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Sistemas de informacin contable II

Presentacin de la asignatura
Los programas de Contadura y Administracin de Empresas han llegado a
un consenso sobre la importancia de darle al lenguaje de los negocios, un
enfoque sistmico. La contabilidad estudiada como sistema de informacin, ofrece al estudiante mayor comprensin de los conceptos fundamentales para identificar la importancia del manejo de la informacin
financiera, de tal forma que sea base para el control y la toma de decisiones administrativas, y una adecuada revelacin de la misma a los
usuarios de la informacin financiera, tanto internos como externos de la
organizacin.
El estudio de los recursos financieros de la empresa conocidos como
activos, exige que se identifiquen los elementos o soportes que contienen
informacin para analizar y explicar las acciones, procedimientos, controles o normas, que es necesario aplicarles para garantizar que la informacin que se revele en los Estados Financieros, cumpla con las cualidades
de la informacin: claridad, comprensibilidad, oportunidad, razonabilidad y
comparabilidad, entre otras.
Los componentes del activo se estudiarn desde tres enfoques que
afectan cada subsistema del sistema general. El primero, la forma de
administracin como concepto de comprensin de su importancia para la
eficiencia en la utilizacin dentro del giro ordinario de los negocios. El
segundo enfoque ser la necesidad de conocer procedimientos de control
interno que garanticen el uso para el cual fueron adquiridos, la aplicacin
de normas y procedimientos contables y administrativos y la custodia de
los recursos financieros. El tercer enfoque es conocer las polticas y
normas contables para hacer una valuacin adecuada del recurso y
analizar el efecto de los cambios en la revelacin de su valor en los
Estados Financieros.

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

Finalmente, es importante que los tutores de la asignatura le den nfasis a
las actividades de investigacin formativa para integrar las normas
internacionales de contabilidad, en cada uno de los componentes del sistema, dejando las competencias bsicas para la bsqueda y sistematizacin permanente de las polticas y la teora contable que aplicar para
el ejercicio del registro, valuacin y revelacin de los hechos econmicos
en Colombia.

Competencias generales de la asignatura

Los estudiantes a travs del contenido deben desarrollar las siguientes
habilidades, actitudes y aptitudes:
Competencia comunicativa:
Expresa y redacta situaciones que se ajustan a las normas, conceptos y
principios contables relacionados con los recursos generadores de
rentas en un ambiente empresarial.
Competencia cognitiva:
Capacidad para correlacionar, reflexionar, argumentar y diferenciar
caractersticas, realizando razonamiento lgico y procedimientos de
manejo de los activos (recursos) de un ente econmico.
Desarrolla capacidades argumentativas, analticas y reflexivas para
multiplicar y reforzar sus habilidades y destrezas, con el fin de plantear
modelos situacionales de su entorno y de la empresa en cuanto al
manejo de los recursos o activos.
Competencia contextual:
Capacidad para proponer situaciones problmicas del ambiente contable empresarial y la vida diaria, haciendo uso de mtodos, procedimientos, postulados y normas de la ciencia contable relacionada con la
valuacin de los activos.
Sistemas de
Informacin
contable II

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

Competencia valorativa:
Habilidad y responsabilidad social para manejar los recursos de la
empresa teniendo en cuenta la norma contable y fiscal.
Contenido mnimo de la asignatura
Fascculo 1. Disponible
Fascculo 2. Inversiones
Fascculo 3. Deudores y documentos por cobrar
Fascculo 4. Inventarios. Primera parte
Fascculo 5. Inventarios. Segunda parte
Fascculo 6. Propiedad, planta y equipo
Fascculo 7. Activos Diferidos e intangibles
Fascculo 8. Valorizaciones y otros activos

Conceptos previos
Antes de iniciar con el estudio de este fascculo, es fundamental identificar
los conocimientos y destrezas adquiridos en la asignatura Sistemas de

Informacin Contable I, con el fin de avanzar de manera firme y profunda

en los nuevos conceptos que se van a descubrir.
Conteste las siguientes preguntas:
1. Qu es ACTIVO?
2. Cules son los criterios que se usan para clasificar los ACTIVOS de
una empresa?
3. Por qu el efectivo o disponible se clasifica como el primero de los
activos?
4. Elabore un cuadro sinptico en el que se evidencie la codificacin del
Disponible.
5. Consulte la norma vigente y recuerde que se entiende por:

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

Valor nominal, valor corriente, valor presente, valor de mercado y valor de
realizacin
6. Elabore un comprobante de diario con el registro contable de las siguientes transacciones:
a. Para constituir una empresa tres socios aportan 20 millones de
pesos cada uno.
b. El representante legal hace apertura de una cuenta bancaria con el
80% de los aportes.
c. Establecen un fondo para gastos menores con el 10% del total de los
aportes en efectivo.
d. Pagan en efectivo 3 millones de pesos al abogado por gastos legales de constitucin.
f. Giran un cheque para cancelar dos meses de arrendamiento de local,
segn contrato de arrendamiento de 3 millones mensuales.
g. Contratan adecuacin del local por 7 millones para lo cual hacen un
abono en efectivo del 10%.
h. Abren un CDT tres meses con 20 millones, mediante transferencia
electrnica.
i. Compran equipos de cmputo por 10 millones de pesos que pagan
30% con cheque y el saldo a seis meses.
j. El banco hace una nota dbito por $5.000 correspondiente a la
transferencia electrnica.

