Guia de Evaluacion de Necesidades Formativas

Gua para
la Evaluacin
de Necesidades
Formativas
Programa de Actividades de Formacin Continua
Gua para
la Evaluacin
de Necesidades
Formativas
Programa de Actividades de Formacin Continua
Autor:
E-mail: factam@retemail.es
III Acuerdo de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas
EDITA:
Instituto Nacional de Administracin Pblica
C/ Atocha, 106 - 28012 Madrid
DISEO, COMPOSICIN E IMPRESIN:
RUMAGRAF, S.A.
Avda. Pedro Dez, 25. 28019 Madrid
DEPSITO LEGAL:
M-37227-2002
Rumagraf OT 30536
PRESENTACIN
El Programa de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas moviliza un importante
volumen de recursos materiales y humanos en cuya gestin interviene un complejo entramado
de actores de distintos mbitos (Administracin General del Estado, Comunidades Autnomas,
Entidades Locales y Organizaciones Sindicales). El uso eficaz y eficiente de estos recursos exige la aplicacin de una metodologa especfica en la elaboracin y diseo de los planes de
formacin cuyo punto de partida se encuentra en un adecuado anlisis de necesidades formativas, con el objeto de determinar quin debe formarse, en qu materia, cundo y dnde.
El Instituto Nacional de Administracin Publica, en cumplimiento de las funciones que le corresponden en relacin con la investigacin aplicada a la Formacin Continua, promovi la
realizacin de un estudio de investigacin con el objeto de elaborar una metodologa aplicable, por todos los promotores de Planes de Formacin Continua, a la evaluacin de las necesidades formativas en el mbito pblico.
Fruto de dicha investigacin es la Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas que
ahora se presenta y que se pone a disposicin de todos los promotores.
En ella se presenta una visin general de este modelo de buena prctica y su adaptacin a la
especificidad de los promotores, se orienta sobre el anlisis y diagnstico de necesidades a
medio plazo y con carcter anual, se hace referencia a los criterios y procedimientos para el
anlisis de la informacin, y los soportes documentales a utilizar en la evaluacin de las necesidades formativas.
La Gua se inscribe en el Programa de Actividades sobre informacin, difusin, fomento de la
participacin y desarrollo de la Disposicin Adicional quinta del III Acuerdo sobre Formacin
Continua en las Administraciones Pblicas, que anualmente despliega, por encomienda de la
Comisin General para la Formacin Continua, el Instituto Nacional de Administracin Pblica
para la mejora de la calidad del sistema.
Jaime Rodrguez-Arana Muoz

DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIN PBLICA
III Acuerdo de Formacin Continua
NDICE
Pgina
1. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas y la planificacin de la formacin .................................................................................................................
1.1. La metodologa de la Formacin Continua: Introduccin ...................................
1.2. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas .........................................
10
2. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Administraciones Pblicas .
15
2.1. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las organizaciones sindicales .
15
2.2. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Comunidades Autnomas .
22
2.3. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en la Administracin General del

Estado ......................................................................................................
26
2.4. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Entidades Locales ..........
30
2.5. La perspectiva del/la empleado/a .................................................................
35
3. El diagnstico de necesidades formativas en otras organizaciones e instituciones ...
37
3.1. La empresa privada .....................................................................................
37
3.2. Las instituciones europeas ...........................................................................
38
4. Aspectos a considerar para unas buenas prcticas ................................................
41
4.1. Promocin interna, desarrollo individual/formacin para el puesto de trabajo ......
41
4.2. El AFCAP y su relacin con otros Planes de Formacin ......................................
42
4.3. El calendario de la Formacin Continua ..........................................................
42
4.4. Necesidades formativas y objetivos estratgicos de las Administraciones Pblicas .
43
4.5. La necesidad de formacin ...........................................................................
44
4.6. Seleccin de participantes, voluntariedad u obligatoriedad de la formacin .........
44
5. Un modelo/gua de buenas prcticas para el anlisis y diagnstico de necesidades

formativas en las Administraciones Pblicas ........................................................
47
5.1. Caractersticas generales de una gua de buenas prcticas en el diagnstico de necesidades formativas ...................................................................................
47
5.2. Visin general del modelo/gua ....................................................................
49
5.3. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas a medio y largo plazo (momento

uno) .........................................................................................................
53
5.4. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas anuales (momento dos) ........
55
5.5. La evaluacin del diagnstico de necesidades formativas ..................................
57
5.6. Criterios y procedimientos para el anlisis de la informacin .............................
58
5.7. Calendario .................................................................................................
61
5.8. Adaptacin de la gua y especificidad de los promotores ...................................
62
6. Los soportes documentales ................................................................................
65
7. Glosario de trminos ..........................................................................................
89
8. Bibliografa .......................................................................................................
93
9. Anexo metodolgico ..........................................................................................
97
1.
EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES

FORMATIVAS Y LA PLANIFICACIN DE LA FORMACIN
1.1.
LA METODOLOGA DE LA FORMACIN CONTINUA: INTRODUCCIN
El III Acuerdo de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas inclua, entre otros
contenidos: la elaboracin de un modelo metodolgico para la evaluacin de necesidades de
Formacin en las Administraciones Pblicas.
ste es el origen del presente informe que desarrolla dicho modelo metodolgico, modelo que
debe interpretarse teniendo en cuenta siempre el contexto de la Formacin Continua en las
Administraciones Pblicas tal como se define ste en dicho Acuerdo:
La Formacin Continua... est constituida por el conjunto de actividades formativas que
se desarrollan en las Administraciones Pblicas... dirigida a la mejora de competencias y
cualificaciones de los empleados pblicos, que permitan compatibilizar la mayor eficacia y
la mejora de la calidad de los servicios en las Administraciones Pblicas con el desarrollo
personal y profesional de los empleados pblicos.
Del mismo modo, dicho Acuerdo al hablar de los Planes de Formacin propona el marco en el
que debe incluirse el modelo metodolgico para la evaluacin de necesidades formativas:
Los Planes de Formacin debern elaborarse en congruencia con los objetivos y prioridades de la organizacin y se integrarn en la planificacin estratgica de la Administracin
a la que afectan.
El propio Acuerdo desgrana detalladamente los principios sobre los que descansa la Formacin
Continua en las Administraciones Pblicas:
la importancia de los recursos humanos como activo ms importante con el que cuentan los organismos pblicos;
la responsabilidad compartida de todos los agentes que intervienen en la formacin;
la bsqueda de una actitud formable hacia el aprendizaje, entendido como un proceso
ininterrumpido durante el ciclo vital;
favorecer el acceso de los empleados pblicos a mejores puestos y el complemento de
sus expectativas profesionales...
y otros muchos principios que conforman el marco de referencia de la Formacin Continua en

las Administraciones Pblicas y que, aunque no se enumeren, constituyen el marco desde el
que interpretar este informe y el modelo metodolgico propuesto.
La Formacin continua, como todo proceso formativo, requiere para que sea eficaz la aplicacin de unos procedimientos, una metodologa determinada tanto en la elaboracin y diseo
de los Planes de Formacin como en su aplicacin y seguimiento.
El diseo y elaboracin de Planes de Formacin exige un anlisis de necesidades formativas
permanente con el objetivo de determinar quin debe formarse, en qu, cundo y dnde, una
vez que queda demostrado que el problema organizativo, o el potencial problema, puede resolverse y debe resolverse a travs de la formacin.
No todos los problemas organizativos se resuelven a travs de la formacin, ni tampoco la
formacin es muchas veces el mejor o ms eficiente mtodo de solucin de problemas de la
organizacin. Un anlisis de las causas de los problemas potenciales o existentes puede poner
de relieve que stos tienen que ver con las condiciones (materiales o de interaccin) en que
se desarrolla una tarea o con los incentivos o con la ausencia de estndares; en todos estos
casos no tendra sentido promover o proponer acciones formativas. Slo tiene sentido cuando
las causas del problema se centran en los conocimientos, habilidades o destrezas de los/as empleados/as.
Una vez realizado el anlisis de necesidades formativas y con la informacin sobre el
quin, qu, cundo y dnde, es posible disear un Plan de Formacin enumerando e identificando los objetivos del mismo, desarrollando la accin formativa, la metodologa de la
formacin, etc.
Antes de la aplicacin del Plan o de la accin formativa, debe testarse el diseo realizado
(objetivos, programas, materiales, documentacin...) para asegurar su efectividad, eficiencia
y aplicabilidad a las necesidades formativas que quiere satisfacer. sta es la fase de desarrollo
de la accin formativa.
Por ltimo, tiene lugar la implementacin o aplicacin de la accin o Plan con una adecuada
gestin, seguimiento y control de la aplicacin.
La evaluacin de todo el proceso para asegurar la calidad, efectividad y eficacia de la formacin no es la fase ltima de este proceso o metodologa, sino que es una fase que se lleva a
cabo durante todo el procedimiento metodolgico sealado.
El esquema que representa grficamente estas ideas es el siguiente:
ANALIZAR
IMPLEMENTAR
EVALUAR
DISEAR
DESARROLLAR
Modelo ISD www.nwlink.com
Este informe se centra en el anlisis y diagnstico de necesidades formativas pero, puesto

que sta es una fase dentro del proceso general de la Formacin Continua, conviene siempre
tener presente el contexto global metodolgico en el que se engrana, tal y como se ha sealado antes.
Adems de describir y analizar cmo se lleva a cabo este diagnstico de necesidades en las
Administraciones Pblicas, se ha diseado una gua metodolgica para dicho anlisis y diagnstico.
Dicha gua se inscribe dentro del marco del III Acuerdo de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas (III AFCAP).
Por una parte, la gua ofrece de una manera concisa y sistemtica el proceso (modelo) a seguir en el anlisis y diagnstico de necesidades y, por otra, los instrumentos de recogida de
informacin, soportes documentales, formularios, etc., necesarios para cumplimentar el modelo propuesto, incluyendo procedimientos para el anlisis de la informacin y un glosario de
trminos.
La gua representa un modelo ideal, estandarizado y homogneo que debe interpretarse y
aplicarse de un modo flexible, adaptndola a las caractersticas especficas de los diferentes
niveles de las Administraciones Pblicas, las caractersticas de los diferentes promotores de
Planes de Formacin, etc. Es, por tanto, una gua de consulta que debe adaptarse a los contextos y situaciones especficos de cada promotor.
Antes de presentar el informe y el modelo que se propone, y para terminar esta introduccin,
tenemos que agradecer las ideas, documentos e informacin facilitado por los representantes
de los diferentes promotores que han participado en el estudio (vase Anexo metodolgico).
En esta informacin, ideas y documentos, junto con los conocimientos tericos y empricos
existentes sobre el anlisis y diagnstico de necesidades (vase bibliografa), se apoya esta
gua; cualquier error o equivocacin contenido en ella es, obviamente, responsabilidad slo
de los autores.
1.2.
EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS
Con independencia del modelo o metodologa especfico que se elija o desarrolle para realizar
un anlisis de necesidades formativas, existen dos filosofas o perspectivas filosficas contrapuestas:
a) El enfoque proactivo, en el que no se espera a que aparezcan problemas en la organizacin, sino que se analiza previamente el sistema anticipndose a potenciales problemas.
b) El enfoque reactivo, en el que el problema organizacional ya existe y el anlisis se
centra en l.
Resulta que es mejor prever que reaccionar, pero tambin que a veces es imposible prever todo,
por lo que parece lgico adoptar ambas perspectivas, que de hecho se complementan entre s.
La recogida de informacin sobre cmo se lleva a cabo realmente el anlisis de necesidades
por los distintos promotores de Planes de Formacin dentro del III AFCAP ha puesto de manifiesto que muchos utilizan las dos perspectivas:
una planificacin proactiva al principio de ao y
algn procedimiento para hacer frente a las necesidades formativas urgentes que vayan surgiendo por situaciones problemticas no previstas.
Una necesidad es un desfase o diferencia existente entre lo que existe en la actualidad y lo
que debera ser o lo que se querra que fuera. Al hablar de necesidades formativas nos referimos, por supuesto, al desfase o diferencia entre las destrezas, conocimientos y actitudes existentes en la forma de desempear un puesto de trabajo y las destrezas, conocimientos y actitudes que se deberan tener para mejorar la calidad del servicio, cumplir los objetivos de la
organizacin...
Puede distinguirse entre diagnstico de necesidades y anlisis de necesidades. En el diagnstico (assessment) se trata de identificar las necesidades de la organizacin y ordenarlas segn
prioridades; en el anlisis el centro de atencin son las razones y causas de dichas necesidades, de tal manera que pueda luego decidirse de un modo racional qu soluciones (formativas
o no) son las ms apropiadas.
El diagnstico de necesidades examina sistemticamente cmo son las cosas en la organizacin y se compara con cmo deberan ser, de modo que se identifiquen los aspectos que no
funcionan o funcionan mal: empleados/as poco formados/as, conocimientos inadecuados para
el desempeo del puesto de trabajo, condiciones materiales inadecuadas, exceso de procedimientos burocrticos...
Por el contrario, el anlisis de necesidades entra de lleno en la identificacin de las posibles
soluciones al identificar las causas de por qu las cosas funcionan mal. Las causas y las soluciones no tienen por qu ser necesariamente de tipo formativo. Existe una necesidad formati-
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va cuando a un/a empleado/a le faltan los conocimientos o destrezas para desempear la tarea asignada satisfactoriamente.
Allison Rossett (1996) destaca como componentes esenciales de un diagnstico y anlisis de
necesidades:
Situacin actual: la situacin existente o cmo son las cosas en la actualidad.
El ptimo: cmo deberan ser las cosas o la situacin.
Los sentimientos: cmo sienten el problema las personas afectadas por el mismo.
Causas: por qu existe ese desfase entre lo actual y el ptimo.
Soluciones: qu hacer para acabar con el problema.
Normalmente, una necesidad formativa surge bien por problemas de desempeo de trabajo,
introduccin de nuevas tecnologas o bien por cambios legales en el trabajo o normas legales
que exijan formacin anual.
Cmo se hace un anlisis de necesidades?

Wilf Ratzburg describe en cuatro fases la realizacin de un anlisis y diagnstico de necesidades:
Realizacin de una valoracin de los desfases.
Identificacin de prioridades y ordenacin de las mismas.
Identificacin de las causas de los problemas existentes.
Identificacin de posibles soluciones.
Paula Christopher propone otras fases similares:
Realizacin de un anlisis del desfase existente. En esta primera fase se compara la situacin actual con la deseada para lograr el xito organizativo y personal. Esta autora
insiste en no igualar las necesidades reales con las percibidas o demandadas; hay que
identificar las necesidades reales de la organizacin y, en general, los empleados pueden no saber lo que realmente son las necesidades aunque tengan muy claro cules
son sus demandas.
Identificar fuentes de informacin para determinar no slo el quin, sino dnde est
la informacin y las limitaciones para conseguirla. Una vez identificadas las fuentes se
pueden utilizar entrevistas, observacin directa del desempeo de tareas, examen de
registros y archivos, reuniones de grupo, encuestas, etc. Lo mejor es utilizar mltiples
mtodos para lograr una mejor comprensin de las necesidades.
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El anlisis de toda la informacin permite no slo identificar las necesidades, sino

quin necesita formacin, en qu se necesita la formacin, cundo darla y dnde.
El ltimo paso es tomar la decisin sobre si realmente la formacin es la solucin a las
necesidades y problemas encontrados.
Donald Clark, por su parte, desarrolla el anlisis de necesidades en siete fases:
1) Anlisis global del sistema o proceso (no siempre necesario).
2) Compilacin de un inventario de tareas (no siempre necesario):
a) lista de puestos de trabajo;
b) descripcin de los puestos;
c) inventario de tareas.
3) Anlisis de tareas en busca de problemas de funcionamiento o desempeo.
4) Seleccin de tareas que necesitan formacin.
5) Elaboracin de medidas del desempeo.
6) Seleccin del contexto de la formacin.
7) Estimacin de costes.
Adems de la existencia de diferentes perspectivas sobre los pasos a dar en el anlisis de necesidades, existen diferentes perspectivas o metodologas del propio anlisis.
As, el propio Donald Clark habla de diferentes enfoques, resaltando entre ellos:
1) Anlisis de gente-datos-cosas centrado en la descripcin y anlisis de puestos de trabajo utilizando la triple posibilidad. En cada puesto de trabajo se hacen cosas con:
a) la gente (aconsejar, administrar, comunicar, coordinar...);
b) los datos/informacin (analizar, calcular, comparar...);
c) o las cosas (actuar, ajustar...).
2) Anlisis de observacin de un experto desempeando una tarea.
3) Anlisis funcional que identifica las principales funciones de un puesto y centra el
anlisis en las mismas.
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4) Anlisis de documentos, si se dispone de documentos que relacionen detalladamente

los procedimientos de un puesto de trabajo.
5) Anlisis de tareas cognitivas, etc.
Todas estas perspectivas se centran en el anlisis de puestos de trabajo precisamente para
identificar deficiencias en el desempeo de tareas.
Wilf Ratzburg seala cuatro metodologas diferentes en el anlisis de necesidades:
Encuestas de necesidades de formacin.
Estudios de competencias.
Anlisis de tareas.
Anlisis del desempeo del puesto de trabajo.
Recapitulando, las necesidades formativas hacen siempre referencia a desfases entre lo que
existe y lo que debera existir. El anlisis de los problemas de desfase o de desempeo existentes es un anlisis reactivo que debera complementarse con un enfoque proactivo que tenga en cuenta los problemas potenciales que surgirn debido a cambios tecnolgicos, cambios
organizacionales, etc.
Deben, adems, distinguirse claramente las necesidades reales de las percibidas y de las demandas, primando en la definicin de las necesidades reales los objetivos de la organizacin,
y, por ltimo, debe aceptarse que no todos los problemas organizativos o de desempeo de
funciones/tareas se pueden resolver con formacin. Slo algunos problemas demandarn acciones formativas y darn, por tanto, origen a necesidades formativas.
Adoptando una filosofa proactiva debe, adems, adoptarse una metodologa mltiple en la
recogida de la informacin utilizando diversas fuentes y mtodos: encuestas, observacin,
grupos, entrevistas... porque de esta manera comprenderemos mejor las necesidades existentes.
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2.

