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ALUMNO:
REGISTRO N:
650.844
FECHA:
06/11/01
LUGAR:
PROFESORES:
CAPITAL FEDERAL
FRONTI, Luisa - S.ZAGLUL, Carlos
INTRODUCCIN
El trabajo a continuacin consta de dos captulos:
1.1
LA AGENCIA MARTIMA
1.1.1 Su Descripcin
Los agentes martimos representan a companas martimas (en su mayora extranjeras) que
prestan servicios de transporte internacional de cargas entre nuestro pas y el resto del mundo. En
la actualidad los servicios/ rutas ms importantes que vinculan a nuestro pas con el resto del
mundo son las siguientes:
Uruguay: Montevideo
Mxico: Veracruz
Mediterrneo:
o
Francia: Marsella
Norte de Europa:
o
anteriores
Francia: Le Havre
Blgica: Amberes
Inglaterra: Felixstowe
Holanda: Rtterdam
Alemania: Hamburgo
Lejano Oriente:
o
Sudfrica: Durban
Singapur
Taiwn: Keelung
La relacin entre el agente martimo y la compana martima extranjera esta regulada a travs de
un contrato de representacin, el cual abarca tres aspectos bsicos que hacen a la actividad del
agente:
Honorarios sobre demoras de contenedores: las companas martimas fijan plazos para
la devolucin de los contenedores de importacin, al excederse los mismos por parte del
importador se le cobra un punitorio diario, que varia de acuerdo al tipo de contenedor. En
estos casos la agencia cobra un porcentaje del monto de la cobranza de esta demora de
los contenedores.
posibilidad de
recupero por parte del agente de los mismos, pudiendo ser al costo o mediante una tarifa
fija mensual.
certificacin
En exportacin:
T..H.C.: concepto de recupero por los gastos del buque en la terminal portuaria, se cobra por contenedor.
Toll Charge Recovery: recupero de gastos de peaje por la entrada del buque a los canales del Ro de la Plata (concepto
cobrado por las autoridades portuarias para el mantenimiento del dragado de los canales de acceso). Se cobra el
recupero por cada contenedor.
2
como los gastos relacionados con todos los Servicios Conexos3 al transporte internacional
vinculados con el arribo, estada y salida del puerto de Buenos Aires de cada buque, deben estar
asignados a un centro de costos, que en este caso es el buque y el nmero de viaje del mismo;
permitiendo de esta manera una vez cobrados y pagados todos los conceptos relacionados con
dicho buque/ viaje poder obtener un resultado del mismo; y as acreditar o debitar (segn el
resultado de cada buque) en la cuenta corriente mensual de cada compana martima.
Por otro lado otros aspectos importantes a contemplar, son todos los Gastos relacionados con los
Contenedores, como ser:
Reparaciones
Limpieza
Transporte
Almacenamiento
Por ultimo deberan contemplarse todos los Gastos y Servicios Generales, tales como:
Curiers
Gastos de fotocopias
Gastos bancarios
Gastos de publicidad
Servicios Conexos: Prcticos de ro y puerto, remolques, terminales portuarias, honorarios de los agentes martimos,
peajes de los canales de acceso, entrada-faros-balizas, serenos de buques, migraciones, aprovisionamiento de agua, etc.
Registracin Contable de operaciones efectuadas por Cuenta Propia: en este caso el plan de
cuentas debe contemplar los siguientes aspectos:
Ingresos: en este caso las cuentas contables debern contemplar la apertura por la naturaleza de
cada ingreso: Honorarios de Companas Martimas, Ingresos por Servicios a Clientes, Ingresos
Financieros y Otros Ingresos.
Los Honorarios de las representadas sern agrupados todos ellos por la compana martima que
los genera de manera tal que podamos saber los honorarios generados por naturaleza y por cada
compana representada.
Gastos: son en su gran mayora gastos semifijos y fijos, no poseen ninguna particularidad, por
ello se procede a detallarlos en el anexo A. Estos gastos son relacionados con centros de costo,
que los agrupan en gastos operativos, comerciales, administrativos, de direccin.
1.2
informacin de un ente que, dentro de los lmites que impone su naturaleza, capta y
procesa datos. La informacin resultante del procesamiento de estos datos puede ser
usada por la administracin para evaluar los resultados de acciones ya tomadas (control
de gestin), como elementos de juicio para tomar nuevas decisiones y tambin para vigilar
eficazmente sus recursos y obligaciones (control patrimonial).
La informacin contable puede ser de utilidad para terceros en lo que respecta a la toma de
decisiones que deban realizar los mismos respecto de la empresa, como puede ser la compra de
acciones de la misma, el otorgamiento de un prstamo por parte de un banco, la regulacin de los
honorarios del agente por parte de las Companas Martimas, etc.
Para tomar nuevas decisiones hay que tener buena informacin, la misma como bien explica
E.Fowler Newton5 puede ser clasificada en:
Otra informacin
La contabilidad no produce toda la informacin necesaria para una entidad y para los terceros
interesados en la misma (por ejemplo las companas martimas representadas), es por ello que se
necesita de otra informacin que generalmente se la llama no contable como puede ser los
precios de venta de los competidores, la situacin de los mercados financieros, etc.
Una enumeracin de los Terceros Interesados podra ser:
a) Propietarios
b) Companas Martimas Representadas
c) Prestamistas: bancos, otras entidades financieras.
d) Proveedores/ Acreedores
e) Empleados
f)
La gerencia
g) Directores
h) Clientes
i)
j)
Centro de Navegacin
k) Abogados
l)
10
generalizada, pero como ha sido explicado anteriormente no es la nica que debe tenerse en
cuenta en el proceso de toma de decisiones.