Sistemas de
Informacin
contable II

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

Mapa conceptual Fascculo 1
DISPONIBLE
Mediante
MANEJO DE TESORERA
a travs de

Transferencia
Electrnica de
Fondos

Banca de
Concentracin

Equilibrio
entre efectivo
y valores
negociables

Restricciones
al disponible

se aplican
CONTROLES CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS
como

CONCILIACIONES

ARQUEOS DE
CAJA

CONFIRMACIONES

ANLISIS DE
LIQUIDEZ

tienen efecto en

REVELACIN EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS
Logros

Al finalizar el estudio del presente fascculo, el estudiante estar en capacidad

de:
Identificar y describir los procedimientos tiles para el manejo de la tesorera.
Identificar y explicar los controles relacionados con el disponible.
Aplicar los procedimientos de control del disponible a casos reales.
Analizar e interpretar el efecto contable derivado del control del efectivo en
el marco de las normas contables nacionales e internacionales.
Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

El Disponible
Antecedentes
Hay quien dice que el dinero mueve el mundo. Otros en cambio, lo
consideran como el causante de todos los males de la humanidad. Pero la
mayora de las personas reconocen que el dinero es necesario, y que a
todos nos conviene aprender la forma de manejarlo adecuadamente.
Es difcil pensar que hubo una poca en que no exista el dinero. Lo cierto
es que hace miles de aos nadie lo usaba. Para obtener los bienes que
necesitaban, la gente de la antigedad empleaba el trueque, es decir,
cambiaban una cosa por otra. Esta forma de intercambio no siempre
funcionaba bien, pues era necesario que cada persona poseyera algo que
le interesara al otro. Aunque el trueque contina usndose, la economa en
la actualidad es principalmente monetaria.
El historiador griego Herdoto le atribuye la invencin del dinero a los
lidios, un pueblo del Asia Menor, que para el ao 670 antes de Cristo
circul monedas hechas de una aleacin de oro y plata. Mucho antes que
ellos, en las distintas culturas del mundo ya se usaba una gran variedad de
objetos como dinero: conchas de cauri en la India, arroz en China, discos
de piedra caliza en la isla de Yap en el Pacfico, adems de semillas,
caracoles y herramientas en miniatura, entre muchas otras.
Con el fin de facilitar el comercio, la gente comenz a usar monedas
hechas de metales valiosos para pagar por los bienes y servicios que
necesitaban. Fueron los chinos quienes inventaron el papel, la tipografa y
los primeros en usar el papel moneda, en el siglo 9. El valor de ste era
garantizado por el oro y la plata del gobierno chino, con la gran ventaja de
no ser tan pesado como las monedas.

Sistemas de
Informacin
contable II

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

El papel moneda apareci en Europa durante el siglo 16 y su valor
dependa de los depsitos en oro que posea cada pas. En el presente, la
mayora de los pases tienen su propio sistema monetario e imprimen su
propio dinero, que por estar hecho de papel tiene muy poco valor por s
mismo. Los billetes de papel representan un valor monetario decretado por
el gobierno de cada pas.
Existen una gran variedad de monedas en el mundo. Algunas de las ms
conocidas son: el yen japons, el dlar estadounidense, el euro y las
libras esterlinas. En Amrica el peso mexicano, el real brasileo, el bolvar
venezolano, el peso argentino, el peso chileno entre otras.
Las monedas evolucionan. Algunas pierden valor y se dejan de producir.
Otras de hecho desaparecen. Desde enero de 2002 se comenz a usar
una nueva moneda en toda Europa llamada el euro. Este sustituy las
monedas nacionales de cada pas de la Unin Europea. Por ejemplo, ya
no se usan las pesetas de Espaa, ni las liras de Italia, ni los francos
franceses. Estos pases cambiaron su moneda por euros. Entre las formas
para pagar con que contamos ahora estn el dinero en efectivo, los
cheques y las tarjetas de crdito.
Texto tomado de:
Historia del dinero
por: Arlene Prez Cintrn

Administracin de los recursos de disponible

Los temas que trataremos en este primer fascculo son de gran
importancia para nuestro desempeo profesional, ya que debemos partir
de la premisa que el disponible es el recurso financiero ms importante en
cualquier organizacin y de su adecuada administracin, depende el
desarrollo normal de su ciclo operacional, su crecimiento y consolidacin
en el mercado.

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

El manejo del efectivo desde el punto de vista financiero, debe considerar
los excedentes de tesorera, utilizando los procedimientos existentes y los
que le provean los avances tecnolgicos, para hacer ms segura su
administracin.
Para el futuro contador pblico el estudio y profundizacin de la transferencia electrnica de fondos, la banca de concentracin, el equilibrio entre
efectivo y valores negociables y las restricciones al disponible le dan
herramientas para comprender estas operaciones en distintos tipos de
empresa.
Un eficiente manejo y control de los desembolsos de la compaa, permite
que la liquidez sea adecuada, reduciendo el impacto que sobre este rubro,
puedan desencadenar los desequilibrios en el mercado.
Se deben establecer polticas que permitan un manejo eficiente de los
recaudos y desembolsos, buscando un equilibrio entre las obligaciones
Cliente:
Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un
profesional o empresa.// Persona que acostumbra comprar en un mismo establecimiento.

contradas por la compaa y los recursos que se generen por las cobranzas a sus clientes.
El manejo del efectivo debe estar acompaado de unos mtodos de conciliacin y arqueos, para lo que utilizaremos unos formatos que nos ayudarn a dar seguridad a la compaa en la custodia y utilizacin del dinero.
La administracin debe implementar polticas generales de control contable y administrativo, que den como resultado una base razonable que permita la revelacin de la informacin, acorde con las normas de contabilidad de general aceptacin, aplicadas en ambientes globalizados.