FORMATIVAS EN LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS
2.1.
ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

EN LAS ORGANIZACIONES SINDICALES
Para identificar la metodologa y procedimientos utilizados en el anlisis y diagnstico de necesidades entre los promotores correspondientes a sindicatos se ha seguido una triple va:
1) Entrevistas en profundidad con los/as responsables de las seis confederaciones/federaciones que proponen Planes de Formacin (UGT-Federacin de Trabajadores de la Enseanza, Confederacin Intersindical Gallega, UGT-Federacin de Servicios Pblicos,
CSI-CSIF, Federacin de la Enseanza de CC.OO.).
2) Un grupo de discusin sobre el tema con todos/as los/as encargados/as responsables
de formacin de dichos sindicatos.
3) Recopilacin y anlisis de la documentacin existente; guiones de deteccin de necesidades, cuestionarios, formularios...
Los sindicatos, como promotores, renen una serie de caractersticas que les distinguen de
otros promotores:
1) Estn tambin presentes en los Planes de Formacin de otros promotores (Administracin General del Estado, Comunidades Autnomas, Administracin Local), con carcter
consultivo normalmente, pero ejerciendo un fuerte impacto en la oferta formativa y en
la seleccin de los empleados pblicos a formar.
2) Los Planes de Formacin que promueven se pueden dirigir a todos los mbitos de la
Administracin Pblica (estatal, autonmica o local).
3) En principio, los planes se dirigen a los empleados pblicos directamente, por lo que
se articulan sobre todo en torno a las demandas de stos, estando por tanto orientados sobre todo a la promocin profesional y al cumplimiento de las expectativas formativas individuales.
Estas caractersticas condicionan, sin duda, el tipo de anlisis de necesidades que se lleva a
cabo en este sector.
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En general, luego mencionaremos las excepciones o puntualizaciones el anlisis de necesidades empieza en la evaluacin que hacen los/as alumnos/as de los cursos a los que han asistido. Se incluye en el cuestionario de evaluacin alguna pregunta sobre necesidades formativas, pudiendo en algn caso incluir tipos de motivos para esa necesidad y listado de posibles
acciones formativas para elegir.
El segundo paso, que constituye el mtodo esencial, se centra en la informacin que facilitan
los/as delegados/as o responsables de formacin de cada sindicato en cada Comunidad Autnoma, provincia o comarca. A tal efecto, se enva un guin/un cuestionario para que estos/as
delegados/as o responsables lo remitan a la oficina central recogiendo las demandas de los
centros, de los sectores... Este paso puede dar lugar a un informe resumido que luego se revisar para modificar o que se discute en reuniones de grupo para acordar prioridades y las bases del Plan de Formacin.
La informacin que se recoge en esta captura de datos es normalmente muy amplia no slo en
cuanto a contenido de las acciones formativas, sino tambin horarios, formatos de las acciones (formacin a distancia o presencial), etc.
Toda la informacin recogida de asistentes a cursos, de formadores/profesores, de responsables territoriales de los sindicatos es analizada por los sindicatos para que sirva de base
a los Planes de Formacin.
Este proceso de diagnstico de necesidades se caracteriza bsicamente por:
Primar la opinin de los/as empleados/as pblicos (ya sean funcionarios o laborales)
como evaluadores/as de los cursos a los que asisten.
Primar, en segundo lugar y muy fuertemente, la informacin que facilitan los/as responsables territoriales de los sindicatos, que funcionan como receptores/as y acumuladores/as de informacin al respecto y como expertos/as.
Debe reconocerse que algunos sindicatos explicitan claramente el contexto que rodea a la formacin y cmo las modificaciones en el mismo innovaciones tecnolgicas, mandatos legales, reestructuracin pblica (por ejemplo, el Estado de las Autonomas y la integracin europea) influyen en los desfases y carencias formativas, objetivando por tanto el proceso de
anlisis de necesidades y actuando en este sentido como expertos evaluadores externos.
Veamos con ms detalle los procedimientos de los sindicatos que han participado en esta investigacin.
CONFEDERACIN INTERSINDICAL GALLEGA

El proceso de anlisis y diagnstico de necesidades comienza con el envo de un cuestionario
a los/as delegados/as de cada comarca para recoger las necesidades de formacin y con el envo de los resultados de evaluacin de los Planes de Formacin del ao anterior a los/as secretarios/as de formacin. En esta evaluacin, entre otras cosas, se incluyen las propuestas de
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formacin realizadas por los asistentes a cursos en las encuestas de evaluacin y por los propios formadores/profesores.
El cuestionario enviado a los/as delegados/as incluye:
Cursos que solicitan los/as compaeros/as de trabajo.
Formacin que sistemticamente reclaman los/as jefes/as o responsables de las unidades.
Cursos que interesan al propio delegado/a.
Listado cerrado de cursos para que valoren el grado de inters (en el cuestionario facilitado, 73 cursos).
Se pide la valoracin general de tipos de cursos:
para el desarrollo personal;
nuevas tecnologas;
necesarios para hacer mejor el trabajo diario;
valorados para promocin o concursos.
El/la secretario/a de formacin, junto con los responsables sectoriales y territoriales, examina
y analiza la documentacin y elabora un borrador de propuestas de formacin que se enva a
todas las localidades pidiendo:
que ajusten las propuestas a los medios materiales, horarios y medios econmicos y a
la demanda real.
Se vuelve a hacer una reunin con el secretariado y responsables sectoriales y territoriales en
la que se vuelve a ajustar y tambin con otras ofertas formativas existentes, para que no haya
solapamiento. A partir de aqu se elabora la propuesta definitiva junto con la empresa que ha
llevado a cabo la evaluacin, para ajustar todava ms la misma.
La propuesta final incluye un reparto de acciones formativas por localidades dependiendo de
demandas/necesidades sistematizadas, territorializadas, medios econmicos y estructuras dedicados a la formacin.
CC.OO.-FEDERACIN DE ENSEANZA
Al igual que en la CIG, el primer paso o informacin a utilizar es la valoracin que hacen
los/as asistentes de cursos en el plan anterior de sus necesidades formativas; stos valoran
un listado cerrado de posibles cursos sealando los que ms les interesan, el horario de los
cursos y la razn (desarrollo personal, promocin, cualificacin profesional).
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Adems, recogen informacin de los/as responsables de formacin de cada Comunidad Autnoma. stos sealan las necesidades formativas de su Comunidad y las prioridades, y elaboran
su propuesta/peticin de acciones formativas.
Pero el propio sindicato identifica las necesidades formativas de acuerdo al modelo educativo
que defiende (hay que recordar que es un sindicato de enseanza); es decir, el sindicato acta
como definidor de unos objetivos a conseguir a travs de la educacin y trata de adecuar la
formacin a ese modelo. Representa as un inters distinto de la Administracin Pblica y distinto de los/as propios/as empleados/as, siguiendo los objetivos y filosofa del propio sindicato.
Se insiste mucho en este proceso en no igualar diagnstico de necesidades con preguntar o
recabar informacin exclusivamente de los/as trabajadores/as: el sindicato tiene un modelo
sociopoltico con un componente de transformacin y, en funcin de ello, puede definir lo
que entiende por necesidades, puesto que tiene definido lo que debera ser, hacia lo que hay
que dirigirse.
Puesto que una necesidad es un desfase entre el ser y el deber ser, este sindicato est simplemente poniendo el nfasis en su propia definicin del deber ser hacia dnde debe encaminarse la sociedad y, por ello, su propia definicin de necesidades.
CSI-CSIF
Al igual que en las dems organizaciones sindicales, el proceso de diagnstico de necesidades
se base esencialmente en:
Las respuestas de los/as alumnos/as en la evaluacin de cursos anteriores.
La encuesta de deteccin de necesidades enviada al gestor de formacin de cada provincia, que la rellena mediante reuniones con las distintas secciones sindicales.
El cuestionario utilizado es muy distinto del usado por otras organizaciones e incluye:
Las transformaciones de puestos de trabajo previstas en las distintas Administraciones.
Las adaptaciones de los catlogos de puestos de trabajo debidas a:
nuevos sistemas informticos;
nuevas tecnologas de la comunicacin e informacin;
modificaciones legislativas;
transferencias de personal.
Prioridades de acciones formativas a desarrollar en cada provincia.
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Estimacin de los medios necesarios para el desarrollo de las acciones formativas.

Estimacin del nmero de empleados pblicos afectados por transformaciones o adaptaciones de puestos de trabajos en los distintos tipos de Administraciones Pblicas.
FEDERACIN DE SERVICIOS PBLICOS DE UGT

La Federacin de Servicios Pblicos de UGT utiliza como instrumentos bsicos de recogida de
informacin para el anlisis de necesidades formativas de los/as empleados/as de las Administraciones Pblicas (su Plan de Formacin es interadministrativo, al igual que el del resto de
los sindicados) los cuestionarios de evaluacin cumplimentados por los/as empleados/as que
han asistido a las acciones formativas llevadas a cabo en el Plan anterior.
Segn sea el tipo de formacin, los/as asistentes a los cursos rellenan dos (en el caso de formacin presencial) o tres (en la formacin a distancia) cuestionarios de evaluacin. Estos
cuestionarios son de lectura ptica e incluyen tanto preguntas cerradas como semicerradas y
abiertas.
Cuando la formacin es presencial, el/la empleado/a pblico/a rellena un cuestionario al inicio de la accin formativa (cuestionario de evaluacin inicial) y otro al finalizar la misma
(cuestionario de evaluacin final).
En la evaluacin inicial, adems de otro tipo de informacin, se recoge informacin sobre las
caractersticas del/la asistente y las expectativas que le/la han llevado a participar en dicha
accin/curso de formacin.
En el cuestionario de evaluacin final, la Federacin de Servicios Pblicos de UGT incluye preguntas concretas para el diagnstico de necesidades formativas de los/as empleados/as de las
Administraciones Pblicas. En concreto, se pregunta por:
reas/Temas en los que estara interesado/a en formarse, tanto generales como especficos del puesto de trabajo.
Nivel de la formacin (Especializacin, Medio, Bsico).
Tipo de formacin (Presencial, A distancia).
Horario (Maana, Tarde, Noche, Fin de Semana).
En la formacin a distancia, el/la alumno/a rellena tres cuestionarios diferentes a lo largo del
curso:
Cuestionario de Evaluacin Inicial, en el cual se recoge informacin sobre la motivacin/inters por el curso (Adquirir nuevos conocimientos, Actualizar o reciclar conocimientos, Mejorar en el puesto de trabajo, etc.).
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Cuestionario de Seguimiento.
Cuestionario de Evaluacin Final, en el cual el/la empleado/a evala el grado de aplicabilidad de los conocimientos aprendidos al puesto de trabajo, la consecucin de objetivos...
En los cursos de tipo presencial, el/la monitor/a-formador/a tambin rellena un cuestionario
al finalizar el mismo y emite un pequeo informe cualitativo que entrega al responsable de
formacin de la provincia. Este responsable (que inaugura y clausura la accin formativa) entrega dicho informe, junto con otro suyo (que recoge sus impresiones), al secretario de formacin de la Comunidad Autnoma.
Tambin los resultados de las evaluaciones de los cursos, una vez procesados los cuestionarios, son enviados a los secretarios de formacin de cada Comunidad Autnoma, segmentados
por provincias, tipo de administracin, grupo profesional...
Con toda esta informacin, los secretarios elaboran los listados de los cursos para el siguiente Plan de Formacin (un listado de cursos generales y otro de cursos especficos). Estos listados se discuten y consensan en el Consejo de Formacin Estatal. A este Consejo tambin
asisten representantes sindicales, que estn presentes en las negociaciones con las distintas
Administraciones Pblicas y son los que aportan informacin sobre la evolucin de las plantillas, nuevos cambios legales, nuevas tecnologas que se van a implantar, etc.
FEDERACIN DE TRABAJADORES DE LA ENSEANZA-UGT
El Comit de Formacin Estatal de FETE-UGT, formado por los secretarios de formacin de las
17 Comunidades Autnomas ms Ceuta y Melilla, elabora una prepropuesta de acciones formativas utilizando como instrumento de trabajo bsico el Guin de Evaluacin: Deteccin de
Necesidades, cumplimentado por expertos de las Comunidades Autnomas. Esta prepropuesta se enva al resto de los Comits de Formacin (autonmicos y comarcales), que la estudian,
la modifican, la adaptan y la devuelven al Comit de Formacin Estatal, que prepara con esa
prepropuesta adaptada el Plan de Formacin.
Los/as delegados/as y liberados/as sindicales, que tienen un contacto directo tanto con
los/as trabajadores/as como con los centros educativos, y por tanto conocen de primera mano
las necesidades de ambos, son los que, en este proceso de diagnstico de necesidades formativas, ratifican, modifican, suprimen y/o adaptan las prepropuestas formativas iniciales del
Comit de Formacin Estatal a la realidad de los puestos de trabajo de los/as empleados/as
pblicos y de los centros educativos.
La valoracin de la accin formativa que hacen tanto los/as alumnos/as como los/as formadores/as tambin tiene repercusin en el Plan de Formacin siguiente. Esta valoracin se realiza mediante dos cuestionarios:
Hoja de Evaluacin Alumnos, en la cual se pregunta por nuevas propuestas de acciones formativas vinculadas al puesto de trabajo.
Hoja de Evaluacin Monitor Evaluador.
2 0
FEDERACIN DE SERVICIOS Y ADMINISTRACIONES PBLICAS-CC.OO.

Las tcnicas e instrumentos que emplea para el diagnstico de necesidades la Federacin de
Servicios y Administraciones Pblicas de Comisiones Obreras son los siguientes:
Anlisis de las propuestas formuladas por los/as empleados/as.
Anlisis de las propuestas formuladas por rganos de representacin del personal.
Entrevistas con altos cargos o responsables de unidades administrativas.
Cuestionarios de evaluacin de necesidades.
En la Encuesta de evaluacin del Profesor/a, que rellena, para cada accin formativa, el/la
monitor/a-profesor/a de la misma, se recoge informacin sobre la incidencia de la formacin
impartida en el trabajo de los/as asistentes.
Esta Federacin tambin tiene dos modalidades de cuestionario para la evaluacin de los cursos, segn sean stos presenciales o a distancia.
Para los cursos presenciales, el Cuestionario de valoracin del curso recoge informacin sobre:
La motivacin que le induce a participar.
Los objetivos y contenidos del curso.
La aplicabilidad de las enseanzas.
Una relacin de cursos o actividades que puedan ser de inters para el/la alumno/a, tanto para aplicar en la Administracin en la que trabaja como para mejorar su formacin.
Tambin en el cuestionario de Evaluacin de los cursos de formacin a distancia se incluyen
preguntas sobre esos mismos temas, con la diferencia de que, con respecto a las necesidades y
preferencias de formacin, la relacin de cursos est clasificada por reas (se corresponde con
el catlogo de Formacin Continua del rea Pblica de CC.OO.) y se pregunta, adems, por:
el inters (profesional o personal);
el nivel de la formacin que se quiere recibir (Alto, Medio, Bajo);
la modalidad de formacin (Presencial, Semipresencial, A distancia), y
el horario (Maana, Tarde, Noche).
El anlisis de la informacin se realiza en las sucesivas reuniones de los comits de formacin
(provinciales, autonmicos) y en las reuniones con las secciones sindicales estatales, y de ellas
sale el catlogo de las acciones formativas que se presentar en el siguiente Plan de Formacin.
2 1
2.2.