La contabilidad integra el sistema de informacin de una organizacin y brinda informacin til
para la toma de decisiones y el control patrimonial, es un subsistema. No debe confundirse por
ejemplo a la emisin de facturas, remitos, etc.; que corresponden al subsistema de facturacin.
Esta introduccin sirve para demostrar que en una agencia martima no puede contar con un
simple sistema contable, y listo; sino que la misma debe tener varios sistemas concatenados, o un
gran sistema de informacin dentro del cual se pueda encontrar el sistema contable.
1.2.2 Captacin de Datos
Deben establecerse mecanismos que aseguren que al sistema contable lleguen datos sobre todos
los hechos susceptibles de registro contable. Este es un aspecto a tener en cuenta al proceder a
la organizacin de los sistemas administrativos relacionados.
Hoy en da, con los adelantos que se poseen en sistemas de computacin (software) no sera
difcil de pensar en un sistema que integre el sistema de facturacin/ cobranzas de una empresa
junto al sistema contable de la misma, o sea, al emitir facturas se actualizaran automticamente
los registros de los saldos de los clientes y de las companas martimas, as como en el momento
de la cobranza se registre el asiento correspondiente.
Las ventajas que trae apareado un sistema integral como el descripto en el prrafo anterior son
enormes, pudindose mencionar algunas:
- gran ahorro de gastos de papelera y trabajo administrativo, como ser controles cruzados entre
los diferentes sistemas, que demandan gran tiempo, junto con el trabajo que lleva el ingreso de la
informacin al sistema contable que proviene del sistema de facturacin.
- desde la posicin empresarial este ahorro de trabajo traera apareado un ahorro en los gastos en
personal, ya que se necesitaran menor personal, pero ha de tenerse en cuenta que un sistema
tan complejo demandara la contratacin permanente de un experto en dicho sistema, con
conocimientos en su lenguaje de computacin, cuando antes quizs no lo era necesario, sino que
alcanzaba con un mantenimiento mensual de los sistemas de contabilidad y facturacin por
separado.
Pero la implementacin de dicho sistema necesitara de un gran desembolso, es por ello que se
necesita un amplio estudio previo de los costos a incurrir versus los beneficios a obtener. Una
salida como para abaratar los costos es conseguir en el mercado un Software empaquetado
(inbox), pero es muy difcil encontrar uno que
especfica como la de un agente martimo, por lo cual no quedara otra opcin que hacer un
11
sistema a medida, siendo este demasiado costoso. Un estudio profundo de costos sera lo
correcto para la toma de una buena decisin.
g) circuito que deben seguir los comprobantes para arribar al sector contable (aspecto
desarrollado y la segunda parte de este trabajo, Sistemas Administrativos, bajo el nombre
de Cursogramas);
h) pasos previos al registro contable, incluyendo los controles de entrada al sistema
(desarrollado junto con el punto g));
i)
j)
controles a practicar:
1) sobre la entrada de datos al proceso contable;
2) sobre los datos salidos del proceso: que permitan detectar errores de
contabilizacin que deban ser corregidos;
3) sobre los datos peridicos.
12
13
b) suele ser requerida por disposiciones legales, incluyendo las referidas a al fiscalizacin
impositiva y a la previsional;
c) puede ser til como elemento de prueba en casos de controversias.
En cuanto a la actividad martima en s, teniendo en cuenta slo las operaciones de importaciones
y exportaciones que genera (ingresos), la documentacin respaldatoria bsica es la siguiente:
facturas de fletes, conocimientos de embarque (Bill of lading) y el manifiesto de carga y fletes.
En el caso de los gastos, el respaldo de ellos sera la Factura del proveedor, ya sea cualquier
concepto, en su mayora proveedores de servicios conexos al transporte martimo internacional;
junto con el soporte analtico que corresponda en cada caso para poder ser aprobado por el
departamento operativo.
El anlisis de los sistemas administrativos ser profundizado en el prximo captulo.
14
(numricos o no) que puede manejar un sistema contable ya no depende del costo de los equipos
sino de la imaginacin de los diseadores del software contable.
El sistema contable a emplear debe ser capaz de considerar los posibles efectos inflacionarios
que puedan llegar a ocurrir, si bien la inflacin ha dejado de ser un problema de los argentinos
hace ms de 10 aos, llegado el caso debe estar preparada para reaccionar en tiempo y forma,
de caso contrario el tiempo insumido en adecuar el sistema contable, el tiempo de reaccin
puede causar grandes prdidas a una agencia martima. En conclusin el sistema contable a
emplear debe prever las correcciones monetarias (los ajustes por inflacin) que sean necesarios
para homogenizar los datos contables y permitir comparaciones y acumulaciones que tengan
sentido.
Una agencia martima trabaja constantemente con diferentes monedas. Una solucin puede ser
utilizar un sistema contable bimonetario, o multimonetario, en cual uno cargue las diferentes
monedas y las transforme automticamente a la moneda de curso legal (pesos), previa carga de
la cotizacin diaria de las monedas extranjeras.
1.3
PLAN DE CUENTAS
1.3.1 Consideraciones Generales
Es de esperarse que muchos le adjudiquen
a los
y que
mediante su anlisis podrn tomar decisiones correctas; pues bien equivocados estn si piensan
que de un simple balance mensual tomarn decisiones correctas.
La contabilidad posee otro sentido, el cual es el de conformar una slida base de informacin, es
por ello que el contador debe proveerles otras herramientas de anlisis, considerando todos los
datos que, en cualquier forma y con variados grados de incertidumbre se refieren a la gestin de
la empresa.