Sistemas de
Informacin
contable II

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

1.1

Para el desarrollo de las temticas propuestas en el fascculo, se hace

necesaria una exploracin bibliogrfica con el fin de identificar los trminos tcnicos adecuados, que aporten al proceso de autoaprendizaje.
Consulte las siguientes normas:
1. Normas internacionales de Contabilidad (NIC) 1, 29 International
Accountig Standar (IAS)
2. Normas US GAAP (ARB 43, FIN 1, APB 19 FAS 95, 102, 104) y
Normas locales vigentes.
Analcelas y construya un paralelo que muestre las diferencias o
similitudes frente al tratamiento contable del efectivo.

Definiciones bsicas
El efectivo es una de las cuentas de mayor importancia por su disponibilidad y liquidez para las compaas (Personas Naturales y/o Jurdicas). Este rubro est reglamentado en las normas nacionales e internacionales, en las cuales se identifica su naturaleza, clasificacin y dinmica
e incluyen el dinero en efectivo, depsitos en instituciones financieras,
Remesas en trnsito, y fondos especiales, entre otros; que estarn
disponibles para cubrir inmediatamente las obligaciones adquiridas por la
compaa.
El disponible comprende monedas, billetes, cheques, volantes de pago
con tarjetas de crdito o dbito, moneda extranjera, saldos en cuentas
corrientes y de ahorros en el sistema financiero, depsitos a la vista,
fondos, ttulos valores de realizacin inmediata y, en general, todos
aquellos activos que tengan liquidez inmediata.
El efectivo representa el rubro de los Estados Financieros de mayor
liquidez, es de naturaleza dbito y corresponde al activo ms inmediato
para ser utilizado en las transacciones comerciales de la empresa. Si
Fascculo No. 1
Semestre 2

NIC
Norma Internacional de Contabilidad. (IAS - International
Accounting Standar)
ARB
Accounting
Research
Bulleting - Boletn de investigacin contable emitido por
el Comit de Procedimientos
de Auditora.
FIN
Financial Interpretation- Opinin emitida por FASB
FAS
Statement
of
Financial
Accounting Standard- Declaracin de norma de contabilidad financiera emitida por
FASB
FASB
Financial Accounting Standard Board- Junta de Normas de Contabilidad Financiera
Persona natural:
Es todo individuo de la raza
humana con capacidad de
ejercer derechos y contraer
obligaciones.
Persona jurdica:
Se llama persona jurdica a
una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos y contraer
obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente.
Remesa:
Valores representados en
cheque que han sido girados
en una plaza diferente en la
cual van a ser depositados.
Liquidez:
Representa la cantidad de
activos susceptibles de ser
convertidos en dinero efectivo de forma inmediata, sin
que exista una prdida significativa de su valor.

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

alguna o algunas de las partidas que forman el disponible tienen restriccin para su uso, no deben clasificarse en este grupo.

Manejo de tesorera
Es una de las funciones crticas dentro del rea financiera, pues administra
el flujo de caja con una tasa de rentabilidad de oportunidad para el

Tasa de rentabilidad de
oportunidad:
Porcentaje pactado de ingresos sobre una inversin.

mercado, en el contexto donde desarrolle actividades la empresa. Ese flujo

es propio de toda organizacin con sus productos y servicios. En el
manejo de la tesorera influyen las caractersticas del pas, las tendencias y
las estacionalidades, as como el contexto poltico y regulatorio.
La gestin de tesorera est asociada con el tiempo de cobros y pagos, la
mayora de los cuales pasarn por los bancos. Los usuarios internos y
externos que estn involucrados en el proceso de tesorera, son entre
otros: clientes, proveedores y bancos, estos ltimos tienen la caracterstica
de ser el medio a travs del cual se efectan las transacciones.

Transferencia electrnica de Fondos

Las compaas y la economa han avanzado en el manejo del efectivo
dentro del giro ordinario de las obligaciones y derechos, haciendo que
toda transaccin comercial sea manejada con mayor rapidez, eficiencia y
seguridad. El avance ms significativo es la transferencia electrnica de
fondos (T.E.F.), entendida como un mecanismo de alta tecnologa frente a
la actividad conocida normalmente como giro de cheque, en la cual el
soporte fsico es el cheque.
En el manejo de las transferencias se ve involucrado directamente el
sistema financiero, porque es el encargado de servir de mediador entre la
empresa y sus proveedores y clientes, realizando los pagos o cobros
respectivos, en ejecucin expresa de las rdenes que emita la empresa.

Sistemas de
Informacin
contable II

10

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

1.2

Determine si es viable suprimir el uso de los centavos en los registros

contables, para ello consulte las normas internacionales (NIC - USGAAP)
y locales (Pronunciamientos CTCP, Conceptos Superintendencias).