EN LAS COMUNIDADES AUTNOMAS
Se ha recogido informacin documental y mediante entrevista en profundidad de siete Comunidades Autnomas: Junta de Andaluca, Comunidad Autnoma de Madrid, Xunta de Galicia,
Comunidad Autnoma de Catalua, Comunidad Autnoma de Aragn, Comunidad Autnoma de
La Rioja y Comunidad Valenciana, complementndose esta informacin con un grupo de discusin en el que han participado las restantes Comunidades Autnomas. Por otra parte, se
han utilizado tambin los resultados del estudio realizado por Juan Xirau y Sylvia Alonso Codina, de la Escuela de Administracin Pblica de Catalua.
Lo primero que hay que sealar es la diversidad y heterogeneidad de procedimientos que se
utilizan en las diferentes Comunidades Autnomas. Ciertamente, esta diversidad no hace ms
que reflejar la heterogeneidad organizativa existente debida a las diferencias socioeconmicas que hay entre las Comunidades Autnomas, al diferencial proceso seguido en los procesos
autonmicos, diferentes culturas organizativas...
Pero aunque la homogeneizacin o uniformismo pueda parecer polticamente incorrecto, lo
cierto es que desde el punto de vista tcnico los modelos y procedimientos existentes para
detectar necesidades formativas no son tan distintos. De hecho, existe un gran consenso en
la literatura cientfico-tcnica sobre qu es necesidad, necesidad formativa, y sobre las fases
y procedimientos que conlleva una evaluacin y un diagnstico de necesidades.
La heterogeneidad surge bsicamente debido a la confusin entre necesidad y demanda formativa; a la falta de acuerdo sobre el papel de informantes clave sobre necesidades, jefes de
unidades, sindicatos, etc.; a la falta de recursos para realizar un diagnstico de necesidades
adecuado, que por otra parte casi nadie demanda, etc.
En general, un buen nmero de Comunidades Autnomas utiliza en primer lugar la informacin
que facilitan los/as asistentes a cursos de formacin, que proporcionan informacin sobre
nuevos cursos deseables, sobre necesidades formativas no cubiertas, o directamente en un
cuestionario con el listado de cursos a ofertar sobre su grado de inters por los mismos.
En algunas Comunidades Autnomas, pocas, se utiliza tambin en esta primera fase la informacin que facilitan los/as profesores/as.
En una segunda fase, la ms importante, bien a travs de cuestionarios estandarizados, bien a
travs de una carta, bien mediante entrevistas, se recaba la opinin de responsables o jefes
de las unidades administrativas. Aunque el procedimiento que se sigue en esta fase es muy
variopinto, lo cierto es que los/as jefes/as de las unidades actan como informantes, expertos/as clave que conocen la situacin actual de la formacin de los/as empleados/as de la
unidad, as como la formacin que debera existir para que la unidad funcionara bien, y por
tanto saben cules son las necesidades formativas.
En muy contados casos se estandariza o formaliza el proceso del anlisis de necesidades que
llevan a cabo los/as jefes/responsables de las unidades.
2 2
En una tercera fase la direccin de la organizacin (Consejeras, Institutos de Administracin

Pblica o Escuelas de Formacin) realiza un anlisis de la informacin disponible, incluyendo,
en algunos casos, estudios encargados a empresas externas o informacin informal. Este anlisis
conjunto se suele poner en conjuncin y en comn en una cuarta fase con las propuestas de necesidades formativas y formacin de la representacin sindical o representacin del personal.
El resultado final de esta discusin y negociacin entre sindicatos y Administracin lleva a la
determinacin de las necesidades y de las acciones formativas a ofertar.
En una amplia mayora de Comunidades Autnomas, adems de esta va estndar, se aceptan
las peticiones individuales o especficas debidas a adaptaciones de puestos, mandatos legales
o cambios tecnolgicos que van surgiendo a lo largo del perodo de vigencia del Plan de Formacin.
Como ya se ha sealado, hay variaciones en cuanto a procedimientos concretos de recogida
de la informacin en las diferentes fases; por ejemplo, los/as jefes/as de las unidades pueden
antes responder a un cuestionario, tener reuniones de trabajo con los/as responsables de formacin, responder a una carta genrica, tener una entrevista con la direccin... De la misma
manera, la consulta y discusin con los sindicatos puede realizarse en otra fase del proceso.
Pero estas variaciones no cambian el hecho de que los informantes sobre necesidades formativas son:
Los/as demandantes potenciales.
Los/as jefes/as de unidades.
La representacin del personal.
Estudios realizados por empresas externas.
La propia direccin o responsables de formacin...
Veamos en detalle los procedimientos seguidos por algunos de los organismos de las Comunidades Autnomas que han participado en esta investigacin.
IMAP (Instituto Madrileo de Administracin Pblica)

A finales de ao envan a los/as coordinadores/as de formacin, responsables de personal de
las Consejeras, fichas, impresos y el catlogo de cursos de formacin para que los/as jefes/as
de las unidades lo pasen a los/as empleados/as, que rellenarn las fichas indicando su grado
de inters por los distintos cursos del catlogo; pueden tambin aadir nuevos cursos demandados. Los/as jefes/as de las unidades los priorizan.
La agregacin de toda esta informacin pasa a las comisiones tcnicas donde estn los sindicatos y la Administracin. Los comits tcnicos lo discuten y aprueban, cuantificndolo econmicamente y pasndolo al Instituto.
2 3
Por ltimo, estas propuestas tienen que ser ratificadas por las mesas paritarias y de Formacin Continua.
El inicio de todo el proceso es por tanto el catlogo de cursos, que se confecciona utilizando
la informacin de:
Cursos de aos anteriores que tienen demanda.
La informacin de las evaluaciones.
Sugerencias de alumnos/as y profesores/as.
Directamente de peticiones de empleados/as o jefes/as de unidades.
Conviene sealar que, en cualquier caso, en el propio proceso se permite aadir nuevos cursos
o acciones formativas.
ESCUELA DE ADMINISTRACIN PBLICA DE CATALUA

La Escuela de Administracin Pblica de Catalua no lleva a cabo diagnstico de necesidades
formativas directamente; ste se realiza por separado por cada Consejera o unidad departamental del Gobierno cataln: Agricultura, Bienestar, Cultura, Economa...
En este sentido, la Comunidad Autnoma de Catalua reproduce el modelo existente en la Administracin Central estatal, donde cada Ministerio realiza su propio Plan de Formacin y, claro est, tambin el diagnstico de necesidades formativas.
Los departamentos realizan el anlisis de necesidades utilizando bsicamente cuatro tcnicas/mtodos:
1) Resultados de las evaluaciones de cursos anteriores por parte de los/as alumnos/as,
incluyendo a veces la opinin del profesorado.
2) Informacin recibida por las unidades administrativas, bien a travs de informes, entrevistas o reuniones con responsables de las unidades, incluyendo la informacin de
las unidades horizontales (informtica, idiomas...).
3) Necesidad percibida por la propia direccin.
4) Informacin que proponen los/as representantes de los/as empleados/as.
Al igual que en otros mbitos, en Catalua el problema bsico es consensuar los objetivos de
la formacin:
frente al objetivo de los/as empleados/as y sindicatos, centrado en el desarrollo personal y la promocin;
2 4
el objetivo de promover el cambio en la organizacin y en la Administracin Pblica

para disear e implantar nuevos modelos de gestin ms cercanos a la empresa privada, elevando la calidad, la eficacia y la eficiencia.
INSTITUTO ARAGONS DE ADMINISTRACIN PBLICA

La oferta formativa que se plasma en el Plan de Formacin surge de las propuestas realizadas
por:
Los/as responsables de formacin de los distintos departamentos del Gobierno aragons.
La propuesta de los sindicatos.
Las propias valoraciones del Instituto.
No se tienen en cuenta las evaluaciones de cursos anteriores, en el sentido que los cuestionarios no incluyen ninguna pregunta sobre acciones formativas a desarrollar en el siguiente Plan
de Formacin, pero s se tiene en cuenta la evaluacin para la calidad de los cursos y para mejorar la gestin y el diseo del Plan.
El Instituto y los/as responsables de formacin de los departamentos aportan la perspectiva
de la organizacin, la Administracin, mientras que los sindicatos aportan el punto de vista
de los/as trabajadores/as.
En los departamentos son los/as jefes/as de las unidades los/as que formulan las necesidades
formativas; aunque no parece existir ningn procedimiento estandarizado como el de Catalua, pero el modelo es el mismo, salvo que queda excluida la perspectiva de los/as
alumnos/as.
Parece que se acta ms bien sobre demanda y se centran ms en el diseo del Plan y en la
gestin de su ejecucin.
CONSELLERA DE EDUCACIN-XUNTA DE GALICIA

La Consellera tiene una organizacin descentralizada y dispone en todo el territorio de siete
Centros de Formacin y Recursos para el profesorado, que son los centros que en ltima instancia desarrollan las acciones formativas, territorializando la oferta.
El anlisis y diagnstico de necesidades formativas parte de dos lneas en paralelo que luego
se confrontan y anan:
1) El anlisis de las prioridades de formacin establecidas por la Consellera como poltica del Gobierno autonmico.
2 5
2) Las necesidades formativas identificadas directamente en los centros y con los/as profesores/as, utilizando un procedimiento complejo que incluye encuestas entre el profesorado, reuniones de reas, demandas individuales o colectivas del profesorado, y
reuniones en los propios centros educativos.
Para el segundo proceso, puesto que el primero est establecido por la propia Consellera, se
parte de reuniones de reas/especialidades constituidas por asesores que en sesiones peridicas van diseando la oferta formativa de cada rea.
Para ello recogen:
Las demandas individuales y colectivas del profesorado.
Las respuestas a encuestas postales enviadas a centros y profesorado.
La informacin producida en las reuniones con profesorado de cada rea.
La informacin que recoge el asesor en su visita a los centros y reuniones con los
claustros.
Adems, tambin se utiliza la evaluacin que realizan los/as asistentes a las acciones formativas.
Una vez agrupada toda esta informacin y contrastada con las prioridades de la poltica educativa, se crea un Banco de Acciones Formativas (nunca menos de diez por cada rea) que se
depura en funcin de las prioridades y el presupuesto.
Son los Centros de Formacin los encargados de territorializar esta oferta formativa atendiendo a su conocimiento de la zona sobre la que actan.
Desde la Consellera estn contemplando la posibilidad de crear la figura de coordinador de
formacin en todos y cada uno de los centros educativos, nombrando a tal efecto a un/a
profesor/a que se encargara de recoger las demandas de formacin y de identificar las necesidades en su centro y de transmitirlas a las comisiones de rea.
El anlisis y diagnstico de necesidades formativas se realiza bianualmente, mientras que las
prioridades formativas de la poltica educativa se revisan anualmente.
2.3.

EN LA ADMINISTRACIN GENERAL DEL ESTADO
En el caso de la Administracin General del Estado hay que diferenciar claramente los organismos autnomos o empresas pblicas y similares de los departamentos ministeriales.
En los Ministerios la fuente principal del diagnstico de necesidades la constituye la consulta
a los/as responsables de unidades administrativas, que puede ser un oficio/carta pidiendo
2 6
propuestas de formacin directamente o un cuestionario ms formalizado que pide ms informacin (acciones formativas, nmero de empleados/as a formar, prioridades, horarios, etc.).
Adems, en prcticamente todos los Ministerios, el papel de los sindicatos, bien sugiriendo
nuevas acciones formativas, bien negociando, modificando y avalando las demandas iniciales,
es muy importante. Normalmente, la entrada de los sindicatos es a travs de reuniones de negociacin.
Tambin suele jugar un papel importante el Plan de Formacin existente en el ao anterior,
que suele ser el punto de partida junto con lo que los/as responsables de formacin recogen
informalmente o aportan directamente como necesidades.
La evaluacin de los cursos del Plan anterior se utiliza tambin, pero en pocos casos, para
que se sugieran nuevas acciones formativas. Ms bien se utiliza para aquilatar ms la accin
formativa (horarios, demanda no satisfecha...).
Veamos algunos ejemplos concretos de Ministerios y organismos.
MINISTERIO DE JUSTICIA
En el Ministerio de Justicia el anlisis de necesidades formativas se realiza exclusivamente
mediante oficio/carta enviado a los/as jefes/as de las unidades en el que, de un modo abierto, se pide ... informe... sobre las necesidades formativas a atender durante el prximo ao
tanto en materias administrativas como en las referentes a informtica y nuevas tecnologas
(documento de 2001).
Aunque los cursos son evaluados por los/as alumnos/as asistentes, en el cuestionario no se
incluye ninguna pregunta sobre necesidades formativas. El seguimiento de los cursos lo hacen
los sindicatos.
El Servicio de Formacin (tres personas), una vez recibidas las peticiones, las elabora y las
presenta a los sindicatos; el Plan de Formacin se elabora conjuntamente con los sindicatos.
En el Servicio de Formacin se opina que, al ser un Ministerio pequeo, realmente las necesidades se conocen de sobra.
Son muy significativos los comentarios valorativos sobre el proceso de formacin:
1) Problemas en poner de acuerdo en la seleccin de alumnos/as a jefes/as y sindicatos.
2) Problemas de calendario pues hasta mayo no se pueden realizar los cursos.
3) Algunos cursos no se cubren en su totalidad y se estima que hay exceso de formacin
y de oferta formativa.
4) La dicotoma formacin generalista para promocin y formacin para el puesto de trabajo sigue planteando problemas de consenso.
2 7
MINISTERIO DE EDUCACIN
En el ao 2000 se envi un cuestionario a una muestra de 2.000 empleados y empleadas para
que stos/as expresaran de un modo abierto sus necesidades formativas, pero tambin a travs de preguntas cerradas.
En el ao 2001 no se ha vuelto a repetir, aunque s hay un cuestionario de evaluacin de la
formacin en el cual, de forma genrica, se pide que se exprese si los cursos realizados:
Responden a las necesidades del puesto de trabajo.
Les han permitido promocionarles.
Y otras evaluaciones sobre posibles efectos, pero siempre de forma global de todos los
cursos.
En realidad, el diagnstico anual de necesidades se lleva a cabo mediante cuestionario enviado a los/as jefes/as de las unidades, complementndolo con conversaciones informales y con
informes que facilitan los/as profesores/as y tambin con conversaciones con sindicatos.
En el cuestionario se incluyen seis preguntas que recogen:
La opinin sobre si el personal de la unidad tiene los conocimientos, habilidades y capacidades para cumplir/realizar su trabajo.
La valoracin del Plan pasado (cursos a quitar, a modificar, a incluir nuevos...).
Las necesidades de formacin de la unidad para el ao.
Las acciones formativas que se proponen y programacin de las mismas.
Comenta el representante del Ministerio varios problemas que coinciden en gran medida con
los sentidos en otros Ministerios:
1) Problemas con el calendario de ejecucin del Plan puesto que, tal y como estn estructurados los acuerdos con el INAP, el ao queda prcticamente reducido a seis meses, e incluso a un trimestre, a efectos de realizar las acciones formativas.
2) Desde 1995 hay un cierto exceso de formacin y de oferta formativa.
3) Adems del Plan de Formacin Continua, hay acciones formativas sobre demandas urgentes (por ejemplo, portugus en el Museo de Mrida).
4) Por ltimo, parte de los/as jefes/as no contestan al cuestionario o tardan en hacerlo,
en gran medida porque desconocen las necesidades formativas.
Los otros Ministerios plantean problemas similares y tambin procedimientos de anlisis de
necesidades parecidos.
2 8
INAP-CENTRO SUPERIOR DE ESTUDIOS

El Centro Superior de Estudios del INAP desarrolla acciones formativas con diferentes formatos cursos de larga duracin, cursos cortos, seminarios, jornadas... para directivos
de la Administracin General del Estado, esencialmente subdirectores generales o niveles
similares.
Es un Centro de Estudios que tiene un triple cometido:
1) Ofrecer cursos punteros relacionados con la alta direccin.
2) Ofrecer los cursos ya tradicionales para altos/as directivos/as de gestin de recursos
humanos, gestin econmica...
3) Ofrecer cursos que tengan un carcter general, es decir, comn a varios Ministerios, y
complementen en cierto modo la oferta especfica de los diferentes departamentos
ministeriales.
Es un Centro que presenta unas caractersticas muy peculiares tanto por la oferta formativa
que hace como por la poblacin a la que va dirigida la oferta.
Existe un programa de acciones formativas que va modificndose tanto en la temtica (el qu)
como en el formato, modo de formacin (presencial o no) y en el cundo en funcin de:
a) La demanda de los cursos, que es un indicador clave para reponer un curso, ampliarlo
o sustituirlo.
b) Las evaluaciones que realizan los/as asistentes, que permiten de nuevo reformar una
accin formativa o sus caractersticas y tambin incorporar nuevas acciones.
c) Demandas individuales provenientes de empleados/as pblicos/as.
d) Sugerencias aportadas por las entidades de formacin, por los/as profesores/as y por
las Universidades.
e) El anlisis directo de la oferta de otras entidades similares de pases europeos y afines
culturalmente o revisando las revistas especializadas.
Todas estas fuentes de informacin se utilizan de un modo flexible, de forma que la informacin recibida permite actuar sobre el programa general de reas formativas que lleva tiempo
en funcionamiento, aadiendo nuevas acciones formativas, cambiando otras o incluso suprimindolas, y modificando formatos y caractersticas de las mismas.
En el caso de la Administracin Perifrica del Estado se hace una consulta especfica a los/as
jefes/as de las unidades proponiendo programas especficos y recogiendo propuestas.
2 9
CORREOS Y TELGRAFOS
El diagnstico de necesidades lo realiza Correos y Telgrafos mediante reuniones tanto en el
mbito central como en el perifrico, que se llevan a cabo en las zonas. En las reuniones participan los/as jefes/as de unidades y de formacin.
En estas reuniones se discuten, por una parte, los planes anteriores de formacin; de otra, las
necesidades que surgen de planes de implantacin de nuevas tecnologas, del euro... El centro
de atencin son las necesidades de la organizacin para que el personal pueda desempear lo
mejor posible su puesto de trabajo.
Se elabora un preplan con esta informacin y se mantienen reuniones con los sindicatos, que
aportan sugerencias. De estas reuniones sale el Plan de Formacin. De hecho, el Plan actual
es una prrroga del Plan del ao pasado.
Los/as empleados/as no solicitan cursos, sino que los/as jefes/as priorizan quin tiene que
realizar formacin y la recibe.
Como todo el proceso gira alrededor de la adecuacin al puesto de trabajo, debido sobre todo
a modificaciones tecnolgicas, legales, etc. (como el euro, las lenguas autonmicas, nuevas
herramientas informticas...), prcticamente los cursos son obligatorios porque si no el personal no puede desarrollar su trabajo.
Asimismo, dada esta caracterstica, los sindicatos hacen aportaciones, pero no se consulta
al empledo/a directamente porque son los/as jefes/as a distinto nivel quienes determinan
qu modificaciones estn afectado o van a afectar a la formacin de los/as empleados/as.
Con todo, en la evaluacin de los cursos los/as alumnos/as pueden sugerir cursos de formacin.
2.4.