Para dejar aun ms en claro extraemos una excelente definicin enumerativa de Juan C. Fresco 8
describiendo las funciones de lo que el llama Contabilidad Moderna:
15
...debe analizar inventarios, detallar deudas por clientela, grado, antigedad y unidad
geogrfica, informar acerca del flujo de caja y los registros de costos mediante el anlisis
marginal, dar pautas precisas sobre la rentabilidad ya sea por producto, canal de
distribucin, centro operativo o cualquier otro factor de anlisis que se establezca, por
cuanto todos sus items y muchos otros que hacen a la informacin son indispensables
para la conduccin de un negocio.
El contador no puede dejar de lado tampoco al Control de Gestin, que
es la medicin y
Al responsable de finanzas: quin indicar las entidades bancarias con las cuales opera
tanto la Agencia Martima, como las Companas Martimas a las cuales representa, que
sern incorporados a sus respectivos planes de cuentas; as como la informacin que
requiere para el desarrollo de su gestin (por ejemplo un estado analtico de cuentas a
cobrar y a pagar, analizado por antigedad de deuda, estado diario de bancos, estado
diario de ingresos y pagos, etc.).
16
Al responsable del rea comercial: quien clasificara a los clientes, los distintos trficos con
que se operaran, as como en los diferentes tipos de conceptos de ingresos provenientes
de cada trafico que querr desglosar .
Al responsable del personal: para as elaborar una codificacin del personal de acuerdo
con la informacin que pretenda obtener para las necesidades de su gestin (como ser la
utilizacin de centros de costo por sector).
A responsable de los seguros: para tener idea de los datos a manejar en cuanto a la
registracin del devengamiento de los mismos, as como la informacin de las companas
con que se operar, y el tipo de riesgo que cubren dichas plizas.
Luego de cumplido con estos procedimientos, y ya desarrollado un esquema cuasi definitivo del
Plan de Cuentas, para que el plan esbozado tenga efecto se necesitar la convalidacin por parte
de la Gerencia General, junto con su opinin en materia de la informacin que deber recibir.
Juan C. Fresco9 hace mencin a cuatro puntos en los cuales debe poner nfasis quin tenga la
responsabilidad de confeccionar el Plan de Cuentas:
1. El codificador comn de perdidas y ganancias:
17
1.3.4
Normas Contables
Como cualquier entidad, una agencia martima debe considerar las Normas Contables en lo que
corresponde a la tarea de preparacin de informacin contable (Estados Contables). Estas se
ocupan de cuestiones de valuacin (RT. 5, 10) y de exposicin contable (RT. 8 Y 9). Por ello es
esencial que se tengan presentes en la confeccin de un plan de cuentas y su respectivo manual,
para as facilitar la confeccin de los estados contables, y no trabajar constantemente con
informacin distorsionada
Las Normas Contables pueden ser:
- Normas Contables Profesionales: que constituye el punto de referencia de los auditores para
elaborar los Estados Contables y sus informes. Son sancionadas en cada provincia y en Capital
Federal por el correspondiente Consejo Profesional de Ciencias Econmicas.
- Normas Contables Legales: as las define E.Fowler Newton 10 normas emanadas por el Estado
Nacional y los estados Provinciales, a travs de leyes, decretos y resoluciones de organismos
descentralizados, en especial los encargados de fiscalizar el funcionamiento de las personas
jurdicas.
10
18
1.3.5
Cuentas de Enlace
que es la de la propia
Agencia; siendo esta la nica manera de llevar una contabilidad clara, precisa y un excelente
control de las operaciones. De all que la utilizacin de cuentas de enlace est implcita en el uso
de estas contabilidades que se llevan una Agencia Martima. Las mismas reflejan las operaciones
efectuadas entre unidades.
El funcionamiento de estas cuentas responde a las siguientes reglas:
a) cada compana martima (unidad) abre una cuenta para cada una de las otras unidades
con que interacta, ya siendo stas otras companas martimas o la propia Agencia;
b) a cada dbito (o crdito) que una unidad efecta en la cuenta de otra le corresponde un
crdito (o dbito) por el mismo importe que la segunda efecta a la primera;
c) El saldo deudor (acreedor) de una unidad en la contabilidad de otra debe coincidir con el
saldo acreedor (deudor) de la primera en la contabilidad de la segunda;
Cuando se utilizan estas clases de cuentas, al final de un perodo contable corresponde:
a) Transferir los saldos registrados en las unidades secundarias (armadores) a la contabilidad
central (la de la Agencia);
b) Cancelar los saldos de las cuentas de enlace;
De este modo se logra que todos los saldos que integrarn los estados contables queden
reflejados en la contabilidad central.
Si la contabilidad secundaria incluyese cuentas de resultados debera tenerse en cuenta que los
saldos de ellas recibidos en la contabilidad central seran transferidos, en ste, a resultados no
asignados con motivo de las tareas de cierre del perodo contable.
19
Es conveniente que el plan de cuentas est complementado con instrucciones sobre el manejo de
cada cuenta y los casos en que cada una de ellas debe ser utilizada. Esto se logra a travs de la
emisin de un Manual, que deber ser puesto a disposicin de todas las personas involucradas en
la registracin e imputacin contable.
Por cada cuenta contable, se describir su funcionamiento de acuerdo a la siguiente estructura:
Concepto: describe
detalladamente
involucrada la cuenta, as como los comprobantes necesarios para su respaldo, junto con
los requisitos que deben cumplir los mismos.
Recomendaciones: sern dadas todas las que sean necesarias para un buen manejo de
la cuenta.
1.4
TRABAJO DE CAMPO
1.4.1 ANEXO A :
ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1DISPONIBILIDADES
1.1.1.1
CAJA
1.1.1.1.1.CAJA
1.1.1.2
FONDOS FIJOS
1.1.2.1.1.FONDO FIJO OPERACIONES
1.1.1.3
BANCOS
1.1.3.1.1.BANCO X CTA. CTE.