Caractersticas de la Transferencia Electrnica de Fondos

Agilidad en los desembolsos
Seguridad en el giro
Sin restriccin de horario
Disminucin de gastos ( Chequeras )
Facilita la revisin posterior
Ejemplo de transferencia electrnica de fondos

Notificacin de pago

factura

Figura 1.1
Transferencia Electrnica de Fondos.

Fascculo No. 1
Semestre 2

11

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

Transferencia Electrnica de Datos
Como podemos observar en la figura 1.1, el proveedor enva la factura
(original) a su cliente. Este dar el tratamiento contable respectivo (CausaCausacin del costo o
gasto:
Principio contable por el cual
los hechos se deben reconocer cuando se realicen y no
cuando se reciban o se realice el pago. Se entiende que
cuando se realiza el hecho
econmico, ha dado origen a
una obligacin o un derecho.

cion del Costo o Gasto, contabilizacin de los impuestos segn las

normas vigentes, Impuesto a las Ventas, Retencin en la Fuente de Renta,
Retencin en la Fuente de Impuesto a las Ventas y Retencin en la Fuente
de Industria y Comercio). Conociendo ya el valor real adeudado, se
procede al giro por medio de transferencia electrnica de fondos (T.E.F) a
favor del proveedor, dando la autorizacin a nuestro banco para que
realice el proceso de transferencia por el valor indicado a cancelar. El
banco que emite la operacin se comunica con el banco autorizado por
nuestro proveedor para informar y realizar el respectivo desembolso, en
este caso por un valor de $ 2.030.000.

Figura 1.2
Las transacciones por Internet son cada da mayores.
Imagen tomada de:
www.gifmania.com

Con el siguiente ejemplo determinaremos el valor a transferir:

Compramos mercanca a proveedores nacionales as: 7000 calculadoras a
un valor de $ 250 c/u ms IVA. Siendo la contabilizacin as:

Sistemas de
Informacin
contable II

12

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

DETALLE
Inventarios, Mercanca no fabricada por la empresa
Impuestos Gravmenes y Tasas- IVA descontable
Cuentas por Pagar -Retencin en la fuente
Cuentas por Pagar -Retencin en la fuente de IVA
Cuentas por Pagar -Retencin en la fuente de ICA
Proveedores Nacionales
Totales - Sumas Iguales

DEBE
1.750.000
280.000

$ 2.030.000

HABER

61.250
140.000
19.320
1.809.430
$ 2.030.000

El valor a transferir a nuestro proveedor es de $ 2.030.000, utilizando el

ejemplo de transferencia electrnica de datos.

Banca de concentracin
La banca de concentracin es un medio utilizado por las compaas que
cuentan con ms de un establecimiento de comercio para realizar sus
operaciones en la misma ciudad o en otras ciudades (sucursales, o
agencias), donde comercializa sus mercancas o realiza la prestacin de
servicios, como resultado del manejo de espacios geogrficos distintos, en
los cuales requiere facilitar el recaudo de los cobros realizados a sus
clientes, mejorando el flujo de efectivo de la compaa en funcin de la
agilidad del proceso.
Caractersticas de la banca de concentracin:
Acelera la entrada de dinero
Diversifica los centros de recaudo
Efectividad y seguridad en el manejo del efectivo
Disminucin de gastos financieros.
El proceso a seguir para la implementacin de una estrategia de banca de
concentracin, requiere varias etapas, a saber:

Fascculo No. 1
Semestre 2

13

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

1. Identificar las zonas en la cuales tiene presencia la compaa.
Casa matriz o principal (Cundinamarca, Bogot)

Banco, Jorcal C,E,C

a. Zona Norte, La Guajira, Cesar, Magdalena, Los Santanderes y

Antioquia
b. Zona Occidente, Valle del cauca, Choc, Caldas y Tolima.
c. Zona Sur, Amazonas, Caquet, Vaups y Guaviare
d. Zona Oriente, Meta, Casanare y Arauca
2. Tramitar la apertura de las cuentas bancarias en las zonas definidas
por la compaa: una cuenta principal que es el de la casa matriz, en
este caso (Cundinamarca, Bogot), Banco, Jorcal C,E,C, y cuentas
bancarias en cada una de la zonas (sucursales, con la misma entidad
financiera, en lo posible).
3. Carta de instrucciones de la matriz a las sucursales: este es un
documento en donde se plasman las polticas necesarias tendientes a
garantizar la eficiencia en el proceso operativo que debe realizar cada
una de las sucursales.
Cada una de las sucursales deber, de acuerdo con las instrucciones
recibidas de la matriz, implementar los procedimientos necesarios para
administrar el proceso de recaudo en su respectiva zona, de los cuales
podr deducir los costos y gastos inherentes a las obligaciones que ha
contrado en su operacin. El excedente entre el recaudo y el pago de las
obligaciones, constituye el valor de la transferencia que debe hacerse a la
casa matriz a favor del banco lder de negocios.
En el siguiente cuadro se presenta a manera de ejemplo, cmo sera la
liquidacin de la operacin en cada una de las sucursales establecidas en
las diferentes zonas:

Sistemas de
Informacin
contable II

14

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

a. Zona Norte
Ingreso Recaudo
Ingreso Recaudo
Ingreso Recaudo
Ingreso Recaudo
Total Recaudo
Proveedores
Gasto Servicios
Gasto Nmina
Gasto Papelera
Caja Menor
Total Gastos
Valor a Trasladar

10.000.000
3.000.000
7.000.000
400.000
20.400.000
3.000.000
350.000
1.200.000
140.000
100.000
4.790.000
15.610.000

Tabla 1.1
Modelo de liquidacin de operaciones de la Zona Norte para el giro de excedentes a la matriz.