EN LAS ENTIDADES LOCALES
Siguiendo una va paralela a la establecida en los otros sectores de promotores, se han realizado entrevistas con representantes de municipios (Mstoles, Madrid, Zaragoza, Crdoba, Sevilla, Mlaga y Valencia), con Diputaciones (de Alicante y de Sevilla) y con Federaciones de
Municipios (FEMP y FAMP). Tambin se ha llevado a cabo un grupo de discusin y se ha recogido y analizado la documentacin existente.
Las Federaciones de Municipios actan en el mbito de las entidades locales tal y como lo hacen los sindicatos en sus Planes de Formacin, a nivel interadministrativo.
Lo primero que hay que resaltar es la gran disparidad existente entre los diferentes promotores en este sector de entidades locales. Primero, los municipios son muy diferentes en
funcin de su tamao; los grandes municipios tienen una estructura, unos recursos, necesidades, etc., distintos cualitativa y cuantitativamente de los de los pequeos y medianos
municipios.
3 0
Por otra parte, las Diputaciones ofrecen cursos a sus empleados y empleadas y a los/as empleados/as municipales, participando en cierto modo de las caractersticas que tiene la Administracin del Estado o la autonmica.
Por ltimo, las Federaciones de Municipios ofertan sus cursos a los municipios federados y sus
empleados/as, pero a veces tambin los abren a cualquier empleado pblico.
Dicho esto, veamos cmo realizan el anlisis y diagnstico de necesidades formativas las entidades locales entrevistadas.
LA FORMACIN EN MSTOLES
Aun siendo un municipio mediano, Mstoles dispone de un Plan bianual de Formacin y de un
marco de diagnstico y anlisis de necesidades formativas a un plazo mayor de un ao.
El propio Departamento de Relaciones Laborales (de l depende Formacin) lleva a cabo un
anlisis de necesidades utilizando:
El anlisis del entorno externo (cambios sociales que afectan a la funcin pblica municipal, demandas de servicios, factores legales y/o socioeconmicos).
El anlisis del entorno interno (objetivos del programa poltico del equipo gubernamental, objetivos y funciones de las reas funcionales, problemas detectados de funcionamiento en los cursos, estrategias de recursos humanos).
Estos ltimos se reflejan en los planes de recursos humanos una vez realizado el anlisis inicial y el perfil de competencias.
El anlisis de los dos entornos constituye la referencia global de tipo estratgico que sirve
como marco global conceptual de anlisis; el anlisis de las necesidades se centra en el desfase entre situacin actual de competencias y la situacin deseable. La informacin para este
anlisis se recoge de:
Sesiones de trabajo (reuniones) con los responsables de reas funcionales.
Cuestionario abierto sobre objetivos y preguntas de las reas.
Anlisis de inventarios y descripciones de puestos de trabajo.
De todo ello se deducen las necesidades formativas, pero tambin los colectivos afectados y
la programacin a efectuar.
Las necesidades formativas detectadas se agrupan en:
Necesidades derivadas de la modernizacin y el cambio (factores externos).
Necesidades derivadas de los objetivos polticos de gestin (factores internos).
3 1
Necesidades derivadas de las reas funcionales (objetivos y proyectos).

Necesidades derivadas de las estrategias de recursos humanos.
Necesidades identificadas por los sindicatos.
La evaluacin de las acciones formativas se centra slo en la opinin de los/as participantes
despus del curso, pero no hay seguimiento para ver la transferencia de conocimientos (lo
hubo pero ya no se hace) ni el impacto, y tampoco se recoge la opinin sobre futuros cursos
por las prisas al rellenar los cuestionarios.
Se considera que es mejor tener un observatorio permanente informal que recoja todo. Se
menciona tambin que una auditora de gestin hecha en el pasado fue muy til para detectar necesidades.
No se lleva a cabo evaluacin de la adecuacin de las necesidades formativas detectadas.
AYUNTAMIENTO DE ZARAGOZA
El Centro Municipal de Formacin enva una carta, una ficha, a los/as jefes/as de servicio y de
reas del Ayuntamiento y a los sindicatos para que hagan propuestas de cursos teniendo en
cuenta las necesidades que han detectado.
En la ficha se incluye:
Accin formativa propuesta con objetivos y programa orientativo.
Formato del curso (horas, ediciones, horario, nmero de alumnos).
Destinatarios.
Caractersticas de la accin propuesta y cmo se evaluar.
Luego, con esta informacin se renen con los sindicatos, discuten y negocian hasta llegar a
un acuerdo de Plan de Formacin.
Una vez que ha tenido lugar la accin formativa, se pasa un cuestionario de evaluacin a los/as
asistentes midiendo, entre otras cosas, la adecuacin al puesto de trabajo y a las necesidades
formativas del asistente al curso; tambin se enva un cuestionario a los/as jefes/as de unidades para que valoren globalmente las acciones formativas realizadas por sus empleados/as.
La direccin del Centro seala que tiene en marcha dos estudios:
uno centrado en el perfil formativo de cada puesto de trabajo (dos personas estudian
el puesto y lo describen en funcin de la formacin),
y otro para valorar, mediante una encuesta, la labor del Centro de Formacin.
3 2
Por ltimo, se seala que hay necesidades que se detectan por el Centro en funcin del Plan
estratgico existente (todo lo relacionado con calidad y evaluacin, por ejemplo)
DIPUTACIN DE MLAGA
La Diputacin de Mlaga, con su Servicio de Formacin, presta servicio a los/as empleados/as
de la propia Diputacin y a los de los Ayuntamientos de la provincia.
El anlisis de necesidades se hace a travs de un doble proceso:
1) Para los/as empleados/as de la Diputacin directamente, un cuestionario sobre las necesidades formativas percibidas. A la vez se recoge informacin sobre acciones formativas de los directores de unidades administrativas (acciones, nmero de alumnos/as y
caractersticas del alumnado...). Se enva la misma carta a los sindicatos y a los concejales de personal de los Ayuntamientos.
2) Desde el Servicio analizan histricamente los cursos y acciones formativas llevados a
cabo en el pasado.
Con los dos tipos de informacin se plantea un preplan que se somete a la comisin de formacin, integrada por el jefe de personal, el jefe de formacin y los sindicatos. De esta comisin sale el Plan de Formacin.
Al finalizar, las acciones se evalan con un cuestionario dirigido a los/as alumnos/as, que
aaden informacin sobre si sus necesidades formativas han sido satisfechas o no; se registra todo en un banco de datos histrico. Aunque se distingue entre formacin para el
puesto de trabajo y para la promocin interna, parece que en estos momentos prima la segunda.
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS (FEMP)

Al ser una Federacin de entidades locales, la estructura organizativa se basa en reas y para
cada rea (urbanismo, salud...) hay comisiones integradas por representantes de las entidades
locales miembros de la Federacin, que sern quienes discutan y negocien el Plan de Formacin y, por tanto, quienes fijen las acciones formativas necesarias.
Previamente se tiene en cuenta:
1) La opinin de asistentes a los cursos expresada en la evaluacin de cada accin formativa, donde pueden incluir nuevas acciones formativas necesarias.
2) Consultas informales y peticiones de las entidades locales miembros.
3) Tambin el programa del equipo de gobierno de la Federacin, que es elegido cada
cuatro aos y que es en parte su plan estratgico.
3 3
Todo esto se discute, negocia y acuerda en las comisiones de la Federacin y, por ltimo, la
Federacin pone todo en conjunto para ofrecer el Plan de Formacin.
DIPUTACIN DE ALICANTE
El anlisis de necesidades de formacin en la Diputacin de Alicante se centra en la deteccin de problemas que afectan a la organizacin y puedan ser solucionados mediante formacin.
En este sentido, siguen claramente una metodologa rigurosa en el anlisis de necesidades
formativas al centrar el objetivo en los problemas de la organizacin solucionables mediante
formacin. Se adopta el punto de vista de la organizacin y de facilitar los cambios buscados
o previstos o los cambios imprevistos debido a nuevas normas, implementacin tecnolgica..., mediante soluciones formativas.
El proceso seguido para el anlisis es el siguiente:
1) Jornada preparatoria del Plan convocando a los Ayuntamientos, agrupados segn tamao en reuniones diversas en las que los/as representantes de las entidades locales
contestan un cuestionario facilitando informacin y se les proporcionan instrucciones
y documentacin para reunir y analizar la informacin pertinente en cada Ayuntamiento.
2) Entrevistas con los/as responsables de los departamentos y centros de la Diputacin y,
en algunos casos, algunos Ayuntamientos bajo demanda de stos.
3) Entrevistas con colectivos especficos que opinan como expertos sobre programas y
cursos.
4) Adems, se ha remitido una encuesta de necesidades formativas a todos los departamentos de la Diputacin, a todos/as los/as responsables de reas informticas de
Ayuntamientos y al colectivo especfico de polica local.
A todo esto hay que aadir informacin recogida de una manera menos formal de profesores/as de los cursos, de los cuestionarios de satisfaccin de los/as asistentes a cursos, y las
demandas puntuales recogidas que llegan de personas o colectivos.
En el ao en curso se ha iniciado una experiencia de Formacin-Accin centrada en competencias.
La evaluacin que se lleva a cabo en la Diputacin de Alicante sigue el modelo Kirpatrick y se
centra en resultados de la formacin, pero no parece haber una evaluacin de la fase de anlisis y diagnstico de necesidades.
3 4
2.5.
LA PERSPECTIVA DEL/LA EMPLEADO/A
La mayora de los/as empleados/as pblicos/as entrevistados/as, exactamente un 61%, desconoce cmo se determinan las necesidades formativas en el organismo en el que desempea
su puesto de trabajo.
La minora que dice saber cmo se lleva a cabo el diagnstico de necesidades formativas seala de un modo mayoritario (ms del 60%) que ste se lleva a cabo recabando informacin,
a travs de entrevistas, grupos, cuestionarios..., de los/as jefes/as o responsables de las unidades administrativas. Un nmero reducido de respuestas seala tres procedimientos ms:
propuestas o consultas de los sindicatos;
encuestas o entrevistas a los propios empleados/as, y
solicitudes justificadas individuales de los/as empleados/as pblicos/as.
Frente a esta realidad percibida de cmo se lleva a cabo el anlisis y diagnstico de necesidades formativas, la mayora de los/as entrevistados/as est a favor de un procedimiento que
tenga en cuenta a los/as propios/as empleados/as pblicos/as, independientemente de si
adems participan los/as jefes/as o responsables de las unidades y/o los sindicatos.
La percepcin que tienen los/as empleados/as pblicos/as sobre su participacin en el proceso es justo la contraria:
un 61% de los/as entrevistados/as seala que los/as jefes/as de su unidad no consultan a los/as empleados/as sobre las necesidades formativas;
un 68% seala que no ha recibido ninguna consulta sobre determinacin de necesidades formativas.
Algo ms de la mitad de los/as entrevistados/as afirma que los cursos que ahora se ofertan no
cubren las necesidades formativas que existen en las Administraciones Pblicas, siendo la explicacin de este desfase:
que no se ofrecen cursos ms especficos;
que no se cubre la demanda que existe por insuficiencia de plazas o de repeticin de
ediciones del curso.
Frente al sentir general (casi el 100%) de la necesidad de formacin para desempear el puesto de trabajo adecuadamente, los/as entrevistados/as afirman que la actual oferta formativa
cubre slo en parte dichas necesidades. As, un 16% seala que los Planes de Formacin actuales no recogen las necesidades existentes, mientras que un 33% apunta que s y la mayora
(un 40%) seala que slo en parte.
3 5
Parece claro que los/as entrevistados/as formulan una triple crtica a los actuales Planes de
Formacin Continua y a los procedimientos de anlisis y diagnstico de necesidades formativas:
Primero:
No se informa adecuadamente de los procedimientos utilizados en el diagnstico

de necesidades.
Segundo:
No se cuenta en un gran nmero de casos con la participacin de los/as propios/as empleados/as.
Tercero:
La oferta no cubre en su totalidad las necesidades de formacin sentidas por

los/as empleados/as pblicos/as.
Las tres crticas se formulan desde la percepcin manifestada casi por el 100% de necesidad
de formacin para el desempeo adecuado del puesto de trabajo.
Con todo, la valoracin de los cursos en que han participado (una media de tres al ao) es
bastante buena:
Un 62% de los/as entrevistados/as afirma que ha aprendido bastante/mucho en dichos cursos, y slo un 1% dice que no ha aprendido nada.
Un 95% afirma que los cursos realizados le han resultado bastante tiles en cuanto a
desarrollo personal.
Y slo un 2% dice no haber aplicado nada de lo aprendido en los cursos en su puesto
de trabajo. Un 40% afirma haberlo aplicado todo o casi todo, y un 54% ha aplicado
una parte.
Parece claro que la valoracin global de los cursos realizados es muy positiva desde el punto
de vista del resultado obtenido tanto en el mbito personal como en el profesional.
3 6
3.
EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

EN OTRAS ORGANIZACIONES E INSTITUCIONES
Aunque estrictamente hablando el anlisis y diagnstico de necesidades formativas, para que

sea adecuado, slo se puede llevar a cabo utilizando una metodologa ya contrastada, que es
comn a todo tipo de organismos e instituciones, las caractersticas de la organizacin en
donde se lleve a cabo dicho anlisis, as como el tipo de relaciones que mantenga con su entorno, matizarn claramente dicha metodologa.
En las Administraciones Pblicas es determinante no slo todo lo que resulta de ser instituciones y organizaciones de carcter pblico, sino tambin la estructuracin de las interrelaciones con el entorno (el papel de las mismas, relacin con sindicatos, relaciones entre diferentes niveles de la Administracin, etc.).
A pesar de estas diferencias, resulta interesante conocer, aunque sea de forma resumida, los
procedimientos y metodologas seguidos por entidades privadas, organizaciones pblicas que
no se dirigen al/la empleado/a pblico/a y organizaciones e instituciones no nacionales.
3.1.
LA EMPRESA PRIVADA
El anlisis y diagnstico de necesidades formativas en la empresa privada est ligado a la mejora organizacional, de modo que el inicio siempre es la identificacin de problemas o puntos
a mejorar en las diferentes reas funcionales de la empresa. En un segundo momento debe
decidirse si estos problemas o puntos de mejora se pueden resolver a travs de la formacin,
identificando el tipo de accin formativa necesaria.
Normalmente, la identificacin de problemas o puntos de mejora implica en general algn
tipo de anlisis DAFO o similar por reas funcionales para deducir los puntos de mejora o problemticas, y tambin implica una descripcin detallada de los puestos de trabajo con problemas, as como una descripcin y valoracin de los conocimientos, habilidades y competencias
profesionales de las personas que desempean dichos puestos de trabajo.
La necesidad formativa es, como cualquier necesidad, un desfase entre lo que es y lo que debera ser; en las organizaciones privadas el deber ser viene marcado por los objetivos estratgicos y operativos de las mismas, que permiten detectar los puntos de mejora o problemas en
el desempeo de los trabajos. Para una buena y correcta planificacin de las acciones formativas se necesita conocer la situacin actual o ser, y de aqu la descripcin, valoracin y an-
3 7
lisis de los puestos de trabajo implicados y de formacin de sus ocupantes (conocimientos,

habilidades y competencias).
Una vez identificadas las acciones formativas y los/as empleados/as objeto de las mismas,
debe realizarse un anlisis de los medios y recursos necesarios para llevar a cabo dicha formacin y asegurarse de la legalidad de la misma antes de llevar a cabo la programacin y planificacin de la formacin.
En todo este proceso el papel que juega el/la empleado/a como identificador de necesidades
formativas es bastante reducido, centrndose el anlisis y diagnstico en la organizacin, su
mejora y los problemas de desempeo del trabajo.
3.2.
LAS INSTITUCIONES EUROPEAS
La situacin del anlisis y diagnstico de necesidades formativas en los pases e instituciones

europeos es muy variopinta, de modo que es imposible hablar de todos los procedimientos que
se utilizan; adems, los procedimientos seguidos son muy similares a los utilizados en Espaa,
es decir, consulta mediante encuestas a los/as empleados/as pblicos/as, a los/as jefes/as de
las unidades, etc. De hecho, el nfasis se pone ms bien en la evaluacin del proceso formativo, gestin, ejecucin e impacto ms que en el anlisis y diagnstico de necesidades.
En cualquier caso, y a este respecto, resultan esenciales las siguientes web:
cedefop.gr
Web del Centro Europeo de Formacin Profesional de Tesalnica, que ha

creado un trainingvillage.gr abierto a todos los pases, instituciones y estudiosos/as.
eipa.nl
Web del Instituto Europeo de Administraciones Pblicas.
cereq.fr
Web del Centro de Cualificacin Profesional francs.
cmps.gov.uk Web del Centro para el Estudio de Polticas de Gestin, perteneciente al

Civil Service College ingls.
Existen muchas ms pginas web pero stas son las ms interesantes, aunque volvemos a insistir en la parquedad y opacidad de fuentes sobre el anlisis de necesidades formativas.
El CMPS ofrece un procedimiento especialmente original para llevar a cabo dicho anlisis dentro de la implantacin de la calidad total en los servicios pblicos que persigue el Gobierno
britnico a travs del Modelo Europeo de Calidad Total. Se ha desarrollado un programa,
DOLPHIN, que est disponible en la red, para llevar a cabo el diagnstico de la organizacin identificando problemas y posibles soluciones, que pueden ser de tipo formativo.
Se accede al programa a travs de la pgina web del CMPS, desarrollando una labor de asesora a distancia, proporcionando instrumentos analticos para realizar el diagnstico de la organizacin orientado hacia la calidad.
3 8
En esta perspectiva, el anlisis de necesidades formativas es un apartado menor dentro del

anlisis organizacional orientado hacia la calidad y se centra claramente, como pasa en la empresa privada, en la resolucin de los problemas organizativos, dejando a un lado por tanto
las necesidades formativas derivadas del desarrollo personal y/o profesional de los/as empleados/as pblicos/as.
Lo novedoso del procedimiento estriba en:
La imbricacin del anlisis de necesidades formativas en el anlisis organizativo y
ste, a su vez, en la bsqueda de la calidad total.
Permitir al usuario acceder a una herramienta on line que pueda utilizar directamente
o a travs de asesoras personales tambin on line o mediante cualquier otro procedimiento.
3 9
4.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA UNAS BUENAS

PRCTICAS
Las entrevistas y grupos de discusin realizados ponen de manifiesto una serie de tensiones,
aspectos problemticos y peculiaridades de las Administraciones Pblicas y de la planificacin
de la formacin en las Administraciones Pblicas que deben ser analizados, tenidos en cuenta
e idealmente resueltos si se quiere llegar a unas buenas prcticas en el anlisis y diagnstico de necesidades y en la Formacin Continua.
4.1.
PROMOCIN INTERNA, DESARROLLO INDIVIDUAL/