1.1.1.4
RECAUDACIONES A DEPOSITAR
1.1.2CRDITOS
1.1.2.1
1.1.2.2
OTROS CRDITOS
1.1.3INVERSIONES
1.1.3.1
1.1.3.2
TTULOS PBLICOS
1.2.3BIENES DE USO
1.2.3.1
TERRENOS
1.2.3.2
EDIFICIOS
1.2.3.3
MUEBLES Y TILES
1.2.3.4
INSTALACIONES
1.2.3.5
RODADOS
1.2.3.6
EQUIPOS DE COMPUTACIN
1.2.3.7
EQUIPOS DE COMUNICACIONES
1.2.3.8
1.2.4ACTIVOS INTANGIBLES
2
PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
21
2.1.1PROVEEDORES GENERALES
2.1.2REMUNERACIONES Y CARGAS SOCIALES A PAGAR
2.1.2.1
REMUNERACIONES A PAGAR
2.1.2.2
2.1.3CARGAS FISCALES
2.1.3.1
2.1.3.2
2.1.3.3
2.1.3.4
2.1.3.5
2.1.4ANTICIPOS DE CLIENTES
2.1.4.1
2.1.5OTROS PASIVOS
2.1.5.1
2.1.5.2
DIVIDENDOS A PAGAR
2.1.5.3
PATRIMONIO NETO
3.1 APORTE DE LOS ACCIONISTAS
3.1.1CAPITAL SUSCRIPTO
3.1.2APORTES NO CAPITALIZADOS
3.2 GANANCIAS RESERVADAS
3.2.1RESERVAS
3.3 RESULTADOS NO ASIGNADOS
3.3.1RESULTADOS ACUMULADOS
3.3.1.1
3.3.1.2
RESULTADOS NO ASIGNADOS
INGRESOS
4.1 INGRESOS DE COMPANAS MARTIMAS
4.1.1HONORARIOS COMPANA MARTIMA X
4.1.1.1
HONORARIOS S/ FLETES
1.1.1.1.1.IMPORTACIN
1.1.1.1.2.EXPORTACIN
4.1.1.2
22
4.1.1.3
HONORARIOS S/ TRANSBORDOS
1.1.3.1.1.IMPORTACIN
1.1.3.1.2.EXPORTACIN
4.1.1.4
OTROS HONORARIOS
1.1.4.1.1.LUMPSUM COMUNICACIONES
1.1.4.1.2.DEMORAS DE CONTENEDORES
HONORARIOS S/ FLETES
1.2.1.1.1.IMPORTACIN
1.2.1.1.2.EXPORTACIN
4.1.2.2
4.1.2.3
HONORARIOS S/ TRANSBORDOS
1.2.3.1.1.IMPORTACIN
1.2.3.1.2.EXPORTACIN
4.1.2.4
OTROS HONORARIOS
1.2.4.1.1.LUMPSUM COMUNICACIONES
1.2.4.1.2.DEMORAS DE CONTENEDORES
DE IMPORTACIN
2.1.1.1.1.DELIVERY ORDER
2.1.1.1.2.CERTIFICACIN DE FLETES
2.1.1.1.3.MANEJO DE DOCUMENTACIN
2.1.1.1.4.REVISACIN DE CONTENEDORES
2.1.1.1.5.INGRESOS VARIOS
4.2.1.2
DE EXPORTACIN
2.1.2.1.1.CONFECCIN DE BILL OF LADING
2.1.2.1.2.INGRESOS VARIOS
23
1.1.
ACTIVIDAD NAVIERA
1.2.
EGRESOS
5.1 EGRESOS ACTIVIDAD NAVIERA
5.1.1EGRESOS OPERATIVOS ACTIVIDAD NAVIERA
5.1.1.1
GASTOS EN PERSONAL
5.1.1.2
5.1.1.3
SEGUROS
5.1.1.4
GASTOS DE COMUNICACIONES
5.1.1.5
GASTOS DE MANTENIMIENTO
5.1.1.6
5.1.1.7
5.1.2GASTOS COMERCIALES
5.1.3AMORTIZACIN BIENES DE USO
5.1.4AMORTIZACIN ACTIVOS INTANGIBLES
5.1.5IMPUESTOS
5.1.5.1
IMPUESTO A LA GANANCIA
5.1.5.2
5.1.5.3
5.1.5.4
5.1.6GASTOS FINANCIEROS
5.1.6.1
GASTOS BANCARIOS
5.1.6.2
DIFERENCIAS DE CAMBIO
5.1.7EGRESOS NO OPERATIVOS
5.1.8AJUSTES EJERCICIOS ANTERIORES
1.4.2 ANEXO B :
ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1CAJAS Y BANCOS
1.1.1.1
CAJA
1.1.1.2
BANCOS
1.1.2.2
1.1.3OTROS CRDITOS
2
PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.1.1CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.1
PRCTICOS DE RO
2.1.1.2
PRCTICOS DE PUERTO
2.1.1.3
REMOLQUES
2.1.1.4
INGRESOS
4.1.1FLETES
1.1.1.
IMPORTACIN
1.1.2.
EXPORTACIN
IMPORTACIN
1.1.2.
EXPORTACIN
IMPORTACIN
1.1.2.
EXPORTACIN
4.1.4DEMORAS DE CONTENEDORES
1.1.1.
5
DEMORAS
EGRESOS
5.1.1GASTOS SERVICIOS CONEXOS
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
25
1.1.5.
5.1.2GASTOS DE CONTENEDORES
1.1.1.
REPARACIONES
1.1.2.
LAVADOS
1.1.3.
1.1.4.
VARIOS
5.1.3GASTOS GENERALES
1.1.1.
GASTOS BANCARIOS
1.1.2.
FOTOCOPIAS
1.1.3.
CURIERS
1.1.4.