Equilibrio entre efectivo y valores negociables

Los valores que en determinado momento pueden estar en un ttulo valor
a corto plazo, son considerados por las compaas como parte del disponible. Debe existir un equilibrio entre el efectivo y los valores negociables.
Se pueden considerar los valores que de una u otra forma hacen parte de
convenios con las instituciones financieras, tales como saldos mnimos o
promedio en los saldos de las cuentas, o cuentas de compensacin.
Como poltica general debemos establecer los procedimientos necesarios
que permiten a los encargados de la administracin del efectivo, realizar
una combinacin eficiente de los recursos de disponible, para no mantener
recursos ociosos, sino guardar un equilibrio que posibilite que slo los
recursos destinados a cubrir pagos operacionales se mantengan como
fondos improductivos, y los dems sean colocados en depsitos que
generen una rentabilidad y sean de fcil conversin a efectivo en el corto
plazo para que la compaa no incumpla sus compromisos.

Fascculo No. 1
Semestre 2

15

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

EFECTIVO

FONDOS
IMPRODUCTIVOS

DEPSITOS A
CORTO PLAZO

Figura 1.3
Equilibrio del efectivo.

Restricciones al disponible
Las restricciones al disponible estn directamente relacionadas con la
disponibilidad del efectivo y consisten en la imposibilidad que se tiene para
hacer uso de este recurso por circunstancias legales o de otra naturaleza,
tales como cuentas corrientes embargadas por procesos jurdicos, fondos
especiales reservados o asignados exclusivamente para comprar activos
Encaje bancario:

fijos, encaje bancario, entre otros.

Porcentaje de efectivo restringido que el Banco de la

Repblica exige a las entidades financieras sobre su volumen de operaciones.

Cuando se presentan estas situaciones las normas contables tanto locales

como internacionales, exigen que los recursos sujetos a esta restriccin se
separen del disponible y se presenten en los Estados Financieros en el
grupo de otros activos, dado que han perdido su caracterstica propia
de liquidez, y no pueden involucrarse en el desarrollo de las operaciones
normales de la empresa.

Gravmenes:
Obligacin o impuesto que
pesa sobre los bienes de
una persona.

Se deben revelar las restricciones o gravmenes sobre los activos.

Algunas de las restricciones son:

DIAN:
Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.

Embargos de cuentas por parte de los entes de Control y

Vigilancia (DIAN, Superintendencias, Contraloras, Fiscalas,
etc.,)
Cheques Posfechados, cheques devueltos, encaje
Moneda extranjera
Embargos de cuentas bancarias por otros acreedores.

Sistemas de
Informacin
contable II

16

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

Procedimientos de control
Siendo los recursos en efectivo un rubro muy sensible a potenciales
prdidas y malos manejos es necesario establecer mecanismos de control
administrativos y contables que salvaguarden los fondos.

Controles de verificacin del disponible

El efectivo siempre est sujeto a robos, hurtos, desapariciones, cambios
no apropiados e indelicadezas en su manejo. As como todas las cuentas,
sta amerita un control interno adecuado que procure su salvaguardia y
correcto registro contable.
El Consejo Tcnico de la Contadura en su disposicin profesional No. 4
defini el control interno de la siguiente manera:
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de
mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
actividad se desarrolla eficazmente segn las directrices marcadas por la
administracin.
El control interno en su sentido ms amplio, incluye controles que pueden
ser considerados como contables o administrativos, a saber:
Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguardia de los bienes
y la fiabilidad de los registros financieros.
Los controles administrativos se relacionan con las normas y los
procedimientos existentes en un vinculado a la eficiencia operativa y al
acatamiento de las polticas de la administracin. Estos controles
normalmente solo influyen indirectamente en los registros contables

Fascculo No. 1
Semestre 2

17

Sistemas de
Informacin
contable II

Sistemas de informacin contable II

Mecanismos de verificacin del disponible
Los mecanismos de verificacin del disponible han sido desarrollados para
dar seguridad al manejo de este rubro (caja, bancos), en cuanto a la
eficiencia con que se utiliza y para garantizar la certeza de la disponibilidad
de los mismos.
Para la verificacin de los movimientos se utilizan mecanismos de confrontacin realizados por personas idneas, de los cuales examinaremos
algunos de ellos a continuacin:

Control de desembolsos y Anlisis de liquidez (Flujo de

caja)
Cuando nos referimos a un control del efectivo relacionado con el anlisis
de liquidez, estamos reconociendo la importancia que tiene para el profesional del rea financiera la distincin entre lo urgente y lo prioritario en el
momento de autorizar los pagos.
Recordemos que lo prioritario puede esperar, mientras que lo urgente
amerita una actuacin inmediata por estar relacionado con el incumplimiento de compromisos de la organizacin. En el momento de autorizar
los pagos las compaas preparan un anlisis de sus compromisos
considerando sus vencimientos, previamente presupuestados en un
pronstico de flujo de caja que le permite planificar tanto sus ingresos
como salidas de efectivo.
Ejemplo
La compaa tiene obligaciones para el da 25 de Octubre de 200X, por un
total de $ 161.800.000, compuestos por las siguientes obligaciones:

Sistemas de
Informacin
contable II

18

Fascculo No. 1
Semestre 2

Sistemas de informacin contable II

Materia prima
Impuestos
Servicios pblicos
Papelera
Honorarios abogado
Honorarios del contador
Pago arriendo camioneta

$ 90.000.000
$ 60.000.000
$ 5.000.000
$ 3.000.000
$ 1.000.000
$ 1.800.000
$ 1.000.000

Ahora miremos el recaudo de la compaa en los das 23, 24 y 25 de

Octubre, los cuales suman un total de $ 158.000.000 millones.
El valor de los ingresos
El valor de las obligaciones
Diferencia negativa

$ 158.000.000
$ 161.800.00
--------------------------- 3.800.000

Analizando las partidas que se encuentran presupuestadas para el pago

del listado anterior, podemos hacer un anlisis previo para determinar lo
prioritario o no de su desembolso.
En primera instancia encontramos la cuenta de materia prima, la cual se
debe cancelar, ya que es de vital importancia por estar ntimamente
relacionada con el giro ordinario del negocio y una decisin de no pago
implicara demoras en la produccin o perder oportunidades de venta.
La segunda partida a girar es el pasivo que tenemos por impuestos, en
este momento habra que evaluar que el no cumplimiento de esta obligacin generara sanciones e intereses adems de quedar potencialmente, incurso, en procesos de investigacin tributaria y de cobro coactivo dando como resultado un efecto nocivo para la imagen corporativa de
la entidad.
La tercera partida a evaluar sera la cuenta de los servicios pblicos (agua,
luz, telfono, etc.) de vital importancia para la compaa, ya que como lo
mencionbamos en el caso de la materia prima, son desembolsos que no

Fascculo No. 1
Semestre 2

19

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Sistemas de informacin contable II

permiten atrasos ya que su efecto ira directamente a la detencin de los
procesos productivos o de venta.
Con el anterior anlisis se puede evidenciar que de un listado de compromisos, hay que seguir procedimientos adecuados de control de los desembolsos, determinando la prioridad en el giro de los mismos sin afectar las
operaciones, la imagen corporativa de la entidad, y midiendo el efecto
sobre el flujo de efectivo.
Para un adecuado control de los desembolsos y el anlisis de liquidez, es
necesario anticiparse en el tiempo para determinar los flujos de ingreso y
salida del efectivo, y as hacer una adecuada administracin de los
recursos, cumpliendo con todos sus compromisos previo anlisis de las
prioridades de los mismos.
1.3

Consulte la NIC 7- Estado de flujos de efectivo, para profundizar en esta

temtica.

Fondos de caja menor

Hechos directamente relacionados con el efectivo son practicar arqueos,
conciliar bancos, analizar partidas conciliatorias y establecer controles
internos. La caja principal debe dedicarse exclusivamente a recibir los
Especies:
Caracteres de las formas como se recibe el efectivo.
Ejemplo: cuatro billetes de
50.000 pesos, cinco monedas
de quinientos pesos.
Erogacin:
Distribuir, repartir o gastar dinero.

fondos provenientes del desarrollo del objeto social, para ser consignados
inmediatamente en las mismas especies recibidas. No se utiliza para
hacer pagos a proveedores o dems erogaciones que deben ser controladas a travs de cheques.
Para efectos de cubrir gastos de menor cuanta es recomendable crear un
fondo fijo para caja menor. Los desembolsos deben ser de valores menores, de manera que no se pierda el control de los gastos y costos
principales.

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Constitucin de la caja menor
La constitucin de la caja menor se hace necesaria para fortalecer el
control y el buen funcionamiento del efectivo en una compaa. El fondo
de caja menor es utilizado para el desembolso de gastos menores como:
fotocopias, tiles de papelera, transporte, taxis entre otros.
La caja menor debe ser administrada bajo un reglamento conocido por la
persona que tendr esos recursos bajo su custodia, y del cual se firmar
un acta donde se exprese la conformidad acerca de los procedimientos a
seguir, as como la responsabilidad que asume por prdidas potenciales
de los recursos a su cargo. El reglamento incluir las polticas necesarias
para el adecuado manejo y control de estos fondos.
Para el caso de los fondos en CAJA MAYOR se deben mantener niveles
muy bajos de efectivo que faciliten su gil traslado a cuentas de depsitos
en el sector financiero. Respecto a los fondos en CAJA MENOR, deben
determinarse procedimientos que mediante un documento permitan constituir el fondo y fijar los parmetros que indiquen quin es el responsable o
custodio de este dinero.
Registro contable (Constitucin caja menor)
Se gira un cheque por $ 200.000 al responsable de la caja, el cual debe

ser cambiado en el banco.

El registro contable para la constitucin de este fondo ser:
CUENTA
Caja menor
Bancos

DBITO
$200.000

CRDITO
$200.000

Este fondo es fijo y la cuenta que corresponde al plan de cuentas vigente

CAJAS MENORES, no debe presentar ni aumentos ni disminuciones.