FORMACIN PARA EL PUESTO DE TRABAJO
El III AFCAP recoge en su prembulo y en la propia definicin de lo que es la Formacin Continua los diferentes objetivos de los Planes de Formacin, de modo que incluye la promocin
interna de los/as empleados/as pblicos/as por los puntos que se otorgan para traslados y
concursos y el propio desarrollo individual y profesional.
Ahora bien, el artculo 6 del III AFCAP es absolutamente tajante respecto a los objetivos de
los Planes de Formacin: ... debern elaborarse en congruencia con los objetivos y prioridades de la organizacin y se integrarn en la planificacin estratgica de la Administracin.
Toda la literatura cientfico-tcnica existente sobre formacin y necesidades formativas en una
organizacin, centra su anlisis en el puesto de trabajo y en las posibles mejoras en el desempeo del mismo o mejoras generales de la organizacin como fuente de necesidades formativas, formacin que slo es una de las posibilidades de solucin de los problemas organizativos.
Muchas veces los problemas se resuelven de otra forma y no hay que recurrir a la formacin.
Hasta qu punto la oferta formativa es necesaria para la organizacin, es decir, para alcanzar
los objetivos estratgicos de la Administracin, para asegurarse de que no existen en estos
momentos desempeos inadecuados de los/as empleados/as pblicos/as debido a falta de
formacin?
Gran parte de los promotores reconocen que:
Existe un exceso de oferta.
Existe escasa coordinacin entre promotores, por lo que hay solapamientos.
No se conoce exactamente la repercusin de la formacin en el puesto de trabajo y en
su desempeo.
4 1
Debera clarificarse con exactitud cul debe ser el objetivo de la Formacin Continua y, si sta
tiene varios promocin y desarrollo personales, adecuacin al puesto de trabajo, debera
indicarse cul tendra que primar en caso de entrar en conflicto.
Una posible solucin sera primar los objetivos de la organizacin de modo que slo se tuviese en cuenta la promocin y el desarrollo personal en la medida en que no estuvieran en conflicto con la adecuacin al puesto de trabajo.
Otra posible solucin sera dedicar parte del esfuerzo formativo a promocin y desarrollo individual y parte a la adecuacin al puesto de trabajo, separando ambos objetivos radicalmente
y negociando polticamente el reparto presupuestario.
La situacin actual es ambigua y se resuelve de un modo eclctico en las negociaciones y mesas paritarias.
4.2.
EL AFCAP Y SU RELACIN CON OTROS PLANES DEL FORMACIN
Muchos, si no todosm de los promotores de Planes de Formacin contemplan los planes desarrollados dentro del marco del AFCAP como una parte de sus Planes de Formacin, parte que a
veces no es siquiera la ms importante desde el punto de vista de los recursos totales dedicados a formacin.
Las acciones formativas desarrolladas dentro del AFCAP slo presentan en ese caso la especificidad de tener que adaptarse a un marco administrativo, de recursos y tiempos determinados, pero nada ms. El AFCAP sera una fuente complementaria de formacin.
Esto en s mismo no es malo, pero significa que el AFCAP no concreta claramente sus objetivos diferenciales respecto a otro tipo de formacin ni tampoco ha desarrollado ninguna metodologa especfica que le distinga de otras acciones formativas. Acaba siendo un espacio al
que dirigir solicitudes de dinero. El AFCAP podra dirigirse a un espacio especfico de la formacin de los/as empleados/as pblicos/as bien por sus objetivos, bien por su metodologa,
bien por otros aspectos. En estos momentos esto no es as y de aqu la idea subyacente de
que el dinero pase directamente a los promotores y nada ms.
4.3.
EL CALENDARIO DE LA FORMACIN CONTINUA
Uno de los problemas permanentes lo constituye el cundo de la Formacin Continua. El horario y las fechas para la realizacin de las acciones formativas son fuente de problemas para la
organizacin y para el propio empleado pblico.
Parte de esos problemas relacionados con horarios y fechas proviene de la concentracin de la
oferta en el tercer y cuarto trimestres del ao debido al calendario de elaboracin de Planes,
presentacin de los mismos a las subvenciones del INAP y resolucin de las subvenciones.
Muchos promotores sealan que la aprobacin de los Planes suele tener lugar en torno a
mayo, por lo que, teniendo en cuenta el tiempo necesario para su difusin entre los/as em-
4 2
pleados/as pblicos/as y las vacaciones de verano, resulta imposible empezar las acciones
formativas antes de septiembre.
Es cierto que hay promotores que sistemticamente llevan a cabo el diseo y elaboracin de
Planes de Formacin en el ltimo trimestre del ao y, teniendo todo previsto, aunque la aprobacin sea en mayo, pueden empezar en junio/julio.
Pero tambin es cierto que la resolucin sobre las propuestas de formacin debera organizarse de modo que, como mucho, estuviera todo resuelto en enero. As sera ms fcil resolver
los problemas de horarios y fechas y de cuellos de botella por el calendario.
Una opcin que est ms acorde con la lgica de la planificacin en general sera aceptar la
existencia de Planes bianuales o trianuales o con una duracin superior al ao, de modo que:
Los Planes de Formacin se imbricaran en la planificacin general del promotor.
Establecer el calendario fuera mucho ms sencillo.
Y tambin lo fuera el proceso de ejecucin y seguimiento de la formacin.
Algunos promotores funcionan ya as con Planes de Formacin propios no dependientes del
AFCAP.
4.4.
NECESIDADES FORMATIVAS Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS
Una necesidad, como se ha sealado repetidamente, es un desfase entre lo que es y lo que debera ser. Una necesidad formativa es un desfase entre la formacin existente en la actualidad
(conocimientos, aptitudes, destrezas) y la que debera ser en la actualidad o en el futuro.
Pero quin define el deber ser?
En el campo de lo social se habla de necesidades normativas (en donde el deber ser lo configuran las normas legales o sociales), percibidas (donde el deber ser lo configuran los propios
interesados), expresadas (cuando hablamos de demanda de formacin) y comparativas (el deber ser queda configurado por la comparacin con mbitos similares, otras Administraciones).
Las necesidades formativas pueden surgir debido a problemas en el desempeo de las tareas
cotidianas achacables a falta de formacin, a la necesidad de adaptaciones de los puestos de
trabajo a cambios legales o tecnolgicos (euro, ley de extranjera, tecnologa de las comunicaciones...), o a modificaciones en el papel de la Administracin en su relacin con los ciudadanos (calidad, servicio al ciudadano...), incluyendo modificaciones promovidas por el
equipo de gobierno en el normal juego democrtico.
El primer tipo de necesidades tiene que detectarse partiendo de un anlisis de tareas y descripcin del puesto de trabajo, pero las otras requieren la existencia de una planificacin a
medio o largo plazo, es decir, de una planificacin estratgica. Pero en las Administraciones
4 3
Pblicas muchas veces no existe dicha planificacin, o los objetivos estratgicos no estn suficientemente especificados o, simplemente, no existe conocimiento de ellos entres los/as
empleados/as pblicos/as.
El deber ser quedara as marcado por dicho plan estratgico y, al no existir o no conocerse,
resulta difcil hablar de necesidades formativas y, por supuesto, analizarlas adecuadamente.
Es mucho ms sencillo dejar que los diferentes actores jefes/as de unidades, representantes
sindicales y empleados/as expresen lo que piensan y quieren y llegar a un acuerdo negociando entre ellos. Pero esto no es tcnicamente correcto, aunque pueda ser polticamente
correcto.
4.5.
LA NECESIDAD DE FORMACIN
De todo lo anterior se deriva un problema bsico: las virtudes de la formacin para resolver
los problemas de la Administracin se dan por supuestas y, a veces, ni siquiera se justifican
a posteriori con una evaluacin/seguimiento que muestre la aplicacin de lo aprendido al
puesto de trabajo (transferencia de conocimientos) ni el impacto de las acciones formativas
en la organizacin.
En este contexto, el anlisis de necesidades de formacin no va a ayudar mucho porque existe un aspecto previo que es el anlisis del problema organizativo existente. S que ayudara la
realizacin de auditoras de gestin y tambin el diseo de planes estratgicos incluyendo estudios de necesidades estratgicas.
4.6.
SELECCIN DE PARTICIPANTES, VOLUNTARIEDAD U OBLIGATORIEDAD

DE LA FORMACIN
La seleccin de los/as asistentes a las acciones formativas plantea a veces problemas tanto
para adecuar la formacin a los/as empleados/as que realmente la necesitan como por el
conflicto existente a veces entre el cundo de la formacin y el desempeo del puesto de
trabajo.
Se mezclan aqu de nuevo temas como el de la programacin temporal de la formacin, el objetivo de la misma (promocin/desarrollo o adaptacin al puesto de trabajo) y, en ltima instancia, el de la voluntariedad/obligatoriedad de la formacin.
En Correos y Telgrafos no existe ninguna duda al respecto al no haber formacin para la promocin; los/as empleados/as tienen que seguir las acciones formativas obligatoriamente porque si no simplemente no podran, o no podrn en el futuro, desempear las tareas de su
puesto de trabajo. Lo mismo sucede con la formacin en las empresas y organizaciones privadas, en donde realmente se entiende que la formacin que no sea obligatoria para el puesto
de trabajo no responde realmente a una necesidad formativa de la organizacin.
Podra jugarse con la alternativa de formacin dirigida a la promocin, que no sera obligatoria y se realizara fuera del horario de trabajo, al menos en parte, y la formacin dirigida al
4 4
puesto de trabajo, que tendra que ser obligatoria y en horario laboral. Una alternativa al primer tipo de formacin sera hacerla fuera del lugar y horario de trabajo mediante subvenciones econmicas en centros de formacin normales (por ejemplo, idiomas).
Se han apuntado algunos de los problemas y tensiones existentes que no estn resueltos y
hacen muy difcil llevar a cabo de una manera racional y tcnicamente correcta, es decir, eficaz y eficiente, la Formacin Continua, incluido, claro, el anlisis y evaluacin de necesidades
formativas.
El punto clave reside en el carcter bifronte de la Formacin Continua en el AFCAP, dirigida a
la vez a:
la promocin y desarrollo personal, y
satisfacer necesidades de la organizacin adecuando la formacin al puesto de trabajo.
4 5
5.
UN MODELO/GUA DE BUENAS PRCTICAS PARA

FORMATIVAS EN LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS
5.1.
CARACTERSTICAS GENERALES DE UNA GUA DE BUENAS PRCTICAS

EN EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS
Una gua de buenas prcticas en el diagnstico de necesidades formativas es una referencia

estandarizada y sistemtica de procedimientos, procesos y fases a seguir para llegar al producto final que es el informe de necesidades formativas, constituido esencialmente por la relacin de acciones formativas futuras y sus caractersticas, junto con los soportes documentales de recogida de informacin y criterios de anlisis.
Una buena gua queda justificada por su aplicabilidad y estar fundamentada, terica y empricamente, en un modelo especfico. Esta gua se sustenta en los modelos tericos existentes
sobre diagnstico de necesidades formativas y en los procedimientos que utilizan en la actualidad los promotores de Planes de Formacin en el marco del III AFCAP.
Como tal gua se apoya en una serie de requisitos, condiciones o premisas:
1) Permite valorar si en realidad el problema organizativo existente tiene como solucin la
formacin o no. Es decir, permite separar la formacin que realmente va dirigida al puesto
de trabajo y que puede solucionar problemas del mismo (servicio de calidad, atencin a
tiempo...) de la formacin sin esa finalidad. En principio, la formacin slo se justifica si
sirve para solucionar problemas reales de la organizacin, problemas relacionados con el
desempeo del puesto de trabajo y para el desarrollo personal y profesional de los/as empleados/a pblicos/as.
Para eso, en los diferentes soportes documentales (n.os 1, 2 y 3 principalmente) se requiere
informacin sobre las mejoras en el desempeo del puesto de trabajo unidas a la formacin.
Tambin en dichos soportes documentales se incluye informacin sobre necesidades formativas dirigidas al desarrollo personal y profesional de los/as empleados/as pblicos/as
de acuerdo con la normativa del III AFCAP.
2) Se basa en un modelo proactivo esencialmente, no reactivo. El modelo permite anticiparse a los problemas antes de que surjan y, slo complementariamente, ofrece dispositivos
para hacer frente a las necesidades no anticipadas que surjan.
4 7
El carcter proactivo de nuestra propuesta queda reflejado en:

El anlisis plurianual previo de las necesidades formativas.
El anlisis anual realizado el ao anterior.
Para evitar dejar fuera problemas de formacin que puedan plantearse a lo largo del ao
se ha previsto un soporte documental de recogida permanente de informacin. De este
modo, aunque la gua es esencialmente proactiva, se prev la posibilidad de que surjan
necesidades formativas urgentes no contempladas.
3) Permite distinguir entre necesidades reales y necesidades percibidas, entendiendo por estas ltimas las formuladas por los/as empleados/as pblicos/as.
La gua insiste en utilizar perspectivas diferentes y en centrar las necesidades formativas
en las mejoras en el desempeo del puesto de trabajo. Sin embargo, se recogen tambin
las necesidades sentidas por los/as empleados/as pblicos/as que se deriven de su desarrollo personal y profesional.
4) Permite recoger informacin tanto sobre el qu de la formacin como sobre el quin, el
cmo y el cundo. En los diferentes soportes documentales (n.os 1, 2, 3, 4 y 5) se incluye
informacin que permite precisar el perfil de los/as empleados/as pblicos/as a los/as
que deber dirigirse la accin formativa correspondiente, as como informacin sobre la
modalidad de formacin y el cundo debe realizarse la accin formativa.
5) Lleva a un producto final que sirve como input en la elaboracin y diseo del correspondiente Plan de Formacin. La gua describe un proceso en el que el producto inicial (primer listado de acciones formativas con sus caractersticas) va modificndose con inputs
informativos recibidos de los/as empleados/as pblicos/as, asistentes a las acciones formativas en aos anteriores, jefes/as de las unidades o delegados territoriales y sectoriales
y representantes del personal.
El primer listado de acciones formativas surge del anlisis del plan estratgico, programa poltico de gobierno y tendencias sociales a medio y largo plazo. Idealmente, este
listado debera ser una enumeracin de posibles reas o acciones formativas con indicacin de la importancia y urgencia de cada una, los/as empleados/as pblicos/as afectados/as, etc.
No importa que la informacin no est completa porque las sucesivas fases/pasos van
aportando nueva informacin, crendose nuevos listados de acciones formativas cada vez
ms completos y con mejor informacin, de modo que el ltimo listado previo a la participacin de la representacin del personal sea un listado prcticamente completo.
La participacin de los sindicatos permitir decidir sobre dicho listado qu acciones formativas van a formar parte del Plan de Formacin, as como las caractersticas de las
mismas (demanda esperada y por tanto nmero de ediciones, caractersticas de los/as
4 8
empleados/as pblicos/as a los/as que se dirigir la accin formativa, modalidad de formacin...).

6) Y, por ltimo, permite valorar continuamente los procedimientos y los resultados logrados
para, en su caso, adaptar o modificar la gua o su aplicacin.
5.2.
VISIN GENERAL DEL MODELO/GUA
Los Acuerdos de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas proporcionan un marco

anual en el que deben elaborarse y ejecutarse los Planes de Formacin, realizndose una convocatoria tambin anual para la adjudicacin de las correspondientes subvenciones. El marco
temporal es anual, aunque los propios Acuerdos contemplan la posibilidad de aplicar a aos
posteriores los fondos no ejecutados (disposicin adicional sptima del III AFCAP).
Sin embargo, el hecho de que los Planes de Formacin Continua tengan que gestionarse
anualmente no significa que el anlisis y diagnstico de necesidades formativas tenga que
constreirse tambin al marco anual.
Las necesidades formativas la diferencia o desfase entre los conocimientos, aptitudes y
destrezas que deberan tener los/as empleados/as pblicos/as y los que tienen realmente
tienen su origen en mltiples fuentes; entre otras, los objetivos estratgicos que tengan fijados las organizaciones, incluyendo los programas polticos del equipo de gobierno, que marcan precisamente hacia dnde debe dirigirse la organizacin, y tambin los cambios tecnolgicos, sociales y polticos, que normalmente actan a un plazo mayor de un ao. Como tambin pueden surgir emergencias perentorias durante el ao, es preciso prever un anlisis y
diagnstico de necesidades que se desarrolle en dos momentos sucesivos:
un momento a medio y largo plazo que se base en informacin, tambin, a medio y

largo plazo;
y otro ms inmediato dentro del plazo de un ao.
El primer momento debe centrarse en recoger informacin y analizarla para permitir prever hacia dnde va la organizacin con dos componentes distintos:
Hacia dnde la impulsan los cambios sociales, polticos, econmicos... como, por
ejemplo, la integracin europea o la Administracin cercana al ciudadano/a. Estos
cambios son tendencias a medio y largo plazo que orientan sobre grandes reas de
cualificacin y formacin de los/as empleados/as pblicos/as.
Hacia dnde se dirige la organizacin, el equipo de gobierno, a travs de su programa

poltico y de los planes estratgicos. Estos cambios o tendencias tienen un plazo menor, siguiendo bsicamente el ciclo poltico de cuatro aos.
Esta informacin debe ser completada con informacin sobre la situacin inicial formativa
del/la empleado/a pblico/a, las mejoras posibles en el desempeo del puesto de trabajo, las
4 9
necesidades percibidas de formacin y las demandas de formacin tanto para el desempeo de

su trabajo como para su desarrollo personal y profesional, de modo que de la comparacin de
ambos tipos de informacin se deriven las grandes reas formativas para los prximos aos, e
incluso acciones formativas especficas.
El segundo momento del anlisis y diagnstico de necesidades es un momento anual, puesto
que los Planes de Formacin son anuales; deben estar elaborados y difundirse a principios de
ao y aplicarse a lo largo del mismo. Este momento tiene que centrarse en recoger informacin ms coyuntural que matice la informacin general y global del primer momento.
En este momento debe recogerse informacin sobre la valoracin y expectativas de los/as
empleados/as pblicos/as asistentes a acciones formativas, recoger y analizar todos los
cambios legales, tecnolgicos y polticos con repercusin en la organizacin que se produzcan y, sobre todo, recoger informacin sobre las necesidades formativas percibidas y previstas por los/as jefes/as de las diferentes unidades administrativas. En este momento pueden
y deben recogerse tambin las acciones formativas especficas para colectivos especficos y
las acciones formativas urgentes que surjan por problemas no previstos. Adems, ste es el
momento adecuado para validar el diagnstico de necesidades formativas realizado (las acciones formativas previstas, las metodologas formativas previstas y el cundo), devolviendo a los/as jefes/as de unidades el primer borrador de acciones formativas para que se contraste y analice.
Los pasos y procesos a seguir en estos dos momentos se analizarn detalladamente en las pginas que siguen. El esquema adjunto propone una visin global del proceso, distinguiendo
claramente entre el anlisis y diagnstico de necesidades formativas a medio y largo plazo y
el anual.
5 0
El anlisis y registro de necesidades formativas a medio y largo plazo
Tendencias de
cambio social,
econmicas...
Informacin del/la
empleado/a pblico/a:
puesto de trabajo, necesidad
percibida...
(soporte documental n. 1)
Recopilacin de la informacin y anlisis por parte

del promotor
Recopilacin
de la informacin y anlisis
por parte del promotor
Objetivos
estratgicos
de la
organizacin
Programa
poltico
del equipo
de gobierno
Segundo listado informatizado

de reas formativas,
acciones formativas
y sus caractersticas
Primer listado informatizado

de reas formativas,
acciones formativas
y sus caractersticas
FUSIN
Tercer listado informatizado
5 1
Informacin continua y permanente a los promotores de jefes de unidad, empleados, sindicatos (soporte documental n. 4)
El anlisis y registro de necesidades formativas anual

Tercer listado de acciones formativas y caractersticas
Informacin de los cuestionarios de evaluacin de los

asistentes/alumnos/as sobre acciones formativas
(soporte documental n. 2)
Cuarto listado de acciones formativas y caractersticas
Informacin de los/as jefes/as de unidades o delegados/as

territoriales o sectoriales (soporte documental n. 3)
Quinto listado de acciones formativas y caractersticas
Validacin del listado de acciones formativas con los/as

jefes/as de unidades (soporte documental n. 5)
Sexto listado de acciones formativas y caractersticas
Participacin de la representacin del personal
Listado definitivo de acciones formativas input del Plan

de Formacin
EVALUACIN
5 2
5.3.

