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PORTAFOLIO DE SERVICIOS Y
PRODUCTOS ARCHIVISTICOS
ELIZABETH ATUESTA
CLAUDIA LANDINEZ
SERVICESPROD ARCHIVE
CONTENIDO
INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 4
QUIENES SOMOS ......................................................................................................................... 5
SERVICIOS ARCHIVISTICOS............................................................................................................. 6
PRODUCTOS ARCHIVISTICOS ....................................................................................................... 13
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INTRODUCCIN
El Centro de Documentacin Institucional, pone a disposicin del personal encargado de
la gestin documental en la dependencia el Instructivo para el manejo de archivos,
documento tcnico realizado con la finalidad de brindar pautas generales que permita a
los responsables de archivos de trmite, personal operativo y secretarial en las unidades
administrativas y rganos desconcentrados establecer un sistema de clasificacin de los
documentos, coherente y homogneo, basado en principios archivsticos.
En el texto se sealan los pasos metodolgicos para llevar a cabo el proceso de
clasificacin de los expedientes localizados en los archivos de trmite, a partir de la
estructura orgnico funcional de la dependencia, adems de sealar las bases para la
aplicacin del Catlogo de Disposicin Documental en cada una de las series que
conforman el Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
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OBJETIVOS
Dar cumplimiento con las disposiciones normativas en materia de organizacin de
archivos a travs de la elaboracin, validacin e implementacin de los instrumentos
tcnicos de control y consulta archivsticos
Establecer los plazos de guarda y custodia de las series documentales localizadas en los
archivos de trmite, su posterior transferencia al archivo de concentracin y el destino
final de las mismas.
Brindar productos y servicios de excelente calidad.
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QUIENES SOMOS
SERVICESPROD ARCHIVE es una empresa dedicada a la consultora, asesora y
capacitacin en Gestin de informacin, Gestin documental y Gestin del Conocimiento,
a la implementacin, integracin y del Conocimiento a nivel nacional e internacional.
SERVICESPROD ARCHIVE est conformada por un equipo interdisciplinario de
profesionales en Ciencia de la Informacin, Ingeniera de procesos, informtica,
comunicacin y psicologa organizacional.
Nuestra oferta de valor
La Investigacin, Desarrollo e Innovacin son pilares estratgicos de Servicesprod archive
que se ven reflejados en el desarrollo de metodologas para la implementacin de
soluciones que cumplan con estndares nacionales e internacionales y asociadas a las
mejores prcticas en administracin de informacin y conocimiento.
Hemos desarrollado metodologas de trabajo y estructurado nuestros servicios basados
en diferentes normas y estndares internacionales como:
Balanced Scorecard
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SERVICIOS ARCHIVISTICOS
1.
1.1
SERVICIOS REPROGRFICOS
FOTOCOPIAS
DESCRIPCIN
Fotocopia simple por cara
Fotocopia tomada del microfilm por cara
Fotocopia de plano en pliego
Fotocopia de plano en 1 pliego
1.2
DESCRIPCIN
Fotocopia por folio (dos caras)
1.3
IMAGEN DIGITAL
DESCRIPCIN
imagen digital a partir de documento original (un plano) (captura y entrega de
documento original en cd valor por unidad
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1.4
DESCRIPCIN
Duplicacin de rollo de microfilm de 35 mm sales de plata
Duplicacin de rollo de microfilm de 16 mm sales de plata (valor unitario)
1.5 CUSTODIA DE ROLLOS DE MICROFILM
DESCRIPCIN
arriendo por custodia de microfilm rollo anual
arriendo por custodia de medio magntico y pticos en la bveda de seguridad
mnimo 10 unidades
1.6 IMPRESIN DIGITAL
DESCRIPCIN
Impresin en papel a partir de la imagen digital (programa archidoc) (costo por
impresin)-servicio en sala.
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1.7 REPRODUCCION HELIOGRAFICA DE PLANOS
DESCRIPCIN
Reproduccin heliogrfica de un pliego
Reproduccin heliogrfica de (1/2) pliego
Reproduccin heliogrfica de (1/4) de pliego
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2.1 POLITICA
Para los contratos interadministrativos el valor despus de IVA se aproximara a la dcima,
centsima o millar superior ms cercano y se recalculara el valor del IVA.
2.2 EVALUACION DE SOPORTES DOCUMENTALES Y DE MATERIALES DE
ALMACENAMIENTO
DESCRIPCIN
Anlisis cuantitativo de fibras
Anlisis de colorante
Grado de acidez (valor de pH)
Anlisis de propiedades mecnicas (gramaje y calibre)
Porcentaje de residuos solidos
Presencia de ligninas en pulpas de papel
Prueba de comportamiento frente a condiciones ambientales
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2.3 PRUEBAS PARA TINTAS,PIGMENTOS Y COLORANTES
DESCRIPCIN
test de comportamiento frente a solventes
grado de acidez (valoracin de pH)
DESCRIPCIN
condiciones ambientales de los depsitos de archivo(medicin puntual,
temperatura, humedad relativa, luminosidad y radiacin ultravioleta )
condiciones ambientales (medicin curva 24 horas temperatura y humedad
relativa)
medicin de la carga de polvo
medicin adicional segn diagnostico
evaluacin de contaminacin biolgica
medicin de gases ambientales(co,co2, no y so2)
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2.5 RESTAURACION DE DOCUMENTOS
La tarifa se establecer de acuerdo con los resultados del diagnstico cuando la entidad
solicitante lo requiera.