OTROS GASTOS
26
2.1
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
27
2.1.1 Conceptos
Las empresas son sistemas, o sea, un conjunto de elementos interrelacionados orientados a la
consecucin de objetivos, y para lograrlos el sistema realiza un ciclo de entradas, procesos y
salidas mediante el cual interacta con su ambiente.
El trmino administrativo define toda actividad que requiere de informacin o que la genera a
travs de una computadora o, ms simple aun, mediante un formulario, una nota o un registro;
siendo independiente del sector donde se genera la actividad. Por ejemplo, formarn parte del
sistema administrativo, tanto el registro de horas trabajadas que llevan en el sector de Personal,
como el listado de contenedores cargados que emite el sector de documentacin, o bien la
registracin contable que realiza contadura.
Estas mltiples actividades permitirn que la agencia martima brinde sus servicios a las
compaas martimas extranjeras. El sistema administrativo de por s solo no puede asegurar el
xito de una empresa, pero esta difcilmente pueda ser exitosa sin un buen sistema
administrativo.
Para que una empresa funcione correctamente se deben llevar a cabo mltiples actividades en
forma coordinada, eficazmente y que suministren la informacin necesaria para la toma de
decisiones.
Los elementos que componen un sistema administrativo son 3:
1. Recursos Humanos: personas ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones
2. Recursos Fsicos: compuestos por edificios, instalaciones, maquinarias, computadoras,
etc.
3. Informacin: es la materia prima de la administracin, sin ella no resulta posible la toma
de decisiones en una empresa.
Todo sistema administrativo debe considerar 4 aspectos esenciales, de forma simultnea:
1. Eficacia: ejecutar actividades en funcin de los objetivos buscados, en tiempo y forma. La
agencia martima de no disponer en tiempo y forma la informacin requerida, no podr
llevar a cabo las actividades que tiene encomendadas por las compaas extranjeras,
pudiendo llegar a perder la representacin de las mismas.
2. Eficiencia: considerar el costo de tales actividades relacionndolo con el beneficio
producido. Un sistema ser ms eficiente que otro cuando pueda ser ejecutado en menor
tiempo por requerir menos pasos y contar con mtodos ms simples. Los pasos, controles,
documentos, archivos o registros requeridos hacen muchas veces incompatible su costo
con el beneficio que pretenden generar los servicios prestados a las companas
extranjeras, por ello ser de gran importancia su anlisis.
3. Control Interno: implica la proteccin de los bienes y valores involucrados.
28
J.J.Gilli11 enumera los requerimientos que un sistema administrativo debe tener en cuenta
en materia de control interno:
Separacin de funciones
Asignacin de responsabilidades
Niveles de autorizacin
4. Informacin para la toma de decisiones: la captura de los datos sobre las operaciones,
a medida que las mismas se realizan, para luego procesarlos segn los requerimientos de
informacin de los distintos niveles decisorios, as es como se
va estructurando la
pirmide informativa.
La contabilidad es un buen punto de partida para un sistema de informacin, pero hay
datos que no son captados por ella, es por ello que existen sistemas de informacin
especficos para la registracin de las actividades que lleva a cabo una agencia martima,
ampliando la base del control operacional y gerencial.
Es muy importante que se tenga en cuenta la informacin requerida y la forma de
presentacin de la misma al momento en que se disea un sistema administrativo.
La Informacin gerencial debe ser resumida, esquemtica y significativa, pudiendo tomar
distintas formas:
o
11
29
Como corolario podra decir que un sistema que suministre informacin oportuna cumpliendo con
los recaudos de control interno, al controlar la gestin, nos permite saber si las actividades y
mtodos previstos en el mismo sistema han sido efectivos y eficientes.
Las variables de estructura que se refieren a las funciones, normas y procedimientos que
establecen las relaciones deseadas entre las partes del conjunto.
Las variables de intervencin y funcionamiento, o sea, los procesos a travs de los cuales
dicho marco estructural se transforma en acciones y resultados, siendo sus caractersticas
principales las interacciones y el cambio a travs del tiempo.
Las estructuras organizativas representan formalmente las relaciones deseadas, mientras que a
travs de los procesos se dinamizan dichas conexiones y se mantienen en funcionamiento con el
grado necesario de estabilidad y continuidad.
J.Etkin12 define a la formalizacin desde un sentido estricto, como: la representacin explicita
(reglas escritas) de las normas para el ordenamiento de las posiciones y funciones y de los
medios que permitan el cumplimiento de las mismas. Y desde un sentido ms amplio como: la
bsqueda de conductas regulares.
La estructura formal ha sido tradicionalmente especificada mediante el uso del Organigrama y el
Manual de Organizacin (conceptos que sern desarrollados con profundidad en los
subsiguientes
relaciones que se espera que cumplan los individuos en situaciones previamente codificadas.
Esta visin esttica es la que termina generndole problemas, dado que la realidad termina
superndola muchas veces, en un marco donde los individuos
12
30
Organizacin:
es un sistema que se basa sustancialmente en la comunicacin como factor de
enlace y en tal sentido contempla, no slo la comunicacin a travs de los canales
establecidos (comunicacin formal) sino tambin la que surge como consecuencia
de las relaciones cara a cara dentro de los componentes humanos de las
organizaciones. Esta comunicacin entre personas sin vnculos de jerarquas, que
persiguen los mismos objetivos, que manejan intereses comunes y que necesitan
complementarse de alguna manera para lograr sus fines, entra en el campo de lo
no formal.... bajo el concepto de organizacin informal.
A veces se supone que el diseo de la estructura es un proceso relativamente sencillo, y se lo
confunde con el trazado del organigrama;
14
15
31
de
2.2
2.2.1 Introduccin
Existe un conjunto de factores indispensables que deben tenerse en cuenta a los efectos del
diseo estructural. Se les debe prestar particular atencin cuando sea necesario disear una
estructura organizacional adecuada a las necesidades propias del sistema y del propio entorno.