A MEDIO Y LARGO PLAZO (MOMENTO UNO)
Quin
La recogida de informacin y anlisis debe ser realizada por los promotores de Planes de Formacin, normalmente servicios de formacin, o de personal, recursos humanos... Sin embargo, en el caso de los agentes sociales y Federaciones de Municipios la informacin a recabar
directamente a los/as empleados/as pblicos/as debera realizarse en conjuncin con los promotores pblicos de la Administracin General del Estado, las Administraciones autonmicas
o locales.
Qu
La informacin a recoger se centra en:
1) Los objetivos de formacin derivados del Plan estratgico de la organizacin, si existe
tal Plan.
2) Los objetivos formativos derivados del programa poltico del equipo de gobierno, incluyendo la poltica de personal y de recursos humanos.
3) Los objetivos de formacin derivados de las tendencias sociales, polticas, econmicas, tecnolgicas... que vayan a afectar o estn afectado ya a la organizacin.
4) Las caractersticas esenciales de la situacin real actual de los puestos de trabajo de
los/as empleados/as pblicos/as de la organizacin (caractersticas del puesto, mejoras mediante formacin en el desempeo del puesto, necesidades y demandas de formacin de los/as empleados/as...) (vase soporte documental n. 1).
Cmo
La informacin puede recogerse utilizando diferentes mtodos, todos ellos complementarios,
dependiendo de las caractersticas de cada promotor. Pueden utilizarse los siguientes mtodos:
Recopilacin de la documentacin sobre el Plan estratgico, es decir, el documento

del Plan. Documentacin sobre el programa poltico del equipo de gobierno. Documentacin sobre las tendencias sociales, polticas y econmicas futuras que van a impactar en la Administracin Pblica.
Entrevista con el equipo directivo para la recogida de informacin sobre el Plan estratgico y el programa de gobierno.
5 3
Entrevistas con expertos/as para el anlisis de tendencias o grupos de trabajo con

los/as mismos/as. Recopilacin de los informes de los Consejos Econmicos Sociales,
Institutos de Prospectivas...
Recogida directa a travs de un formulario o cuestionario de la informacin siguiente

relativa a los/as empleados/as de la organizacin (vase soporte documental n. 1):
Puesto de trabajo y breve descripcin de funciones y competencias.
Mejoras posibles en el desempeo del puesto de trabajo alcanzables mediante formacin.
Nivel de formacin.
Necesidades percibidas de formacin.
Demandas expresadas de formacin, incluyendo el desarrollo personal y profesional.
Anlisis
El anlisis cualitativo de la informacin sobre implicaciones formativas de los objetivos, estrategias, de los objetivos polticos y de las tendencias de cambio sociales, polticas, econmicas, tecnolgicas... debe llevar a un primer listado ordenado de grandes reas formativas
y/o a acciones formativas especficas con indicacin de:
si afectar a todos/as los/as empleados/as pblicos/as o a colectivos especficos, detallando a cules en el ltimo caso;
grado de importancia para la organizacin de cada una de las grandes reas formativas
y/o de las acciones formativas.
El anlisis de los formularios/cuestionarios de los/as empleados/as pblicos/as debe llevar,

asimismo, a un segundo listado de mejoras posibles en el desempeo del puesto de trabajo y
listados correlativos de necesidades percibidas y demandas de formacin.
Un anlisis cualitativo conjunto de ambos listados servir para llegar a un tercer listado de
grandes reas formativas y acciones formativas especficas, con indicacin para cada rea/accin de:
a) El origen de la misma (empleado/a pblico/a, plan estratgico, programa poltico,
grandes tendencias).
b) El tipo de accin formativa generalista/especfica y volumen de empleados/as pblicos/as afectados/as.
5 4
c) El grado de importancia de la accin formativa en funcin del origen y/o del problema
que resuelve.
Este tercer listado, que se debe guardar en un soporte informtico para seguir aadiendo acciones formativas que surjan de demandas razonadas y justificadas o caractersticas del listado de dichas acciones que se vayan conociendo, es el listado de reas y acciones formativas
para el perodo elegido, normalmente cuatro aos, que ir modificndose ao tras ao a travs de los procedimientos mencionados en el momento dos del anlisis y diagnstico de necesidades formativas y que se detallan a continuacin.
5.4.
EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS ANUALES

(MOMENTO DOS)
El AFCAP se encuentra en estos momentos en su tercera edicin, por lo que todos los promotores de Planes de Formacin disponen de listados de acciones formativas de aos anteriores
que han ido aplicndose, con modificaciones ms o menos importantes, a lo largo de estos
aos.
El listado de acciones formativas, que constituye el Plan de Formacin del ltimo ao, puede
tomarse perfectamente como listado de referencia, tercer listado en el esquema, para iniciar
el proceso anual de anlisis y diagnstico de necesidades formativas si no se quiere o no se
puede llevar a cabo el proceso de anlisis y diagnstico a medio y largo plazo especificado en
el apartado anterior, o se entiende que no es necesario puesto que ya se ha realizado en los
aos anteriores.
Este listado de acciones formativas (tercer listado en el esquema) debe ser contrastado y
completado sucesivamente con:
1) La informacin recogida en las evaluaciones de las acciones formativas de los/as asistentes a cursos.
2) La informacin facilitada por los/as jefes/as de las unidades administrativas expresada, a ser posible, a travs de cuestionarios y, si no, mediante grupos de trabajo o entrevistas1.
3) La informacin recogida permanentemente por los promotores sobre demandas urgentes justificadas e imprevistos que afecten al desempeo del trabajo y a la formacin.
4) Llegndose despus de esta constatacin a un casi ltimo listado de acciones formativas (listado sexto en el esquema) priorizado, que se someter a validacin y a negociacin con los representantes del personal.
Veamos cada paso detalladamente:
En el caso de sindicatos, delegados/as territoriales y/o sectoriales.
5 5
1)
La informacin de las evaluaciones de los/as alumnos/as de las acciones formativas
La evaluacin de proceso (el cmo se ha llevado a cabo la accin formativa) debe realizarse
mediante un seguimiento de la accin formativa y mediante una valoracin al acabar la misma por parte del asistente/alumno. En dicha valoracin, el/la asistente debe, entre otras cosas, proporcionar su valoracin sobre si la accin formativa cubre sus necesidades/demandas
formativas y, tambin, propuestas de nuevas acciones formativas para satisfacer necesidades
formativas percibidas por el/la asistente (vase soporte documental n. 2).
Adems, en la gestin y seguimiento del Plan de Formacin se recoger informacin sobre la
demanda prevista para cada accin, el nmero de solicitantes y el volumen de asistencia real.
Toda esta informacin se incluir en la base de datos de acciones formativas (el listado de acciones formativas, soporte documental n. 3), creando as una base de datos que permita tomar una decisin fundada sobre si la accin formativa debe o no ser mantenida.
Las propuestas de acciones formativas por parte de los/as asistentes alumnos/as se incluirn
en el listado de acciones formativas bien como una accin formativa nueva, bien reforzando
acciones formativas ya existentes en el listado anterior.
2)
La aportacin/valoracin de los/as jefes/as de unidad
Anualmente, antes de la elaboracin de los Planes de Formacin, en el ltimo trimestre del

ao anterior debe recogerse la opinin y valoracin de los/as jefes/as de las diferentes unidades administrativas (delegaciones territoriales y sindicales, en el caso de los agentes sociales) sobre:
Las mejoras posibles en el desempeo del puesto de trabajo relacionadas con la formacin de los/as empleados/as pblicos/as de su unidad.
Las necesidades de formacin percibidas, con indicacin del nmero de empleados/as

afectados/as, valoracin del grado de importancia del problema que resolver la accin formativa y otras caractersticas de la misma (vase soporte documental n. 3).
Idealmente, esta consulta a los/as jefes/as de unidades debe hacerse a travs de un cuestionario similar al soporte documental n. 3, pero cabe tambin llevar a cabo grupos de trabajo
o entrevistas abiertas con los/as jefes/as de unidades, siempre y cuando se consiga la informacin reflejada en dicho soporte.
Puesto que se dispone ya de un posible listado de acciones formativas (listado n. 3) que refleja la opinin de los/as empleados/as pblicos/as, junto con el impacto de los objetivos estratgicos, objetivos polticos y tendencias de cambio a medio y largo plazo, ste puede incluirse en el soporte documental enviado a los/as jefes/as de unidades para su valoracin, a
la vez que stos/as puedan aadir libremente las acciones formativas necesarias en el ao
para conseguir mejoras especficas en su unidad.
5 6
3)
La integracin de informacin permanente sobre necesidades
Los promotores debern prever la integracin de las posibles acciones formativas que surjan a
lo largo de todo el ao anterior en la base de datos, fuera del procedimiento estandarizado
aqu descrito, siempre que estn suficientemente razonadas y justificadas.
Pueden surgir demandas de acciones formativas debido a modificaciones legales no previstas,
a problemas surgidos tambin de forma inesperada... y puede recibirse esta informacin a travs de mltiples canales: entrevistas informales, escritas...
Los promotores deben incorporar a la base de datos de acciones formativas aquellas peticiones/propuestas razonables y justificadas, incluyendo la misma informacin que tienen las demandas de acciones formativas (volumen de demandas, prioridad e importancia, el cmo de la
accin formativa, la poblacin objeto...) (vase soporte documental n. 5).
4)
La validacin del listado de acciones formativas y sus caractersticas
El listado final, depurado y completado con las aportaciones de los/as empleados/as pblicos/as y jefes/as de unidades, de acciones formativas programado deber devolverse, por ltimo, antes de la preceptiva reunin con los/as representantes del personal a los/as jefes/as de
las unidades (vase soporte documental n. 4) para que stos/as validen tanto las acciones
formativas a desarrollar como su priorizacin, el cmo de dichas acciones formativas, la demanda prevista...
Esta validacin puede hacerse:
bien mediante la realizacin de grupos de trabajo;
bien mediante la remisin de un cuestionario a contestar por dichos/as jefes/as de
unidad.
5)
La participacin de la representacin del personal
El ltimo paso es el dilogo y negociacin del listado resultante (sexto listado) con la representacin del personal (sindicatos), logrndose al final del proceso el listado ltimo que servir de base para la elaboracin definitiva del Plan de Formacin.
5.5.
LA EVALUACIN DEL DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS
El proceso de anlisis y diagnstico de necesidades formativas siguiendo el modelo descrito

no est completo sin una evaluacin permanente de esta fase, del mismo modo como tambin
deben evaluarse las otras fases del proceso de elaboracin y ejecucin de Planes de Formacin. La evaluacin es simplemente un procedimiento de autocorreccin, de mejora continua,
5 7
y sirve para lograr la calidad de los resultados que deben utilizarse al inicio del procedimiento anual.
La evaluacin de la fase de diagnstico se lleva a cabo, en primer lugar, siguiendo los pasos
indicados que prevn la participacin de los/as empleados/as pblicos/as, de los/as jefes/as
de unidades administrativas y de los/as representantes del personal en el contexto de la recogida de informacin, anlisis y reflexin de las unidades administrativas que llevan a cabo el
diagnstico. De este modo, el primer listado de acciones formativas con sus caractersticas de
qu, cmo y a quin va depurndose y perfeccionndose teniendo en cuenta la informacin
facilitada por los diferentes agentes sociales. Durante el proceso se producen un total de siete listados de acciones formativas, tres en el momento uno y cuatro en el momento dos, en un
proceso autocorrectivo y autoevaluativo constante.
En segundo lugar, la evaluacin del diagnstico de necesidades se llevar a cabo utilizando
tres procedimientos complementarios:
1) Utilizando la informacin recogida durante la gestin y seguimiento de la ejecucin
del Plan de Formacin, informacin sobre: nmero de solicitantes de cada accin formativa, nmero real de asistentes a cada accin.
2) Informacin facilitada por los/as profesores/as de las acciones formativas valorando
la adecuacin del curso, del asistente a la accin y la existencia o no de una necesidad formativa.
3) Valoracin del propio asistente en el cuestionario de valoracin del asistente/alumno
sobre: adecuacin del cmo y del cundo de la accin formativa y valoracin de si se
han cubierto las necesidades de formacin.
La informacin recogida en la evaluacin sobre las diferentes acciones formativas deber incluirse en la base de datos, de modo que sirva como feedback para el siguiente ejercicio anual
o para la ejecucin del Plan de Formacin, en su caso, por lo que debe entrar a formar parte
del proceso seguido anualmente al inicio del mismo junto con el listado inicial de Acciones
Formativas (listado n. 3).
5.6.
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ANLISIS DE LA INFORMACIN
El tratamiento y anlisis de la informacin recogida en los sucesivos pasos y fases tiene como
objetivo ir agregando informacin a la base de datos que constituye el listado de acciones
formativas, informacin sobre acciones formativas nuevas (qu), sobre poblacin destinataria
(quin), sobre tipo de enseanza (cmo), etc., y, a la vez que se agrega esta informacin, ir
programando las diferentes acciones formativas, de modo que al final del proceso sea posible
ajustar el listado de acciones formativas a los recursos disponibles de tiempo y dinero utilizando dicha priorizacin.
Veamos los criterios y procedimientos de anlisis en cada una de las fases y pasos.
5 8
1)
El anlisis de los objetivos estratgicos, programas polticos y tendencias

de cambio social
Se trata de deducir la informacin pertinente relativa a acciones formativas partiendo del

anlisis cualitativo de la documentacin sobre objetivos, estrategias, programa y tendencias.
As se debe llegar a un listado de posibles acciones formativas o reas formativas y, en lo posible, unir a cada accin formativa informacin sobre:
Si es una accin formativa general para todos los/as empleados/as pblicos/as o especfica para algn colectivo.
En este ltimo caso, caractersticas del colectivo y nmero de empleados/as afectados/as.
Importancia de la accin formativa estimada subjetivamente partiendo de los diferentes documentos e informacin recogidos sobre objetivos estratgicos, polticos y tendencias.
Urgencia de la accin formativa estimada subjetivamente.
2)
El anlisis de la situacin y mejoras formativas posibles de los/as empleados/as

pblicos/as
El anlisis de la informacin facilitada en el soporte documental n. 1 permitir tambin llegar a un listado de acciones formativas (el qu) que recoja, adems, una serie de caractersticas asociadas con cada una de ellas:
Caractersticas de la poblacin afectada.
Volumen de poblacin afectada.
Demanda de formacin por parte del/la empleado/a.
Mejora que se quiere conseguir con la formacin.
Tipo de enseanza (cmo) para cada accin formativa.
Caractersticas del cundo de la accin formativa (horario, das de la semana...).
3)
La fusin de los dos primeros listados
La fusin de los dos primeros listados implica simplemente agregacin de ambos:

aadiendo acciones formativas nuevas del segundo listado al primero;
aadiendo la nueva informacin obtenida de los/as empleados/as pblicos/as para
cada accin formativa al primer listado.
5 9
Este proceso de volcar la informacin del listado nuevo en el anterior ser el procedimiento
general a seguir tambin en los sucesivos pasos del anlisis y diagnstico de necesidades formativas anuales, lo que implica aadir nuevas acciones formativas y/o nueva informacin sobre caractersticas de las acciones formativas.
4)
El anlisis de la informacin proveniente de los cuestionarios de evaluacin

de acciones formativas por parte de los/as asistentes
El anlisis se efectuar agregando todos los cuestionarios recogidos durante la aplicacin del
Plan de Formacin anual, siendo por tanto el perodo de tiempo contemplado de un ao, excepto al inicio del proceso de aplicacin de la gua, que sern slo nueve meses puesto que la
recogida y anlisis de la informacin se inicia en el ltimo trimestre del ao anterior.
De los cuestionarios agregados se obtendr un nuevo listado con la relacin de acciones formativas propuestas por los/as alumnos/as a los cursos y las caractersticas siguientes de estas acciones:
Cundo realizarlas.
Tipo de enseanza a utilizar (cmo).
Nmero de demandantes de cada accin formativa.
Adems de los cuestionarios, se obtendr informacin sobre valoraciones de las acciones formativas desarrolladas relativas a:
su adecuacin en cuanto a cobertura de expectativas formativas;
la adecuacin del tipo de enseanza, y
la adecuacin del cundo.
Esta informacin deber incluirse en el listado n. 3 del esquema y servir para tomar decisiones sobre programacin de acciones formativas y eliminacin o mantenimiento de las mismas
en Planes futuros o modificacin de condiciones de las mismas (cundo y cmo).
5)
El anlisis de la informacin aportada por los/as jefes/as de unidades2
El anlisis de dicha informacin dar lugar a un nuevo listado de acciones formativas junto
con la siguiente informacin para cada una de ellas:
Mejora a alcanzar mediante formacin.
Caractersticas de la poblacin afectada.
2
Delegados territoriales y/o sectoriales en las organizaciones sindicales.
6 0
Nmero de empleados/as afectados/as.