3 SERVICIO DE ALQUILER DE SALAS
TIEMPO
1 DIA
DIA
HORA
1 DIA
DIA
DESCRIPCION
AUDITORIO
(CAP. MAX. 190 PERSONAS)
AUDITORIO
(CAP. MAX. 190 PERSONAS)
AUDITORIO
(CAP. MAX. 190 PERSONAS)
FRAY ALBERTO
(CAP. MAX.40 PERSONAS)
FRAY ALBERTO
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1 DIA
DIA
SALA DE EXPOSICION
HORA
SALA DE EXPOSICION
HORA
HORA
DESCRIPCIN
asistencia tcnica a entidades pblicas de la administracin central,
departamental, distrital y municipal(valor hora)
asistencia tcnica a entidades privadas que cumplen funciones pblicas (valor
hora)
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PRODUCTOS ARCHIVISTICOS
ARCHIVADOR AZ
AZ PLUS
Archivador AZ En tamao carta y oficio, con lomo
angosto para ahorrar espacio y de material
durabook.
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Carta y Oficio.
Material: Durabook
Colores: Amarillo y Negro
ACCESORIOS:
Bolsillo en lomo para personalizar el legajador
rodos que aseguran las tapas, evitando que se
abran en el momento de archivar altos volmenes
de informacin.
Lomo angosto que da la misma capacidad de
archivo, ahorrando el 20% del espacio en la
estantera.
AZ PLASTIFICADO
Archivador AZ en tamao carta y oficio, con lomo
angosto para ahorrar espacio y de material
durabook.
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Carta y Oficio.
Material: Durabook.
Colores: Azul
ACCESORIOS:
Plastificado que permite mayor proteccin contra
el roce, rados que aseguran las tapas, evitando
que se abran en el momento de archivar altos
volmenes de informacin, Lomo angosto que d
la misma capacidad de archivo, ahorrando el
20% de espacio en la estantera.
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AZ ULTRA
Archivador AZ en tamao carta y oficio, con lomo
angosto para ahorrar espacio y de material
durabook.
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Carta y Oficio.
Material: Durabook.
Colores: Azul.
ACCESORIOS:
Forrado completo en papel bond impreso.
Herraje de palanca y pisador.
Con 2 biseles en borde inferior, lomo ancho.
CARPETA TIPO FLDER YUTE
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Carta y Oficio.
ACCESORIOS:
Ideales para archivar hojas sueltas en pequeas
cantidades.
Con aletas fijas en cartulina para rotulacin.
Cartulina de 300 gr.
CARPETA DE ALETAS
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Oficio.
ACCESORIOS:
Para archivo de documentos sin
necesidad de perforacin de los mismos.
Con aletas que guardan el documento.
Cartulina de 300 gr.
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CARPETA LEGAJADORA
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Carta y Oficio.
ACCESORIOS:
Incluye gancho legajador elaborado con
materiales plsticos libres de cidos.
Para archivos de informes con alto volumen
de informacin.
En cartulina de 300 y 600 gr.
FOLDER PLSTICO
CARACTERSTICAS:
Tamaos: Oficio.
Colores: Azul - Verde -Rojo y Negro
ACCESORIOS:
El lomo tiene pliegues de expansin, para
una capacidad mxima de 350 hojas.
ncluye portagu a pl stica y arbete para
personalizar.
Con dos varillas plsticas.
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CARACTERSTICAS:
Tamaos: 40.5 x 21 x 26 cms.
ACCESORIOS:
Con tapa lateral, que permite accesar su
contenido sin necesidad de retirarla de la
estantera.
Paredes de cartn reforzado para una mayor
resistencia.
Fcil armado sin necesidad de pegantes o
grapas.
Adecuada para archivar flderes y carpetas
tamao oficio.
Etiquetas autoadhesivas para rotulacin del
contenido.
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CAJA NO 24 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
CARACTERSTICAS:
Tamaos: 41.5 x 32 x 27 cm.
ACCESORIOS:
El bisel plstico impide el deslizamiento de
los flderes al hacer una consulta.
No requiere pegantes ni grapas para armar
la caja.
Diseo ideal para archivo de flder
colgante.
No requiere pegantes ni grapas para armar
la caja.
CAJA NO 4 ARCHIVO
CARACTERSTICAS:
Tamaos: 40.5 x 32 x 34 cm.
ACCESORIOS:
Borde superior reforzado para el archivo colgante
de pastas Norma data 14AP 10ALP.
Tapa horizontal telescpica que se ajusta
perfectamente al cuerpo de la caja.
