Sunteți pe pagina 1din 7

TEMA 2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.

INDICE TEMA 2.

TEMA 2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR. INDICE TEMA 2. 1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. ∑ Pasos a

1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.

Pasos a seguir

Factores de selección (económicos, de calidad, de servicio).

2. CRITERIOS DE VALORACIÓN.

3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.

Fichero de proveedores. Su finalidad. Contenidos.

4. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES.

i. Los descuentos.

ii. El plazo de pago.

iii. Los gastos de transporte.

iv. Envases, embalajes y otros servicios.

1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.

En la petición de los presupuestos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa…

Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:

PRESELECCIONAR las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminamos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.

Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

Elaborar un cuadro comparativo de ofertas.

LOS FACTORES DE SELECCIÓN.

Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio.

Los factores económicos. Son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc., y plazo de pago. El criterio general es elegir la oferta cuyo importe total sea meno, y cuando dos proveedores presenten la misma oferta se elegirá aquella cuyo producto sea de mayor calidad.

Los factores de calidad. Son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto. Para ello, se analizan las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Como es obvio cuando dos artículos sean de la misma calidad, se elegirá el que resulte más económico.

Los factores de servicio. Comprenden aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como pueden ser: plazo de entrega, servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado… estos parámetros los debemos considerar pues algunas veces la oferta más barata o la de mejor calidad no es la más conveniente par la empresa. Por ejemplo, cuando se fabrica en serie el plazo de entrega del proveedor es muy importante, puede suponer para el proceso por falta de suministro. Otras veces, recopilando informes financieros y comerciales evitamos problemas futuros, ante una posible suspensión de pagos o quiebra de la empresa suministradora.

2.

CRITERIOS DE VALORACIÓN.

Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (económicos, de calidad y de servicio) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos. Para ello, antes de proceder a evaluar los factores de selección se establece el baremo o criterio de puntuación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas. Por ejemplo, de un total de 100 puntos la empresa puede considerar que el factor calidad es el más importante y le asigna 50 puntos, al económico 30 y a los servicios añadidos 20.

El paso siguiente es calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor más idóneo; aunque a veces, la oferta que ha obtenido la puntuación más alta no corresponda exactamente a las necesidades de la empresa.

Ver ejercicio TAPIZADOS DECOR.

3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.

Generalmente, cuando es la primera compra, que hacemos al proveedor, la decisión es conjunta o se consulta con otras personas de la empresa, aunque no estén implicadas en el proceso de compra. En estos casos, es inevitable la diversidad de opiniones, que conllevan el retrasar la decisión final.

Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron su oferta. En la carta enviada a los seleccionados notificaremos la decisión final que hemos tomado y las razones que nos han impulsado a ello. Mientras que a los proveedores no seleccionados les indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar nuevas ofertas. No debemos olvidar que una oferta puede no ser interesante en el presente, pero puede ser de gran utilidad en el futuro (es conveniente dejar una puerta abierta para posibles negociaciones comerciales).

EL FICHERO DE PROVEEDORES.

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada. Por ejemplo, las tiendas de ropa necesitan comprar abrigos, trajes de otoño, bañadores o vestidos de verano; como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar un fichero de nuestros proveedores habituales. Además, el departamento comercial debe conservar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones; y también es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas o personas con las que debe mantener relaciones comerciales.

La finalidad del fichero es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuesto, información o enviar los pedidos. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero son:

Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil localización.

Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha de modelo estándar es el siguiente:

Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, código, dirección

completa, teléfono, fax… Artículos que fabrica o comercializa: modelo, tallas, colores, unidad de venta, lote,….

Condiciones comerciales: precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos (envases, transporte, seguro), servicios que proporciona, etc. Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o

los informes recibidos.

4. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES.

La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas compran los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.

Durante la fase de negociación, además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos que concede el proveedor; el plazo de pago; las condiciones del transporte; los envases, embalajes y otros servicios, que no se especificaron en la oferta y pudieran ser negociables.

LOS DESCUENTOS.

Forman parte de la práctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los descuentos. Generalmente, los descuentos que más se utilizan son: POR PRONTO PAGO, POR VOLUMEN, DE TEMPORADA Y DE PROMOCIÓN.

Descuentos comerciales. Es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor; se utiliza como descuento único, aunque puede ir acompañado de un descuento por cantidad. Generalmente, el fabricante concede este tipo de descuento al mayorista que realiza funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se conoce como descuento funcional.

El mayorista está interesado en este descuento porque puede vender a los precios listados por el fabricante y obtener beneficios.

Descuentos por pronto pago. Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un período determinado. Por ejemplo, un fabricante oferta sus ventas con pago a 90 días; si el comprador paga al contado, le concede un descuento del 5% y por pagar a 30 días el 2%.