Demanda prevista.
Importancia de la accin formativa.
Urgencia de la misma.
Al igual que en el anterior paso, esta informacin se aadir al listado anterior de acciones
formativas incluyendo nuevas acciones formativas e incluyendo nueva informacin sobre las
caractersticas las nuevas acciones formativas y de las preexistentes.
Este proceso, que continuar en el paso siguiente, implica volcar la nueva informacin obtenida en el listado anterior, de modo que los listados resultantes van incorporando toda la informacin, lo que permitir tomar decisiones adecuadas sobre qu acciones formativas poner
en marcha, para quin, cmo y cundo.
6)
La validacin del anlisis y diagnstico: anlisis de la nueva consulta

a jefes/as de unidades administrativas
En la etapa anterior se obtendr un listado de acciones formativas priorizado con expresin

del volumen de demanda y las caractersticas de los/as empleados/as a los/as que van dirigidas, tipo de enseanza e indicaciones sobre el cundo casi definitivo.
Este listado casi definitivo se remitir a los/as jefes/as de unidad para que lo validen. La informacin facilitada por stos/as permitir ajustar las prioridades asignadas y completar las
caractersticas de cada accin formativa, llegando, por ltimo, al listado definitivo de acciones formativas priorizado. Este listado deber ser discutido y participado por los/as representantes del personal (sindicatos), segn marcan los acuerdos.
El informe de necesidades formativas es simplemente el listado de acciones formativas priorizado con la expresin de sus caractersticas y explicacin del proceso efectuado que se ha ido
complementando y depurando a lo largo de todo el proceso.
5.7.
CALENDARIO
El anlisis y diagnstico de necesidades formativas a medio y largo plazo debe en puridad realizarse antes que el anlisis y diagnstico anual, que reflejara necesidades ms coyunturales o
urgentes. Idealmente, el momento uno (el anlisis y diagnstico a medio y largo plazo) debera
realizarse en un plazo de seis meses/un ao, mientras que el momento dos (anlisis y diagnstico anuales) debera llevarse a cabo en el ltimo trimestre de cada ao para que los Planes de
Formacin a comenzar en el ao siguiente estuvieran preparados en enero de cada ejercicio.
Esto no significa que la Formacin Continua deba detenerse hasta disponer de los resultados
del momento uno. Aqu caben, desde un punto de vista prctico, dos situaciones:
6 1
Primera situacin
La organizacin del promotor no ha llevado a cabo nunca un anlisis y diagnstico de necesidades formativas a medio y largo plazo y quiere llevarlo a cabo. En este caso, este anlisis debera desarrollarse en paralelo al anlisis y diagnstico anual, de modo que en el ltimo trimestre del ao se pudiera disponer de:
Un listado de acciones formativas producto del momento uno (anlisis a medio y largo
plazo).
Un listado de acciones formativas desarrolladas durante el ltimo ao.
Un anlisis y comparacin de ambos listados permitir llegar a otro listado comn que ser el
input del proceso anual de anlisis y diagnstico (listado n. 3 en el esquema general).
Segunda situacin
La organizacin del promotor ha llevado a cabo ya un anlisis y diagnstico de necesidades a
medio y largo plazo o no estima conveniente realizarlo. En este caso, simplemente se toma
como input para el momento dos (el anlisis y diagnstico anual) el listado de acciones formativas del ltimo Plan de Formacin.
En cualquier caso, es imprescindible que este anlisis anual se realice durante el trimestre ltimo del ao anterior para poder disponer de tiempo suficiente para el desarrollo de las acciones formativas previstas en el Plan.
5.8.
ADAPTACIN DE LA GUA Y ESPECIFICIDAD DE LOS PROMOTORES
La gua es una metodologa comn para todos los promotores de Planes de Formacin del
III AFCAP que proporciona:
a) Una serie de procedimientos ordenados secuencialmente.
b) Qu actores sociales deben facilitar la informacin en cada momento.
c) Qu tipo de informacin es relevante para llegar al listado definitivo de acciones formativas.
d) Cmo incorporar los elementos proactivos en el anlisis y diagnstico de necesidades.
e) Una terminologa comn.
f) La posibilidad de informatizar todo el proceso para hacerlo ms eficaz y rpido.
6 2
A pesar de ello, la gua debe aplicarse teniendo en cuenta las caractersticas especficas de
cada promotor y, en este sentido, aqu se quieren resaltar las ms visibles:
1) En lo que respecta a la informacin sobre los puestos de trabajo de los/as empleados/as pblicos/as (momento uno del anlisis y diagnstico), parece claro que hay
determinados promotores que slo pueden obtener esta informacin de una manera
indirecta. Los Ayuntamientos pueden recoger esta informacin directamente de sus
empleados/as, pero la Federacin Espaola de Municipios y Provincias o la Federacin
Andaluza no lo pueden hacer; del mismo modo, el Ministerio de Educacin, Cultura y
Deporte puede recoger informacin sobre las caractersticas de los puestos de trabajo
de sus empleados/as, pero los sindicatos slo lo pueden hacer respecto a los/as empleados/as pblicos/as de un modo indirecto.
En este caso, los promotores debern prescindir de este tipo de informacin y utilizar
slo la relativa a objetivos estratgicos, programas polticos y tendencias en el momento uno.
2) En el caso de algunos promotores de Planes de Formacin, la terminologa utilizada
(por ejemplo, jefes/as de unidades administrativas) debe cambiarse por el equivalente ms prximo; por ejemplo, en los sindicatos ser el/la delegado/a territorial y/o
sectorial. Pero ste es un mero cambio terminolgico puesto que la idea clave es utilizar la informacin de que disponen aquellas personas que estn al frente de una unidad organizativa o delegado/a territorial o sectorial.
3) Todos los promotores tienen que llegar al final a un acuerdo con la representacin del
personal previo al diseo y elaboracin del Plan de Formacin y as se refleja en el esquema. Pero esto no es as en el caso de los sindicatos, que no discuten ni justifican
sus Planes con los representantes de personal pues no tendra ningn sentido lgico.
El resto de los procedimientos secuenciales sealados en la gua, el tipo de informacin a recoger, quin debe proporcionar la informacin y qu hacer con ella es comn a todos los promotores y slo en algunos casos habr que adaptar la terminologa o prescindir de alguno de
los pasos.
6 3
6.
LOS SOPORTES DOCUMENTALES

SOPORTE DOCUMENTAL N. 1
CARACTERSTICAS DEL PUESTO DE TRABAJO Y FORMACIN
DE LOS/AS EMPLEADOS/AS PBLICOS/AS
Por favor, responda a las siguientes preguntas, sealando con una X la opcin elegida, o escribiendo lo que mejor describa su situacin.
DATOS PERSONALES
1. Nombre de la entidad:
2. Departamento/rea de gestin:
3. Edad:
Menos de 30 aos
De 31 a 40 aos
De 41 a 50 aos
De 51 a 60 aos
Ms de 60 aos
6 5
4. Gnero:
Mujer
Hombre
DATOS ADMINISTRATIVOS
5. Relacin laboral:
Funcionario/a
Laboral indefinido
Laboral eventual
6. Cuerpo y grupo al que pertenece:
7. Indique el nmero de aos que lleva trabajando en la Administracin:
SITUACIN Y DESTINO
8. Indique, por favor, el nivel del puesto que ocupa:
9. Horario de trabajo:
Maana
Tarde
Noche
Turnos
6 6
DATOS ACADMICOS
10. Mximo nivel de estudios alcanzado:

Hasta EGB
BUP/COU/FP I/FP II
Diplomatura/Ingeniera Tcnica
Licenciatura/Ingeniera Superior
DESCRIPCIN DEL PUESTO DE TRABAJO
1. A continuacin describa las cinco funciones ms importantes que realiza en su puesto de

trabajo:
rea de actividad
Funcin
2. Cuntas personas tiene trabajando a su cargo? Nmero _________
3. Identifique posibles reas de mejora en el desempeo de su puesto de trabajo que, a su

juicio, podran alcanzarse con formacin e indique, en concreto, los contenidos o reas
formativas:
rea de mejora
Contenidos/reas formativas
4. A continuacin exprese su demanda de formacin, incluyendo la demanda de formacin

para su desarrollo personal y profesional, y seleccione el modo en que le gustara recibir
dicha formacin. El modo puede ser: clases presenciales (1), formacin a distancia (2) y
teleformacin (3):
6 7
Demanda de formacin/Contenidos o reas
6 8
Modo de Formacin
1
CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS
En este cuestionario se ha desarrollado el bloque de valoracin de la accin formativa; los dems bloques son especficos y concretos de cada Administracin, por lo que deben ser diseados por cada una de ellas. Asimismo y dentro del bloque de valoracin del curso o accin formativa, hay unas opciones (de respuesta) marcadas en negrita; stas son necesarias para el
anlisis de necesidades y deben ser incluidas en cualquier cuestionario destinado a valorar la
accin formativa a travs de los alumnos.
BLOQUE 1. DATOS SOBRE EL CURSO

Identificacin
Fechas
Horarios
Nmero de horas
BLOQUE 2. DATOS SOBRE EL/LA ALUMNO/A

Administracin Pblica, puesto, grupo al que pertenece.
BLOQUE 3. VALORACIN DEL CURSO
1. Indique la razn principal, a partir del siguiente listado, por la que se inscribi en este
curso:
Porque es adecuado para desempear mejor mi puesto de trabajo
Para mejorar mis condiciones de promocin
Porque me servir en un futuro
Por necesidades de mi servicio
Por otras razones. Cules?
6 9
2. Valore, con una escala en la que 1 es muy poco y 5 mucho, el grado en que se han cumplido las expectativas que tena al venir al curso:
1
3. Valore, con una escala en la que 1 es muy poco y 5 mucho, la adecuacin del procedimiento de inscripcin y admisin en el curso:
1
4. Sobre las condiciones en que se ha desarrollado el curso, valore con una escala del 1 al 5,
en la que 1 es muy poco y 5 mucho, su opinin sobre (rodee con un crculo la opcin elegida):
Adecuacin de las instalaciones
Duracin del curso
Horario
Materiales entregados
Fechas en las que se ha realizado
5. Sobre los contenidos y mtodos, valore con una escala del 1 al 5, en la que 1 es muy
malo y 5 muy bueno, los siguientes aspectos:
La metodologa empleada
La adecuacin de los contenidos
Las prcticas
El profesorado
El apoyo tcnico recibido
El formato elegido (presencial, on-line...)
7 0
6. Sobre los resultados que ha tenido para usted este curso, valore con una escala del 1 al
5, en la que 1 es muy poco y 5 mucho, los siguientes aspectos:
Los conocimientos aprendidos
La utilidad para el desempeo de su trabajo
La posibilidad de ponerlos en prctica
La utilidad para su futuro
7. Califique el curso de 0 a 10 __________
8. Se lo recomendara a otra persona que estuviera en su caso?:

S
No
9. A continuacin indique los cursos de formacin que necesitara para un mejor desempeo de su puesto de trabajo y el formato que considera ms adecuado. El formato puede
ser: curso presencial (1), a distancia (2), on-line en el ordenador (3):
Curso
Formato
1
10. Sugerencias y comentarios:
7 1
EN RESUMEN, LAS PREGUNTAS DESTINADAS AL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES

QUE TIENEN QUE SER INCLUIDAS SON:
1. Valore, con una escala en la que 1 es muy poco y 5 mucho, el grado en que se han cumplido las expectativas que tena al venir al curso:
1
2. Sobre las condiciones en que se ha desarrollado el curso, valore con una escala del 1 al 5,
en la que 1 es muy poco y 5 mucho, su opinin sobre (rodee con un crculo la opcin elegida):
Duracin del curso
Horario
Fechas en las que se ha realizado
El formato elegido (presencial, on-line...)
3. Sobre los resultados que ha tenido para usted este curso, valore con una escala del 1 al
5, en la que uno es muy poco y cinco mucho, los siguientes aspectos:
La utilidad para el desempeo de su trabajo
La utilidad para su futuro
4. A continuacin indique los cursos de formacin que necesitara para un mejor desempeo de su puesto de trabajo y el formato que considera ms adecuado. Asimismo, para el
desarrollo personal y profesional. El formato puede ser: curso presencial (1), a distancia
(2), on-line en el ordenador (3):
Curso
Formato
7 2
DELEGADOS/AS TERRITORIALES O SECTORIALES
IDENTIFICACIN
1. Nombre:
2. Organizacin y Delegacin a la que representa:
3. Organismos o entidades pblicos a los que pertenecen sus representados:
4. Empleados/as pblicos/as representados/as (nmero):
_____
Funcionarios/as
_____
Contratados/as laborales con contrato indefinido
_____
Contratados/as laborales con contrato temporal
7 3
PROBLEMAS EN EL DESEMPEO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

POR SUS REPRESENTADOS/AS
5. Qu problemas, y en relacin con qu reas, existen que sean susceptibles de solucionar

con acciones formativas?:
reas o temas
Problemas
Organizacin de los equipos
Eficacia en las actividades
Procedimientos de trabajo
Puesta en marcha de nuevos

proyectos/actividades
Reestructuracin de las entidades
administrativas (Ministerios, Consejeras,
Unidades, etc.)
Nuevas leyes o normativas
Atencin al/la ciudadano/a
Nuevas tecnologas
Nuevas transferencias de competencias
Calidad de servicio
Otros
7 4
6. Para los problemas detectados y reflejados en el cuadro anterior, indique, por favor, los siguientes datos:
Accin
Problemas Sector(es)
Nmero
formativa
detectados implicado(s) empleados/as propuesta
Nmero
asistentes
previstos
Modalidad
Prioridad (1) Urgencia (2)
(1) Utilizar una escala del 1 al 5: 1 = Muy importante; 5 = Menos importante.

(2) Utilizar una escala del 1 al 5: 1 = Muy urgente; 5 = Menos urgente.
7 5
7. Indique, asimismo, la demanda formativa existente en relacin con el desarrollo personal

y profesional de los/as empelados/as pblicos/as expresando la accin formativa y dems
caractersticas:
Sector(es)
implicado(s)
Nmero
empleados/as
Accin
formativa
propuesta
Nmero
asistentes
previstos
Modalidad
Prioridad (1)
Urgencia (2)

7 6
JEFES/AS DE UNIDAD
IDENTIFICACIN
1. Nombre (de la persona responsable):
2. Tipo de Administracin:
Central
Autonmica
Local
3. Dependencia (Ministerio, Consejera, Concejala, Organismo Autnomo, otras...):
4. Unidad administrativa:
5. Empleados/as pblicos/as a su cargo (nmero):

_____ Funcionarios/as
_____
Contratados/as laborales con contrato indefinido
_____
Contratados/as laborales con contrato temporal
_____ Interinos/as
7 7
6. Horarios:
Maana
Tarde
Noche
Turnos
7. Describa las tareas que se desempean en su unidad:
8. Relacin de puestos de trabajo en su unidad:

Nmero de puestos
Niveles
DISFUNCIONES EN EL DESEMPEO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO EN LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA
9. Qu funciones en su unidad no se pueden realizar por falta de cualificacin de los/as empleados/as?
7 8
10. Qu problemas existen en su unidad que sean susceptibles de solucionarse con acciones
formativas?
reas o temas
Problemas
Organizacin de los equipos
Eficacia en las actividades
Procedimientos de trabajo
Puesta en marcha de nuevos

proyectos/actividades
Reestructuracin de las entidades
administrativas (Ministerios, Consejeras,
Unidades, etc.)
Nuevas leyes o normativas
Atencin al/la ciudadano/a
Nuevas tecnologas
Nuevas transferencias de competencias
Calidad de servicio
Otros
7 9
11. Para los problemas detectados y reflejados en el cuadro anterior, indique, por favor, los siguientes datos:
Accin
Problemas Sector(es)
Nmero
formativa
detectados implicado(s) empleados/as propuesta
Nmero
asistentes
previstos
Modalidad
Prioridad (1) Urgencia (2)

12. Indique las acciones formativas necesarias para el desarrollo personal y profesional de
los/as empleados/as pblicos/as de su unidad:
Sector(es)
implicado(s)
Nmero
empleados/as
Accin
formativa
propuesta
Nmero
asistentes
previstos
Modalidad
Prioridad (1)
Urgencia (2)

8 0
ANEXO AL SOPORTE DOCUMENTAL N. 3

GUA PARA EL ANLISIS DE NECESIDADES FORMATIVAS DE LOS/AS JEFES/AS DE UNIDAD
ASPECTOS O REAS A TENER EN CUENTA PARA LA IDENTIFICACIN DE NECESIDADES