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El resultado de un anlisis previo por parte de la persona que se encargue
en la compaa de la verificacin y racionalizacin de los gastos, sera un
aumento o disminucin de su valor.
Cuando se utilice el porcentaje preestablecido del fondo, el cual generalmente oscila entre el 70 y 80%, se deber solicitar su reembolso, previa
autorizacin de la persona ordenadora del gasto. Una vez autorizado y
verificado el reembolso, el departamento de contabilidad har los registros
contables correspondientes.

Arqueos de caja
Un arqueo de caja es una revisin fsica de las existencias de dinero en
caja en una fecha y hora determinada. Lo realiza un funcionario diferente
del encargado de la custodia de la caja (efectivo), el cual deber dejar
constancia del efectivo encontrado, determinando la cantidad y denominacin de los billetes y monedas, relacin minuciosa de los vales encontrados, que deben cumplir con los requisitos establecidos. Los vales deben
estar debidamente autorizados, no deben existir vales fuera del tiempo
requerido (24 horas).
El arqueo determina que la cantidad con que fue constituida la caja es
igual a la encontrada en el arqueo. En caso contrario, se debe dejar constancia de si existe un sobrante o un faltante. Es tan delicado que exista un
faltante como un sobrante. Un adecuado control interno prohbe la manipulacin del efectivo para transacciones ajenas a las normales del
negocio.
El acta de arqueo debe contener la firma del custodio de dicho fondo,
quien deja constancia que estuvo de acuerdo con el arqueo y se dejaron
los documentos y el efectivo en la misma forma y cantidad encontradas.

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Faltante. En el caso de existir un faltante, el custodio deber responder
por ste reponiendo el valor total. En el caso de no disponer del efectivo
necesario para cubrir esta eventualidad, es posible que la gerencia otorgue
un prstamo debidamente autorizado por el custodio para cubrir el
faltante.
Ejemplo:
Se gira cheque al custodio por el valor del faltante y contablemente se
registra.
CUENTA
Deudores, Ctas por cobrar a trabajadores,
responsabilidades bancos
Bancos

DBITO
$100.000

CRDITO
$100.000

Sobrantes. Como ya se dijo, tan delicado es que falte como que sobre.
En este caso, y mientras se toman las medidas y decisiones, deber registrarse y consignarse inmediatamente en las correspondientes cuentas.
CUENTA
Bancos
Acreedores varios sobrantes de caja

DBITO
$100.000

CRDITO
$100.000

Si posteriormente las directivas de la empresa deciden que el sobrante es

una realidad, resultado de la investigacin de los hechos, y no corresponde devolvrselo al custodio, se hace el siguiente registro contable:
CUENTA
Acreedores varios sobrantes de caja
Otros ingresos sobrantes de caja

DBITO
$100.000

CRDITO
$100.000

Conciliaciones bancarias
Una conciliacin bancaria es un procedimiento mediante el cual se cotejan
los registros contables frente a una fuente externa, (reportes de la entidad
financiera). Como resultado de este procedimiento surgen deferencias
llamadas partidas conciliatorias, que una vez evaluadas se determina si
son producto de errores, o estn sujetas a ajustes contables.
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Formas de conciliacin Bancaria. Existen varias modalidades para el
clculo y la preparacin de las conciliaciones bancarias, entre las cuales
tenemos:
Partiendo del saldo en libros para llegar al saldo en bancos.
Para realizar esta operacin debemos tener en cuenta las partidas que no
tenemos registradas en el libro auxiliar contable de bancos y que aparecen
registradas en el extracto bancario, entre los que tenemos cobros por
chequeras, intereses, intereses de sobregiro, manejo tarjetas, entre otros.
El procedimiento consiste en tomar el saldo en libros, al cual se le suman o
restan las partidas conciliatorias correspondientes dependiendo de su
naturaleza, para determinar el saldo conciliado con el saldo en el extracto.
Partiendo del saldo en bancos para llegar al saldo en libros.
Para realizar esta operacin debemos tener en cuenta las partidas que no
tenemos registradas en el extracto bancario y que aparecen registradas en
el libro auxiliar contable de bancos, entre los que tenemos cheques
pendientes de cobro, remesas en trnsito, entre otros.
El procedimiento consiste en tomar el saldo en extracto, al cual se le
suman o restan las partidas conciliatorias correspondientes dependiendo
de su naturaleza, para determinar el saldo conciliado con el libro auxiliar
contable de bancos.
1.4

Realice los ejercicios que el tutor le indique en la agenda de autoaprendizaje sobre las formas de conciliacin bancaria, haciendo uso del texto
gua. Indague acerca de otras formas de conciliacin bancaria como la
cuadrtica.

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Moneda extranjera
Las transacciones comerciales en los mercados globalizados son cada da
mayores y se realizan en distintos valores monetarios, por lo que es de
gran importancia referirnos al rubro de moneda extranjera.
Moneda funcional. Se entiende por moneda funcional la unidad monetaria
de un pas, o para una entidad, la unidad monetaria en la cual ese ente
obtiene y utiliza efectivo. La moneda funcional en Colombia es el peso.
Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser
reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversin
aplicable en la fecha de su ocurrencia.
Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la
presentacin de informacin contable en otras unidades de medida,
siempre que stas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda
funcional.
1.5

Complemente esta informacin consultando NIC 21 Efectos de las

variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera.

