TIPOS DE EVENTOS, DEFINICIONES

EVENTO: Eventual, de vez en cuando, espordico.

La Organizacin de un evento deportivo o recreativo, permite materializar
los proyectos (SUEOS) de nuestra organizacin.
Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas
personas, para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico
objetivo.
Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duracin,
publico objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos,
expectativas.
Todo evento tiene caractersticas diferentes, nunca un evento se repite dos
veces, as, lo hagamos varias veces.
DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera
espordica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se
organizan: Turstica, de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas,
Polticas, etc.
QU ES UN EVENTO DEPORTIVO?
Actividad que por su:
Trascendencia social
Pblico asistente
Nmero de participantes
Complejidad de medios e infraestructuras
Dificultad organizativa
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
Estructura de Recursos humanos
Tramites administrativos
Apoyo econmico
Planes alojamiento y transporte
Infraestructuras especiales
Actos de protocolo

Plan de difusin y Promocin

Sistemas de acreditaciones
Control accesos, seguridad, etc.
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DEPORTIVO
Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas:
Qu es lo que quiero organizar?
Para qu lo quiero organizar, con qu intencin?
Cmo es?
Cundo es?
Cunto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos
confeccionar una memoria descriptiva que contenga:
Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del
evento.
Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados
(instituciones pblicas, asociaciones, federaciones y otras).
Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la
organizacin del evento (normativa, reglamentacin).
Caractersticas tcnicas del evento.
Necesidades en cuanto a infraestructuras.
Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
Necesidades en cuanto a personal.
ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR LA ORGANIZACIN DE UN
EVENTO DEPORTIVO O RECREATIVO.
1.Definir el objetivo. Qu es lo que se quiere con el evento.
2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, acadmico, militar y
dems)
3.Saber con que recursos contamos.(fsicos-Financieros-Humanos).
4.Saber a donde lo haremos.
5.Definir hora y lugar.
6.Conocer caractersticas de asistentes o participantes.
BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

ECONMICO
SOCIAL
IMAGEN EXTERIOR.
TURSTICO
DEPORTIVO
INFRAESTRUCTURA
OTROS.
EVENTO DEPORTIVO
Es todo espectculo deportivo o toda prctica de un deporte reconocido por
el Estado Colombiano competitivo o no, que se realice en un escenario
deportivo y que cuente con la presencia de pblico sin importar si se realiza
con nimo de lucro o no, sea de carcter nacional o internacional.
CLASIFICACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Segn la capacidad organizativa se pueden organizar: Grandes, medianos o
pequeos eventos.
Grandes Eventos: Convocan un nmero importante de participantes o
asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura.
Requieren de muchos recursos econmicos, fsicos y humanos, adems de
un alto numero de personal de apoyo. Ej. Juegos Olmpicos, mundiales de
ftbol.
Medianos eventos: Eventos de caracterstica local, convocan un nmero de
participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos
intercolegiados. Festivales escolares. Juegos de Integracin Ciudadana.
Pequeos eventos: Evento de carcter barrial o comunitario, convocan un
nmero determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y
poco apoyo y recursos. Ej.: Torneo barrial, ciclo va barrial, aerbicos
comunitarios.
GRANDES EVENTOS
Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se deben
considerar los siguientes aspectos:
Objetivos.
Infraestructura (fsica y tcnica).
Confirmacin y solicitud de sede.
Diagnostico.
Organizacin (nombramiento de comits y comisiones)
MEDIANOS Y PEQUEOS EVENTOS

Se hace necesario considerar los siguientes aspectos

Objetivos:
Deportivos Mejorar representacin
Tcnicos: Mejorar infraestructura.
Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).
Diagnostico:
Infraestructura.
Participantes.
Financiacin.
Recursos (Humanos-administrativos tcnicos-materiales).
Tiempos: Horas y das.
Sistemas de juego.
Comits y Comisiones (Segn necesidades).
ORGANIZACIN DEFINICIN: Stephen Robbins (1996) Como una unidad
social conscientemente coordinada, compuesta por dos o ms personas,
que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o
conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958) afirman que las organizaciones son un ensamble de
seres humanos que interactan y ellas son los mayores ensambles de
nuestra sociedad que tienen algn sistema de coordinacin central.
La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera,
etimolgicamente, proviene del griego rganon que significa instrumento.
otra como una entidad o grupo social. Y otra ms que se refiere a la
organizacin como un proceso.
ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinmica y racionalmente los
recursos de una organizacin o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operacin.
Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas,
para procurar el logro de un propsito comn, a travs de la divisin de
trabajo y funciones, y a travs de una jerarqua de autoridades y
responsabilidades. (Martn, 2002)
ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurdica reconocida por el
Estado Colombiano a travs de los rganos competentes respectivos.