Descuentos por volumen o “rappels”. El proveedor concede estos descuentos para que la compra sea de mayor volumen o par que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos:

Rappels acumulativos. Se calculan sobre el importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante un período. Por ejemplo, el descuento puede ser del 5% si las compras anuales son superiores a 40.000 €, o si durante un trimestre las compras de un artículo ascienden a 2.000 unidades. En ambos casos los descuentos son liquidables al final del período.

Rappels no acumulativos. El descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido. Por ejemplo, el descuento puede ser el 2% en un pedido de 1.000 a 2.000 unidades y el 3% si la compra es de 2.001 a 3.000 unidades.

La ventaja de los descuentos acumulativos frente a los no acumulativos es que el comprador no tiene que adquirir más de lo que puede almacenar o vender, excepto cuando se acerca el momento de la liquidación del descuento. Otras veces, el proveedor aplica descuentos indirectos por cantidad; éstos son cantidades extra que se entregan gratis del mismo artículo o de otro diferente, pero vendibles por separado.

Descuentos de promociones. Estos descuentos se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Por ejemplo, cuando el comprador adquiere juguetes seis meses antes de exponerlos a la venta.

Las compras anticipadas permiten al fabricante planificar mejor la producción. El comprador, por su parte, además de beneficiarse con el descuento obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.

Descuentos de promociones. El descuento promocional es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante. Cuando éste concede al comerciante este descuento es para que haga publicidad del producto en los medios de difusión local o exhiba los artículos en el lugar más destacado del escaparate o expositor. La gratificación también puede ser una cantidad de productos gratis o una subvención promocional.

EL PLAZO DE PAGO.

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída. Este tiempo conocido como período de crédito se inicia el día que el vendedor emite la factura y finaliza el día que figura en el propio documento como fecha de vencimiento.

Una vez que se ha establecido la fecha de pago, si el comprador no paga en el día indicado, el vendedor tiene derecho a cobrar los intereses correspondientes a los días de demora.

Los plazos que más se utilizan en las relaciones comerciales son:

Pago a plazo ordinario. Cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura que, generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía. La fecha de la factura determina el vencimiento del pago.

Plazo con pago postfechado. Cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura, es decir, en la factura se especifica que el vencimiento es a “45 días/fecha fra.”, en este caso, el pago tendrá lugar 45 días después de la fecha de la factura.

Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo del crédito. Por ejemplo, una factura cuyo pago está expresado “vencimiento a 90 días/fecha fra., 30 d/extra”. El comprador dispone de 90 días para aprovechar la ventaja del descuento por pronto pago y, además, dispone de 30 días para pagar la cantidad sin que el vendedor le aplique recargo.

Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Generalmente, cuando se hacen varias compras en el mismo mes se pagan todas juntas en el día límite del mes siguiente.

Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto). El plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura.

Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase). El pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía. Estas condiciones se utilizan en las compras por correo cuyo pago es contra reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente.

Pago anticipado. El importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.

LOS GASTOS DE TRANSPORTE.

Se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes.

Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril (transporte terrestre).

Fletes: cuando del trayecto se hace en barco o en avión (transporte fluvial o aéreo).

Respecto a la entrega de de la mercancía, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser:

“entrega en el punto de venta” o “entrega a domicilio”. El comprador, siempre que sea posible, negociará las condiciones del transporte, pues su objetivo es conseguir que los gastos sean a cargo del proveedor. Las razones de esta negociación son:

Los gastos de transporte incrementan el coste del producto, éste es igual al importe de la compra más todos los gastos hasta su disponibilidad para la venta.

El coste del transporte siempre va unido al del seguro, por los riesgos que pueda sufrir la mercancía durante el trayecto.

El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, pues está familiarizado con rutas y medios y, además, puede aprovechar el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

Para establecer las condiciones o quién debe soportar los gastos del transporte y sus anexos (seguro, carga y descarga), las fórmulas más utilizadas son las conocidas como “cláusulas Incoterms”. El uso de estas cláusulas es frecuente en las ventas de plaza a plaza y en operaciones de compraventa internacional.

ENVASES, EMBALAJES Y OTROS SERVICIOS.

Son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma, por ejemplo, el papel de un kilo de azúcar, el cartón de un paquete de detergente… Por el contrario, el embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial, por ejemplo el plástico que envuelve 24 latas de refresco.

Normalmente, los artículos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto. Otras veces el mayorista adquiere la mercancía a granel, porque dispone de medios para realizar el proceso de envasado y empaquetado, para vender el producto con su propia marca (marca blanca).