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G.

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PLANIFICACION DE LOS INVENTARIOS FISICOS
Cliente __________________________________ Cierre _____________________
Objetivos

Aseveracin
P
R

V = Valuacin, E = Exactitud, P = Propiedad, R = Revelacin, I = Integridad, X = Existencia.


REF

Hecho
por

EN FECHA ANTERIOR A LOS INVENTARIOS FISICOS


1

Determine la informacin que necesitamos para estar presentes en la


toma fsica de las existencias:

Tipos de inventarios
Ubicacin de los inventarios
Nmero de veces que ha sido contado el inventario en el ao, si
aplica
Fecha de los conteos
Forma de anotacin de los conteos
Fecha de los inventarios fsicos
Tamao de la muestra a ser tomadas
Valor de los inventarios
Personal del cliente que tomar parte en los inventarios fsicos.

Determine los lugares que sern visitados por nosotros y el alcance


que se dar a nuestras pruebas de conteo

Solicite una copia de las instrucciones para la toma de los inventarios


fsicos y revselas. Verifique que se hayan considerado los
siguientes asuntos:

Arreglo de los inventarios para que se facilite su conteo


Inventarios que no sern contados
Disposicin de los inventarios defectuosos, obsoletos y daados.
Conformacin de los equipos de conteo
Control de los inventarios durante el inventario fsicos.
Responsabilidad por la utilizacin y control de las tarjetas o
cualquier otro medio de anotacin.
Forma de llenado de las tarjetas de conteo
Procedimientos de reconteo
Grupos de conteo
Personas responsables y supervisoras

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Procedimientos de corte

Hable con el cliente y haga las sugerencias que considere


conveniente acerca de las instrucciones y de los procedimientos
que sern llevados a cabo.

Evale si cliente se reuni con el personal que tomar parte en los


inventarios y que ste entiende las instrucciones.

Visite los almacenes donde se harn los conteos y revise:


a. El ordenamiento de los inventarios y de los almacenes
b. La identificacin de los inventarios
c. Separacin de los inventarios obsoletos y daados

Investigue si estar disponible la informacin de los registros


contables de los inventarios en fecha anterior a los inventarios
fsicos, o durante el inventario de manera que se puedan cotejar
los conteos con los registros de la Compaa el da del
inventario fsico.

Cercirese que se utilizarn procedimientos adecuados para


controlar el movimiento de entradas y salidas de los inventarios
durante el inventario fsico.

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Determine la necesidad de confirmar los inventarios entregados o


recibidos en consignacin o en poder de terceros.

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Cuando la Compaa lleve inventarios cclicos:

Indique en los papeles de trabajo los rubros cubiertos por este


sistema
Obtenga el plan de conteos anuales y cercirese que todos los
artculos son contados por lo menos una vez al ao.
Revise que el plan se esta desarrollando adecuadamente
Revise que las diferencias faltantes y sobrantes se estn
investigando adecuadamente.

11

Renase con el personal de la Firma que participar en los


inventarios fsicos e infrmelos de los procedimientos a seguir.

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Renase con el personal de la firma que tomar parte en el


procedimiento de observacin fsica de los inventarios e
infrmelo acerca de los procedimientos a seguir. Asegrese que
entienden las instrucciones
DURANTE LA TOMA FISICA

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Revise que el personal de la Compaa que esta participando en los


inventarios fsicos est siguiendo las instrucciones impartidas
por la Gerencia para el desarrollo de este procedimiento.

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Recorra las instalaciones en las que se estn efectuando los conteos


y cercirese de que:
a. Los inventarios han sido debidamente identificados.

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b. No hay movimiento de entradas y salidas y que en caso de


haberlas se estn controlando
c. Que los inventarios se han arreglado para facilitar los conteos
d. Que los empleados entienden y cumplen las instrucciones
e. Que los conteos se estn efectuando en forma adecuada
f. Que hay una adecuada supervisin
g. Que se estn cubriendo sistemticamente todas las reas
h. Que las existencias daadas o de terceros han sido excluidas de
los inventarios fsicos.
i. Que los grupos de conteos estn formados por personas
distintas a los responsables de la custodia fsica y de los que
llevan los registros de inventario.
En caso de observar desviaciones importantes en la planificacin
indique las observaciones al encargado del inventario fsico.
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Si existen inventarios en consignacin determine si es necesario


enviar cartas de confirmacin. En caso afirmativo solicite los
datos de las cantidades en existencia.

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Determine que existe control sobre las tarjetas utilizadas. Tanto las
tarjetas utilizadas como las no utilizadas debern ser
regresadas a las mesas de conteo. Anote en un papel de trabajo
las tarjetas utilizadas en el inventario de la siguiente forma:
Materias Primas:
Material de empaque:
Productos Terminados:
Productos en Proceso:

De la No. ___ a la No. ________


De la No. ___ a la No. ________
De la No. ___ a la No. ________
De la No. ___ a la No._________

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Verifique que estn efectuando los reconteos y se estn investigando


las diferencias entre el primero y segundo grupo. Revise que las
personas que hacen el segundo conteo sean diferentes a las del
primer conteo.