Entonces paso a enumerarlos enunciativamente, ya que sern desarrollados individualmente en
los puntos subsiguientes:
Mecanismos de Coordinacin
Parmetros de Diseo
Variables Contingentes
33
Sustituir la supervisin directa, por la estandarizacin debilita el control que la lnea media puede
ejercer sobre el trabajo de los operarios, en forma muy parecida a cmo la sustitucin del ajuste
mutuo por la estandarizacin en el ncleo operativo, debilita el control de los operadores sobre su
propio trabajo.
la
motivacin hacia el trabajo para hacerlo bien, as como puede crear problemas de
comunicacin (especializacin vertical) y coordinacin (especializacin horizontal).
El grado y tipo de especializacin del puesto deben ser congruentes con la ubicacin que
ocupa en la organizacin. En el ncleo operativo los puestos sern ms especializados,
sobre todo en el sentido horizontal, y en general estos cargos son limitados tanto en
amplitud como en profundidad. En cambio, los puestos directivos de todos los niveles
suelen ser los menos especializados horizontalmente de la organizacin, pero existen
diferencias de especializacin vertical segn el nivel jerrquico que ellos tengan, tiende a
disminuir el control que se ejerce sobre el puesto a medida que se asciende en la
jerarqua. La siguiente ilustracin visualiza lo mejor:
34
Especializacin Vertical
Especializacin horizontal
Alta
Baja
Puestos que no
Alta
requieren preparacin
previa (ncleo operativo
y staff)
Puestos profesionales
Baj
(ncleo operativo y
unidad staff)
Determinados
puestos directivos
del nivel mas bajo.
Se determinarn el
qu
unidades y la sucesiva conformacin de conjuntos mayores que sern la base del sistema
jerrquico o de autoridad formal, tal cual se lo representa en el organigrama.
H.Mintzberg16 habla de 4 efectos importantes del agrupamiento:
Por tiempo
16
Por cliente
Por lugar
35
A mayor
cadena de mandos
desde el nivel
Descentralizacin Horizontal: es
17
36
El
Las agencias martimas tienden a tener un cierto grado de descentralizacin vertical, pero
muy poca o nada descentralizacin horizontal.
37
2.3
CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS DE UNA AGENCIA MARTIMA
2.3.1 Introduccin
Para poder lograr una clara exposicin de los flujos de informacin de una agencia martima, se
procede a separar su funcionamiento en dos: importacin y exportacin. As mismo, en cada uno
de ellos se considerarn por separado la funcin que cumple cada departamento o gerencia.
Se aconseja para una mejor comprensin de la lectura subsiguiente, la visualizacin previa del
organigrama modelo desarrollado en el anexo D.
Prcticamente casi toda la venta de fletes de importacin es efectuada por los agentes de los
puertos de origen de las cargas con destino Buenos Aires, inversamente casi toda la carga de
exportacin es vendida por los agentes de Buenos Aires.
2.3.2 Importacin
Agentes de los puertos del
comienzan a enviar al agente del puerto de Buenos Aires un detalle completo de la carga con
destino a este puerto, incluyendo la siguiente documentacin/ informacin:
etc.) la documentacin
38
establece la ley de navegacin Argentina, el importador debe ser notificado de la fecha y hora
estimada de arribo (ETA) del buque que trae carga consignada al mismo.
Una vez completada todas estas tareas y efectuado un chequeo de toda la carga de datos con la
documentacin recibida, se procede a poner el buque al cobro, lo que significa que el sistema ya
permite facturar y cobrar todos los conocimientos de embarque que vinieron en ese buque.
Gerencia de Operaciones: este departamento esta en contacto permanente con el capitn del
buque cuando el mismo toca los puertos de Brasil con destino al puerto de Buenos Aires para ir
determinando la ETA (estimated time of arrival) del buque al puerto de Buenos Aires, para as
poder coordinar la entrada y amarre en la
servicios
conexos
con
las
este
departamento
verifica
la
armador
del
exterior
(Focal
Point).
39
40
Departamento Contable:
remolques
amarre/ desamarre
etc.
Este departamento enva al departamento de operaciones para que controle los servicios
facturados, y una vez aprobados por ste, controla las tarifas aplicadas, los clculos de cada
factura y procede a la registracin contable cargando el gasto por centro de costo (buque/ viaje).
Posteriormente efecta los pagos de acuerdo a los plazos acordados con los distintos
proveedores.
En funcin de las condiciones contractuales pactadas con cada armador representado, este
departamento procede a facturar todos los honorarios relacionados con la carga de importacin,
de esta manera, hasta el momento ya cuenta con la siguiente informacin contable:
los gastos por los servicios conexos al transporte internacional, tambin por buque/ viaje.
los honorarios de la agencia vinculados con la carga de importacin por buque/ viaje.
2.3.3 Exportacin
Departamento Comercial: los agentes de cada puerto, de acuerdo al tipo de mercadera y a los
volmenes habitualmente exportados tienen asignados un espacio por cada buque, representado
en cantidad de contenedores y sujetos a lmites de peso. Este espacio representa la cuota ideal
que debera llegar a vender el departamento comercial de cada agente.
Si bien hay un tarifario que tiene en cuenta el tipo, tamao de contenedor y mercadera; cuando
se trata de volmenes interesantes, las tarifas se consultan con el departamento de pricing de
cada lnea representada.
41
Una vez acordadas las cantidades y tarifas con cada cliente por buque viaje, se avisa al
departamento de control container la cantidad, tipo y tamao de contenedores que debe poder
poner a disposicin de cada cliente para la carga de cada buque/ viaje.