FORMATIVAS
1) Pensando en las actividades desarrolladas actualmente y procedimientos utilizados, qu
disfunciones de formacin existen que se puedan resolver con formacin?
2) Est prevista la puesta en marcha de nuevos servicios y proyectos que requieran formacin?
3) Est prevista alguna reestructuracin?
4) Est prevista la introduccin de cambios tecnolgicos?
5) Estn previstos nuevos procedimientos o nuevos mtodos?
8 1
SOPORTE DOCUMENTAL N.4

VALIDACIN DEL LISTADO DE ACCIONES FORMATIVAS CON LOS/AS JEFES/AS
DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
IDENTIFICACIN
Central
Autonmica
Local
LISTADO DE ACCIONES FORMATIVAS Y CARACTERSTICAS
5. Sobre el listado que se le propone a continuacin, indique, por favor, cules seran, segn
su criterio, la prioridad y urgencia de las acciones formativas que en l se reflejan junto
con la demanda prevista de cada accin formativa en su unidad, y el cundo de la misma.
(Vase el ejemplo de listado de acciones formativas y caractersticas al final del captulo.)
8 2
INSTRUMENTO PARA LA RECOGIDA DE INFORMACIN PERMANENTE DE JEFES/AS
DE UNIDAD, EMPLEADOS/AS, SINDICATOS, ETC.
IDENTIFICACIN
2. Cargo/puesto que ocupa en la Administracin:
Central
Autonmica
Local
8 3
6. Indique el/los problema/s surgido/s, as como las dems caractersticas:
Problema/
Urgencia
Nmero
empleados/as
Accin
formativa
propuesta
Nmero
asistentes
previstos
Modalidad
Prioridad (1)
Urgencia (2)

8 4
8 5
ACCIN
FORMATIVA
ACCIN
FORMATIVA
ACCIN
FORMATIVA
ACCIN
FORMATIVA
ACCIN
FORMATIVA 3
ACCIN
FORMATIVA 2
ACCIN
FORMATIVA 1
ORIGEN DE
OBJETIVO
LA PROPUESTA
DE LA
ACCIONES DE LA ACCIN
ACCIN
FORMATIVAS FORMATIVA
FORMATIVA
VOLUMEN
POBLACIN
OBJETO
CARACTERSTICAS
POBLACIN
OBJETO
DEMANDA
PREVISTA
CARACTERSTICAS
TIPO
DE
ACCIN
MODALIDAD
DE
FORMACIN
EJEMPLO DE LISTADO DE ACCIONES FORMATIVAS
CUNDO
IMPORTANCIA
DE LA
DE LA ACCIN
FORMACIN FORMATIVA
URGENCIA
DE LA
ACCIN
CATEGORAS DE LAS CARACTERSTICAS DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

1. PROPUESTA DE LA ACCIN FORMATIVA
Objetivos estratgicos
Objetivos polticos
Tendencias sociales
Situacin actual de los/as empleados/as pblicos/as

Evaluacin de acciones formativas

Jefes/as de unidades administrativas

Recogida permanente de informacin

Validacin
Participacin representacin del personal
2. OBJETIVO DE LA ACCIN FORMATIVA

Resolver dificultades en la organizacin (cules: __________)

Dirigida al desarrollo personal y/o profesional de los/as empleados/as
3. CARACTERSTICAS DE LA POBLACIN OBJETO DE LA ACCIN FORMATIVA

Cargo
Grupo/Nivel
Cuerpo al que pertenece

Antigedad
Titulacin
Horario
Perfil
profesional
4. VOLUMEN DE LA POBLACIN OBJETO
5. DEMANDA PREVISTA
8 6
6. TIPO DE ACCIN FORMATIVA

General
Especfica
7. TIPO DE ENSEANZA
Curso presencial
Jornadas o encuentros
A distancia
On-line
Otros
8. EL CUNDO DE LA ACCIN FORMATIVA

Fuera de horario laboral

Dentro de horario laboral

Concentrado en pocos das

Distribuido en das
Trimestre del ao
9. IMPORTANCIA ASIGNADA A LA ACCIN DE ACUERDO CON

(escala de 1 a 5)
Los objetivos estratgicos, programa poltico, tendencias

Los/as jefes/as de las unidades

La validacin de los/as jefes/as de unidades administrativas

10. URGENCIA ASIGNADA A LA ACCIN FORMATIVA DE ACUERDO CON

(escala de 1 a 5)
Los objetivos estratgicos, programa poltico, tendencias

Los/as jefes/as de las unidades

La validacin
8 7
7.
GLOSARIO DE TRMINOS
Accin formativa
Conjunto de actividades a llevar a cabo para mejora de la formacin de los participantes en la accin.
Anlisis de necesidades
Fase en la cual el centro de atencin son las razones y causas

de las necesidades de tal manera que pueda luego decidirse
de un modo racional qu soluciones (formativas o no) son las
ms apropiadas para cubrir esas necesidades.
Diagnstico de necesidades
Fase en la que se trata de identificar las necesidades de la organizacin y ordenarlas segn prioridades.
Enfoque proactivo
No se espera a que aparezcan problemas en la organizacin,

sino que se analiza previamente el sistema anticipndose a
potenciales problemas.
Enfoque reactivo
El problema organizacional ya existe y el anlisis se centra

en l.
Entidad promotora
Administracin Pblica o agente social que presenta Planes

de Formacin Continua para empleados pblicos a la Comisin General para la Formacin Continua para su aprobacin y
posterior subvencin. Las entidades promotoras pueden pertenecer a la Administracin General del Estado, a las Administraciones de las Comunidades Autnomas, a las Administraciones Locales o bien a los agentes sociales/sindicatos.
Evaluacin
Evaluar es emitir un juicio de valor basado en informacin recogida sistemtica y cientficamente sobre un programa, proyecto, plan, poltica o aspectos de ellos, con la finalidad
de mejorar/modificar dicho programa/plan o sus caractersticas.
Evaluacin de proceso
Tiene como objetivo conocer cmo est realmente funcionando el Plan de Formacin en la prctica. Es decir, aporta informacin sobre el conjunto de actuaciones y actividades del
8 9
Plan en su funcionamiento real. Normalmente, el nfasis se

produce en:
El anlisis del sistema de actividades y actuaciones.
El anlisis de la labor del personal de la organizacin (promotor) que aplica el Plan de Formacin.
Formacin Continua
Est constituida por el conjunto de actividades formativas

que se desarrollen en las Administraciones Pblicas, a travs
de las modalidades previstas en el Sistema Nacional de Formacin Profesional, dirigida a la mejora de competencias y
cualificaciones de los empleados pblicos, que permitan compatibilizar la mayor eficacia y mejora de la calidad de los servicios en las Administraciones Pblicas con el desarrollo personal y profesional de los empleados pblicos.
Formacin a distancia
Formacin que no se imparte en un aula con la presencia de

alumnos/as y profesor/a. El/la alumno/a recibe unos materiales didcticos con los que trabaja y se le asigna un/a tutor/a para resolver las dudas.
Formacin on-line
Los materiales didcticos con los que trabaja el/la alumno/a

estn implementados en el ordenador, que es la herramienta
bsica para este tipo de formacin.
Formacin presencial
Formacin impartida en un aula con la presencia del alumno/a y del profesor/a.
Implementacin
Es el proceso de aplicacin o ejecucin de un Plan.
Metodologa
Exposicin de los pasos a seguir en la consecucin de los objetivos previstos en el Plan, as como de las medidas a tomar
y los recursos necesarios para alcanzarlos.
Modelo
En el contexto de esta gua, un modelo es una representacin

simplificada e ideal de cmo debe realizarse el anlisis y
diagnstico de necesidades formativas.
Necesidad
Desfase o diferencia existente entre lo que existe en la actualidad y lo que debera ser o lo que se querra que fuera.
Necesidad comparativa
El deber ser queda configurado por la comparacin con mbitos similares, otras Administraciones.
Necesidad expresada
Demanda de formacin.
9 0
Necesidad formativa
Desfase o diferencia entre las destrezas, conocimientos y actitudes que poseen los/as empleados/as pblicos/as y las
destrezas, conocimientos y actitudes que deberan tener para
mejorar la calidad del servicio, cumplir los objetivos de la organizacin...
Necesidad normativa
El deber ser lo configuran las normas legales o sociales.
Necesidad percibida
El deber ser lo configuran los propios interesados.
Objetivo especfico
Es una concrecin del objetivo general y tiene que estar formulado sin ambigedades. Sus caractersticas se podran resumir en: medible, con referencia temporal, concretando la
poblacin destinataria y los resultados esperados.
Objetivo general
Es una afirmacin sobre los resultados esperados de las acciones formativas, en trminos del problema sobre el que se est
actuando. No tiene que ser formulado necesariamente en trminos medibles, pero tiene que ser congruente con la meta
del Plan y los objetivos especficos y proporcionar la direccin hacia la que se encamina el Plan.
Oferta formativa
Conjunto de acciones formativas presentadas a los/as empleados/as pblicos/as en el Plan de Formacin.
Plan estratgico
Plan en el que se detallan las metas y objetivos de la organizacin a largo plazo, as como las estrategias para alcanzarlos.
Soporte documental
Impreso/formulario donde se concreta sistemtica y estructuralmente la informacin a recoger; normalmente se plasma en

papel, pero puede concretarse en un soporte informtico u
otro tipo de soporte.
9 1
8.
BIBLIOGRAFA
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Anlisi de necessitats formatives del personal de lAdministraci Pblica, Govern de las Illes
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9 5
9.
ANEXO METODOLGICO
Para la elaboracin de este informe se ha utilizado la siguiente informacin, recogida, a lo

largo de los tres ltimos meses del ao 2001, mediante:
Entrevistas en profundidad a los siguientes promotores:
Sindicatos:
D. Alexandre Banhos Campo. Secretario de Formacin de CIG-Administracin Pblica.
D. Concepcin Boyer Fernndez. Secretaria del rea de Formacin de la Federacin de Enseanza de CC.OO.
D. Juan Jos Carrin Benito. Coordinador de Formacin Continua de CSI-CSIF.
D. M. Antonia Montero Bermdez de Castro. Secretaria de Formacin de la Federacin de Servicios y Administraciones Pblicas de CC.OO.
D. Elvira Novell Iglesias. Secretaria de Formacin de la Federacin de Trabajadores de la Enseanza de UGT.
D. Sebastin Pacheco Corts. Secretario de Formacin de la Federacin de Servicios Pblicos de UGT.
Entidades locales:
D. Enrique Abanses Ballestn. Jefe del Centro de Formacin del Ayuntamiento de

Zaragoza.
D. Fernando Armas Nez de Villavicencio. Director del rea de Formacin Continua de la Federacin Espaola de Municipios y Provincias.
D. M. Jess Bascun Cogollos. Directora de la Escuela Municipal de Formacin

del Ayuntamiento de Madrid.
D. Mario Carranco Conde. Jefe del Servicio de Formacin de la Diputacin de Mlaga.
9 7
D. Jos Enrique Dez Getino. Responsable de Relaciones Laborales del Ayuntamiento de Mstoles.
D. Paula Estebaranz Berzal. Jefa del Departamento de Seleccin y Formacin del

Ayuntamiento de Crdoba.
D. Laura Fernndez Cara. Jefa del Departamento de Formacin del Ayuntamiento

de Sevilla.
D. Jos Antonio Latorre Galicia. Jefe del Servicio de Formacin de la Diputacin de

Alicante.
D. Jos Luis Serna Clares. Jefe del Servicio de la Oficina de Recursos Humanos del
Ayuntamiento de Valencia.
D. M. del Carmen Prez Gutirrez. Coordinadora Tcnica de la Federacin Andaluza de Municipios y Provincias.
Administraciones autonmicas:
D. Fernando Calvo Alfonso. Gerente del Instituto Madrileo de Administracin Pblica de la Comunidad de Madrid.
D. Macarena Casal del Cubillo. Jefa del Servicio de Formacin del Servicio Andaluz
de Salud de la Junta de Andaluca.
D. Jos Manuel Cotelo Amado. Jefe del Servicio de Formacin del Profesorado.
Consellera de Educacin y Ordenacin Universitaria de la Xunta de Galicia.
D. Jos Mara Hernndez de la Torre. Director del Instituto Aragons de la Administracin Pblica. Comunidad Autnoma de Aragn.
D. Margarita Martnez Elvira. Directora de la Escuela Riojana de Administracin

Pblica del Gobierno de La Rioja.
D. Carmelina del Romero Snchez-Cutillas. Jefa del rea del Instituto Valenciano
de Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Valencia.
Joan Xirau i Serra. Subdirector General de la Escuela de Administracin Pblica de

Catalua.
Administracin General del Estado:

D. Jos Manuel Fraile Azpeitia. Subdirector General de Accin Social y Formacin

del Ministerio de Administraciones Pblicas.
D. Pedro Hernndez Hernndez. Jefe de la Unidad de Formacin Tcnica, Operativa

y Comercial de la Escuela de Correos y Telgrafos.
9 8
D. Concepcin Hernando Gozalo. Jefa del Servicio de Personal Laboral, Accin Social y Formacin del Ministerio de Justicia.
D. Juan Manuel Gmez Cano. Jefe del Servicio de Formacin del Ministerio de Educacin, Deporte y Cultura.
D. Fernando Lorente Medina. Jefe del rea de Formacin del Ministerio de Medio
Ambiente.
D. Gloria Martnez Herrn. Directora del Centro de Estudios Superiores del INAP.
Grupos de discusin/Grupos de trabajo:
Un grupo de discusin con responsables de formacin de los sindicatos, al que asistieron dos responsables de UGT, dos responsables de CC.OO. y uno de CSI-CSIF.
Un grupo de discusin con promotores de Administraciones autonmicas, al que asistieron 12 personas en representacin de las 10 siguientes Comunidades Autnomas:
Asturias.
Baleares.
Canarias.
Cantabria.
Catalua.
Castilla-La Mancha.
Castilla y Len.
Extremadura.
Murcia.
Navarra.
Un grupo de discusin en el que participaron representantes de formacin de los siguientes Ministerios:
Ministerio de Agricultura.
Ministerio del Interior.
9 9
Ministerio de Fomento.
Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
Ministerio de la Presidencia de Gobierno.
Un grupo de discusin con representantes de los siguientes Ayuntamientos (Comunidad de Madrid):
Ayuntamiento de Parla.
Ayuntamiento de Legans.
Ayuntamiento de Alcal de Henares.
Ayuntamiento de Guadarrama.
Ayuntamiento de Mstoles.
Entrevistas por correo y entrevistas telefnicas a empleados/as que han asistido a

acciones formativas de los ltimo Planes de Formacin Continua.
Documentacin aportada por los promotores entrevistados.
Documentacin bibliogrfica de empresas privadas e instituciones europeas.
1 0 0
MINISTERIO
DE ADMINISTRACIONES
PBLICAS
Comunidades
Autnomas
FEDERACIN ESPAOLA DE
MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Seccin Espaola del Consejo
de Municipos y Regiones de Europa
INSTITUTO NACIONAL
DE ADMINISTRACIN
PBLICA
DIRECCIN GENERAL
DE LA FUNCIN
PBLICA
Federacin de Servicios Pblicos

Federacin de Trabajadores
de la Enseanza
Confederacin Intersindical Galega

REA PBLICA

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Gua para

III Acuerdo de Formacin Continua en las Administraciones Pblicas

Jaime Rodrguez-Arana Muoz

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

1. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas y la planificacin de la formacin .................................................................................................................

1.1. La metodologa de la Formacin Continua: Introduccin ...................................

1.2. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas .........................................

2. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Administraciones Pblicas .

2.1. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las organizaciones sindicales .

2.2. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Comunidades Autnomas .

2.3. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en la Administracin General del

2.4. Anlisis y diagnstico de necesidades formativas en las Entidades Locales ..........

2.5. La perspectiva del/la empleado/a .................................................................

3. El diagnstico de necesidades formativas en otras organizaciones e instituciones ...

3.1. La empresa privada .....................................................................................

3.2. Las instituciones europeas ...........................................................................

4. Aspectos a considerar para unas buenas prcticas ................................................

4.1. Promocin interna, desarrollo individual/formacin para el puesto de trabajo ......

4.2. El AFCAP y su relacin con otros Planes de Formacin ......................................

4.3. El calendario de la Formacin Continua ..........................................................

4.4. Necesidades formativas y objetivos estratgicos de las Administraciones Pblicas .

4.5. La necesidad de formacin ...........................................................................

4.6. Seleccin de participantes, voluntariedad u obligatoriedad de la formacin .........

5. Un modelo/gua de buenas prcticas para el anlisis y diagnstico de necesidades

5.2. Visin general del modelo/gua ....................................................................

5.3. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas a medio y largo plazo (momento

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

5.4. El anlisis y diagnstico de necesidades formativas anuales (momento dos) ........

5.5. La evaluacin del diagnstico de necesidades formativas ..................................

5.6. Criterios y procedimientos para el anlisis de la informacin .............................

5.7. Calendario .................................................................................................

5.8. Adaptacin de la gua y especificidad de los promotores ...................................

6. Los soportes documentales ................................................................................

7. Glosario de trminos ..........................................................................................

9. Anexo metodolgico ..........................................................................................

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES

LA METODOLOGA DE LA FORMACIN CONTINUA: INTRODUCCIN

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

y otros muchos principios que conforman el marco de referencia de la Formacin Continua en

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

Este informe se centra en el anlisis y diagnstico de necesidades formativas pero, puesto

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

Cmo se hace un anlisis de necesidades?

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

El anlisis de toda la informacin permite no slo identificar las necesidades, sino

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

4) Anlisis de documentos, si se dispone de documentos que relacionen detalladamente

III Acuerdo de Formacin Continua

Gua para la Evaluacin de Necesidades Formativas

EL ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES

ANLISIS Y DIAGNSTICO DE NECESIDADES FORMATIVAS

III Acuerdo de Formacin Continua