Perfecta para el archivo de formas continuas, por
su capacidad y tamao.
Capacidad interior de 4 pastas con 700 formas
cada una (2800 formas).
CINTA MGICA
La Cinta Mgica Scotch es de apariencia mate en
el rollo e invisible sobre papel. Es la cinta adhesiva
preferida en las oficinas, hogares y escuelas. Ideal
para: CERRAR sobres y MARCAR carpetas.
REPARAR documentos de oficina, tareas escolares
o billetes.
Invisible sobre papel.
Se puede escribir sobre la cinta. Excelente
para marcar y etiquetar.
Fcil de cortar con la mano.
No se amarillenta con el paso del tiempo.
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BROCHAS
Desde el simple cepillo para quitar el polvo
hasta el cepillo para encolar o el pincel fino
para el retoque o la aguada, los pinceles que
hemos reunido permiten cubrir el conjunto de
las necesidades relacionadas con las tcnicas
de la RESTAURACIN
PAPEL JAPONES
Papel japons para restauracin, papel para la
reparacin de libros, velo muy fino y fibras muy
largas.
Resistente para reparacin por contra colado de
documentos deteriorados.
100% manila, muy blanco y libre de residuos
clorados y cidos. PH=8 Medidas: 51x76
Gramaje: 12 gr/m2
METIL CELULOSA
SISTEMA BOOKKEEPER
Este lquido acta neutralizando los cidos presentes
en el documento, ya que destruyen las fibras de
celulosa
de
papel,
hacindolo
quebradizo,
amarillento y desintegrndolo a ritmos variables.
Bookkeeper es un tratamiento permanente que,
deposita mediante un bao atomizador, el agente
neutralizante (xido de magnesio) dentro de las
fibras de papel
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CORDEL DE PESAS EX-LIBRIS
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PLEGADERAS DE HUESO EX-LIBRIS
ABSORENE
Goma de migajn en pasta. Permite remover
polvos y partculas adheridas a distintos
soportes, entre ellos el papel comn y
fotogrfico. Bote de 425 grs.
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COJN LIMPIADOR DE DOCUMENTOS LINECO
Permite
borrar
sin
dejar
residuos,
prcticamente cualquier mancha de tinta,
restos de adhesivo, colonias de hongos,
grasa y huellas digitales tanto de
transparencias, como de negativos e
impresiones en blanco y negro o a color.
Solicite la hoja de especificaciones tcnicas
e instrucciones de uso.
SENSOR SWAB
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ECLIPSE
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PLUMONES DELKIN
Para arcar de for a segura los CDs y
DVDs Archival Gold Libres de solventes,
alcohol y otros contaminantes. Garantizan la
permanencia de los archivos preservados en
estos discos pticos de alta permanencia. En
paquete de 2.
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TINTA ACTNICA NEGRA
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MICROSCOPIO DIGITAL CON LEDS PORTASCOPE
Hoja Luminosa EX-LIBRIS Flexible y ultradelgada, permite usarla bajo la hoja de un libro.
De gran utilidad en procesos de identificacin y
restauracin de documentos
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MEDIDOR DIGITAL DE LUZ VISIBLE
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SISTEMA DE ESPTULA CALIENTE PEL
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ESPTULA CALIENTE PARA REMOVER CINTA DE CELOFN
DATALOGGER PEM2
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MEDIDOR DIGITAL DE LUZ UV
FOTOMETRO
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MARBETES
GUAS
PERFORADORAS
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MICROFILMADORA
DIGITALIZADORA DE PLANOS
SCANNER
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FOTOCOPIADORA
FOTOCOPIADORA
INDUSTRIAL
DIGITAL: COPIADORA IMPRESORA
FAX SCANNER - DIGITALIZADOR DE
DOCUMENTOS
ESTANTES FIJOS
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ESTANTES RODANTES
ARCHIVADOR
RODANTE
ACCIN MECNICA
DOBLE
tapas:
madecor
lmina
MAPOTECA
Evita el derroche de tiempo y recursos por
repeticin de tareas, lo que aumenta la
productividad de los proyectos de investigacin y
los cursos de docencia.
Disminuye sensiblemente el tiempo y papeleo
necesarios para reunir la informacin cartogrfica
bsica que se encuentra dispersa.
Genera bases de datos actualizadas y
actualizables.
Fomenta el trabajo multidisciplinario.
PICADORA DE PAPEL
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GAVETEROS
1 o 2: Se coloca, generalmente,
junto al escritorio en oficinas
pequeas, para los documentos
activos
3 gavetas: Mide, aproximadamente,
igual que un mostrador corriente y
puede usarse para separar el rea
de la recepcin del rea de
trabajado.
4 o 5 gavetas: Son de uso corriente
en las oficinas y se recomienda
para depositar archivo activo y
semiactivo.
Leer
ms:
http://www.monografias.com/trabajos94/m
uebles-y-elementos-archivos-intermediospermanentes-o-especializados/muebles-yelementos-archivos-intermediospermanentes-oespecializados.shtml#ixzz3YTYZQw9o
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