Efecto contable sobre los Estados Financieros

Una vez analizados los aspectos de administracin y control ms relevantes inherentes al manejo del disponible, debemos determinar mediante el
anlisis de casos el efecto contable sobre los Estados Financieros y su
preparacin.
Para tal propsito es necesario analizar, en el estado de flujos de efectivo y
el balance general, cmo obtener resultados ms acordes con la funcin
de financiera respecto a las posibilidades reales de crecimiento interno
provenientes de la propia actividad de la compaa.
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Tomando como base las normas internacionales y nacionales referidas en
este fascculo, analice las transacciones de efectivo realizadas por el ente
econmico que requieren ser reveladas y dan origen al flujo de caja
Capital de trabajo:
Activo corriente menos pasivo
corriente.

operacional y flujo de caja no operacional y variaciones en el capital

de trabajo.
1.6

Obtenga los Estados Financieros de una entidad, analice las cifras que
se presentan en ellos referentes al disponible y proponga un informe
que contenga:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

El capital de trabajo de la entidad

La razn corriente y qu indica?
Exprese una opinin sobre la liquidez de la compaa
Las transacciones que dan origen al flujo de caja operacional
Las transacciones que dan origen al flujo de caja no operacional
Las transacciones que originan variaciones en el capital de trabajo
La moneda funcional que utiliza la entidad.

1. Renase con sus compaeros y consulten documentos en donde se evidencie

cmo se realiza un acta de constitucin de la caja menor.
2. Indaguen acerca de cmo se elabora un arqueo de caja menor
3. Elaboren un formato en donde se evidencie el arqueo de la caja menor

En este fascculo desarrollamos las definiciones y manejo del disponible,

teniendo en cuenta sus formas de control y conciliacin. La contabilidad
como sistema informacin efecta el reconocimiento de las operaciones
desarrolladas por una empresa, para producir informacin contable
reflejada en los Estados Financieros.

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Fascculo No. 1
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Dentro de los elementos de los Estados Financieros encontramos el activo,
que incluye el activo disponible, conformado por las subcuentas CAJA y
BANCOS, que reflejan el mayor nivel de disponibilidad de recursos de las
compaas. El debido manejo que se le da a cada una de estas cuentas,
est reglamentado por las normas nacionales e internacionales vigentes,
buscando que el disponible en las compaas sea custodiado y administrado de manera ptima.
Las cuentas del disponible tienen sistemas de conciliacin que son tomados a su vez como controles al efectivo, y deben aplicarse de acuerdo al
tipo de compaa. Es conveniente utilizar planillas que nos ayuden a realizar las conciliaciones de caja y de bancos. Dichas conciliaciones nos
permiten comprobar que las operaciones que dieron origen al ingreso de
efectivo estn debidamente registradas y conciliadas. Con un adecuado
procedimiento bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados,
las cuentas que presentaremos en los Estados Financieros sern claras,
confiables y verificables en el proceso de anlisis financiero para conocer
el efecto del valor registrado en las decisiones administrativas de la
empresa.

MEIGS, Williams, HAKA, Bettner. Contabilidad la base para decisiones

comerciales. Editorial Mc. Graw Hill, Tomo I. Noviembre de 2000. (Libro
gua)
SINISTERRA,

Gonzalo.

Contabilidad

Sistema

de

Informacin

Financiera. Editorial Mc.Graw Hill, Bogot, D.C., 2000. (Libro gua)

Rgimen Contable Colombiano vigente.
Cdigo de Comercio

Fascculo No. 1
Semestre 2

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Sistemas de
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Sistemas de informacin contable II

Normas Internacionales de Contabilidad, en particular las NIC No. 1, 7,
21, 29.
Consulta de WEB SITES, tales como:
www.superbancaria.gov.co
www.imprenta.gov.co
www.contaduria.gov.co
www.jccconta.gov.co
www.actualicese.com

Hemos abordado el primer e indispensable recurso financiero de toda

empresa teniendo en cuenta su administracin, control y el efecto de una
correcta valuacin en la presentacin del Balance General y el Flujo de
Efectivo. En el prximo fascculo profundizaremos los mismos conceptos
aplicados a las Inversiones.

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Fascculo No. 1
Semestre 2

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Seguimientoal autoaprendizaje
Sistemas de informacin contable II - Fascculo 1
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________
1. Elabore un acta de constitucion de caja menor con sus respectivas
instrucciones de manejo.
2. Con los siguientes datos elabore un arqueo de caja menor y realice los
respectivos registros contables segn el resultado del arqueo, faltante o
sobrante.
- La base de la caja menor es de $ 800.000
- Se cuentan billetes por $ 387.000, moneda $ 2.500
- Vales provisionales por los siguientes valores, Vale $ 160.000, Vale $ 80.000,
Vale $ 60.000, Vale $ 15.000, Vale $ 10.000 y fac por Fac 3855 Bombillos $
2.500
- Fac 3859 Minas $ 8.500, Fac 3861 Caf $ 6.500, Fac 3866 Taxis $ 15.000,
- Fac 3867 Fotocopias $ 8.500
4. Escriba cinco procedimientos de control interno que se apliquen al efectivo.
5. Entregue los ejercicios sobre formas de conciliacin bancaria y arqueo
solicitados por el tutor.

Fascculo No. 1
Semestre 2

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