Por otro lado este departamento procede a cargar en el sistema naviero-modulo comercial (por
buque/ viaje) los datos bsicos de ese embarque, como ser:
embarque, el cual est firmado por el exportador y tiene carcter de declaracin jurada, el mismo
entre otras cosas contiene la siguiente informacin:
Denominacin completa del consignatario/ importador del exterior, con su direccin para
que el agente del puerto de destino pueda notificarlo del arribo de su carga.
Nmero, tipo y tamao de cada contenedor amparado por ese conocimiento de embarque.
Puerto de destino de la carga: este dato es muy importante porque de l depende la forma
y lugar en que se estiban los contenedores en la bodega del buque, ya que esta tiene que
tener en cuenta el orden de arribo a cada puerto, en caso de equivocarse generara el
42
emisin de la siguiente
documentacin y se enva:
Copias de todos los manifiestos de carga y flete de todos los puertos de destino
Luego se procede a emitir los juegos de conocimientos originales (tres) para ser entregados al
exportador, previo pago del flete y gastos que le correspondiere; e inmediatamente se pone el
buque al cobro.
Gerencia de Operaciones: En este caso las tareas y responsabilidades son similares a las
descriptas en importacin, pero relacionadas a la carga de exportacin
Departamento de facturacin y cobranzas: una vez puesto al cobro el buque por el
departamento de documentacin, este departamento factura y cobra (de acuerdo a las
condiciones de pago acordadas) los fletes y gastos relacionados con cada conocimiento de
embarque de cada buque/ viaje.
43
Una vez cobrados los mismos se le entregan al exportador los juegos de conocimientos originales
para que ste pueda enviarlos al importador del puerto de destino.
Tesorera: recibe los valores relacionados con cada cobranza, prepara los depsitos del da, y
actualiza los registros de movimiento de caja y bancos.
Departamento Contable: producida la facturacin y cobranza de los fletes y gastos de
exportacin, ya tiene agrupados estos por centros de costos (buque/ viaje).
Posteriormente comienza a recibir todas las facturas de los distintos servicios conexos al
transporte internacional relacionados con la carga de cada buque en el puerto de Buenos Aires,
como ser:
remolques
amarre/ desamarre
Este departamento enva al departamento de operaciones para que controle los servicios
facturados, una vez aprobados por ste, controla las tarifas aplicadas y los clculos de cada
factura y procede a la registracin contable cargando el gasto por centro de costo (buque/ numero
de viaje) y efectuando posteriormente los pagos de acuerdo a los plazos acordados con los
distintos proveedores.
En funcin de las condiciones contractuales pactadas con cada armador representado, este
departamento procede a facturar todos los honorarios relacionados con la carga de exportacin,
de esta manera, hasta el momento ya cuenta con la siguiente informacin contable:
los gastos por los servicios conexos al transporte internacional, tambin por buque/ viaje
los honorarios de la agencia vinculados con la carga de exportacin por buque/ viaje
44
Estas cuenta por buque/ viaje con las distintas planillas resmenes y analticas y copia de la
documentacin respaldatoria se deben enviar al departamento contable de la casa matriz de la
lnea martima extranjera dentro de los 30 das de zarpado el buque del puerto de Buenos Aires.
Una vez cerrado el mes, este departamento prepara una cuenta corriente mensual para enviar
tambin al departamento contable de la casa matriz, con los siguientes datos bsicos:
Gastos bancarios
Gastos de publicidad
Gastos de curiers
Etc
Saldo al cierre del mes: este saldo debe ser cancelado dentro de los treinta das de emitida
cada cuenta corriente, mediante transferencia bancaria.
Departamento de Personal: dado que las agencias martimas en general son pequeas
organizaciones, no existe una figura de Gerencia de Recursos Humanos, por lo que el jefe del
departamento de personal asume las responsabilidades tanto de la bsqueda y seleccin del
personal solicitado por los distintos sectores de la compaa, como la liquidacin de sueldos y
presentacin de todas las declaraciones juradas. Tambin controla el cumplimiento de las
jornadas laborales por parte de los empleados.
Departamento de Sistemas: el tamao de las agencias hace que este sector no requiera del
nivel de gerencia. Aqu dentro nos encontramos con personal afectado al Soporte Tcnico y al
Desarrollo y Mantenimiento.
Los primeros son los responsables de la instalacin del hardware y software de las maquinas de la
empresa. Chequean los problemas en la configuracin de Internet y solucionan los problemas
informticos de los usuarios de la red.
En cambio el personal del rea de Desarrollo y Mantenimiento es el encargado de elaborar las
interfases y los componentes de la base de datos y chequea el rendimiento de tanto el Sistema
Naviero, como del Sistema Contable.
45
mantenimiento y proteccin. Pero nuevamente, el tamao de las agencias martimas hace que
este puesto no exista dentro de su plantel permanente, sino que son contratados como staff de
apoyo.
2.4
HERRAMIENTAS DE DISEO
2.4.1 Manuales
Existen diferentes tipos de manuales, pero entre los ms usuales podemos encontrar:
descripciones de cargos.
46
18
47
Cada sector contar con un ejemplar del Manual de Procedimientos de la compana para su uso
interno.
Ser necesaria la redaccin de un procedimiento cada vez que una prctica deba realizarse
frecuentemente garantizando un resultado, deber ser modificado cada vez que exista un cambio
en el proceso y/ o no se cumplan los objetivos previstos y ser derogado cuando la tarea haya
sido suprimida.
La responsabilidad de redactar recaer en el sector que tenga a cargo el proceso. Generalmente
en una agencia martima la confeccin del manual ser llevada a cabo por un equipo especial
formado por cada gerente de seccin, supervisados por la gerencia general.
La emisin de los manuales, puede que sea delegada al departamento de sistemas.
