riesgo,
es
decir, VE=PxI.
Tras esto, y en cualquiera de los dos enfoques, deberemos desarrollar para los riesgos
que se encuentren por encima del umbral de riesgos un Plan de Respuesta a Riesgos.
Y acaban aqu las tareas relacionadas con la gestin de riesgos? Pues no, en
realidad es precisamente aqu donde empiezan. Como comentbamos al principio, es
este el aspecto que diferencia a un buen Director de Proyectos de uno malo pero
que trataremos, junto con la respuesta a riesgos, en el futuro. Los procesos de Gestin
de los Riesgos del Proyecto son los siguientes:
Planificar
la
Gestin
de los
Riesgos
Identifica
r los
Riesgos
Realizar
el
Anlisis
Cualitati
vo de
Riesgos
Realizar el
Anlisis
Cuantitati
vo de
Riesgos
Planificar
la
Respuesta
a los
Riesgos
Controla
r los
Riesgos
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Los riesgos individuales del proyecto son diferentes del riesgo global del proyecto. El
riesgo global del proyecto representa el efecto de la incertidumbre sobre el proyecto en
su conjunto. Es ms que la suma de los riesgos individuales del proyecto, ya que
incluye todas las fuentes de incertidumbre del proyecto. Representa las exposiciones
de los interesados a las implicaciones de las variaciones en los resultados del
proyecto, tanto positivas como negativas.
Las organizaciones perciben el riesgo como el efecto de la incertidumbre sobre los
objetivos del proyecto y de la organizacin. Las organizaciones y los interesados estn
dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo, en funcin de su actitud frente al
riesgo. Las actitudes frente al riesgo de la organizacin y de los interesados pueden
verse afectadas por una serie de factores, los cuales se clasifican a grandes rasgos en
tres categoras:
Por ejemplo, la actitud frente al riesgo de una organizacin puede incluir su apetito por
la incertidumbre, su umbral para los niveles de riesgo que son inaceptables o su
tolerancia al riesgo, a partir de lo cual la organizacin puede seleccionar una respuesta
al riesgo diferente.
Los riesgos positivos y negativos se conocen normalmente como oportunidades y
amenazas. El proyecto puede aceptarse si los riesgos se encuentran dentro de las
tolerancias y estn en equilibrio con el beneficio que puede obtenerse al asumirlos.
Los riesgos positivos que ofrecen oportunidades dentro de los lmites de la tolerancia
al riesgo se pueden emprender a fin de generar un mayor valor. Por ejemplo, adoptar
una tcnica de optimizacin de recursos agresiva constituye un riesgo que se asume a
la espera de un beneficio como consecuencia de utilizar menos recursos.
Las personas y los grupos adoptan actitudes frente al riesgo que influencian la forma
en que responden a ellos. Estas actitudes frente al riesgo son motivadas por la
percepcin, las tolerancias y otras predisposiciones, que deben hacerse explcitas
siempre que sea posible. Para cada proyecto debe desarrollarse un enfoque coherente
en materia de riesgos, y la comunicacin sobre el riesgo y su gestin debe ser abierta
y honesta. Las respuestas a los riesgos reflejan el equilibrio que percibe una
organizacin entre asumir y evitar los riesgos.
Para tener xito, una organizacin debe comprometerse a abordar la gestin de
riesgos de manera proactiva y consistente a lo largo del proyecto. Se debera realizar
una eleccin consciente a todos los niveles de la organizacin para identificar
activamente y procurar una gestin de riesgos eficaz durante la vida del proyecto.
El riesgo del proyecto puede existir desde el mismo momento en que se inicia el
proyecto. El avanzar en un proyecto sin un enfoque proactivo de la gestin de riesgos
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Planificar la Gestin de Riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las
actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Una planificacin cuidadosa y
explcita mejora la probabilidad de xito de los otros cinco procesos de gestin de
riesgos. La planificacin de los procesos de gestin de riesgos es importante para
asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de gestin de riesgos sean acordes tanto
con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin. La
planificacin tambin es importante para proporcionar los recursos y el tiempo
suficientes para las actividades de gestin de riesgos y para establecer una base
acordada para evaluar los riesgos. El proceso Planificar la Gestin de Riesgos debe
iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y debe completarse en las fases
tempranas de planificacin del mismo.
Planificar la Gestin de los Riesgos es el proceso de definir cmo realizar las
actividades de gestin de riesgos de un proyecto. El beneficio clave de este proceso
es que asegura que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestin de riesgos son acordes
tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin. El
plan de gestin de los riesgos es vital para comunicarse y obtener el acuerdo y el
apoyo de todos los interesados a fin de asegurar que el proceso de gestin de riesgos
sea respaldado y llevado a cabo de manera eficaz a lo largo del ciclo de vida del
proyecto. El siguiente grfico muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas
de este proceso.
GRFICO 4.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS
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Acta de
Constitucin del
Proyecto
Registro de
Interesados
Factores
Ambientales de
la Empresa
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
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Juicio de
Expertos
Reuniones
PREGUNTAS:
1. Porqu es importante el rea de Gestin de Calidad de Direccin del
Proyecto, en el diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto.
2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin de Riesgos del
proceso de la Direccin de Proyectos y porqu.
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