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga bajo su

responsabilidad deportiva o administrativa, cualquiera entidad u
organizacin deportiva debidamente reconocida por el Estado Colombiano
por medio de la autoridad competente respectiva.
DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre y/o mujer que
se encuentre inscrito debidamente bajo los parmetros establecidos para tal
efecto, ante un Club Deportivo o Federacin Deportiva y que tomen parte de
una disciplina deportiva.
PBLICO: Es la presencia de dos o ms espectadores dentro y en los
alrededores de cualquier escenario pblico deportivo con motivo de un
espectculo deportivo.
ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios,
empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la
organizacin, promocin y control de cualquier tipo de espectculo
deportivo.
PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, tcnicos, rbitros y
todos aquellos cuya participacin es necesaria para la realizacin del
espectculo deportivo de que se trate.
BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma estratgica
dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera adquieren un
comportamiento a travs de gestos, canciones, pancartas y acciones
personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no pertenecen a alguna
agremiacin, denominadas tambin barras independientes.
BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se
encuentran organizados a travs de asociaciones debidamente reconocidas.
CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE EVENTOS: Es la asociacin de personas
reguladas por un conjunto de normas en funcin de un fin comn.
Los eventos se caracterizan por la unicidad significa que no son
actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque pueda
tratarse de un mismo tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos
mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de organizacin, una
edicin difiere de la otra por el lugar de celebracin, el nmero de
participantes, las fechas de celebracin, etc.
Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la
emocin de una competicin. Los elementos tangibles son productos
complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de
merchandising.
Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan
opinin pblica y que contribuyen a la creacin de la memoria del evento
(Moragas; Moreno; Kennett, 2003).

TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional,
clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
Ferias Congresos. Convenciones. Exposiciones. Seminarios.
Visita de Ejecutivos. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa.
Talleres Salones de exposiciones
Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa.
Family Day.
Desayunos de trabajo. Almuerzos de Trabajo. Cena de Trabajo.
Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la
creatividad)
Encuentras de negocios. Fiesta de Logros de Objetivos. Incentivos
para Fuerzas de Ventas.
Eventos de integracin. Al aire libre. Concientizacin de Nuevos
Objetivos. Lanzamiento de Planes. Eventos Recreativos. Jornadas de
Capacitacin. Cambio de Autoridades y dems.
1.- Rueda de negocios: Concentracin entre la mayor parte de personas con
intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un
coordinador registra el inters de cada parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con
exposiciones paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o
profesin. Es en mbito dialogado y de intercambio informativo, entre
colegas. Se impuso en turismo y se extendi a otros campos.
3. Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian
ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o
econmicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de
decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobacin de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobacin especial del tema. Cuando la
resolucin no esta prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de
productos y servicios.

6.- Cursos de capacitacin y motivacionales para pblico interno o mixto.

7.- Acciones con la prensa.
8.- Participacin en Ferias y Exposiciones.
Cultural (exposicin, danza, teatro)
Acadmico (seminario, conferencia, simposio, cientfico)
Recreativo (festival, convivencias, campamentos, jornadas recreativas,
excursiones espectculo)
Deportivo (prueba, campeonato, juegos, copas, torneos relmpagos.)
EVENTOS ESCOLARES-ACADMICOS:
Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo. Fiestas Patrias.
Torneos y Encuentros Deportivos.
Festivales. Ferias. Certmenes. Fiestas para recaudar fondos para
viaje de egresados.
Reunin de ex-alumnos. Aniversario de la Institucin Fiesta de
Graduacin Seminarios, Simposios. Charlas. Grados.
Principales Eventos Acadmicos:
1. Congreso:
Reunin peridica que nuclea a miembros de una asociacin, organizacin o
entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prev tres sesiones
preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a
tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las
condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados
alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y
finaliza con una ceremonia de clausura.
2.- Simposio:
Reunin de especialistas, profesionales e idneos con el propsito e abordar
materias de su particular inters. Cada uno expone sucesivamente
diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un
tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una
buena oportunidad para que el pblico, una vez finalizada la actividad,
posea una visin integrada de la materia tratada.
3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se rene un profesor o un profesional distinguido,
relevante, con los discpulos o con los profesionales en etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigacin o anlisis

sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duracin es

relativa (puede ser de 1, 2 o ms das)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los
profesionales disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de
trabajo para experimentar sobre el tema tratado a travs de talleres o work
shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 da, o sea disertacin, debate y conclusiones en
un mismo da.
5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunin. Generalmente constituye la
parte final de simposios o mesas redondas.
Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas
supervisando las intervenciones y los tiempos.
6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusin
grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las
disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeos 15 personas.
aprox.
7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema
determinado. Moderador coordina la sesin de una hora y luego los
disertantes pueden sintetizar sus ideas. El pblico puede realizar consultas a
los panelistas.
EVENTOS CULTURALES:
Festivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Espectculos
artsticos. Muestras de arte.
Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades.
Presentacin de un libro.
Presentacin de una Obra. Espectculos callejeros. Exposiciones.
Congresos. Ferias. Concursos. Mesas de debate.

EVENTOS POLTICOS:
Lanzamiento de Campaa. Nombramiento de Funcionarios. Debates.
Congresos. Cierre de campaa. Reuniones de trabajo. Desayuno,
almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a beneficio.
Inauguraciones. Firmas de Acuerdo. Actos Conmemorativos. Viajes
polticos. Recepciones diplomticas. Distinciones. Entrega de
premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos.

 Cenas de Gala. Conferencias de prensa.

EVENTOS RELIGIOSOS
Caractersticos de cada religin: Bautismo. Comunin. Navidad.
Pascuas. Jubileo Santoral.
Retiros Religiosos. Convivencias. Estadas de descanso. Cursillos
religiosos.
Seminarios religiosos. Campamentos religiosos. Ceremonias religiosas
(casamientos, bautismos, Confirmaciones, aniversarios).
EVENTO SOCIAL
Visitas; participacin en ferias y otras actividades. Son medios para la
integracin social. Se organizan fiestas, excursiones, eventos deportivos,
caminatas y ms. Tambin actividades de promocin social, eventos para la
divulgacin de informacin sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.

EVENTOS EN EL CAMPO:
Sociales: casamiento, cumpleaos, das de campo para grupos, reuniones
familiares, aniversarios.
Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de ao, presentacin de
productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitacin, cierre de
congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos
extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomticas. Da de
campo para colegios.

EVENTO DEPORTIVO CARACTERSTICAS

Es tensionante, produce stress, es determinado. el xito es limitado.
normatividad rigida. Obligatorio. Exige preparacin de los participantes.
Dignificante compensatorio. Frustrante. es de grandes responsabilidades
EVENTO RECREATIVO CARACTERSTICAS

Es ldico. Informal. Constructivo. permite fcil integracin. es relajante. su

normatividad es flexible.
Puede ser mixto (recreo-competitivo). ofrece muchas posibilidades de xito.
Voluntario. es motivante y estimulante.
Un evento es ante todo una herramienta de gestin tctica del rea
Marketing y de Relaciones Pblicas de una empresa o institucin. Es decir
importa beneficios tanto sea para la prosecucin de los objetivos
comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo,
por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculacin con
los pblicos, negocios- , posee claras connotaciones estratgicas, de forma
tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas
organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.
A travs de un evento se puede conseguir llamar la atencin, despertar
inters y movilizar a toda o a una parte de nuestro pblico blanco (Target
Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una
innovacin o mejora en los procesos de fabricacin, distribucin,
comercializacin etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un
producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organizacin menos
promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la
consideracin del pblico.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y
personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar
lazos y vnculos y para transmitir determinados conceptos y valores como
ser cordialidad, calidez en el trato, inters por nuestros pblicos,
organizacin y profesionalismos y muchos otros.
Asimismo, a travs de un evento se puede trabajar para perfeccionar la
imagen institucional que en la mente de los pblicos se va articulando. En
ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los
pblicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.
Queda dicho entonces que a travs de un evento se pueden alcanzar
mltiples propsitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer
nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento
con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive,
incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para
lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicacin y marketing,
un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes
potenciales muy difciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a
travs de mltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail
marketing, fuerza de venta, etc., y todas han resultado infructuosas.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios
existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios
en s misma. La organizacin de diferentes tipos de eventos, manejada
profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.
La decisin de realizar un evento, entraa adems una serie de amenazas
pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crtica de los

diferentes pblicos afectados por la accin, que evaluarn la calidad y

profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que
pudieron alcanzarse a travs de un evento bien organizado, pueden licuarse
a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia
suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han
perdido posicionamiento de imagen y consideracin pblica y que han
tenido repercusin negativa en los medios entre otras posibles
consecuencias disfuncionales.