Es muy importante la revisin peridica de los mismos, primero ser a nivel de cada gerencia,
para luego elevarlo al equipo conformado por los gerentes, quien ser el encargado de derogar o
modificar cualquier procedimiento.
Las lneas martimas del exterior, generalmente entregan a los agentes, manuales de
procedimientos relacionados con los requerimientos de su organizacin. Estos manuales cubren
en general los siguientes aspectos:
48
2.4.3 Organigramas
El organigrama es una forma de representacin til para visualizar rpidamente la divisin del
trabajo, mostrando a simple vista las posiciones existentes en la organizacin, su agrupamiento en
unidades mayores y las relaciones de jerarqua. Su estructura permite, como bien se ha dicho,
visualizar, entendiendo por ello una comprensin rpida pero no completa de la organizacin ya
que hay relaciones de poder y canales de comunicacin que no figuran en l. Sin embargo, el
organigrama no debe ser rechazado, sino que debe ser puesto en el contexto. Es en cierta forma
como un mapa de la organizacin.
Existen distintas tcnicas de representacin grafica utilizadas y las diversas interpretaciones que
los lectores suelen hacer de un mismo organigrama, requiere que se precisen su alcance y
normas comunes para su confeccin. Las formas de representacin de los organigramas se
inspiran en formas geomtricas triangulares o circulares, y sin duda la ms conocida es la
pirmide vertical.
Los elementos que se representan en los mismos son:
Posicin o Cargo:
algn criterio de departa mentalizacin y que se asignan a una unidad orgnica o persona.
Se representa grficamente mediante un recuadro (entegrama) donde se coloca la
denominacin del departamento o sector. Es comn tambin la inclusin en el recuadro del
nombre del jefe o ejecutivo a cargo, o bien el cdigo del cargo. No deben recurrir a
abreviaturas, excepto que hayan sido adoptadas por normas legales o cuyo uso lo hagan
perfectamente identificable.
49
Relaciones entre cargos: se muestran mediante lneas que unen las distintas posiciones.
Dentro de estas relaciones debemos diferenciar:
o
La autoridad funcional o staff: este tipo de relacin se representa con una lnea de
trazo partido
pueden
ser
representadas
porque
asesoramiento.
Esta norma, define los trminos que componen al organigrama, y da las pautas de representacin.
Dentro de estas ltimas se establecen las formalidades del encabezamiento, los mrgenes
utilizables y el formato y el plegado de la hoja, define las caractersticas grficas de los
entegramas, de las redes estructurales y de la diagramacin del organigrama.
jerrquica; ya que permite precisar el contenido y las relaciones de las distintas posiciones
definidas en el organigrama mediante una descripcin escrita de los mismos.
La descripcin deber ser impersonal y centrarse en la tarea, o sea, se describe el cargo, y no la
persona que lo desempea. En caso contrario cada vez que cambia el ocupante debera
redefinirse el cargo.
Esta descripcin podr ser:
Breve: indicando slo las relaciones de autoridad y los principales deberes del cargo.
2.4.5 Cursogramas
J.J.Gilli19 se ocupa de definir al cursograma como: una tcnica analtica que permite describir
sistemas administrativos en forma clara y lgica, facilitando una impresin visual del movimiento o
flujo de la informacin.
Estos diagramas de procedimientos son dibujados mediante convenciones preestablecidas. En
Argentina encontramos una normalizacin de los cursogramas hecha por el Instituto Argentino de
Racionalizacin (IRAM).
19
51
2.5
TRABAJO DE CAMPO
2.5.1
52
2.5.2
53
54
55
56
57
BIBLIOGRAFA
58
Fresco, J.C., El Plan de Cuentas como Sistema Integral (Editorial Macchi, 1978).
NDICE
59
PGINA
INTRODUCCIN
CAPITULO 1
1. SISTEMAS CONTABLES
1.1 LA AGENCIA MARTIMA
1.1.1 Su Descripcin
1.1.2 Sus Ingresos
1.1.3 Su Procesamiento Contable
1.2 INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS CONTABLES
1.2.1 El Sistema Contable como Sistema de Informacin
1.2.2 Captacin de Datos
1.2.3 La organizacin de los Sistemas Contables
1.2.4 Preparacin de Informes Contables
1.2.5 La Documentacin Respaldatoria
1.2.6 Software Contable
1.3 PLAN DE CUENTAS
1.3.1 Consideraciones Generales
1.3.2 Anlisis Previo
1.3.3 Diseo del Plan de Cuentas
1.3.4 Normas Contables
1.3.5 Cuentas de Enlace
1.3.6 Utilizacin de Subdiarios
1.3.7 Manual de Cuentas
1.4 TRABAJO DE CAMPO
1.4.1 Anexo A: Plan de Cuentas Modelo de una Agencia Martima
1.4.2 Anexo B: Plan de Cuentas Modelo de un Armador
CAPITULO 2
2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
2.1 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
2.1.1 Conceptos
2.1.2 Estructura Organizativa
2.1.3 Las Partes Componentes de la Organizacin
2.2 FACTORES CONCURRENTES PARA EL DISEO ESTRUCTURAL
2.2.1 Introduccin
2.2.2 Mecanismos de Coordinacin
2.2.3 Parmetros de Diseo
2.2.4 Variables Contingentes
2.3 CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS DE UNA AGENCIA MARTIMA
2.3.1 Introduccin
2.3.2 Importacin
2.3.3 Exportacin
2.4 HERRAMIENTAS DE DISEO
2.4.1 Manuales
4
6
7
9
11
12
13
13
14
15
16
16
18
19
19
20
21
25
28
30
31
33
33
34
37
38
38
41
46
PGINA
60
BIBLIOGRAFA
46
48
50
50
52
53
58
61