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Tome nota de las tarjetas no utilizadas en el inventario fsico. Revise


que se mantenga adecuado control sobre tarjetas no utilizadas.

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Efecte nuestras pruebas sobre las cantidades en existencia de


acuerdo con los alcances planificados. Solicite que una persona
del cliente este presente durante sus conteos o trate de
efectuar los conteos conjuntamente con el cliente. Anote sus
conteos en un papel de trabajo. Tome note de lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

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Unidad de conteo (cajas, unidades, Kilogramos, etc.)


Cdigo del articulo
No. de tarjeta de conteo
Nmero de unidades en existencia
Ubicacin del producto dentro del almacn
Cantidad contada segn la Compaa

Coteje sus conteos contra los del cliente. El mismo da del inventario
solicite explicacin de las diferencias entre sus conteos y los del
cliente.
Nota: Recuerde que usted no puede retirarse de las instalaciones del

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cliente sin que las diferencias existentes entre sus conteos y los
del cliente hayan sido debidamente aclaradas a su satisfaccin.
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Efecte el corte de los documentos que mueven el inventario. Tome


nota del ltimo documento utilizado de:
a. Nota de entrada al almacn
b. Nota de salida del almacn

22

Revise si el cliente investiga las diferencias entre el primero y


segundo conteo.

23

Revise si el cliente esta investigando las diferencias existentes entre


los conteos fsicos y las cantidades que indican los registros
auxiliares de inventario.

24

Revise que la mercanca venida y no entregada a los clientes haya


sido separada de los inventarios y que no haya sido incluida en
los inventarios fsicos.

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Selecciones aproximadamente _____artculos del Krdex o registro


auxiliar de inventarios y verifique su existencia fsica. Compare
sus conteos contra los utilizados por el cliente.

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Si la cantidad fsica es difcil de determinar puesto que los inventarios


se encuentran almacenados en tanques o a granel evale la
necesidad de utilizar a un especialista quien certifique las
cantidades y cualidades de los inventarios. En el caso de que no
se utilice el especialista tome note del espacio ocupado en el
tanque o en el almacn por los inventarios y confirme las
medidas con el cliente.

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Tome nota de los inventarios en mal estado, daados u obsoletos.

28

Prepare un memorando que contenga la descripcin de todos los


procedimientos seguidos por la Compaa, y por el personal de
la Firma durante nuestra observacin de los inventarios fsicos.

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Anote los puntos de recomendaciones


CONCLUSION:

Considera que se ha ejercido un adecuado control sobre las tarjetas


o documentos en los que se anotaron los conteos?

El inventario fsico se desarrollo conforme a las instrucciones


emitidas por la Gerencia?

Se tomaron las medidas adecuadas para controlar el movimiento de


los inventarios durante los inventarios fsicos?

Se contaron la totalidad de los inventarios?

Se identificaron las existencias en mal estado?

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Considera usted que el procedimiento de la toma fsica del inventario


se realiz con el mayor cuidado y que los resultados son
confiables?

Fueron todos los puntos de este programa completados y


contestados durante el inventario fsico? Explique en un
memorando si hubo algn problema.

Se efectuaron los procedimientos de doble conteo y se investigaron


las diferencias?

Se cotejaron los conteos fsicos contra los registros auxiliares de


inventario el mismo da del inventario y se investigaron las
diferencias?
Si cualquiera de las respuestas anteriores fuese negativa deber
detallar claramente en los papeles de trabajo el motivo de su
inconformidad y preparar un punto de atencin al socio sobre el
particular.

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CORTE DE DOCUMENTOS
NOTA DE RECEPCION DE MERCANCIAS
No.

Proveedor

Fecha de
llegada

Cdigo de
Mercanca

No. de
factura

Fecha de
registro

NOTA DE SALIDA DEL ALMACEN O DE DESPACHO


No.

Cliente

Fecha de
salida

Cdigo de
Mercanca

No. de
factura

Fecha de
registro

Monto de
factura

Fecha de
registro

FACTURA DE VENTA
No.

Cdigo del
Cliente

Fecha de
salida

Cdigo de
Mercanca

Trabajo realizado:
1. Revise la copia de los ltimos entradas al almacn, las ltimas salidas del almacn tome
note del siguiente documento no utilizado a la fecha del inventario fsico o cierre contable,
que son los documentos que aparecen en este papel de trabajo
2. Revise el registro contable de los documentos indicados en este papel de trabajo en el
perodo correspondiente.
3. Revise los casos de mercancas facturadas y no despachadas. Tome nota de las facturas
que se encuentran en esta situacin en los papeles de trabajo.

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COMPAA_______________________________________
CEDULA DE CONTEO DEL INVENTARIO FISICO DE_____________
AL ______________

Cdigo

Descripcin

No.
tarjeta

Unidad
de
Conteo

Lote

Fecha
de
Vencimiento

Cantidad

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